Peter Drucker, một nhân vật huyền thoại, đã đưa ra một nguyên tắc cho thế giới kinh doanh: "Bạn không thể cải thiện những gì bạn không đo lường được. " Điều này vẫn đúng ngày nay như cách đây gần một thế kỷ.
Trong quản lý dự án, việc theo dõi và hành động dựa trên các chỉ số dự án cũng rất quan trọng để thực hiện thành công.
Các chỉ số này không chỉ giúp bạn theo dõi tình trạng dự án mà còn giúp kiểm soát chi phí dự án. Một nghiên cứu của Viện Quản lý Dự án cho thấy gần 10 cent trên mỗi đô la bị lãng phí do các dự án hoạt động kém hiệu quả.
Các doanh nghiệp và nhà quản lý dự án mới vào nghề biết cách tạo và quản lý dự án bằng các công cụ mới nhất. Tuy nhiên, nếu bạn muốn ngừng mắc lại những sai lầm cũ, hoàn thành nhiều việc hơn, giảm thiểu thất bại trong dự án và sử dụng nguồn lực hiệu quả hơn, hãy trang bị cho mình một phần mềm quản lý dự án và bắt đầu theo dõi các chỉ số khóa.
Chúng tôi sẽ làm mọi việc có thể để giúp bạn — bằng cách chia sẻ lý do tại sao các chỉ số quản lý dự án lại quan trọng, những chỉ số nào cần theo dõi và phương pháp theo dõi hiệu quả nhất là gì.
Các chỉ số dự án trong quản lý dự án là gì?
Chỉ số dự án trong quản lý dự án là các thước đo định lượng được sử dụng bởi các chủ doanh nghiệp và quản lý dự án để theo dõi hiệu suất và đánh giá các yếu tố hiệu quả và thành công của dự án.
Các chỉ số dự án giúp các nhóm hiểu cách các chỉ số khóa, chẳng hạn như tỷ lệ hoàn thành công việc, điều chỉnh các mục tiêu như giao hàng đúng hạn và tiêu thụ ngân sách, để đưa ra các quyết định sáng suốt như phân bổ lại nguồn lực hoặc điều chỉnh dòng thời gian.
Doanh nghiệp của bạn cải thiện kết quả dự án bằng cách phân tích các chỉ số quản lý dự án, chẳng hạn như chất lượng tăng, sự hài lòng của khách hàng cao hơn và hiệu quả.
Ví dụ, hãy xem xét một công ty xây dựng sử dụng chỉ số chênh lệch chi phí (CV) để theo dõi chi phí dự án so với số tiền đã dự trù. Việc này cho phép người quản lý dự án xây dựng phát hiện sớm các khoản chi vượt ngân sách, điều chỉnh chi tiêu và tránh tình trạng vượt ngân sách.
Bằng cách kiểm soát chặt chẽ chi phí, tổ chức sẽ thực hiện thành công các dự án trong phạm vi ngân sách và nâng cao danh tiếng về kỷ luật tài chính và hiệu quả, từ đó tăng cường sự tin tưởng và sự hài lòng của khách hàng.
Tầm quan trọng của việc theo dõi các chỉ số dự án
Theo một nghiên cứu của Scrum Inc. , nếu ban quản lý mất năm giờ hoặc hơn để đưa ra quyết định, tỷ lệ thất bại của dự án sẽ tăng 22% ( nguồn ). Điều này cho thấy rõ tầm quan trọng của việc ra quyết định nhanh chóng.
Cách duy nhất để đẩy nhanh quá trình ra quyết định là sử dụng các chỉ số quản lý dự án để đo lường và quản lý kết quả dự án. Nhưng, đây có phải là lý do duy nhất để theo dõi chúng? Không! Khi bạn theo dõi các chỉ số hiệu suất quản lý dự án một cách đúng đắn, bạn sẽ:
- Giảm thiểu sự mở rộng phạm vi dự án: Tập trung vào các chỉ số dự án để tránh dự án vượt quá giới hạn đã kế hoạch, gây khó khăn cho việc quản lý và kiểm soát. Phần lớn các dự án đều gặp phải vấn đề này, dẫn đến nguồn lực mỏng và chậm trễ. Theo dõi chặt chẽ tiến độ công việc và nếu bạn cảm thấy phạm vi dự án là một vấn đề, hãy giám sát chặt chẽ tiến độ dự án và giải quyết kịp thời các sai lệch
- Cải thiện kế hoạch và nguồn lực: Giám sát và theo dõi các chỉ số dự án để xem dự án có diễn ra theo kế hoạch và nguồn lực của bạn hay không. Điều này giúp bạn xác định các vấn đề tiềm ẩn và đảm bảo bạn luôn nắm vững tình hình
- Tối ưu hóa động lực nhóm: Theo dõi các chỉ số giúp bạn hiểu hiệu suất của nhóm và đảm bảo mọi người đều thống nhất. Điều này giúp giảm thiểu các vấn đề về nhân sự và tối đa hóa năng suất
- Hợp lý hóa báo cáo dự án: Hợp lý hóa báo cáo dự án với các chỉ số dự án tự động. Thay vì dành cả ngày để lập báo cáo hàng tháng, hãy sử dụng các chỉ số dự án đáng tin cậy để tự động hóa quy trình này. Điều này sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và luôn cập nhật thông tin, cho phép bạn tập trung vào các công việc quan trọng hơn
- Hoàn thành đúng thời hạn: Theo dõi tiến độ và sắp xếp thứ tự ưu tiên để đảm bảo hoàn thành dự án đúng thời hạn. Các chỉ số theo dõi cung cấp thông tin chi tiết về tiến độ dự án của bạn theo thời gian thực, giúp bạn đưa ra quyết định sáng suốt
Phân biệt chỉ số dự án và KPI dự án
Các chỉ số hiệu suất chính (KPI) trong quản lý dự án là các chỉ số chiến lược cụ thể phản ánh sự phù hợp của dự án với các mục tiêu kinh doanh chính, chẳng hạn như tăng thị phần hoặc nâng cao sự hài lòng của khách hàng.
KPI là các chỉ số cấp cao, tập trung vào hiệu suất tổng thể và mục tiêu dài hạn của dự án, như đạt được lợi tức đầu tư (ROI) cụ thể trong vòng năm năm.
KPI khác với chỉ số dự án. Trong khi chỉ số tập trung vào từng chi tiết, KPI cung cấp bức tranh tổng thể hơn, kết nối kết quả dự án với chiến lược kinh doanh.
Hãy phân biệt chi tiết chỉ số dự án với KPI dự án.
| Yếu tố | Chỉ số dự án | KPI dự án |
|---|---|---|
| Chúng là gì? | Các biện pháp chi tiết cho các hoạt động hoặc quy trình dự án cụ thể, chẳng hạn như theo dõi tiến độ hàng ngày hoặc giám sát kiểm soát chất lượng | Các chỉ số chiến lược, như chỉ số NPS (net promoter score), phù hợp với các mục tiêu kinh doanh rộng hơn, chẳng hạn như lòng trung thành của khách hàng hoặc danh tiếng thương hiệu |
| Họ tập trung vào những việc gì? | Các khía cạnh chiến thuật và vận hành của dự án, như đảm bảo hoàn thành công việc đúng thời hạn và sử dụng tài nguyên hiệu quả | Sự liên kết chiến lược, có nghĩa là đảm bảo dự án hỗ trợ các mục tiêu kinh doanh rộng lớn hơn và các mục tiêu dài hạn, như duy trì vị trí dẫn đầu thị trường hoặc đổi mới sáng tạo |
| Cách sử dụng chúng như thế nào? | Được sử dụng để quản lý và cải thiện các hoạt động hàng ngày, chẳng hạn như xác định các điểm nghẽn trong quy trình làm việc | Được sử dụng để hướng dẫn định hướng tổng thể của dự án và đánh giá sự phù hợp với các mục tiêu kinh doanh, chẳng hạn như xác định xem dự án có đóng góp vào sự ổn định tài chính lâu dài hay không |
| Ví dụ | Tỷ lệ hoàn thành công việc, chênh lệch ngân sách và sử dụng tài nguyên | ROI, sự hài lòng của khách hàng và sự phù hợp của dự án với chiến lược kinh doanh |
| Tác động là gì? | Cung cấp thông tin chi tiết, chẳng hạn như công việc nào đang mất nhiều thời gian hơn dự kiến để có thể thực hiện các hành động ngay lập tức và điều chỉnh quy trình, chẳng hạn như phân bổ lại nguồn lực | Hướng dẫn ra quyết định ở cấp độ chiến lược và định hình kết quả dự án dài hạn, như ảnh hưởng đến sự chuyển đổi chiến lược của công ty sang một phân khúc thị trường mới |
10 chỉ số dự án cần thiết cần theo dõi
Để điều hành dự án thành công trong năm 2024, điều quan trọng là phải theo dõi các chỉ số phù hợp. Hiểu 10 chỉ số dự án hàng đầu trong năm 2024 trong bối cảnh kinh doanh của bạn để hiểu chúng một cách thực tế hơn.
1. Lợi nhuận gộp
Lợi nhuận gộp là chỉ số quyết định khả năng sinh lời của tổ chức. Để tính lợi nhuận gộp, trừ đi các chi phí trực tiếp liên quan đến sản xuất hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ khỏi tổng doanh thu.
Điều này cho thấy mức độ hiệu quả của công ty bạn trong việc sử dụng các nguồn lực trong quá trình sản xuất. Tỷ suất lợi nhuận gộp cao cho thấy tổ chức của bạn đang hoạt động tốt về mặt tài chính.
Ví dụ: một tiệm bánh bán bánh ngọt có thể xác định tỷ suất lợi nhuận gộp bằng cách so sánh chi phí sản xuất (20 đô la) với chi phí bán hàng (50 đô la).
| Công thức: Biên lợi nhuận gộp = (Doanh thu – Chi phí hàng bán) / Doanh thu x 100 |
Mẹo chuyên nghiệp: Luôn phân tích tỷ suất lợi nhuận gộp trong bối cảnh so sánh với các tiêu chuẩn ngành. Nếu tỷ suất lợi nhuận của bạn cao hơn hoặc thấp hơn đáng kể so với các đối thủ cạnh tranh, thì bạn nên đánh giá lại chiến lược giá cả, hiệu quả sản xuất và hợp đồng với nhà cung cấp để đảm bảo lợi nhuận.
2. Điểm số hài lòng của khách hàng (CSAT)
Mức độ hài lòng của khách hàng đo lường mức độ sản phẩm hoặc dịch vụ do công ty cung cấp đáp ứng hoặc vượt quá mong đợi của khách hàng. Nó cho thấy hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp trong mắt khách hàng.
Ví dụ: nếu bạn muốn đánh giá mức độ hài lòng của khách hàng đối với một nhà hàng, bạn sẽ xem phản hồi về chất lượng thức ăn, tốc độ phục vụ và trải nghiệm ăn uống tổng thể. Nếu khách hàng liên tục báo cáo mức độ hài lòng cao, điều đó cho thấy nhà hàng đang đáp ứng mong đợi của khách hàng.
| Công thức: Điểm hài lòng của khách hàng (CSAT) = (Số khách hàng hài lòng / Tổng số phản hồi khảo sát) x 100 |
Ghi chú: Mức độ hài lòng của khách hàng thường được đo lường thông qua các cuộc khảo sát, và một cách phổ biến để có được kết quả khảo sát khách hàng nhằm định lượng mức độ hài lòng là thông qua CSAT.
Mẹo chuyên nghiệp: Nâng cao sự hài lòng của khách hàng bằng cách triển khai "vòng phản hồi liên tục". Điều này có nghĩa là thu thập phản hồi của khách hàng một cách thường xuyên và có hệ thống, phân tích để rút ra những hiểu biết sâu sắc, sau đó thực hiện các thay đổi dựa trên những gì bạn đã học được.
Nhưng đừng dừng lại ở đó. Hãy tiến thêm một bước nữa bằng cách thông báo cho khách hàng về những thay đổi bạn đã thực hiện dựa trên phản hồi của họ. Điều này không chỉ cho thấy bạn coi trọng ý kiến của họ mà còn biến sự hài lòng của khách hàng thành một cuộc hội thoại năng động và liên tục. Xây dựng lòng trung thành và biến khách hàng hài lòng thành đại sứ thương hiệu. ?
3. Tỷ suất hoàn vốn (ROI)
Sử dụng ROI để tính toán lợi nhuận và hiệu quả của một khoản đầu tư. Khi bạn muốn tính toán lợi nhuận hoặc lỗ phát sinh từ một khoản đầu tư so với số tiền đã đầu tư, đây là chỉ số cần sử dụng.
ROI được biểu thị dưới dạng phần trăm và thường được sử dụng cho các quyết định tài chính cá nhân, so sánh lợi nhuận của một công ty hoặc so sánh hiệu quả của các khoản đầu tư khác nhau.
Ví dụ: nếu bạn đầu tư 1.000 đô la vào một chiến dịch tiếp thị và thu được 1.500 đô la doanh thu, ROI của bạn sẽ là 50%.
| Công thức: ROI = (Lợi nhuận ròng / Chi phí đầu tư) x 100 |
Mẹo chuyên nghiệp: Khi tính ROI, hãy xem xét khung thời gian của lợi nhuận. ROI cao trong một kỳ ngắn có thể có giá trị hơn ROI cao hơn một chút trong một kỳ dài hơn. Quan điểm này có thể giúp bạn đưa ra quyết định chiến lược đúng đắn về nơi và thời điểm đầu tư, đảm bảo rằng các nguồn lực của bạn được sử dụng hiệu quả và hiệu quả nhất.
4. Chi phí thực tế (AC)
Bạn muốn biết đến nay đã chi bao nhiêu tiền cho một dự án nhất định?
Tính toán chi phí thực tế (AC) của dự án.
Đây là tổng chi phí phát sinh cho công việc được thực hiện trong một dự án trong một kỳ cụ thể.
Nó bao gồm tất cả các chi phí, bao gồm nhân công, vật liệu và bất kỳ chi phí nào khác liên quan trực tiếp đến dự án.
Ví dụ: nếu dự án xây dựng của bạn bao gồm chi phí vật liệu, nhân công, thuê thiết bị và giấy phép, AC sẽ là tổng của tất cả các chi phí này.
| Công thức: AC = Tổng chi phí trực tiếp + Tổng chi phí gián tiếp |
Mẹo chuyên nghiệp: Thường xuyên so sánh AC với giá trị thu được (EV). So sánh này giúp xác định sự khác biệt giữa chi phí đã bỏ ra và kết quả đã đạt được.
Nếu AC của bạn cao hơn nhiều so với EV, dự án của bạn có thể vượt quá ngân sách. Theo dõi so sánh này để thực hiện các điều chỉnh theo thời gian thực và đảm bảo kiểm soát tài chính và hiệu quả dự án tốt hơn.
5. Giá trị thu được (EV)
EV được sử dụng để đánh giá tiến độ dự án và đo lường hiệu suất bằng cách so sánh công việc đã lên kế hoạch với công việc đã hoàn thành về mặt tài chính.
Điều này giúp hiểu được phần ngân sách nào đã được sử dụng, dựa trên lượng công việc đã hoàn thành cho đến thời điểm hiện tại.
Ví dụ: nếu EV của dự án thấp hơn kế hoạch, điều đó cho thấy dự án đang chậm tiến độ hoặc vượt ngân sách. Ngược lại, EV cao hơn cho thấy tiến độ thuận lợi.
| Công thức: EV = Ngân sách khi hoàn thành (BAC) x Tỷ lệ phần trăm công việc đã hoàn thành |
Mẹo chuyên nghiệp: Kết hợp EV với các chỉ số khác như SV và CV để có chế độ xem toàn diện về tình trạng dự án.
Điều này cho phép bạn theo dõi tiến độ dự án, bao gồm việc tuân thủ ngân sách và lịch trình.
Bạn sẽ có thể dự đoán sớm các vấn đề tiềm ẩn và sẵn sàng thực hiện các điều chỉnh cần thiết để dự án của bạn đi đúng hướng và trong phạm vi ngân sách.
6. Sự chênh lệch lịch trình (SV)
SV đo lường sự khác biệt giữa công việc được kế hoạch hoàn thành vào một thời điểm nhất định và chi phí thực tế của công việc đã hoàn thành. Nó giúp các nhà quản lý dự án đánh giá xem dự án đang đi trước hay chậm so với dòng thời gian đã định.
Ví dụ: nếu một dự án phát triển phần mềm dự kiến hoàn thành năm tính năng vào một ngày nhất định, nhưng chỉ có ba tính năng được hoàn thành, SV sẽ giúp định lượng sự chậm trễ này.
| Công thức: SV = EV – PV |
Mẹo chuyên nghiệp: Phân tích SV cùng với chỉ mục hiệu suất lịch trình (SPI). Điều này cho thấy dự án của bạn có bị chậm tiến độ đáng kể và không tiến triển theo kế hoạch hay không.
Nếu SPI của bạn nhỏ hơn 1, điều đó có nghĩa là bạn không đạt được tiến độ như kế hoạch. Kiểm tra SV và SPI giúp bạn hiểu rõ hơn về thời gian thực hiện dự án, từ đó đưa ra quyết định sáng suốt hơn về phân bổ nguồn lực và thời hạn.
7. Sự chênh lệch chi phí (CV)
CV đo lường sự chênh lệch giữa chi phí công việc được lập ngân sách và chi phí thực tế phát sinh cho chi phí công việc được lập ngân sách đã hoàn thành.
Bạn có thể sử dụng nó để xác định xem một dự án đang vượt hoặc dưới ngân sách tại bất kỳ thời điểm nào trong vòng đời của dự án.
Ví dụ: nếu dự án của bạn được dự trù ngân sách là 10.000 đô la cho một cột mốc nhất định, nhưng bạn đã chi 12.000 đô la, CV sẽ giúp định lượng khoản chi tiêu vượt dự trù này.
| Công thức: CV = EV – AC |
Mẹo chuyên nghiệp: Theo dõi CV của bạn theo thời gian thực hoặc theo định kỳ, không chỉ khi đạt được các cột mốc hoặc hoàn thành dự án.
Cách tiếp cận chủ động này giúp bạn phát hiện sớm các vấn đề về ngân sách, cho phép bạn điều chỉnh trước khi chi phí vượt quá tầm kiểm soát.
Luôn đi trước một bước và đảm bảo dự án của bạn vẫn khả thi về mặt tài chính trong suốt quá trình thực hiện.
8. Giá trị kế hoạch (PV)
PV đại diện cho giá trị ước lượng của công việc được lên kế hoạch hoàn thành tại một thời điểm cụ thể.
Đây là thước đo những gì dự án nên đạt được về mặt tài chính, theo ngân sách và lịch trình ban đầu.
Ví dụ: nếu ngân sách của một dự án là 100.000 đô la và bạn có kế hoạch hoàn thành 25% công việc vào một ngày nhất định, PV vào ngày đó sẽ là 25.000 đô la.
| Công thức: PV = BAC x Tỷ lệ hoàn thành theo kế hoạch |
Mẹo chuyên nghiệp: Kết hợp PV với AC và EV để phân tích toàn diện tình trạng dự án.
Bộ ba chỉ số này cho phép bạn đánh giá không chỉ những gì đã được hoàn thành (PV), mà còn những gì đã đạt được (EV) và với chi phí bao nhiêu (AC).
Bằng cách theo dõi ba chỉ số này, bạn sẽ hiểu rõ tiến độ và trạng thái tài chính của dự án, từ đó phân tích chính xác hơn.
9. Chỉ mục hiệu suất theo lịch trình (SPI)
Nếu có một chỉ số mà mọi quản lý dự án nên theo dõi một cách nghiêm ngặt, thì đó là chỉ số hiệu suất lịch trình (SPI). Chỉ số này cho biết hiệu quả quản lý thời gian trong một dự án và được tính bằng cách so sánh công việc đã thực hiện với công việc đã lên lịch.
Về cơ bản, SPI xác định dự án của bạn đang đi trước, đúng tiến độ hay chậm tiến độ. Ví dụ: nếu giá trị SPI lớn hơn 1, dự án của bạn đang đi trước tiến độ; nếu nhỏ hơn 1, bạn đang chậm tiến độ.
| Công thức: SPI = EV / PV |
Mẹo chuyên nghiệp: Sử dụng SPI như một chỉ số độc lập và kết hợp với các chỉ số hiệu suất khác, như CPI.
Bằng cách phân tích SPI và CPI cùng nhau, bạn sẽ có được chế độ xem toàn diện hơn về tình trạng dự án, cả về ngân sách và tiến độ dự án.
Phân tích kép này có thể giúp bạn xác định vấn đề phát sinh từ quản lý thời gian, lập ngân sách hay cả hai, từ đó bạn có thể thực hiện các hành động khắc phục có mục tiêu.
10. Chỉ số hiệu suất chi phí (CPI)
Bạn đang tự hỏi liệu mình có nhận được giá trị tương xứng với số tiền đã đầu tư vào dự án không? Chỉ số hiệu suất chi phí (CPI) có thể giúp bạn. Chỉ số này đo lường hiệu quả chi phí và hiệu quả tài chính của một dự án. Chỉ số này được tính bằng cách so sánh giá trị công việc đã thực hiện (EV) với chi phí thực tế phát sinh.
ví dụ: CPI lớn hơn 1 cho thấy bạn đang trong phạm vi ngân sách, trong khi CPI nhỏ hơn 1 cho thấy bạn đã vượt ngân sách.
| Công thức: CPI = EV / AC |
Mẹo chuyên nghiệp: Sử dụng CPI làm công cụ dự đoán. Phân tích xu hướng CPI từ giai đoạn đầu của dự án để dự báo khả năng vượt ngân sách hoặc sử dụng không hiệu quả nguồn lực.
Sự dự báo này cho phép thực hiện các điều chỉnh chủ động, chẳng hạn như tái phân bổ ngân sách hoặc điều chỉnh chiến lược mua sắm.
Vì vậy, đừng chỉ sử dụng CPI để đánh giá tình hình tài chính hiện tại của dự án; hãy sử dụng nó để dự đoán và định hình quỹ đạo tài chính trong tương lai, đảm bảo quản lý dự án hiệu quả và tiết kiệm hơn.
Làm thế nào để chọn chỉ số dự án hiệu quả?
Để đạt được kết quả thành công cho dự án của bạn, điều quan trọng là phải lựa chọn các chỉ số dự án phù hợp và hiệu quả nhất. Tập trung vào các chỉ số khóa sẽ cung cấp thông tin chi tiết quý giá về chỉ số tiến độ dự án, cải thiện hiệu suất và cho phép bạn đưa ra quyết định sáng suốt. Hãy cùng khám phá các phương pháp hay nhất và lựa chọn các chỉ số dự án hiệu quả.
1. Xác định mục tiêu dự án của bạn
Trước khi đi sâu vào các chỉ số, trước tiên bạn phải xác định mục tiêu quản lý dự án của mình. Bạn muốn đạt được điều gì? Tăng hiệu quả? Giảm chi phí? Hiểu rõ mục tiêu cuối cùng của mình để lựa chọn các chỉ số phù hợp với mục tiêu của bạn một cách thông minh.
Hãy nhớ rằng, các chỉ số của bạn phải là lộ trình để đạt được mục tiêu, không chỉ là những dữ liệu ngẫu nhiên. Ví dụ: nếu mục tiêu của bạn là cải thiện thời gian phản hồi của khách hàng, hãy chọn tập trung vào các chỉ số có liên quan như thời gian xử lý trung bình hoặc điểm hài lòng của khách hàng.
2. Hiểu rõ nhu cầu của các bên liên quan
Mỗi dự án có các bên liên quan khác nhau, mỗi bên có nhu cầu và quan điểm riêng. Xác định họ là ai trong dự án của bạn — thành viên nhóm, khách hàng, nhà đầu tư — và hiểu điều gì quan trọng đối với họ.
Sự hiểu biết này sẽ hướng dẫn bạn lựa chọn các chỉ số phù hợp và có ý nghĩa đối với tất cả các bên liên quan. Giả sử nhà đầu tư là các bên liên quan chính. Trong trường hợp này, hãy tập trung vào các chỉ số như ROI và tỷ suất lợi nhuận gộp.
3. Phân tích các yêu cầu của dự án
Đánh giá các yêu cầu của dự án để xác định các kết quả và hạn chế chính.
Phân tích này sẽ giúp bạn xác định các khía cạnh quan trọng cần theo dõi và đo lường, từ đó bạn có thể chọn các chỉ số có liên quan trực tiếp đến thành công của dự án.
Ví dụ, trong một dự án nhạy cảm về chi phí, các chỉ số chính có thể bao gồm CV và CPI.
4. Đảm bảo tính đo lường và tính phù hợp
Chọn các chỉ số dự án dễ đo lường và chính xác. Tránh sử dụng các chỉ số trừu tượng hoặc mơ hồ.
Ở đây, tính liên quan là khóa. Điều quan trọng là đảm bảo rằng các chỉ số bạn lựa chọn đóng góp trực tiếp vào các mục tiêu của dự án và cung cấp thông tin chi tiết có thể hành động.
Ví dụ: nếu bạn muốn theo dõi hiệu suất tài chính, hãy chọn các chỉ số có thể đo lường được như tỷ suất lợi nhuận gộp hoặc ROI.
5. Kiểm tra và điều chỉnh thường xuyên
Đánh giá hiệu suất dự án không phải là hoạt động một lần. Do đó, bạn phải thường xuyên xem xét hiệu quả của các chỉ số hiệu suất quản lý dự án mà bạn đã chọn.
Các chỉ số bạn đã chọn có cung cấp thông tin chi tiết bạn cần không? Nếu không, đừng ngần ngại điều chỉnh hoặc thay thế chúng. Sự linh hoạt này đảm bảo rằng các chỉ số của bạn luôn phù hợp với bản chất luôn thay đổi của dự án.
Nếu SV không cung cấp thông tin chi tiết rõ ràng về thời gian thực hiện dự án, hãy xem xét tích hợp SPI để có phân tích chi tiết hơn.
Cách theo dõi các chỉ số dự án
Bây giờ bạn đã chọn được các chỉ số quản lý dự án phù hợp để đánh giá thành công của dự án, đã đến lúc trang bị các công cụ phù hợp. Dưới đây là cách thực hiện.
1. Tải mẫu chỉ số dự án
Mẫu chỉ số dự án của ClickUp được thiết kế để giúp bạn đo lường, theo dõi và trực quan hóa tiến độ dự án của mình trong một không gian thống nhất. Nó cũng giúp bạn tiết kiệm thời gian bắt đầu từ đầu. Bạn sẽ có một tài liệu sẵn sàng để tùy chỉnh theo ý mình.
Mẫu này có rất nhiều thông tin hữu ích. Dưới đây là những gì bạn có thể mong đợi:
- Dễ dàng theo dõi mục tiêu dự án và giám sát tiến độ thực hiện các mục tiêu của bạn
- Xác định các lĩnh vực cần cải thiện hoặc điều chỉnh để đạt được sự cải tiến liên tục
- Giữ cho nhóm của bạn đồng bộ và rõ ràng về tiến độ dự án
Mẫu này sẽ giúp bạn hiển thị tiến độ dự án rõ ràng hơn, cho phép bạn nhanh chóng xác định và giảm thiểu rủi ro tiềm ẩn.
Điều này nhằm mục đích giảm thiểu lãng phí và tăng cường hiệu quả bằng cách xác định các lĩnh vực cần cải thiện.
2. Đặt mục tiêu dự án của bạn
Kế hoạch và chỉ số dự án hiệu quả phụ thuộc vào mục tiêu rõ ràng. Tính năng Mục tiêu của ClickUp cho phép bạn tạo và theo dõi các mục tiêu liên quan trực tiếp đến các hoạt động dự án của bạn.
Bằng cách chia nhỏ từng mục tiêu thành các mục tiêu có thể đo lường được, các quản lý dự án của bạn có thể dễ dàng theo dõi tiến độ và đảm bảo sự phù hợp với các mục tiêu của dự án.
Tuy nhiên, hãy nhớ rằng việc triển khai các chỉ số dự án không chỉ là đặt ra mục tiêu mà còn phải làm cho mục tiêu trở nên rõ ràng, cụ thể và tích hợp vào công việc hàng ngày của bạn.
3. Hình dung dự án của bạn với Biểu đồ Gantt
Các công cụ trực quan có thể cực kỳ mạnh mẽ để theo dõi tiến độ dự án, và biểu đồ Gantt của ClickUp cũng không ngoại lệ. Chúng cung cấp một cách động để trực quan hóa dòng thời gian, các phụ thuộc và hiệu suất của dự án.
Các biểu đồ này giúp các nhà quản lý dự án có chế độ xem rõ ràng và dễ hiểu về cách các công việc và cột mốc dự án khác nhau phù hợp với lịch trình của bạn.
Với tính năng điều chỉnh bằng cách kéo và thả và cập nhật thời gian thực, các biểu đồ Gantt này là công cụ hoàn hảo để theo dõi chặt chẽ tiến trình dự án của bạn, giúp đảm bảo mọi thứ diễn ra theo kế hoạch.
4. Xác định các công việc có thể theo dõi
Nhiệm vụ ClickUp sẽ giúp bạn hợp lý hóa quy trình làm việc và tăng năng suất. Bạn có thể lập kế hoạch, cài đặt và theo dõi các công việc để tạo ra một phương pháp có cấu trúc cho dự án của mình.
Mỗi công việc có thể được điều chỉnh theo các chỉ số dự án cụ thể, giúp việc theo dõi trở nên đơn giản và có hệ thống.
Điều này giúp các nhà quản lý dự án quản lý hiệu quả các chi tiết nhỏ và hiểu được chúng đóng góp như thế nào vào dự án tổng thể.
5. Phân tích báo cáo chi tiết
Dữ liệu chỉ có giá trị khi nó cung cấp thông tin chi tiết. Tính năng Báo cáo của ClickUp rất hữu ích cho các nhà quản lý dự án. Tính năng này chuyển đổi các chỉ số dự án của bạn thành thông tin chi tiết có thể hành động. Sử dụng tính năng này để truy cập các báo cáo chi tiết về ước lượng thời gian, ai đang chậm tiến độ, công việc đang được thực hiện và ai đang đi trước.
Bằng cách cung cấp thông tin chi tiết về cả khía cạnh vĩ mô và vi mô của dự án, các công cụ báo cáo của ClickUp giúp bạn luôn dẫn đầu, đảm bảo mọi khía cạnh của dự án đều tiến độ theo kế hoạch.
Theo dõi các chỉ số quản lý dự án của bạn như một nhóm
Hãy nhớ rằng, quản lý dự án và chỉ số dự án không phải là công việc của một cá nhân; chúng đòi hỏi nỗ lực hợp tác. Chia sẻ những hiểu biết và mẹo bạn thu thập được từ bài viết này với nhóm của mình để đảm bảo mọi người đều hiểu tầm quan trọng của các chỉ số thành công dự án này và tác động của chúng đối với thành công của dự án.
Nâng cao trình độ bằng cách tập hợp các thành viên quan trọng trong nhóm để tham gia phiên chiến lược về việc tích hợp các tính năng của ClickUp vào quy trình làm việc hàng ngày của bạn. Đây là cơ hội để brainstorming, xác định những thách thức tiềm ẩn và cùng nhau xác định những cách hiệu quả nhất để sử dụng các công cụ này để theo dõi các chỉ số dự án.
Sẵn sàng tối ưu hóa quy trình quản lý dự án của bạn với ClickUp?
Đăng ký ClickUp miễn phí ngay hôm nay!
Ngoài ra, hãy cân nhắc sử dụng ứng dụng di động ClickUp và mở ra cơ hội cho mọi thành viên trong nhóm làm việc hiệu quả hơn.
Câu hỏi thường gặp
1. Tại sao các chỉ số dự án lại quan trọng trong quản lý?
Các chỉ số dự án rất quan trọng trong quản lý vì chúng cung cấp các phương tiện định lượng để theo dõi và đánh giá tiến độ và hiệu suất của một dự án.
Chúng cung cấp những thông tin quan trọng về các khía cạnh khác nhau như hiệu quả chi phí, tuân thủ lịch trình và tình trạng dự án tổng thể.
Bằng cách sử dụng các chỉ số này, các nhà quản lý dự án có thể đưa ra quyết định sáng suốt, xác định các lĩnh vực cần cải thiện, đo lường hiệu suất và đảm bảo nguồn lực được sử dụng hiệu quả.
2. Làm thế nào để theo dõi thành công của một dự án bằng cách sử dụng các chỉ số?
Để theo dõi thành công của một dự án bằng cách sử dụng các chỉ số, bạn cần lựa chọn các KPI phù hợp với mục tiêu của dự án.
Bắt đầu bằng cách xác định mục tiêu rõ ràng, sau đó chọn các chỉ số đo lường trực tiếp các mục tiêu này. Theo dõi các chỉ số này thường xuyên để đánh giá tiến độ và xác định bất kỳ sai lệch nào so với kế hoạch.
Ví dụ: nếu mục tiêu là giao hàng đúng hạn, hãy theo dõi các chỉ số như SV hoặc SPI.
3. Có những loại chỉ số dự án nào?
Các loại chỉ số dự án khác nhau được chia thành nhiều loại, mỗi loại tập trung vào các khía cạnh cụ thể của quản lý dự án:
- Chỉ số tài chính: Đo lường tình hình tài chính của dự án, chẳng hạn như CV, CPI và ROI
- Chỉ số hiệu suất: Đánh giá mức độ dự án đạt được các mục tiêu đã kế hoạch, như EV và AC
- Chỉ số chất lượng: Đánh giá chất lượng đầu ra và có thể bao gồm tỷ lệ lỗi hoặc điểm số hài lòng của khách hàng
- Chỉ số tài nguyên: Theo dõi hiệu quả và mức độ sử dụng các tài nguyên liên quan đến dự án
- Chỉ số dòng thời gian: Xem xét các chỉ số SV và SP để đánh giá mức độ tuân thủ dòng thời gian của dự án.
Mỗi loại chỉ số dự án cung cấp những thông tin chi tiết độc đáo, và việc lựa chọn kết hợp phù hợp là chìa khóa để theo dõi và quản lý thành công dự án một cách hiệu quả.