أفضل قوالب إيصالات Excel لتتبع النفقات بشكل سلس

هل تعاني من عدم توازن المبيعات والنفقات أو فقدان السجلات الرئيسية للمدفوعات المستحقة؟ هذه المشكلات شائعة ولكنها تترك أموالك في حالة من الفوضى.

يبدأ حفظ السجلات الصحيحة بتتبع الإيصالات. بفضل واجهتها سهلة الاستخدام، تعد جداول البيانات أدوات رائعة لإدارة الأرقام والسجلات هنا.

ومع ذلك، فإن إدخال تفاصيل المعاملات يدوياً لكل فاتورة أمر غير واقعي.

نموذج الإيصالات الجاهزة للاستخدام مفيد لإنشاء الإيصالات وتتبع النفقات على الفور.

ستغطي هذه المقالة أفضل خمسة قوالب إيصالات إكسل لمساعدتك على توفير الوقت. سنناقش أيضًا البدائل من خبير إدارة المشاريع ClickUp التي تناسب احتياجاتك بشكل أفضل.

ما الذي يجعل قالب إيصالات Excel جيدًا؟

لكل شركة وصناعة مجموعة مختلفة من التفاصيل في فواتيرها. بصرف النظر عن مجال عملك، إليك خمسة جوانب يجب أن تتوافر في كل قالب إيصالات إكسل:

• سهولة الاستخدام: قالب إيصال بسيط يسهل التنقل فيه ويحتوي على أقسام واضحة يقلل من الارتباك وفواتير العميل مع تنظيم جميع التفاصيل الرئيسية
• إمكانية التخصيص: توفر الأطر التي تضبط الحقول لتتناسب مع احتياجات عملك مرونة لإضافة العناصر أو إزالتها بسرعة
• عمليات حسابية تلقائية: معادلات مدمجة للمجاميع والضرائب تلغي الجهد اليدوي والأخطاء البشرية أثناء العمليات الحسابية
• تصميم احترافي: قوالب ذات تخطيط نظيف ومنظم لمشاركتها مع العملاء لتحسين المظهر العام لإيصالاتك، خاصة عند مشاركتها مع أصحاب المصلحة
• التوافق: يجب أن تعمل قوالب إيصالات Excel بسلاسة عبر الأجهزة المختلفة ويجب أن يكون الوصول إليها من أي مكان دون عناء

5 قوالب إيصالات Excel

1. قالب فاتورة بيع بسيطة من مايكروسوفت

via مايكروسوفت الأول في قائمة قوالب الإيصالات المجانية هو Microsoft قالب فاتورة بيع بسيطة . يأتي هذا القالب مع حقول البيانات، وتفاصيل الفاتورة، ومعلومات الفواتير، وضرائب المبيعات، والتسعير حسب المنتج.

هيكله المتعمق يحافظ على التواصل مع العملاء بشكل واضح وشفاف. يمكنك الحصول على مساحة مخصصة لشعارك وتخصيص كل خلية. قالب إيصالات مايكروسوفت هذا يناسب مختلف المنافذ ويساعدك بثقة طلب المدفوعات .

مثالي ل: أصحاب الأعمال الصغيرة، والمالكين الوحيدين، وأي شخص يحتاج إلى طريقة سريعة وسهلة لإنشاء فواتير أساسية

2. قالب الإيصالات الطبية بواسطة Template.net

via Template.net Template.net's قالب الإيصال الطبي يبسط الفواتير لمؤسسات الرعاية الصحية. يحدد القالب تفاصيل المريض والاستشفاء بطريقة منظمة. يمكنك الحصول على مساحة لتعيين جميع التقارير التي يجب تحصيل رسومها ومربع للشروط والأحكام الرئيسية.

على الرغم من كونه قالب إيصال أساسي، إلا أنه ممتاز لعمليات التدقيق ومطالبات التأمين المحسّنة. تتيح لك الأداة إضافة صف أو عمود للتفاصيل مثل الوصفات الطبية السابقة أو الاستشارات لتحسين إمكانية تتبع المريض.

مثالي ل: مقدمي الرعاية الصحية أو أطباء الأسنان أو المعالجين في المجال الطبي

3. قالب إيصال الإرجاع بواسطة Template.net

via Template.net إن نموذج إيصال الإرجاع مصمم لتتبع البضائع أو الخدمات القابلة للإرجاع. يغطي القالب جميع الأساسيات اللازمة للتتبع الفعال، بما في ذلك معلومات العميل، وسعر الوحدة، وتفاصيل الاسترداد، ونسخ العميل والمتجر.

تسرد المساحة المخصصة للشروط والأحكام عمليات الاستلام والاستبدال والاسترداد. في النهاية، المرتجعات جانب حساس من المعاملات التجارية. يسمح لك Template.net بتسجيل كل عنصر للمساعدة في مطابقة المرتجعات بسلاسة.

مثالي لـ: متاجر البيع بالتجزئة والمتاجر الإلكترونية وغيرها من الشركات التي تتعامل مع مرتجعات العملاء وتوثيقها

4. قالب إيصال العمل المستقل بواسطة Template.net

via Template.net هل تتنقل في مجال الأعمال بمفردك؟ إن قالب إيصال العمل الحر هو حل مفيد. من بين قوالب الإيصالات الأخرى القابلة للطباعة، يحافظ هذا القالب أيضًا على عناصر الفواتير واضحة وجذابة، مما يضمن تخطيطًا احترافيًا لجميع العملاء.

يحتوي قالب الإيصال على جدول بسيط لحقول الصنف والكمية والمبلغ للمساعدة في سرد الخدمات المقدمة. كما تمنع خلايا المجموع الفرعي، والمستحق، والخلايا المدفوعة المليئة بالصيغ من حدوث أخطاء حسابية.

مثالي ل: أصحاب الأعمال الحرة والاستشاريين والمتعاقدين المستقلين

5. قالب الإيصال النقدي من هبسبوت

via هبسبوت هل تحتاج إلى توثيق المعاملات النقدية؟ Hubspot's قالب الإيصال النقدي يسجل كل التفاصيل ويعوض بسلاسة عن نقص التتبع الرقمي. يوثق قالب الإيصال معلومات المستلم والدافع، بما في ذلك تعيين العنوان وأرقام الاتصال.

يتيح لك Hubspot تسجيل ملاحظات إضافية للخصوصيات، خاصةً بالنسبة للفئات المتعددة. يمكنك عرض إجمالي المبلغ المطلوب مقابل المدفوع للمساعدة في تتبع المستحقات.

مثالي لـ: البائعين في الأسواق، والشركات الصغيرة، والمتاجر الفعلية التي تجري معاملات نقدية

اقرأ المزيد: اطلع على أفضل 10 قوالب دفتر الأستاذ العام المجاني إذا كنت تريد سجلاً شاملاً لجميع معاملاتك المالية.

قيود استخدام Excel

تحتوي قوالب فواتير مايكروسوفت إكسل على العديد من القيود على الرغم من ميزات التنسيق والتصور. قبل اعتماد Excel، إليك بعض القيود التي يجب مراعاتها:

• مشاكل قابلية التوسع: يواجه برنامج Excel صعوبات في التعامل مع مجموعات البيانات الكبيرة، مما يؤدي إلى بطء الأداء والتعطل
• تحديات التعاون: يؤدي التعاون مع العديد من المستخدمين في وقت واحد إلى مشاكل في التحكم في الإصدار والتناقضات
• أتمتة محدودة: يفتقر إلى ميزات الأتمتة المتقدمة مثل مشغلات سير العمل والتكامل مع الأدوات الأخرى. لا يرقى إلى مستوى البرامج المخصصة، مما يحد من الكفاءة في المهام المتكررة
• ضعف التكامل: لا يتكامل بشكل جيد خارج نظام مايكروسوفت البيئي، مما يقلل من الوظائف، خاصة عند إدارة أنظمة التخطيط المالي
• مخاوف أمنية: يواجه تحديات في حماية البيانات الحساسة. تزيد المشاركة المتعمقة من مخاطر الوصول غير المصرح به وانتهاكات البيانات
• أسعار باهظة: خيارات تسعير مايكروسوفت ليست مناسبة لفريق عمل صغير

قوالب إيصالات Excel البديلة

مع وضع هذه القيود في الاعتبار، يبدو البحث عن بدائل Excel خطوة ذكية، أليس كذلك؟

على الرغم من أن قوالب الإيصالات قد تبدو بسيطة، إلا أن الإدارة الفعالة للإيصالات تتضمن عناصر مختلفة للمشروع. لإنشاء الفواتير, تقارير النفقات وتتبع المدفوعات انقر فوق هو خيار أفضل بكثير من Excel.

يقدم ClickUp العديد من القوالب، وأدوات واجهة برمجة التطبيقات المخصصة، و حلول الذكاء الاصطناعي للمحاسبة .

دعنا نقارن بين ClickUp وExcel لتسليط الضوء على الاختلافات الرئيسية.

بعد توضيح ذلك، إليك بعض القوالب البديلة التي تقدمها ClickUp لتبسيط تتبع النفقات وإدارتها.

1. قالب فاتورة ClickUp

تحميل هذا القالب

قالب فاتورة النقر فوق قالب إيصال إكسل

هل تبحث عن إنشاء فاتورة موحدة في ثوانٍ؟ إن قالب فاتورة ClickUp هو الحل المناسب لك. يتميز هذا القالب بقسم واضح للخدمات ومعلومات الفواتير.

يتضمن قالب الإيصال قسمًا للشروط والأحكام لإعلام العملاء بعملياتك. يمكنك إنشاء مهام على الفور من أي محتوى في الإيصال لإنشاء فواتير تحمل علامة تجارية. إن لغة ClickUp الغنية بالعلامات تجعل تنسيق المستند باستخدام لافتات وأنماط خطوط واضحة أمرًا سهلاً. هذا القالب متعدد الأغراض مثالي للشركات من أي مجال وحجم.

مثالي ل: مديري المشاريع وأصحاب الأعمال والفرق الذين يحتاجون إلى نظام فواتير متعدد الاستخدامات

2. قالب تتبع الفاتورة ClickUp

تحميل هذا القالب

قالب إيصال إكسل لتتبع الفواتير ClickUp Excel

قالب تتبع الفاتورة ClickUp مثالي لتحسين متابعة الدفع مع عملائك. يحتوي على ثمانية حقول مخصصة لإضافة معلومات الاتصال والفاتورة والدفع على الفور. يتيح لك قالب الإيصالات تتبع الفواتير بحالات واضحة: غير مدفوعة، مدفوعة، مدفوعة، ومتأخرة.

تأتي الحلول في ست طرق عرض مخصصة، بما في ذلك طرق عرض التقويم والجدول الزمني، لتبسيط عمليات المتابعة وتصور مواعيد الدفع القادمة مقابل النفقات.

كل طريقة عرض قابلة للتخصيص لسهولة العرض. لذا، يمكنك تجميع الفواتير حسب حالة الدفع أو طريقة الدفع بنقرة واحدة. يدمج ClickUp أيضًا أتمتة حالة المهام وسير عمل التصعيد للمساعدة في إدارة خطط العمل في حالة وجود مشكلات في الفواتير أو الدفع.

مثالي ل: فرق الشؤون المالية والمحاسبين وكل الأعمال التي تتطلع إلى مراقبة حالات الفواتير والمدفوعات والفواتير المتأخرة

3. قالب طلب عرض أسعار ClickUp

تحميل هذا القالب

ClickUp طلب عرض أسعار قالب إيصال إكسل طلب عرض أسعار

ال نموذج طلب عرض أسعار ClickUp ضروري ل أوامر الشراء أو الموردين أو مقدمي الخدمات. يتضمن إطار العمل تفاصيل واضحة عن صلاحية عرض الأسعار، والفرق المسؤولة، ومراجع أوامر الشراء، وغير ذلك. كما يتضمن أيضاً شعار شركتك لضمان المصداقية.

قالب الإيصال سهل التعبئة والمشاركة، مما يسهل على الوكالات الخارجية تعديله. كما أن قالب الاقتباس يتميز أيضًا بالتعليق والصفحات الفرعية لإدارة جميع المفاوضات دون فوضى.

يأتي القالب أيضًا مع إدارة مهام مدمجة للمتابعة مع البائعين.

مثالي لـ: أخصائيي المشتريات، ومديري المشاريع، والشركات التي تستعين بمصادر خارجية للخدمات

4. انقر فوق فاتورة المقاول المستقل

تحميل هذا القالب

ClickUp فاتورة المقاول المستقل قالب إيصال إكسل ClickUp المستقل

تقديم الخدمات ولكن ليس كموظف بدوام كامل؟ إن قالب فاتورة المتعاقد المستقل ClickUp يضمن فواتير منظمة وخالية من الفوضى.

تفصيل الفواتير بسهولة فواتير الوقت التفاصيل والتكاليف الإجمالية مع جدول خدمات الإطار. هذا أيضًا قالب إيصال دفع مثالي لتسجيل تكاليف المواد أو الاستشارات.

تجاوز الأساسيات مع الأقسام الخاصة بشروط الدفع الواضحة والشروط الجزائية وطرق الدفع المفضلة. استخدم ClickUp AI لتحسين الرسائل وضمان دقة الفاتورة. يساعد هذا القالب الشامل عملاءك على فهم جميع مستحقاتك ومعالجتها دون عوائق.

مثالي ل: أصحاب الأعمال الحرة والاستشاريين والمتعاقدين الذين يرغبون في تتبع ساعات عملهم ونفقاتهم المدفوعة

5. نموذج فاتورة التدريب ClickUp Coating Invoice

تحميل هذا القالب

قالب فاتورة ClickUp Coaching Coaching قالب إيصال إكسل

هل تريد التركيز على نمو المتدربين لديك بدلاً من القلق بشأن المدفوعات؟ إن قالب فاتورة التدريب ClickUp Coaching هو الخيار المفضل لكل مدرب. يبدأ قالب الإيصال هذا بمعلومات المسجل وتفاصيل المدرب. ثم يتيح لك إضافة تفاصيل عن الخدمات وتكاليفها بجدول بسيط.

أنماط الألوان الناعمة والتخطيط المباشر يجعلها سهلة القراءة والمراجعة. تتيح لك الحسابات الآلية تحديد الضريبة والخصومات المحتملة وإجمالي المستحقات.

وبصرف النظر عن المدربين، يساعد الحل الأكاديميات والوكالات الرياضية على ربط الجداول الزمنية بخدمات المدربين.

مثالي لـ: مدربي الحياة ومدربي الأعمال والمستشارين

اقرأ المزيد: 10 أفضل برامج الجداول الزمنية للوكالات لتعزيز تتبع الوقت والفوترة بالساعة مع العديد من العملاء والموردين.

6. قالب فاتورة العمل المستقل ClickUp

تحميل هذا القالب

قالب فاتورة العمل المستقل ClickUp قالب إيصال اكسل

يتعلق العمل الحر بالنتائج القابلة للتنفيذ، لذا يجب أن تكون الفواتير موجزة. يجب أن تكون قالب فاتورة العمل الحر ClickUp Freelance هو الحل الأمثل للحصول على فاتورة احترافية بلمسة شخصية.

تفتح هذه الفاتورة بشعار شركتك ورقم الفاتورة وتاريخ الاستحقاق والرصيد المستحق. مع هذا التركيز الثابت، يمكن للعملاء تخطيط المدفوعات ومعالجتها بسهولة.

يغطي قالب الإيصال بعد ذلك معلومات الفواتير لإغلاق حلقة جميع المسائل المحاسبية. يتيح لك قالب ClickUp هذا أيضًا توضيح الرصيد المستحق من خلال جدول يفصل التكلفة والخدمة والوصف.

مثالي ل: الكُتّاب والمصممين والمطورين والمستقلين الذين يبحثون عن حل متكامل للفواتير

اقرأ المزيد: 10 قوالب مجانية للموظفين المستقلين للحصول على حلول لتبسيط أنشطتك الروتينية كموظف مستقل.

7. قالب فاتورة إنتاج الفيديو ClickUp

تحميل هذا القالب

قالب فاتورة إنتاج الفيديو ClickUp قالب إيصال إكسل

هل تريد ضمان التعويض العادل عن أعمال إنتاج الفيديو الخاص بك؟ إن قالب فاتورة إنتاج الفيديو ClickUp هو حل موثوق به. يبدأ بتحديد تكاليف المشروع ومعلومات الفواتير في الأعلى.

ويتضمن قالب الإيصال جدولاً مفصلاً لتفصيل الخدمات والتكاليف، مما يجعل من السهل تتبع كل عنصر من عناصر عملك. يتيح لك ClickUp إضافة شعارك وتخصيص سمة الألوان لتتناسب مع علامتك التجارية.

هل أصبح شرح خدماتك معقدًا؟ يقدم القالب ميزة الصفحات الفرعية لتوضيح كل خدمة أو عنصر بمزيد من التفصيل.

مثالي ل: شركات إنتاج الفيديو، وصانعي الأفلام، ومصوري الفيديو المستقلين

💡 نصيحة احترافية: شارك قالب الإيصال المفضل لديك مع المقاولين والموردين للمساعدة في توحيد جميع الفواتير التي تتلقاها وتبسيط عملية التحقق من الفواتير.

صمم إيصالات احترافية لا تشوبها شائبة باستخدام ClickUp

يعد إنشاء الإيصالات والحفاظ عليها أمرًا بالغ الأهمية لإدارة النفقات بفعالية لتوجيه الأرباح. تعمل قوالب الإيصالات على تحسين عملية التسجيل بشكل كبير وتزيل الجهد المبذول في إنشاء الحلول من الصفر. لقد قمنا بتغطية خمسة قوالب مجانية تساعد في تحسين عملية إعداد الفواتير.

ومع ذلك، هناك أدوات أفضل لإدارة وتتبع النفقات من Excel (أو حتى قريبه جداول بيانات Google). ونظرًا لمحدودية التخصيص وعدم وجود إدارة للمهام، فلا بد أن تبدأ في البحث عن بدائل.

وهنا يأتي دور ClickUp الذي يُحدث فرقًا كبيرًا.

من خلال التتبع الفائق والأتمتة والتصور، يعمل ClickUp على تبسيط سير عملك المالي على الفور - بدءًا من إنشاء الإيصالات وحتى الدفع.

هل تريد إنشاء إيصالات احترافية حسب التصميم؟ اشترك مع ClickUp اليوم!