Một báo cáo của Phòng Thương mại Hoa Kỳ cho thấy 58% doanh nghiệp nhỏ phải sử dụng đồng thời bốn nền tảng trở lên. Và kết quả là điều dễ đoán: trợ lý viết lách nằm ở một tab, cập nhật dự án nằm ở tab khác, còn thông tin về khách hàng thì không biết sao lại không nằm ở cả hai.
Để giải quyết vấn đề này, hướng dẫn này sẽ hướng dẫn bạn từng bước xây dựng một hệ thống AI gọn nhẹ và kết nối cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ.
Chúng tôi sẽ phân tích các lớp nào thực sự quan trọng, các công cụ nào phù hợp với từng lớp, và cách triển khai toàn bộ hệ thống mà không làm gián đoạn công việc hiện tại của nhóm bạn. 🙌
Câu trả lời ngắn gọn: Một hệ thống AI tối thiểu thực sự hiệu quả
Hầu hết các nhóm đang phát triển đều mắc phải hai sai lầm: hoặc mua quá nhiều công cụ AI trùng lặp, hoặc chỉ dựa vào một chatbot duy nhất và coi đó là chiến lược. Điều này khiến các trưởng bộ phận vận hành và nhà sáng lập phải gánh chịu hậu quả của việc sử dụng quá nhiều công cụ không cần thiết.
Dưới đây là cách bạn có thể tổ chức hệ thống công nghệ của mình:
- Lớp 1: Một trợ lý AI tạo nội dung để soạn thảo và đưa ra ý tưởng
- Lớp 2: Một trung tâm công việc tập trung nơi các công việc, tài liệu và giao tiếp được tích hợp cùng nhau
- Lớp 3: Một hệ thống CRM hướng khách hàng để theo dõi khách hàng tiềm năng và các hoạt động theo dõi
- Tầng 4: Công cụ AI cho tiếp thị và xuất bản nội dung
- Lớp 5: Tự động hóa để chuyển dữ liệu giữa các công cụ của bạn mà không cần nỗ lực thủ công
Dưới đây, chúng tôi sẽ hướng dẫn chi tiết từng lớp, đề xuất các công cụ cụ thể và cung cấp cho bạn kế hoạch triển khai theo từng tuần.
Tại sao hệ thống AI lại hiệu quả hơn việc mua từng công cụ AI riêng lẻ
Nghiên cứu về AI của BCG cho thấy các doanh nghiệp dẫn đầu về AI tập trung vào trung bình 3,5 trường hợp sử dụng so với 6,1 của các công ty khác, và những nhà lãnh đạo tập trung này kỳ vọng ROI cao hơn 2,1 lần.
Sự phân tán của AI khiến các kết quả xuất hiện ở nhiều nơi khác nhau, buộc nhóm của bạn phải liên tục chuyển đổi giữa các tab chỉ để tìm kiếm thông tin cơ bản. Đây là lý do tại sao bạn cần một hệ thống AI:
- Tập trung các khả năng AI của bạn thay vì phải xoay xở với các công cụ rời rạc
- Nâng cao tính nhất quán của dữ liệu với một nguồn dữ liệu duy nhất và đáng tin cậy
- Tăng tốc quá trình ra quyết định thông qua các thông tin tổng hợp
- Mở rộng việc áp dụng AI mà không cần xây dựng lại hệ thống khi doanh nghiệp phát triển
- Tự động hóa các quy trình từ đầu đến cuối thay vì các công việc riêng lẻ
- Giảm chi phí bằng cách loại bỏ các công cụ trùng lặp và sự chồng chéo
📮 ClickUp Insight: Các nhóm có hiệu suất thấp có khả năng phải sử dụng hơn 15 công cụ cùng lúc cao gấp 4 lần, trong khi các nhóm có hiệu suất cao duy trì hiệu quả bằng cách giới hạn bộ công cụ của họ ở mức 9 nền tảng trở xuống. Nhưng còn việc sử dụng chỉ một nền tảng thì sao?
Là ứng dụng toàn diện cho công việc, ClickUp tập hợp các công việc, dự án, tài liệu, wiki, trò chuyện và cuộc gọi của bạn trên một nền tảng duy nhất, kèm theo các quy trình làm việc được hỗ trợ bởi AI. Sẵn sàng làm việc thông minh hơn chưa? ClickUp phù hợp với mọi nhóm, giúp công việc trở nên hiển thị và cho phép bạn tập trung vào những điều quan trọng trong khi AI xử lý phần còn lại.
Hệ thống AI của bạn thực sự cần làm gì cho nhóm của bạn
Rất dễ bị cuốn hút bởi những bản demo AI ấn tượng, trông rất đẹp mắt nhưng lại hoàn toàn làm xáo trộn cách thức hoạt động của nhóm bạn. Việc ép buộc nhóm áp dụng các quy trình mới sẽ dẫn đến tỷ lệ áp dụng thấp, lãng phí ngân sách và một đường cong học tập dốc đòi hỏi phải có một quản trị viên chuyên trách.
Đảm bảo hệ thống AI của bạn:
- Phù hợp với quy trình công việc hiện tại: Tích hợp vào cách làm việc hiện tại của nhóm thay vì phải thiết lập các quy tắc mới
- Loại bỏ công việc thủ công: Tiết kiệm thời gian đáng kể cho một công việc cụ thể mà hiện tại ai đó đang thực hiện bằng tay
- Bối cảnh chia sẻ: Kết nối với ít nhất một công cụ khác trong hệ thống của bạn để dữ liệu được truyền tải một cách tự nhiên trong luồng dữ liệu
- Không cần quản trị viên: Không cần hỗ trợ thêm trong quá trình thiết lập và đảm bảo nhóm của bạn có thể tự quản lý công cụ
- Bảo mật dữ liệu: Đảm bảo rằng bạn biết chính xác thông tin khách hàng được lưu trữ ở đâu và ai có quyền truy cập vào thông tin đó
Nếu một công cụ không đáp ứng được ít nhất ba trong số các tiêu chí này, nó không nên có mặt trong hệ thống của bạn.
Các lớp trong hệ thống AI của bạn
Một hệ thống AI hiệu quả là tập hợp các lớp được thiết kế có chủ đích, phối hợp với nhau để biến dữ liệu đầu vào thành kết quả đầu ra. Trong phần này, chúng ta sẽ phân tích các lớp chính của một hệ thống AI hiện đại và chức năng cụ thể của từng lớp.
Trong quá trình này, chúng ta sẽ tìm hiểu cách ClickUp, Không gian Làm việc AI hội tụ đầu tiên trên thế giới, tích hợp vào từng lớp, kết hợp các công việc, tài liệu, tự động hóa và AI vào một hệ thống duy nhất, thống nhất. 🤩
Thông tin thêm về hệ thống tích hợp của nó:
Lớp #1: Một trợ lý AI cốt lõi để suy nghĩ và soạn thảo
Việc ngồi nhìn chằm chằm vào một trang giấy trắng khiến bạn lãng phí hàng giờ đồng hồ thời gian quý báu mỗi tuần. Khi các thành viên trong nhóm phải viết đề xuất hoặc tóm tắt các chủ đề dài từ đầu, họ sẽ mất đà trong công việc chiến lược thực sự. Nó nên cho phép:
- Viết bản nháp đầu tiên: Soạn thảo email, đề xuất và tài liệu nội bộ cần có điểm khởi đầu
- Tóm tắt: Tóm gọn ghi chú cuộc họp, các chủ đề thảo luận dài và nghiên cứu thành những điểm chính
- Brainstorming: Đề xuất các góc tiếp cận cho chiến dịch, tên tính năng và cách định hình lại vấn đề
- Phân tích dữ liệu cơ bản: Trích xuất các mẫu từ bảng tính được dán và so sánh các tùy chọn
- Điều chỉnh giọng điệu: Viết lại cùng một thông điệp cho các đối tượng khác nhau
Một số công cụ cần xem xét:
| Công cụ | Điểm mạnh | Phù hợp nhất cho | Cần lưu ý |
| ChatGPT | Hệ sinh thái plugin đa năng | Khả năng đa dạng | Có thể là nội dung chung chung mà không cần các hướng dẫn chi tiết |
| Claude | Suy luận trong bối cảnh dài | Công việc xử lý tài liệu nặng | Hệ sinh thái tích hợp nhỏ hơn |
| Gemini | Tích hợp sâu với Không gian Làm việc của Google | Người dùng hệ sinh thái Google | Vẫn đang trong giai đoạn phát triển để xử lý các công việc phức tạp |
🚀 Lợi thế của ClickUp: Truy cập các mô hình như ChatGPT, Claude và Gemini ngay trong không gian làm việc và trên web của bạn thông qua ClickUp Brain MAX trong một giao diện duy nhất. Nhờ đó, nhóm của bạn có thể chọn mô hình phù hợp cho từng công việc và làm việc dựa trên ngữ cảnh thực tế, thay vì phải chuyển đổi giữa các công cụ hoặc bắt đầu lại từ đầu mỗi lần.
Ví dụ, một chuyên viên tiếp thị sản phẩm đang soạn thảo kế hoạch ra mắt có thể sử dụng ChatGPT để nhanh chóng tạo bản nháp sơ bộ, sau đó chuyển sang Claude để tóm tắt một tài liệu PRD dài hoặc tài liệu nghiên cứu khách hàng.
Loại bỏ tình trạng mở rộng AI không kiểm soát:
Lớp #2: Trung tâm công việc tập trung tích hợp AI
Hầu hết các nhóm đều vận hành công việc thông qua một mớ hỗn độn các tài liệu, bảng tính, ứng dụng trò chuyện và bảng dự án không thể kết nối với nhau. Sự phân tán này buộc mọi người phải chuyển đổi giữa các ứng dụng liên tục, dẫn đến việc các bản cập nhật bị thất lạc giữa GitHub và Google Drive.
ClickUp cung cấp một nền tảng duy nhất và bảo mật, nơi các dự án, tài liệu, cuộc hội thoại và phân tích được tích hợp cùng nhau, với AI được nhúng như một lớp trí tuệ thực sự hiểu rõ công việc của bạn.
Tìm kiếm trên mọi công việc, tài liệu và cuộc hội thoại, đồng thời tự động hóa công việc thường ngày với ClickUp Brain, lớp AI được tích hợp trực tiếp vào Không gian Làm việc ClickUp. Nó tìm kiếm trên mọi công việc, tài liệu và cuộc hội thoại trong tài khoản của bạn để tự động hóa công việc thường ngày mà không cần rời khỏi nền tảng.
Nó giúp bạn:
- Cập nhật sau thời gian nghỉ: Tóm tắt những thay đổi trong các dự án của bạn để bạn không phải mất thời gian trò chuyện qua lại
- Viết bản cập nhật trạng thái: Lấy các công việc đã hoàn thành gần đây và soạn thảo một bản tóm tắt mà bạn có thể chỉnh sửa trong vài giây
- Tìm kiếm quyết định bị ẩn: Sử dụng ClickUp Enterprise Search trên các tài liệu và bình luận để hiển thị câu trả lời ngay lập tức
- Tự động phân loại các yêu cầu đến: Đề xuất người được giao và mức độ ưu tiên dựa trên các mẫu dữ liệu trong quá khứ
- Ghi chép cuộc họp: Cung cấp cho bạn bản tóm tắt đầy đủ của tất cả các cuộc họp hàng ngày kèm theo các mục cụ thể bằng ClickUp AI Notetaker
- Tạo bản nháp đầu tiên: Giúp bạn viết bản nháp đầu tiên cho email, nội dung tiếp thị, blog, bài luận, SOP và bất kỳ nội dung nào mà nhóm của bạn cần
Lớp #3: Một công cụ CRM hoặc công cụ giao tiếp với khách hàng được hỗ trợ bởi AI
Việc đang theo dõi khách hàng tiềm năng và liên hệ lại với khách hàng thường dẫn đến một mớ hỗn độn gồm các hộp thư đến rải rác và những mẩu giấy ghi chú. Khi thông tin về khách hàng bị phân mảnh, nhân viên bán hàng sẽ quên liên hệ lại, và các giao dịch đang có triển vọng sẽ hoàn toàn nguội lạnh.
Hệ thống CRM tốt nhất chính là hệ thống mà nhóm của bạn thực sự sẽ sử dụng một cách đều đặn:
- Email theo dõi được soạn sẵn tự động: Giúp nhân viên bán hàng không phải viết cùng một tin nhắn tới 40 lần mỗi tuần
- Đánh giá điểm khách hàng tiềm năng: Xác định những khách hàng tiềm năng có khả năng chuyển đổi cao nhất dựa trên các mẫu tương tác
- Ghi chép tóm tắt cuộc họp: Ghi lại các điểm chính và các bước tiếp theo mà không cần ghi chú thủ công
- Nhắc nhở thông minh: Đánh dấu các cơ hội đang dần nguội lạnh trước khi chúng biến mất
Dưới đây là một số công cụ bạn có thể thử:
| Công cụ | Phù hợp nhất cho | Khả năng AI | Kết nối với |
| HubSpot CRM | Điểm khởi đầu miễn phí | Soạn thảo email, đánh giá điểm khách hàng tiềm năng | Hầu hết các nền tảng lớn |
| Pipedrive | Các nhóm nhỏ tập trung vào bán hàng | Dự đoán giao dịch | Zapier, các nhà cung cấp dịch vụ email hàng đầu |
| Zoho CRM | Các nhóm quan tâm đến ngân sách | Gợi ý quy trình làm việc | Zoho Suite, các ứng dụng của bên thứ ba |
🚀 Lợi thế của ClickUp: Kết nối lớp CRM trực tiếp với quá trình thực thi bằng cách chuyển đổi dữ liệu khách hàng thành các báo cáo trực quan, cập nhật theo thời gian thực thông qua Bảng điều khiển ClickUp. Các thẻ tùy chỉnh đóng vai trò là khối xây dựng cơ bản giúp bạn theo dõi và xử lý các mối quan hệ, đồng thời tự động lấy dữ liệu thực tế từ Không gian Làm việc ClickUp.
Ví dụ, bạn có thể tạo một Bảng điều khiển với Thẻ Biểu đồ Cột để hiển thị giai đoạn giao dịch, Thẻ Tính toán dự báo doanh thu và Thẻ Danh sách Công việc cho các hoạt động theo dõi đang chờ xử lý. Trên thực tế, điều này thay đổi cách nhóm bán hàng hoặc quản lý tài khoản chuẩn bị cho việc giao tiếp với khách hàng.
Ngoài ra, ClickUp Brain mở rộng chức năng này từ việc “xem dữ liệu” sang “giải thích dữ liệu”. Bằng cách sử dụng các thẻ AI như Tóm tắt điều hành hoặc Cập nhật dự án, nó có thể tự động tạo ra một bản tóm tắt ngắn gọn về những gì đang diễn ra trong tài khoản khách hàng đó.
Xây dựng bảng điều khiển của bạn:
Lớp #4: Công cụ AI cho tiếp thị và nội dung
Áp lực liên tục trong việc đăng tải nội dung khiến các nhóm nhỏ phải vất vả tìm cách xác định nội dung tiếp theo cần đăng. Nếu không có hệ thống rõ ràng, lượng khách hàng tiềm năng từ kênh inbound sẽ cạn kiệt và độ hiển thị thương hiệu sẽ sụt giảm nghiêm trọng.
Các nền tảng xây dựng website hiện đại như Squarespace, Wix và Webflow hiện đã tích hợp sẵn các tính năng thiết kế hỗ trợ bởi AI, tạo nội dung và đề xuất SEO. Đối với phần lớn các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMB), chính nền tảng website đã đảm nhận một phần công việc mà trước đây cần phải sử dụng các công cụ riêng biệt.
Nếu lưu lượng truy cập tự nhiên là yếu tố quan trọng, các công cụ như Surfer, Clearscope hoặc Semrush sẽ giúp nhóm của bạn tạo ra nội dung phù hợp với những gì người dùng thực sự tìm kiếm. Tuy nhiên, nếu bạn không đăng tải ít nhất hai đến bốn bài viết mỗi tháng, thì việc đăng ký các công cụ này vẫn chưa thực sự đáng giá.
🚀 Lợi thế của ClickUp: Soạn thảo, chỉnh sửa và cộng tác trên toàn bộ quy trình nội dung của bạn một cách liền mạch bằng ClickUp Docs. Các tài liệu này hỗ trợ trang lồng nhau, cộng tác thời gian thực, công việc nhúng và định dạng phong phú. Điều này có nghĩa là các bản nháp blog, nội dung trang đích và bản tóm tắt chiến dịch của bạn có thể được hiển thị cùng với dòng thời gian, người phụ trách và cập nhật trạng thái.
Khi kết hợp với ClickUp Brain (được tích hợp ngay bên trong nền tảng này!), bạn sẽ có một lớp viết và chỉnh sửa tích hợp sẵn. Bạn có thể yêu cầu nó tạo bản nháp đầu tiên cho các bài đăng trên blog, viết lại các phần để đảm bảo tính rõ ràng hoặc phù hợp với giọng điệu, tóm tắt nội dung dài hoặc mở rộng các ghi chú sơ bộ thành các bài viết có cấu trúc.
Vì hệ thống có quyền truy cập vào bối cảnh không gian làm việc của bạn, kết quả đầu ra được xây dựng dựa trên các dự án thực tế của bạn, chứ không phải các lời nhắc chung chung.
📌 Ví dụ về lời nhắc: Viết một bài blog dài 1.200 từ dành cho chủ doanh nghiệp nhỏ với chủ đề ‘Cách xây dựng hệ thống AI mà không tốn quá nhiều chi phí’. Giữ giọng điệu thực tế và không chuyên sâu về kỹ thuật. Bao gồm các phần về những sai lầm thường gặp, một khung 4 lớp đơn giản và các đề xuất công cụ có thể áp dụng ngay. Thêm phần giới thiệu ngắn gọn, các tiêu đề phụ rõ ràng và phần kết luận súc tích
Lớp #5: Tự động hóa đơn giản kết nối hệ thống AI của bạn
Việc di chuyển dữ liệu thủ công giữa các nền tảng phần mềm khác nhau sẽ biến nhóm của bạn thành các lớp tích hợp thủ công. Nhiều nền tảng hiện nay đã tích hợp sẵn các công cụ tự động hóa. Ví dụ, khi khách hàng ký hợp đồng trong hệ thống CRM của bạn, tính năng tự động hóa tích hợp sẵn có thể ngay lập tức tạo dự án onboarding, phân công nhóm và cài đặt ngày đáo hạn.
Để kết nối giữa các ứng dụng riêng biệt, các công cụ như Zapier hoặc Make sẽ giúp lấp đầy khoảng trống. Việc gửi biểu mẫu trên trang web của bạn có thể tạo ra một khách hàng tiềm năng trong hệ thống CRM và một công việc trong không gian làm việc của bạn cùng lúc.
🚀 Lợi thế của ClickUp: Xử lý các công việc chuyển giao lặp đi lặp lại ngay lập tức bằng ClickUp Tự động hóa. Các quy tắc dựa trên sự kiện kích hoạt sẽ tự động di chuyển công việc, phân công công việc, gửi thông báo và cập nhật trường dữ liệu mà không cần ai phải nhấn nút.
Một quy trình làm việc đơn giản nhưng mạnh mẽ có thể trông như thế này để tự động hóa các quy trình kinh doanh thủ công:
- Một khách hàng tiềm năng mới điền vào biểu mẫu yêu cầu demo trên trang web của bạn
- Việc nộp bài sẽ tự động tạo một nhiệm vụ ClickUp
- Nó sẽ tổng hợp tất cả các thông tin đã thu thập, bao gồm tên, công ty và yêu cầu
- Dựa trên các quy tắc đã được định sẵn, công việc sẽ được giao cho nhân viên bán hàng phù hợp
- Nó được gắn thẻ theo loại khách hàng tiềm năng (High Intent) và được đặt ngày đáo hạn để theo dõi trong vòng 24 giờ
Cẩm nang AI cho Doanh nghiệp Nhỏ của chúng tôi giải thích cách sử dụng AI để loại bỏ sự rối rắm trong hoạt động, tối ưu hóa công việc và tránh tình trạng sử dụng quá nhiều công cụ không cần thiết.
Cách chọn các công cụ nền tảng AI mà không làm mọi thứ trở nên phức tạp
Việc đánh giá phần mềm mới thường dẫn đến các hệ thống công nghệ cồng kềnh khiến cả nhóm bối rối. Chi trả cho các công cụ phức tạp mà không ai hiểu rõ sẽ làm cạn kiệt ngân sách và làm suy giảm tinh thần làm việc của nhóm.
Hãy tự hỏi mình những câu hỏi sau trước khi lựa chọn:
- Điều này có thay thế công việc thủ công không?: Loại bỏ việc cần làm thủ công hàng tuần
- Có kết nối được không?: Tích hợp với ít nhất một công cụ khác trong hệ thống của bạn
- Có dễ học không?: Đảm bảo rằng nhóm của bạn có thể nắm bắt được trong vòng chưa đầy một giờ
- Có cần quản trị viên không?: Loại bỏ nhu cầu phải có một người chuyên trách để quản lý hệ thống
- Liệu hệ thống có thể mở rộng được không?: Điều này có ý nghĩa nếu kích thước doanh nghiệp của bạn tăng gấp đôi
Nếu một công cụ không đáp ứng được hơn hai trong số các tiêu chí này, đó chỉ là một tính năng "nên có" được ngụy trang thành "phải có". Hãy lưu lại danh sách các công cụ tốt nhất này để tích hợp GenAI vào quy trình kinh doanh và xem lại chúng sau sáu tháng.
🚀 Lợi thế của ClickUp: Mở rộng hệ thống AI của bạn từ hỗ trợ thụ động sang thực thi chủ động với ClickUp Super Agents. Các trợ lý AI này có thể thực hiện các hành động trên toàn bộ không gian làm việc của bạn thay vì chỉ tạo ra các phản hồi.
Được thiết kế để tích hợp với các công việc, tài liệu và quy trình làm việc của bạn, các công cụ này có thể theo dõi hoạt động, kích hoạt các hành động và xử lý các quy trình nhiều bước dựa trên ngữ cảnh, biến AI thành một lớp vận hành.
Theo dõi quy trình làm việc liên tục và can thiệp khi các điều kiện được đáp ứng. Ví dụ: phát hiện khi một công việc quá hạn và tự động chuyển lên cấp trên phù hợp.
Kế hoạch triển khai đơn giản cho hệ thống AI của doanh nghiệp vừa và nhỏ
Việc triển khai toàn bộ hệ thống công nghệ cùng một lúc sẽ khiến nhân viên cảm thấy quá tải và làm gián đoạn các hoạt động hàng ngày. Quá nhiều thay đổi diễn ra quá nhanh sẽ dẫn đến kết quả là các công cụ chỉ được áp dụng một phần và gây ra mâu thuẫn nghiêm trọng giữa các bộ phận.
Đây là cách bạn có thể sử dụng AI một cách hiệu quả trong kinh doanh của mình:
- Triển khai theo từng giai đoạn một cách suôn sẻ bằng cách chuyển các dự án đang hoạt động sang ClickUp từng bước một
- Chọn trợ lý AI của bạn trong hai tuần đầu tiên và chuyển các dự án đang hoạt động sang trung tâm điều hành
- Nhập các công việc hiện có và để hệ thống chỉ mục không gian làm việc của bạn để hệ thống sẵn sàng trả lời các câu hỏi ngay từ ngày đầu tiên
- Đảm bảo các thành viên trong nhóm cảm thấy thoải mái vào cuối tuần thứ hai
- Kết nối hệ thống CRM và nhập danh bạ
- Thiết lập các quy trình tự động hóa đầu tiên trong tuần thứ ba và thứ tư
- Cấu hình các tính năng AI của trình tạo trang web của bạn và đăng một nội dung nếu các công cụ tiếp thị phù hợp. Đừng tối ưu hóa ngay lúc này, hãy tập trung vào việc thiết lập quy trình trước đã
- Xác định các quy trình chuyển giao lặp đi lặp lại nhất giữa các công cụ và xây dựng các quy trình tự động hóa cho chúng trong các tuần từ năm đến tám
- Thực hiện một buổi đánh giá ngắn để xem những gì đang hoạt động hiệu quả và loại bỏ bất kỳ yếu tố nào gây cản trở.
🔍 Bạn có biết? Clippy, tên chính thức là Clippit, được Microsoft giới thiệu trong Office 97 như một phần của tính năng ‘Office Assistant’ và là trợ lý AI đầu tiên được công nhận rộng rãi tại nơi làm việc. Mặc dù được thiết kế để giúp việc sử dụng máy tính trở nên thân thiện hơn và hỗ trợ các công việc như định dạng văn bản, nhưng giờ đây nó được nhớ đến như một ‘vật dụng văn phòng có ý thức’ đã thất bại do không thể hiểu được ý định hoặc bối cảnh của người dùng
Những sai lầm trong hệ thống AI khiến bạn lãng phí thời gian và tiền bạc
Các doanh nghiệp thường mua phần mềm trước khi họ thậm chí còn chưa xác định được vấn đề cụ thể mà họ đang cố gắng giải quyết. Cái bẫy chi phí đã bỏ ra này buộc các nhóm phải tiếp tục sử dụng các công cụ không tích hợp với nhau chỉ vì họ đã chi trả cho chúng.
Tránh những sai lầm này để tiết kiệm chi phí:
- Mua công cụ trước khi xác định quy trình làm việc: Bạn cần xác định quy trình quản lý công việc trước, sau đó mới chọn công cụ hỗ trợ cho quy trình đó
- Xem các công cụ AI rời rạc như là toàn bộ chiến lược: Một chatbot không có bối cảnh kinh doanh của bạn chỉ là một tính năng tự động hoàn thành hoa mỹ
- Tự động hóa các quy trình chưa hoàn thiện: Thêm tự động hóa trước khi nhóm hình thành thói quen làm việc nhất quán chỉ khiến tình trạng hỗn loạn diễn ra nhanh hơn
- Bỏ qua bước kiểm tra kết nối: Các công cụ hoạt động độc lập sẽ gây ra tình trạng lộn xộn về công cụ, chứ không phải giảm bớt.
- Bỏ qua vấn đề bảo mật: Hãy xác định rõ dữ liệu khách hàng sẽ được xử lý ở đâu trước khi đưa vào bất kỳ hệ thống AI nào tiếp xúc trực tiếp với khách hàng để đảm bảo bảo mật của dữ liệu
- Giữ lại các công cụ không sử dụng: Việc giữ lại các gói đăng ký chỉ vì bạn đã trả tiền cho chúng sẽ làm cạn kiệt ngân sách của bạn
🔍 Bạn có biết? Năm 1890, máy tính bảng Herman Hollerith đã sử dụng thẻ đục lỗ để tự động hóa việc xử lý dữ liệu điều tra dân số, giúp rút ngắn nỗ lực xử lý từ 10 năm xuống còn chỉ 2 năm.
Danh sách kiểm tra hệ thống AI dành cho doanh nghiệp vừa và nhỏ
Rất dễ để bạn không phân biệt được đâu là công cụ cần thiết và đâu là những công cụ chỉ gây rối. Việc thiếu các lớp chức năng quan trọng sẽ tạo ra lỗ hổng trong quy trình làm việc, trong khi các công cụ trùng lặp lại gây lãng phí chi phí.
Kiểm tra thiết lập của bạn một cách dễ dàng bằng cách đảm bảo các hoạt động cốt lõi của bạn đang hoạt động:
- Một trợ lý AI để soạn thảo và tư duy
- Một trung tâm công việc tập trung nơi các công việc, tài liệu và trò chuyện được tích hợp cùng nhau
- Một hệ thống CRM duy nhất để quản lý giao tiếp với khách hàng và đang theo dõi quy trình bán hàng
- Một công cụ tiếp thị để xuất bản
- Tối đa năm quy trình tự động hóa kết nối các công cụ cốt lõi của bạn
- Mỗi công cụ đều kết nối với ít nhất một công cụ khác
- Không có hai công cụ nào thực hiện chính xác việc cần làm
- Nhóm sẽ đánh giá hệ thống này hàng quý
Dưới đây là chia sẻ của John Watson, Giám đốc Phát triển Phi lâm sàng tại Auregen BioTherapeutics, về ClickUp:
Công ty chúng tôi là một doanh nghiệp công nghệ sinh học quy mô nhỏ và chúng tôi đang sử dụng ClickUp trên toàn bộ tổ chức để lập kế hoạch và theo dõi tiến độ của chương trình phát triển. Công cụ này giúp chúng tôi phối hợp các hoạt động đa dạng từ sản xuất, thử nghiệm đến các nghiên cứu lâm sàng, lập kế hoạch thời gian và phân công trách nhiệm cho các thành viên. Nó cho phép chúng tôi xác định ưu tiên và tập trung nguồn lực để đạt được các mục tiêu chính một cách nhanh chóng nhất.
Công ty chúng tôi là một doanh nghiệp công nghệ sinh học quy mô nhỏ và chúng tôi đang sử dụng ClickUp trên toàn bộ tổ chức để lập kế hoạch và theo dõi tiến độ của chương trình phát triển. Công cụ này giúp chúng tôi phối hợp các hoạt động đa dạng từ sản xuất, thử nghiệm đến các nghiên cứu lâm sàng, lên kế hoạch thời gian và phân công trách nhiệm cho các thành viên trong đội ngũ. Nó cho phép chúng tôi xác định ưu tiên và tập trung nguồn lực để đạt được các mục tiêu chính một cách nhanh chóng nhất.
‘AI’n’t ClickUp The Best?
Khi mỗi lớp trong hệ thống AI của bạn được thiết kế một cách có chủ đích, nhóm của bạn sẽ dành ít thời gian hơn cho việc ghép nối các thành phần và nhiều thời gian hơn để thực sự thúc đẩy công việc tiến triển.
Đó chính là điểm nổi bật của ClickUp. Thay vì thêm một công cụ khác vào hệ thống của bạn, ClickUp thay thế toàn bộ các danh mục bằng cách tập trung mọi thứ vào một nơi duy nhất.
Với Docs, nội dung và kế hoạch của bạn luôn được kết nối với quá trình thực thi, và với Bảng điều khiển, thông tin CRM và bối cảnh khách hàng trở nên hiển thị và có thể hành động. Và với ClickUp Brain và Super Agents, AI không chỉ dừng lại ở việc soạn thảo mà còn thực sự hỗ trợ ra quyết định và thúc đẩy quy trình làm việc.
Câu hỏi thường gặp
Chi phí có thể dao động đáng kể tùy thuộc vào kích thước nhóm và các tầng công nghệ cần thiết. Nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMB) xây dựng một hệ thống hoạt động hiệu quả bằng cách kết hợp các công cụ có các kế hoạch dịch vụ đa dạng, thông qua việc lựa chọn phần mềm tích hợp nhiều chức năng.
Đúng vậy, bởi vì AI tích hợp sẵn có thể xử lý việc soạn thảo, tìm kiếm, tóm tắt và tự động hóa mà không cần đăng ký riêng cho từng tính năng. Điều này giúp gộp nhiều lớp của hệ thống thành một hệ thống thống nhất.
ChatGPT là một trợ lý đa năng nhưng không nắm rõ về các dự án, khách hàng hay tài liệu nội bộ của bạn. Một hệ thống tích hợp kết nối các công cụ được thiết kế chuyên biệt, chia sẻ bối cảnh xuyên suốt kinh doanh của bạn, giúp các kết quả đầu ra phản ánh chính xác công việc thực tế của bạn.
Chắc chắn rồi, bởi vì các nhóm nhỏ cảm nhận rõ hơn bao giờ hết sự phiền toái do việc chuyển đổi ngữ cảnh và các quy trình bàn giao thủ công gây ra. Một hệ thống gọn nhẹ và kết nối là một trong những khoản đầu tư mang lại hiệu quả cao nhất mà một nhóm nhỏ có thể thực hiện, bởi vì không có ai để giao phó các công việc lặt vặt.