Tìm kiếm việc làm mới có thể rất mệt mỏi, đặc biệt là khi bạn nộp đơn vào nhiều vị trí. Việc theo dõi từng đơn xin việc bạn đã nộp có thể nhanh chóng trở nên mệt mỏi.
Xét cho cùng, nộp đơn xin việc không chỉ là gửi hồ sơ, mà là cả một quá trình. Bạn phải tuân thủ thời hạn, lên lịch phỏng vấn và gửi thư theo dõi. Mỗi bước đều cần sự chú ý.
Đó là lý do tại sao luôn nắm rõ mọi thứ là điều rất quan trọng. Bạn cần biết đơn xin việc của mình đang ở giai đoạn nào, có nên theo dõi hay không và liệu bạn đang chờ phản hồi hay không. Có một hệ thống minh bạch để quản lý tất cả những điều này là chìa khóa thành công.
Thay vào đó, một giải pháp thực tế hơn (và miễn phí!) là trình theo dõi đơn xin việc trong Google Trang tính. Đây là một công cụ đơn giản cho phép bạn thay đổi nghề nghiệp mà không bị lạc hướng.
Hướng dẫn từng bước này sẽ chỉ cho bạn cách tạo và sử dụng công cụ theo dõi này, giúp bạn tập trung vào điều quan trọng: tìm được công việc mơ ước.
Khái niệm về công cụ theo dõi đơn ứng tuyển
Trình theo dõi đơn xin việc là một công cụ hoặc hệ thống để tổ chức và theo dõi tiến độ đơn xin việc. Nó giúp bạn luôn nắm bắt mọi thứ mà không cần phải tự hỏi mình đã nộp đơn ở đâu hay khi nào cần theo dõi.
Công cụ này cho phép bạn ghi lại các chi tiết như tiêu đề công việc, công ty và ngày nộp đơn, theo dõi trạng thái đơn xin việc và lập kế hoạch cho bước tiếp theo.
Phương pháp theo dõi đơn xin việc truyền thống và hiện đại
Thông thường, các ứng viên sẽ ghi chép chi tiết đơn xin việc vào sổ tay hoặc nhập vào bảng tính cơ bản. Mặc dù phương pháp này hiệu quả, nhưng có thể gây ra sự lộn xộn, đặc biệt là khi số lượng đơn xin việc tăng lên. Ngoài ra, bạn còn có nguy cơ mất dấu các đơn xin việc đã nộp hoặc quên theo dõi tiến trình.
Ngược lại, các công cụ theo dõi đơn xin việc hiện đại mang đến trải nghiệm mượt mà hơn nhiều. Chúng được thiết kế để quản lý tất cả các đơn xin việc của bạn tại một trung tâm, thường có các tính năng bổ sung giúp việc theo dõi thời hạn và phản hồi trở nên dễ dàng. Chúng cũng có thể hỗ trợ bạn trong quá trình chuẩn bị phỏng vấn, đặc biệt là phỏng vấn từ xa, bằng cách cung cấp tất cả thông tin về công ty trong tầm tay bạn.
Nếu bạn cũng đang viết đề xuất công việc, việc theo dõi các vai trò khác nhau và yêu cầu của chúng có thể hữu ích. Trình theo dõi của bạn có thể giúp bạn điều chỉnh từng đề xuất cho phù hợp với vai trò cụ thể, sử dụng ghi chú để nhắc nhở bạn về các chi tiết quan trọng.
Giữ cho bản thân luôn gọn gàng và nắm bắt tình hình các đơn ứng tuyển có thể mang lại cho bạn lợi thế thực sự trong thị trường việc làm hiện nay. Và với công cụ theo dõi đơn ứng tuyển, bạn không chỉ tồn tại trong quá trình tìm việc—bạn đang chinh phục nó.
Google Trang tính như một công cụ theo dõi đơn xin việc
Sử dụng Google Trang tính để theo dõi đơn xin việc là một trong những cách đơn giản và hiệu quả nhất để giữ mọi thứ ngăn nắp trong quá trình tìm kiếm việc làm. Công cụ này miễn phí, có thể tùy chỉnh và truy cập được từ mọi nơi. Ngoài ra, bạn có thể thiết lập mọi thứ theo ý muốn với Google Trang tính.
Dưới đây là cách bạn có thể sử dụng Google Trang tính để theo dõi các đơn xin việc của mình một cách hiệu quả:
- Tạo một Trang tính Google mới: Mở một bảng tính mới dành riêng để theo dõi các đơn xin việc của bạn
- Thiết lập các cột cần thiết: Thêm các cột như Tiêu đề công việc, Tên công ty, Ngày nộp đơn, Trạng thái, Bước tiếp theo và Ghi chú. Bạn có thể tùy chỉnh thêm theo nhu cầu của mình
- Theo dõi trạng thái đơn xin việc: Sử dụng cột Trạng thái để cho biết đơn xin việc đang 'đang tiến hành', 'đang xem xét' hay 'bị từ chối'
- Thêm ngày theo dõi: Sử dụng cột Ngày nộp đơn hoặc cột Ngày theo dõi riêng để theo dõi thời gian bạn nên liên hệ lại với nhà tuyển dụng
- Mã màu để dễ hiểu: Gán màu cho các trạng thái khác nhau (ví dụ: màu xanh lá cây cho đang tiến hành, màu đỏ cho bị từ chối) để nhanh chóng xác định tình trạng của từng đơn xin việc
- Sử dụng bộ lọc để sắp xếp: Sử dụng bộ lọc của trang tính để sắp xếp hoặc xem các đơn xin việc theo công ty, tiêu đề công việc hoặc trạng thái
- Thêm ghi chú cho mỗi đơn xin việc: Sử dụng phần 'Ghi chú' để lưu trữ các chi tiết cụ thể, chẳng hạn như tên người quản lý tuyển dụng, điểm nổi bật trong mô tả công việc hoặc thông tin theo dõi quan trọng
- Cập nhật thường xuyên: Sau mỗi lần nộp/gửi đơn xin việc hoặc nhận được phản hồi, hãy cập nhật ngay bảng tính của bạn để phản ánh thông tin mới nhất
Vì Google Trang tính dựa trên đám mây, bạn có thể cập nhật chúng trên điện thoại hoặc máy tính có kết nối internet.
Bonus: Cách theo dõi việc làm trong Excel!
Những mẹo thực tế để giữ cho bảng theo dõi đơn ứng tuyển của bạn luôn gọn gàng và cập nhật
Bây giờ bạn đã hiểu cách sử dụng Google Trang tính để theo dõi các đơn xin việc của mình một cách hiệu quả, đã đến lúc trau dồi kỹ năng này hơn nữa.
Dưới đây là một số mẹo và thủ thuật giúp bạn tổ chức công việc hiệu quả:
- Thêm thông tin mới ngay lập tức sau khi nộp đơn ứng tuyển hoặc nhận phản hồi từ nhà tuyển dụng
- Sử dụng cột "ngày nộp đơn" để tạo nhắc nhở về thời gian theo dõi đơn xin việc
- Các dấu hiệu trực quan giúp bạn dễ dàng nhận biết đơn xin việc nào vẫn còn hiệu lực, đơn nào cần xử lý và đơn nào đã đóng
- Nếu bảng tính của bạn trở nên dài, hãy sử dụng tính năng lọc của Google Trang tính để tập trung vào các trạng thái hoặc công ty cụ thể
- Nhóm các đơn xin việc tương tự lại với nhau (chẳng hạn như các đơn xin việc trong lĩnh vực công nghệ hoặc các đơn xin việc yêu cầu một bộ kỹ năng cụ thể) để bạn có thể so sánh chúng song song
- Sử dụng tính năng bình luận để thảo luận về các mục nhập cụ thể mà không làm lộn xộn trang tính chính nếu bạn đang làm việc với người khác (như bạn tìm việc)
Ưu điểm và nhược điểm của Google Trang tính trong việc theo dõi việc làm
Google Trang tính là một công cụ đa năng để theo dõi các đơn xin việc, nhưng giống như hầu hết các công cụ khác, nó có cả ưu điểm và nhược điểm. Dưới đây là một số ưu và nhược điểm:
Ưu điểm của Google Trang tính
Dưới đây là một số lợi ích của việc sử dụng Google Trang tính để theo dõi đơn xin việc:
1. Miễn phí và dễ truy cập
Một trong những lợi ích lớn nhất là Google Trang tính hoàn toàn miễn phí. Cho dù bạn đang theo dõi hai đơn xin việc hay hai mươi đơn, bạn sẽ không phải trả bất kỳ chi phí nào.
Như đã đề cập, bạn có thể truy cập trình theo dõi việc làm từ bất kỳ thiết bị nào, bất kỳ lúc nào, miễn là có kết nối internet. Ví dụ: nếu bạn nộp đơn xin việc trên điện thoại khi đang đi làm, bạn có thể nhanh chóng cập nhật bảng tính của mình ngay trên đường đi.
2. Tùy chỉnh
Bạn có thể tùy chỉnh Google Trang tính theo nhu cầu cụ thể của mình. Muốn theo dõi số vòng phỏng vấn bạn đã trải qua cho mỗi công việc? Chỉ cần thêm một cột!
Bạn cũng có thể mã hóa màu sắc, tạo bộ lọc và sắp xếp dữ liệu theo sở thích của mình. Ví dụ: bạn có thể mã hóa màu xanh lá cây cho các công việc đã nhận được lời mời phỏng vấn và màu vàng cho các công việc đang chờ phản hồi.
3. Hợp tác thời gian thực
Nếu bạn đang làm việc với một huấn luyện viên nghề nghiệp hoặc tìm kiếm lời khuyên từ bạn bè, bạn có thể chia sẻ Google Trang tính của mình với họ. Họ có thể xem và chỉnh sửa nó trong thời gian thực, đưa ra đề xuất hoặc giúp bạn duy trì trách nhiệm.
Tính năng này rất hữu ích nếu bạn đang thay đổi nghề nghiệp và muốn có một người cố vấn hướng dẫn bạn.
4. Dễ sử dụng
Google Trang tính rất dễ học. Hầu hết mọi người đều đã quen thuộc với các chức năng cơ bản của bảng tính, vì vậy việc thiết lập trình theo dõi việc làm không đòi hỏi nhiều kiến thức kỹ thuật.
Ngoài ra, giao diện trực quan cho phép bạn sắp xếp và xem thông tin một cách dễ dàng.
Nhược điểm của Google Trang tính
Mặc dù có nhiều ưu điểm, nhưng việc sử dụng Google Trang tính để theo dõi việc làm vẫn có một số hạn chế.
1. Nhập thủ công
Mặc dù Google Trang tính mang lại nhiều tính linh hoạt, nhưng nhược điểm là mọi thứ đều phải thực hiện thủ công. Bạn phải nhập từng công việc, cập nhật trạng thái và theo dõi các bước tiếp theo.
Không giống như các công cụ tìm kiếm việc làm chuyên dụng, công cụ này sẽ không gửi nhắc nhở tự động để theo dõi hoặc thông báo cho bạn về thời hạn. Ví dụ: nếu bạn quản lý nhiều đơn xin việc và quên cập nhật trình theo dõi, bạn có thể bỏ lỡ các chi tiết quan trọng.
2. Tự động hóa giới hạn
Không giống như các nền tảng theo dõi việc làm chuyên nghiệp, Google Trang tính không cung cấp tính năng tự động hóa tích hợp, chẳng hạn như cài đặt nhắc nhở hoặc lấy dữ liệu việc làm từ các trang web.
Vì vậy, nếu bạn đang xử lý nhiều đơn xin việc và muốn có sự trợ giúp tự động, bạn sẽ cần cài đặt nhắc nhở thủ công hoặc sử dụng các công cụ bổ sung.
3. Yêu cầu kỹ năng tổ chức
Nếu bạn không phải là người có tính tổ chức, bạn có thể gặp khó khăn trong việc duy trì Google Trang tính một cách hiệu quả.
Mặt khác, việc quên cập nhật hoặc phân loại công việc không đúng cách có thể dẫn đến nhầm lẫn. Ví dụ: bạn có thể vô tình nộp đơn vào cùng một vị trí hai lần nếu không cập nhật trình theo dõi của mình.
4. Thiếu các tính năng nâng cao
Google Trang tính hoạt động tốt cho việc theo dõi công việc cơ bản, nhưng không phù hợp với những người muốn có thông tin chi tiết hoặc phân tích sâu sắc về quá trình tìm kiếm việc làm của họ.
Ngoài ra, các tính năng nâng cao như bảng điều khiển trực quan, được cung cấp bởi một số nền tảng tìm kiếm việc làm, sẽ không khả dụng trừ khi bạn tạo chúng theo cách thủ công.
Đọc thêm: Định dạng sơ yếu lý lịch tốt nhất cho năm 2024: Mẹo + Ví dụ
Áp dụng phần mềm ứng dụng khác để theo dõi việc làm
Mặc dù Google Trang tính là một công cụ tốt để theo dõi các đơn xin việc, nhưng các công cụ khác có các tính năng nâng cao hơn.
ClickUp là phần mềm quản lý năng suất và nhiệm vụ mạnh mẽ, tích hợp liền mạch vào các hoạt động kinh doanh khác nhau.
Với một số tính năng có thể tùy chỉnh và hơn 1.000 tích hợp ClickUp, ClickUp tập trung tất cả công việc của bạn trên các nền tảng khác nhau vào một không gian cộng tác.
Hãy cùng khám phá một số tính năng khóa giúp ClickUp trở thành phần mềm theo dõi việc làm và nhân sự lý tưởng:
1. Tài liệu ClickUp
ClickUp Docs là một nền tảng tập trung để lưu trữ, quản lý và sắp xếp tất cả các tài liệu của bạn, bao gồm cả đơn xin việc. Bạn có thể tạo một tệp mới trực tiếp trên ClickUp hoặc nhập một tệp hiện có.
Cho dù bạn đang viết thư xin việc, theo dõi phản hồi hay lưu trữ bản nháp đơn xin việc, tính năng này cho phép bạn tạo các tài liệu phong phú và hấp dẫn về mặt thị giác.
Kể từ khi sử dụng ClickUp, các nhóm của chúng tôi đã dần chuyển từ Tài liệu Google sang ClickUp để lưu trữ tài liệu và thực tế là tài liệu đã được cải thiện đáng kể.
Kể từ khi sử dụng ClickUp, các nhóm của chúng tôi đã dần chuyển từ Tài liệu Google sang ClickUp để lưu trữ tài liệu và thực tế là tài liệu đã được cải thiện đáng kể.
Nền tảng này còn có tính năng trợ lý AI có tên ClickUp Brain để giúp bạn tận dụng AI trong việc chuẩn bị phỏng vấn. Brain có thể hiệu đính các đơn xin việc hoặc thư xin việc mới của bạn để tìm lỗi chính tả, ngữ pháp và định dạng, đảm bảo tính nhất quán về giọng điệu và phong cách.
Ngoài ra, bạn có thể xin ý kiến phản hồi từ đồng nghiệp hoặc mentor để có được góc nhìn mới. Hãy áp dụng những gợi ý của họ và điều chỉnh hồ sơ của mình trước khi nộp để nâng cao chất lượng.
2. Chế độ xem ClickUp
ClickUp cung cấp hơn 15 cách để trực quan hóa quy trình làm việc, dự án và công việc. Một số chế độ xem ClickUp này đặc biệt hữu ích để theo dõi các đơn xin việc:
- Chế độ xem bảng: Tận dụng trải nghiệm giống như bảng tính trên ứng dụng thay thế Google Trang tính này. Điểm khác biệt là ở đây, bạn có thể tùy chỉnh các trường và trạng thái, cho phép theo dõi quá trình nộp đơn của bạn một cách chi tiết hơn
- Xem dạng danh sách: Nhanh chóng sắp xếp, lọc và nhóm các công việc, giúp bạn có cái nhìn rõ ràng hơn về trạng thái của từng đơn xin việc
- Chế độ xem biểu mẫu: Dễ dàng điều chỉnh các phản hồi khảo sát, phản hồi đơn xin việc hoặc dữ liệu khác thành các công việc có thể thực hiện ngay lập tức
- Chế độ xem lịch: Theo dõi lịch phỏng vấn, thời hạn và chương trình làm việc hàng ngày một cách dễ dàng với bố cục trực quan này
- Chế độ xem Khối lượng công việc: Cân bằng các ưu tiên trong khi quản lý nhiều công việc hoặc đơn xin việc
Đọc thêm: 10 ứng dụng lập lịch tốt nhất cho chủ doanh nghiệp nhỏ năm 2024
3. Tự động hóa ClickUp
Một trong những tính năng nổi bật của ClickUp là khả năng tự động hóa các công việc lặp đi lặp lại. ClickUp Automations có thể tự động tạo nhiệm vụ, phân công vai trò, thay đổi trạng thái ứng tuyển hoặc điền bình luận dựa trên các kích hoạt mà bạn cài đặt.
Bằng cách tự động hóa những hành động nhỏ nhưng quan trọng này, bạn sẽ có thêm thời gian để tập trung chuẩn bị cho các cuộc phỏng vấn hoặc hoàn thiện đơn xin việc của mình.
4. Mẫu miễn phí
ClickUp lưu trữ một thư viện phong phú các mẫu có thể tùy chỉnh cho các tài liệu khác nhau cho nhiều trường hợp sử dụng, bao gồm mẫu cơ sở dữ liệu và mẫu bảng tính.
Tìm kiếm công việc phù hợp có thể khiến bạn cảm thấy choáng ngợp. Với vô số lựa chọn và tài nguyên cần tìm hiểu, bạn dễ dàng mất phương hướng và không biết bắt đầu từ đâu cũng như cách sắp xếp công việc. Đó là lúc các mẫu Tìm kiếm việc làm của ClickUp phát huy tác dụng!
Các mẫu này phù hợp cho cả người mới bắt đầu và chuyên gia đang tìm kiếm các tính năng nâng cao.
Ví dụ: Mẫu tìm kiếm việc làm ClickUp được thiết kế để giúp bạn đơn giản hóa quá trình tìm kiếm việc làm bằng cách theo dõi các thành phần thiết yếu khác nhau.
Với các trạng thái tùy chỉnh như 'Mở', 'Đã nộp' và 'Đang chờ', mẫu này giúp bạn:
- Sắp xếp và theo dõi các đơn xin việc để dễ dàng theo dõi
- Ghi lại các vị trí tuyển dụng để luôn cập nhật về các cơ hội tiềm năng
- Ghi lại đánh giá của công ty và các phúc lợi để đánh giá chất lượng môi trường làm việc
- Tổng hợp tài liệu phỏng vấn, bao gồm mẹo và câu hỏi thường gặp
- Tạo dòng thời gian tìm kiếm việc làm được cá nhân hóa để quản lý công việc hiệu quả
Được xây dựng trên ClickUp Views, mẫu này cung cấp ba chế độ xem có thể tùy chỉnh: Xem dạng danh sách, Xem dạng lịch và Xem dạng bảng.
Mặt khác, nếu bạn đang tìm kiếm các tính năng toàn diện, Mẫu tìm kiếm việc làm có thể tùy chỉnh của ClickUp (dành cho người mới bắt đầu) giúp theo dõi các cơ hội việc làm dễ dàng và hiệu quả.
Bạn có thể thu thập thông tin tuyển dụng, sắp xếp các công việc cần làm và quản lý các cuộc hội thoại với nhà tuyển dụng hoặc quản lý tuyển dụng, tất cả chỉ trong một nơi.
Mẫu tìm kiếm việc làm ClickUp bao gồm:
- Trạng thái tùy chỉnh: Theo dõi tiến độ của từng đơn xin việc bằng các trạng thái tùy chỉnh như 'Đang mở' hoặc 'Hoàn thành'
- Trường Tùy chỉnh: Quản lý các thuộc tính ứng tuyển khác nhau, giúp bạn dễ dàng theo dõi tiến độ của mình trong nháy mắt
- Chế độ xem tùy chỉnh: Cho dù bạn muốn sắp xếp các đơn xin việc theo mức độ ưu tiên hay lưu giữ danh sách các công ty, mẫu này cung cấp nhiều chế độ xem để giúp bạn sắp xếp công việc một cách có tổ chức
- Công cụ quản lý dự án: Sử dụng thẻ, nhận xét, tự động hóa và thậm chí cả AI để hợp lý hóa quá trình theo dõi việc làm của bạn
Hướng dẫn này đơn giản hóa việc tạo/lập các tài liệu tìm kiếm việc làm, giúp bạn tiết kiệm thời gian và nỗ lực. Hướng dẫn này cũng giúp bạn duy trì danh sách công việc tiềm năng, đảm bảo bạn không bỏ lỡ bất kỳ cơ hội nào.
Ngoài ra, ClickUp có thể được nhóm nhân sự của bạn sử dụng như một phần mềm tuyển dụng và quản lý nhân tài. Với ClickUp cho nhóm nhân sự, nhóm nhân sự của bạn có thể hưởng lợi như sau:
Tuyển dụng
- Đăng tin tuyển dụng và theo dõi: Bộ phận nhân sự có thể dễ dàng tạo và quản lý các tin tuyển dụng trong ClickUp. Nền tảng này cho phép theo dõi bài nộp/gửi của ứng viên, lên lịch phỏng vấn và quản lý toàn bộ quá trình tuyển dụng từ đầu đến cuối
- Quản lý hồ sơ ứng viên: Quy trình công việc có thể tùy chỉnh của ClickUp có thể được sử dụng để tạo hồ sơ ứng viên, giúp nhóm nhân sự sắp xếp ứng viên, theo dõi tiến độ của họ trong quá trình phỏng vấn và đưa ra quyết định tuyển dụng sáng suốt
- Lên lịch phỏng vấn: Tích hợp lịch của công cụ này giúp bạn dễ dàng lên lịch phỏng vấn với các ứng viên, đảm bảo mọi người đều có cùng thông tin và tránh xung đột lịch trình
Quản lý nhân tài
- Đào tạo nhân viên mới: ClickUp có thể tạo ra một quy trình đào tạo có cấu trúc, đảm bảo nhân viên mới có mọi thứ cần thiết để thành công. Các công việc, danh sách kiểm tra và thời hạn có thể được giao để hướng dẫn quy trình đào tạo
- Quản lý hiệu suất: Các tính năng quản lý công việc của nền tảng này có thể được tận dụng để đặt mục tiêu hiệu suất, theo dõi tiến độ và tiến hành đánh giá hiệu suất
- Sự tham gia của nhân viên: Bằng cách tạo không gian cho nhân viên phản hồi, ghi nhận thành tích và khuyến khích tinh thần cộng đồng, ClickUp có thể góp phần tạo ra môi trường làm việc tích cực và hấp dẫn
Cũng nên đọc: Chúng tôi đã thử nghiệm 15 phần mềm nhân sự tốt nhất cho nhóm nhân sự & Mẫu thư xin việc trong Tài liệu Google
Đơn giản hóa việc theo dõi đơn xin việc với ClickUp
Bất kỳ ai đang tìm kiếm việc làm đều nên sử dụng công cụ theo dõi đơn xin việc như Google Trang tính. Công cụ này giúp hợp lý hóa quá trình tìm kiếm việc làm bằng cách cung cấp một nơi tập trung để sắp xếp và quản lý tất cả các đơn xin việc.
Với trình theo dõi, bạn có thể dễ dàng theo dõi các nhà tuyển dụng tiềm năng, trạng thái đơn xin việc, ngày phỏng vấn và các hành động tiếp theo. Việc tổ chức này đảm bảo bạn không bỏ lỡ bất kỳ thời hạn hoặc cơ hội quan trọng nào, cho phép bạn xem tiến độ của mình trong nháy mắt.
Tuy nhiên, Google Trang tính có một số giới hạn và để khắc phục điều này, bạn có thể sử dụng ClickUp để đơn giản hóa toàn bộ quá trình.
Bạn có thể dễ dàng quản lý các cơ hội việc làm và theo dõi tiến độ với các chế độ xem có thể tùy chỉnh như Xem dạng bảng và Xem dạng danh sách. Tự động hóa giúp tiết kiệm thời gian bằng cách xử lý các công việc lặp đi lặp lại, trong khi ClickUp Docs giúp sắp xếp các tài liệu ứng tuyển của bạn ở một địa điểm trung tâm. Ngoài ra, Mẫu tìm kiếm việc làm đảm bảo mọi thứ, từ các nhiệm vụ theo dõi đến các cuộc hội thoại với nhà tuyển dụng, đều được thực hiện đúng tiến độ.
Cho dù bạn mới bắt đầu tìm kiếm việc làm hay muốn cải thiện quy trình hiện tại, ClickUp cung cấp các công cụ giúp bạn luôn có tổ chức và tập trung.
Đăng ký ClickUp ngay hôm nay và kiểm soát hành trình tìm kiếm việc làm của bạn!