Nhiều nhóm khởi động dự án rất thành công nhưng lại bị đình trệ giữa chừng, và điều này khiến họ phải trả giá đắt.
Dưới đây là một số thống kê đáng lo ngại để minh họa cho vấn đề này: Chỉ 73,8% dự án đạt được mục tiêu hiệu suất và 70% tổ chức báo cáo ít nhất một dự án thất bại trong năm qua.
Đó là bởi vì nếu không có phương pháp quản lý dự án có cấu trúc, bạn có thể sẽ không giao hàng đúng hạn, lãng phí thời gian và làm các bên liên quan thất vọng. Và nếu không có nền tảng quản lý dự án hiệu quả, sẽ còn khó hơn để mở rộng những gì đang hoạt động tốt và khắc phục những gì không hiệu quả.
Nhưng đừng lo lắng, chúng tôi sẽ giúp bạn. Nếu nhóm của bạn đang mắc kẹt trong chu kỳ công việc không bao giờ kết thúc, gặp khó khăn trong việc đo lường tiến độ thực tế hoặc luôn phải gấp rút để hoàn thành thời hạn, hướng dẫn này là dành cho bạn.
Chúng tôi sẽ chỉ cho bạn cách cải thiện hiệu quả dự án để mọi dự án đều thành công.
Với các mẹo hữu ích, thông tin chi tiết mới nhất, các chỉ số dễ thực hiện và phần mềm quản lý dự án, bạn sẽ được trang bị đầy đủ để dẫn dắt các dự án thành công hơn.
Hiệu quả dự án là gì?
Hiệu quả dự án là khả năng hoàn thành dự án với thời gian, chi phí và nguồn lực ít nhất mà không ảnh hưởng đến chất lượng hoặc phạm vi dự án.
Nói một cách đơn giản, đó là làm việc đúng, không chỉ là hoàn thành công việc. Bạn sử dụng tài nguyên hiệu quả hơn để đạt được mục tiêu, dự án của bạn sẽ càng thành công (và ít căng thẳng) hơn.
Để thực sự hiệu quả, một dự án nên hướng tới:
- Hoàn thành thời hạn mà không có sự hỗn loạn vào phút chót
- Giữ ngân sách trong kế hoạch mà không cắt giảm chi phí
- Sử dụng nhóm, công cụ và tài liệu của bạn một cách thông minh, không chỉ đầy đủ
- Giao đúng cam kết, không có thêm chi phí không cần thiết
- Giữ mọi người đồng bộ và giảm thiểu sự nhầm lẫn trong quá trình trao đổi
👀 Bạn có biết? Hầu hết các nhà quản lý dự án đều phải đối mặt với những thách thức khó khăn; chỉ khoảng một phần ba số dự án được hoàn thành đúng thời hạn, trong phạm vi ngân sách và đạt được giá trị đầy đủ.
Tại sao cải thiện hiệu quả dự án lại quan trọng?
Quản lý dự án hiệu quả có nghĩa là ít hỗn loạn hơn, rõ ràng hơn và kết quả nhanh hơn. Nó giúp các nhóm đi đúng hướng, hoàn thành công việc đúng hạn và giảm căng thẳng trên toàn bảng. Đây là lý do tại sao điều này quan trọng 👇
- Hiển thị thời gian thực cho phép các nhà quản lý dự án và các bên liên quan theo dõi tiến độ, phát hiện sự chậm trễ sớm và hành động nhanh chóng mà không cần theo dõi các bản cập nhật
- Sự hợp tác liên chức năng được cải thiện khi mọi người làm việc đồng bộ. Với các công cụ được chia sẻ và quy trình công việc được điều chỉnh, các nhóm tránh được sự trùng lặp và cùng nhau tiến nhanh hơn
- Kế hoạch thông minh hơn dẫn đến phân bổ nguồn lực tốt hơn. Bằng cách biết ai đang làm việc gì và khi nào, bạn có thể ngăn ngừa tình trạng quá tải, kiệt sức và những bất ngờ về ngân sách
- Sự thống nhất chiến lược giúp các nhóm tập trung. Khi mọi công việc đều hỗ trợ mục tiêu lớn hơn, các nhóm sẽ duy trì động lực và tránh bị phân tâm
- Khả năng thích ứng nhanh hơn trở nên khả thi với quy trình làm việc được tối ưu hóa. Cho dù đó là yêu cầu tính năng vào phút chót hay thay đổi ưu tiên, các nhóm làm việc hiệu quả vẫn có thể thích ứng nhanh chóng nhờ quy trình rõ ràng và kế hoạch dự phòng được xác định rõ ràng, giúp họ sẵn sàng đối phó với những thay đổi bất ngờ
- Cải thiện hiệu quả quy trình có nghĩa là ít tắc nghẽn hơn, phê duyệt nhanh hơn và sử dụng tài nguyên hiệu quả hơn — tất cả những yếu tố này góp phần mang lại thành công nhất quán cho dự án
- Các chỉ số hiệu suất chính (KPI) rõ ràng và quy trình công việc có cấu trúc kết hợp với chiến lược quản lý dự án phù hợp sẽ giúp bạn hoàn thành công việc có tác động lớn một cách nhất quán
👀 Bạn có biết? Có hơn một chục phương pháp quản lý dự án được sử dụng rộng rãi và mỗi phương pháp phù hợp với một loại dự án khác nhau.
Agile là giải pháp hoàn hảo cho các nhóm phần mềm phát triển nhanh.
Waterfall hoạt động hiệu quả nhất với các công việc được xác định rõ ràng, tuần tự như xây dựng.
Kanban giúp hình dung công việc trong thời gian thực.
Và các mô hình hybrid kết hợp những ưu điểm tốt nhất của nhiều phương pháp khác nhau.
Khóa là chọn chiến lược quản lý dự án phù hợp với mục tiêu, dòng thời gian và mức độ phức tạp của nhóm bạn.
📚 Xem thêm: Phần mềm lập lịch tài nguyên tốt nhất
Các nguyên nhân phổ biến dẫn đến hiệu quả dự án thấp
Các dự án có thể mất đà vì nhiều lý do. Hãy cùng tìm hiểu những lý do hàng đầu và cách tránh chúng:
- Mục tiêu và cột mốc không rõ ràng: Các dự án không bắt đầu với mục tiêu và cột mốc rõ ràng sẽ đi chệch hướng. Nếu không có lộ trình, các nhóm sẽ không chắc chắn về thành công của dự án
- Kế hoạch và lịch trình kém: Bỏ qua việc lập kế hoạch kỹ lưỡng sẽ gây ra sự chậm trễ và nhầm lẫn. Khi công việc không được ước tính hoặc đặt hàng tốt, thời hạn sẽ đến nhanh chóng và việc bỏ lỡ thời hạn sẽ gây ra căng thẳng
- Giao tiếp không hiệu quả: Nếu không có giao tiếp minh bạch, các nhóm sẽ lãng phí thời gian để tìm kiếm thông tin. Điều này dẫn đến hiểu lầm, công việc trùng lặp và chậm trễ
- Phạm vi dự án và tính năng mở rộng: Việc thêm các tính năng hoặc thay đổi không có trong kế hoạch có thể làm dự án phình to. Các nhóm sẽ mất tập trung khi phạm vi dự án liên tục mở rộng
- Kế hoạch nguồn lực kém: Khi nhân sự hoặc công cụ không sẵn sàng vào đúng thời điểm, công việc sẽ chồng chất. Quá tải nhân viên hoặc để lại lỗ hổng sẽ dẫn đến kiệt sức hoặc chậm trễ
- Thiếu tự động hóa và tích hợp: Các công cụ thủ công và hệ thống không kết nối làm chậm tốc độ làm việc của bạn. Các nhóm dành nhiều thời gian chuyển đổi ứng dụng hơn là thực hiện công việc thực sự
📮 ClickUp Insight: 83% nhân viên tri thức chủ yếu dựa vào email và trò chuyện để giao tiếp trong nhóm. Tuy nhiên, gần 60% thời gian làm việc của họ bị mất để chuyển đổi giữa các công cụ này và tìm kiếm thông tin. Chi phí thời gian và hiệu quả bị mất do chuyển đổi công cụ có thể là một gánh nặng đáng kể cho các doanh nghiệp.
Với ứng dụng đa năng cho công việc như ClickUp, quản lý dự án, nhắn tin, email và trò chuyện của bạn đều tập trung ở một nơi! Đã đến lúc tập trung và tăng cường năng lượng!
Cách cải thiện hiệu quả dự án (mẹo và chiến lược)
Trong phần này, chúng tôi sẽ chia sẻ các chiến lược khả thi để hợp lý hóa quy trình, điều phối các nhóm và tăng năng suất mà không làm nhân viên của bạn kiệt sức.
1. Đặt mục tiêu và KPI rõ ràng cho dự án ngay từ đầu
Mục tiêu rõ ràng giúp nhóm của bạn thống nhất, sắp xếp thứ tự ưu tiên công việc, phân bổ nguồn lực một cách khôn ngoan và giữ cho các bên liên quan luôn được cập nhật thông tin. Mặt khác, KPI (chỉ số hiệu suất chính) giúp những mục tiêu đó có thể đo lường được.
Vậy, bạn cần làm những việc gì?
- Bắt đầu từ mục tiêu; hiểu rõ vấn đề cần giải quyết và tác động mong muốn
- Sử dụng khung SMART (Cụ thể, Có thể đo lường, Có thể đạt được, Có liên quan và Có thời hạn) để đặt mục tiêu rõ ràng, có thể đo lường được
- Xác định thành công là gì bằng các kết quả gắn liền với các KPI khóa
- Chia mục tiêu lớn thành các công việc và cột mốc nhỏ hơn, dễ quản lý hơn
- Đảm bảo tất cả các bên liên quan đều thống nhất về mục tiêu ngay từ đầu
Đây là nơi ClickUp Goals giúp mọi việc trở nên dễ dàng. Bạn có thể xác định mục tiêu trong ClickUp, chỉ định người chịu trách nhiệm và đặt thời hạn.
Tốt hơn nữa, như một phần của chiến lược quản lý dự án, hãy chia mục tiêu thành các mục tiêu nhỏ hơn bằng cách sử dụng các định dạng khác nhau - dựa trên nhiệm vụ, dựa trên số, dựa trên tiền hoặc đúng/sai. Điều này sẽ phụ thuộc vào cách bạn lên kế hoạch đo lường chúng. Với ClickUp làm công cụ quản lý dự án, tiến độ sẽ được cập nhật tự động khi các nhiệm vụ được liên kết tiến triển.
⚡ Ví dụ, giả sử một nhóm tiếp thị đặt mục tiêu tăng 25% tỷ lệ chuyển đổi khách hàng tiềm năng trong quý tiếp theo. Sử dụng ClickUp Goals, họ theo dõi KPI này và liên kết các công việc như “Thử nghiệm A/B CTA” hoặc “Tối ưu hóa nội dung quảng cáo”. Tiến độ được cập nhật theo thời gian thực, giúp họ nhanh chóng phát hiện những gì hiệu quả và những gì không hiệu quả
Nếu tỷ lệ chuyển đổi tăng như mong đợi, điều đó chứng tỏ bạn đã có một chiến lược quản lý dự án hiệu quả. Nếu không, nhóm sẽ biết rằng đã đến lúc đánh giá lại và điều chỉnh.
2. Sử dụng các công cụ theo dõi thời gian và lập kế hoạch tài nguyên
Một trong những trở ngại lớn nhất đối với hiệu quả dự án là không thể hợp lý hóa các quy trình, đặc biệt là khi các nhóm không thể hiển thị thời gian được sử dụng hoặc cách thức sử dụng tài nguyên.
Theo dõi thời gian giúp bạn đo lường chính xác thời gian thực hiện công việc, xác định các mẫu và phát hiện những điểm không hiệu quả. Khi kết hợp với kế hoạch nguồn lực hiệu quả, bạn có thể chủ động phân bổ thời gian, nhân lực và công cụ vào những nơi quan trọng nhất trước khi vấn đề phát sinh.
Bắt đầu bằng cách khuyến khích nhóm của bạn theo dõi thời gian hàng ngày. Sử dụng bộ đếm thời gian đơn giản hoặc mẫu theo dõi thời gian, tùy thuộc vào công việc phù hợp nhất với bạn. Sau đó, xem lại báo cáo hàng tuần để phát hiện bất kỳ mẫu nào, chẳng hạn như các công việc thường mất nhiều thời gian hơn ước lượng hoặc các thành viên trong nhóm bị quá tải.
ClickUp giúp bạn thực hiện điều này một cách dễ dàng với tính năng Theo dõi thời gian dự án ClickUp tích hợp sẵn.
Dưới đây là cách thực hiện:
- Bạn có thể tạo mục nhập thời gian trực tiếp từ bất kỳ chế độ xem công việc nào, đặt phạm vi ngày/giờ và chỉ định đó là chi phí có thể thanh toán hay không thể thanh toán
- Mỗi mục nhập ghi lại thời gian thực tế của một công việc, cung cấp bảng phân tích chi tiết thời gian đã sử dụng trong tuần hoặc dự án
- Thông qua tích hợp Lịch ClickUp và Lịch Google, các cuộc họp và sự kiện có thể tự động được chuyển thành các nhiệm vụ có thể theo dõi
- Các nhắc nhở tự động giúp mọi người tuân thủ lịch trình, giảm thiểu sự chậm trễ và tình trạng gấp rút vào phút chót
- Bằng cách biến các cuộc họp đã lên lịch thành các nhiệm vụ được điền sẵn với người được giao, danh sách kiểm tra và hơn thế nữa, ClickUp loại bỏ việc chuyển đổi bối cảnh và tập trung dữ liệu thời gian
⚡ Ví dụ, giả sử một nhóm thiết kế đang làm việc để ra mắt một sản phẩm. Với tính năng theo dõi thời gian dự án của ClickUp, họ có thể theo dõi thời gian dành cho nghiên cứu, tạo khung, tạo mẫu và sửa đổi; mỗi mục nhập được gắn thẻ theo giai đoạn tương ứng.
Nếu họ nhận ra rằng việc tạo mẫu liên tục vượt quá thời gian ước lượng, họ có thể điều tra xem đó là vấn đề về quy trình hay khoảng trống trong quản lý tài nguyên và lập kế hoạch cho các sprint trong tương lai cho phù hợp.
3. Chuẩn hóa quy trình với các mẫu dự án
Mỗi nhóm đều có những công việc lặp đi lặp lại: khởi động chiến dịch, tiếp nhận khách hàng, hoàn thành dự án. Nhưng khi mỗi người bắt đầu từ đầu, những sai sót nhỏ sẽ trở thành những trở ngại lớn.
Một trong những cách tốt nhất để thực hiện điều này là tạo các mẫu dự án. Các mẫu này hoạt động như bản thiết kế để chuẩn hóa và cải tiến liên tục. Chúng ghi lại các quy trình làm việc hiệu quả nhất của bạn và cho phép bạn sử dụng lại cho các dự án trong tương lai mà không phải bắt đầu lại từ đầu mỗi lần.
ClickUp giúp việc này trở nên cực kỳ đơn giản với phạm vi mẫu dự án, mỗi mẫu được thiết kế để giải quyết một nhu cầu dự án cụ thể. Trọng tâm của điều này là Mẫu tạo quy trình hiệu quả của ClickUp.
Nó giúp bạn xác định từng bước trong quy trình nội bộ, từ lập kế hoạch và phê duyệt đến chuyển giao và giao hàng, trong suốt vòng đời dự án. Bạn có thể bố trí công việc, chỉ định người phụ trách, đặt thời hạn và lập bản đồ các mối phụ thuộc trong một chế độ xem có cấu trúc duy nhất. Cho dù là ghi chép quy trình tiếp nhận khách hàng hay lập danh sách kiểm tra QA, mẫu này giúp bạn dễ dàng lặp lại các công việc.
Đối với các dự án và quy trình công việc phức tạp hơn, bạn cũng có thể sử dụng Mẫu quản lý dự án ClickUp, cung cấp một khung sẵn sàng để quản lý các dự án lớn với nhiều bên liên quan.
Nó bao gồm các trạng thái như 'Đang chờ', 'Đang tiến hành' hoặc 'Bị chặn' và hỗ trợ các chế độ xem khác nhau —Gantt, Kanban và Lịch— để bạn có thể quản lý tiến độ theo phong cách ưa thích của mình.
Mẫu Lịch quản lý thời gian ClickUp hiển thị rõ ràng lịch trình của từng cá nhân và nhóm, đảm bảo thời hạn thực tế và có thể theo dõi.
Và khi bạn phải xử lý các sản phẩm phải giao trải rộng trên nhiều dòng thời gian hoặc nhiều nhóm, Mẫu sản phẩm phải giao của ClickUp giúp bạn theo dõi tiến độ và trách nhiệm mà không bị lạc trong các chi tiết.
Bằng cách tận dụng các mẫu này, bạn mang lại cấu trúc và tính lặp lại cho mọi dự án, đồng thời nhóm của bạn sẽ tạo đà phát triển ngay từ ngày đầu tiên.
4. Giảm số lượng cuộc họp và cho phép giao tiếp không đồng bộ
Nếu nhóm của bạn phân bố ở nhiều múi giờ khác nhau, bạn sẽ hiểu những cuộc gọi điện thoại có thể làm tiêu hao năng lượng như thế nào.
Đó là lúc giao tiếp không đồng bộ (async) bước vào. Nó cho phép mọi người chia sẻ thông tin cập nhật, đưa ra phản hồi và cộng tác theo tốc độ của riêng mình mà không cần chờ đến cuộc gọi tiếp theo.
Để làm được điều này, bạn cần các công cụ giúp giữ cho giao tiếp có cấu trúc, dễ tìm kiếm và kết nối với công việc thực tế. ClickUp cung cấp cho bạn tất cả những điều đó (và hơn thế nữa) được tích hợp sẵn trong ClickUp Chat.
Không giống như các công cụ nhắn tin truyền thống nằm ngoài không gian dự án của bạn, Trò chuyện trong ClickUp được nhúng trực tiếp vào quy trình công việc của bạn. Bạn có thể tạo chế độ xem trò chuyện chuyên dụng trong danh sách công việc, thư mục hoặc không gian cụ thể để các cuộc hội thoại luôn liên quan đến công việc.
📮 ClickUp Insight: Một nhân viên tri thức điển hình phải kết nối với trung bình 6 người để hoàn thành công việc. Điều này có nghĩa là phải liên hệ với 6 kết nối cốt lõi hàng ngày để thu thập thông tin cần thiết, thống nhất các ưu tiên và thúc đẩy dự án tiến triển.
Cuộc đấu tranh là có thật — việc theo dõi liên tục, nhầm lẫn phiên bản và hiển thị không rõ ràng làm giảm năng suất của nhóm. Một nền tảng tập trung như ClickUp, với Tìm kiếm kết nối và Trình quản lý kiến thức AI, giải quyết vấn đề này bằng cách cung cấp bối cảnh ngay lập tức trong tầm tay bạn.
Khi bạn cần các cuộc hội thoại tập trung hơn, ClickUp Comments sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian. Bạn có thể để lại nhận xét theo ngữ cảnh trên các công việc, tài liệu hoặc công việc con cụ thể.
Và với tính năng @đề cập của ClickUp, bạn có thể nhắc nhở đúng người mà không cần thông báo cho tất cả mọi người.
Phần hay nhất là các bình luận có thể được chuyển thành mục hành động ngay lập tức, vì vậy phản hồi không chỉ nằm đó mà sẽ được hoàn thành.
📮 Thông tin chi tiết từ ClickUp: 48% nhân viên cho rằng công việc kết hợp là tốt nhất để cân bằng cuộc sống và công việc. Tuy nhiên, với 50% nhân viên vẫn làm việc chủ yếu tại văn phòng, việc duy trì sự thống nhất giữa các địa điểm có thể là một thách thức.
Nhưng ClickUp được thiết kế cho tất cả các loại nhóm: từ xa, kết hợp, không đồng bộ và mọi loại hình khác.
Với Trò chuyện ClickUp và Nhận xét được chỉ định, các nhóm có thể nhanh chóng chia sẻ thông tin cập nhật, đưa ra phản hồi và biến các cuộc thảo luận thành hành động mà không cần phải tổ chức các cuộc họp dài dòng. Cộng tác trong thời gian thực qua Tài liệu ClickUp và Bảng trắng ClickUp, chỉ định công việc trực tiếp từ nhận xét và giữ cho mọi người cùng nhau trên cùng một trang bất kể họ làm việc ở đâu!
💫 Kết quả thực tế: STANLEY Security đã tăng 80% mức độ hài lòng về tinh thần đồng đội nhờ các công cụ cộng tác liền mạch của ClickUp.
Tuy nhiên, không phải mọi thứ đều có thể giải thích rõ ràng bằng văn bản. Và để giải quyết vấn đề đó, bạn có ClickUp Clips. Clips cho phép bạn nhanh chóng ghi lại màn hình với phần lồng tiếng và chia sẻ ngay lập tức. Chỉ cần nhấn ghi, trình bày quá trình suy nghĩ của bạn và gửi đi.
Đồng nghiệp của bạn có thể xem (và xem lại) theo lịch trình của riêng họ. Đây là một cách tiết kiệm thời gian cho các cuộc họp không đồng bộ, đánh giá sản phẩm và hướng dẫn nhập môn.
Tài liệu là một yếu tố quan trọng khác trong công việc không đồng bộ, và ClickUp Docs tích hợp tài liệu vào hệ thống dự án của bạn. Bạn có thể tạo, chỉnh sửa và cộng tác trên tài liệu theo thời gian thực hoặc không đồng bộ.
Bạn có thể để lại nhận xét trên các dòng cụ thể, chỉ định các mục hành động trực tiếp từ văn bản và giữ các tài liệu của bạn được liên kết với các công việc có liên quan.
⚡ Kho lưu trữ mẫu: Tăng năng suất hàng ngày với các mẫu năng suất được thiết kế để giúp bạn sắp xếp công việc, quản lý công việc tốt hơn và hoàn thành nhiều việc hơn trong thời gian ngắn hơn
5. Sử dụng tự động hóa để loại bỏ các công việc lặp đi lặp lại
Các công việc lặp đi lặp lại như cài đặt trạng thái công việc, phân công thành viên nhóm hoặc gửi báo cáo hàng tuần sẽ âm thầm làm giảm năng suất và sức chứa sáng tạo của nhóm bạn. Đó là lý do tại sao loại bỏ công việc bận rộn thông qua tự động hóa là một bước đi chiến lược.
Một số ví dụ phổ biến về công việc có thể tự động hóa bao gồm:
- Cập nhật trạng thái công việc khi có tiến độ
- Phân công hoặc phân công lại thành viên nhóm khi các giai đoạn công việc thay đổi
- Di chuyển công việc sang các danh sách hoặc thư mục khác nhau dựa trên các kích hoạt
- Gửi thông báo hoặc nhắc nhở định kỳ
- Tạo báo cáo trạng thái hàng tuần hoặc tóm tắt dự án
- Tóm tắt ghi chú cuộc họp
- Tạo công việc con hoặc danh sách kiểm tra từ các mẫu
- Đặt thời hạn cho các công việc dựa trên dòng thời gian của dự án
ClickUp giúp hợp lý hóa tự động hóa quy trình làm việc với bộ công cụ tự động hóa mạnh mẽ. ClickUp Automations cho phép bạn xây dựng quy trình làm việc dựa trên quy tắc bằng cách sử dụng Kích hoạt (như thay đổi trạng thái), Điều kiện (như loại nhiệm vụ hoặc người được giao) và Hành động (như thay đổi danh sách, cập nhật trường hoặc thông báo cho người dùng).
Các quy tắc này có thể được tùy chỉnh để phù hợp với nhu cầu chính xác của nhóm bạn. Ví dụ: bạn có thể đặt quy tắc mỗi khi công việc “Yêu cầu thiết kế” được đánh dấu là “Sẵn sàng”, công việc đó sẽ tự động được chuyển đến Danh sách thiết kế và được giao cho một thành viên cụ thể trong nhóm.
Và sau đó là ClickUp Brain, bổ sung một lớp thông minh cho trò chơi tự động hóa này. Nó hoạt động như một trợ lý AI, xử lý các công việc nhàm chán nhưng quan trọng như:
- Viết bản nháp đầu tiên của bản tóm tắt dự án
- Tóm tắt ghi chú cuộc họp hoặc chủ đề email
- Tạo ý tưởng cho công việc hoặc kế hoạch dự án
- Tự động điền biểu mẫu và trường công việc bằng thông tin theo ngữ cảnh
Để đưa ra một ví dụ thực tế, giả sử bạn muốn tạo bản tóm tắt cho dự án ra mắt sản phẩm mới. Thay vì tạo bản tóm tắt thủ công, bạn chỉ cần hỏi:
“Tạo bản tóm tắt dự án cho việc ra mắt sản phẩm, bao gồm các kết quả chính, dòng thời gian, vai trò của nhóm được phân công và giả định rủi ro. ”
ClickUp Brain sẽ tạo bản nháp đầy đủ của bản tóm tắt, hoàn chỉnh với các phần có cấu trúc và nội dung liên quan, sẵn sàng để xem xét và tùy chỉnh.
Với những khả năng này, bạn thực sự đang nâng cấp cách nhóm của bạn hợp tác, giao tiếp và thúc đẩy dự án tiến lên mà không bị kiệt sức hay gặp trở ngại.
✨ Phần thưởng: Người dùng ClickUp Brain có thể chọn từ nhiều mô hình AI bên ngoài, bao gồm GPT-4o, Claude và Gemini cho các nhiệm vụ viết, suy luận và mã hóa khác nhau, ngay từ trong nền tảng ClickUp của họ! Tối đa hóa hiệu quả dự án với mô hình AI mà bạn chọn với ClickUp!
6. Tăng cường trách nhiệm với người phụ trách công việc và thời hạn hoàn thành
Việc thúc đẩy trách nhiệm bắt đầu bằng việc đảm bảo rằng mọi người đều rõ ràng về trách nhiệm, thời hạn và những yếu tố tạo nên thành công của mình. Đây là những kỹ năng quản lý dự án cơ bản giúp giảm thiểu sự nhầm lẫn, giới hạn sự chậm trễ và khuyến khích ý thức sở hữu và thực hiện đến cùng.
Các tính năng Quản lý nhiệm vụ của ClickUp giúp bạn dễ dàng giao mỗi công việc cho một người phụ trách cụ thể với ngày đáo hạn, mức độ ưu tiên và thậm chí ước lượng thời gian đã định.
Bạn có thể chia các sáng kiến lớn thành các công việc con dễ quản lý bằng cách sử dụng cấu trúc phân chia công việc rõ ràng, giao chúng cho các thành viên khác nhau trong nhóm và liên kết các phụ thuộc để không ai bắt đầu công việc mà không có thông tin đầu vào chính xác. Các nhóm cũng có thể đặt công việc định kỳ, đính kèm bản tóm tắt dự án, để lại nhận xét theo ngữ cảnh và theo dõi tiến độ.
Thời hạn không chỉ là những ngày cố định. ClickUp cho phép bạn:
- Đặt ngày bắt đầu và ngày đáo hạn, và nhận nhắc nhở khi thời hạn đến gần
- Sử dụng ưu tiên công việc để đánh dấu những việc khẩn cấp
- Thêm danh sách kiểm tra và công việc con để đảm bảo không bỏ sót bất kỳ công việc nào
- Theo dõi những công việc đã quá hạn hoặc có rủi ro bằng chế độ xem công việc được lọc
- Liên kết các công việc với mục tiêu dự án cụ thể để đảm bảo kết quả công việc của bạn hướng đến kết quả
Quan trọng nhất, mọi thứ được cập nhật theo thời gian thực. Khi một công việc bị trì hoãn, được giao lại hoặc hoàn thành, ClickUp sẽ phản ánh ngay lập tức, để mọi người đều có thông tin đồng bộ. Bạn thậm chí có thể bật tính năng người theo dõi công việc, để các bên liên quan quan trọng nhận được thông tin cập nhật mà không cần được giao trực tiếp.
🧠 Thông tin thú vị: Khi có nhiều người tham gia một công việc nhóm, mỗi cá nhân thực tế đóng góp ít nỗ lực hơn — một hiện tượng được gọi là hiệu ứng Ringelmann, trong đó các thành viên nhóm dựa vào nhau để hoàn thành công việc.
7. Thực hiện các buổi đánh giá định kỳ để cải thiện quy trình
Mọi dự án, dù được lập kế hoạch kỹ lưỡng đến đâu, cũng mang đến cơ hội học hỏi trong suốt vòng đời của dự án. Các nhóm sẽ gặp phải những trở ngại bất ngờ, khám phá ra các giải pháp thay thế và phát triển quy trình làm việc của mình theo thời gian. Đó là lý do tại sao việc tổng kết thường xuyên trở nên quan trọng.
Phản hồi là một nghi thức định kỳ của nhóm, thường được thực hiện vào cuối sprint, giai đoạn dự án hoặc cột mốc, trong đó các nhóm đánh giá hiệu suất của mình một cách an toàn, trung thực và có thể thực hiện được. Nó cũng củng cố sự năng động của nhóm và thúc đẩy sự cải tiến liên tục trong nhóm của bạn.
Để các buổi đánh giá sau dự án (retrospectives) hiệu quả, hãy thực hiện các bước sau:
- Đặt tần suất thường xuyên (hàng tuần, hai tuần một lần hoặc hàng tháng)
- Khuyến khích phản hồi cởi mở, không đổ lỗi
- Sử dụng các câu hỏi đơn giản như “Bắt đầu, Dừng lại, Tiếp tục” để hướng dẫn cuộc thảo luận
- Kết thúc với các mục hành động rõ ràng, có thể theo dõi
Tuy nhiên, mặc dù thảo luận là rất quan trọng, nhưng việc thu thập phản hồi một cách có hệ thống mới thực sự tạo ra sự khác biệt. Với các công cụ như Biểu mẫu ClickUp và Mẫu biểu mẫu phản hồi ClickUp, bạn có thể biến những cuộc thảo luận lặp đi lặp lại này thành một hệ thống có thể mở rộng và theo dõi được.
Biểu mẫu ClickUp cho phép bạn thiết kế bảng câu hỏi tổng kết với menu thả xuống, thang đánh giá, hộp kiểm và nhập văn bản dài. Bạn có thể tự động chuyển đổi các phản hồi thành công việc để theo dõi, chỉ định các mục hành động và xem lại phản hồi trong lần đánh giá tiếp theo để xem những gì đã được cải thiện.
Và nếu bạn muốn bỏ qua bước thiết lập, Mẫu biểu mẫu phản hồi của ClickUp sẽ giúp bạn bắt đầu trong vài phút; chỉ cần tùy chỉnh các câu hỏi, chia sẻ liên kết và bạn đã sẵn sàng.
Tất cả các phản hồi được nhập trực tiếp vào ClickUp dưới dạng nhiệm vụ hoặc nhận xét, cho phép theo dõi, sắp xếp ưu tiên và hiển thị nhanh chóng. Bạn thậm chí có thể tự động hóa các nhắc nhở phản hồi sau mỗi sprint bằng cách sử dụng Tự động hóa ClickUp, giúp toàn bộ chu kỳ tổng kết trở nên hoàn toàn tự động.
📚 Đọc thêm: Mẹo quản lý dự án để tăng năng suất
Làm thế nào để đo lường hiệu quả dự án?
Cải thiện hiệu quả dự án chỉ là một nửa của cuộc chiến. Biết cách đo lường hiệu quả sẽ thúc đẩy sự phát triển liên tục. Dưới đây là cách thực hiện hiệu quả.
Sử dụng công thức hiệu quả cơ bản
Một trong những cách đơn giản nhất nhưng hiệu quả nhất để đo lường hiệu quả dự án là sử dụng công thức cổ điển:
Hiệu quả dự án = Kết quả dự kiến / Nguồn lực thực tế sử dụng
Điều này cung cấp cho bạn tỷ lệ trực tiếp giữa kết quả đạt được so với nguồn lực đã đầu tư, dù đó là thời gian, ngân sách hay nhân lực.
Tỷ lệ càng gần 1 (hoặc cao hơn), việc thực hiện dự án của bạn càng hiệu quả. Chỉ số này đặc biệt hữu ích để xác định các điểm nghẽn về nguồn lực và điều chỉnh kế hoạch trong tương lai.
Theo dõi các chỉ số hiệu quả dự án quan trọng
Số liệu cho thấy thực tế về hiệu suất dự án của bạn. Ngoài việc chỉ sử dụng công thức, điều quan trọng là phải theo dõi các chỉ số dự án cụ thể để có cái nhìn rõ hơn về hiệu quả dự án và hỗ trợ quản lý thời gian dự án tốt hơn. Một số chỉ số hữu ích nhất bao gồm:
- Sự chênh lệch lịch trình (SV): Bạn đang đi trước hay đi sau so với dòng thời gian?
- Chỉ số hiệu suất chi phí (CPI): Bạn có đang trong phạm vi ngân sách không?
- Tỷ lệ sử dụng tài nguyên: Các thành viên và công cụ của nhóm bạn đang được sử dụng hiệu quả như thế nào?
- Tỷ lệ hoàn thành công việc: Có bao nhiêu công việc được hoàn thành đúng hạn?
- Thời gian chu kỳ: Mất bao lâu để hoàn thành một công việc từ khi bắt đầu đến khi kết thúc?
Việc theo dõi các chỉ số này một cách nhất quán giúp bạn xác định các lĩnh vực đang làm chậm tiến độ, phát triển các chiến lược giảm thiểu rủi ro sớm và điều chỉnh phương pháp tiếp cận trước khi các vấn đề chồng chất. Nó cũng đóng vai trò quan trọng trong quản lý tài nguyên, giúp bạn phân bổ thời gian, công cụ và nhân tài hiệu quả hơn cho từng giai đoạn của dự án.
👀 Bạn có biết? Theo một cuộc khảo sát của PMI, các chuyên gia có đầu óc kinh doanh nhạy bén sử dụng trung bình 9,1 chỉ số thành công cho mỗi dự án, so với 6,3 chỉ số được sử dụng bởi những người khác, cho thấy cách tiếp cận rộng hơn, hướng đến giá trị trong việc theo dõi hiệu suất
Theo dõi tiến độ trong thời gian thực với bảng điều khiển và phân tích
Đo lường hiệu quả dự án là một quá trình liên tục. Để đưa ra quyết định sáng suốt và giữ mọi thứ đi đúng hướng, bạn cần hiển thị thời gian thực về những gì đang hoạt động và những gì đang bị tụt hậu. Đây cũng là khóa để đánh giá dự án liên tục, giúp bạn điều chỉnh trước khi vấn đề trở nên nghiêm trọng.
Đó là lúc bạn cần bảng điều khiển dự án. Các công cụ này tập hợp tất cả các chỉ số quan trọng của bạn, như tỷ lệ hoàn thành công việc, sử dụng tài nguyên, thời gian ghi lại, KPI và theo dõi ngân sách, vào một chế độ xem trực quan.
ClickUp giúp việc này trở nên dễ dàng hơn với các tính năng Bảng điều khiển và Phân tích ClickUp mạnh mẽ. Bạn có thể:
- Tùy chỉnh tiện ích để hiển thị các chỉ số như thời gian theo dõi, công việc đã hoàn thành, tiến độ mục tiêu và biểu đồ burndown
- Hình dung các chỉ số KPI trên nhiều dự án tại một nơi, rất phù hợp để tổng quan cấp cao và trách nhiệm của nhóm
- Giám sát sức chứa của nhóm và khối lượng công việc của từng cá nhân để tránh tình trạng kiệt sức hoặc sử dụng không hiệu quả
- So sánh dòng thời gian và ngân sách kế hoạch với thực tế bằng các công cụ như phân tích đường dẫn quan trọng, để bạn luôn dựa trên thực tế, không chỉ là giả định
Tất cả những điều này đóng vai trò quan trọng trong quá trình cải tiến quản lý dự án. Và vì tất cả đều được tập trung trong ClickUp, việc hợp tác trở nên dễ dàng hơn và báo cáo trở nên nhanh chóng hơn.
Tăng hiệu quả dự án dễ dàng với ClickUp
Cải thiện hiệu quả dự án không phải là làm nhiều hơn. Mà là làm những việc quan trọng hơn, tốt hơn và nhanh hơn. Với các công cụ, chiến lược phù hợp và tư duy quản lý rủi ro chủ động, bạn có thể lập kế hoạch thông minh hơn, giảm thiểu sự hỗn loạn và giúp nhóm của bạn làm việc rõ ràng, tập trung để hoàn thành mọi dự án thành công.
ClickUp tập hợp mọi thứ trong một nơi: theo dõi mục tiêu, quản lý thời gian, mẫu, tự động hóa, bảng điều khiển và hơn thế nữa. Vì vậy, thay vì chuyển đổi giữa các công cụ quản lý dự án và cuộc họp khác nhau, bạn có thể dành nhiều thời gian hơn để thúc đẩy công việc.
Hãy bắt đầu từ những việc nhỏ. Chọn một hoặc hai chiến lược từ hướng dẫn này và thử áp dụng trong dự án tiếp theo của bạn. Với ClickUp, ngay cả những thay đổi nhỏ cũng có thể mang lại những cải tiến lớn và giúp bạn đạt được mục tiêu dự án với ít trở ngại hơn.
Đăng ký ClickUp ngay hôm nay!