![Cách tiến hành phân tích sau dự án thành công [Các bước, lợi ích và sai lầm cần tránh]](https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/12/ClickUp-Project-Management-gif.gif)
Hoàn thành dự án thật tuyệt vời! Bạn và nhóm của bạn đã nỗ lực rất nhiều và mang lại kết quả.
Giờ là lúc thở phào nhẹ nhõm. 😮💨 Nhưng khoan đã, còn một việc nữa: phân tích dự án sau khi hoàn thành.
Nếu không có phân tích sau dự án, bạn sẽ bỏ lỡ cơ hội hiểu được những gì đã xảy ra và thậm chí những gì đã diễn ra tốt đẹp. Nhóm có gặp phải sự chậm trễ trong công việc không? Có vượt quá ngân sách hoặc thiếu hụt nguồn lực không?
Nếu bạn không tìm hiểu kỹ các vấn đề cơ bản ngay bây giờ, bạn có thể sẽ gặp lại chúng trong dự án tiếp theo.
Vậy, làm thế nào để tiến hành phân tích sau dự án hiệu quả? Đừng lo lắng, chúng tôi đã phân tích chi tiết trong bài viết này. Trước khi đi vào các bước, hãy cùng thảo luận về phân tích sau dự án là gì và lợi ích của nó.
⏰ Tóm tắt 60 giây
- Phân tích sau dự án là một quá trình nhìn lại dự án, cho phép bạn xem xét các quy trình, thành công và thất bại của dự án để có thể cải thiện trong tương lai
- Điều này giúp xác định các lĩnh vực cần cải thiện và tăng hiệu quả của nhóm
- Tất cả các bên liên quan quan trọng, bao gồm quản lý dự án, nhà phát triển và nhân viên đảm bảo chất lượng, nên tham gia vào các cuộc họp tổng kết dự án
- Bắt đầu bằng cách thu thập phản hồi trung thực từ nhóm thông qua khảo sát hoặc phỏng vấn và phân tích dữ liệu để xác định các mẫu
- Tiếp theo, ghi lại kết quả phân tích sau dự án vào một báo cáo toàn diện, chia sẻ báo cáo với các bên liên quan và thực hiện các mục hành động cho các dự án trong tương lai
Hiểu về phân tích sau dự án
Đối với nhiều công ty, vòng đời quản lý dự án kết thúc khi đạt được các cột mốc và mang lại kết quả.
Tuy nhiên, vấn đề là: nhiều nhóm bỏ qua một bước quan trọng, đó là đánh giá những thách thức và thành công của dự án. Đánh giá sau dự án giúp bạn xác định các lĩnh vực cần cải thiện để nâng cao tiêu chuẩn cho dự án tiếp theo.
Phân tích sau dự án là gì?
Hãy coi phân tích sau dự án như một cuộc họp tổng kết của nhóm sau một sự kiện lớn, nơi bạn tập hợp các bên liên quan quan trọng để phản ánh về quá trình thực hiện dự án.
Cũng giống như bạn ngồi với cuốn nhật ký của mình vào tháng 12 để nhìn lại những thăng trầm trong cả năm, cuộc họp tổng kết cho phép bạn ăn mừng những thành tựu của dự án và học hỏi từ những sai lầm của mình.
Điều này tạo cơ hội để brainstorming ý tưởng và ghi chép lại các phương pháp hay nhất có thể giúp ích cho các dự án sắp tới và cải thiện kết quả trong tương lai.
Lợi ích của việc tiến hành phân tích sau dự án
Một nghiên cứu về phân tích sau dự án CNTT cho thấy, "phân tích sau dự án không phải là một thực tiễn phổ biến trong quy trình quản lý dự án CNTT. "
Bạn có thể nghĩ rằng phân tích sau dự án chỉ là một công việc nữa trong danh sách công việc đã đầy ắp của bạn, đặc biệt là khi bạn có nhiều dự án mới đang chờ đợi.
Nhưng việc thực hiện chúng mang lại lợi ích đáng kể. Dưới đây là một số lợi ích:
1. Phát hiện sai sót và học hỏi từ chúng
Mọi dự án, dù thành công đến đâu, cũng có những khó khăn trên đường đi. Đánh giá sau dự án cho bạn thời gian để suy ngẫm về những gì đã xảy ra và lý do tại sao. Khi bạn dành thời gian để xem xét lại những sai lầm, dù là trễ hạn, sự cố liên lạc hay những trở ngại bất ngờ, bạn sẽ rút ra được những bài học quý giá.
Phân tích sau dự án cho phép các nhà quản lý dự án, nhóm và tổ chức đánh giá và học hỏi từ kinh nghiệm trong quá khứ.
Phân tích sau dự án cho phép các nhà quản lý dự án, nhóm và tổ chức đánh giá và học hỏi từ kinh nghiệm trong quá khứ.
Khóa học này sẽ giúp bạn trả lời câu hỏi này.
- Chúng ta có thể làm gì khác?
- Hệ thống hoặc quy trình nào đã không hoạt động hiệu quả?
- Chiến lược, công cụ hoặc quy trình nào đã mang lại hiệu quả trong công việc?
💡Mẹo chuyên nghiệp: Sử dụng các công cụ như mẫu bài học kinh nghiệm để phân tích và ghi chép thành tựu và thất bại của dự án. Sự tự phản ánh này có thể biến sai lầm thành cơ hội để củng cố nhóm và quy trình của bạn, giúp các dự án trong tương lai diễn ra suôn sẻ và thành công hơn.
2. Cải thiện hiệu quả của nhóm
Nhóm dự án có thể làm việc nhanh hơn và hiệu quả hơn vì họ đã phân tích được những điểm cần cải thiện và cách thức để giảm thời gian, tránh chậm trễ trong việc hoàn thành dự án. Bạn có thể xác định những điểm nghẽn, sự kém hiệu quả và các quy trình làm chậm tiến độ của nhóm.
Giả sử một dự án mất nhiều thời gian hơn dự kiến do sự chậm trễ trong việc phê duyệt. Trong cuộc họp tổng kết, bạn có thể phân tích lý do tại sao việc phê duyệt lại mất nhiều thời gian như vậy — có thể là do quy trình quá phức tạp hoặc các thành viên trong nhóm dự án không rõ ràng về những gì cần thiết. Từ đó, bạn có thể đơn giản hóa quy trình phê duyệt cho các dự án trong tương lai, tiết kiệm thời gian và tránh những sự chậm trễ tương tự.
🧠 Bạn có biết? Một nhóm do Giáo sư Colin Eden tại Strathclyde dẫn đầu đã tiến hành phân tích sau dự án cho một loạt các dự án phức tạp (bao gồm đường sắt, hàng không vũ trụ và kỹ thuật dân dụng) trong hơn 9 năm. Điều này đã giúp họ thiết lập mối quan hệ nhân quả trong một dự án, hiểu được tác động của hành vi động của nhiều bên liên quan và thiết lập các hệ thống và vòng phản hồi để tránh sự chậm trễ và gián đoạn.
3. Nâng cao tinh thần của nhóm
Phân tích sau dự án không chỉ là xác định sai lầm và phân tích nguyên nhân gốc rễ. Bạn thừa nhận và khen ngợi nỗ lực của nhóm, đồng thời giúp các thành viên nhận ra những thiếu sót của mình trong môi trường hỗ trợ và không phán xét.
Điều này giúp cuộc họp không giống như một cuộc "đổ lỗi" mà giống như một trải nghiệm học tập quý giá.
Ví dụ: nếu nhóm của bạn hoàn thành đúng thời hạn mặc dù phạm vi dự án khó khăn, hãy dành thời gian để ghi nhận thành tích đó. Nêu bật những thành công nhỏ, như giải quyết vấn đề sáng tạo hoặc đạt được cột mốc quan trọng, sẽ củng cố văn hóa biết ơn.
Khi các thành viên trong nhóm cảm thấy được công nhận, họ sẽ có xu hướng gắn bó và làm việc hiệu quả hơn, đảm bảo sự hợp tác tốt hơn trong các dự án trong tương lai.
📖 Đọc thêm: 5 ví dụ thực tế về quản lý dự án cho nhóm của bạn
4. Khuyến khích cải tiến liên tục
Phân tích sau dự án là một quá trình xem xét có hệ thống các kết quả của dự án để xác định các điểm yếu và các lĩnh vực có thể điều chỉnh quy trình để đạt được kết quả tốt hơn trong tương lai.
Giả sử bạn xác định rằng sự cố liên lạc thường xuyên đã dẫn đến việc thực hiện dự án bị trì hoãn và không thể hoàn thành đúng thời hạn. Thảo luận về những thách thức này trong cuộc họp đánh giá sau dự án để thiết lập các kênh liên lạc và hướng dẫn.
🧠 Bạn có biết? Raymond Sheen, Chủ tịch Product and Process Innovation Inc. , nêu bật một sự cố liên quan đến Chris, một người giải quyết vấn đề phản ứng, và Pat, một người lập kế hoạch chủ động.
Pat đã khởi động dự án đúng thời hạn bằng cách ngăn chặn các vấn đề, trong khi Chris lại trì hoãn dự án do phản ứng chậm trễ trước các vấn đề. Do không có phân tích sau dự án, công ty đã bỏ qua cách tiếp cận chủ động của Pat và sa thải cô trong đợt cắt giảm nhân sự. Điều này nhấn mạnh tầm quan trọng của phân tích sau dự án trong việc ghi nhận cách giải quyết vấn đề chủ động.
Bây giờ bạn đã hiểu lợi ích của cuộc họp tổng kết dự án, hãy cùng xem nhanh những người tham gia cuộc họp này.
Ai nên tham gia phân tích sau dự án?
Phân tích sau dự án thường liên quan đến tất cả các bên liên quan chính, bao gồm quản lý dự án, thành viên nhóm, nhà cung cấp, khách hàng, chuyên gia về chủ đề và trưởng nhóm kỹ thuật. Đây là lý do tại sao bạn cần chúng:
- Trưởng dự án hoặc quản lý dự án tổ chức cuộc họp, thảo luận về dòng thời gian và mục tiêu, đồng thời tiến hành đánh giá dự án để xác định những công việc đã thành công và những công việc chưa thành công
- Nhà phát triển chia sẻ những hiểu biết kỹ thuật và những khó khăn gặp phải trong quá trình thực hiện dự án
- Quản lý sản phẩm để thảo luận về quan điểm về yêu cầu của người dùng, xu hướng thị trường và nhu cầu của khách hàng
- Nhân viên đảm bảo chất lượng (QA) để nêu bật các vấn đề về kiểm tra và kiểm soát chất lượng
- Khách hàng để cung cấp phản hồi có giá trị về kết quả dự án
- Đội ngũ hỗ trợ thu thập phản hồi của người dùng và xác định các vấn đề hỗ trợ
Ngoài ra, bạn có thể mời các thành viên gián tiếp tham gia cuộc họp để thu thập các quan điểm đa dạng và chia sẻ những hiểu biết quý giá về các quy trình dự án tiêu chuẩn.
Làm thế nào để tiến hành phân tích sau dự án thành công?
Các cuộc đánh giá sau dự án có tác động lớn nhất là được tổ chức một cách có hệ thống và tập trung vào các kết quả có thể thực hiện được.
Việc thiết lập một quy trình đánh giá sau dự án rõ ràng không phải là điều quá khó khăn — đó chỉ là việc cài đặt nền tảng cho các cuộc thảo luận trung thực và cải tiến quy trình.
Trước hết, hãy thiết lập chương trình cuộc họp.
Đó có thể là 'So sánh mục tiêu dự án với kết quả thực tế' hoặc 'Đánh giá các điểm nghẽn trong quy trình làm việc và đề xuất các chiến lược tối ưu hóa'. Chương trình cuộc họp phân tích sau dự án cũng có thể là bản đánh giá toàn bộ dự án, từ kế hoạch đến thực hiện. Sau đó, hãy làm theo các bước sau:
Bước 1: Lên lịch cuộc họp và mời các bên liên quan quan trọng
Đã sẵn sàng với chương trình họp và danh sách người tham gia chưa?
Tuyệt vời! Bây giờ, hãy chọn thời gian cho cuộc họp phân tích sau dự án ngay sau khi dự án hoàn thành để các chi tiết còn mới mẻ.
Lên lịch cuộc họp và chia sẻ lịch của bạn công khai để mọi người đều được cập nhật thông tin cuộc họp theo thời gian thực. Tạo các cuộc họp tổng kết định kỳ và đặt nhắc nhở để không bỏ lỡ bất kỳ cuộc họp nào.
Với Lịch ClickUp, bạn có thể chia sẻ lịch của mình công khai hoặc xem lịch của các thành viên trong nhóm để tìm thời gian họp phù hợp. Nó cũng cho phép bạn tạo nhắc nhở sự kiện để bạn không bỏ lỡ các cuộc họp tổng kết.
Sau khi lên lịch cuộc họp, hãy gửi lời mời đến tất cả người tham gia cùng với chương trình cuộc họp. ClickUp Meetings có thể giúp bạn quản lý chương trình cuộc họp, đặt mục hành động, tạo danh sách kiểm tra và hơn thế nữa. Thay vì chỉ định một trợ lý cuộc họp, bạn có thể dễ dàng ghi chú, ghi lại chi tiết, chỉnh sửa và sắp xếp các ghi chú cuộc họp bằng AI.
💡Mẹo chuyên nghiệp: Có nhiều cuộc họp phân tích sau dự án liên tiếp? Theo dõi từng cuộc họp chi tiết với Mẫu theo dõi cuộc họp ClickUp —chuẩn bị cho cuộc họp sắp tới, theo dõi các mục hành động và giữ mọi người cùng nhau trên cùng một trang.
Bước 2: Chuẩn bị dòng thời gian dự án và các chỉ số khóa
Sau khi lên lịch cuộc họp, đã đến lúc chuẩn bị cho cuộc họp tổng kết.
Tạo dòng thời gian dự án chi tiết và liệt kê các chỉ số hiệu suất cần thiết để theo dõi. Điều này sẽ cung cấp bối cảnh cho cuộc thảo luận trong cuộc họp vì người tham gia có thể nhanh chóng truy cập các chi tiết quan trọng như cột mốc dự án, thời hạn và kết quả cần đạt được.
Xác định các chỉ số bạn muốn đánh giá. Dưới đây là một số chỉ số dự án bạn có thể theo dõi:
- Đạt được mục tiêu: Tất cả các mục tiêu của dự án đã đạt được chưa?
- Tính kịp thời: Các cột mốc và thời hạn đã đạt được chưa?
- Sử dụng tài nguyên: Tài nguyên có được phân bổ hiệu quả không?
- Tuân thủ ngân sách: Dự án có nằm trong ngân sách không?
Để dễ dàng hơn, hãy sử dụng các mẫu phân tích sau dự án. Các mẫu này có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian bằng cách hỗ trợ bạn thiết lập khảo sát phân tích sau dự án, tiến hành phân tích nguyên nhân gốc rễ, xem xét các sprint, thu thập phản hồi và quản lý toàn bộ quá trình phân tích sau dự án.
Ví dụ: Mẫu phân tích sau dự án ClickUp giúp thu thập phản hồi từ tất cả các bên liên quan trở nên dễ dàng. Nó giúp bạn học hỏi từ những lỗi của mình, phát hiện các lĩnh vực cần cải thiện và lập kế hoạch cho dự án tiếp theo hiệu quả hơn.
Sử dụng mẫu này, bạn có thể:
- Phân tích thành công, thất bại và xu hướng của dự án
- Ghi lại những bài học quan trọng
- Ghi chép các vấn đề và thông tin chi tiết theo định dạng có cấu trúc
- Theo dõi tiến độ và cải tiến liên tục
Ví dụ: Chế độ xem biểu mẫu nhập liệu của mẫu giúp thu thập phản hồi của các bên liên quan. Chế độ xem công việc đang chờ xử lý cho phép bạn theo dõi các công việc đang chờ xử lý và với Chế độ xem trạng thái, bạn có thể theo dõi tiến độ của dự án. Mẫu này cũng cung cấp các trạng thái tùy chỉnh như Điều tra, Mục nhập mới, Đã giải quyết và Chưa giải quyết để giúp bạn theo dõi trạng thái của từng công việc.
Bước 3: Thu thập phản hồi từ nhóm thông qua khảo sát hoặc phỏng vấn
Bước tiếp theo là gửi khảo sát đến tất cả những người tham gia và phỏng vấn họ để thu thập phản hồi về dự án và quy trình.
🌟 Đặt câu hỏi có hoặc không để xác định liệu kế hoạch dự án có được tuân thủ hay không. Ví dụ:
- Nhóm có tuân thủ ngân sách không?
- Nhóm có hoàn thành công việc đúng ngày đáo hạn không?
- Nhóm đã đạt được các chỉ số thành công đã định trước chưa?
🌟 Thêm các câu hỏi mở vào khảo sát hoặc hỏi trong cuộc phỏng vấn để thu thập ý kiến đa dạng từ các thành viên trong nhóm. Ví dụ:
- Nhóm có đủ thời gian để hoàn thành dự án không?
- Những thách thức chính mà bạn gặp phải trong dự án là gì và chúng ảnh hưởng đến công việc như thế nào?
- Những khía cạnh nào của dự án đã diễn ra tốt và những khía cạnh nào chưa tốt?
- Những công việc nào bị chậm trễ nhất và lý do là gì?
- Giao tiếp và hợp tác giữa các nhóm có hiệu quả không?
- Những rủi ro nào đã xuất hiện trong quá trình thực hiện dự án và chúng đã được xử lý như thế nào?
🌟 Hơn nữa, bạn có thể thêm các câu hỏi chủ quan để thu thập phản hồi về kinh nghiệm của các thành viên trong nhóm. Ví dụ:
- Kinh nghiệm làm việc với các thành viên trong nhóm và khách hàng của bạn như thế nào?
- Bạn thích nhất điều gì trong dự án này?
- Điều khó khăn nhất trong dự án là gì?
Các cuộc khảo sát như vậy sẽ giúp bạn xác định các mẫu chung và các trở ngại cần phải giải quyết trong cuộc họp.
Tạo khảo sát chi tiết bằng ClickUp Forms và thu thập dữ liệu bạn cần. Nó đi kèm với nhiều loại trường cho phép bạn ghi lại cả dữ liệu định lượng và định tính — từ văn bản dài đến danh bạ và xếp hạng.
Bước 4: Tạo điều kiện cho cuộc thảo luận cởi mở và trung thực
Sau khi nhận được phản hồi khảo sát, bạn đã sẵn sàng cho cuộc họp.
Vào ngày họp, khuyến khích các cuộc hội thoại trung thực mà không đi chệch khỏi chương trình họp. Đảm bảo rằng các thành viên tham gia chia sẻ ý kiến của mình mà không do dự.
Việc cần làm:
🙌 Tạo môi trường an toàn, không có sự chỉ trích, để xây dựng lòng tin giữa các bên liên quan và khuyến khích họ chia sẻ quan điểm mà không do dự
🙌 Bắt đầu với những điều đã diễn ra tốt đẹp để tạo ra không khí tích cực và giúp mọi người cảm thấy thoải mái khi chia sẻ phản hồi mang tính xây dựng sau đó
🙌 Áp dụng kỹ năng lắng nghe tích cực, phản hồi một cách có ý thức và tôn trọng ý kiến của nhau
🙌 Tập trung vào quy trình thay vì con người. Ví dụ, thay vì nói "X và Z đã gây ra sự chậm trễ", hãy nói "Chúng ta phải cải thiện chiến lược dòng thời gian"
🙌 Nhắc nhở những người tham gia rằng mục tiêu là học hỏi và cải thiện, không phải chỉ trích hay đổ lỗi cho nhau
🙌 Đề cập một vài chủ đề quan trọng trong một cuộc họp để tránh làm cho người tham gia cảm thấy quá tải
🙌 Đảm bảo dành đủ thời gian cho từng chủ đề thảo luận để các thành viên có thể đóng góp ý kiến
Bạn có thể sử dụng ClickUp Docs để ghi lại những hiểu biết từ các cuộc họp phân tích sau dự án hoặc viết ra các quy tắc của cuộc họp phân tích sau dự án. Dễ dàng chỉnh sửa tài liệu với các thành viên trong nhóm của bạn trong thời gian thực và chia sẻ với những người khác.
Bạn cũng có thể Gán nhận xét và mục hành động trong khi đảm bảo kiểm soát quyền truy cập.
ClickUp Chat có thể hỗ trợ các cuộc thảo luận sau dự án bằng cách tập trung tất cả các thông tin liên lạc liên quan đến dự án. Bạn có thể xem xét chi tiết kết quả và thách thức của dự án, đồng bộ hóa các nhiệm vụ và tài liệu của dự án.
Điều tuyệt vời nhất là gì? Bạn có thể hành động ngay lập tức dựa trên phản hồi bằng cách chuyển các thông báo quan trọng thành công việc.
Nó cũng cho phép bạn tạo các kênh riêng biệt cho từng dự án để tránh nhầm lẫn và tiến hành phân tích sau dự án một cách hiệu quả. Điều này có nghĩa là bạn không cần chuyển tab để xem lại những thành công hoặc thất bại của dự án.
Bước 5: Phân tích dữ liệu để xác định các mẫu và bài học kinh nghiệm
Giả sử bạn đã khảo sát nhóm của mình và phỏng vấn khách hàng và nhà cung cấp để tìm hiểu về trải nghiệm dự án của họ. Bước tiếp theo là phân tích tất cả các phản hồi và nội dung cuộc họp để xác định các vấn đề và thành công lặp lại. Để bắt đầu, hãy tổng hợp dữ liệu liên quan để cung cấp một bức tranh rõ ràng về dự án.
Phân tích dữ liệu một cách có hệ thống để xác định các lĩnh vực cần được chú ý. Điều này có thể bao gồm:
- 📊 Chỉ số: Tuân thủ ngân sách, dòng thời gian, sử dụng tài nguyên và chất lượng giao hàng
- 📝 Phản hồi: Khảo sát hoặc biểu mẫu phản hồi từ các bên liên quan, thành viên nhóm và khách hàng
- 🎯 Đánh giá cột mốc: Tổng quan về các thành tựu quan trọng và các lĩnh vực chưa đạt được mục tiêu
Ví dụ: nếu nhiều thành viên trong nhóm, khách hàng và nhà cung cấp thảo luận về việc chậm trễ trong việc nhận thông tin cập nhật mới nhất về dự án, điều này có thể cho thấy cần phải có một kế hoạch chi tiết hơn về tần suất và kênh liên lạc. Điều này sẽ giúp tránh sự cố liên lạc và chậm trễ trong các dự án sắp tới.
Sử dụng Bảng điều khiển ClickUp có thể tùy chỉnh để hiển thị dữ liệu bằng biểu đồ tròn và biểu đồ cột, đồ thị, thanh tiến độ dễ hiểu và hơn thế nữa.
Với Bảng điều khiển ClickUp, bạn có thể:
- Phân tích ngân sách dự án theo thời gian thực
- Đánh giá hiệu suất của nhóm
- Xác định nguyên nhân gốc rễ của các điểm nghẽn trong dự án
- Nhận được những thông tin hữu ích để đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu
Bước 6: Ghi chép kết quả vào báo cáo toàn diện
Tổng hợp tất cả kết quả từ phân tích và bắt đầu xây dựng một báo cáo toàn diện bao gồm:
⚠️ Thách thức: Các vấn đề cụ thể gặp phải, nguyên nhân và tác động của chúng
🏆 Thành công: Các chiến lược thành công đáng để nhân rộng
🚧 Rủi ro: Những trở ngại tiềm ẩn cho các dự án trong tương lai
📝 Điểm chính: Bài học kinh nghiệm và thông tin chi tiết có thể áp dụng
🚀 Cải tiến: Các khuyến nghị rõ ràng, thiết thực cho các bước tiếp theo
Để tiết kiệm thời gian và nỗ lực, hãy sử dụng bảng điều khiển báo cáo để trình bày kết quả một cách dễ hiểu. Bạn có thể dễ dàng:
- Hình dung dữ liệu bằng biểu đồ, đồ thị và dòng thời gian
- Tùy chỉnh chế độ xem với màu sắc và bố cục thương hiệu để tạo sự chuyên nghiệp
- Theo dõi và xuất nhật ký thời gian để lập kế hoạch tài nguyên tốt hơn
Hơn nữa, bạn có thể sử dụng các mẫu báo cáo sau hành động để tiến hành phân tích sau dự án một cách dễ dàng và ghi lại các kết quả từ cuộc họp.
✨Thông tin thú vị: Dự án Google Glass được thử nghiệm vào năm 2012 và ra mắt chiến dịch giới thiệu để tiếp cận đối tượng rộng hơn vào năm 2013. Tuy nhiên, doanh số bán hàng của sản phẩm này đã ngừng vào năm 2015 vì Google tập trung vào các tính năng cao cấp của sản phẩm mà bỏ qua việc truyền đạt lợi ích của sản phẩm đến đối tượng.
Phân tích sau dự án đã giúp nhóm hiểu được tầm quan trọng của việc trình bày rõ ràng các lợi ích của sản phẩm cho đối tượng mục tiêu và lắng nghe nhu cầu và phản hồi của người dùng.
Bước 7: Chia sẻ báo cáo và thực hiện các khuyến nghị có thể thực hiện được
Cuối cùng, chia sẻ báo cáo phân tích sau dự án với tất cả các bên liên quan đến dự án. Tổ chức một cuộc họp nhanh để thảo luận về kết quả dự án, trích xuất những thông tin hữu ích và đề xuất các cải tiến. Sau khi đã lên kế hoạch cải tiến, phân công nhiệm vụ để thực hiện các thay đổi trong quy trình dự án và theo dõi tiến độ của chúng bằng cách sử dụng Mẫu dòng thời gian Gantt của ClickUp.
Ngoài ra, từ dự án tiếp theo trở đi, bạn có thể sử dụng báo cáo trạng thái dự án để cung cấp cho các bên liên quan chính một cái nhìn tổng quan về trạng thái dự án hiện tại. Điều này sẽ giúp bạn giữ cho mọi người được thông báo về tiến độ và xác định cũng như giải quyết các vấn đề tiềm ẩn một cách chủ động.
Những sai lầm cần tránh trong phân tích sau dự án
Thực hiện các bước trên là chưa đủ để tiến hành một cuộc họp phân tích sau dự án thành công. Bạn phải tránh những sai lầm sau đây để có một cuộc họp phân tích sau dự án thành công 👇
Không tiến hành cuộc họp ngay lập tức
Thời gian là yếu tố quan trọng nhất trong cuộc họp tổng kết dự án. Nếu bạn không tổ chức cuộc họp ngay sau khi dự án kết thúc, các thành viên có thể quên chi tiết, mất lãi suất hoặc bận rộn với dự án khác.
✅ Giải pháp: Bao gồm cuộc họp tổng kết trong kế hoạch dự án của bạn. Cho nhóm của bạn nghỉ ngơi ngắn sau thời hạn, nhưng đừng để trôi qua hàng tuần. Tổ chức cuộc họp trong vòng vài ngày sau khi dự án kết thúc, khi các bên liên quan còn nhớ rõ về trải nghiệm của mình.
Bỏ qua các bên liên quan bên ngoài
Việc loại trừ phản hồi từ các bên liên quan bên ngoài như khách hàng, nhà cung cấp và người dùng sẽ không cung cấp bức tranh toàn cảnh về thành công và thất bại của dự án. Ví dụ, điều quan trọng là phải biết ứng dụng có đáp ứng yêu cầu của người dùng sau khi phân phối phần mềm hay không.
✅ Giải pháp: Tiến hành phân tích sau dự án 360 độ bằng cách bao gồm các bên liên quan bên ngoài. Điều này sẽ giúp bạn có chế độ xem rộng hơn về các mặt tích cực và tiêu cực của dự án.
💡Mẹo chuyên nghiệp: Mẫu Kế hoạch hành động phản hồi của ClickUp có thể giúp bạn thu thập phản hồi của khách hàng, sắp xếp các lĩnh vực cần cải thiện theo mức độ ưu tiên, lập kế hoạch hành động và phản hồi kịp thời.
Không cài đặt chương trình họp rõ ràng
Nếu không có chương trình rõ ràng, cuộc họp tổng kết có thể đi chệch hướng. Ngoài ra, nếu những người tham gia không biết những gì sẽ diễn ra, họ có thể nản lòng và không tham dự cuộc họp.
✅ Giải pháp: Đặt và chia sẻ chương trình cuộc họp để đảm bảo cuộc họp tập trung vào mục tiêu rõ ràng. Lập danh sách các điểm thảo luận để tránh lạc đề và đặt ra các quy tắc cơ bản để tránh các cuộc hội thoại tiêu cực và đổ lỗi cho nhau.
Tránh chuẩn bị cuộc họp
Nếu bạn không chuẩn bị cho cuộc họp với các tài liệu phù hợp, rất có thể cuộc họp sẽ không diễn ra suôn sẻ. Những người tham gia sẽ không rõ ràng về các chi tiết của dự án, dẫn đến nhiều xung đột hơn là giải pháp.
✅ Giải pháp: Chuẩn bị các tài liệu phù hợp trước cuộc họp — chương trình họp tổng kết, bảng câu hỏi và các tài liệu hỗ trợ khác như ngân sách dự án, dòng thời gian, kế hoạch nguồn lực và phản hồi của khách hàng. Chuẩn bị sẵn sàng những thứ này sẽ giúp cuộc họp hiệu quả hơn.
Đảm bảo thành công trong tương lai với phân tích sau dự án
Phân tích sau dự án là bản tóm tắt dự án giúp bạn tái cấu trúc quy trình, xem xét phản hồi từ các bên liên quan đến dự án. Kết quả? Một cách tiếp cận hiệu quả hơn cho các dự án trong tương lai.
Khóa là có phần mềm phù hợp giúp bạn tiến hành cuộc họp phân tích sau dự án thành công.
Giải pháp quản lý dự án của ClickUp cung cấp một loạt các tính năng để giúp bạn tổ chức cuộc họp tổng kết thành công. Bạn có thể sử dụng Chế độ xem biểu mẫu để thực hiện khảo sát, Bảng điều khiển để báo cáo, Tài liệu để ghi chép kết quả, Trò chuyện tích hợp để giao tiếp rõ ràng và hàng tấn mẫu để theo dõi và quản lý mọi thứ, từ KPI và phản hồi đến bất kỳ khía cạnh nào của cuộc họp.
Vậy còn chần chừ gì nữa? Đăng ký ClickUp miễn phí để khám phá thêm nhiều tính năng khác! 🏃➡️