وفقاً ل معهد إدارة المشاريع (PMI) ، فإن الأداء العام لمكاتب إدارة المشاريع هو أحد الدوافع العشرة الرئيسية لنجاح المشروع. وبدون ذلك، من المرجح أن تواجه مشاكل في المواءمة الموضوعية واستخدام الموارد والمساءلة.
لحسن الحظ، يمكنك إنشاء إطار عمل مخصص لحوكمة مكتب إدارة المشاريع من خلال هذا الدليل المفيد. سنرشدك إلى حوكمة مكتب إدارة المشاريع، ولماذا تحتاج إلى تنفيذها، والفوائد التي يمكن أن تتوقعها من إطار عمل فعال. 👀
ستتعرف على المكونات المختلفة لخطة الحوكمة ودور مكتب إدارة المشاريع داخل المؤسسة. بالإضافة إلى ذلك، سنقدم لك خطة من خمس خطوات قابلة للتخصيص لإعداد هيكل فعال لحوكمة المشروع لشركتك.
ما هي حوكمة مكتب إدارة المشاريع؟
حوكمة مكتب إدارة المشاريع (PMO) هي إطار العمليات والممارسات التي تحدد كيفية اتخاذ القرارات، وتوجه كيفية التعامل مع المشاريع، وتقييم نجاح المشروع. ويضمن هذا الإطار توافق جميع المشاريع والسياسات والإجراءات مع أهداف المنظمة وأخلاقياتها و مبادئ إدارة المشاريع . 🙌
تضع حوكمة المشروع الأساس لـ
- عمليات صنع القرار
- تخصيص الموارد
- إدارة المخاطر
- المساءلة المنظمة
اعتمادًا على هيكل الشركة، يمكن أن يقود حوكمة المشروع مدير المشروع أو أعضاء مجلس الإدارة أو العديد من كبار الموظفين. في المؤسسات الكبيرة، قد يتضمن هيكل الحوكمة في المؤسسات الكبيرة ضوابط وتوازنات متعددة من كبار الموظفين في مختلف الأقسام.
تخزين السياسات، والإجراءات، وتقييمات المخاطر في عرض مستندات ClickUp حوكمة المشروع هي عنصر حاسم في إدارة المشروع. فهي تضع سياسات وإجراءات واضحة تضمن المساءلة من صانعي القرار. كما أنها تبني الشفافية، وتقلل من احتمالية حدوث أخطاء يمكن أن تعرقل المشروع، وتطبق توحيد أفضل الممارسات من مديري المشروع.
فهم مكتب إدارة المشاريع ودوره داخل المنظمة
مكتب إدارة المشاريع هو قسم يقوم بوضع ومراقبة المعايير لجميع المشاريع التي تقوم بها الشركة. وهو يختلف عن إدارة المشاريع التي تشرف على المهام اليومية التي تساهم في الوصول إلى إنجاز محدد. حوكمة مكتب إدارة المشاريع هي إطار عمل أكبر من القواعد واللوائح المصممة لتنظيم جميع جوانب المشاريع.
ويتمثل دور مكتب إدارة المشاريع في توحيد العمليات المتعلقة بالمشروع لضمان توافقها مع قيم الشركة وأهدافها وكذلك الامتثال التنظيمي. وعادةً ما يكون لمكتب إدارة المشاريع عرض قيمة يلخص القيمة التي تقدمها الشركة للعملاء أو العملاء.
وفيما يلي بعض الأمثلة على عروض القيمة التي تقدمها مكاتب إدارة المشاريع:
- Airbnb: "إن Airbnb موجودة لخلق عالم يمكن لأي شخص أن ينتمي إلى أي مكان، مما يوفر سفرًا صحيًا محليًا وأصيلًا ومتنوعًا وشاملًا ومستدامًا."
- Slack: "يوفر Slack الوقت من خلال القضاء على صوامع الاتصالات والأنظمة"
- ClickUp: "تطبيق واحد ليحل محلهم جميعاً"
في حين أن عمليات الإدارة التقليدية لمكتب إدارة المشاريع ركزت فقط على ضمان الالتزام بالمعايير الحاكمة، فإن مكتب إدارة المشاريع الحديث أكثر استراتيجية - ما يسمى بمكتب إدارة المشاريع الاستراتيجي أو مكتب إدارة المشاريع المؤسسية (EPMO). لا يتعلق مكتب إدارة المشاريع الاستراتيجي بالالتزام فقط، بل يتعلق بخلق المواءمة وتعزيز خفة الحركة واستخدام التكنولوجيا لتعزيز الابتكار. 💡
بدلاً من التضييق على تنفيذ المشاريع وحوكمة الخطط فقط، يقوم مكتب إدارة المشاريع الاستراتيجي بمواءمة الحوكمة مع توقعات أصحاب المصلحة وأهداف العمل الأوسع نطاقًا مع وضع القيمة المقترحة في الاعتبار.
في الماضي، كان القائد في مكتب إدارة المشاريع يقوم بتقييم ما إذا كانت أنشطة المشروع تفي بالقاعدة الحاكمة. في مكتب إدارة المشاريع الحديث، يختار القائد الآن المشاريع والأهداف الاستراتيجية التي تلبي أهداف الشركة الأوسع نطاقًا.
حدد الأهداف والمهام التي تتوافق مع الأهداف التنظيمية الأكبر باستخدام ClickUp
كما أن مكتب إدارة المشاريع الحديث أقل صرامة من حيث الهيكلية مما كان عليه في السابق. تتبنى أطر العمل بشكل متزايد منهجيات رشيقة لضمان قدرة المشاريع وقادة الفرق على التكيف والتكيف بسهولة أكبر، دون تعطيل بروتوكولات الحوكمة. ⚖️
والنتيجة هي أطر عمل ذات تركيز وتعاون متعدد الوظائف وهياكل مرنة لصنع القرار.
## 5 مكونات لحوكمة المشاريع
هناك عدة مكونات لحوكمة المشروع - وهي ليست مجرد قائمة من القواعد التي يجب اتباعها. دعونا نتعمق في مكونات حوكمة المشروع المختلفة بما في ذلك النماذج، وإدارة المخاطر، وعمليات التحكم. 🏊
### 1. نماذج الحوكمة
يجب أن يأخذ نموذج أو إطار الحوكمة في الاعتبار الأشخاص والهيكل والمعلومات في شركتك. سيكون أساس قواعد المشروع، لذلك يجب أن يكون النهج مصممًا وفقًا لاحتياجات أعمالك ومشروعك المحددة.
ابدأ بالبحث عن مشاريعك وتحليلها للنظر في مدى صرامة نموذج الحوكمة الذي يجب أن يكون عليه نموذج الحوكمة الخاص بك. بالنسبة لشركة تعمل على مشاريع آمنة للغاية، يجب أن يكون نموذج الحوكمة الخاص بك أكثر صرامة. أما بالنسبة لشركة ناشئة تعمل على منتجات مبتكرة تتطلب تغييرات سريعة، فقد يحتاج نموذج الحوكمة الخاص بك إلى أن يكون أكثر مرونة أو قابلية للتكيف.
كحد أدنى، يجب أن يكون نموذج الحوكمة الخاص بك:
- النظر في نطاق المشاريع
- وضع مبادئ توجيهية للجداول الزمنية للمشروع
- معالجة تعقيدات المشاريع المختلفة ودورات حياة المشروع المختلفة
- تقييم المخاطر وإنشاء هياكل للحد من المخاطر
- إشراك المدخلات من أصحاب المصلحة
ضع في اعتبارك أن نماذج الحوكمة يجب أن تتماشى أيضاً مع أهداف شركتك وقيمها. على سبيل المثال، سيكون إطار الحوكمة الذي تستخدمه مدينة الملاهي مختلفاً كثيراً عن الإطار الذي تستخدمه شركة ضرائب.
لماذا؟ لأن مهمة هذه الوكالات وقيمها تختلف. ففي حين أن المنتزه الترفيهي قد يركز على سلامة الزوار، فإن شركة الضرائب ستركز على الامتثال التنظيمي. 🎡
هناك العديد من نماذج حوكمة المشاريع المختلفة التي يمكنك وضعها في الاعتبار بما في ذلك:
- نموذج المجلس الاستشاري: إطار عمل تعمل فيه مجموعة من خبراء الصناعة كمجلس استشاري لمساعدة الرئيس التنفيذي أو غيره من كبار القادة الآخرين على اتخاذ القرارات في مختلف مراحل المشروع. وتشمل الأمثلة الشائعة للصناعات التي تستخدم هذا النموذج إدارات الإطفاء والمناطق التعليمية والمنظمات غير الربحية
- أهداف الرقابة للمعلومات والتقنيات ذات الصلة (COBIT): تم تطويره بواسطةإيساكا، COBIT هو نموذج حوكمة يركز على تكنولوجيا المعلومات مع التركيز على اللوائح والامتثال وحماية البيانات 🔐
- نموذج فريق الإدارة: شائع في الشركات الصغيرة والمتوسطة الحجم، يقوم هذا النموذج ببناء لجان إدارية أو توجيهية مع قادة يضعون أسس الحوكمة بشكل تعاوني. وهو مصمم للاستفادة من خبرات كل شخص من أجل سرعة اتخاذ القرار والمساءلة المشتركة للحوكمة عبر الأقسام
2. المسؤوليات والمسؤوليات
تحدد حوكمة مكتب إدارة المشاريع الأدوار والمسؤوليات لجميع أعضاء فريق المشروع. وهذا يضمن مساءلة أفضل ويحدد بوضوح من المسؤول عن اتخاذ القرارات في كل مرحلة من مراحل المشروع دورة حياة إدارة المشروع . ✅
من خلال وضع معايير الحوكمة في وقت مبكر، يمكن لمديري المشاريع بناء تدفقات عمل أفضل وتجنب الاختناقات. وهذا يزيل الالتباس بشأن من يتولى ماذا في المشروع. وفي الوقت نفسه، فإن تحديد مستويات السلطة يخلق تسلسلاً هرميًا واضحًا للمسؤولية ويجعل من السهل منح حق الوصول والإذن للموارد أثناء المشروع.
3. مشاركة أصحاب المصلحة
يشرك نموذج الحوكمة الجيدة جميع أصحاب المصلحة في المشروع أثناء العملية. عندما يتعلق الأمر بإدارة المشاريع، فإن أصحاب المصلحة المشتركين يشملون الأشخاص العاملين في المشروع و رعاة المشروع أو المستثمرين. أما في الحوكمة، فإن أصحاب المصلحة هم مجموعة أكبر من الأفراد - بما في ذلك أي شخص يتأثر بالمشروع وأهداف المشروع.
عند إنشاء نموذج للحوكمة، ابدأ بتحديد جميع أصحاب المصلحة المحتملين. بعد ذلك، يجب أن ينشئ إطار العمل الخاص بك خطط اتصال لتحديث جميع أصحاب المصلحة، وبروتوكولات لإدارة التوقعات، وإرشادات لمن لديه سلطة اتخاذ القرار.
4. إدارة المخاطر والمشكلات
تنطوي جميع المشاريع على مخاطر متأصلة، وينبغي أن يحاول إطار الحوكمة الخاص بك التخفيف من هذه المخاطر قبل أن تعرقل المشروع. عند صياغة إطار عمل حوكمة مكتب إدارة المشاريع، قم بإنشاء نظام لتحديد المخاطر أو المشاكل وتصنيفها وترتيب أولوياتها. اجعل الهيكل مرنًا بما يكفي لمعالجة أنواع مختلفة من المشاكل، ولكن واضحًا بما يكفي لتوجيه الجميع في المشروع من خلال خطة إدارة المخاطر.
5. إدارة المشروع عمليات الرقابة
لا يمكنك بناء إطار عمل للحوكمة وتسميه يوميًا. يجب مراقبة الخطة الفعالة ومراجعتها بانتظام. تحتاج إلى مقارنة النتائج والجهود بانتظام بنموذج الحوكمة الأساسي الخاص بك. قم بتقييم أي مجالات لا يتم فيها اتباع البروتوكولات وحدد ما إذا كان ذلك بسبب عدم وضوح التعليمات أو الحاجة إلى تغيير هيكلي. 👨🏽💻
أثناء المراجعة، تأكد من الحصول على تعليقات من صانعي القرار وأصحاب المصلحة الذين يتبعون خطة الحوكمة. من خلال المراجعة المنتظمة، يمكنك تحديد مجالات التحسين وتعديل نموذج الحوكمة الخاص بك ليناسب احتياجات شركتك.
كيفية استخدام إطار عمل حوكمة إدارة المشاريع
إليك كيفية إنشاء إطار حوكمة المشروع واستخدامه بفعالية. في خمس خطوات فقط، يمكنك إنشاء نموذج يعمل على تلبية احتياجات شركتك وقيمها الخاصة. 🏆
- تحديد أصحاب المصلحة: قم بإنشاء قائمة بكل من سيتأثر بالمشروع، بما في ذلك أعضاء الفريق والجهات الفاعلة الخارجية مثل البائعين والموردين
- تحديد الأهداف: تحديد أهداف العمل ورسالة الشركة وميثاق المشروع وقيم المشروع وتحديد أولوياتها
- تصميم وتنفيذ هيكل الحوكمة: إنشاء هيكل شفاف يحدد الأدوار والتوقعات والمساءلة لجميع أصحاب المصلحة. بالنسبة للمؤسسات الكبيرة، سيكون هذا الأمر معقدًا وقد يشمل تقسيمه إلى مجالس أو شركات فرعية أو مراجعات إدارية مختلفة. حدد بوضوح كيف سيتم اتخاذ القرارات، ومن هو المسؤول، وكيف سيتم الإشراف على عمليات الحوكمة هذه
- تحديد التقدم المحرز ومراقبته: توضيح شكل الامتثال لإطار حوكمة مكتب إدارة المشاريع ومراقبة التقدم المحرز بانتظام منبدء المشروع حتى اكتمال المشروع
- مراجعة ومعالجة أي تناقضات: الحوكمة مشروع مستمر. إنشاء نظام للمراجعة وإعادة النظر فيه بانتظام لضمان الامتثال وتحديث الممارسات لمعالجة أي أوجه قصور في إطار الإدارة الحالي
يجب النظر إلى هذه الخطوات على أنها مبادئ توجيهية، وليست دليلاً إرشادياً جامداً "لكيفية" العمل. الشركات التي لديها هياكل مكتب إدارة المشاريع ستحتاج إلى المزيد من الخطوات وقد تحتاج إلى تقسيم هذه الخطوات إلى أجزاء أكثر قابلية للإدارة.
تذكر أن تصمم إطار عمل الحوكمة الخاص بك وفقًا للاحتياجات المحددة لعملك وأن تعيد النظر في النموذج، خاصة في وقت مبكر، لإجراء تغييرات على طول الطريق.
## فوائد حوكمة إدارة العمليات والاتجاهات المستقبلية
من الواضح أن إنشاء حوكمة مكتب إدارة المشاريع يساعد مؤسستك على تلبية قواعد الامتثال، ولكنه يقدم أيضًا قيمة بطرق قد لا تتوقعها. في الواقع، إن تخصيص بعض الوقت لإعداد هذه القواعد والمبادئ التوجيهية يؤتي ثماره عندما يتعلق الأمر بالقدرة على التكيف واختيار المشاريع واتخاذ القرارات. ⚒️
فيما يلي بعض فوائد إطار العمل الفعال للحوكمة:
- تركيز أفضل على المشاريع: مع وجود عمليات أكثر وضوحًا وقيمة مقترحة وهيئات إدارية، يسهل على القادة اختيار المشاريع التي تساهم بأكبر قدر في تحقيق أرباح الشركة
- توقعات ومساءلة أوضح: مع وجود قواعد توجه التوقعات والسلطة، يعرف جميع أعضاء الفريق من المسؤول عن ماذا. وهذا يعني ملكية أكبر لأدوارهم الخاصة وتقليل حالات سوء الفهم
- تحسين إدارة المخاطر: إن حوكمة مكتب إدارة المشاريع تخلق هيكلاً لصنع القرار يسهل على قادة الفريق تقييم المخاطر ومنعها. كما أن معرفة من هو المسؤول عن اتخاذ القرارات يجعل الأمر أسهل عندما يتعلق الأمر بالتصعيد، فأعضاء الفريق يعرفون من يجب إخطاره حتى يتمكنوا من اتخاذ إجراءات سريعة
- قدرة أسرع على التكيّف: بفضل المبادئ التوجيهية المبتكرة، يمكن للقادة تكييف المشاريع وتغييرها بسهولة أكبر وتحديث الهياكل الحاكمة لتعكس هذه التغييرات
بفضل التحوّل الرقمي، تتغير عمليات الشركة التقليدية بسرعة فائقة - وحوكمة مكتب إدارة المشاريع ليست استثناءً. فمع ظهور العمل عن بُعد والذكاء الاصطناعي والأتمتة، يجب على مكاتب إدارة المشاريع أن تتكيف وتبني هياكل لمراعاة هذه التغييرات.
قم بتخطيط مشاريعك وتتبعها وإدارتها من البداية وحتى الانتهاء باستخدام ميزات إدارة المشاريع في ClickUp
فيما يلي بعض الاتجاهات المستقبلية لإدارة مكتب إدارة المشاريع:
- تعزيز التحول الرقمي والأتمتة: توفر خوارزميات الذكاء الاصطناعي والتعلم الآلي تحليلاً تنبؤياً للمخاطر المحتملة والتأخيرات المحتملة للمشروع. ومن خلال تسريع هذا التحليل، يمكن للأشخاص في مكاتب إدارة المشاريع بناء إدارة مخاطر أكثر شمولاً وخطط المشروع وتبسيطإدارة محفظة المشاريع في نصف الوقت
- التحرك نحو اتخاذ القرارات المستندة إلى البيانات صنع القرار: البيانات هي القوة الدافعة وراء القرارات في معظم بيئات العمل اليومية. كما أنها أصبحت أيضًا عنصرًا أساسيًا بشكل متزايد في أطر عمل مكتب إدارة المشاريع. فبدلاً من تعيين صانع قرار، تتعمق نماذج مكاتب إدارة المشاريع في كيفية اتخاذ القرارات، وما هي المقاييس التي يجب أن تؤثر على القرارات، وما هي عمليات المراقبة التي يجب اتباعها لضمان أداء المشروع 🎯
- التشديد على الابتكار والتحسين المستمر: تقليدياً، كانت حوكمة مكتب إدارة المشاريع عملية لمرة واحدة. أما اليوم، فهي تتطور باستمرار مع تعلم قادة مكتب إدارة المشاريع من النجاحات - والإخفاقات. تدفع التحديثات المتطورة إلى الابتكار وتحسين الممارسات القياسية
- تبني منهجيات إدارة المشاريع المرنة: مع كون التغيير قوة ثابتة، يتبنى قادة مكاتب إدارة المشاريع منهجيات مرنة للسماح للمشاريع بالتركيز على التغيير وتكييف تركيزها عندما تتغير البيئة - دون عرقلة تقدم المشروع
إعداد إطار عمل فعال لحوكمة مكتب إدارة المشاريع
هل أنت مستعد لإعداد إطار عمل حوكمة مكتب إدارة المشاريع؟ ستجد هنا خطوات عملية لوضع خطة حوكمة فعالة لمكتب إدارة المشاريع. كل واحدة منها مدعومة بالمبادئ الأساسية وأفضل الممارسات التي يجب اتباعها حتى تتمكن من تكييف كل خطوة لتناسب احتياجات عملك.
1. تحليل مؤسستك الحالية
قبل أن تتمكن من بناء إطار عمل فعال لحوكمة مكتب إدارة المشاريع، يجب عليك مراجعة كيفية إدارة المشاريع حاليًا داخل عملك. فكّر في أنواع المشاريع التي تركز عليها وما إذا كان لديها أي أطر عمل حالية. اسأل نفسك ما إذا كانت لديك خطط لإدارة موارد المشروع وما إذا كانت هناك أي إرشادات لتخصيص الموارد. 💰
من الأمور الأخرى التي يجب أخذها بعين الاعتبار
- كيف تتعامل مع تغييرات المشروع؟
- كيف تختار المشاريع وتحدد أولوياتها؟
- هل يتم تسليم المشاريع عادة في الوقت المحدد وماذا يحدث إذا لم يتم تسليمها في الوقت المحدد؟
- هل لدى أعضاء الفريق وقادة المشروعمؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs) أو مقاييس أخرى لتقييم أداء المشروع؟
بمجرد معرفة العمليات التي لديك بالفعل، يمكنك إعادة هيكلتها أو بناء عمليات جديدة لتكون بمثابة أساس خطة الحوكمة الخاصة بك.
2. حدد الغرض من مكتب إدارة المشاريع وهيكله
يجب أن يكون لمكتب إدارة المشاريع الخاص بك غرض، سواء كان ذلك إنشاء رؤى استشارية لتلبية المتطلبات التنظيمية أو بناء عمليات لتسليم المشاريع في الوقت المحدد وفي حدود الميزانية. حدد بوضوح الغرض من مكتب إدارة المشاريع الخاص بك ثم قم ببناء هيكل أساسي لتحقيق تلك الأهداف.
إذا كنت بحاجة إلى مكتب إدارة المشاريع لأغراض استراتيجية، فستحتاج إلى هيكل يحدد سير العمل وخطوات اتخاذ القرار التي تؤدي إلى هدف محدد. إذا كنت بحاجة إلى مكتب إدارة مشاريع استشاري، فقد يتضمن الهيكل مجلس إدارة أو لجنة استشارية كجزء من الهيكل. ضع في اعتبارك أنه قد يكون لديك عدة خطط لمكتب إدارة المشاريع لأهداف مختلفة أو على مستويات مختلفة إذا كانت مؤسستك كبيرة أو معقدة.
حدد الأهداف، وقم بإدارة المهام، وتتبع توقيتات مشروعك باستخدام أدوات ClickUp الشاملة وعرض كل شيء على لوحة تحكم منظمة جيدًا
استخدم أداة مثل انقر فوق الأهداف لتحديد أهدافك بوضوح، ووضع تدفقات العمل، وإبراز المعالم الرئيسية لتحقيق النتائج المرجوة. مع ميزة أدوات العصف الذهني والأهداف القابلة للقياس، من السهل تحديد وتتبع التقدم المحرز في إطار عمل مكتب إدارة المشاريع الخاص بك.
3. احصل على الأشخاص المناسبين
إن إطار عمل حوكمة مكتب إدارة المشاريع لا يكون فعالاً إلا بقدر فعالية الأشخاص العاملين فيه. يمكنك اختيار استخدام الأشخاص الموجودين بالفعل في شركتك أو جلب أفراد من خارج المؤسسة لقيادة المناصب الرئيسية داخل مكتب إدارة المشاريع. 🤝
أيًا كانت الطريقة التي تقرر بها هيكلة هذا الإطار، ضع في اعتبارك المهارات اللازمة لنجاح إطار عملك. قد تكون هذه المهارات مهارات ناعمة مثل الدبلوماسية أو اتخاذ القرار أو قد تكون مهارات صلبة مثل الشهادات من الهيئات التنظيمية.
4. وضع أفضل الممارسات بوضوح
إن حوكمة مكتب إدارة المشاريع هي عملية إدارة التغيير، لذا فإن التواصل الواضح والتوقعات هي مفتاح النجاح. حدد المنهجيات وأفضل الممارسات التي تتوقع من جميع المشاركين استخدامها. يجب أن تغطي أفضل الممارسات هذه كل شيء بدءًا من وضع الميزانية واستخدام الموارد إلى إدارة المخاطر وإجراءات ضمان الجودة.
اجعل من السهل على جميع الفرق والأفراد العثور على أفضل الممارسات هذه وتنفيذها في كل مرحلة من مراحل المشروع. فكلما كنت أكثر وضوحًا وسهّلت على الأشخاص اتباع هذه الإرشادات، زادت احتمالية نجاح المشروع.
5. تنفيذ ومراقبة حوكمة إدارة المشروع خطة
بعد وضع كل هذه الأسس، حان الوقت لتنفيذ ومراقبة إطار عمل حوكمة مكتب إدارة المشاريع الخاص بك. استخدم أداة مثل برنامج ClickUp لإدارة المشاريع لمراقبة سير العمل وتتبع التقدم المحرز والحصول على عروض مفصلة طوال دورة حياة المشروع. 📈
إنشاء نظام إدارة مشروع مخصص لتحديد العمليات والمسؤوليات والإجراءات. أضف الحقول المخصصة والتبعيات والأولويات واستفد من طرق العرض المصفاة للتعمق في المعلومات الأكثر أهمية. استخدمه لإدارة جميع عناصر حوكمة مكتب إدارة المشاريع بدءًا من تحديد الأهداف إلى إنشاء المعلومات ومشاركتها من خلال مستندات ClickUp .
استكشف ClickUp لإدارة مشاريعك بقوة الذكاء الاصطناعي وأكثر من 15 طريقة عرض وأتمتة المهام
استخدم العديد من انقر فوق طرق العرض لرؤية المشاريع والمهام كقوائم أو لوحات أو لوحات معلومات. باستخدام ClickUp، من السهل تكييف العمليات بفضل ميزة أدوات الذكاء الاصطناعي والأتمتة التي تبسّط سير العمل. بالإضافة إلى ذلك، فإن الدرجة العالية من التخصيص تعني أنه يمكنك التمحور عند الحاجة دون التأثير بشكل كبير على الجدول الزمني لتسليم المشروع. ⏳
يوفر ClickUp أيضًا أكثر من 1,000 نموذج، مما يسهل إنشاء إرشادات مكتب إدارة المشاريع وإجراءات التشغيل القياسية (SOPs). استخدم قوالب إدارة المشاريع لتحديد الأهداف والعمليات التي ترتبط بخطة حوكمة مكتب إدارة المشاريع.
6. قم بمراجعتها وتحديثها حسب الحاجة
حوكمة مكتب إدارة المشاريع ليست مشروعًا لمرة واحدة. قم بإنشاء خطوة مراجعة وجدولتها بانتظام لإعادة النظر في عملياتك وإجراءاتك. قم بإنشاء نظام للإبلاغ عن المشكلات وتصعيدها إلى الشخص المناسب حتى يمكن إجراء التغييرات بسرعة. 🚨
ضع في اعتبارك أن متطلبات مكتب إدارة المشاريع قد تتغير مع نمو مؤسستك أو انتقالها إلى مجالات جديدة. كن قابلًا للتكيف واستباقيًا عندما يتعلق الأمر بإعادة الهيكلة أو إنشاء مكاتب إدارة المشاريع الجديدة حسب الحاجة.
أسئلة شائعة
هل ما زلت تريد معرفة المزيد عن أطر حوكمة مكتب إدارة المشاريع؟ إليك الأسئلة الأكثر شيوعاً التي نتلقاها وإجاباتها.
1. ما هو إطار عمل مكتب إدارة المشاريع؟
إطار عمل مكتب إدارة المشاريع هو مجموعة من القواعد واللوائح التي تحدد كيفية تعامل فرق الإدارة والأفراد مع جميع جوانب عملية المشروع. ويتضمن إطار العمل عادةً مواءمة القواعد الحاكمة مع مهام الشركة وقيمها الأكبر. ويختلف إطار العمل الدقيق من شركة إلى أخرى ويتم تصميمه حسب تعقيدات واحتياجات العمل.
2. كيف أقوم بإعداد حوكمة إدارة المشاريع؟
لإعداد حوكمة مكتب إدارة المشاريع، يجب عليك تحليل مؤسستك الحالية، وتحديد الأهداف وأصحاب المصلحة، وتحديد نطاق نموذج الحوكمة. باستخدام هذه المعلومات، ستقوم باختيار الأشخاص المناسبين، وبناء عمليات صنع القرار، ووضع أفضل ممارسات ومنهجيات الحوكمة. بمجرد إنشاء حوكمة مكتب إدارة المشاريع، ستحتاج إلى إعادة النظر فيها بانتظام وتحديثها حسب الحاجة.
**3. ما هي الركائز الثلاث لحوكمة المشاريع؟
تشمل الركائز الثلاث لحوكمة المشروع الهيكل والأشخاص والمعلومات. ويتكون الهيكل من جميع عمليات اتخاذ القرار وسير العمل والتبعيات إلى جانب تفسيرات واضحة لجميع الإجراءات التي يتعين على أعضاء الفريق اتباعها. أما ركيزة الأشخاص فتتمثل في قيام الإدارة بتعيين الأفراد المناسبين لكل مهمة. وتتضمن ركيزة المعلومات خطط التواصل التي تسهل التحديثات والتوقعات الواضحة للمناقشات عند ظهور مشكلات المشروع.
## تنفيذ فعال مكتب إدارة المشاريع إطار عمل للمزيد مشاريع ناجحة
يمكن لإطار عمل فعال لمكتب إدارة المشاريع أن يجعل مشاريعك أكثر نجاحاً. من تحسين سير العمل إلى تقديم المشورة من الأفراد ذوي المهارات العالية، فإن مكتب إدارة المشاريع هو إحدى الطرق للتأكد من أن جميع مشاريعك تقدم قيمة أكبر لشركتك. اشترك في ClickUp اليوم وابدأ في إدارة إطار عمل مكتب إدارة المشاريع الخاص بك. استخدمه لوضع الأساس لإطار عملك بأهداف وغايات محددة بوضوح. بالإضافة إلى ذلك، قم بتبسيط عمليات اتخاذ القرار من خلال المهام التي تحدد المساءلة والمسؤولية عبر مؤسستك. من مشاركة الوثائق إلى التخطيط لعمليات أكثر سلاسة، يجعل ClickUp حوكمة مكتب إدارة المشاريع أمرًا سهلاً للغاية