Cách tạo bảng Kanban trong Excel? (Kèm theo các mẫu)

Bạn đang thắc mắc làm thế nào để tạo bảng Kanban trong Excel?

Bảng Kanban giúp bạn có cái nhìn toàn diện về quy trình làm việc và có thể góp phần nâng cao năng suất của nhóm. Quan trọng nhất, nó giúp bạn tiết kiệm chi phí mua giấy ghi chú dán. 💸

Và mặc dù việc tạo bảng Kanban trong Excel là có thể, hãy cùng tìm hiểu xem liệu bạn có thực sự nên làm điều đó hay không.

Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu Kanban là gì, các bước để tạo Bảng Kanban trong Excel và một số mẫu hữu ích. Chúng ta cũng sẽ điểm qua những giới hạn của phương pháp này và giới thiệu một giải pháp thay thế tốt hơn so với Bảng Kanban trên MS Excel.

Bảng Kanban là gì?

Bảng Kanban là một biểu diễn trực quan các công việc với các cột khác nhau, mỗi cột đại diện cho một bước trong quy trình làm việc.

⭐ Tính năng mẫu nổi bật

Bạn đang gặp khó khăn với các bảng Excel lộn xộn? Mẫu Kanban miễn phí của ClickUp giúp bạn sắp xếp các công việc một cách trực quan và theo dõi tiến độ một cách dễ dàng. Hãy thử ngay bây giờ!

Tải mẫu miễn phí

Nó cho phép bạn theo dõi tiến độ và nhanh chóng xác định những công việc nào đang bị đình trệ, tạm dừng hoặc cần hỗ trợ. Bảng Kanban có thể được sử dụng để quản lý dự án, theo dõi quy trình làm việc và tối ưu hóa giao tiếp. Bằng cách sử dụng bảng Kanban, các nhóm có thể dễ dàng hợp tác hiệu quả để đạt được kết quả mong muốn.

Với các chế độ xem có thể tùy chỉnh, tính năng kéo và thả dễ dàng cùng cập nhật theo thời gian thực, bảng Kanban giúp các nhóm làm việc luôn có tổ chức và kiểm soát tốt công việc của mình. Ngoài ra, nhờ tính năng cảnh báo tích hợp sẵn, bạn có thể dễ dàng gửi thông báo cho các thành viên trong nhóm khi công việc đến hạn, đã hoàn thành hoặc được di chuyển.

Hình dung công việc hiệu quả hơn với ClickUp

Và điều khiến hệ thống Kanban đặc biệt chính là nó thúc đẩy bạn hoàn thành công việc hiện tại trước khi chuyển sang công việc tiếp theo.

Nhờ đó, bạn sẽ không còn bị ngập chìm trong danh sách công việc “cần làm” hay “đang tiến độ” dài dằng dặc nữa.

Thay vào đó, bạn sẽ có một danh sách công việc “đã hoàn thành” dài hơn! 📄

Những lợi ích của phương pháp Kanban cũng rất ấn tượng. Phương pháp này:

Bạn muốn tìm hiểu cách sử dụng Kanban cho quản lý dự án?

Hãy đọc hướng dẫn toàn diện về quản lý dự án Kanban .

Hãy cùng bắt đầu tìm hiểu cách tạo bảng Kanban ngay bây giờ!

4 bước để tạo Bảng Kanban trong Excel

Nếu bạn muốn áp dụng phương pháp Kanban trong Excel, đây là bốn bước đơn giản để tạo Bảng Kanban trong Microsoft Excel:

Bước 1: Chuẩn bị sổ làm việc Excel của bạn

Mở một tệp Excel mới để cài đặt sổ làm việc và thêm hai trang tính hoặc tab.

Đặt tên cho trang tính đầu tiên là ‘Bảng Kanban’ và trang tính thứ hai là ‘Thẻ Kanban’.

Bước 2: Tạo các cột quy trình làm việc

Một bảng Kanban điển hình có ba giai đoạn trong quy trình làm việc: ‘Việc cần làm’, ‘Đang thực hiện’ và ‘Đã xong’.

Xem thêm:

Tạo ba phần trong tab ‘Bảng Kanban’ và đảm bảo rằng chúng có chiều rộng bằng nhau và có đủ không gian để thêm các thẻ Kanban của bạn.

Ví dụ, chúng tôi đã tạo phần ‘Việc cần làm’ với chiều rộng là ba cột Excel.

Hợp nhất hàng đầu tiên của ba cột đã lựa chọn và đặt tên ô là ‘Việc cần làm’.

Lặp lại quy trình này để tạo các phần ‘Đang thực hiện’ và ‘Đã xong’.

Sau đó, định dạng một cột (với bất kỳ màu sắc nào bạn thích) giữa mỗi phần để phân tách các trạng thái. Bảng Kanban hoặc tab ‘Bảng Kanban’ của bạn sẽ trông giống như sau:

Hãy nhớ rằng, bạn luôn có thể thêm các cột trạng thái công việc khác tùy theo quy trình làm việc của mình.

Bước 3: Tạo thẻ Kanban hoặc thẻ công việc

Giờ đây, khi bảng Kanban của bạn đã sẵn sàng, bạn cần có thẻ Kanban.

Đó chính là những thẻ mà bạn sẽ di chuyển từ việc cần làm sang mục ‘đã hoàn thành’ và cảm thấy vô cùng phấn khích khi hoàn thành chúng.

Để tạo bảng Kanban, hãy chuyển đến tab ‘Thẻ Kanban’ trong bảng tính Excel của bạn (đây là tab thứ hai mà bạn đã tạo) và tạo ba thẻ công việc.

Đảm bảo các cột này có cùng chiều rộng (ba cột Excel) với các phần trạng thái quy trình làm việc trên tab ‘Bảng Kanban’. Điều này giúp bạn dễ dàng sao chép và dán các thẻ công việc vào bảng Kanban của mình.

Trong ví dụ này, mỗi thẻ công việc sẽ có:

Sau khi đã lựa chọn các ô cần thiết cho một thẻ, hãy nhấp vào tùy chọn ‘Hợp nhất Across’, như hình minh họa bên dưới.

Hãy điền các thẻ công việc bằng các màu sắc khác nhau; việc này tùy thuộc vào bạn.

Hãy làm theo hướng dẫn sau:

Hãy đặt thẻ công việc thứ ba thành màu đỏ để biểu thị mức độ ưu tiên cao.

Sau khi hoàn thành, hãy xác định các trường thông tin mà bạn muốn thêm vào các thẻ của mình.

Trong ví dụ của chúng tôi, chúng tôi sẽ thêm năm trường sau đây:

Việc cần làm để thêm các trường này là gì?

Chỉ cần nhập thông tin vào từng thẻ là việc cần làm.

Bước 4: Bắt đầu sử dụng bảng Kanban

Bạn đã sẵn sàng rồi!

Tất cả những việc cần làm bây giờ là bắt đầu sử dụng bảng Kanban mà bạn đã tạo thành công trên Excel.

Cách sử dụng?

Dựa trên công việc của bạn, hãy sao chép và dán thẻ Kanban cần thiết vào cột trạng thái quy trình làm việc tương ứng trong tab Bảng Kanban. Sau đó, điền các thông tin liên quan vào mẫu thẻ công việc trống.

Chỉnh sửa các thẻ mỗi khi bạn cần thêm một công việc mới vào Bảng công việc.

Để di chuyển chúng từ cột trạng thái này sang cột trạng thái khác, chỉ cần cắt và dán chúng là được.

Vậy là xong. Cuối cùng bạn cũng đã biết cách tạo bảng Kanban trong Excel rồi! 🙌

Phew! Mệt thật, phải không?

Tuy nhiên, có một cách để bạn hoàn toàn không cần phải tạo bảng Kanban trong Excel từ đầu.

Bạn có thể sử dụng mẫu bảng Kanban trong Excel!

3 mẫu bảng Kanban miễn phí cho Excel

Dưới đây là ba mẫu bảng Kanban có thể tải xuống, giúp bạn bắt đầu ngay lập tức:

1. Mẫu sơ đồ luồng tích lũy Kanban

Dưới đây là một mẫu bảng Kanban trên Excel tuyệt vời để trực quan hóa tiến độ dự án.

Biểu đồ dòng chảy tích lũy có thể giúp bạn xác định các rào cản tiềm ẩn trong dự án. Nó cũng có thể được sử dụng như một mẫu bảng điều khiển Kanban trên Excel dành cho bạn.

2. Mẫu bảng Kanban cá nhân

Dưới đây là một tùy chọn tải xuống mẫu bảng Kanban trên Excel lấy cảm hứng từ ghi chú dán khác dành cho bạn.

Hãy sử dụng mẫu đơn giản và đẹp mắt này để quản lý các công việc cá nhân một cách hiệu quả.

3. Mẫu thẻ Kanban rút hàng trong Excel

Rất phù hợp cho quy trình sản xuất, mẫu này giúp bạn trực quan hóa quá trình di chuyển của sản phẩm trong hệ thống quản lý kho.

Bạn có thể tìm kiếm trên Google với từ khóa “mẫu Kanban Excel” để tìm thêm các tùy chọn trên mạng, bao gồm mẫu Kanban tự động hóa trong Excel, mẫu quản lý dự án Agile và nhiều hơn nữa.

3 giới hạn của bảng Kanban trong Excel

Mặc dù bạn có thể tạo bảng Kanban trong Excel, nhưng việc sử dụng Excel để tạo bảng Kanban cũng có những nhược điểm. Dưới đây là một số nhược điểm: 1. Excel không được tối ưu hóa cho bảng Kanban: Mặc dù bạn có thể tạo bảng Kanban trong Excel, nhưng đây không phải là cách tốt nhất hay hiệu quả nhất để thực hiện việc cần làm đó. Excel vốn không được thiết kế để tạo và quản lý bảng Kanban, do đó nó khá cồng kềnh và khó sử dụng. 2. Khó khăn trong việc quản lý công việc: Với bảng Kanban trên Excel, việc theo dõi các công việc và tiến độ của chúng rất khó khăn. Việc di chuyển các công việc trên bảng cũng gặp nhiều trở ngại. 3. Giới hạn trong khả năng trực quan hóa: Với bảng dựa trên Excel, bạn sẽ không thể có cái nhìn tổng quan rõ ràng về quy trình làm việc của mình. Điều này là do bạn không thể dễ dàng trực quan hóa tiến độ và trạng thái của các công việc. 4. Tốn thời gian: Việc cài đặt bảng Kanban trong Excel có thể rất tốn thời gian, đặc biệt nếu bạn muốn tùy chỉnh bảng cho dự án của mình. Điều này đòi hỏi phải chuyển thông tin từ các tài liệu khác vào bảng một cách thủ công.

Một giải pháp tốt hơn: Tạo bảng Kanban với ClickUp

ClickUp là người bạn đồng hành đáng tin cậy của bạn trong mọi khía cạnh của quản lý dự án. Và chúng tôi muốn nói là từ đầu đến cuối.

Từ việc lên ý tưởng cho dự án đến việc hoàn thành nhiều dự án và công việc đúng hạn, ClickUp luôn đồng hành cùng bạn trong từng bước trên hành trình này.

Và quan trọng nhất, ClickUp là công cụ Kanban duy nhất bạn cần!

Chế độ xem Bảng Kanban của ClickUp là chế độ xem Kanban tối ưu nhất. Bạn có thể sử dụng nó để áp dụng phương pháp Kanban nhờ giao diện kéo và thả tiện lợi.

Để thêm chế độ xem Bảng, chỉ cần nhấp vào biểu tượng + trên thanh chế độ xem Công việc, và bạn sẽ thấy tùy chọn để thực hiện việc cần làm.

Sử dụng chế độ xem Bảng để:

Chế độ xem Bảng (Board view) của ClickUp cũng cho phép bạn cài đặt giới hạn công việc đang thực hiện (Work In Progress - WIP).

Đó là gì vậy?

Giới hạn công việc đang thực hiện (WIP) là yếu tố cốt lõi của phương pháp Kanban. Nó đặt ra giới hạn về số lượng công việc có thể tồn tại trong mỗi cột hoặc giai đoạn của bảng Kanban.

Nhờ đó, bạn sẽ không gây quá tải công việc cho nhóm của mình, điều này có thể làm giảm năng suất hoặc chất lượng công việc của họ.

Bạn thậm chí có thể thêm hình ảnh bìa vào các thẻ công việc để làm cho chúng trông đẹp mắt hơn!

Nhưng khoan đã… chế độ xem Bảng chỉ là một trong số rất nhiều chế độ xem mà ClickUp cung cấp!

Bạn còn nhận được:

Bảng Kanban ClickUp dành cho các nhóm

Bảng Kanban của ClickUp có thể giúp nhóm của bạn quản lý công việc hiệu quả và tiết kiệm thời gian hơn. Hãy thử mẫu bảng Kanban này của ClickUp cho dự án nhóm tiếp theo của bạn. Mẫu này rất dễ tùy chỉnh và cho phép bạn thêm công việc, điều chỉnh ngày đáo hạn, sắp xếp công việc vào các cột và theo dõi tiến độ của từng công việc.

Bạn cũng có thể phân công các công việc riêng lẻ cho các thành viên trong nhóm hoặc phân công toàn bộ cột công việc cùng một lúc. Hãy bắt đầu sắp xếp công việc ngay hôm nay với Bảng Kanban!

Giúp nhóm của bạn nổi trội với bảng Kanban ClickUp!

Việc tạo bảng Kanban cá nhân trên Excel có thể hữu ích nếu bạn không ngại những rắc rối khi phải thực hiện thủ công. 🙄

Điều quan trọng nhất là, trong Excel, bạn không thực sự đang làm việc với một bảng Kanban.

Bạn chỉ đơn giản là đang thực hiện công việc với một bảng tính.

Việc cần làm là gì khi bạn đã có những công cụ bảng Kanban trực tuyến chuyên dụng và mạnh mẽ như ClickUp?

Dù bạn là quản lý dự án, chủ doanh nghiệp hay chỉ là một nhân viên, hãy sử dụng ClickUp để tạo bảng Kanban, quản lý nguồn lực, theo dõi khối lượng công việc, tự động hóa công việc và nhiều tính năng khác nữa.

Hoàn toàn miễn phí!

Hãy tải ClickUp miễn phí ngay hôm nay và làm việc theo phương pháp Kanban!