22 حيلة للإنتاجية لإنجاز العمل (+ نصائح الخبراء &؛ الحيل)

بصفتي مديرًا متمرسًا، رأيت بنفسي كيف يمكن أن يؤدي وتيرة العمل المتواصلة إلى إرهاق الموظفين وتراجع إنتاجيتهم. يمكن أن تربك المواعيد النهائية والاجتماعات ورسائل البريد الإلكتروني المتواصلة حتى أكثر المهنيين تنظيمًا.

ولا ننسى اتجاه انخفاض نمو الإنتاجية الذي أبرزته البيانات الأخيرة الصادرة عن منظمة التعاون الاقتصادي والتنمية (OECD).

تشير هذه الأرقام إلى الحاجة إلى استراتيجيات إنتاجية فعالة للتعامل مع بيئة العمل الصعبة والمساعدة في تحسين مقاييس الإنتاجية. وهنا يأتي دور حيل الإنتاجية. يمكن للطرق البسيطة وغير التقليدية في كثير من الأحيان أن تحدث ثورة في يوم عملك، مما يتيح لك التركيز على المهام عالية التأثير وتحقيق المزيد.

لنرى كيف.

حيل الإنتاجية الشائعة

تساعد حيل الإنتاجية الفعالة في التغلب على التسويف وتحسين التركيز وحل مشكلات إدارة الوقت والمشاريع من الأساس. سيساعدك دمجها في روتينك اليومي على وضع استراتيجيات وتحقيق أهدافك بشكل أكثر فعالية.

فيما يلي تفصيل لأفضل الحيل لزيادة الإنتاجية وتعزيز الكفاءة:

الحيلة 1: تدرب على تخصيص الوقت

يشير مصطلح "تقسيم الوقت" إلى تخصيص فترات زمنية محددة لمهام محددة. بدلاً من القيام بمهام متعددة في وقت واحد — مما قد يكلفك ما يصل إلى 40٪ من وقتك الإنتاجي — يمكنك التركيز على مهمة واحدة خلال كل فترة. لذلك، قد ينتهي بك الأمر إلى جدولة الأعمال التي تتطلب تركيزًا شديدًا في الصباح لأنك تكون في ذروة طاقتك في هذا الوقت، وترك المكالمات أو الاجتماعات إلى فترة بعد الظهر بعد الانتهاء من المهام الأكثر أهمية في اليوم.

يمكن أن تساعدك طريقة عرض التقويم في ClickUp في جدولة هذه المهام في المجموعات المطلوبة..

... كما يتيح لك تتبع وقت المشروع من ClickUp تتبع المدة التي تستغرقها كل مهمة.

عند إدارة مشروع معقد يتضمن مهام متعددة ومواعيد نهائية، أستخدم عرض التقويم لتخطيط كل مهمة وتخصيص فترات زمنية محددة لها بشكل مرئي. يمنحني ذلك نظرة عامة واضحة على حجم العمل ويساعدني على تحديد أولويات المهام بفعالية.

لكن الحيلة الحقيقية تكمن في دمجها مع Project Time Tracking. أثناء عملي على كل مهمة، أستخدم ClickUp لتتبع الوقت الذي أقضيه فيها بدقة. تساعدني هذه البيانات في تحديد العقبات التي تستغرق وقتًا طويلاً وتعديل تقديراتي المستقبلية.

الحيلة 2: جرب تقنية بومودورو

تتضمن تقنية Pomodoro العمل في فترات قصيرة مدتها 25 دقيقة، تليها استراحات مدتها خمس دقائق لإعادة شحن الطاقة وتجنب الحمل المعرفي المفرط. يمكن أن تساعد هذه الحيلة في الحفاظ على التركيز ومنع الإرهاق.

إليك كيفية تطبيق تقنية بومودورو باستخدام ClickUp:

تساعدني هذه البنية على البقاء على المسار الصحيح وتحقيق تقدم مطرد دون الشعور بالإرهاق.

الحيلة 3: تخلص من المهام الصغيرة باستخدام قاعدة الدقيقتين

قاعدة الدقيقتين هي تقنية بسيطة لكنها فعالة تساعدني على تنظيم عملي وزيادة كفاءتي. ما هو جوهرها؟ إذا كان بإمكانك إنجاز مهمة في دقيقتين أو أقل، فقم بها على الفور.

على سبيل المثال، إذا تلقيت بريدًا إلكترونيًا يطلب معلومة بسيطة، لا أتركه في صندوق الوارد. أطبق قاعدة الدقيقتين وأرد على الفور. هذا الإجراء البسيط يمنع المهمة من التراكم والتحول إلى مهمة أكبر تستغرق وقتًا طويلاً.

لتسهيل ذلك، أعتمد على ميزة التذكيرات في ClickUp. أقوم بتعيين تذكيرات للمهام السريعة، مثل إرسال رسالة شكر أو متابعة عميل محتمل. وهذا يضمن أنني أتعامل مع هذه المهام الصغيرة على الفور، مما يوفر مساحة ذهنية لمشاريع أكثر تعقيدًا.

الحيلة 4: حدد أولويات المهام باستخدام مصفوفة أيزنهاور

تساعد مصفوفة أيزنهاور في تحديد أولويات المهام بناءً على مدى إلحاحها وأهميتها. يمكنك تقسيم المهام إلى أربع فئات: "عاجلة ومهمة"، "مهمة ولكنها غير عاجلة"، "عاجلة ولكنها غير مهمة"، و"ليست عاجلة وليست مهمة". يساعد ذلك في تحديد المهام التي يجب معالجتها أولاً وتلك التي يمكن تأجيلها إلى وقت لاحق أو تفويضها أو حتى حذفها.

استخدم "عرض المهام" في ClickUp ونموذج مصفوفة أيزنهاور من ClickUp لتنظيم مهامك وفقًا لهذه الفئات. سيضمن لك ذلك دائمًا معالجة العناصر الأكثر أهمية أولاً وتجنب إضاعة الوقت.

الحيلة 5: حدد المهام الحاسمة باستخدام قاعدة 80/20 (مبدأ باريتو)

ينص مبدأ باريتو 80/20 على أن 80% من النتائج تأتي من 20% من جهودك. حدد المهام عالية التأثير التي تحقق أكبر قيمة وركز طاقتك عليها.

على سبيل المثال، قد تأتي 80% من إيراداتك من 20% من عملائك. في هذه الحالة، من المنطقي أن تركز جهودك على هذه المجموعة المختارة من العملاء.

لتطبيق هذا المبدأ بفعالية، توفر لوحات معلومات ClickUp نظرة عامة مرئية على المهام والمشاريع ونتائجها. من خلال تحليل البيانات المعروضة، يمكنك تحديد المهام التي تحقق نتائج والمهام التي تستهلك الوقت دون تقديم قيمة ملموسة.

تتيح هذه الرؤية تخصيص الوقت والموارد بشكل أكثر كفاءة، مما يضمن إعطاء الأولوية للمهام الصحيحة التي تتوافق مع الأهداف.

الحيلة 6: تناول ذلك الضفدع!

تناول ضفدعًا حيًا أول شيء في الصباح، ولن يحدث لك شيء أسوأ طوال اليوم.

من حيث الإنتاجية، هذا يعني القيام بالمهام الأصعب أو الأكثر صعوبة أولاً. يؤدي ذلك إلى إزالة أكبر العقبات في وقت مبكر، مما يجعل بقية يومك أكثر سهولة وإنتاجية.

استخدم أولويات المهام في ClickUp لتحديد "ضفدعك". عند التخطيط ليومك، قم بتعيين مستويات الأولوية لكل مهمة، مع وضع علامة "عاجل" أو "عالي" على المهام الأكثر صعوبة أو أهمية. بهذه الطريقة، يسهل عليك معرفة المهمة التي تحتاج إلى اهتمامك أولاً.

بمجرد تحديد مهمتك الأكثر إلحاحًا، ابدأ يومك بالتركيز على تلك المهمة. تساعدك هذه الطريقة على اكتساب الزخم، وبفضل مؤشرات الأولوية المرئية في ClickUp، لن تفقد أبدًا التركيز على ما هو مهم.

الحيلة 7: قم بتجميع المهام المتشابهة وإنجازها جميعًا معًا

قم بتجميع المهام المتشابهة، مثل إنشاء تقارير عن مشاريع مختلفة أو إجراء مكالمات هاتفية، وقم بمعالجتها واحدة تلو الأخرى.

تتيح لي المهام الفرعية في ClickUp تقسيم المشاريع الكبيرة (على سبيل المثال، "الرد على جميع رسائل البريد الإلكتروني") إلى مهام أصغر مترابطة يمكنني إنجازها دفعة واحدة. يمكن أن يكون لكل مهمة فرعية المكلفون بها ومواعيدها النهائية وأولوياتها وتبعياتها.

الحيلة 8: جرب قاعدة 1-3-5

قاعدة 1-3-5 هي طريقة بسيطة للحفاظ على الإنتاجية دون الشعور بالإرهاق. اجعل هدفك هو إنجاز مهمة واحدة كبيرة وثلاث مهام متوسطة وخمس مهام صغيرة يوميًا.

تساعدك مهام ClickUp على تحديد المواعيد النهائية وإرفاق الملفات وتتبع التقدم المحرز، مما يجعل إدارة المهام سلسة.

إليك كيفية استخدام ClickUp Tasks لتطبيق قاعدة 1-3-5:

الخطوة 1: إنشاء المهام

أقوم بإضافة المهام إلى مساحة العمل الخاصة بي في ClickUp، وتصنيفها في إطار عمل 1-3-5.

الخطوة 2: حدد المواعيد النهائية

بعد ذلك، أقوم بتعيين مواعيد نهائية محددة لكل مهمة، مما يضمن المساءلة المحددة زمنياً.

الخطوة 3: أضف وصفًا للمهام

أقدم وصفًا واضحًا وموجزًا لكل مهمة، مع تحديد الإجراءات المطلوبة.

الخطوة 4: إرفاق الملفات ذات الصلة

إذا كانت هناك مستندات أو تقارير أو روابط متعلقة بالمهام، أقوم بإرفاقها مباشرة بكل مهمة. بهذه الطريقة، يمكن الوصول إلى كل شيء بسهولة، ويبقى السياق في مكان واحد.

الخطوة 5: تنظيم طرق عرض ClickUp

أستخدم قائمة ClickUp أو عرض اللوحة لتنظيم مهامي بصريًا. هذا يساعدني على تحديد الأولويات وتتبع تقدمي بفعالية.

الحيلة 9: استخدم القوالب للمهام المتكررة

لماذا تعيد اختراع العجلة؟ يوفر ClickUp مجموعة متنوعة من القوالب لتوحيد المهام المتكررة وتعزيز إنتاجيتك وتبسيط تتبع إنتاجيتك اليومية.

على سبيل المثال، يمكن أن يساعدك نموذج تقرير الإنتاجية الشخصية من ClickUp في قياس وتتبع تقدمك في أي مهمة أو مشروع. استخدمه لتتبع الوقت الذي تقضيه في كل مهمة، وتحديد مجالات التحسين، وإنشاء تقارير إنتاجية مخصصة.

قم بتنزيل هذا النموذج

هذا النموذج مخصص للمبتدئين، لذا فهو طريقة سريعة وسهلة للبدء. بمجرد تحديد المهام المتكررة، يمكنك تحديد أفضل طريقة للتعامل معها.

الحيلة 10: تفويض المهام بحكمة

التفويض الفعال هو عامل رئيسي يؤثر على الإنتاجية.

هل تعلم أنه يمكنك استعادة ما يصل إلى 20٪ من يوم عملك من خلال تحديد المهام غير المهمة وتفويضها إلى الآخرين؟

ولكن كيف؟

يوفر ClickUp العديد من الميزات التي يمكن أن تحسن عملية تفويض المهام بشكل كبير. ومن بين هذه الميزات، هناك ميزتان مفيدتان بشكل خاص هما ClickUp Chat و ClickUp Multiple Assignees.

باستخدام ClickUp Chat، يمكنك إجراء مناقشات مرتبطة مباشرة بمهام أو مشاريع محددة دون الحاجة إلى أدوات اتصال وإدارة مشاريع منفصلة. وهذا يعني أنه عندما تتحدث عن مهمة ما، يعرف الجميع بالضبط ما الذي تشير إليه، مما يقلل من الالتباس ويحافظ على تنظيم كل شيء.

إذا ذكر شخص ما بندًا من بنود العمل في محادثة، يمكنك تحويل هذه الرسالة بسرعة إلى مهمة بنقرة واحدة فقط. ونتيجة لذلك، لا تضيع النقاط المهمة في الدردشة، ويصبح من السهل جدًا توزيع المسؤوليات في الحال.

تتيح لك الدردشة تتبع من يقوم بماذا من خلال @mentions و FollowUps. يمكنك معرفة من متاح وإدارة أعباء العمل بفعالية، مما يضمن توزيع المهام على الأشخاص المناسبين دون إرهاق أي شخص.

في المقابل، تتيح لك ميزة تعيين عدة أشخاص مهمة واحدة إمكانية تعيين مهمة واحدة لأكثر من شخص واحد، مما يشجع العمل الجماعي وتقاسم المسؤولية. يمكن لعدة أعضاء من الفريق التعاون في نفس المهمة، والاستفادة من مهاراتهم المختلفة.

الحيلة 11: أتمتة كل ما يمكنك أتمتته!

قد تستغرق المهام المتكررة وقتًا طويلاً. تتيح لك ClickUp Automations أتمتة المهام المتكررة، مثل إرسال التذكيرات أو تحديث الحالات.

يمكنك أيضًا الاستفادة من ClickUp Brain لتحسين إنتاجيتك دون مغادرة مساحة العمل.

على عكس أدوات الذكاء الاصطناعي الأخرى التي تتطلب منك إدخال السياق يدويًا، يتم دمج ClickUp Brain في مساحة عمل ClickUp. فهو يقوم بمسح مهامك ومشاريعك لتقديم توصيات محددة.

يتيح لك ذلك إنشاء روابط ذكية بين المهام وسير العمل والمعلومات عبر مساحة العمل الخاصة بك.

فيما يلي بعض الطرق التي ساعدني بها ClickUp Brain:

من خلال دمج ClickUp Brain في سير عملك، يمكنك أتمتة العديد من العمليات اليدوية وتسريع العمل وضمان تركيز فريقك على العناصر ذات الأولوية العالية والأكثر أهمية.

الحيلة 12: إجراء تدقيقات زمنية

يتضمن تدقيق الوقت تتبع كيفية قضاء كل دقيقة من يومك. وإليك كيف يساعدك ذلك:

الحيلة 13: حوّل بيئتك

في بعض الأحيان، كل ما تحتاجه هو تغيير المشهد. إن تغيير محيطك يقدم محفزات حسية جديدة، مما يكسر أنماط التفكير المعتادة. هذه الظاهرة، المعروفة باسم "تأثير الحضانة"، تسمح للدماغ بتكوين روابط جديدة واستكشاف حلول بديلة.

تجديد مكتبك يحسن مزاجك ويخفف من التوتر.

الحيلة 14: اعتمد طريقة Ivy Lee

تجبرك طريقة Ivy Lee على تحديد الأولويات والتسلسل والتركيز على مهمة واحدة. وإليك كيفية عملها:

هذه الخطوات البسيطة يمكن أن تحقق نتائج مذهلة.

الحيلة 15: استخدم مفكرة رقمية لتدوين الأفكار

في بعض الأحيان، تحتاج فقط إلى إخراج الأفكار من رأسك وتدوينها على الورق. يمكن اعتبار تفريغ العقل أحد أقوى أدوات الصحة العقلية.

جرب ClickUp Notepad لتدوين أفكارك أثناء التنقل.

يمكنك لاحقًا تحويل هذه الملاحظات إلى مهام قابلة للتتبع لضمان تنفيذ أفكارك. علاوة على ذلك، فإن توافق المنصة مع أجهزة متعددة يجعل من السهل البقاء على اتصال بجميع ملاحظاتك من أي مكان.

الحيلة 16: قل "لا" أكثر

أن تكون منتجًا لا يعني أن تفعل كل شيء في كل مكان وفي وقت واحد.

قل لا للمهام التي لا تتوافق مع أهدافك. مستقبلك سيشكرك على ذلك!

إن رفض المهام غير الضرورية يساعدك على الحفاظ على تركيزك على المشاريع ذات التأثير الكبير. وفي النهاية، يؤدي هذا الوضوح إلى زيادة الكفاءة والرضا في تحقيق أهدافك.

الحيلة 17: جدولة فترات الراحة

يمكن أن يساعد تحديد فترات راحة منتظمة في منع الإرهاق والحفاظ على مستويات عالية من الإنتاجية. فهي تعيد التركيز وتقلل من التعب الذهني وتحسن عملية اتخاذ القرار من خلال إعطاء عقلك وقتًا للراحة. كما أنها تعزز الإبداع من خلال السماح لعقلك الباطن بمعالجة المعلومات وتوليد أفكار جديدة.

من الناحية الجسدية، تساعد الاستراحات على منع الإجهاد الناتج عن الجلوس لفترات طويلة أو قضاء وقت طويل أمام الشاشة، مما يحافظ على نشاطك وإنتاجيتك طوال اليوم.

إحدى طرق القيام بذلك هي استخدام ميزة Time Blocking في ClickUp لضمان تخصيص وقت لإعادة شحن طاقتك.

تتيح لك ميزة حجز الوقت تنظيم يوم عملك لدعم الكفاءة والرفاهية الشخصية، مما يؤدي إلى نتائج أفضل على المدى الطويل.

الحيلة 18: حدد أهدافًا ذكية

تساعدك الأهداف الذكية (المحددة، القابلة للقياس، القابلة للتحقيق، ذات الصلة، المحددة زمنياً) على التركيز على هدفك. فهي توفر توجيهات واضحة، مما يسهل الحفاظ على التركيز والتحفيز. تقسيم المهام الكبيرة إلى خطوات أصغر وقابلة للتنفيذ يمنع الشعور بالإرهاق ويزيد من المسؤولية.

استخدم ClickUp Goals لتتبع أهدافك وإدارتها بفعالية. إليك كيفية استخدام هذه الميزة لزيادة إنتاجيتي:

الحيلة 19: التفكير والتكيف

في نهاية كل أسبوع، خذ بعض الوقت لمراجعة التقدم المحرز وتحديد الجوانب التي تحتاج إلى تعديل.

توفر لوحات معلومات ClickUp وميزات تتبع التقدم رؤى في الوقت الفعلي حول أدائك، مما يسهل تصحيح المسار عند الحاجة.

تمنحك لوحات المعلومات نظرة شاملة على أسبوعك، مما يتيح لك ضبط نهجك وتصحيح مسارك عند الضرورة.

الحيلة 20: استخدم التذكيرات

يمكن أن تكون التذكيرات أدوات فعالة. فهي تساعد على تجنب ضغوط اللحظات الأخيرة أو التفاصيل التي قد يتم إغفالها.

تساعدك تذكيرات ClickUp على البقاء منظمًا من خلال تنبيهك بلطف عندما يتطلب الأمر انتباهك. تضمن هذه التذكيرات عدم إغفال أي شيء عن غير قصد، سواء كانت مهمة يومية صغيرة أو موعد نهائي مهم.

الأدوات والتطبيقات الرقمية لزيادة الإنتاجية

أصبحت أدوات الإنتاجية الآن تقوم بأتمتة المهام الروتينية وتحليل البيانات وتوليد الرؤى بشكل أسرع. من مرشحات البريد الإلكتروني البسيطة إلى المساعدين الافتراضيين المتطورين مثل Siri، تم دمج الذكاء الاصطناعي بسلاسة في حياتنا اليومية.

يمكن أن يؤدي اختيار الأداة المناسبة إلى تعزيز إدارة المهام والمستندات والمعرفة، مما يزيد من إنتاجيتك بسرعة.

ClickUp

جرب ClickUp. إنه التطبيق الشامل للعمل، الذي يضم جميع الميزات المذكورة أعلاه ومُحسّنة بواسطة الذكاء الاصطناعي لتمكين الأفراد والفرق من تحقيق المزيد في وقت أقل.

جرب ClickUp Brain

بفضل مجموعة واسعة من الميزات، مثل ClickUp Brain، يوفر ClickUp مركزًا مركزيًا لجميع أعمالك.

بالإضافة إلى إدارة المهام، يساعدك ClickUp Brain على:

يحتوي ClickUp أيضًا على العديد من قوالب الإنتاجية المعدة مسبقًا (مثل قالب الإنتاجية الشخصية من ClickUp ) التي تساعدك على تنظيم عملك.

قم بتنزيل هذا النموذج

يساعدني قالب الإنتاجية الشخصية من ClickUp في تصنيف المهام حسب الأولوية، مما يتيح لي التركيز على الأهمية مع تصور التقدم المحرز في جميع المهام. يمكنني أيضًا تخصيص القالب لوضع أهداف SMART، وإنشاء جدول زمني، وتذكير نفسي بأخذ فترات راحة، وحتى تسريع تقدمي باستخدام ميزات التعاون.

إليك ما يساعدني القالب على القيام به:

أفضل ما في الأمر؟ يتكامل ClickUp مع أكثر من 1000 تطبيق، بما في ذلك تلك التي تستخدمها يوميًا، مثل Google Workspace وSlack وHubSpot وOutlook والمزيد!

نصائح لتحقيق إنتاجية مستدامة

بمجرد العثور على حيلة ناجحة، من المهم أن تكون ثابتًا في استخدامها. ستساعدك هذه النصائح على البقاء على المسار الصحيح:

1. بناء عادات منتجة

تطوير عادات ثابتة أمر ضروري للحفاظ على الإنتاجية على المدى الطويل. ابدأ بدمج بعض هذه الحيل في روتينك اليومي.

على سبيل المثال، إذا أثبتت تقنية حجز الوقت فعاليتها، فحدد أوقاتًا محددة لأهم مهامك اليومية. تعد ميزة المهام المتكررة في ClickUp أداة قوية لأتمتة التذكيرات لهذه الأنشطة الرئيسية.

2. إدارة عوامل التشتيت

لا يمكن تجنب عوامل التشتيت في المؤسسات سريعة الوتيرة. ومع ذلك، يمكنك اتخاذ خطوات استباقية للتخفيف من تأثيرها.

على سبيل المثال، عند العمل مع ClickUp Docs، يتيح لك وضع التركيز في ClickUp الانغماس في الكتابة دون تشويش الإشعارات أو المقاطعات. اجمع بين هذا الميزة وتذكيرات ClickUp للمواعيد النهائية والمهام المهمة، وستجد أنه من الأسهل الحفاظ على التركيز.

3. تحديد أهداف واقعية

من الضروري وضع أهداف طموحة، ولكن يجب أن تكون واقعية حتى تكون فعالة. استخدم ClickUp Goals لتحديد أهداف واضحة وقابلة للتنفيذ تتوافق مع استراتيجية عملك الأوسع نطاقًا.

4. تتبع التقدم وتعديل الاستراتيجيات

يمكن أن تساعدك المراقبة المنتظمة لأدائك وقياس إنتاجيتك على البقاء على المسار الصحيح. باستخدام لوحات معلومات ClickUp، يمكنك تصور إنتاجك وتحديد الاتجاهات بمرور الوقت. يتيح لك هذا النهج القائم على البيانات تعديل استراتيجياتك بشكل استباقي.

على سبيل المثال، إذا لاحظت انخفاضًا في الإنتاجية خلال ساعات معينة، يمكنك جدولة المهام الأسهل والأكثر روتينية لتلك الأوقات. وبالمثل، حاول تحويل المهام الأكثر تطلبًا إلى الأوقات التي تكون فيها أكثر يقظة بشكل طبيعي.

حافظ على إنتاجيتك باستمرار مع ClickUp

تتطلب زيادة الإنتاجية الحد الأدنى من عوامل التشتيت والتعاون السلس واختيار المهام التي تقربك من أهدافك الأكبر. لا تقتصر حيل الإنتاجية على إنجاز المهام فحسب، بل تتعلق بخلق إيقاع مناسب لك وللفريق.

حوّل الروتين اليومي إلى تجربة أكثر سلاسة ومتعة. استمر في اكتشاف طرق مفيدة لاستعادة وقتك وتعزيز إنتاجية فريقك.

أخيرًا، حيلة أخيرة لزيادة الإنتاجية.

عندما يفشل كل شيء، قد يكون القليل من الفكاهة هو ما تحتاجه. فهي ترفع الروح المعنوية للفريق وتحفز الأفراد على مواجهة التحديات التي قد تبدو مستحيلة. ما هي أسهل طريقة للبدء؟

اشترك في ClickUp اليوم!