Mặc dù các mẫu hướng dẫn công việc chung cố gắng bao quát các ngành khác nhau, nhưng chúng thường không đáp ứng được các yêu cầu cụ thể của một ngành duy nhất.
Nếu bạn là người dùng, quản lý công việc hoặc quản lý dự án đang tìm kiếm các mẫu hướng dẫn công việc phù hợp, bạn sẽ hiểu nhu cầu của mình có thể đa dạng như thế nào. Các mẫu này phải thích ứng với các công việc và công nghệ mới, nhưng thường thì bạn cần cập nhật chúng, nếu không chúng sẽ thiếu tính linh hoạt.
Việc này càng trở nên phức tạp hơn với ngôn ngữ kỹ thuật khó hiểu đối với những người không chuyên.
Việc tạo các mẫu phù hợp với các yêu cầu công việc cụ thể tốn rất nhiều thời gian, cũng như việc tuân thủ các quy tắc của công ty mà vẫn đảm bảo tính chính xác. Định dạng chuẩn là cần thiết cho sự hợp tác giữa các nhóm và các ngành.
Điều quan trọng là phải giải quyết những thách thức này và tìm ra giải pháp để viết hướng dẫn công việc vượt qua những trở ngại này.
Trong bài đăng hôm nay, chúng tôi đã tổng hợp danh sách các mẫu hướng dẫn công việc miễn phí tốt nhất để giúp bạn bắt đầu!
Mẫu hướng dẫn công việc là gì?
Mẫu hướng dẫn công việc thiết yếu là tài liệu tiêu chuẩn hoặc hướng dẫn từng bước nêu rõ các thủ tục để thực hiện một công việc, quy trình hoặc nhiệm vụ cụ thể trong tổ chức.
Hướng dẫn công việc mô tả mọi thứ bạn cần biết — việc cần làm, vật liệu và công cụ cần sử dụng, thông tin an toàn và hướng dẫn từng bước cho từng công việc.
Các mẫu này đảm bảo mọi người thực hiện công việc một cách giống nhau và làm rõ các chi tiết cần thiết.
Điều gì tạo nên một mẫu hướng dẫn công việc tốt?
Một mẫu hướng dẫn công việc tốt sẽ cung cấp cho bạn các bước rõ ràng, dễ quản lý và tất cả các chi tiết về vật liệu, công cụ và cách sử dụng chúng. Mẫu này phải dễ hiểu đối với bất kỳ ai đọc nó để mọi người luôn thực hiện công việc theo cùng một cách.
Mẫu này nên bao gồm các quy tắc an toàn cho công việc và có một số hướng dẫn công việc trực quan bằng sơ đồ hoặc hình ảnh để giúp mọi người dễ hiểu hơn.
Luôn cập nhật các thay đổi và tuân thủ định dạng chuẩn sẽ giúp quá trình lắp ráp và đào tạo của bạn diễn ra suôn sẻ hơn.
10 mẫu hướng dẫn công việc
Bạn nên sử dụng mẫu công việc nào?
Mặc dù hướng dẫn công việc hữu ích cho hầu hết mọi doanh nghiệp, nhưng không phải tất cả các mẫu hướng dẫn công việc đều giống nhau. Chúng tôi đã tổng hợp danh sách mười mẫu hướng dẫn công việc miễn phí hàng đầu để bạn có thể bắt đầu ngay lập tức!
1. Mẫu hướng dẫn công việc ClickUp
Sự nhầm lẫn và thiếu nhất quán có thể làm hỏng cả những nhóm làm việc tốt nhất. Mẫu hướng dẫn công việc ClickUp mang lại sự rõ ràng cho các hoạt động của bạn bằng cách tập trung các quy trình vào một tài liệu dễ sử dụng.
Tùy chỉnh mẫu để phù hợp với bất kỳ bộ phận hoặc quy trình làm việc nào, điền hướng dẫn từng bước, liên kết các tài nguyên liên quan và cung cấp hướng dẫn rõ ràng để nhóm của bạn có thể làm theo mà không cần suy đoán.
Vì được xây dựng dưới dạng ClickUp Doc, mọi thứ đều được tổ chức, dễ truy cập và có thể chỉnh sửa trong thời gian thực. Cộng tác liền mạch, cập nhật nội dung ngay lập tức và đảm bảo mọi thành viên trong nhóm luôn xem phiên bản mới nhất.
Bạn thậm chí có thể nhúng công việc, danh sách kiểm tra và dòng thời gian dự án trực tiếp vào Tài liệu để kết nối hướng dẫn với hành động! Không còn phải chuyển đổi giữa các ứng dụng hoặc công cụ nữa.
Cho dù bạn đang đào tạo nhân viên mới hay phác thảo một quy trình lặp lại, mẫu hướng dẫn công việc này sẽ giúp tiết kiệm thời gian và loại bỏ việc phỏng đoán. Đây là nguồn thông tin duy nhất giúp tăng cường trách nhiệm và hợp lý hóa việc thực thi trong toàn tổ chức của bạn.
2. Mẫu hướng dẫn nhân viên ClickUp
Hiệu quả sẽ bị ảnh hưởng nếu có sự hiểu lầm trong nhóm của bạn. Mẫu hướng dẫn nhân viên của ClickUp giúp xây dựng kết nối vững chắc giữa bạn và nhóm, giúp mọi việc diễn ra suôn sẻ.
Tùy chỉnh mẫu, điền hướng dẫn, cập nhật tài liệu và cung cấp hướng dẫn thống nhất cho tất cả các bộ phận một cách dễ dàng.
Mẫu này cho phép bạn sắp xếp và thêm chi tiết, cung cấp bố cục rõ ràng cho sổ tay nhân viên. Ngoài ra, bạn có thể thiết lập bố cục ClickUp bằng các chế độ xem như Danh sách, Gantt, Khối lượng công việc, Lịch và hơn thế nữa.
Bạn có thể điều chỉnh cách hiển thị tài liệu, giúp tài liệu dễ sử dụng hơn và tăng sự hài lòng của người dùng.
Khi bạn sử dụng mẫu hướng dẫn công việc cơ bản này, bạn sẽ không còn phải mất nhiều thời gian để đào tạo nhân viên mới. Hướng dẫn này đóng vai trò như một bản hướng dẫn, nêu rõ vai trò và kỳ vọng, đồng thời tạo sự rõ ràng tại nơi làm việc.
Các tổ chức thường sử dụng phần mềm quản lý quy trình làm việc để giúp nhân viên mới tránh khỏi tình trạng hỗn loạn khi phải xử lý nhiều công việc trong một dự án. Phần mềm này tự động hóa tất cả các bước quy trình làm việc thủ công, phân công trách nhiệm và theo dõi tiến độ để đảm bảo hoàn thành công việc đúng thời hạn.
📮ClickUp Insight: 92% nhân viên tri thức có nguy cơ mất các quyết định quan trọng rải rác trong các cuộc trò chuyện, email và bảng tính. Nếu không có hệ thống thống nhất để ghi lại và theo dõi các quyết định, những thông tin kinh doanh quan trọng sẽ bị mất trong mớ hỗn độn kỹ thuật số. Với tính năng Quản lý nhiệm vụ của ClickUp, bạn không bao giờ phải lo lắng về điều này. Tạo nhiệm vụ từ trò chuyện, bình luận nhiệm vụ, tài liệu và email chỉ với một cú nhấp chuột!
3. Mẫu quy trình và thủ tục ClickUp
Chúng ta đều biết các tổ chức có một danh sách công việc và quy trình dài vô tận.
Việc tạo ra các quy trình này có thể mất vài tháng, nhưng mọi nỗ lực đều đáng giá khi nhân viên hiểu và sử dụng chúng một cách hiệu quả.
Đây là nơi mẫu Mẫu quy trình và thủ tục của ClickUp phát huy tác dụng, tập trung tất cả các thủ tục vào một nơi.
Mẫu này có tất cả mọi thứ, từ hình ảnh đến hướng dẫn từng bước rõ ràng, bao quát mọi khía cạnh. Thêm trạng thái tùy chỉnh giúp bạn theo dõi các công việc đang tiến hành, đã hoàn thành và đang chờ thực hiện.
Hãy thử sử dụng các công cụ lập bản đồ quy trình để cải thiện hoạt động và nâng cao hiệu quả công việc của bạn. Chúng rất hữu ích cho các nhà quản lý dự án trong việc tạo sơ đồ và biểu đồ, giúp quy trình diễn ra suôn sẻ hơn và theo dõi tiến độ ở từng giai đoạn.
Bạn có bảy thuộc tính tùy chỉnh, chẳng hạn như mức độ vấn đề và tỷ lệ hoàn thành, cùng năm chế độ xem, như Sơ đồ quy trình và Danh sách tài liệu, để có cái nhìn sâu sắc hơn.
Sử dụng mẫu này để làm rõ các công việc và cải thiện quản lý dự án.
Theo dõi, gắn nhãn, nhận nhắc nhở ưu tiên và thậm chí cập nhật thông tin qua email. Giống như có một hướng dẫn tiện dụng để đảm bảo mọi thứ diễn ra suôn sẻ.
4. Mẫu công việc cần làm của ClickUp
Bạn đã chán ngán với việc không đáp ứng được thời hạn?
Đã đến lúc tin tưởng vào một khung công việc giúp bạn sắp xếp các nhiệm vụ của mình. Mẫu ClickUp Work To Do giúp bạn sắp xếp công việc và hoàn thành công việc đúng hạn một cách hiệu quả.
Cho dù bạn đang làm việc một mình hay là thành viên của một nhóm lớn, mẫu này sẽ là công cụ tạo danh sách việc cần làm thực tế. Mẫu này giúp mọi người luôn cập nhật trạng thái của các công việc, cho dù chúng đang được tiến hành, bị hủy hay đã hoàn thành.
Lịch tích hợp giúp quản lý thời gian hiệu quả, đảm bảo mọi người hoàn thành công việc theo lịch trình. Tính năng theo dõi thời gian giúp bạn luôn nắm rõ thời hạn để không bỏ sót bất kỳ công việc nào.
Nó đơn giản hóa các quy trình phức tạp thành các bước dễ quản lý, giúp khối lượng công việc trở nên dễ quản lý hơn cho tất cả mọi người. Kết hợp mẫu này với ứng dụng Getting Things Done hoặc GTD để tăng năng suất.
Sau tất cả, nếu nhóm của bạn có danh sách công việc cần làm chi tiết, họ sẽ có khả năng thực hiện các công việc cụ thể tốt hơn.
5. Mẫu thủ tục ClickUp
Quy trình làm việc tiêu chuẩn và hiệu quả quy trình là hai yếu tố không thể tách rời trong bất kỳ tổ chức nào. Vì vậy, nếu hiệu quả làm việc của bạn chưa đạt yêu cầu, đã đến lúc thay đổi cách bạn thiết lập quy trình.
Mẫu Quy trình ClickUp này sẽ giúp bạn tiết kiệm hàng giờ công việc, lỗi và sửa lỗi chỉ với vài cú nhấp chuột.
Cho dù bạn muốn soạn thảo tài liệu cho tài khoản khách hàng mới hay thử nghiệm phần mềm mới, mẫu này sẽ giúp bạn thực hiện dễ dàng.
Nhanh chóng đưa ra ý tưởng và phạm vi của quy trình trong Tài liệu trong Clickup. Khi bạn đã có tất cả các bước và thông tin quy trình liên quan, hãy sắp xếp chúng trong chế độ xem bảng trong ClickUp.
Nhấp vào Thêm mẫu, mời các thành viên trong nhóm của bạn cộng tác và bắt đầu. Bạn sẽ có một luồng các bước hợp lý, theo dõi tiến độ hoàn thành và thảo luận thường xuyên để đảm bảo hiệu quả tổng thể.
6. Mẫu SOP công việc ClickUp
Quy trình hoạt động tiêu chuẩn (SOP) rất quan trọng cho sự phát triển của bất kỳ doanh nghiệp nào. Chúng giúp duy trì sự nhất quán và thúc đẩy sự phát triển trong tổ chức của bạn.
Mẫu SOP công việc của ClickUp cho phép lưu trữ và sắp xếp các quy trình của bạn ở một địa điểm dễ truy cập. Điều này đảm bảo mọi thành viên trong nhóm có thể nhanh chóng lấy các SOP mới nhất đã được phê duyệt, giảm thiểu khả năng xảy ra lỗi.
Mẫu này cho phép các nhóm chỉnh sửa cùng nhau trong thời gian thực, để mọi người có thể đóng góp ý kiến nhằm cải thiện SOP liên tục.
7. Mẫu quy trình hoạt động tiêu chuẩn ClickUp
Việc soạn thảo SOP từ đầu rất tốn thời gian, vì phải chú ý đến từng chi tiết nhỏ. Đây là lúc mẫu Quy trình hoạt động tiêu chuẩn của ClickUp trở nên hữu ích, giúp bạn có một khởi đầu thuận lợi.
Mọi người đều có thể làm việc trên cùng một trang với không gian làm việc thống nhất, có quy trình làm việc và danh sách kiểm tra đã được thiết lập sẵn. Mẫu này cũng có các tính năng quản lý dự án khác nhau, giúp cài đặt SOP nhanh chóng.
Việc cung cấp hướng dẫn rõ ràng cho mọi người bằng mẫu này giúp hoàn thành công việc nhanh chóng. Tuy nhiên, để đảm bảo mọi người tuân thủ các hướng dẫn này, hãy cân nhắc tìm kiếm phần mềm giám sát nhân viên.
Tạo báo cáo năng suất chi tiết, thu thập thông tin chi tiết theo thời gian thực và tạo điều kiện hợp tác nhóm để tối đa hóa sản lượng.
Hướng dẫn từng bước không chỉ giảm thiểu lỗi mà còn góp phần tạo ra môi trường làm việc chuyên nghiệp. Điều này giúp bạn thúc đẩy nhân viên và tạo ra nơi làm việc hiệu quả.
8. Mẫu kế hoạch công việc đơn giản của ClickUp
Bạn có bao giờ cảm thấy mệt mỏi vì phải liên tục lập kế hoạch và tổ chức các công việc liên quan đến công việc? Hãy tưởng tượng nếu bạn giải phóng bản thân khỏi tất cả căng thẳng đó với sự trợ giúp của một mẫu kế hoạch công việc đơn giản, dễ hiểu của ClickUp.
Đúng vậy, mẫu Clickup này đơn giản hóa việc lập kế hoạch dự án với danh sách hướng dẫn công việc trực quan, dòng thời gian của các nhiệm vụ, cột mốc và thời hạn. Phân công trách nhiệm cho từng thành viên trong nhóm, giúp việc theo dõi tiến độ trở nên dễ quản lý hơn.
Chế độ xem Tóm tắt cung cấp tổng quan nhanh về kế hoạch và các vai trò được chỉ định. Tương tự, chế độ xem Dòng thời gian và Tiến độ đảm bảo tất cả các công việc được theo dõi và hoàn thành theo thời hạn.
Nhanh chóng cập nhật trạng thái để đảm bảo bạn tham khảo ý kiến của các chuyên gia về chủ đề, giữ cho tất cả các bên liên quan được cập nhật và tối đa hóa năng suất. Nếu điều đó vẫn chưa đủ, hãy xem xét sử dụng các công cụ sắp xếp công việc theo mức độ ưu tiên để đảm bảo nhóm của bạn hoàn thành tất cả các công việc quan trọng mà không bị chậm trễ.
9. Mẫu phạm vi công việc ClickUp
Phạm vi công việc là một lộ trình chi tiết phác thảo các công việc, trách nhiệm và kết quả cụ thể liên quan đến một dự án. Quy trình công việc của dự án hoàn thành khi có phạm vi công việc rõ ràng.
Mẫu Phạm vi công việc của ClickUp cung cấp một giải pháp thân thiện với người dùng cho mục đích này. Với mẫu này, việc xác định mục tiêu của dự án, thiết lập dòng thời gian thực tế và phác thảo các công việc cụ thể trở thành một quá trình đơn giản.
Ngoài ra, mẫu này còn cung cấp một tính năng hữu ích là tự động hóa giao tiếp giữa các bên liên quan. Điều này giúp tiết kiệm thời gian và tạo sự minh bạch, vốn rất quan trọng để xây dựng lòng tin.
Cho dù là xử lý một dự án một lần hay quản lý các hoạt động đang diễn ra, thiết kế hoàn hảo của mẫu ClickUp sẽ đáp ứng tất cả nhu cầu của bạn.
Khi kết hợp với các mẫu đơn đặt hàng công việc, các mẫu phạm vi công việc sẽ cung cấp cho các bên liên quan sự rõ ràng cần thiết để tiến hành công việc.
10. Mẫu hướng dẫn công việc kỹ thuật Microsoft Word
qua Microsoft
Mẫu hướng dẫn công việc kỹ thuật Microsoft Word là một tài nguyên quý giá để ghi lại các thủ tục chi tiết từng bước.
Chúng chủ yếu nhằm đảm bảo mọi thứ luôn nhất quán, rõ ràng và dễ hiểu cho những người dùng cần các hướng dẫn này để hoàn thành công việc của mình.
Một trong những tính năng nổi bật của mẫu này là khả năng thích ứng. Bạn không bị giới hạn bởi định dạng cố định. Mẫu này có thể tùy chỉnh để phù hợp với nhu cầu cụ thể của các công việc hoặc dự án khác nhau.
Sự linh hoạt này cho phép các tổ chức tùy chỉnh hướng dẫn công việc chính xác theo nhu cầu của họ.
Với các phần được định sẵn như mục tiêu, phạm vi, tài liệu và quy trình, bạn có một điểm khởi đầu vững chắc để dễ dàng điều chỉnh và phát triển.
Chuẩn hóa hướng dẫn công việc với ClickUp
Thiết kế mẫu hướng dẫn công việc cho các ngành khác nhau là một thách thức không nhỏ. Việc tạo ra các hướng dẫn rõ ràng và bao quát tất cả các khía cạnh cho các vai trò công việc và ngành nghề khác nhau là một quá trình liên tục.
Mẫu hướng dẫn công việc của bạn phải phù hợp với mọi nhu cầu của bạn – đó là chìa khóa! 10 mẫu này mang lại rất nhiều giá trị cho quy trình của bạn, nhưng lựa chọn phù hợp nhất phụ thuộc vào sở thích của bạn và cách làm việc của công ty bạn.
ClickUp là một công cụ đa năng cho tất cả các nhóm có kích thước và ngành nghề khác nhau. Nó cung cấp các công cụ để tạo và cải thiện quy trình làm việc của bạn từ đầu hoặc bằng cách chọn một mẫu từ bộ sưu tập mẫu của chúng tôi. Và bạn biết gì không? Nó hoàn toàn miễn phí! Đăng ký để sử dụng ClickUp ngay bây giờ.