Cách tạo cơ sở dữ liệu Excel (với mẫu và ví dụ)

Là chủ doanh nghiệp hoặc quản lý dự án, ban đầu bạn phải tự mình xử lý hầu hết mọi việc. Tiếp thị, chiến lược thương hiệu, giao tiếp với khách hàng — danh sách công việc còn dài! Nhưng có một điều bạn phải có để mở rộng quy mô: quản lý dữ liệu.

Cơ sở dữ liệu không chỉ dành cho các công ty lớn với hàng trăm hoặc hàng nghìn khách hàng và sản phẩm. Nó dành cho bất kỳ ai muốn tự động hóa công việc thủ công, để họ có thể theo dõi, truy xuất và bảo vệ tất cả các loại thông tin.

Nếu bạn đang sử dụng Excel như một công cụ tạm thời để nhập và xuất công việc, hãy thử ClickUp! Bạn sẽ có quyền truy cập miễn phí vào các báo cáo có thể hành động, thay đổi hồ sơ và tích hợp mạnh mẽ — mà không cần phải đau đầu về công nghệ.

Tạo cơ sở dữ liệu trong ClickUp

Cách tạo cơ sở dữ liệu trong Excel

Nếu bạn gặp khó khăn trong việc tạo hoặc duy trì cơ sở dữ liệu, bạn có thể cảm thấy mỗi ngày là Ngày đầu tiên vì việc theo dõi là một công việc tốn nhiều công sức trong Excel.

Hãy cùng tìm hiểu cách tạo cơ sở dữ liệu trong Excel để tránh những phức tạp và tập trung vào phần quan trọng nhất: tương tác với dữ liệu của chúng ta!

Trong hướng dẫn này, chúng tôi sử dụng Microsoft Word cho Mac Phiên bản 16. 54 để trình bày cơ sở dữ liệu Quản lý khách hàng. Các tính năng được đề cập có thể trông khác nếu bạn sử dụng nền tảng hoặc phiên bản khác.

Bước 1: Thiết lập khung bảng tính dữ liệu

Mở bảng tính Excel, đặt con trỏ vào ô A1 và nhập tiêu đề cơ sở dữ liệu của bạn.

Chuyển đến hàng tiếp theo và từ trái sang phải, sử dụng phím Tab để di chuyển qua cơ sở dữ liệu trống của bạn để thêm tiêu đề cột. Hãy sử dụng danh sách này làm nguồn cảm hứng cho bảng tính của bạn:

Quay lại tiêu đề cơ sở dữ liệu của bạn và đánh dấu hàng đầu tiên đến cột cuối cùng của bảng. Từ tab Trang chủ trên thanh công cụ menu, nhấp vào Hợp nhất & Căn giữa.

Bước 2: Thêm hoặc nhập dữ liệu

Bạn có thể nhập dữ liệu theo cách thủ công hoặc nhập dữ liệu từ cơ sở dữ liệu hiện có bằng cách sử dụng tab Dữ liệu bên ngoài. Hãy nhớ rằng bạn sẽ có một trường cơ sở dữ liệu cho một số cột nhất định. Dưới đây là một danh sách khác để bạn tham khảo:

Chỉnh sửa hàng loạt có thể đáng sợ trong Excel, vì vậy hãy thực hiện phần này từ từ!

Bước 3: Chuyển đổi dữ liệu của bạn thành bảng

Bây giờ, hãy chuyển đổi dữ liệu của bạn thành bảng mô hình dữ liệu!

Nhấp vào bất kỳ ô nào có dữ liệu (tránh các hàng trống) và từ thanh công cụ menu, chuyển đến tab Chèn > Bảng. Tất cả các hàng và cột có dữ liệu của bạn sẽ được chọn. Chúng ta không muốn tiêu đề được bao gồm trong bảng, vì vậy chúng ta phải đánh dấu bảng mà không có tiêu đề bằng tay. Sau đó, nhấp vào OK.

Bước 4: Định dạng bảng

Từ tab Bảng trên thanh công cụ menu, chọn bất kỳ thiết kế bảng nào phù hợp với sở thích của bạn. Biết bảng của bạn sẽ được hiển thị ở đâu sẽ giúp bạn quyết định. Xem bảng tính trên màn hình lớn trong phòng hội nghị so với máy tính xách tay 16 inch sẽ tạo ra sự khác biệt lớn trong trải nghiệm của một người với dữ liệu!

Bước 5: Lưu bảng tính cơ sở dữ liệu của bạn

Cuối cùng, hãy lưu bảng tính của bạn vì bạn sẽ phải quay lại và chỉnh sửa cơ sở dữ liệu của mình nhiều lần trong ngày hoặc trong tuần bằng thông tin mới nhất. Hãy chuẩn bị cho tương lai thành công của bạn để không phải bắt đầu lại từ đầu!

Đi đến Tệp > Lưu Dưới dạng > Đặt tên cho cơ sở dữ liệu của bạn > nhấp Lưu.

Mẫu cơ sở dữ liệu Excel miễn phí

Hãy xem các mẫu cơ sở dữ liệu có sẵn để bắt đầu công việc xây dựng cơ sở dữ liệu của bạn!

1. Mẫu danh sách hàng tồn kho của Excel

2. Mẫu kho hàng Excel

3. Mẫu danh sách liên hệ của Excel

Tài nguyên liên quan:

Giới hạn của việc tạo cơ sở dữ liệu trong Excel

Excel chắc chắn là một công cụ thiết yếu được sử dụng rộng rãi bởi các chuyên gia trên toàn thế giới và thực sự cho phép người dùng tạo cơ sở dữ liệu cơ bản. Tuy nhiên, trước khi quyết định xây dựng cơ sở dữ liệu Excel, điều quan trọng là phải xem xét các giới hạn đi kèm với nó:

Cách tạo cơ sở dữ liệu với chế độ xem bảng của ClickUp

Nếu bạn đang ở vị trí phải sử dụng cơ sở dữ liệu hàng ngày, có nghĩa là nó là công cụ thiết yếu để hoàn thành công việc của bạn, Excel sẽ không hỗ trợ sự phát triển của bạn trong dài hạn.

Excel không phải là phần mềm cơ sở dữ liệu được thiết kế cho nơi làm việc hiện đại. Nhân viên luôn di chuyển và ưu tiên sử dụng thiết bị di động. Quy trình làm việc trong Excel làm mất thời gian mà lẽ ra nên dành để kết nối với khách hàng và tập trung vào các công việc quan trọng.

Bonus: Phần mềm cơ sở dữ liệu cho Mac!

Nếu bạn cần một giải pháp để quản lý dự án và khách hàng trong một nền tảng duy nhất, hãy thử ClickUp!

Quá trình xây dựng một cơ sở dữ liệu đơn giản nhưng mạnh mẽ rất dễ dàng trong ClickUp. Nhập công việc của bạn từ hầu hết mọi nơi với tính năng nhập Excel và CSV miễn phí của ClickUp. Hoặc ngược lại! Sau khi xây dựng cơ sở dữ liệu trong ClickUp, bạn có thể xuất nó dưới dạng tệp Excel hoặc CSV.

Bảo mật từ đầu đến cuối là điều kiện không thể thương lượng đối với công cụ cơ sở dữ liệu của bạn? ClickUp cũng vậy!

ClickUp có một trong những chính sách nghiêm ngặt nhất trong ngành để đảm bảo dữ liệu của bạn không bao giờ rơi vào tay bên thứ ba. Nếu bạn có câu hỏi hoặc lo ngại về bảo mật, vui lòng liên hệ với chúng tôi bất cứ lúc nào!

Sử dụng chế độ xem Bảng trong ClickUp giống như sử dụng bảng tính Excel, chỉ có điều:

Có một thư viện mẫu miễn phí để bạn thử nghiệm trong hộp cát kỹ thuật số với các ví dụ dữ liệu nếu bạn muốn xem tiềm năng của ClickUp hoặc tìm một vài ý tưởng cơ sở dữ liệu cho riêng mình. Để bắt đầu, hãy thử Mẫu cơ sở dữ liệu blog của ClickUp!

Tải xuống mẫu này

Chúng tôi hy vọng bạn cảm thấy thoải mái hơn trong quá trình xây dựng cơ sở dữ liệu. Bạn có các tùy chọn khác ngoài Excel để đưa doanh nghiệp của mình tiến gần hơn đến mục tiêu.