Thành công của một dự án trông như thế nào? Làm thế nào để xác định một dự án thành công?
Nếu không có ví dụ về tiêu chí thành công rõ ràng, các nhóm sẽ chỉ có thể phỏng đoán.
Thời hạn, ngân sách, phản hồi của các bên liên quan và tiêu chuẩn chất lượng tất cả đều đóng vai trò quan trọng. Nhưng để đảm bảo thành công trong mọi dự án, bạn cần thiết lập các định nghĩa và tiêu chuẩn thành công rõ ràng, để các nhóm có thể đánh giá tiến độ của mình trong suốt dự án.
Các tiêu chí phù hợp giúp dự án đi đúng hướng, thống nhất các nhóm và biến tiến độ thành kết quả có thể đo lường được. Hướng dẫn này phân tích cách xác định, theo dõi và cải thiện thành công mà không cần phỏng đoán.
Vì vậy, hãy bắt đầu hành trình theo dõi thành công của các dự án và công việc của bạn.
Tiêu chí thành công của dự án là gì?
Mỗi dự án đều có mục tiêu, nhưng tiêu chí thành công của dự án giúp đánh giá liệu mục tiêu đó có được đạt được một cách có ý nghĩa hay không.
Tiêu chí thành công của dự án là các tiêu chuẩn cụ thể, có thể đo lường được được sử dụng để đánh giá kết quả của dự án.
Trong môi trường học tập, việc hiểu ý tưởng chính của tiêu chí thành công có thể tạo ra sự khác biệt đáng kể trong cách người học tiếp cận việc học của mình.
Không giống như các khái niệm thành công mơ hồ, các tiêu chí này cung cấp một cách có cấu trúc, dễ nhận biết để đánh giá kết quả dựa trên các kỳ vọng đã định trước. Tiêu chí thành công khác nhau tùy thuộc vào loại dự án, mục tiêu và các bên liên quan.
Các tiêu chí này có thể bao gồm các chỉ số như giao hàng đúng hạn, tuân thủ ngân sách, tiêu chuẩn chất lượng, sự hài lòng của các bên liên quan hoặc đo lường tác động.
Nếu không có các tiêu chí được xác định rõ ràng, các nhóm có thể gặp khó khăn trong việc xác định liệu một dự án đã thực sự đạt được các mục tiêu đề ra hay chưa.
Tiêu chí thành công của dự án so với các yếu tố thành công của dự án
Nhiều nhóm nhầm tưởng rằng các yếu tố thành công và tiêu chí thành công là giống nhau. Mặc dù chúng có liên quan chặt chẽ với nhau, nhưng chúng phục vụ các mục đích khác nhau:
| Aspect | Tiêu chí thành công của dự án | Các yếu tố thành công của dự án |
| Định nghĩa | Các kết quả có thể đo lường được để xác định một dự án có thành công hay không | Các yếu tố khóa góp phần đạt được thành công nhưng không định nghĩa thành công |
| Mục đích | Được sử dụng để đánh giá kết quả cuối cùng của một dự án | Tập trung vào cải thiện các quy trình giúp tăng khả năng thành công |
| Ví dụ | Dự án hoàn thành đúng thời hạn, trong phạm vi ngân sách và đáp ứng các tiêu chuẩn chất lượng | Lãnh đạo mạnh mẽ, giao tiếp hiệu quả, thành viên nhóm có kỹ năng |
| Đo lường | Được định nghĩa rõ ràng và có thể đo lường, thường liên kết với các chỉ số KPI | Không phải lúc nào cũng có thể đo lường trực tiếp, nhưng tác động của chúng có thể được quan sát |
| Vị trí | Được thiết lập vào đầu dự án để thống nhất các kỳ vọng | Có thể phát triển trong suốt dự án dựa trên các thách thức và cơ hội |
| Tác động | Xác định xem dự án có đáp ứng các mục tiêu của các bên liên quan và kinh doanh hay không | Giúp cải thiện việc thực thi và hiệu quả để nâng cao kết quả dự án |
Một dự án có thể đáp ứng tất cả các yếu tố thành công nhưng vẫn thất bại nếu không đáp ứng các tiêu chí định trước. Tương tự, một dự án có thể gặp phải những thách thức nhưng vẫn được coi là thành công nếu đạt được kết quả mong muốn.
Việc cài đặt các tiêu chí thành công rõ ràng ngay từ đầu đảm bảo mọi người — các nhóm, các bên liên quan và lãnh đạo — đều có cùng kỳ vọng. Điều này loại bỏ tính chủ quan khỏi các đánh giá dự án và cung cấp nền tảng vững chắc để đo lường tiến độ.
Đọc thêm: Cách xác định các yếu tố thành công quan trọng trong quản lý dự án
Ví dụ về các tiêu chí thành công thiết yếu của dự án
Thành công không chỉ là hoàn thành dự án, mà còn là đáp ứng các tiêu chí rõ ràng, có thể đo lường được. Nếu không có những tiêu chí này, các nhóm và các bên liên quan có thể có những kỳ vọng khác nhau về ý nghĩa thực sự của thành công.
Hãy xem xét một số ví dụ về tiêu chí thành công giúp xác định và đo lường kết quả dự án một cách hiệu quả.
1. Hoàn thành dự án đúng thời hạn
Đối với một số dự án, việc không đáp ứng thời hạn là điều bất tiện. Đối với những dự án khác, đó là thảm họa.
🎯 Ví dụ:
Hãy tưởng tượng một phần mềm được lên kế hoạch ra mắt cùng với một sản phẩm. Nếu nhóm phát triển giao sản phẩm muộn, các chiến dịch tiếp thị, cam kết của nhà đầu tư và kỳ vọng của khách hàng sẽ bị ảnh hưởng. Trong các ngành như xây dựng, y tế hoặc tài chính, sự chậm trễ có thể dẫn đến các hình phạt pháp lý, tiền phạt theo quy định hoặc vi phạm hợp đồng.
Ngay cả trong các ngành công nghiệp ít nhạy cảm với thời gian, sự chậm trễ thường dẫn đến vượt ngân sách, xung đột nguồn lực và các bên liên quan thất vọng. Vội vàng để đạt được mục tiêu cuối cùng sau những thất bại có thể ảnh hưởng đến chất lượng, buộc các nhóm phải viết báo cáo, tài liệu hoặc sửa chữa vào phút chót. Trong một số trường hợp, bạn có thể phải thực hiện những thay đổi lớn, làm chậm trễ hơn nữa việc hoàn thành và tăng chi phí.
Được đo lường bằng:
- Ít cần gia hạn thời hạn vào phút chót
- Các cột mốc dự án được hoàn thành trong khung thời gian dự kiến
- Giao hàng cuối cùng phù hợp với dòng thời gian đã thỏa thuận
Đọc thêm: 10 mẫu đánh giá dự án tốt nhất để đánh giá dự án
2. Tuân thủ ngân sách
Một dự án mang lại kết quả nhưng vượt quá ngân sách không phải là thành công thực sự — đó là một sai lầm về tài chính.
🎯 Ví dụ:
Hãy xem xét một dự án phát triển sản phẩm mới với ngân sách đã định cho nghiên cứu, nguyên vật liệu và sản xuất. Nếu chi phí nghiên cứu tăng vọt ngoài tầm kiểm soát, toàn bộ sản phẩm sẽ bị rối loạn. Vượt ngân sách cũng có thể đồng nghĩa với việc công ty buộc phải cắt giảm tính năng, trì hoãn ra mắt hoặc chịu lỗ ở các bộ phận khác.
Quản lý và lập kế hoạch ngân sách kém có thể gây ra tình trạng thiếu hụt kinh phí và làm chậm tiến độ. Trong các dự án quy mô lớn như nâng cấp hệ thống cơ sở hạ tầng hoặc CNTT, điều này thậm chí có thể dẫn đến hủy bỏ dự án.
Ngay cả khi một dự án đạt được mục tiêu, việc vượt quá ngân sách có thể làm suy yếu khả năng tồn tại lâu dài của dự án. Các nhóm liên tục gặp khó khăn trong việc kiểm soát chi phí có thể mất lòng tin của các bên liên quan, giới hạn nguồn tài trợ trong tương lai hoặc gây ra áp lực tài chính cho doanh nghiệp.
Một dự án chỉ thành công về mặt tài chính khi đạt được các mục tiêu trong phạm vi ngân sách đã được phê duyệt.
Được đo lường bằng:
- Chi phí thực tế so với ngân sách được phân bổ
- Tránh chi phí không cần thiết
- Tối đa hóa lợi nhuận trên vốn đầu tư (ROI)
3. Đảm bảo phạm vi dự án
Một dự án chỉ thành công khi nó mang lại chính xác những gì đã thỏa thuận — không hơn, không kém.
🎯 Ví dụ:
Hãy tưởng tượng một chiến dịch tiếp thị được thiết kế để ra mắt với năm sản phẩm chính: một trang web, chuỗi email, quảng cáo sáng tạo, trang đích và kế hoạch truyền thông xã hội. Giữa chừng, các bên liên quan yêu cầu nội dung video, hợp tác với người có ảnh hưởng và các biến thể quảng cáo bổ sung mà không điều chỉnh ngân sách hoặc dòng thời gian.
Kết quả? Nguồn lực bị quá tải, thời hạn bị lỡ, chất lượng bị ảnh hưởng.
Trong các ngành như phát triển phần mềm hoặc lập kế hoạch sự kiện, việc không kiểm soát phạm vi dự án có thể dẫn đến chi phí tăng cao, sự thất vọng của các bên liên quan và sự không phù hợp với mục tiêu dự án. Mặc dù những điều chỉnh nhỏ là phổ biến, nhưng những sai lệch đáng kể mà không có sự phê duyệt thích hợp thường dẫn đến cạn kiệt nguồn lực và kết quả cuối cùng bị giảm sút.
Được đo lường bằng:
- Tất cả các sản phẩm đã thỏa thuận đã hoàn thành
- Các bên liên quan ký kết kết quả cuối cùng
- Yêu cầu thay đổi được giữ ở mức tối thiểu
Đọc thêm: 11 ví dụ về mục tiêu quản lý dự án
4. Chất lượng của các sản phẩm đầu ra
Một dự án đáp ứng thời hạn và kỳ vọng về ngân sách vẫn bị coi là thất bại nếu kết quả cuối cùng không đáp ứng các tiêu chuẩn chất lượng.
🎯 Ví dụ:
Hãy xem xét một dự án phát triển phần mềm trong đó sản phẩm được giao đúng hạn, nhưng thử nghiệm sau khi ra mắt cho thấy thường xuyên xảy ra sự cố và lỗ hổng bảo mật. Khách hàng từ chối phát hành, dẫn đến tốn kém chi phí làm lại và chậm trễ.
Trong các ngành như xây dựng hoặc sản xuất, chất lượng kém có thể dẫn đến rủi ro an toàn, vi phạm quy định hoặc thu hồi sản phẩm, gây tổn hại đến danh tiếng và đầu tư.
Ngay cả một sự sụt giảm nhỏ về chất lượng cũng có thể ảnh hưởng đến trải nghiệm người dùng, niềm tin vào thương hiệu và thành công lâu dài của dự án. Một dự án chỉ thực sự hoàn thành khi đáp ứng các tiêu chuẩn ngành và mong đợi của các bên liên quan.
Được đo lường bằng:
- Đáp ứng các tiêu chuẩn chất lượng nội bộ và ngành
- Tỷ lệ lỗi thấp và ít phải làm lại
- Phản hồi tích cực từ các bên liên quan và người dùng
5. Sự hài lòng của các bên liên quan
Một dự án có thể đáp ứng mọi yêu cầu trên giấy tờ nhưng vẫn bị coi là thất bại nếu các bên liên quan không hài lòng.
🎯 Ví dụ:
Hãy tưởng tượng một sáng kiến tái cấu trúc doanh nghiệp thành công trong việc cắt giảm chi phí nhưng lại dẫn đến sự bất mãn của nhân viên và tỷ lệ nghỉ việc cao. Hoặc một sản phẩm mới ra mắt đáp ứng tất cả các yêu cầu kỹ thuật nhưng lại nhận được phản hồi kém từ khách hàng do các vấn đề về khả năng sử dụng.
Ngay cả khi dự án được thực hiện theo kế hoạch, nếu các bên liên quan cảm thấy không được lắng nghe hoặc không hài lòng, thành công lâu dài sẽ bị ảnh hưởng.
Sự chấp thuận của các bên liên quan không chỉ là hoàn thành công việc, mà còn là đảm bảo dự án mang lại giá trị thực sự cho những người quan trọng nhất.
Được đo lường bằng:
- Khảo sát và phản hồi từ các bên liên quan
- Giữ chân khách hàng hoặc các dự án tiếp theo
- Cảm nhận tích cực về kết quả dự án
Đọc thêm: 5 ví dụ thực tế về quản lý dự án cho nhóm của bạn
6. Tác động kinh doanh và ROI
Một dự án đáp ứng thời hạn và kết quả mong đợi nhưng không mang lại giá trị kinh doanh hữu hình chỉ là một hoạt động vận hành, không phải là thành công.
🎯 Ví dụ:
Hãy xem xét việc triển khai một phần mềm mới nhằm cải thiện hiệu quả quy trình làm việc. Nếu nhân viên gặp khó khăn trong việc áp dụng hoặc phần mềm không giảm được khối lượng công việc, khoản đầu tư sẽ trở thành chi phí chìm. Tương tự, một sản phẩm có thể được ra mắt thành công, nhưng nếu doanh số bán hàng vẫn trì trệ, thành công của dự án sẽ bị đặt dấu hỏi.
Cho dù là tăng doanh thu, giảm chi phí hay hợp lý hóa hoạt động, một dự án phải chứng minh được sự đầu tư của mình bằng cách mang lại tác động kinh doanh có thể đo lường được.
Được đo lường bằng:
- Tăng doanh thu hoặc tiết kiệm chi phí
- Cải tiến quy trình và lợi ích từ tự động hóa
- Lợi thế cạnh tranh trên thị trường
👀 Bạn có biết? Tàu vũ trụ Mars Climate Orbiter của NASA đã thất bại vì một lỗi chuyển đổi đơn vị đơn giản? Một nhóm sử dụng hệ mét, trong khi nhóm khác sử dụng hệ Anh, khiến tàu vũ trụ trị giá 327 triệu đô la bị cháy rụi trong khí quyển
Đây là một ví dụ hoàn hảo cho thấy ngay cả những dự án được thực hiện tốt cũng có thể thất bại nếu tác động kinh doanh — như tính chính xác và sự phù hợp — không được ưu tiên.
7. Hiệu quả quản lý rủi ro
Mọi dự án đều có những thách thức bất ngờ, và điều quyết định thành công là khả năng xử lý những rủi ro đó một cách nhanh chóng và hiệu quả.
🎯 Ví dụ:
Hãy tưởng tượng một dự án xây dựng trong đó tình trạng thiếu vật liệu bất ngờ do các vấn đề về chuỗi cung ứng đe dọa đến dòng thời gian. Về lý thuyết, các nhà lập kế hoạch và quản lý dự án có thể dự đoán trước các vấn đề về chuỗi cung ứng và lập kế hoạch tìm nguồn cung ứng thay thế với sự cẩn trọng và nghiên cứu kỹ lưỡng.
Giờ đây, nếu không có kế hoạch dự phòng, sự chậm trễ sẽ ngày càng tăng, dẫn đến vi phạm hợp đồng và phạt tiền.
Trong phát triển phần mềm, một lỗ hổng bảo mật được phát hiện muộn trong quá trình sản xuất có thể dẫn đến chi phí sửa chữa tốn kém và làm mất lòng tin của khách hàng.
Quản lý rủi ro chủ động đảm bảo rằng bạn có thể xác định, giải quyết và giảm thiểu các vấn đề trước khi chúng leo thang. Một dự án chạy suôn sẻ bất chấp những trở ngại là một dự án được thiết lập để thành công ngay từ đầu.
Được đo lường bằng:
- Rủi ro đã xác định so với các vấn đề thực tế phải đối mặt
- Tốc độ và hiệu quả trong quản lý khủng hoảng
- Giảm thiểu sự gián đoạn đối với luồng dự án
8. Hiệu suất và sự hợp tác của nhóm
Thành công của một dự án không chỉ là kết quả cuối cùng mà còn là hiệu quả công việc của nhóm để đạt được kết quả đó.
🎯 Ví dụ:
Hãy tưởng tượng một nhóm ra mắt sản phẩm trong đó các bộ phận tiếp thị, phát triển và bán hàng hoạt động riêng rẽ. Các nhóm đổ lỗi cho nhau hoặc đổ trách nhiệm cho nhau khi gặp bất kỳ thách thức nào trong quá trình ra mắt, và cuối cùng, tinh thần làm việc và chất lượng công việc bị ảnh hưởng.
Sự thiếu rõ ràng trong giao tiếp thường dẫn đến các chiến dịch bị trì hoãn, thông điệp không nhất quán, nhân viên không hài lòng và mất cơ hội bán hàng.
Ngược lại, một nhóm phối hợp tốt sẽ đảm bảo công việc được thực hiện hiệu quả, các trở ngại được giải quyết nhanh chóng và sự hợp tác vẫn diễn ra suôn sẻ.
Ngay cả những kế hoạch dự án tốt nhất cũng có thể thất bại nếu tinh thần đồng đội bị phá vỡ. Sự phối hợp chặt chẽ, giao tiếp rõ ràng và khối lượng công việc cân bằng là chìa khóa để giữ mọi thứ đi đúng hướng.
Được đo lường bằng:
- Tỷ lệ hoàn thành công việc và hiệu quả
- Phản hồi của nhóm về khối lượng công việc và giao tiếp
- Hiệu quả của các công cụ và quy trình hợp tác
Đọc thêm: Cách cải thiện hợp tác trong môi trường làm việc?
9. Tuân thủ và tuân thủ quy định
Trong một số ngành nhất định, thành công không chỉ là giao hàng đúng thời hạn và ngân sách, mà còn phải tuân thủ các quy định pháp lý, an toàn và ngành nghiêm ngặt.
🎯 Ví dụ:
Hãy xem xét một dự án dược phẩm phát triển một loại thuốc mới. Nếu không tuân thủ các hướng dẫn tuân thủ, sản phẩm có thể không được cơ quan quản lý phê duyệt, dẫn đến chậm trễ trong việc đưa sản phẩm ra thị trường và gây thiệt hại hàng triệu đô la. Trong lĩnh vực xây dựng, việc bỏ qua các cuộc kiểm tra an toàn có thể làm đình trệ tiến độ, dẫn đến các hành động pháp lý hoặc thậm chí gây nguy hiểm đến tính mạng con người.
Một dự án không thể được coi là thành công nếu không đáp ứng các tiêu chuẩn yêu cầu, không vượt qua các cuộc kiểm tra hoặc không tránh được các rắc rối pháp lý. Tuân thủ quy định không phải là tùy chọn — đó là tiêu chí thành công cơ bản.
Được đo lường bằng:
- Đạt yêu cầu kiểm toán và tuân thủ quy định
- Đáp ứng các yêu cầu pháp lý và an toàn
- Tránh các khoản phạt hoặc rủi ro pháp lý
10. Sự chấp nhận và tham gia của người dùng
Một dự án có thể được hoàn thành một cách hoàn hảo, nhưng nếu không ai sử dụng hoặc hưởng lợi từ sản phẩm cuối cùng, thì dự án đó không thể được coi là thành công.
🎯 Ví dụ:
Hãy tưởng tượng một hệ thống CRM mới được triển khai cho nhóm bán hàng. Nếu nhân viên bán hàng thấy hệ thống này phức tạp, không trực quan hoặc gây gián đoạn, họ có thể từ chối sử dụng, dẫn đến lãng phí đầu tư và giảm hiệu quả.
Tương tự, một ứng dụng hướng đến khách hàng với trải nghiệm người dùng kém có thể có tỷ lệ chấp nhận thấp, bất kể ứng dụng đó được phát triển tốt như thế nào.
Sự chấp nhận của người dùng quyết định liệu một dự án mang lại giá trị thực sự hay trở thành một sai lầm đắt giá và không được sử dụng.
Được đo lường bằng:
- Chỉ số tương tác và duy trì người dùng
- Khả năng thích ứng cao với sự thay đổi hoặc quy trình mới
- Phản hồi tích cực và sự hài lòng của người dùng
Đọc thêm: 5 bước khóa trong quy trình vòng đời dự án
11. Đánh giá và cải tiến sau dự án
Một dự án không kết thúc khi sản phẩm cuối cùng được bàn giao — đó là cơ hội để phản ánh, phân tích và cải thiện.
🎯 Ví dụ:
Hãy xem xét một trường hợp triển khai phần mềm, trong đó phân tích sau khi ra mắt cho thấy các vấn đề bất ngờ của người dùng và trải nghiệm người dùng không lý tưởng. Nếu không có quy trình đánh giá có cấu trúc, các nhóm có thể lặp lại những sai lầm tương tự trong các dự án trong tương lai và theo thời gian, giá trị và danh tiếng của nhà sản xuất phần mềm có thể giảm sút.
Trong các ngành như sản xuất hoặc lập kế hoạch sự kiện, báo cáo sau dự án giúp xác định những gì đã thành công, những gì không thành công và cách tối ưu hóa quy trình công việc trong tương lai.
Thành công không chỉ là hoàn thành, mà còn là cải tiến liên tục cho sáng kiến tiếp theo.
Được đo lường bằng:
- Các bài học kinh nghiệm và phản hồi được ghi chép lại
- Cải thiện quy trình trong các dự án trong tương lai
- Tăng cường hiệu quả trong quy trình làm việc và thực thi
👀 Bạn có biết? Post-it Notes ra đời vì 3M không từ bỏ một loại keo dán thất bại. Thay vì loại bỏ nó, họ đã cải tiến sản phẩm thông qua thử nghiệm và phản hồi, chứng minh rằng đánh giá sau dự án có thể biến thất bại thành thành công
Tại sao việc cài đặt tiêu chí thành công lại quan trọng?
Bây giờ, bạn đã hiểu rõ tại sao các tiêu chí thành công rõ ràng lại quan trọng đối với sự phát triển của cả tổ chức và cá nhân.
Nếu không có tiêu chí này, việc đánh giá dự án sẽ trở nên chủ quan và không nhất quán. Việc xác định tiêu chí ngay từ đầu giúp các nhóm tập trung, thống nhất và có trách nhiệm.
Sử dụng các điểm chuẩn này, các nhóm có thể tự đánh giá, theo dõi tiến độ và thực hiện các cải tiến dựa trên dữ liệu để đạt được kết quả tốt hơn trong tương lai.
Làm thế nào để thiết lập tiêu chí thành công cho dự án của bạn?
Bạn biết cảm giác thất vọng như thế nào khi một dự án hoàn thành nhưng không ai đồng ý rằng dự án đó thực sự thành công. Đó là điều sẽ xảy ra khi không có tiêu chí thành công rõ ràng, chỉ có những giả định và kỳ vọng mơ hồ.
Thay vì chờ đến cuối cùng để biết mọi việc có diễn ra suôn sẻ hay không, bạn cần một phương pháp có cấu trúc để xác định, theo dõi và đo lường thành công ngay từ ngày đầu tiên.
Dưới đây là cách bạn có thể thực hiện việc này.
Hãy cụ thể — tiêu chí thành công không nên để lại chỗ cho tranh cãi
Điều cuối cùng bạn muốn là một bản đánh giá sau dự án đầy những ý kiến trái chiều. Nếu các tiêu chí thành công của bạn không thể đo lường được, chúng chỉ là những mục tiêu đầy hy vọng mà không giúp ích gì cho bạn hoặc nhóm của bạn.
Giả sử bạn được giao nhiệm vụ tăng cường sự tham gia của khách hàng. Điều đó thực sự có nghĩa là gì?
❌ Tăng mức độ tương tác → Quá mơ hồ✅ Tăng 20% số người dùng tích cực trong ba tháng → Rõ ràng, có thể đo lường và có thể thực hiện được
Hoặc nếu mục tiêu dự án của bạn là giao hàng đúng hạn:
❌ Đảm bảo hoàn thành đúng thời hạn → "Đúng thời hạn" nghĩa là gì?✅ Đạt 90% cột mốc trong vòng 60 ngày → Giờ đây không còn sự nhầm lẫn nữa
Bạn cần các tiêu chí thành công giúp loại bỏ phỏng đoán và dễ dàng theo dõi tiến độ.
Sử dụng Mẫu KPI ClickUp để có được một cách có cấu trúc để xác định, đo lường và tinh chỉnh các chỉ số chính trong suốt dự án.
Dưới đây là cách mẫu này sẽ giúp bạn dễ dàng hơn:
- Giúp bạn đặt mục tiêu có thể đo lường được mà không làm phức tạp quá trình
- Cho phép bạn theo dõi hiệu suất trong thời gian thực với các bản cập nhật tự động
- Cung cấp cho bạn bảng điều khiển rõ ràng để không bỏ sót bất kỳ thông tin nào trong bảng tính
Kết nối tiêu chí thành công với mục tiêu dự án
Mỗi dự án đều có mục đích riêng. Tiêu chí thành công của bạn nên được xây dựng dựa trên mục tiêu thực tế mà dự án của bạn muốn đạt được.
Nếu bạn đang dẫn dắt một sáng kiến cải tiến quy trình, thành công có thể được đo lường bằng việc giảm 15% công việc thủ công. Nếu bạn đang triển khai phần mềm mới, tỷ lệ áp dụng và điểm số về khả năng sử dụng nên là một phần của tiêu chí của bạn.
Bạn không muốn các thước đo thành công rộng và mơ hồ — bạn muốn các tiêu chí giúp cho thấy rõ ràng khi dự án đã đạt được mục tiêu.
✅ Cách thực hiện đúng:
- Đảm bảo rằng mỗi thước đo thành công có thể định lượng được để không có vùng xám
- Thu thập ý kiến từ nhóm và các bên liên quan quan trọng — mọi người cần phải thống nhất với nhau
- Xác định các kết quả chính cần đạt được và ý nghĩa thực sự của từ "hoàn thành"
- Thông báo rõ ràng các tiêu chí thành công cho tất cả mọi người liên quan
Đọc thêm: Làm thế nào để viết mục tiêu SMART hiệu quả?
Theo dõi tiến độ, không chỉ đặt mục tiêu
Định nghĩa thành công là điều cần thiết, nhưng theo dõi thành công một cách hiệu quả mới là yếu tố giúp tạo ra sự thay đổi.
Bạn đã bao nhiêu lần đặt mục tiêu dự án, nhưng đến nửa chừng mới nhận ra rằng không ai biết liệu dự án có đang đi đúng hướng hay không? Tiêu chí thành công không chỉ tồn tại trên giấy tờ — chúng cần được theo dõi liên tục.
Bạn không thể dựa vào các báo cáo lỗi thời hoặc bảng tính rải rác. Các công cụ như ClickUp Goals và ClickUp Dashboards cho phép bạn theo dõi KPI, cột mốc và chỉ số hiệu suất ở một nơi. Không còn các cuộc họp trạng thái chỉ để tìm hiểu tình hình công việc.
Giữ cho nhóm của bạn luôn thống nhất — giao tiếp là tất cả
Bạn có thể có các tiêu chí thành công rõ ràng, nhưng nếu nhóm của bạn không cùng chung quan điểm, thì chúng sẽ trở nên vô nghĩa.
Sự hiểu lầm dẫn đến hiểu sai, và đột nhiên, các nhóm khác nhau có những ý tưởng khác nhau về thành công thực sự là gì. Đó là khi các dự án bắt đầu đi chệch hướng.
Khi có nghi ngờ, hãy giao tiếp nhiều hơn! Giữ mọi thứ minh bạch và dễ tiếp cận:
- Lưu trữ các tiêu chí thành công trong các tài liệu được chia sẻ để không ai phải đoán mò
- Sử dụng các công cụ trò chuyện thời gian thực để làm rõ kỳ vọng và giải quyết nhanh chóng các trở ngại
- Thiết lập cập nhật tự động để các nhóm không bị bỏ lại phía sau
Bạn có thể sử dụng ClickUp Docs để lập tài liệu và ClickUp Chat để thảo luận thời gian thực trong nhóm của mình. Thông báo ClickUp sẽ giúp bạn cập nhật cho các nhóm về mọi nhiệm vụ hoặc kết quả công việc. Thay vì phải theo dõi các bản cập nhật, bạn có thể tập trung vào việc thực hiện và kết quả.
Điều chỉnh tiêu chí thành công khi dự án phát triển
Hãy thực tế — các dự án hiếm khi diễn ra chính xác như kế hoạch.
Các ưu tiên mới xuất hiện, các yếu tố bên ngoài thay đổi và đôi khi, các tiêu chí thành công ban đầu không còn phù hợp khi dự án đã đi được nửa chặng đường. Đó là lý do tại sao bạn cần kiểm tra, tinh chỉnh và điều chỉnh khi cần thiết.
Tại các cột mốc quan trọng, hãy tự hỏi bản thân:
- Chúng ta có đang đo lường đúng những điều cần thiết?
- Chúng ta có cần điều chỉnh các điểm chuẩn dựa trên dữ liệu mới không?
- Các bên liên quan vẫn thống nhất về định nghĩa thành công?
Giữ cho các tiêu chí thành công linh hoạt và cập nhật sẽ đảm bảo dự án của bạn luôn phù hợp. Trường Tùy chỉnh của ClickUp cho phép bạn điều chỉnh các tiêu chuẩn thành công một cách linh hoạt, cho dù đó là thay đổi mục tiêu KPI, cập nhật chỉ số tiến độ hay theo dõi các ưu tiên đang thay đổi của các bên liên quan.
Thay vì sửa đổi thủ công các tiêu chí thành công, bạn có thể sửa đổi các chỉ số dự án khóa theo thời gian thực và giữ mọi thứ luôn đồng bộ. Tiêu chí thành công không nên cố định mà phải phát triển cùng với dự án để đảm bảo bạn luôn làm việc hướng tới những kết quả thực tế và có ý nghĩa.
Muốn tìm hiểu thêm về cách tùy chỉnh dự án để có khả năng mở rộng tốt hơn? Hãy xem tại đây! 👇
Thách thức và giải pháp trong việc đo lường thành công
Ngay cả khi các tiêu chí thành công được xác định rõ ràng, các nhóm thường gặp khó khăn trong việc theo dõi tiến độ, quản lý thời gian hiệu quả và biến dữ liệu thành thông tin chi tiết có thể hành động. Các vấn đề về đo lường không phải lúc nào cũng bắt nguồn từ mục tiêu được đặt ra kém, mà thường phát sinh khi việc thực hiện không diễn ra theo kế hoạch.
Dưới đây là phân tích chi tiết về những trở ngại phổ biến nhất trong việc đo lường thành công và cách khắc phục chúng.
Thách thức: Khoảng cách trong đo lường — Khi tiêu chí thành công rõ ràng, nhưng các nhóm vẫn gặp khó khăn trong việc theo dõi kết quả
Ngay cả khi đã có các chỉ số phù hợp, các nhóm vẫn thường gặp phải những lỗ hổng trong quá trình đo lường. Điều này xảy ra khi:
- Dữ liệu nằm rải rác trên nhiều công cụ, khiến bạn khó có được chế độ xem rõ ràng
- Các nhóm chỉ kiểm tra tiến độ vào cuối dự án thay vì theo dõi tiến độ theo thời gian thực
- Các chỉ số hiệu suất chính (KPI) đã được xác định, nhưng không có cách chuẩn để thu thập và báo cáo dữ liệu
🚀 Giải pháp: Tạo hệ thống theo dõi tập trung
- Sử dụng một nguồn thông tin duy nhất để theo dõi tiến độ, cho dù đó là bảng điều khiển, công cụ báo cáo hay nền tảng quản lý dự án
- Thiết lập các cuộc kiểm tra theo lịch trình để đo lường tiến độ theo định kỳ thay vì chờ đến khi dự án kết thúc
- Chuẩn hóa cách báo cáo dữ liệu để mọi nhóm đều tuân theo cùng một cấu trúc
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Nếu một chỉ số khó theo dõi, đó là dấu hiệu cho thấy quá trình đo lường cần được cải thiện. Nếu bạn không thể theo dõi dễ dàng, bạn không thể cải thiện hiệu quả. Đọc 15 KPI cho quản lý dự án để tìm hiểu thêm.
Thách thức: Sự cố quản lý thời gian — Khi các nhóm tính toán sai nỗ lực và nguồn lực
Một trong những lý do lớn nhất khiến các dự án không đạt được tiêu chí thành công là do quản lý thời gian và phân bổ nỗ lực không hiệu quả. Ngay cả khi có kế hoạch vững chắc, các nhóm thường:
- Đánh giá thấp thời gian thực hiện công việc, dẫn đến thực hiện gấp rút
- Không tính đến các yếu tố phụ thuộc, gây ra tắc nghẽn và chậm trễ
- Dành quá nhiều thời gian cho các công việc ít tác động, không thúc đẩy dự án tiến lên
🚀 Giải pháp: Điều chỉnh việc theo dõi thời gian với các tiêu chí thành công
- Phân chia các mục tiêu dự án lớn thành các cột mốc nhỏ hơn có dòng thời gian rõ ràng
- Dự trù thời gian dự phòng cho những thay đổi bất ngờ hoặc các chỉnh sửa bổ sung
- Tập trung vào các hoạt động có tác động lớn, đóng góp trực tiếp vào thành công thay vì bị cuốn vào các chi tiết không cần thiết
Nếu một dự án liên tục chậm tiến độ, đó là dấu hiệu cho thấy cần điều chỉnh ước lượng thời gian ban đầu. Tìm kiếm các mẫu về những nơi mất thời gian. Cho dù đó là cuộc họp, phê duyệt hay sự phụ thuộc giữa các công việc.
Đọc thêm: 11 mẫu miễn phí để thiết lập mục tiêu và theo dõi tiến độ cho Excel & ClickUp
Thách thức: Đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu — Khi có số liệu nhưng thông tin chi tiết không rõ ràng
Có dữ liệu là một chuyện, biết làm gì với dữ liệu lại là một chuyện khác. Nhiều nhóm thu thập hàng tấn số liệu, nhưng vẫn gặp khó khăn trong việc:
- Phân tích dữ liệu một cách chính xác mà không bị ảnh hưởng bởi định kiến hoặc giả định
- Kết nối thông tin chi tiết về dữ liệu với tác động kinh doanh thực tế
- Chứng minh ROI cho ban lãnh đạo, đặc biệt khi thành công không đến ngay lập tức hoặc không mang lại lợi ích tài chính
🚀 Giải pháp: Tập trung vào phân tích có ý nghĩa, không chỉ thu thập dữ liệu
- So sánh các chỉ số dự án hiện tại với xu hướng trong quá khứ và các tiêu chuẩn ngành
- Sử dụng phân tích nhân quả để hiểu điều gì thúc đẩy thành công hoặc thất bại
- Kết nối các tiêu chí thành công với mục tiêu kinh doanh, không chỉ hiệu quả hoạt động
Thay vì theo dõi mọi chỉ số có thể, hãy tập trung vào 3-5 KPI có tác động lớn nhất, thực sự xác định thành công của dự án. Quá nhiều dữ liệu có thể gây quá tải và làm mất tập trung khỏi những vấn đề thực sự quan trọng.
Đo lường thành công không chỉ là theo dõi các con số. Cách tiếp cận đúng đắn đảm bảo tiến độ rõ ràng, thời gian được quản lý hiệu quả và dữ liệu dẫn đến các quyết định tốt hơn.
Quá trình theo dõi có cấu trúc, quản lý thời gian thực tế và phân tích có ý nghĩa cho phép các nhóm có được chế độ xem chính xác về thành công của dự án.
Đọc thêm: Hình dung dữ liệu của bạn: Hướng dẫn đầy đủ về các loại biểu đồ khác nhau
Định nghĩa thành công chỉ là bước đầu
Hoàn thành một dự án chỉ là một phần của phương trình. Thành công thực sự đến từ tác động mà nó tạo ra, những bài học mà nó mang lại và những cải tiến mà nó thúc đẩy. Cho dù trong môi trường lớp học hay kinh doanh, tiêu chí thành công giúp các nhóm và học sinh đi đúng hướng. Nhưng điều thực sự quan trọng là cách các nhà giáo dục và nhà lãnh đạo giải thích mục tiêu, hỗ trợ tiến độ và tinh chỉnh phương pháp của họ để thúc đẩy kết quả tốt hơn.
Các nhóm tốt nhất không chỉ đáp ứng mong đợi. Họ phân tích kết quả, tối ưu hóa chiến lược và liên tục đặt ra các tiêu chuẩn cao hơn cho dự án tiếp theo.
Sẵn sàng làm điều tương tự? Đăng ký ClickUp ngay hôm nay và bắt đầu biến mục tiêu thành kết quả.
Câu hỏi thường gặp
Câu hỏi 1: Sự khác biệt giữa tiêu chí thành công và mục tiêu dự án là gì?
Câu trả lời: Mục tiêu dự án xác định những gì dự án muốn đạt được, trong khi tiêu chí thành công xác định cách đo lường xem các mục tiêu đó đã đạt được hay chưa. Mục tiêu là rộng và chiến lược, trong khi tiêu chí thành công là các điểm chuẩn cụ thể, có thể đo lường được, được sử dụng để đánh giá kết quả.
Câu hỏi 2: Làm thế nào để phân biệt giữa tiêu chí thành công và yếu tố thành công?
Câu trả lời: Tiêu chí thành công là kết quả có thể đo lường được để xác định một dự án có thành công hay không. Yếu tố thành công là các điều kiện và thực tiễn góp phần đạt được những kết quả đó. Một dự án có thể có các yếu tố thành công mạnh mẽ, như lãnh đạo và hợp tác hiệu quả, nhưng vẫn có thể thất bại nếu không đáp ứng các tiêu chí thành công đã định.
Câu hỏi: Các yếu tố khóa của tiêu chí thành công dự án hiệu quả là gì?
Câu trả lời: Tiêu chí thành công hiệu quả phải rõ ràng, có thể đo lường, phù hợp và có thời hạn. Chúng phải phù hợp với mục tiêu dự án, dễ theo dõi và cung cấp cách thức cụ thể để đánh giá hiệu suất. Tiêu chí thành công tốt nhất cũng cho phép sự linh hoạt, để các nhóm có thể thích ứng với nhu cầu dự án đang phát triển.