PMBOK: Hướng dẫn cơ bản về quản lý dự án hiện đại

Khi bạn quản lý dự án để kiếm sống, kỹ năng tổ chức tự nhiên và kế hoạch tốt sẽ chỉ giúp bạn tiến được đến một mức nhất định. Các chương trình hiếm khi chạy hoàn hảo — và biết cách đối phó với thách thức là chìa khóa thành công.

Đó là lý do tại sao nhiều chuyên gia quản lý dự án chuyển sang PMBOK để tối đa hóa hiệu quả và đạt được mục tiêu dự án của họ. PMBOK là viết tắt của Project Management Body of Knowledge (Tổng hợp kiến thức về quản lý dự án), đã trở thành nguồn tham khảo cho quản lý dự án thành công. 🎯

Tại đây, chúng ta sẽ khám phá bối cảnh của PMBOK, xem xét một số phương pháp và quy trình quản lý dự án, đồng thời chia sẻ một số mẹo để triển khai PMBOK thành công trong môi trường công việc của bạn.

PMBOK trong Quản lý dự án là gì?

Viện Quản lý Dự án, viết tắt là PMI, là một hiệp hội phi lợi nhuận của các chuyên gia quản lý dự án, được thành lập vào năm 1969. Tên pháp lý là Project Management Institute, Inc. , tổ chức này được điều hành bởi các thành viên và giám sát các tiêu chuẩn ngành.

PMI định nghĩa quản lý dự án như sau:

" Quản lý dự án là việc sử dụng kiến thức, kỹ năng, công cụ và kỹ thuật để hoàn thành một loạt công việc nhằm mang lại giá trị và đạt được kết quả mong muốn."

Vào những năm 1980, PMI đã quyết định thiết lập một số tiêu chuẩn cơ bản cho thực tiễn quản lý dự án. Do đó, PMI đã phát triển một bộ thuật ngữ, cùng với các nguyên tắc, hướng dẫn và thực tiễn tốt nhất về quản lý dự án. Bộ tài liệu này được gọi là Project Management Body of Knowledge (PMBOK). 📚

Kế hoạch và khung quản lý dự án mô tả các lĩnh vực kiến thức và nhóm quy trình thiết yếu tạo nên chu kỳ sống của dự án. Trong đó, nó cho phép sử dụng một loạt các phương pháp quản lý dự án, ví dụ như phương pháp thác nước hoặc phương pháp linh hoạt.

PMBOK® Guide là gì?

Hướng dẫn PMBOK® là một cuốn sách về quản lý dự án ghi lại tất cả các nguyên tắc và thực tiễn PMBOK, đóng vai trò như một hướng dẫn cho bộ kiến thức về quản lý dự án. Cuốn sách này lần đầu tiên được PMI xuất bản dưới dạng báo cáo chính thức vào năm 1987, sau đó được xuất bản dưới dạng sách vào năm 1996.

Mặc dù hiện nay có rất nhiều cuốn sách về quản lý dự án, nhưng đây là "kinh thánh" của ngành. Hướng dẫn PMBOK® được các nhà quản lý dự án trên toàn thế giới đọc và áp dụng hàng ngày để giúp họ đạt được kết quả dự án và đối phó với những thách thức trong quản lý dự án. 🚧

Điều đáng lưu ý là các hướng dẫn này liên tục được cập nhật do sự phát triển của công nghệ, thay đổi thị trường và cách tiếp cận. PMBOK® Guide—Phiên bản thứ năm và thứ sáu được xuất bản lần lượt vào năm 2013 và 2017, nhưng hiện đã lỗi thời.

Theo đó, PMBOK® Guide—Seventh Edition đã được sửa đổi vào năm 2021 để phù hợp với môi trường làm việc hiện đại, tập trung vào sự nhanh nhẹn, sáng tạo và chủ động. Hiện tại, cuốn sách đã được xuất bản bằng tiếng Anh và 10 ngôn ngữ khác, bao gồm tiếng Tây Ban Nha, tiếng Pháp, tiếng Nhật và tiếng Ả Rập. 🌎

Trong khi phiên bản thứ sáu tập trung vào các lĩnh vực kiến thức, phiên bản mới nhất của PMBOK Guide® được tổ chức xoay quanh tám lĩnh vực hiệu suất dự án, cụ thể là:

Hướng dẫn thực hành cũng bao gồm một phạm vi các phương pháp quản lý dự án và cung cấp các mẹo để điều chỉnh các phương pháp PM và quy trình quản lý dự án.

Vai trò của PMBOK trong Quản lý dự án

PMBOK thiết lập tiêu chuẩn cho các thực tiễn quản lý dự án và cung cấp cho các chuyên gia trong ngành tất cả các nguyên tắc và công cụ PM cần thiết để quản lý dự án hiệu quả.

Nó cũng là cơ sở cho các chứng chỉ chuyên nghiệp, chẳng hạn như:

Các chứng chỉ này không thể xem nhẹ vì tiêu chuẩn PMI rất cao. Chứng chỉ PMP được công nhận cả trong nước theo tiêu chuẩn ISO/ANSI 17024 và quốc tế theo tiêu chuẩn ISO 9001.

Để đạt được chứng chỉ cao nhất này, các nhà quản lý dự án phải đáp ứng các yêu cầu cụ thể từ trước. Họ cũng cần phải vượt qua kỳ thi PMP gồm 180 câu hỏi để chứng minh sự hiểu biết sâu sắc về các phương pháp, quy trình và lĩnh vực kiến thức về quản lý dự án. 🧑‍🎓

Hãy cùng xem qua một số yếu tố chính liên quan.

PMBOK Phương pháp luận

Một trong những quyết định quan trọng nhất mà bất kỳ nhà quản lý dự án nào cũng phải đưa ra là lựa chọn phương pháp luận nào để áp dụng. Lựa chọn này sẽ ảnh hưởng đến mọi thứ, từ tư duy của bạn về quản lý dự án đến lập kế hoạch và thực thi.

Có hai loại chính của các phương pháp: tuần tự và linh hoạt. Hầu hết các phương pháp cụ thể hơn đều phát triển từ hai loại này, và một số là sự kết hợp của cả hai.

Phương pháp luận tuần tự

Phương pháp tuần tự là cách làm việc truyền thống — thực hiện từng bước một. Cách tiếp cận này giả định rằng bạn cần hoàn thành bước đầu tiên trước khi chuyển sang bước tiếp theo, và cứ thế cho đến khi đạt được kết quả mong muốn. 💯

Phương pháp này dễ hiểu và hiệu quả đối với các quy trình có thể dự đoán trước, như tạo ra các sản phẩm vật lý. Tuy nhiên, phương pháp này không linh hoạt lắm, vì vậy nếu có bất kỳ thay đổi nào, chẳng hạn như các bên liên quan thay đổi ưu tiên hoặc các nguồn lực quan trọng đột nhiên không còn sẵn sàng, thành công của toàn bộ dự án có thể bị đe dọa.

Các phương pháp tuần tự phổ biến bao gồm phương pháp thác nước và phương pháp đường dẫn quan trọng.

Phương pháp Agile

Phương pháp Agile ưu tiên tính linh hoạt và sự hợp tác trong nhóm và với các bên liên quan khác. Công việc được thực hiện trong các chu kỳ ngắn hơn, lặp đi lặp lại, với việc lập tài liệu được đặt ở vị trí thứ yếu. Kết quả được đánh giá vào cuối mỗi chu kỳ. 🔁

Phương pháp làm việc hiện đại hơn này thường dẫn đến những thay đổi trong kết quả công việc khi nhóm phát hiện ra những cách làm việc hiệu quả hơn và sửa đổi kế hoạch ban đầu.

Các phương pháp linh hoạt phổ biến bao gồm Scrum, Kanban và khung dự án thích ứng.

Các phương pháp khác

Một số phương pháp quản lý dự án khác bao gồm:

Sau khi đã thiết lập phương pháp luận, đã đến lúc tập trung vào các giai đoạn của dự án.

PMBOK Nhóm quy trình

Quản lý một dự án lớn — hoặc thậm chí là một dự án nhỏ — có thể là một công việc quá sức. Có rất nhiều yếu tố cần phải tính đến, bao gồm con người, quy trình và nguồn lực. Thêm vào đó là những hạn chế về thời gian và tài chính, bất kỳ nhà quản lý dự án nào cũng có thể muốn bỏ cuộc trước khi bắt đầu. 👀

Để khắc phục điều này, hãy luôn chia dự án thành các phần nhỏ hơn, dễ quản lý hơn. Điều này giúp bạn suy nghĩ thấu đáo mọi vấn đề. Sau đó, bạn có thể xử lý từng phần một theo thời hạn cụ thể. Với phương pháp này, bạn sẽ có hướng đi rõ ràng với các cột mốc cụ thể để quản lý hiệu quả các nguồn lực và rủi ro.

PMBOK chỉ định năm nhóm quy trình, hay các giai đoạn dự án:

Mỗi giai đoạn này là một yếu tố quan trọng trong chu kỳ quản lý dự án. Bỏ qua bất kỳ giai đoạn nào, bạn sẽ dễ gặp phải những thách thức. Nhưng nếu bạn tuân thủ từng bước của quy trình, mọi thứ sẽ diễn ra suôn sẻ hơn. 🧘

1. Quy trình khởi động dự án

Trong giai đoạn này của quy trình PMBOK, bạn xác định mục đích của dự án và làm rõ các kết quả cần đạt được. Điều này thường bao gồm các cuộc thảo luận và đôi khi là đàm phán để mọi người có cùng quan điểm. Bạn có thể cần thực hiện phân tích chi phí-lợi ích và có thể là một số nghiên cứu khả thi để đảm bảo dự án đáng thực hiện.

Mục tiêu của bạn trong giai đoạn này là tạo ra một bản điều lệ dự án ghi lại tầm nhìn, phạm vi, mục tiêu và kết quả mong đợi của dự án, cùng với trách nhiệm của các thành viên trong nhóm. 📃

2. Quy trình lập kế hoạch

Lập kế hoạch là điều cần thiết để kiểm soát dự án và ngăn chặn mọi sự thay đổi phạm vi. Khi tham khảo ý kiến của các bên liên quan khác, bạn sẽ chia nhỏ bức tranh tổng thể thành các cột mốc, sau đó là các công việc riêng lẻ và quyết định ai sẽ làm việc gì. Sau đó, bạn sẽ tính toán thời gian thực hiện mỗi công việc, có tính đến mọi yếu tố phụ thuộc, để tạo ra dòng thời gian của dự án. 📌

Bạn cũng sẽ lập kế hoạch cho bất kỳ nguồn lực nào bạn cần tại thời điểm này, ví dụ như thiết bị và công cụ, trước khi chuyển sang chi phí, đồng thời lưu ý đến bất kỳ hạn chế nào về ngân sách. Cuối cùng, xác định bất kỳ rủi ro tiềm ẩn nào để bạn sẵn sàng đối phó nếu cần thiết.

Mục tiêu của bạn ở đây là tạo ra một lộ trình quản lý dự án rõ ràng để mọi người cùng tuân theo. Hầu hết các nhà quản lý dự án sử dụng công cụ quản lý dự án để lập kế hoạch và theo dõi tiến độ dự án.

3. Quy trình thực thi

Trong giai đoạn thực hiện dự án, đã đến lúc bạn phải biến kế hoạch thành hành động. Nhóm của bạn sẽ thực hiện các công việc trong khi bạn đảm bảo mọi thứ diễn ra đúng tiến độ và được hoàn thành chính xác.

Kiểm tra thường xuyên với nhóm của bạn và báo cáo chính thức hơn sẽ giúp bạn nắm rõ tình hình dự án, phát hiện vấn đề sớm và dễ dàng thực hiện các thay đổi cần thiết. Khen ngợi thành công và duy trì động lực của nhóm cũng là một phần công việc của bạn tại đây. 🙌

Giao tiếp là chìa khóa trong giai đoạn này, cả với nhóm của bạn và các bên liên quan. Nếu mọi người luôn được cập nhật thông tin, bạn đang làm rất tốt.

4. Quy trình Giám sát và Kiểm soát

Trong giai đoạn PMBOK này, bạn sẽ theo dõi chặt chẽ các chỉ số trong quá trình thực hiện. Nếu có bất kỳ điều gì sai lệch so với kế hoạch ban đầu, bạn càng phát hiện sớm thì càng tốt. ⏱️

Cài đặt các chỉ số hiệu suất chính (KPI) giúp bạn có cơ sở để đánh giá. Ví dụ: bạn có thể theo dõi tiến độ công việc so với dòng thời gian và chi phí so với ngân sách. Hoặc bạn có thể theo dõi thời gian cần thiết để giải quyết các vấn đề. Điều này giúp bạn dễ dàng nhận ra những công việc hiệu quả và những công việc chưa hiệu quả, từ đó tinh chỉnh quy trình hoặc điều chỉnh hướng đi trong quá trình thực hiện.

5. Quy trình kết thúc dự án

Giai đoạn này thường bị gấp rút hoặc thậm chí bị bỏ qua hoàn toàn, nhưng nó rất quan trọng vì nó đánh dấu thành tựu và giúp bạn hiểu những gì có thể được thực hiện khác đi trong lần tiếp theo. Bạn nên dành thời gian để đảm bảo mọi việc đã được hoàn thành đúng như dự kiến và giải quyết mọi vấn đề còn tồn đọng.

Bạn có thể sử dụng các mẫu báo cáo sau dự án để đánh giá hiệu quả của kế hoạch, phân tích hiệu suất của nhóm và cá nhân, đồng thời hoàn thành mọi thủ tục giấy tờ còn tồn đọng. Cuối cùng, bạn sẽ muốn cảm ơn nhóm của mình và ăn mừng sự hoàn thành của dự án. 🎉

PMBOK Lĩnh vực kiến thức

Hướng dẫn PMBOK® cũng ghi lại 10 lĩnh vực kiến thức quản lý dự án. Đây là những khía cạnh mà mọi nhà quản lý dự án cần phải làm việc trong suốt năm giai đoạn của chu kỳ sống.

Mẹo áp dụng các nguyên tắc PMBOK

Bây giờ chúng ta đã khám phá một số phức tạp của quản lý dự án, hãy cùng tìm hiểu một số cách để hợp lý hóa quy trình làm việc, tiết kiệm thời gian và nỗ lực khi bạn thực sự cần. ✨

Bí quyết để hoàn thành công việc nhanh hơn và tốt hơn là có sẵn các công cụ phù hợp. Mặc dù có một số phần mềm quản lý dự án miễn phí trên thị trường, nhưng ClickUp là lựa chọn không thể sai lầm.

ClickUp là nền tảng quản lý dự án tất cả trong một, phù hợp với các nguyên tắc PMBOK và giúp bạn quản lý dự án từ đầu đến cuối dễ dàng hơn bao giờ hết. Dưới đây là một số cách bạn có thể sử dụng phần mềm này để giảm thời gian dành cho các công việc thủ công, lặp đi lặp lại và nâng cao kỹ năng quản lý dự án của mình.

Sử dụng các công cụ sáng tạo cho việc brainstorming

Lập bản đồ ý tưởng ban đầu của bạn bằng Bản đồ Tư duy ClickUp và Bảng trắng ClickUp. ClickUp giúp bạn dễ dàng hợp tác với nhóm của mình, cung cấp các công cụ để làm việc trên cùng một tài liệu cùng lúc, ngay cả khi bạn không ở cùng một phòng.

Sử dụng các công cụ quản lý dự án để lập kế hoạch, quản lý và giám sát công việc

Khi đã có bản phác thảo ban đầu, hãy xác định rõ hướng đi của bạn với Mục tiêu ClickUp. Chia nhỏ chúng thành các cột mốc và nhiệm vụ ClickUp riêng lẻ.

Bạn có thể đặt ưu tiên và phụ thuộc, đồng thời vạch ra lộ trình quan trọng. Sau đó, phân công và theo dõi các công việc đó cho đến khi hoàn thành. Các công cụ trực quan như Biểu đồ Gantt ClickUp và Chế độ xem Bảng ClickUp giúp bạn dễ dàng nắm bắt tình hình chỉ trong nháy mắt. 🔎

Tất cả thông tin trong một nơi duy nhất

Lưu trữ tất cả các tài liệu dự án của bạn ở một nơi với ClickUp Docs. Tài liệu có thể được liên kết với quy trình làm việc, giúp bạn và nhóm của bạn dễ dàng tìm thấy những gì bạn cần một cách nhanh chóng. 📝

Tiết kiệm thời gian bằng cách bắt đầu với các mẫu

Với một loạt các mẫu quản lý dự án miễn phí, bạn sẽ không còn lý do gì để bắt đầu lại từ đầu.

Từ các mẫu tổng quan dự án đến các tùy chọn cho Quản lý Agile Scrum và Mẫu báo cáo ngân sách, ClickUp có tất cả những gì bạn cần.

Theo dõi các chỉ số của bạn

ClickUp giúp bạn dễ dàng theo dõi diễn biến dự án của mình. Thiết lập Trạng thái nhiệm vụ tùy chỉnh ClickUp cho từng nhiệm vụ và giám sát, quản lý khối lượng công việc của nhóm chỉ bằng một cú nhấp chuột.

Theo dõi tiến độ công việc và dự án trong thời gian thực trên Bảng điều khiển tùy chỉnh ClickUp để không bao giờ bỏ lỡ bất kỳ chi tiết nào. 📈

Tích hợp với các công cụ khác

Tích hợp ClickUp giúp bạn điều chỉnh mọi phần của công nghệ của mình. Tổ chức cuộc họp hoặc hội thảo trực tuyến về đào tạo Agile từ Microsoft Teams hoặc Zoom. Truy cập tài liệu công ty qua Google Drive hoặc OneDrive hoặc theo dõi thời gian với Everhour.

Đồng bộ hóa các cuộc họp của nhóm với Lịch Google hoặc cài đặt phần mở rộng ClickUp Chrome để giúp bạn thêm bất kỳ nội dung nào từ trang web bạn đang xem vào nhiệm vụ.

Giữ liên lạc với nhóm của bạn

ClickUp cung cấp nhiều cách để giữ liên lạc với nhóm của bạn và cải thiện sự hợp tác. Giao tiếp với họ qua tích hợp Slack hoặc Outlook hoặc sử dụng ClickUp Chat để kết nối với họ ngay trên nền tảng. Kết nối đồng nghiệp vào cuộc hội thoại bằng @mentions hoặc sử dụng Assigned Comments để yêu cầu hành động. 👪

Áp dụng các nguyên tắc PMBOK để quản lý dự án thành công

PMBOK—hay Bộ kiến thức quản lý dự án—được thành lập để chuẩn hóa thực tiễn quản lý dự án. Nó được ghi lại trong Hướng dẫn PMBOK® và là cơ sở cho việc chứng nhận quản lý dự án chuyên nghiệp.

Hướng dẫn PMBOK® được cập nhật liên tục theo sự phát triển của ngành. Hiện tại, hướng dẫn này tập trung vào việc áp dụng các phương pháp khác nhau vào các giai đoạn của chu kỳ dự án và nhiều lĩnh vực kiến thức liên quan đến quản lý dự án.

Là một nhà quản lý dự án thông thái, đã đến lúc bạn hợp lý hóa quy trình làm việc của mình với ClickUp. Bạn có thể lập kế hoạch, tạo và quản lý nhiệm vụ, giao tiếp với nhóm của mình và theo dõi tiến độ từ một nền tảng trung tâm và tiện lợi.

Đăng ký ClickUp ngay hôm nay và bắt đầu tiết kiệm thời gian và nỗ lực trong từng bước của quá trình. 🤩

Câu hỏi thường gặp (FAQ)

Nếu bạn mới làm quen với PMBOK và đang thắc mắc về nội dung của nó, các câu hỏi thường gặp (FAQ) sau đây có thể giúp bạn.

1. PMBOK được sử dụng để làm gì?

PMBOK là viết tắt của Project Management Body of Knowledge (Tập hợp kiến thức về quản lý dự án), được định nghĩa bởi Viện Quản lý Dự án. Đây là một bộ nguyên tắc cơ bản và thực tiễn tốt nhất được các nhà quản lý dự án trên toàn thế giới sử dụng. Nó mô tả các phương pháp luận, lĩnh vực kiến thức và các giai đoạn của chu kỳ sống dự án, được gọi là nhóm quy trình.

2. PMBOK Guide® được sử dụng để làm gì?

PMBOK Guide® là cuốn sách ghi chép lại toàn bộ kiến thức về quản lý dự án. Cuốn sách này là tài liệu tham khảo hàng ngày cho các nhà quản lý dự án và cũng là cơ sở cho các chứng chỉ quản lý dự án chuyên nghiệp. Hướng dẫn này được cập nhật thường xuyên để tính đến các phương pháp luận và tiến bộ công nghệ đang phát triển.

3. PMBOK có 10 lĩnh vực kiến thức nào?

Các lĩnh vực kiến thức PMBOK bao gồm: