حوكمة المشاريع: إطار عمل عملي لا يعيق تقدم الفرق

إذا كنت قد لعبت لعبة «سوبر ماريو»، فأنت تعرف تلك اللحظة: الوقت ينفد، وقد فشلت في القفزة نفسها مرتين، وأنت تقرر ما إذا كنت ستحاول مرة أخرى أم ستبحث عن مسار بديل. أنت تتخذ القرار وتتعامل مع النتيجة.

تضعك المشاريع في مواقف مشابهة. فعندما يتأخر العمل، يمكنك تأجيل الموعد النهائي، أو دفع تكاليف المساعدة الإضافية، أو تقليص نطاق العمل. لكن في هذه الحالة، تؤثر خياراتك على ميزانيات الآخرين والتزاماتهم. لذا، فإن اتخاذ هذه القرارات يتطلب أيضًا سلطة التصرف. عليك أن تعرف التغييرات التي يمكنك الموافقة عليها، وتلك التي تحتاج إلى موافقة شخص آخر.

يحدد إطار حوكمة المشروع هذه القواعد قبل بدء العمل. إليك كيفية إنشاء مثل هذا الإطار، مع أمثلة حقيقية توضح كيفية تعامل الفرق مع التغييرات والموافقات.

ما هي حوكمة المشاريع؟

حوكمة المشروع هي الإطار الذي يشمل الأدوار وصلاحيات اتخاذ القرار والضوابط التي تضمن توافق المشروع مع أهداف المؤسسة بدءًا من مرحلة الموافقة وحتى إغلاقه.

يصف معهد إدارة المشاريع (PMI) الحوكمة بأنها وظيفة إشرافية تمتد على مدار دورة حياة المشروع وتتوافق مع نموذج الحوكمة الخاص بالمنظمة. وبعبارات بسيطة، تحدد الحوكمة الاتجاه وقواعد اتخاذ القرار. أما إدارة المشاريع فتشمل التخطيط والتنفيذ اليومي في إطار تلك القواعد.

كما يحدد هذا الإطار من يتولى مراجعة ما إذا كان المشروع لا يزال يستحق التمويل مع تغير التكاليف والمخاطر والفوائد المتوقعة. ويستخدم الراعي دراسة الجدوى، التي تسجل الفوائد المتوقعة للمشروع وتكاليفه وأسباب الاستثمار فيه، لتقييم ما إذا كان من المنطقي الاستمرار في المشروع مع تغير الظروف.

كيف تعمل حوكمة المشاريع القائمة على التسامح؟

تمنحك الحوكمة القائمة على التفاوتات مرونة لإدارة العمل والجداول الزمنية ضمن الحدود المتفق عليها. إذا كنت تتوقع تجاوز الحد المتفق عليه، فقم بإثارة هذه المسألة مع المسؤول المعين عن الموافقة.

تنطبق هذه الحدود على خطط محددة. قد يكون لديك حدود مقبولة منفصلة للمشروع بأكمله، ولكل مرحلة، ولحزم العمل الفردية. إن الالتزام بالميزانية الإجمالية أو الموعد النهائي لا يمنحك الصلاحية لتجاوز حدود أي مرحلة.

يُطلق PRINCE2 على هذا النهج اسم «الإدارة بالاستثناء». وإليك كيفية تطبيق هذا النهج أثناء إعادة إطلاق موقع إلكتروني:

قد يؤدي تنفيذ الأعمال المتبقية بشكل متوازٍ إلى الحفاظ على موعد الإطلاق في موعده، لكن الاختبار سيستغرق وقتًا أطول من الأسابيع الأربعة المسموح بها. وهذا يعني أنك لا تزال بحاجة إلى موافقة اللجنة التوجيهية لتغيير خطة الاختبار. وبمجرد موافقة اللجنة على الخطة المعدلة والحدود الموضوعة، يمكنك إدارة العمل اليومي في إطارها.

حوكمة المشاريع مقابل إدارة المشاريع: ما الفرق؟

قد ينظر مدير المشروع والراعي إلى التغيير نفسه ويريان مشكلتين مختلفتين.

بالنسبة للمدير، يعني التأخير في تسليم المشروع إيجاد طريقة جديدة لإنجاز العمل. أما بالنسبة للراعي، فقد يعني ذلك اتخاذ قرار بشأن ما إذا كان تأخير الإطلاق يستحق التكلفة التجارية المترتبة عليه. وكلاهما له مصلحة في النتيجة، لكنهما لا يتخذان نفس القرارات.

في العديد من المشاريع، قد يضع مكتب إدارة المشاريع (PMO) معايير مشتركة للتقارير والموافقات. لكن هذا لا يمنحه سلطة على كل قرار يتعلق بالتمويل أو نطاق العمل. يشرح دليلنا الخاص بإطار عمل حوكمة مكتب إدارة المشاريع (PMO) دوره الأوسع نطاقًا.

ما هي مكونات إطار حوكمة المشروع؟

تستند حوكمة المشاريع إلى ثلاث ركائز أساسية: الهيكل التنظيمي، والأفراد، والمعلومات، كما هو موضح في كتاب هارولد كيرزنر إدارة المشاريع 2.0 . يشمل الهيكل التنظيمي خطوط الإبلاغ ومسارات الموافقة؛ ويضطلع الأفراد بالأدوار وصلاحيات اتخاذ القرار؛ وتوفر المعلومات الأدلة التي يحتاجونها لاتخاذ القرارات.

ولتطبيق هذه الركائز عمليًا، تقدم ورقة بحثية صادرة عن معهد إدارة المشاريع (PMI) ثمانية مكونات للحوكمة يمكنك تكييفها. توضح قائمة المراجعة أدناه ما يغطيه كل مكون، بالإضافة إلى السجلات أو العمليات التي ستحتاج إلى الاحتفاظ بها.

بالنسبة للموافقات، تحقق مما إذا كانت سجلاتك تتجاوز مجرد توزيع المهام. يمكن لمصفوفة RACI أن توضح من هو المسؤول عن إنجاز ما، لكنها لا تحدد بالضرورة من يمكنه الموافقة على إنفاق إضافي أو تمديد الموعد النهائي. سجل تلك الصلاحية في حقوق اتخاذ القرار الخاصة بك، ثم استخدم عملية مراقبة التغييرات لتحديد كيفية وصول الطلبات إلى المسؤول عن الموافقة.

ستحتاج أيضًا إلى التمييز بين المخاطر والمشكلات: فالمخاطر قد تحدث، أما المشكلة فهي موجودة بالفعل. فالتأخير المحتمل من جانب المورد يُعد مخاطر، بينما يُعد التأخر في التسليم مشكلة تتطلب استجابة. قم بتتبعها في نموذج سجل المخاطر وسجل المشكلات، أو استخدم سجل RAID مع فئات ومسؤولين منفصلين.

من المسؤول عن حوكمة المشروع؟

عادةً ما يكون راعي المشروع هو المسؤول عن دراسة الجدوى ويظل مسؤولاً عن القيمة التي يحققها المشروع. ويقوم مدير المشروع بتنفيذ المهام ضمن الحدود المتفق عليها، مع قيام لجنة توجيهية أو مكتب إدارة المشاريع (PMO) بالإشراف حسب الحاجة.

تعتمد الأدوار التي تحتاجها على مدى تعقيد المشروع ومخاطره. فقد لا يحتاج مشروع صغير سوى إلى راعٍ ومدير مشروع. أما العمل الذي يمتد عبر عدة أقسام فقد يحتاج أيضًا إلى لجنة توجيهية لحل التضارب بين الأولويات ومراجعة التغييرات الكبرى.

قبل إرسال طلب إلى اللجنة التوجيهية، تحقق مما إذا كان بإمكانها الموافقة على التغيير أم أنها تقتصر على التوصية به فقط. فقد توافق اللجنة على تخصيص مبلغ إضافي قدره 30,000 دولار لحل مشكلات جودة البيانات، في حين أن السلطة النهائية في الإنفاق تقع على عاتق المدير المالي. وفي هذه الحالة، ستظل بحاجة إلى موافقة المدير المالي قبل تخصيص الأموال.

قم بتوثيق هذه الحدود في ميثاق المشروع أو خطة الحوكمة، بما في ذلك تحديد الجهة التي تُحال إليها الخلافات التي لم يتم حلها لاتخاذ قرار نهائي. بالنسبة للطلبات العاجلة، قم بتعيين مُصادِر بديل تكون الصلاحيات المفوضة إليه تشمل اتخاذ القرار.

كيفية بناء إطار عمل لإدارة المشاريع في ست خطوات

ابدأ بميثاق المشروع والخطة المعتمدة، ثم اتبع هذه الخطوات لتحديد القواعد التي ستلتزم بها أثناء تنفيذ المشروع.

الخطوة 1: تحديد القرارات التي قد تحتاج إلى موافقة

أدرج القرارات التي قد تؤثر على تمويل المشروع أو نطاقه أو تنفيذه أو الفوائد المتوقعة منه. وقم بتضمين الموافقات المخطط لها، مثل الإذن ببدء المرحلة التالية، والقرارات التي تنشأ عن التغييرات، مثل ما إذا كان يجب الاستمرار في المشروع عند تغير دراسة الجدوى.

بالنسبة لكل قرار، قم بتسجيل ما يلي:

اترك اختيار المهام الروتينية للأشخاص الذين يديرون العمل.

الخطوة 2: تحديد حدود التفاوت المسموح بها للتكلفة والجدول الزمني والنطاق والمخاطر

تحدد حدود التفاوت مدى الاختلاف المسموح به في النتائج عن الخطة المعتمدة في نطاق صلاحياتك الحالية. اتفق على هذه الحدود مع الجهة الراعية أو الهيئة الإدارية قبل بدء العمل.

يبلغ الميزانية المعتمدة لمشروعك 420,000 دولار. يحدد الراعي هامش تفاوت في التكلفة بنسبة 5% ويصرح لك باستخدام مبلغ إضافي قدره 21,000 دولار، وبذلك يصل حد الإنفاق المسموح به إلى 441,000 دولار. وتبقى التوقعات البالغة 440,000 دولار ضمن الحد المسموح به. إذا ارتفعت التوقعات إلى 448,000 دولار، فاطلب موافقة الراعي قبل الالتزام بالإنفاق الإضافي.

حدد الحدود الأخرى بنفس الوضوح:

اربط كل حد من حدود التسامح بالخطة التي يغطيها. يمكن أن تساعدك خطة إدارة المخاطر في تحديد عتبات المخاطر. وبحسب طبيعة المشروع، قد تحتاج أيضًا إلى حدود واضحة فيما يتعلق بالجودة أو الفوائد أو الاستدامة.

الخطوة 3: تعيين صلاحيات اتخاذ القرار لأشخاص محددين

ارجع إلى قائمة قراراتك وحدد شخصًا مسؤولاً عن الموافقة على كل بند. ثم حدد من سيقوم بإعداد التوصية ومن الذي يلزم الحصول على مدخلاته.

افصل بين هذه المسؤوليات:

بالنسبة لقرارات اللجان، قم بتوثيق كيفية التوصل إلى الاتفاق ومن يتولى تسجيل النتيجة. كما يجب تعيين بديل مفوض، مع وضع قواعد واضحة تحدد متى يمكنه التدخل.

الخطوة 4: تحديد مسار التصعيد وأوقات الاستجابة

يجب أن يوفر التدرج المعلومات الكافية للموافق لاتخاذ قرار. استخدم تقرير استثناء موجزًا يتضمن:

حدد الموعد النهائي للرد وفقًا للوقت الذي تحتاج فيه إلى اتخاذ الإجراء. فإذا كان المورد بحاجة إلى رد يوم الجمعة، فإن طلب الموافقة بحلول يوم الخميس يتيح الوقت الكافي لتنفيذ القرار.

بالإضافة إلى ذلك، حدد الإجراءات التي ستتخذ في حالة عدم الالتزام بالموعد النهائي. حدد اسم جهة الاتصال التالية المخولة، ووضح ما إذا كان يجب إيقاف العمل المتأثر أم لا. توفر قوالب مصفوفة التصعيد هذه نماذج أولية يمكنك تكييفها لتناسب عملية الموافقة في مشروعك.

الخطوة 5: اجعل القرارات المعلقة سهلة العثور عليها

امنح المسؤولين عن الموافقة رؤية مشتركة للطلبات التي تنتظر معالجتها. يجب أن يوضح كل إدخال ما يحتاج إلى قرار، ومن المسؤول عنه، وموعد استحقاقه. في حالة الاستثناءات، قم بتضمين التوقعات والحد المعرض للخطر. احتفظ بالأدلة الداعمة المرتبطة بالطلب، بحيث يمكن للمسؤول عن الموافقة مراجعة التقديرات والتأثيرات والخيارات.

يمكن أن تساعدك العرض المباشر، مثل تلك الموجودة في أمثلة لوحات معلومات المشاريع هذه، على تتبع الطلبات مع تغير الظروف. ولا يزال بإمكان تقارير الحالة الدورية تغطية المعالم الرئيسية والتقدم المحرز، ولكن تجنب إخفاء طلبات الموافقة ضمن تحديثات المهام.

الخطوة 6: تسجيل القرارات ومراجعة الإطار

سجل كل قرار فور اتخاذه، بما في ذلك اسم المُصادِر، والتاريخ، والخيارات التي تم النظر فيها، والأسباب المنطقية، وإجراءات المتابعة.

قد تتطلب الموافقة إجراء تحديثات على الميزانية أو الجدول الزمني أو نطاق العمل الأساسي. قم بإجراء هذه التغييرات من خلال آلية التحكم في التغييرات، واربط السجلات المعدلة بسجل القرارات، وأبلغ جميع المعنيين بالخطة التي يعملون وفقًا لها الآن.

في كل مراجعة للمرحلة، قم بتقييم ما إذا كان الإطار قد ساعدك في اتخاذ القرارات في الوقت المناسب:

استخدم الإجابات لاقتراح تغييرات على الإطار. كما تحتاج التعديلات على حدود التسامح أو صلاحيات اتخاذ القرار إلى الموافقة أيضًا. وبمجرد الاتفاق عليها، قم بمشاركتها من خلال خطة اتصال قبل بدء المرحلة التالية.

ما مدى الحاجة إلى الحوكمة في مشروعك؟

تنطبق الخطوات الست على أي مشروع، لكن مستوى الإشراف يجب أن يتناسب مع تكلفته ومخاطره وتبعياته وعواقب أي قرار خاطئ. ويُطلق PRINCE2 على هذا المبدأ اسم التكييف وفقًا لاحتياجات المشروع.

على سبيل المثال، قد لا يحتاج مشروع تجريبي يضطلع به فريق واحد سوى إلى راعٍ ومسار موافقة واضح. أما إذا بدأ المشروع في التعامل مع بيانات الدفع، فقد تحتاج إلى مراجعة أمنية رسمية، حتى لو لم يتغير حجم الفريق.

يقدم الجدول أدناه نقطة انطلاق لاختيار هيكلية مشروعك. تعامل مع الأحجام على أنها أمثلة، وليست قواعد ثابتة تستند إلى عدد أعضاء الفريق أو مدة المشروع.

اسعَ إلى اعتماد أبسط هيكل ممكن يمنح صانعي القرار ما يكفي من المعلومات والصلاحيات لاتخاذ الإجراءات اللازمة. سجل اختيارك في ميثاق المشروع، ثم أعد النظر فيه إذا طرأ تغيير على نطاق المشروع أو المخاطر.

حوكمة المشاريع في الممارسة العملية: إطلاق نظام إدارة علاقات العملاء (CRM) في جامعة مانشستر

كان مركز ابتكار هندسة الجرافين التابع لجامعة مانشستر بحاجة إلى نظام لإدارة علاقات العملاء (CRM) لتتبع الاستفسارات وإدارة عملية استقبال العملاء الجدد. أطلق الرئيس التنفيذي المشروع، وتولى مدير تطوير الأعمال قيادة مجلس إدارة المشروع، بينما تولى مدير المشروع ناثان لومب إدارة التنفيذ.

حدد الفريق سقفًا لتكلفة البرمجيات يبلغ 20 جنيهًا إسترلينيًا لكل مستخدم شهريًّا، وطلب توفير الدعم لما يصل إلى 50 مستخدمًا. تصف دراسة الحالة المنشورة كيف أثرت عمليات الموافقة ومراجعات المراحل على سير العمل:

عندما تتطلب الرقابة أدلة أقوى: مشروع كروسريل

يُظهر مشروع «كروسريل» مشكلة مختلفة في مجال الحوكمة: فقد كان للقادة سلطة إشراف رسمية، لكنهم افتقروا إلى خطة تنفيذ واقعية.

وفقًا لتقرير مكتب التدقيق الوطني لعام 2019:

وقد حددت مكتب التدقيق الوطني (NAO) أن الجدول الزمني المضغوط، والترتيبات التعاقدية، وغياب خطة واقعية، كانت من بين أسباب التكاليف الإضافية. وكانت استنتاجاته واضحة ومباشرة: فقد «تمسكت شركة كروسريل بالرأي غير الواقعي القائل بأنها تستطيع إنجاز البرنامج وفقًا للجدول الزمني الأصلي».

كيف تعمل حوكمة المشاريع في الفرق التي تعتمد منهجية «أجايل»؟

تحتاج الفرق التي تعمل بنهج «أجايل» إلى مرونة لتعديل أولوياتها مع اكتسابها للمعرفة. وتحدد الحوكمة الأهداف والتمويل وحدود الموافقة التي يمكن للفريق في إطارها اتخاذ تلك الخيارات.

في منهجية سكرم (Scrum)، يقوم مالك المنتج بترتيب قائمة المهام المتأخرة (Product Backlog)، بينما يخطط المطورون لكيفية إنجاز العمل المختار لكل سبرينت (Sprint). وخلال مراجعة السبرينت (Sprint Review)، يقوم فريق سكرم وأصحاب المصلحة بفحص النتائج ومناقشة الخطوات التالية.

يمكن أن تكشف هذه المناقشات عن احتياجات العمل المتغيرة أو المخاطر التي تهدد هدف المنتج. ومع ذلك، فإن مراجعة السبرينت لا تحل محل الموافقة على تمويل إضافي أو تغييرات تتجاوز صلاحيات الفريق.

على سبيل المثال، تُظهر تعليقات المستخدمين أن عملية الدفع في أحد التطبيقات مربكة. يمكن لمالك المنتج رفع أولوية تحسينات عملية الدفع في قائمة المهام المتأخرة. وإذا كانت التغييرات تتطلب تمويلاً إضافياً أو ستؤدي إلى تأخير التسليم إلى ما بعد الموعد المتفق عليه، فيجب على الفريق الحصول على الموافقة من خلال عملية حوكمة المشروع.

الأخطاء الشائعة في حوكمة المشاريع وكيفية تصحيحها

الحصول على الموافقة لا يعني دائمًا أن التنفيذ سيسير بسلاسة. فقد يغفل المراجعون ثغرات في الأدلة، أو يتجاهلون مخاوف المستخدمين، أو يوافقون على العمل بشروط تمر دون أن يلاحظها أحد.

انتبه لهذه الأخطاء الخمسة عند تطبيق إطار العمل الخاص بك:

كيفية إدارة حوكمة المشاريع في ClickUp

عندما تتجاوز التوقعات الحد المتفق عليه، يحتاج الراعي إلى أكثر من مجرد تحذير. فهو يحتاج إلى معرفة التأثير المتوقع والخيارات المتاحة والموعد النهائي لاتخاذ القرار. يتيح لك ClickUp الاحتفاظ بهذا الطلب جنبًا إلى جنب مع الأدلة وأعمال المشروع التي يؤثر عليها.

اجعل قواعد الموافقة قريبة من العمل

ابدأ باستخدام نموذج خطة الحوكمة في ClickUp. يتضمن هذا النموذج عرضًا للأدوار والمسؤوليات وحقلًا مخصصًا لـ«سلطة اتخاذ القرار» يمكنك تكييفه مع عملية الموافقة الخاصة بك.

احصل على نموذج مجاني

استخدم ClickUp Docs لتوثيق الحدود المسموح بها ومسارات التصعيد وأوقات الاستجابة. اربط الخطة بمهام الموافقة، مما يتيح للمراجعين إمكانية التحقق من القواعد التي تستند إليها كل طلب.

حوّل الاستثناءات إلى طلبات موافقة

انطلاقًا من ذلك، يمكنك إعداد مسار عمل للتعامل مع الحالات الاستثنائية. لنطبق المثال الوارد في الخطوة 2، حيث يمكن لمدير المشروع الموافقة على إنفاق ما يصل إلى 441,000 دولار.

أطلع الجهات الراعية على القرارات المعلقة

للمراقبة المستمرة، يمكن لـ «لوحات معلومات ClickUp» تجميع المعلومات في عرض واحد. استخدم بطاقة «الحساب» لعرض التكلفة المتوقعة وبطاقة «قائمة المهام» المُصفاة حسب الموافقات المعلقة. اعرض اسم المسؤول والموعد النهائي والحقول المخصصة ذات الصلة، حتى يتمكن الراعي من فتح كل طلب ومراجعة تفاصيله.

عندما يؤثر تغيير معتمد على التسليم، يمكن لمدير المشروع تحديث المهام والتواريخ ذات الصلة دون إغفال الأسباب المنطقية وراء اتخاذ القرار.

بالنسبة للمشاريع الصغيرة، قد يكفي وجود خطة الحوكمة وقائمة موافقة مشتركة. أضف عمليات الأتمتة ولوحات المعلومات مع تزايد عدد الطلبات.

أسعار ClickUp

ماذا يقول مستخدمو ClickUp؟

في شركة Savills، يشرف فريق تكنولوجيا المعلومات الإقليمي على عمليات نشر البرمجيات ومشاريع البنية التحتية وتسليم الموردين عبر 14 منطقة في آسيا.

في السابق: كان مديرو المشاريع يجمعون آخر المستجدات من مختلف البلدان ويجمعون حوالي 20 عرضًا تقديميًا من PowerPoint في تقرير شهري يقدمه رئيس قسم تكنولوجيا المعلومات. وكانت الإدارة العليا تعتمد على دورة إعداد التقارير تلك للحصول على رؤية شاملة.

مع ClickUp: تُدرج سجلات المشاريع المشتركة مباشرةً في لوحة معلومات رئيس قسم تكنولوجيا المعلومات (CIO) المباشرة. يمكن للقيادة معرفة المشاريع التي تحرز تقدماً وتلك التي تحتاج إلى اهتمام، بينما تعمل الفرق انطلاقاً من نفس سجلات الطلبات والتغييرات والمشكلات.

النتيجة: يوفر فريق المشروع المكون من 10 أشخاص أكثر من 50 ساعة شهريًا من خلال التعامل مع استفسارات الموردين وعمليات التسليم خلال مناقشات المهام. ويقضي مديرو المشاريع وقتًا أقل في التنسيق عبر المناطق الزمنية المختلفة وإعداد التقارير، بينما تتمتع الإدارة برؤية محدثة لمحفظة المشاريع.

ما هو القدر المناسب من الحوكمة الذي يجب عليك تطبيقه؟

بالنسبة لمشروع صغير منخفض المخاطر يضم فريقًا واحدًا وصانع قرار واضحًا، قد يكفي وجود ميثاق أساسي وحدود للموافقة وسجل للقرارات. ولا تحتاج إلى لجنة توجيهية منفصلة أو خطة إدارة مفصلة.

استخدم إطار عمل أكثر رسمية لإدارة المشاريع عندما تتخطى القرارات حدود الأقسام، أو تنطوي على نفقات كبيرة، أو تؤثر على الالتزامات التنظيمية، أو قد تتسبب في تأخيرات مكلفة. حدد المسؤولين عن الموافقة، ووضع عتبات التصعيد، واتفق على نقاط المراجعة قبل بدء العمل.

يتيح لك ClickUp الاحتفاظ بطلبات الموافقة والأدلة الداعمة والقرارات المسجلة جنبًا إلى جنب مع المشروع، حتى تتمكن الفرق من تتبع ما تمت الموافقة عليه وأسباب ذلك.

الأسئلة الشائعة حول حوكمة المشاريع

ما الفرق بين حوكمة المشاريع وضمان جودة المشاريع؟

تحدد حوكمة المشروع من يتخذ القرارات والسلطة التي يتمتع بها. أما ضمان المشروع فيتحقق مما إذا كانت الخطط والتقارير والضوابط توفر معلومات موثوقة لهؤلاء الأشخاص. على سبيل المثال، قد تقيّم مراجعة ضمان مستقلة ما إذا كان المشروع جاهزًا للانطلاق قبل أن تتخذ اللجنة التوجيهية قرارها.

كيف يمكنك تقييم مدى فعالية حوكمة المشروع؟

تتبع المدة التي تستغرقها قرارات الموافقة، ومدى تكرار تجاوز المواعيد النهائية لاتخاذ القرارات، وما إذا كانت الإجراءات المتفق عليها في مراجعات المراحل تُنفذ في الوقت المحدد. يمكنك أيضًا التحقق من عدد المرات التي تُنفذ فيها التغييرات دون الحصول على الموافقة المطلوبة. راجع هذه الاتجاهات عبر مراحل المشروع لمعرفة ما إذا كانت الحوكمة تساعد الفرق على اتخاذ قرارات مستنيرة وفي الوقت المناسب.

ماذا يحدث إذا انسحب راعي المشروع في منتصف المشروع؟

يجب على المؤسسة تعيين راعي مؤقت أو بديل وتأكيد صلاحياته في اتخاذ القرار. يمكن لمدير المشروع بعد ذلك إطلاعه على دراسة الجدوى والمخاطر الحالية والموافقات المعلقة والتزامات التمويل. وحتى يتم نقل الصلاحيات رسميًا، يجب ألا يفترض الفريق أن مسؤولًا تنفيذيًا آخر يمكنه الموافقة على نفس القرارات.

كيف تعمل حوكمة المشاريع مع الموردين الخارجيين؟

يمكن للموردين الخارجيين الإبلاغ عن المخاطر، والتوصية بالتغييرات، وإدارة العمل في نطاق عقودهم. ومع ذلك، يجب أن تتبع التغييرات في التكاليف المتفق عليها، أو نطاق العمل، أو شروط التسليم، عملية مراقبة التغييرات المنصوص عليها في العقد وقواعد الموافقة المعمول بها في المؤسسة. حدد من يمكنه قبول المخرجات، والموافقة على تغييرات العقد، وحل النزاعات قبل بدء عمل المورد.

ما الفرق بين «معلم المشروع» و«بوابة المرحلة»؟

يمثل «المعلم» حدثًا مهمًا أو إنجازًا مكتملًا، مثل الانتهاء من اختبار المستخدم. أما «بوابة المرحلة» فهي نقطة اتخاذ قرار حيث يقوم أصحاب المصلحة المصرح لهم بمراجعة الأدلة واتخاذ قرار بشأن إمكانية المضي قدمًا في المشروع. ولا يعني الوصول إلى «معلم» ما الموافقة تلقائيًا على المرحلة التالية.