Bạn có bao giờ cảm thấy việc quản lý quy trình công việc của mình trở nên hỗn loạn hơn mức cần thiết? Một cuốn sổ tay hướng dẫn vận hành vững chắc là giải pháp tối ưu, cho dù bạn đang khởi chạy một hệ thống mới, xử lý các công việc thường ngày và nhiệm vụ phức tạp hay ứng phó với các sự cố bất ngờ.
Nó hoạt động như một cẩm nang hướng dẫn cho nhóm của bạn, tối ưu hóa hoạt động, cải thiện hiệu quả quy trình và duy trì tính nhất quán trong các công việc.
Việc tạo/lập runbook từ đầu tốn nhiều thời gian và nỗ lực, nhưng có một cách dễ dàng hơn. Với các mẫu runbook hoàn toàn tự động, bạn có thể tiết kiệm thời gian, giảm thiểu lỗi và tập trung vào điều quan trọng nhất: hoàn thành công việc một cách suôn sẻ và hiệu quả.
Hãy khám phá cách các mẫu này có thể đơn giản hóa các hoạt động hàng ngày của bạn và giúp nhóm của bạn thành công.
Mẫu sổ tay hướng dẫn là gì?
Mẫu sổ tay hướng dẫn là các khung được thiết kế sẵn giúp các nhóm quản lý hoạt động và công việc phức tạp một cách hiệu quả. Khi sử dụng các mẫu này, bạn sẽ có một quy trình được ghi chép lại, giúp giảm thiểu việc phỏng đoán và tăng hiệu quả.
Ví dụ: nhóm CNTT có thể nhanh chóng sử dụng mẫu runbook để ứng phó với vi phạm bảo mật. Thay vì tìm kiếm các bước trong lúc khủng hoảng, nhóm sẽ làm theo hướng dẫn rõ ràng trong mẫu.
Đó giống như có một cẩm nang giúp bạn quản lý rủi ro và giảm thiểu gián đoạn với thông tin luôn sẵn sàng trong tầm tay.
Các mẫu runbook thường bao gồm các mẹo khắc phục sự cố cho các vấn đề phổ biến, giúp nhóm của bạn giải quyết vấn đề nhanh hơn. Chúng cũng thường tích hợp với các công cụ tự động hóa quy trình làm việc, giúp toàn bộ quy trình diễn ra suôn sẻ và dễ dự đoán hơn, đặc biệt là trong các tình huống căng thẳng.
Một số lợi ích khác của việc sử dụng mẫu sổ tay hướng dẫn bao gồm:
- Tạo điều kiện thuận lợi cho sự hợp tác trong nhóm bằng ngôn ngữ chung
- Sử dụng kiến thức chung để đưa ra quyết định tốt hơn
- Hỗ trợ cập nhật và cải tiến liên tục
- Đảm bảo tuân thủ và duy trì cấu trúc
- Cho phép mở rộng quy mô khi kinh doanh phát triển
- Cung cấp kế hoạch khôi phục hệ thống cho các trường hợp khẩn cấp
Ngay cả khi nhóm của bạn cần xử lý một tình huống quản lý sự cố CNTT bất ngờ, mẫu quy trình runbook đầy đủ có thể hướng dẫn họ thực hiện quy trình phản hồi.
Runbook thậm chí có thể bao gồm các công cụ trực quan để giúp các quy trình phức tạp dễ theo dõi hơn.
Điều gì tạo nên một mẫu runbook tốt?
Một mẫu runbook tốt cung cấp hướng dẫn và đảm bảo nhóm của bạn luôn đồng bộ, phản ứng nhanh và hiệu quả bất kể điều gì xảy ra!
Hãy cùng khám phá các khía cạnh quan trọng định nghĩa một mẫu runbook hiệu quả:
- Quy trình hoạt động tiêu chuẩn (SOP): Bao gồm hướng dẫn từng bước tuân theo SOP nhất quán. Điều này giúp công việc có thể lặp lại và giảm thiểu lỗi
- Các bước thực hiện: Cung cấp hướng dẫn chính xác về việc cần làm ở mỗi bước. Tập trung vào sự rõ ràng và đơn giản, tránh sử dụng thuật ngữ chuyên môn có thể gây nhầm lẫn cho nhóm của bạn
- Kiểm soát phiên bản: Đảm bảo runbook của bạn được phân phiên bản để ghi chú các cập nhật hoặc thay đổi. Điều này giúp các nhóm luôn nắm bắt được các quy trình đang phát triển
- Nhật ký lỗi tích hợp: Có một phần dành cho nhật ký lỗi và các bước khôi phục chi tiết. Ví dụ: bạn có thể chỉ định các lệnh để truy xuất nhật ký từ máy chủ
- Mẫu tài liệu kỹ thuật: Chuẩn hóa quy trình của bạn với các mẫu tài liệu kỹ thuật. Điều này đảm bảo tính thống nhất giữa các công việc khác nhau
Ngoài ra, với các giải pháp tự động hóa được tích hợp sẵn trong các mẫu này, nhóm của bạn có thể nhanh chóng phản hồi các sự cố hoặc cập nhật mà không cần can thiệp thủ công, từ đó tăng thời gian phản hồi.
Giờ đây, khi đã hiểu rõ về mẫu runbook, hãy cùng khám phá các ví dụ khác nhau về runbook chuyên dụng và cách mỗi loại có thể hữu ích!
11 mẫu sổ tay hướng dẫn
Giờ bạn đã biết lợi ích của runbook, hãy xem danh sách 11 mẫu runbook hàng đầu trong ClickUp.
Chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách tận dụng tối đa từng mẫu, cho dù bạn đang tạo quy trình runbook chuyên biệt cho nhóm CNTT hay hợp lý hóa các quy trình của công ty.
1. Mẫu Sổ tay nhân viên ClickUp
Bạn đang khởi nghiệp và cần tạo hướng dẫn đào tạo nhân viên? Mẫu Sổ tay nhân viên ClickUp là nơi hoàn hảo để bắt đầu. Mẫu này giúp bạn phác thảo mọi thứ nhân viên của bạn cần để thành công và phát triển.
Gồm:
- Hướng dẫn cơ bản giải thích hướng dẫn sử dụng cho nhân viên là gì, tại sao nó quan trọng và cách sử dụng mẫu
- Hai phần chính với 19 tiểu mục bao gồm thông tin công ty, chi tiết về vai trò cụ thể và các chính sách như chấm công, ngày trả lương, v.v
- Các ghi chú, lời nhắc và câu hỏi hữu ích trong suốt tài liệu để truyền cảm hứng cho ý tưởng cho hướng dẫn của bạn
Sổ tay nhân viên khác với cẩm nang nhân viên. Trong khi cẩm nang tập trung vào các chính sách của toàn công ty, sổ tay cung cấp các thủ tục chi tiết cho các vai trò hoặc bộ phận cụ thể.
Lý tưởng cho: Chủ doanh nghiệp nhỏ, nhóm nhân sự và quản lý muốn tạo hướng dẫn đào tạo nhân viên rõ ràng, toàn diện
2. Mẫu quy trình và thủ tục ClickUp
Hãy tưởng tượng bạn đã ghi chép lại tất cả các quy trình trong kinh doanh của mình, nhưng làm thế nào để theo dõi tất cả chúng? 🤔
Đó chính là lý do tại sao chúng tôi tạo ra Mẫu quy trình và thủ tục ClickUp. Với nhiều chế độ xem và tùy chỉnh, mẫu này giúp bạn theo dõi mọi thứ nhanh chóng và luôn nắm rõ các công việc. Với mẫu này, bạn có thể:
- Truy cập Hướng dẫn bắt đầu, danh sách tài liệu, bảng thông báo và bảng trắng sơ đồ quy trình
- Sử dụng Chế độ xem Danh sách và Bảng để tập trung và quản lý tài liệu dự án, thêm các trường khóa như loại, ưu tiên và giai đoạn
- Đánh thẻ người được giao, các bên liên quan và người phê duyệt để đảm bảo nhập liệu kịp thời
- Hình dung và vạch ra các quy trình bằng chế độ xem Bảng trắng, biến các nút sơ đồ thành các công việc tương tác
Lý tưởng cho: Quản lý dự án, nhóm vận hành và các doanh nghiệp muốn quản lý tài liệu quy trình, cải thiện tổ chức quy trình làm việc và tăng cường hợp tác
3. Mẫu quy trình ClickUp
Mẫu Thủ tục ClickUp tạo và quản lý hiệu quả các thủ tục rõ ràng, có cấu trúc tốt cho bất kỳ dự án hoặc nhiệm vụ nào. Nó xác định luồng quy trình, làm rõ mục tiêu và đảm bảo tính nhất quán trong các hoạt động.
Với mẫu này, bạn có thể:
- Đặt mục tiêu rõ ràng và vạch ra các bước cho từng quy trình
- Phân công công việc, hợp tác với các bên liên quan và theo dõi tiến độ
- Sử dụng Trạng thái, Trường và Chế độ xem để quản lý quy trình của bạn
- Thiết lập thông báo và lên lịch cuộc họp để phối hợp nhịp nhàng
Với các công cụ có thể tùy chỉnh, mẫu này giúp hợp lý hóa việc xác định công việc, xác định phạm vi và quản lý tài liệu.
Lý tưởng cho: Các nhà quản lý dự án, nhóm vận hành, chuyên gia đảm bảo chất lượng, nhân viên tuân thủ, nhóm CNTT và bộ phận dịch vụ khách hàng muốn chuẩn hóa, hợp lý hóa và theo dõi các quy trình trong các ngành khác nhau
4. Mẫu SOP ClickUp
Bạn đang gặp khó khăn trong việc triển khai các quy trình hoạt động tiêu chuẩn (SOP)? Mẫu SOP của ClickUp giúp bạn bắt đầu nhanh chóng và dễ dàng! Cho dù bạn đang triển khai quy trình mới cho một nhóm nhỏ hay toàn bộ công ty, mẫu SOP này sẽ đáp ứng mọi nhu cầu của bạn.
Mẫu này giúp ích như sau:
- Tổ chức các quy trình làm việc tiêu chuẩn (SOP) với cấu trúc rõ ràng: Tổng quan, Ai, Ở đâu và Khi nào
- Các phần đơn giản, dễ quản lý và dễ dàng cho bất kỳ ai truy cập
- Tối ưu hóa quy trình triển khai các quy trình mới
Lý tưởng cho: Nhóm nhân sự, quản lý bộ phận, nhóm vận hành, chủ doanh nghiệp, quản lý dự án, chuyên gia đảm bảo chất lượng, nhân viên tuân thủ và trưởng nhóm muốn tạo, tổ chức và triển khai các SOP rõ ràng và hiệu quả
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Để phát triển các bản phác thảo SOP hiệu quả, hãy bắt đầu với mục tiêu cuối cùng và làm việc ngược lại, chia nhỏ từng bước cần thiết để đạt được kết quả đó.
5. Mẫu tài liệu quy trình công ty ClickUp
Một tài liệu được tổ chức tốt, phác thảo các quy trình của công ty là chìa khóa để hoạt động nội bộ diễn ra suôn sẻ và giao tiếp nhất quán — và với các công cụ phù hợp, điều này trở nên còn dễ dàng hơn. Mẫu tài liệu quy trình công ty ClickUp được thiết kế để giúp bạn tiết kiệm thời gian đồng thời giữ mọi thứ ở một trung tâm duy nhất.
Với mẫu này, bạn có thể:
- Tập trung tất cả tài liệu quy trình của bạn vào một nơi duy nhất
- Tạo mẫu và danh sách kiểm tra để giới thiệu và đào tạo nhân viên
- Giữ mọi người cập nhật với các hướng dẫn mới nhất
Cho dù bạn đang tuyển dụng nhân viên mới hay chỉ đơn giản là cập nhật chính sách, mẫu tài liệu quy trình này sẽ giúp bạn quản lý hiệu quả và dễ dàng hơn!
Lý tưởng cho: Nhóm nhân sự, quản lý vận hành, điều phối viên đào tạo, chủ doanh nghiệp và quản lý dự án muốn tập trung tài liệu quy trình, đơn giản hóa quá trình nhập môn và đảm bảo giao tiếp nhất quán giữa các bộ phận
👀 Bạn có biết? Các nghiên cứu cho thấy các công ty có thể tiết kiệm tới 50% thời gian tạo/lập tài liệu bằng cách sử dụng các công cụ tự động hóa tài liệu.
6. Mẫu quy trình hoạt động tiêu chuẩn của ClickUp
SOP rất quan trọng để đảm bảo hiệu quả hoạt động và tính nhất quán trong kinh doanh. Mẫu Quy trình hoạt động tiêu chuẩn của ClickUp được thiết kế để giúp bạn tạo SOP rõ ràng, có tổ chức ngay từ đầu.
Nó cho phép bạn:
- Tạo công việc với các trạng thái như 'Chưa bắt đầu', 'Đang tiến hành' và 'Hoàn thành' để dễ dàng theo dõi tiến độ ở mỗi bước
- Thêm các chi tiết như 'Mức độ ưu tiên ' và 'Ngày đáo hạn' vào các công việc, giúp bạn sắp xếp công việc và quản lý hiệu quả hơn
- Chuyển đổi giữa nhiều chế độ xem — Xem danh sách để xem tổng quan công việc đơn giản, Xem Gantt để xem dòng thời gian và Xem khối lượng công việc để kiểm tra sức chứa của nhóm
- Tự động hóa các công việc lặp đi lặp lại như cài đặt nhắc nhở ngày xem xét hoặc sử dụng AI để tóm tắt tiến độ công việc
Mẫu này giúp loại bỏ việc phỏng đoán trong quá trình tạo/lập và quản lý SOP, giúp bạn giữ mọi thứ đi đúng hướng!
Lý tưởng cho: Giám đốc vận hành, trưởng nhóm, quản lý dự án, nhóm đảm bảo chất lượng và chủ doanh nghiệp phải tạo, quản lý và theo dõi SOP để đảm bảo tính nhất quán và hiệu quả hoạt động
🧠 Thú vị: Quy trình tiêu chuẩn (SOP) có nguồn gốc từ các nền văn minh cổ đại. Các quy trình được ghi chép đầu tiên - mô tả các thực hành y tế - đã được phát hiện trên giấy cói của Ai Cập cổ đại.
7. Mẫu biểu đồ luồng quy trình ClickUp
Nếu bạn là người suy nghĩ trực quan, Mẫu biểu đồ luồng quy trình ClickUp có thể là thứ bạn cần. Mẫu này sử dụng màu sắc và hình dạng để đơn giản hóa các quy trình kinh doanh phức tạp, giúp chúng dễ hiểu và dễ theo dõi.
Mẫu được chia thành hai phần: người chơi và hoạt động, với các hoạt động của mỗi người chơi được biểu thị bằng các hình trong cột của họ. Có sẵn trong Bảng trắng ClickUp, mẫu này, giống như các mẫu bảng trắng hữu ích khác, mang đến khả năng sáng tạo không giới hạn.
Bạn có thể sử dụng mẫu luồng quy trình này để:
- Dễ dàng lập bản đồ quy trình bằng các hình dạng và kết nối để đảm bảo tính rõ ràng
- Sắp xếp người chơi và hoạt động để xem từng bước
- Tùy chỉnh với các nút quyết định và cập nhật chú thích để hướng dẫn nhóm
- Thêm các yếu tố khác nhau như Bản đồ Tư duy, bản đồ quy trình, hình ảnh, tài liệu và thậm chí cả hình vẽ nguệch ngoạc để thể hiện sự sáng tạo
Lý tưởng cho: Các nhóm nhân sự, quản lý dự án, nhóm vận hành, bộ phận CNTT và nhóm tiếp thị muốn trực quan hóa quy trình công việc, đơn giản hóa tài liệu quy trình và tăng cường sự hợp tác trong nhóm
8. Mẫu kế hoạch hành động an ninh mạng ClickUp
Mẫu Kế hoạch hành động an ninh mạng ClickUp giúp tăng cường bảo mật cho công ty của bạn dễ dàng hơn. Trong ngôn ngữ công nghệ, "bảo mật" đề cập đến sức mạnh an ninh mạng tổng thể của một tổ chức và khả năng dự đoán, ngăn chặn và ứng phó với các mối đe dọa mạng luôn thay đổi.
Mẫu có thể tùy chỉnh hoàn toàn này giúp các nhóm bảo mật tạo kế hoạch hành động rõ ràng, hiệu quả, đảm bảo mọi người đều hiểu rõ nhiệm vụ của mình.
- Điều chỉnh kế hoạch hành động để phù hợp với nhu cầu an ninh mạng cụ thể của bạn
- Cộng tác trong thời gian thực hoặc không đồng bộ với nhóm của bạn
- Bảo mật kế hoạch của bạn với các tính năng kiểm soát quyền riêng tư và chỉnh sửa trong ClickUp Docs
- Hợp lý hóa quy trình lập kế hoạch hành động để chủ động chống lại các mối đe dọa mạng
Lý tưởng cho: Nhóm bảo mật CNTT, nhân viên tuân thủ, chuyên gia an ninh mạng, nhóm quản lý rủi ro, lãnh đạo kinh doanh, nhóm ứng phó sự cố, quản trị viên mạng và giám đốc công nghệ
9. Mẫu kế hoạch hành động sự cố ClickUp
Cho dù đó là thiên tai hay thay đổi đột ngột trong quản lý, hành động nhanh chóng và phối hợp là rất quan trọng để giảm thiểu tác động của bất kỳ sự kiện bất ngờ nào đối với hoạt động kinh doanh của bạn.
Mẫu Kế hoạch hành động sự cố ClickUp giúp bạn tạo hướng dẫn rõ ràng, từng bước để xử lý sự cố khi chúng xảy ra. Với các phần dành riêng cho mục tiêu, chi tiết công việc, vai trò và nguồn lực, mẫu này đảm bảo nhóm của bạn biết chính xác ai chịu trách nhiệm về việc gì trong trường hợp khẩn cấp.
Đây là những việc cần làm:
- Sử dụng phần kế hoạch hành động để phác thảo các bước cần thực hiện ngay lập tức, như tắt máy chủ hoặc hệ thống bị ảnh hưởng
- Danh sách thiết bị, nhóm và tài nguyên cần thiết để phản hồi hiệu quả
Lý tưởng cho: Các nhóm ứng phó khẩn cấp xử lý các cuộc khủng hoảng thời gian thực, bộ phận CNTT xử lý các sự cố như lỗi hệ thống hoặc vi phạm dữ liệu, và các nhóm nhân sự quản lý an toàn nơi làm việc hoặc các tình huống khẩn cấp
10. Mẫu kế hoạch hành động khẩn cấp tại nơi làm việc của ClickUp
Các trường hợp khẩn cấp có thể xảy ra mà không có cảnh báo trước, do đó, sự chuẩn bị là điều cần thiết để bảo vệ nhóm và nơi làm việc của bạn. Mẫu Kế hoạch hành động khẩn cấp tại nơi làm việc của ClickUp cung cấp mọi thứ bạn cần để đảm bảo an toàn, từ các lối thoát hiểm và điểm tập trung đến phân công vai trò rõ ràng cho các trưởng nhóm khẩn cấp.
Dưới đây là cách tạo kế hoạch khẩn cấp hiệu quả tại nơi làm việc với ClickUp:
- Phác thảo các tình huống khẩn cấp có thể xảy ra và chiến lược ứng phó trong ClickUp Docs
- Phân công trách nhiệm cho các thành viên trong nhóm bằng cách sử dụng Nhiệm vụ ClickUp,
- Thiết kế các tuyến đường sơ tán với Bảng điều khiển ClickUp
- Tự động hóa cảnh báo và nhắc nhở trong thời gian khủng hoảng với ClickUp Automations
- Theo dõi tiến độ chuẩn bị bằng ClickUp Goals, cho phép bạn chia nhỏ các công việc lớn thành các phần nhỏ hơn và giúp theo dõi tiến độ
- Lên lịch và theo dõi các cuộc diễn tập khẩn cấp với ClickUp Milestones
Mẫu này đơn giản hóa việc lập kế hoạch khẩn cấp và tích hợp các công cụ cần thiết cho kế hoạch khắc phục thảm họa và cải tiến quy trình.
Lý tưởng cho: Điều phối viên ứng phó khẩn cấp, quản lý cơ sở vật chất, nhóm nhân sự, nhân viên an toàn, quản lý vận hành, nhà hoạch định kinh doanh liên tục, trưởng nhóm và điều phối viên an toàn nơi làm việc
11. Mẫu báo cáo sự cố CNTT của ClickUp
Mỗi sự cố CNTT đều có một câu chuyện; nắm bắt được câu chuyện đó là chìa khóa để ngăn chặn sự cố tiếp theo. Mẫu báo cáo sự cố CNTT của ClickUp cung cấp một cách dễ dàng để ghi lại mọi thứ, từ lỗi hệ thống đến vi phạm an ninh mạng và các công việc CNTT.
Nó bao gồm các trường dành riêng cho chi tiết sự cố, phân tích nguyên nhân gốc rễ và hành động khắc phục để hợp lý hóa các phản hồi và giảm thiểu rủi ro. Dưới đây là cách tận dụng tối đa các báo cáo sự cố CNTT của bạn:
- Phân tích nguyên nhân gốc rễ để xác định các vấn đề lặp lại và ngăn ngừa các vấn đề trong tương lai
- Theo dõi thời gian giải quyết bằng tính năng Theo dõi thời gian dự án của ClickUp để đo lường hiệu quả
- Tối ưu hóa quy trình bằng cách tinh chỉnh chiến lược phản hồi dựa trên dữ liệu từ các sự cố trong quá khứ
Lý tưởng cho: Các nhóm CNTT, quản trị viên hệ thống, kỹ sư mạng, chuyên gia an ninh mạng, nhóm ứng phó sự cố và quản lý dịch vụ hỗ trợ khách hàng muốn ghi chép, phân tích và cải thiện quy trình ứng phó sự cố của mình
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Kết hợp báo cáo sự cố vào chiến lược tự động hóa quy trình kinh doanh rộng hơn của bạn. Điều này đảm bảo các sự cố và vi phạm hệ thống được giải quyết nhanh chóng và liền mạch, phù hợp với mục tiêu khắc phục sự cố CNTT và giảm thiểu rủi ro của bạn.
Tạo Runbook phù hợp với công việc của bạn bằng ClickUp
Runbook rất quan trọng trong việc giúp các chuyên gia CNTT tối ưu hóa quy trình và xử lý sự cố nhanh chóng. Chúng cung cấp các bước rõ ràng, chuẩn hóa để thực hiện trong mọi tình huống, đảm bảo hoạt động trơn tru và hiệu quả.
Việc cập nhật các runbook này là điều cần thiết cho bất kỳ nhóm CNTT thành công nào, và ClickUp giúp nhiệm vụ này trở nên dễ dàng.
Với ClickUp, bạn có thể dễ dàng tạo, phân phối và quản lý sổ tay hướng dẫn của mình. Nó tự động tạo hướng dẫn từng bước và chụp ảnh màn hình để ghi lại mọi quy trình.
Ngoài ra, ClickUp còn cung cấp nhiều mẫu khác nhau, cho phép bạn tùy chỉnh sổ tay hướng dẫn để phù hợp với nhu cầu của nhóm.
Và bạn biết gì không? Tất cả đều miễn phí! Đăng ký để sử dụng ClickUp ngay bây giờ.