Bạn đã bao giờ nghĩ đến việc thay đổi nghề nghiệp? Có thể bạn muốn theo đuổi đam mê mới, đạt được sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống, hoặc chỉ muốn bắt đầu lại từ đầu. Có thể bạn đã quyết định dấn thân và bắt đầu nộp đơn, nhưng giờ bạn đang lạc lõng trong mạng lưới các thông báo tuyển dụng và hạn chót nộp đơn. Bạn không đơn độc.
Theo báo cáo của SHRM, chỉ 8% ứng viên hoàn thành quá trình phỏng vấn.
Hệ thống lộn xộn là nguyên nhân. Tổ chức, theo dõi và theo dõi các đơn xin việc là một công việc riêng biệt.
Tuy nhiên, có một công cụ có thể trở thành người bạn đồng hành đáng tin cậy của bạn trong quá trình này—Microsoft Excel. Không chỉ giúp mọi thứ gọn gàng, nó còn đảm bảo bạn không bao giờ bỏ lỡ cơ hội để có được công việc mơ ước của mình.
Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn cài đặt trình theo dõi đơn xin việc đơn giản nhưng hiệu quả trong Excel. Bài viết bao gồm các mẹo giúp bạn sắp xếp công việc, theo dõi các chi tiết quan trọng và liên hệ với nhà tuyển dụng.
Khái niệm về công cụ theo dõi đơn ứng tuyển trong Excel
Trình theo dõi đơn xin việc giúp bạn phân loại và sắp xếp các đơn xin việc và luôn cập nhật quá trình tìm kiếm việc làm của mình. Trình này giúp bạn theo dõi mọi công việc bạn đã nộp đơn, vị trí của bạn trong quá trình nộp đơn và các bước tiếp theo bạn nên thực hiện.
Mục đích của trình theo dõi này rất đơn giản: đảm bảo bạn không bao giờ bỏ lỡ thời hạn, quên theo dõi hoặc mất dấu tiến độ trong quá trình tìm kiếm việc làm.
Thông thường, người tìm việc sẽ dựa vào ghi chú viết tay hoặc Tài liệu Google hoặc MS Word đơn giản để theo dõi các công việc họ đã nộp đơn. Tuy nhiên, phương pháp này thường dẫn đến việc bỏ lỡ cơ hội, quên ngày phỏng vấn hoặc ngày theo dõi và mất liên lạc.
Ngược lại, các trình theo dõi đơn xin việc hiện đại cung cấp một cách hiệu quả hơn để quản lý quá trình tìm kiếm của bạn. Các công cụ này cho phép bạn lưu trữ các thông tin quan trọng như tên công ty, thông tin liên hệ, ngày phỏng vấn và hạn chót nộp đơn, tất cả ở một nơi.
Theo một cuộc khảo sát do Lincoln College thực hiện, phần lớn ứng viên tìm việc liên hệ lại sau một tuần tăng 30% cơ hội nhận phản hồi .
Không có gì ngạc nhiên khi nhiều trình theo dõi hiện đại cung cấp các tính năng như nhắc nhở tự động, cập nhật trạng thái bằng mã màu, công cụ AI để giúp chuẩn bị phỏng vấn và tích hợp liền mạch với email, giúp quá trình này diễn ra suôn sẻ hơn.
Excel như một công cụ theo dõi đơn ứng tuyển
Công cụ hàng ngày này có thể biến thành một công cụ theo dõi đơn ứng tuyển tùy chỉnh và dễ cập nhật chỉ với vài thao tác đơn giản.
Hãy cùng tìm hiểu cách sử dụng Excel hiệu quả cho quá trình tìm việc của bạn.
Cách sử dụng Excel để theo dõi đơn xin việc
Sử dụng Excel làm trình theo dõi đơn xin việc đơn giản hơn bạn nghĩ. So với các phần mềm quản lý công việc khác , Excel mang lại sự linh hoạt với thiết lập tối thiểu
Bắt đầu bằng cách tạo một sổ làm việc Excel. Nếu bạn mới sử dụng Excel, sổ làm việc là một tệp chứa một hoặc nhiều bảng tính. Để làm việc này, khởi chạy Excel, nhấp vào Tệp, chọn Mới, rồi chọn Sổ làm việc trống. Theo các bước tiếp theo, bạn có thể tùy chỉnh sổ làm việc này theo nhu cầu tìm kiếm việc làm của mình.
Một trình theo dõi đơn xin việc điển hình trong Excel sẽ có các cột sau:
- Tiêu đề công việc & tên công ty: Đây nên là các cột chính để bạn có thể nhanh chóng tìm kiếm các cơ hội
- Ngày nộp đơn: Tính năng này giúp bạn theo dõi thời gian nộp đơn và thời gian cần theo dõi lại
- URL đăng tin tuyển dụng: Lưu liên kết mô tả công việc để dễ tham khảo khi chuẩn bị phỏng vấn
- Trạng thái: Cập nhật cột này với các giai đoạn như "Đã nộp", "Đã lên lịch phỏng vấn", "Đã nhận được đề nghị" hoặc "Bị từ chối"
- Ngày và giờ phỏng vấn: Ghi rõ để tránh trùng lịch hoặc quên các cuộc họp đã lên lịch
- Thông tin liên hệ của Nhà tuyển dụng: Có thông tin này sẵn sàng sẽ giúp việc theo dõi dễ dàng hơn
- Ghi chú theo dõi: Theo dõi thời gian bạn gửi email theo dõi hoặc gọi cho nhà tuyển dụng để giữ cho thông tin liên lạc của bạn được sắp xếp gọn gàng
Dưới đây là mẫu bảng tính Excel cho công cụ theo dõi đơn ứng tuyển:
💡Mẹo chuyên nghiệp: Sử dụng các mẫu bảng tính Excel để tăng tốc độ theo dõi đơn xin việc. Các bố cục được tạo sẵn này giúp tiết kiệm thời gian bằng cách cho phép bạn sắp xếp các chi tiết quan trọng mà không cần đầu tư thời gian vào việc thiết lập.
Mẹo duy trì công cụ theo dõi đơn ứng tuyển trong Excel
Một trình theo dõi bị bỏ quên sẽ không giúp bạn có được công việc mơ ước, vì vậy việc cập nhật thông tin là rất quan trọng. Dưới đây là một số mẹo hữu ích:
- Cập nhật hàng tuần: Hãy coi trình theo dõi của bạn như một tài liệu sống. Mỗi khi bạn nộp đơn xin việc, tiến tới vòng phỏng vấn tiếp theo hoặc gửi email theo dõi, hãy đảm bảo rằng trình theo dõi của bạn phản ánh những cập nhật này
- Sắp xếp theo ưu tiên: Một số công việc sẽ nổi bật là lựa chọn hàng đầu. Sử dụng tính năng sắp xếp hoặc lọc của Excel để ưu tiên các công việc gần đến hạn chót hoặc hấp dẫn hơn
- Sao lưu: Điều cuối cùng bạn muốn là mất tất cả công việc của mình. Sao lưu trình theo dõi của bạn trên các dịch vụ đám mây như Google Drive hoặc OneDrive
- Sử dụng bộ lọc hoặc định dạng có điều kiện: Điều này sẽ giúp bạn sắp xếp các vị trí tuyển dụng dựa trên mức độ ưu tiên của chúng. Ví dụ: mã hóa màu sắc cho các đơn xin việc của bạn dựa trên giai đoạn mà chúng đang ở, như đã nộp – được đánh dấu màu vàng, đã lên lịch phỏng vấn – được đánh dấu màu xanh lam, đã nhận được đề nghị – được đánh dấu màu xanh lục
- Đặt nhắc nhở: Mặc dù Excel không cung cấp tính năng nhắc nhở, nhưng bạn có thể dễ dàng kết hợp nó với Lịch Google hoặc các ứng dụng lập lịch khác để nhận thông báo về các thời hạn quan trọng
Bạn cũng có thể xem xét sử dụng Google Trang tính để hỗ trợ việc tìm kiếm việc làm.
Ưu điểm và nhược điểm của việc sử dụng Excel làm công cụ theo dõi đơn ứng tuyển
Sử dụng Excel làm công cụ theo dõi đơn ứng tuyển có những ưu điểm, nhưng cũng không thiếu thách thức. Hãy cùng tìm hiểu về những ưu điểm trước tiên:
Tính linh hoạt và tùy chỉnh
Excel cho phép bạn tạo trình theo dõi đơn xin việc phù hợp với nhu cầu riêng của bạn. Bạn có thể tùy chỉnh các cột để theo dõi những thông tin quan trọng nhất đối với bạn, từ thời hạn nộp đơn đến thông tin liên hệ của người quản lý tuyển dụng. Tính linh hoạt này giúp bạn dễ dàng điều chỉnh trình theo dõi dựa trên chiến lược tìm kiếm việc làm của mình.
Hiệu quả về chi phí
Nếu bạn đã có Microsoft Office, việc sử dụng Excel để theo dõi các đơn xin việc sẽ không tốn thêm chi phí. Đây là một giải pháp đơn giản, tiết kiệm chi phí mà ai cũng có thể thực hiện.
Sự quen thuộc
Hầu hết mọi người đều cảm thấy thoải mái khi sử dụng Excel, giúp bạn dễ dàng tạo trình theo dõi mà không cần phải học nhiều. Bạn có thể dễ dàng nhập dữ liệu, sắp xếp và phân tích xu hướng trong tiến độ tìm kiếm việc làm của mình.
Tính năng phân tích dữ liệu
Các hàm tích hợp sẵn trong Excel cho phép bạn phân tích dữ liệu tìm kiếm việc làm một cách hiệu quả. Bạn có thể tạo biểu đồ để trực quan hóa trạng thái đơn xin việc hoặc sử dụng công thức để tính toán các chỉ số như thời gian trung bình để nhận được phản hồi từ nhà tuyển dụng.
Bây giờ, hãy xem xét kỹ hơn một số nhược điểm có thể khiến bạn cân nhắc các lựa chọn thay thế Excel khác:
Hợp tác giới hạn
Một trong những nhược điểm lớn nhất của Excel là khả năng cộng tác hạn chế. Mặc dù bạn có thể chia sẻ tệp, nhưng cộng tác thời gian thực rất phức tạp so với các công cụ quản lý công việc hiện đại. Nếu bạn đang làm việc với một huấn luyện viên nghề nghiệp hoặc một người bạn, bạn sẽ phải thông báo cho họ thủ công mỗi khi bạn thực hiện thay đổi trên trình theo dõi.
Thiếu tự động hóa
Excel yêu cầu nhập và cập nhật dữ liệu thủ công, điều này có thể tiêu tốn thời gian quý báu. Nếu không có tự động hóa, bạn có thể dành nhiều thời gian cho bảng tính hơn là việc cần làm cho quá trình tìm kiếm việc làm.
Rủi ro lỗi
Việc nhập thủ công có thể dẫn đến rủi ro lỗi do con người. Lỗi chính tả, ngày tháng sai hoặc thông tin bị đặt nhầm chỗ có thể làm hỏng quá trình tìm kiếm việc làm của bạn. Không ai muốn bỏ lỡ một cuộc phỏng vấn chỉ vì nhập sai ngày tháng.
Áp dụng phần mềm ứng dụng khác để theo dõi công việc
Mặc dù Excel là một công cụ hữu ích để theo dõi đơn xin việc, nhưng những giới hạn của nó có thể cản trở tiến độ tìm kiếm việc làm của bạn. Nhu cầu cải thiện sự hợp tác, tự động hóa và cập nhật thời gian thực có thể được giải quyết hiệu quả bằng cách chuyển sang phần mềm khác để theo dõi việc làm, như ClickUp.
ClickUp là một công cụ quản lý dự án đa năng giúp nâng cao năng suất thông qua quy trình công việc có thể tùy chỉnh và cộng tác thời gian thực. Các tính năng như quản lý công việc, tự động hóa và tích hợp rộng rãi giúp đơn giản hóa quá trình theo dõi đơn xin việc, đảm bảo bạn luôn nắm bắt được tình hình tìm kiếm việc làm của mình.
Dưới đây là một số cách ClickUp có thể giúp bạn thay đổi nghề nghiệp thành công:
1. Quản lý dữ liệu ứng tuyển công việc
Chế độ xem bảng của ClickUp cung cấp một giao diện duy nhất, lý tưởng cho những người đang chuyển từ Excel sang. Tạo chế độ xem bảng chuyên dụng trong ClickUp để quản lý dữ liệu đơn xin việc của bạn. ClickUp cũng cung cấp các mẫu cơ sở dữ liệu miễn phí để giúp bạn bắt đầu dễ dàng hơn.
Thêm Trường Tùy chỉnh ClickUp để ghi lại các chi tiết quan trọng như chức danh, tên công ty, ngày nộp đơn và ngày theo dõi. Thiết lập Trạng thái Nhiệm vụ Tùy chỉnh như "Đã nộp", "Đã lên lịch phỏng vấn" và "Đã nhận được đề nghị" để theo dõi tiến độ của từng đơn ứng tuyển, giúp bạn có cái nhìn tổng quan rõ ràng về tình hình hiện tại.
2. Tập trung nỗ lực vào những cơ hội tốt nhất
Thêm ngày đáo hạn để nhắc nhở bản thân về các hành động theo dõi quan trọng và thời hạn. Sử dụng ClickUp Time Tracking để ghi lại thời gian dành cho mỗi đơn xin việc, giúp bạn phân tích nỗ lực tìm kiếm việc làm và tập trung vào các cơ hội hứa hẹn và được săn đón nhất.
3. Tự động hóa quy trình làm việc của bạn
Tận dụng Tự động hóa ClickUp để thiết lập các kích hoạt để tự động chuyển đơn đăng ký sang trạng thái tiếp theo, gửi nhắc nhở để theo dõi hoặc phân công nhiệm vụ khi các điều kiện cụ thể được đáp ứng, từ đó nâng cao năng suất của bạn.
📌Ví dụ:
Giả sử bạn đã thiết lập Bảng Kanban trong ClickUp để theo dõi các đơn xin việc của mình. Với Tự động hóa, bạn có thể tạo các kích hoạt để tự động chuyển các đơn xin việc từ "Đã nộp" sang "Đã lên lịch phỏng vấn" ngay khi bạn nhận được lời mời phỏng vấn, giúp bạn sắp xếp công việc một cách có tổ chức mà không cần nỗ lực thêm. Bạn thậm chí có thể đặt nhắc nhở cho các email theo dõi nếu không nhận được phản hồi trong một tuần, để không bao giờ bỏ lỡ cơ hội.
4. Soạn thảo, lưu trữ, chỉnh sửa và quản lý các đơn xin việc
ClickUp Docs có thể giúp bạn soạn thảo thư xin việc, sơ yếu lý lịch và đề xuất công việc, giữ tất cả các tài liệu liên quan đến đơn xin việc của bạn được sắp xếp gọn gàng ở một nơi. Bạn cũng có thể theo dõi các phiên bản khác nhau của tài liệu, đảm bảo bạn có quyền truy cập vào các bản cập nhật và thay đổi mới nhất.
Phần hay nhất là gì? Bạn có thể chia sẻ các tài liệu này với những người có thể hỗ trợ bạn trong quá trình tìm kiếm việc làm và cộng tác với họ trong thời gian thực để hoàn thiện hồ sơ ứng tuyển của mình.
5. Khám phá các chế độ xem khác nhau
Tận dụng các chế độ xem khác nhau như Chế độ xem bảng ClickUp hoặc Chế độ xem danh sách ClickUp để hiển thị các đơn xin việc của bạn theo định dạng phù hợp với sở thích của bạn. Sự linh hoạt này cho phép bạn quản lý việc tìm kiếm việc làm và tìm ra công việc phù hợp nhất với mình.
6. Sử dụng trí tuệ nhân tạo (AI) để chuẩn bị cho phỏng vấn
Tận dụng tối đa ClickUp Brain, trợ lý cá nhân được hỗ trợ bởi AI của ClickUp, để chuẩn bị cho cuộc phỏng vấn dễ dàng hơn. Sử dụng nó để tạo ra các câu hỏi phỏng vấn tiềm năng, suy nghĩ các câu trả lời cá nhân hóa và tạo ra các dàn ý có cấu trúc. Nó cũng có thể giúp bạn cập nhật sơ yếu lý lịch bằng cách chia sẻ các ví dụ về định dạng sơ yếu lý lịch.
Muốn luôn sẵn sàng và tự tin cho các cuộc phỏng vấn? Brain sẽ giúp bạn tổ chức nghiên cứu về các công ty, hoàn thiện câu trả lời và gợi ý cách để nổi bật trước nhà tuyển dụng.
7. Theo dõi tất cả các đơn xin việc tại một nơi
ClickUp cung cấp các mẫu miễn phí để giúp bạn quản lý mọi giai đoạn của quá trình tìm kiếm việc làm.
Mẫu tìm kiếm việc làm của ClickUp được thiết kế để giữ cho quá trình nộp đơn của bạn có tổ chức và hiệu quả.
Với Mẫu tìm kiếm việc làm của ClickUp, bạn có thể:
- Theo dõi và sắp xếp tất cả các đơn xin việc của bạn tại một địa điểm duy nhất, dễ dàng truy cập
- Lưu trữ các tài liệu quan trọng như sơ yếu lý lịch, thư xin việc và ghi chú phỏng vấn cùng nhau
- Đặt thời hạn nộp/gửi đơn xin việc và theo dõi để luôn cập nhật tiến trình tìm kiếm việc làm của bạn
- Theo dõi trạng thái của từng đơn xin việc, từ "Đã nộp" đến "Đã lên lịch phỏng vấn" và "Đã nhận được lời mời làm việc"
Bạn cũng có thể sử dụng Mẫu tìm kiếm việc làm ClickUp nâng cao để tùy chỉnh quy trình hơn nữa.
Với mẫu này, bạn có thể:
- Thêm Trạng thái tùy chỉnh cho mỗi cơ hội — chẳng hạn như 'Đang phỏng vấn', 'Đang chờ đề nghị' và 'Bị từ chối' — và hiển thị chúng trong bảng hoặc chế độ xem danh sách thuận tiện
- Kết hợp các Trường Tùy chỉnh như 'Tên công ty', 'Vị trí', 'Ngày nộp đơn' và 'Hạn chót theo dõi' để có chế độ xem rõ ràng, chi tiết về tiến độ của bạn
- Truy cập 50 câu hỏi mẫu sẵn có để củng cố chuẩn bị phỏng vấn
- Ghi lại và theo dõi xếp hạng Glassdoor cho các công ty bạn đang nộp đơn xin việc
👀 Thông tin thú vị
Ngoài việc hỗ trợ ứng viên tìm kiếm việc làm, ClickUp còn hỗ trợ các nhóm nhân sự, giúp họ tập trung hơn vào việc tìm kiếm, đào tạo và giữ chân nhân tài phù hợp, thay vì tập trung vào các công việc hậu cần.
Dưới đây là cách các nhóm nhân sự sử dụng ClickUp để tăng năng suất:
- Dữ liệu nhân sự tập trung: Lưu trữ thông tin, tài liệu và hồ sơ của nhân viên tại một nơi với ClickUp Docs và quản lý chúng bằng hơn 15 chế độ xem ClickUp tùy chỉnh
- Quản lý công việc: Theo dõi tuyển dụng, đào tạo nhân viên mới, đánh giá hiệu suất và đào tạo với Nhiệm vụ ClickUp
- Theo dõi thời gian: Giám sát giờ làm việc của nhân viên và thời gian dự án để phân bổ nguồn lực hiệu quả
- Quy trình làm việc tùy chỉnh: Tạo quy trình làm việc riêng cho từng bộ phận cho các quy trình tuyển dụng, onboarding và các quy trình HR khác
- Cộng tác: Tăng cường tinh thần đồng đội với Không gian chia sẻ, Trò chuyện ClickUp và cộng tác thời gian thực
- Báo cáo và phân tích: Tạo báo cáo về các chỉ số nhân sự và hiển thị chúng trên Bảng điều khiển ClickUp
- Tích hợp công cụ: Tích hợp với hệ thống tính lương và theo dõi ứng viên để quản lý nhân sự liền mạch
ClickUp rất phù hợp để quản lý các dự án có nhiều hoạt động và yêu cầu giám sát nguồn nhân lực, vì mỗi thành viên có thể báo cáo tiến độ hoạt động, cho dù đó là dự án dựa trên phương pháp agile hay waterfall.
ClickUp rất phù hợp để quản lý các dự án có nhiều hoạt động và yêu cầu giám sát nguồn nhân lực, vì mỗi thành viên có thể báo cáo tiến độ hoạt động, cho dù đó là dự án dựa trên phương pháp agile hay waterfall.
Tìm kiếm việc làm thành công với ClickUp
Bạn không bao giờ quá già để đặt mục tiêu mới hoặc mơ ước mới.
Bạn không bao giờ quá già để đặt mục tiêu mới hoặc mơ ước mới.
Khi bắt đầu hành trình tìm kiếm việc làm, hãy nhớ rằng mỗi đơn xin việc sẽ đưa bạn đến gần hơn với những cơ hội mới. Tạo mẫu Excel theo dõi đơn xin việc có thể hữu ích. Tuy nhiên, khi quá trình tìm kiếm việc làm của bạn tiến độ, Excel có thể nhanh chóng trở nên không đủ và quá tải, thiếu tính linh hoạt để quản lý công việc hoặc nhắc nhở.
ClickUp cung cấp giải pháp mạnh mẽ hơn với các tính năng như theo dõi nhiệm vụ, tự động hóa và quản lý tài liệu cho mọi khía cạnh của quá trình tìm kiếm việc làm của bạn.
Từ theo dõi đơn xin việc đến chuẩn bị phỏng vấn, sử dụng các tính năng mạnh mẽ của ClickUp sẽ giúp bạn nắm vững mọi bước trong quá trình này.
Tiến một bước gần hơn đến công việc mơ ước của bạn. Dùng thử ClickUp ngay hôm nay!