Có một thời điểm mà các quy trình phát triển phần mềm và tài liệu hóa là cứng nhắc và thiếu linh hoạt.
Sau đó, Tuyên ngôn Agile ra đời — nó giảm thiểu yêu cầu tài liệu ban đầu và nhấn mạnh sự hợp tác trực tiếp giữa các bên liên quan. 🤝
Tuy nhiên, nhiều nhà phát triển phần mềm và quản lý dự án vẫn cần sự trợ giúp để triển khai các phương pháp được khuyến nghị của phương pháp mới này, đồng thời đối mặt với những thách thức trong việc lập kế hoạch, cập nhật và quản lý tài liệu kỹ thuật.
Bài viết này sẽ khám phá cách các nhóm có thể triển khai các quy trình có thể mở rộng và bền vững cho tài liệu và phát triển agile. Chúng tôi cũng sẽ giới thiệu đến bạn một công cụ mạnh mẽ có thể hướng dẫn bạn từng bước trên con đường này!
Tài liệu Agile là gì?
Tài liệu Agile là một phương pháp tạo và quản lý tài liệu dự án và phần mềm theo các nguyên tắc phát triển Agile. Phương pháp này bao gồm việc tạo các tài liệu kỹ thuật ngắn gọn và dễ hiểu, khác với các định dạng dài và phức tạp truyền thống. 🗒️
Tài liệu Agile dựa trên bốn nguyên tắc chính, ưu tiên việc lựa chọn:
- Con người và tương tác trên quy trình và công cụ
- Phần mềm hoạt động hơn tài liệu toàn diện
- Hợp tác với khách hàng hơn là đàm phán hợp đồng
- Đáp ứng sự thay đổi thay vì tuân theo kế hoạch
Dưới đây là nội dung của từng nguyên tắc và cách áp dụng vào thực tế:
Con người và tương tác quan trọng hơn quy trình và công cụ
Thay vì áp dụng phương pháp cứng nhắc và tuần tự để tạo tài liệu, phương pháp agile khuyến khích sự tương tác thường xuyên giữa các cá nhân tham gia vào dự án.
Tất cả các bên liên quan — bao gồm chủ dự án, quản lý, thành viên nhóm phát triển và người viết tài liệu — tổ chức các buổi lễ và cuộc họp sprint thường xuyên để quyết định quy trình dự án hoặc phần phần mềm nào cần được giải quyết trong một sprint cụ thể.
Giao tiếp thường xuyên cho phép nhóm của bạn quyết định và ghi chép phạm vi của từng dự án một cách thích hợp.
Phần mềm hoạt động hơn tài liệu toàn diện
Tuyên ngôn Agile khuyến khích cung cấp các phần nhỏ của phần mềm đang hoạt động trong các lần lặp lại ngắn hơn thay vì các phần lớn hơn yêu cầu tài liệu toàn diện. Phân đoạn công việc mang lại cho khách hàng cảm giác tiến độ liên tục và sự an tâm.
Hợp tác với khách hàng thay vì đàm phán hợp đồng
Thay vì đàm phán hợp đồng Yêu cầu Kỹ thuật Phần mềm (SRS) với khách hàng, phương pháp agile yêu cầu thiết lập các kênh hợp tác trực tiếp để các bên liên quan có thể chủ động thông báo bất kỳ thay đổi nào về yêu cầu. Cách tiếp cận agile này đảm bảo sản phẩm được phát triển đáp ứng mong đợi của khách hàng.
Đáp ứng thay đổi theo kế hoạch
Nguyên tắc cuối cùng liên quan đến việc đủ linh hoạt để ứng phó với những thay đổi thay vì tuân theo các kế hoạch phát triển phần mềm cứng nhắc, không thể thích ứng nhanh chóng. Nguyên tắc này đòi hỏi sự linh hoạt hơn trong việc lập kế hoạch chức năng phần mềm, từ đó dẫn đến sự linh hoạt trong các yêu cầu tài liệu kỹ thuật.
Thay vì tạo ra các tài liệu dài và chi tiết về từng quy trình và bước phát triển phần mềm agile, hãy tập trung vào các yêu cầu chính, bỏ qua các phương pháp cụ thể để có thể thay đổi khi cần thiết
Tầm quan trọng của tài liệu trong phát triển phần mềm Agile
Tuyên ngôn Agile không quá chú trọng vào tài liệu chi tiết. Thay vào đó, nó khẳng định rằng thước đo duy nhất cho tiến độ dự án là phần mềm hoạt động và phương pháp truyền đạt thông tin hiệu quả nhất là cuộc hội thoại. 🗣️
Theo triết lý đó, chủ dự án sẽ truyền đạt các yêu cầu của họ trực tiếp đến các nhà phát triển, những người sau đó sẽ cố gắng thực hiện chúng trong các lần lặp lại nhỏ hơn.
Nhưng thực tế không đơn giản như vậy. Các phương pháp mới đã xuất hiện, khiến tài liệu trở thành một phần thiết yếu của chiến lược vận hành hiệu quả, dù là theo một cách hơi khác. Đây là lý do tại sao điều này quan trọng:
- Đảm bảo tuân thủ quy định: Nhiều quốc gia yêu cầu nhà phát triển cung cấp tài liệu cho người dùng cuối phần mềm. Tài liệu Agile đảm bảo mỗi bước trong quy trình phát triển phần mềm được ghi chú lại khi nhóm của bạn tiến hành công việc
- Thúc đẩy sự hợp tác: Giao tiếp thường xuyên giữa các nhà phát triển và chủ dự án tạo ra môi trường hợp tác, đảm bảo không có thành viên nào trong nhóm hoạt động riêng lẻ
- Tạo ra những góc nhìn mới: Việc ghi chép các tính năng trong quá trình phát triển phần mềm có thể giúp phát hiện ra những cách tiếp cận thú vị để giải quyết vấn đề, vì nó mang đến cho những người có nền tảng khác nhau một góc nhìn tốt hơn về các giải pháp tiềm năng
- Đảm bảo tính rõ ràng và cấu trúc: Ngay cả tài liệu agile tối giản cũng có thể giúp thiết lập kế hoạch có cấu trúc cho việc phát triển tính năng trong quá trình lặp lại phần mềm
- Tiêu chuẩn hóa quy trình : Tài liệu Agile cũng có thể giúp các công ty khám phá quy trình phát triển hiệu quả nhất để hoàn thành dự án đúng thời hạn ⌚
Các yếu tố cần thiết cần bao gồm trong tài liệu Agile
Mặc dù ngắn gọn và gọn gàng, tài liệu agile phải đáp ứng các yêu cầu chất lượng cụ thể để mang lại giá trị cao nhất. Có năm yếu tố mà bất kỳ tài liệu agile nào cũng phải có để đạt được mục tiêu của mình, đó là:
- Thuộc tính tài liệu: Mô tả ngắn gọn giới thiệu nội dung của tài liệu, cũng như các yếu tố thiết yếu của dự án, chẳng hạn như giai đoạn, mục tiêu phát hành và các bên liên quan
- Phạm vi sprint: Mô tả về sprint được đề cập trong tài liệu, cũng như mô tả chung về các phần chức năng của phần mềm và các mục tiêu sprint dự kiến
- Các trường hợp sử dụng: Mô tả người dùng mục tiêu và cách họ có thể tương tác với sản phẩm hoặc phần mềm được phát triển. Tạo các trường hợp sử dụng giúp thiết lập các yêu cầu chính mà không đi quá sâu vào chi tiết
- Điều kiện tuân thủ: Bất kỳ điều kiện tuân thủ quy định nào mà phần mềm phải đáp ứng. Việc ghi chép các điều kiện bắt buộc đảm bảo tính toàn vẹn của công ty bạn và mọi thành viên trong nhóm đều được thông báo đầy đủ
- Hướng dẫn cho người dùng cuối: Hướng dẫn hoặc tài liệu đào tạo cho người dùng cuối giải thích các phần chức năng của phần mềm
Với tất cả những điều này trong đầu, hãy cùng xem xét các bước bạn nên thực hiện để biến tài liệu agile thành một quy trình dễ dàng và hợp lý — đúng như mục đích ban đầu! 🎯
Làm thế nào để thực hiện tài liệu Agile?
Để có tài liệu agile trơn tru và thành công, cần có một hệ thống cho phép các quản lý dự án tham gia vào tất cả các cuộc họp sprint và các cuộc họp hàng ngày giữa chủ dự án và nhóm phát triển. Tuy nhiên, sự tương tác không nên giới hạn trong các cuộc họp, và nhóm phải có thể kết nối với nhau mọi lúc.
Một cách tuyệt vời để thực hiện điều này là dựa vào các nền tảng quản lý và năng suất để thực hiện các công việc nặng nhọc.
ClickUp là nền tảng lý tưởng cho các công việc như vậy. Bạn có thể sử dụng Bộ quản lý dự án nhanh nhẹn ClickUp để quản lý lộ trình sản phẩm, công việc tồn đọng và sprint. Trong toàn bộ quá trình, sử dụng chế độ xem Trò chuyện để giao tiếp với nhóm của bạn trong một cuộc hội thoại chung, mà bạn có thể truy cập hoặc rời khỏi bất cứ khi nào bạn muốn.
Bây giờ chúng ta đã biết những kiến thức cơ bản, hãy cùng xem xét từng bước của quy trình tài liệu! 📃
Bước 1: Lập kế hoạch tài liệu
Bất cứ điều gì đáng giá đều bắt đầu từ một kế hoạch, và việc viết tài liệu cũng không ngoại lệ. Buổi lễ lập kế hoạch sprint đánh dấu sự bắt đầu của quy trình. Buổi lễ này có sự tham gia của các nhà phát triển phần mềm, quản lý và chủ dự án, họ sẽ cùng nhau quyết định các bản lặp phần mềm sẽ được đưa vào quy trình phát triển trong bất kỳ sprint cụ thể nào.
Các thành viên nhóm chịu trách nhiệm về tài liệu dự án nên tham gia các buổi lập kế hoạch sprint để nắm rõ các tính năng được phát triển và các yêu cầu cơ bản của chúng.
Sau khi tham gia, bạn có thể sử dụng ClickUp Goals để đặt mục tiêu rõ ràng và ước tính thời gian hoàn thành. Tại đây, bạn có thể phân loại các tính năng phần mềm hoặc yêu cầu dự án khác nhau bằng cách sử dụng Thư mục và kiểm tra tiến độ của chúng theo tỷ lệ phần trăm. 📈
Sau khi đặt mục tiêu, bạn có thể sử dụng ClickUp Sprints để sắp xếp từng phân đoạn cần ghi chép theo các sprint đã lên lịch cho cả tuần hoặc cả tháng. Tất cả những gì bạn cần làm là tạo nhiệm vụ và đánh dấu nó là Việc cần làm, và bạn sẽ có cái nhìn tổng quan rõ ràng về các quy trình đã lên lịch.
Để đồng bộ hóa tất cả công việc của nhóm, hãy sử dụng một trong nhiều tích hợp ClickUp, chẳng hạn như:
- GitHub
- GitLab
- BitBucket
Bất kỳ công việc nào chưa hoàn thành sẽ tự động chuyển sang sprint tiếp theo, cho phép bạn theo dõi sự chậm trễ trong quá trình phát triển phần mềm và lập kế hoạch viết tài liệu liên tục cho phù hợp. ✍️
Để có cái nhìn tổng quan hơn về dự án, bạn có thể tận dụng một số trong 15 chế độ xem của ClickUp. Ví dụ:
- Chế độ xem danh sách —Cung cấp cho bạn một bản tóm tắt rõ ràng về tất cả các công việc đang chờ xử lý. Bạn có thể sắp xếp danh sách theo ngày đáo hạn để sắp xếp thứ tự ưu tiên khối lượng công việc hoặc lọc theo dự án để dễ dàng phân loại tất cả các công việc
- Chế độ xem Bảng — Cho phép bạn xem các phần nào của sản phẩm đang trong quá trình phát triển, phần nào đang đang được xem xét và phần nào đang trong giai đoạn lập kế hoạch . Sau đó, bạn có thể dễ dàng quyết định tính năng hoặc phiên bản phần mềm nào cần được ghi chép trước tiên 🕵️
- Chế độ xem Gantt — Với chế độ xem này, bạn có thể hình dung các mối phụ thuộc trong khối lượng công việc của mình. Sử dụng chế độ này để theo dõi ai đang làm việc ở phần nào của phần mềm để bạn có thể nhanh chóng giải quyết mọi vấn đề không rõ ràng. Bạn cũng nên thường xuyên kiểm tra công việc của ai phụ thuộc vào việc nộp/gửi tài liệu
Bước 2: Xây dựng sprint backlog
Sprint backlog là tài liệu ghi lại tất cả các tính năng, cải tiến, sửa lỗi và các mục công việc khác mà nhóm phát triển phần mềm cần giải quyết trong sprint tiếp theo. Một khía cạnh thiết yếu của việc xây dựng sprint backlog là ghi chép mọi thứ một cách rõ ràng và súc tích, cho phép tài liệu phát triển cùng với sản phẩm và các yêu cầu của sản phẩm. 🌱
Bằng cách ghi chép kịp thời tất cả các công việc cần thiết, bạn đảm bảo:
- Ưu tiên: Giúp nhóm ưu tiên những công việc cần thực hiện tiếp theo dựa trên giá trị mà chúng mang lại cho sản phẩm và khách hàng
- Minh bạch: Cung cấp sự minh bạch về công việc mà nhóm đang thực hiện và những việc còn cần làm
- Lập kế hoạch: Hỗ trợ lập kế hoạch sprint bằng cách cung cấp một nhóm các mục công việc để nhóm có thể lựa chọn công việc cần thực hiện trong sprint sắp tới
Để làm điều này, bạn có thể sử dụng ClickUp Sprints — chuyển đến sprint của bạn và sắp xếp các nhiệm vụ theo ngày đáo hạn và trạng thái nhiệm vụ. Bạn sẽ có thể xem tất cả các mục tồn đọng của mình cùng một lúc và nhanh chóng quyết định những mục nào cần được chú ý dựa trên mức độ ưu tiên. Khi bạn làm việc và hoàn thành các nhiệm vụ đang chờ xử lý, bạn có thể đánh dấu chúng trong danh sách.
Nếu danh sách Sprint không phải là cách bạn thích để quản lý công việc tồn đọng, hãy sử dụng một số mẫu agile sau:
Các mẫu này cho phép bạn ghi lại tác động của một mục bị trì hoãn, nỗ lực cần thiết để hoàn thành mục đó, tiến độ hiện tại, tóm tắt quy trình và nhiều hơn nữa.
Bước 3: Cập nhật tài liệu thường xuyên
Các dự án Agile rất năng động và lặp đi lặp lại, vì vậy việc ghi chép từng phần của quy trình khi tiến độ thực hiện là chìa khóa để có thông tin cập nhật. 🗝️
Yêu cầu của khách hàng có thể thay đổi trong giai đoạn phát triển phần mềm và tài liệu của bạn phải phản ánh những thay đổi đó. Cập nhật thường xuyên cũng đảm bảo việc ra mắt từng tính năng nhanh hơn vì nó ngăn chặn sự chậm trễ không cần thiết.
Với ClickUp Docs, bạn có thể quản lý các bản cập nhật một cách dễ dàng — chỉnh sửa tài liệu theo thời gian thực cùng với đồng nghiệp hoặc sử dụng Chế độ tập trung để tập trung vào việc ghi chép bản cập nhật hiện tại mà không bị phân tâm.
Bạn không cần phải làm mọi thứ từ đầu. Chọn từ thư viện hơn 1.000 mẫu của ClickUp để soạn thảo tất cả các tài liệu một cách dễ dàng và tiết kiệm thời gian quý báu.
Bạn có thể bắt đầu với Mẫu tài liệu dự án ClickUp — sử dụng các trường dành riêng để ghi chú tất cả các thông số kỹ thuật và thông tin liên quan khác như thành viên dự án, vị trí của họ trong nhóm hoặc phạm vi tài liệu.
Sau khi ghi lại tất cả thông tin mới, bạn có thể gắn thẻ bất kỳ thành viên nhóm có liên quan nào thông qua nhận xét hoặc @đề cập, và họ sẽ nhận được thông báo.
Để quá trình này trở nên dễ dàng hơn, hãy sử dụng ClickUp AI để nhận các đề xuất về cách ghi chép các yêu cầu của một lần lặp lại phần mềm. Tất cả những gì bạn cần làm là cung cấp một số thông tin cơ bản về chức năng của phần mềm hoặc những thay đổi của phần mềm — không cần phải tự mình viết toàn bộ các phần bằng thuật ngữ kỹ thuật khó hiểu.
Sau khi ghi ra giấy cách thức hoạt động của một tính năng cụ thể, bạn có thể nhanh chóng tạo các yếu tố tài liệu cần thiết, chẳng hạn như:
- Nội dung chính
- Bảng nội dung
- Trang web
Bạn có thể thực hiện việc này bằng cách gửi yêu cầu đến ClickUp AI, và nó sẽ thực hiện tất cả công việc nặng nhọc cho bạn. 🏋️
Bước 4: Chia sẻ thông tin cập nhật với các bên liên quan
Chia sẻ nỗ lực tài liệu hóa của bạn với các bên liên quan đảm bảo tính minh bạch và cho bạn thời gian để thực hiện bất kỳ điều chỉnh nào kịp thời. Chủ dự án và các nhà đầu tư thường muốn được cập nhật về các nguồn lực đã sử dụng và hiệu suất của nhóm. Tài liệu hóa nhanh có thể cho họ một bức tranh rõ ràng mà không làm họ chìm trong đống giấy tờ. 🖼️
Bạn có thể tự động hóa các quy trình này bằng cách tạo bảng điều khiển hoạt động tùy chỉnh, giúp các bên liên quan hình dung tất cả các nhiệm vụ đã hoàn thành và đang chờ xử lý. Bảng điều khiển ClickUp dựa trên các thẻ mà bạn có thể điều chỉnh để phù hợp với bất kỳ dự án hoặc quy trình nào. Ví dụ: bạn có thể sử dụng:
- Thẻ tùy chỉnh—Hình dung công việc của bạn thông qua biểu đồ cột hoặc biểu đồ tròn và tìm hiểu thời gian thực hiện từng công việc bằng tính năng Theo dõi thời gian
- Sprint—Chia công việc thành các màu sắc dựa trên trạng thái hiện tại và xác định các điểm nghẽn khi công việc tiến độ
- Người được giao nhiệm vụ—Nêu rõ trách nhiệm của từng thành viên trong nhóm và duy trì tính minh bạch bằng cách cung cấp tổng quan rõ ràng về các công việc mà họ đang thực hiện
- Ưu tiên—Phác thảo tất cả các quy trình bằng cách phân loại công việc theo mức độ ưu tiên bằng cách gắn thẻ Khẩn cấp, Cao, Bình thường, Thấp hoặc Không ưu tiên
Khi bạn hài lòng với tài liệu của mình, hãy tạo một liên kết nội bộ chỉ có người dùng trong tổ chức mới có thể truy cập. Bạn có thể chia sẻ tài liệu này một cách an toàn với bất kỳ đồng nghiệp nào và nhận ý kiến đóng góp của họ nếu cần! 🔒
Bài đọc bổ sung: Bạn có thể tạo cơ sở dữ liệu Google Trang tính để cập nhật tất cả các liên kết tài liệu có thể truy cập công khai ngay sau khi hoàn thành. Tạo câu chuyện người dùng và hướng dẫn tài liệu, sau đó chia sẻ với khách hàng hoặc phân tích các tính năng và thuộc tính mới nhất.
Bước 5: Suy ngẫm về những gì đã thành công và những gì đã cản trở bạn
Khi tiếp tục viết và cung cấp tài liệu cho các dự án của mình, bạn sẽ hiểu rõ hơn về những quy trình nào mất quá nhiều thời gian và cách nâng cấp chúng. Việc này sẽ giúp bạn tối ưu hóa quy trình và cải thiện phương pháp quản lý dự án . Cố gắng đánh giá:
- Cho dù cấu trúc của chủ đề thúc đẩy sự đơn giản và chính xác
- Dù quy trình quản lý tài liệu của bạn có đảm bảo tổ chức gọn gàng hay không,
- Những phần nào của tài liệu cần nhiều thời gian, công sức và sự tập trung hơn?
Khi bạn tránh xa các tài liệu quá chi tiết và tốn thời gian, bạn sẽ không còn lý do để bào chữa cho việc tổ chức dữ liệu kém. Tất cả các thành viên nhóm và các bên liên quan có liên quan đều phải có thể tìm thấy thông tin cần thiết.
May mắn thay, bạn có thể sử dụng ClickUp để đơn giản hóa quy trình này — tính năng Tìm kiếm toàn cầu cho phép bạn duyệt qua hàng nghìn tài liệu, nhiệm vụ, cuộc trò chuyện hoặc Bảng điều khiển trong vài giây. Bạn có thể tìm kiếm từ khóa hoặc thậm chí ngày cập nhật hoặc đánh giá gần nhất.
Quan trọng nhất, đảm bảo tài liệu của bạn không tốn nhiều năng lượng và thời gian. Xác định các công việc lặp lại và tận dụng Tự động hóa ClickUp để đẩy nhanh quá trình. Bạn có thể thiết lập các kích hoạt tùy chỉnh hoặc có sẵn để tự động hóa các hành động và để công cụ phát huy tác dụng. Ví dụ: khi mức độ ưu tiên của công việc thay đổi từ Bình thường sang Thấp, ClickUp có thể lưu trữ công việc đó và áp dụng một trong các mẫu để cung cấp cho bạn cái nhìn tổng quan có cấu trúc tốt về công việc.
Các thực hành tốt nhất trong tài liệu hóa Agile
Mặc dù có vẻ đơn giản, việc điều hướng tài liệu Agile có thể giống như tìm đường trong một mê cung tối tăm của các quy trình, các vòng lặp nhanh chóng và yêu cầu thay đổi liên tục. Nhưng điều đó không nhất thiết phải u ám—bạn có thể áp dụng một số quy tắc và để chúng hướng dẫn bạn trên hành trình. 🔦
Dưới đây là một số phương pháp đơn giản nhưng hiệu quả để tài liệu hóa các dự án agile:
- Tập trung vào phần mềm hoạt động: Agile ưu tiên cung cấp phần mềm hoạt động cho khách hàng. Tài liệu phải hỗ trợ mục tiêu này bằng cách cung cấp hướng dẫn và bối cảnh mà không trở thành trở ngại cho quá trình phát triển
- Tạo tài liệu động: Tài liệu nên phát triển cùng với sản phẩm và dự án. Thay vì tạo ra các tài liệu tĩnh, dài dòng ngay từ đầu, hãy duy trì tài liệu động, có thể thích ứng với những thay đổi và phản ánh tình trạng hiện tại của sản phẩm
- Áp dụng phương pháp "just-in-time": Tạo tài liệu chỉ khi cần thiết và với mức độ chi tiết vừa đủ. Phương pháp này giúp tránh tình trạng tài liệu quá mức và đảm bảo tài liệu luôn phù hợp và có thể áp dụng được
- Áp dụng phương pháp hợp tác: Khuyến khích sự hợp tác giữa các thành viên trong nhóm và các bên liên quan khi tạo và xem xét tài liệu. Điều này đảm bảo tài liệu phản ánh giá trị của họ và kết hợp các quan điểm đa dạng
- Áp dụng kỹ thuật trực quan: Sử dụng các biểu diễn trực quan như sơ đồ, biểu đồ và khung dây để trình bày hiệu quả các khái niệm và mối quan hệ phức tạp. Tài liệu trực quan cung cấp cơ sở để hiểu rõ hơn và ra quyết định dễ dàng hơn
Xây dựng quy trình tài liệu Agile hiệu quả và hỗ trợ các dự án của bạn với ClickUp
Tài liệu Agile giúp các nhóm Agile giao tiếp hiệu quả, thích ứng nhanh chóng và mang lại kết quả vượt trội. Với các chiến lược phù hợp, bạn có thể điều hướng quá trình phát triển phần mềm mà không mất tập trung vào những vấn đề quan trọng.
May mắn thay, bạn không cần phải bắt đầu hành trình của mình một mình — Bộ quản lý dự án ClickUp cung cấp mọi thứ bạn có thể cần để tinh chỉnh các quy trình tài liệu và mở rộng quy mô mà không ảnh hưởng đến hiệu quả hoặc hiệu suất của chúng. Đăng ký ClickUp miễn phí và hoàn thành xuất sắc tất cả các dự án của bạn với tài liệu ngắn gọn và được suy nghĩ kỹ lưỡng.