Mỗi khi bạn tuyển dụng một nhân viên mới, câu hỏi lớn đặt ra là: làm thế nào để họ nhanh chóng bắt kịp nhịp độ công việc? Ngay cả những nhân viên giàu kinh nghiệm cũng có thể gặp khó khăn, và yêu cầu nhân viên cấp cao bỏ dở công việc để đào tạo nhân viên mới hoặc cũ là một sự lãng phí lớn về nguồn lực và năng suất.
Đó là lúc sổ tay đào tạo nhân viên phát huy tác dụng. Sổ tay này giúp bạn hợp lý hóa chương trình đào tạo, cung cấp cho nhân viên tất cả hướng dẫn để học tập liên tục mà không cần liên tục huy động nhân viên cấp cao. Với sổ tay đào tạo, mọi người đều đi đúng hướng mà không cần huy động nhân viên cấp cao rời khỏi công việc và hy sinh năng suất.
Tương tự, sổ tay đào tạo nhà cung cấp rất hữu ích khi giới thiệu đối tác kinh doanh, vì nó cung cấp cho họ các tài nguyên để hỗ trợ hiệu quả quy trình làm việc của bạn. Các công ty cũng sử dụng sổ tay sản phẩm và dịch vụ để đơn giản hóa các sản phẩm phức tạp hoặc kỹ thuật cho khách hàng, trong khi sổ tay đào tạo phần cứng và phần mềm chuyên dụng cho phép người dùng vận hành một công nghệ mới một cách trơn tru.
Trong bài viết này, chúng tôi sẽ giải thích cách tạo ra một tài liệu đào tạo nội bộ cho tổ chức của bạn.
Sổ tay đào tạo là gì?
Sổ tay đào tạo là tài liệu hoặc hướng dẫn có cấu trúc, cung cấp hướng dẫn chi tiết để thực hiện các công việc cụ thể trong tổ chức. Đây là tài nguyên quan trọng cho sự phát triển nghề nghiệp và đảm bảo mọi người tuân theo các tiêu chuẩn và thực tiễn giống nhau.
Các loại tài liệu đào tạo
- Sổ tay chính sách công ty: Nêu rõ sứ mệnh, tầm nhìn, giá trị và các chính sách chi tiết của công ty, đảm bảo nhân viên hiểu rõ văn hóa và tiêu chuẩn của tổ chức
- Sổ tay đào tạo kỹ thuật: Tài liệu kỹ thuật cung cấp hướng dẫn từng bước về cách sử dụng các công cụ, công nghệ hoặc phần mềm cụ thể trong công ty
- Sổ tay hướng dẫn nhân viên mới: Các tài liệu hướng dẫn nhân viên mới rõ ràng, toàn diện giúp nhân viên mới hiểu vai trò của mình, kỳ vọng của công ty và cách thức làm việc trong những tuần đầu tiên tại công ty
- Sổ tay đào tạo về sản phẩm hoặc dịch vụ: Sổ tay này giúp nhân viên hiểu rõ về các sản phẩm hoặc dịch vụ của công ty, từ đó hỗ trợ khách hàng tốt hơn hoặc thực hiện công việc của mình hiệu quả hơn
- Sổ tay đào tạo an toàn: Chúng mô tả các quy trình và quy định để đảm bảo an toàn tại nơi làm việc, tuân thủ các quy định và giảm thiểu rủi ro
- Sổ tay đào tạo quy trình: Đây là các thực tiễn, quy trình và quy trình làm việc tiêu chuẩn được tuân thủ trong các chức năng khác nhau của tổ chức (tiếp thị, kỹ thuật, tài chính, pháp lý, nhân sự, v.v.)
- Sổ tay đào tạo DEI: Sổ tay đào tạo về Đa dạng, Công bằng và Hòa nhập (DEI) giúp người đọc hiểu về tư duy bao trùm trong môi trường làm việc. Chúng hướng dẫn người đọc trân trọng sự đa dạng về nền tảng và đảm bảo sự công bằng trong đối xử và cơ hội cho tất cả mọi người
Tại sao tài liệu đào tạo lại quan trọng?
- Cải thiện hiệu suất của nhân viên: Sổ tay đào tạo cung cấp cho nhân viên kiến thức cần thiết để thực hiện công việc hiệu quả, tăng năng suất
- Thúc đẩy thực hành công việc nhất quán: Chúng tiêu chuẩn hóa quy trình đào tạo và đảm bảo rằng tất cả nhân viên nhận được thông tin giống nhau, dẫn đến sự thống nhất trong thực hành công việc
- Giúp duy trì kiến thức: Sổ tay đào tạo đóng vai trò như một tài liệu tham khảo mà nhân viên có thể tra cứu bất cứ khi nào cần cập nhật kiến thức, hỗ trợ việc ghi nhớ lâu dài
- Hỗ trợ đào tạo nhân viên mới: Sổ tay đào tạo có cấu trúc tốt giúp nhân viên mới nhanh chóng bắt kịp công việc, giảm thời gian cần thiết để họ đạt năng suất cao
- Thúc đẩy tuân thủ và an toàn: Sổ tay đảm bảo nhân viên nắm rõ quy định và quy trình an toàn, giảm thiểu rủi ro vi phạm và tai nạn
- Tiêu chuẩn hóa quy trình và thủ tục: Sổ tay đào tạo cung cấp hướng dẫn chi tiết, nhất quán để đảm bảo tất cả nhân viên tuân theo các bước và hướng dẫn giống nhau. Điều này giúp giảm thiểu khả năng xảy ra lỗi, dẫn đến hoạt động hiệu quả và đáng tin cậy hơn
Cách tạo tài liệu đào tạo chất lượng cao?
Tất cả các hướng dẫn đào tạo chất lượng cao mà chúng tôi đã thấy đều có một điểm chung. Chúng sử dụng phương pháp linh hoạt để đào tạo người dùng và chia các mô tả phức tạp thành các phần dễ hiểu để người đọc có thể hiểu và học. Hãy cùng tìm hiểu các bước cơ bản để tạo hướng dẫn đào tạo của riêng bạn từ đầu.
Hướng dẫn từng bước để tạo sổ tay đào tạo
Bước 1: Xác định mục tiêu và mục đích của tài liệu hướng dẫn
Việc tạo ra một tài liệu đào tạo hiệu quả bắt đầu từ một kế hoạch đào tạo rõ ràng. Hãy cân nhắc sử dụng mẫu kế hoạch đào tạo để đảm bảo nội dung trong tài liệu đào tạo của bạn phù hợp với mục tiêu của công ty và nhu cầu của nhân viên. Ví dụ: nếu công ty mong muốn cải thiện dịch vụ khách hàng, tài liệu đào tạo nên tập trung vào việc nâng cao kỹ năng tương tác với khách hàng.
Hãy cân nhắc sử dụng Mẫu Ma trận Đào tạo ClickUp để đảm bảo tài liệu đào tạo của bạn đáp ứng nhu cầu của nhân viên.
Mẫu này giúp bạn nắm bắt và hiểu mức độ kỹ năng hiện tại của nhân viên, xác định những lỗ hổng và điều chỉnh nội dung của tài liệu đào tạo cho phù hợp.
Bạn có thể lập bản đồ các kỹ năng cần thiết cho từng vai trò trong tổ chức của mình, giúp dễ dàng xác định các lĩnh vực cần đào tạo bổ sung. So sánh trình độ kỹ năng của nhân viên với các năng lực cần thiết để tạo ra một cẩm nang đào tạo tập trung vào các lĩnh vực quan trọng nhất.
Theo dõi sự phát triển kỹ năng theo thời gian để bạn có thể giải quyết hiệu quả các khoảng trống kỹ năng đã xác định.
Sau đó, bạn có thể đặt mục tiêu rõ ràng để duy trì sự tập trung và đo lường thành công của dự án sổ tay đào tạo của mình.
ClickUp Goals là một công cụ tuyệt vời cho mục đích này. Nó cho phép bạn xác định các mục tiêu cụ thể, có thể đo lường, có thể đạt được, có liên quan và có thời hạn (SMART) để hướng dẫn việc phát triển sổ tay đào tạo của bạn.
Ví dụ: "Tăng 30% trình độ của nhân viên trong [kỹ năng cụ thể] trong vòng ba tháng. "
Hướng dẫn này cho phép bạn chỉ định và theo dõi các Mục tiêu cụ thể, cung cấp giải pháp giám sát mục tiêu toàn diện với bảng điểm hàng tuần.
Phân chia mục tiêu lớn thành các mục tiêu nhỏ hơn giúp bạn linh hoạt và duy trì tiến độ.
Bước 2: Phân tích đối tượng mục tiêu của bạn là ai
Sự thành công của một cuốn sổ tay đào tạo phụ thuộc vào mức độ nó thu hút người đọc. Mỗi người có mức độ chuyên môn, phong cách học tập và kỳ vọng khác nhau. Hãy bắt đầu bằng việc phân tích kỹ lưỡng đối tượng mục tiêu của cuốn sổ tay đào tạo.
Ví dụ, một tài liệu đào tạo dành cho nhân viên mới sẽ khác biệt đáng kể so với tài liệu dành cho các chuyên gia giàu kinh nghiệm đang tìm kiếm khóa đào tạo nâng cao.
Hãy tự hỏi mình những câu hỏi sau để tìm ra đối tượng mục tiêu cho tài liệu đào tạo của bạn:
- Ai sẽ sử dụng tài liệu này?
- Hiện tại, trình độ kiến thức của họ là gì?
- Họ cần phải có những kỹ năng hoặc thông tin cụ thể nào?
Bạn có thể sử dụng Bảng trắng ClickUp để hiểu các phân khúc đối tượng khác nhau và tạo tài liệu đào tạo dựa trên các phân khúc đó.
- Bắt đầu bằng cách tạo các phân khúc khác nhau của đối tượng mục tiêu trên Bảng trắng. Ví dụ: bạn có thể có các phân khúc cho nhân viên mới, nhân viên cấp trung và nhân viên cấp cao
- Sử dụng Bảng trắng để liệt kê các nhu cầu học tập cụ thể của từng phân khúc. Ví dụ: nhân viên mới có thể cần kiến thức cơ bản về quy trình, trong khi nhân viên cấp cao có thể cần cập nhật về công nghệ mới nhất hoặc quy trình nâng cao
- Tạo các nhân vật chi tiết cho từng phân khúc đối tượng. Bao gồm thông tin nhân khẩu học, trách nhiệm công việc, sở thích học tập và những thách thức tiềm ẩn trong vai trò của họ
Bước 3: Thu thập và sắp xếp nội dung
Sau khi xác định đối tượng mục tiêu, hãy bắt đầu thu thập và sắp xếp nội dung sẽ tạo thành cốt lõi của sổ tay đào tạo. Thu thập tất cả thông tin, hướng dẫn và thực tiễn tốt nhất có liên quan, chẳng hạn như quy trình kỹ thuật, chính sách công ty hoặc tiêu chuẩn ngành.
Bạn có thể lấy nội dung từ các nguồn đáng tin cậy và có thẩm quyền trong tổ chức của mình, chẳng hạn như các chuyên gia về chủ đề, tài liệu hiện có và tài liệu đào tạo trước đó.
ClickUp Docs giúp bạn biên soạn, cấu trúc và cộng tác nội dung tài liệu đào tạo của mình trong thời gian thực.
Hướng dẫn này cho phép bạn tập hợp tất cả thông tin vào một nơi, giúp bạn dễ dàng cấu trúc sổ tay đào tạo một cách mạch lạc. Thêm các phần, hình ảnh và bảng để nội dung của bạn trở nên hấp dẫn hơn.
Hướng dẫn này cũng có các tùy chọn định dạng khác nhau, bao gồm kiểu tiêu đề, lựa chọn màu sắc, tùy chọn phông chữ và khoảng cách đoạn văn, để phá vỡ sự đơn điệu và nâng cao khả năng đọc của tài liệu.
ClickUp Docs cho phép nhiều thành viên trong nhóm đóng góp và chỉnh sửa nội dung đồng thời, đảm bảo rằng tài liệu hướng dẫn được hưởng lợi từ những hiểu biết và kinh nghiệm đa dạng.
Bước 4: Chọn định dạng phù hợp cho tài liệu đào tạo
Quyết định hướng dẫn đào tạo sẽ ở dạng kỹ thuật số, in ấn hay kết hợp cả hai. Định dạng kỹ thuật số rất phù hợp để phân phối và cập nhật dễ dàng, đặc biệt khi đối tượng của bạn phân bố ở nhiều địa điểm. Mặt khác, hướng dẫn in ấn thực tế hơn cho môi trường thực hành.
Cân nhắc kết hợp nội dung video vào tài liệu hướng dẫn bằng văn bản. Video đào tạo giúp giải thích các thủ tục phức tạp một cách đơn giản và thu hút người đọc hơn.
Khi đã quyết định định dạng, bước tiếp theo là thiết kế bố cục và cấu trúc.
Mẫu Khung đào tạo của ClickUp có thể cực kỳ hữu ích trong trường hợp này. Khung đào tạo xác định các thủ tục để thiết kế và triển khai kế hoạch đào tạo. Mẫu này cung cấp cấu trúc đào tạo nhất quán và cho phép các nhà quản lý theo dõi tiến độ của nhân viên, xác định những lỗ hổng về kiến thức và kỹ năng, đồng thời điều chỉnh chương trình đào tạo cho phù hợp với nhu cầu cá nhân.
Mẫu Khung Đào tạo của ClickUp giúp bạn:
- Đặt mục tiêu cho sổ tay đào tạo
- Tổ chức và trình bày tài liệu khóa học
- Theo dõi tiến độ học tập của nhân viên
Mẫu hướng dẫn đào tạo trực tuyến này giúp bạn thiết kế bố cục rõ ràng, có tổ chức cho hướng dẫn của mình. Giao diện trực quan cho phép bạn cấu trúc nội dung một cách logic để bất kỳ ai cũng có thể dễ dàng tìm kiếm.
Bước 5: Viết nội dung
Bây giờ, chúng ta đã đến bước quan trọng nhất trong việc tạo ra một cẩm nang đào tạo — viết. Tạo tài liệu rõ ràng, súc tích, toàn diện để truyền đạt hiệu quả thông tin cần thiết đến đối tượng của bạn.
Dưới đây là cách bạn có thể đảm bảo nội dung sổ tay đào tạo của mình đáp ứng các tiêu chuẩn này:
| Dos | Những điều không nên làm |
| Giữ ngôn ngữ đơn giản | Sử dụng thuật ngữ chuyên ngành để giải thích các khái niệm khác nhau |
| Chia nhỏ nội dung bằng tiêu đề lớn, dấu đầu dòng, đoạn ngắn và các bước để tăng tính dễ đọc | Không nên nhồi nhét quá nhiều văn bản dày đặc vào tài liệu hướng dẫn |
| Luôn cung cấp thông tin bối cảnh và nền tảng kèm theo giải thích chi tiết, đặc biệt là đối với các thủ tục phức tạp | Giả định người đọc đã có kiến thức cơ bản |
| Sử dụng các công cụ hỗ trợ trực quan như sơ đồ, ảnh chụp màn hình và biểu đồ để làm cho nội dung hấp dẫn hơn | Giới hạn nội dung của bạn trong văn bản |
Bạn có thể sử dụng ClickUp Brain làm trợ lý viết để nâng cao chất lượng nội dung của mình. Cho dù bạn đang soạn thảo văn bản ban đầu hay chỉnh sửa văn bản, ClickUp Brain cung cấp một số tính năng có thể cải thiện đáng kể sổ tay đào tạo của bạn.
ClickUp Brain có thể giúp bạn nhanh chóng soạn thảo các phần của sổ tay đào tạo bằng cách tạo nội dung dựa trên các gợi ý hoặc tài liệu hiện có. Bạn có thể sử dụng nó để tạo quy trình hoạt động tiêu chuẩn, điền vào các phần lặp lại hoặc tinh chỉnh và hoàn thiện nội dung sau khi soạn thảo sổ tay đào tạo. Nó có thể giúp cải thiện giọng điệu, sự rõ ràng và cấu trúc của sổ tay.
Ngoài ra, bạn có thể tận dụng trợ lý AI để:
- Kiểm tra chính tả trong tài liệu đào tạo và công việc của bạn một cách tự động, không cần plugin hay phần mở rộng
- Tạo bản ghi bằng cách tự động chuyển đổi lời nói của bạn thành văn bản
- Trả lời các câu hỏi từ các cuộc họp và clip
- Tạo bảng với dữ liệu chi tiết, thống kê và thông tin chi tiết cho nhiều chủ đề khác nhau
💡Mẹo chuyên nghiệp: Một trong những tính năng nổi bật của ClickUp Brain là khả năng tạo tài liệu kỹ thuật chi tiết. Bạn có thể sử dụng tính năng này để viết sổ tay đào tạo bao gồm các hướng dẫn kỹ thuật phức tạp. Chỉ cần nhập các yêu cầu cụ thể, ClickUp Brain sẽ tạo ra tài liệu có cấu trúc tốt và toàn diện, tích hợp liền mạch vào sổ tay của bạn.
Xem Yvi Heimann nói gì về ClickUp Brain:
Chúng tôi đã có thể cắt giảm một nửa thời gian dành cho một số quy trình công việc nhờ khả năng tạo ra ý tưởng, khung công việc và quy trình ngay lập tức và trực tiếp trong ClickUp.
Chúng tôi đã có thể cắt giảm một nửa thời gian dành cho một số quy trình công việc nhờ khả năng tạo ra ý tưởng, khung công việc và quy trình ngay lập tức và trực tiếp trong ClickUp.
Bước 6: Thu thập phản hồi
Bắt đầu bằng cách yêu cầu nhóm của bạn tiến hành đánh giá chi tiết hướng dẫn. Việc đánh giá này nhằm đảm bảo nội dung rõ ràng, chính xác và dễ hiểu. Sau đó, thu thập phản hồi có cấu trúc bằng Biểu mẫu ClickUp.
Bạn có thể tạo biểu mẫu tùy chỉnh để thu thập phản hồi về các phần cụ thể trong sổ tay, chẳng hạn như tính rõ ràng, chính xác và hữu ích. Các biểu mẫu này bao gồm tất cả các điểm quan trọng và giúp ghi lại rõ ràng các đề xuất và mối quan tâm để có thể giải quyết một cách có hệ thống.
Bạn cũng có thể cộng tác bằng cách sử dụng Chế độ xem trò chuyện của ClickUp, cho phép các thành viên trong nhóm cung cấp phản hồi trực tiếp trong tài liệu.
Thêm bất kỳ ai vào cuộc hội thoại công việc bằng cách sử dụng @đề cập, gán nhận xét và sử dụng danh sách dấu đầu dòng và băng rôn để truyền đạt chi tiết công việc tốt hơn. Bạn cũng có thể kiểm soát ai có thể truy cập từng cuộc trò chuyện và nhận thông báo mỗi khi có người cập nhật cuộc hội thoại.
Bước 7: Kết hợp các yếu tố tương tác
Việc tích hợp các yếu tố tương tác vào tài liệu đào tạo là yếu tố quan trọng để làm cho nó trở nên hấp dẫn hơn.
Việc thêm các câu hỏi trắc nghiệm vào cuối mỗi phần là một cách tuyệt vời để kiểm tra sự hiểu biết của người đọc về nội dung. Các câu hỏi trắc nghiệm này cung cấp phản hồi tức thì và giúp người đọc xác định những phần cần ôn tập thêm.
Sử dụng khả năng tích hợp của ClickUp, bạn có thể nhúng các yếu tố tương tác này vào tài liệu đào tạo của mình, nâng cao nội dung mà không cần rời khỏi không gian làm việc.
Ví dụ: tích hợp ClickUp với các công cụ như GitHub cho phép bạn kết hợp các yếu tố trực quan trực tiếp từ không gian làm việc phần mềm của mình. Bạn có thể thêm sơ đồ, đoạn mã hoặc các công cụ hỗ trợ trực quan khác để tạo ra một tài liệu đào tạo tương tác, năng động, cung cấp thông tin và thu hút người học.
💡Mẹo chuyên nghiệp: Sử dụng phần mềm video đào tạo để thêm các yếu tố tương tác vào tài liệu đào tạo của bạn, chẳng hạn như câu đố, bài tập thực hành hoặc bài tập thực tế, để mang lại trải nghiệm học tập hấp dẫn hơn.
Bước 8: Xuất bản hướng dẫn và tự động hóa các mục hành động
Cuối cùng, khi bạn đã hoàn thành việc viết sổ tay đào tạo, đã đến lúc chia sẻ nó. Quyết định phương pháp phân phối tốt nhất để đảm bảo sổ tay đến tay tất cả những người cần nó. Dưới đây là một số kênh phân phối phổ biến:
- Mạng nội bộ công ty
- Hệ thống Quản lý Học tập (LMS)
Việc lựa chọn nền tảng sẽ phụ thuộc vào cơ sở hạ tầng hiện có của tổ chức và sở thích của đối tượng mục tiêu.
Khi bạn đã quyết định phương pháp phân phối, hãy tận dụng Tự động hóa ClickUp để hợp lý hóa quy trình xuất bản và quản lý các công việc phân phối đang diễn ra. Sử dụng tự động hóa tùy chỉnh để thiết lập quy trình công việc tự động kích hoạt các hành động cụ thể khi đáp ứng các điều kiện nhất định. Ví dụ: bạn có thể tự động hóa các hành động sau:
- Phân phối email tự động: Thiết lập tự động hóa email để gửi sổ tay đào tạo cho nhân viên mới ngay khi họ gia nhập công ty. Điều này đảm bảo rằng mọi nhân viên mới được nhận sổ tay mà không bị chậm trễ
- Chia sẻ tài liệu tự động: Thiết lập tự động hóa trong ClickUp để kích hoạt cảnh báo hoặc thông báo mỗi khi có phiên bản mới của tài liệu đào tạo được tải lên
Ví dụ: bạn có thể sử dụng tự động hóa "Khi một công việc được chuyển sang {trạng thái cụ thể}, gửi email" để tự động thông báo cho các bên liên quan khi tài liệu hướng dẫn được cập nhật hoặc sẵn sàng để phân phối.
Các nguyên tắc tốt nhất cho tài liệu đào tạo
Tích hợp nhận diện thương hiệu của bạn
Việc tích hợp nhận diện thương hiệu của bạn đảm bảo tài liệu đào tạo có tính nhất quán và phù hợp với hình ảnh của công ty.
Cách thực hiện:
✅ Sử dụng màu sắc và phông chữ của thương hiệu một cách nhất quán
✅ Đưa logo công ty của bạn vào mỗi trang của sổ tay đào tạo
✅ Duy trì giọng điệu thương hiệu của bạn
✅ Lồng ghép các giá trị cốt lõi của công ty vào toàn bộ nội dung
Tạo tài liệu tương tác
Thêm các yếu tố tương tác vào tài liệu đào tạo giúp thu hút người đọc và hỗ trợ họ hiểu rõ hơn về nội dung.
Cách thực hiện:
✅ Thêm câu đố vào cuối các phần khóa
✅ Bao gồm video hướng dẫn để giải thích các chủ đề phức tạp
✅ Sử dụng các liên kết có thể nhấp để điều hướng dễ dàng
✅ Tích hợp các yếu tố tương tác như bài tập kéo và thả
Thêm ví dụ thực tế
Các ví dụ thực tế giúp nội dung dễ hiểu và dễ áp dụng hơn trong thực tế.
Cách thực hiện:
✅ Sử dụng các trường hợp thực tế liên quan đến ngành của bạn
✅ Bao gồm các câu hỏi dựa trên tình huống để giải quyết vấn đề
✅ Chia sẻ những câu chuyện thành công trong công ty
✅ Cung cấp ví dụ về các lỗi thường gặp và cách tránh chúng
Sử dụng ngôn ngữ đơn giản và tránh thuật ngữ chuyên ngành
Ngôn ngữ đơn giản trong tài liệu đào tạo giúp người đọc dễ dàng tiếp thu.
Cách thực hiện:
✅ Giản lược các thuật ngữ kỹ thuật ở mức tối đa có thể
✅ Định nghĩa rõ ràng các thuật ngữ chuyên ngành ngay lần đầu sử dụng
✅ Viết bằng câu ngắn gọn, dễ hiểu
✅ Sử dụng giọng văn chủ động để cung cấp hướng dẫn rõ ràng
Cấu trúc nội dung để điều hướng rõ ràng
Hướng dẫn rõ ràng trong sổ tay đào tạo nhân viên giúp người dùng tìm thấy thông tin họ cần một cách nhanh chóng và dễ dàng.
Cách thực hiện:
✅ Tạo bảng nội dung chi tiết
✅ Sử dụng tiêu đề và tiêu đề phụ mô tả
✅ Giữ các đoạn văn và phần ngắn gọn
✅ Áp dụng định dạng nhất quán trong toàn bộ tài liệu
Thêm ghi chú giải thích cho các hướng dẫn phức tạp
Thêm ghi chú giải thích giúp tạo ra một cẩm nang đào tạo toàn diện, làm rõ các thủ tục phức tạp.
Cách thực hiện:
✅ Chia nhỏ các công việc phức tạp thành các bước đơn giản
✅ Sử dụng sơ đồ để minh họa hướng dẫn
✅ Bao gồm các chú giải để cung cấp thông tin bổ sung
✅ Thêm ghi chú bên lề cho các mẹo hoặc nhắc nhở quan trọng
Đảm bảo tính khả dụng
Tính khả dụng đảm bảo rằng tài liệu có thể được sử dụng bởi tất cả nhân viên, bao gồm cả những người khuyết tật.
Cách thực hiện:
✅ Cung cấp văn bản thay thế cho tất cả hình ảnh và sơ đồ
✅ Sử dụng màu sắc tương phản cao cho văn bản và nền
✅ Chọn phông chữ dễ đọc và kích thước phông chữ phù hợp
✅ Đảm bảo nội dung thân thiện với trình đọc màn hình
Thu thập phản hồi và đánh giá từ đồng nghiệp
Phản hồi và đánh giá của đồng nghiệp sẽ giúp bạn tạo ra một cẩm nang đào tạo chính xác, thân thiện với người dùng và được cấu trúc tốt.
Cách thực hiện:
✅ Chia sẻ bản nháp với các thành viên nhóm có liên quan
✅ Thu thập phản hồi có cấu trúc bằng cách sử dụng khảo sát hoặc biểu mẫu
✅ Cập nhật tài liệu thường xuyên dựa trên phản hồi
Ví dụ về Sổ tay đào tạo nhân viên yêu thích của chúng tôi
Có rất nhiều hướng dẫn đào tạo toàn diện trên thị trường. Bạn có thể tìm thấy các ví dụ video hoặc văn bản về đào tạo, nhưng đây là những ví dụ yêu thích của chúng tôi. Không có gì ngạc nhiên khi cả hai đều đến từ ClickUp.
ClickUp Clips
Video đào tạo của ClickUp Clips là một ví dụ tuyệt vời về việc tạo ra một tài liệu đào tạo ngắn gọn, hấp dẫn và hiệu quả.
Tại sao chúng tôi yêu thích nó:
- Học bằng hình ảnh: Định dạng video cung cấp một cách học năng động và tương tác, phù hợp với những người học bằng hình ảnh
- Nội dung súc tích: Video đào tạo ngắn gọn, tập trung vào các tính năng chính mà không làm người xem cảm thấy quá tải
- Hướng dẫn từng bước: Mỗi bước được minh họa, giúp các công việc phức tạp trở nên dễ hiểu hơn
- Bài thuyết trình hấp dẫn: Sử dụng các gợi ý trên màn hình và ví dụ thực tế giúp người xem tập trung và ghi nhớ tốt hơn
Tài liệu ClickUp
Hướng dẫn đào tạo ClickUp Docs bao gồm mọi thứ bạn cần biết về cách sử dụng ClickUp Docs. Đây là hướng dẫn có cấu trúc tốt và chi tiết, giúp người dùng học và thành thạo công cụ này.
Tại sao chúng tôi yêu thích nó:
- Giải thích chi tiết: Sổ tay cung cấp hướng dẫn chi tiết về cách sử dụng ClickUp Docs, giúp người dùng dễ dàng bắt đầu
- Bố cục có cấu trúc: Nội dung được tổ chức tốt, với các tiêu đề lớn và tiêu đề phụ rõ ràng, cho phép người dùng nhanh chóng tìm thấy bất kỳ thông tin nào họ cần
- Yếu tố tương tác: Các liên kết và hình ảnh được nhúng giúp nâng cao trải nghiệm học tập bằng cách cung cấp các tài liệu tham khảo trực quan và tài nguyên bổ sung
Thiết kế thân thiện với người dùng: Sổ tay được thiết kế với người dùng là trọng tâm. Sổ tay có định dạng rõ ràng, dễ tiếp cận và dễ theo dõi
Tạo Sổ tay đào tạo với ClickUp
Sổ tay đào tạo là công cụ không thể thiếu trong quá trình đào tạo nhân viên mới hoặc nâng cao kỹ năng cho nhân viên cũ.
Trong thế giới rộng lớn của phần mềm đào tạo, ClickUp rõ ràng là một sản phẩm nổi bật.
Giao diện của ClickUp không chỉ thân thiện với người dùng mà còn linh hoạt, phù hợp với nhiều yêu cầu đào tạo khác nhau. Cho dù là triển khai quy trình đào tạo nhân viên mới đơn giản hay chương trình đào tạo phát triển kỹ năng toàn diện, việc tạo và quản lý sổ tay đào tạo trực tuyến trở nên dễ dàng với ClickUp.
Bạn có thể sử dụng ClickUp Docs để tạo hướng dẫn đào tạo toàn diện, Tự động hóa để hợp lý hóa việc cập nhật và phân phối, và Tích hợp để nhúng các yếu tố tương tác như video và câu đố. Nó cũng đi kèm với các mẫu hướng dẫn đào tạo khác nhau để giúp bạn nhanh chóng bắt đầu.
Sẵn sàng nâng cao chương trình đào tạo của bạn? Đăng ký ClickUp miễn phí ngay hôm nay.