Điều đầu tiên bạn nghĩ đến khi nghe từ 'agile' là gì?
Nếu bạn tưởng tượng một nhóm gồm bốn nhà phát triển phần mềm và kỹ sư đang tụ tập để họp đứng hoặc vẽ bảng trắng chi tiết kế hoạch phát hành, thì bạn không phải là người duy nhất.
Hầu hết chúng ta đều hiểu 'Agile' là một phương pháp tối ưu hóa quy trình phát triển phần mềm.
Điều này đúng, nhưng không phải là toàn bộ bức tranh. Phương pháp Agile không chỉ áp dụng cho cài đặt kỹ thuật.
Bạn có thể tìm thấy nguồn gốc của nó trong chu kỳ Plan-Do-Study-Act (PDSA) do nhà vật lý Walter Shewhart tại Bell Labs khởi xướng vào những năm 1930. Shewhart là người hướng dẫn W. Edwards Deming, người đã mang những kỹ thuật này đến Nhật Bản sau Thế chiến II, nơi Toyota sử dụng chúng để phát triển Hệ thống sản xuất Toyota.
Tất cả những điều này đã xảy ra trước khi Agile trở thành một phần không thể thiếu trong lĩnh vực công nghệ thông tin.
Vì vậy, nếu bạn đang cân nhắc áp dụng các kỹ thuật Agile vào các dự án không phải phần mềm, bạn đã đến đúng nơi. Chúng tôi cũng sẽ hướng dẫn bạn tất cả các bước và chia sẻ các ví dụ thực tế. Nhưng trước tiên, hãy bắt đầu với những kiến thức cơ bản.
Phương pháp Agile là gì?
Phương pháp Agile là một cách linh hoạt để quản lý các dự án doanh nghiệp, chia dự án thành các phần nhỏ, dễ quản lý và cho phép điều chỉnh liên tục và hợp tác để thích ứng với nhu cầu thay đổi.
Quản lý dự án Agile là tuân thủ các quy tắc, thúc đẩy tinh thần làm việc nhóm có tổ chức, đảm bảo sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn hoạt động hiệu quả và cởi mở với những thay đổi dựa trên phản hồi của khách hàng.
Ví dụ: tưởng tượng bạn đang xử lý một dự án khó dự đoán. Khách hàng cuối của bạn không chắc chắn về những gì họ muốn ngay từ đầu hoặc kết quả mong muốn của họ không rõ ràng. Đó là lúc chuyển đổi Agile có thể giúp ích. Bạn có thể áp dụng phương pháp Agile để điều chỉnh mọi thứ theo tiến độ, đảm bảo dự án của bạn đi đúng hướng và phù hợp với nhu cầu của khách hàng.
Tuy nhiên, đây không phải là giải pháp thần kỳ cho tất cả các vấn đề quản lý dự án truyền thống của bạn.
Ưu và nhược điểm của việc sử dụng Agile cho các dự án không phải phần mềm
Khung Agile đang trở nên phổ biến nhờ những lợi ích to lớn mà nó mang lại cho các nhóm không thuộc lĩnh vực công nghệ.
Mặc dù hiệu quả trong các dự án không phải phần mềm, phương pháp Agile không phải lúc nào cũng hoàn hảo. Vì vậy, việc quyết định phương pháp này có phù hợp với công ty của bạn hay không phụ thuộc vào mục tiêu cụ thể của công ty và cách bạn sử dụng nó.
Dưới đây là những ưu và nhược điểm hàng đầu của việc sử dụng Agile cho các dự án phi kỹ thuật.
Ưu điểm
- Khả năng thích ứng: Phương pháp Agile mang lại sự linh hoạt, cho phép các nhóm điều chỉnh hướng dự án theo sự phát triển của yêu cầu, đảm bảo sản phẩm cuối cùng phù hợp hơn với nhu cầu thay đổi
- Cải thiện sự hợp tác: Phương pháp này khuyến khích chia sẻ quyền sở hữu và môi trường hợp tác, thường dẫn đến kết quả dự án được cải thiện
- Chu kỳ đánh giá nhanh hơn: Tạo điều kiện cho việc giao hàng từng phần, đảm bảo nhóm hoàn thành các phần nhỏ của dự án và giao hàng trong thời gian ngắn hơn. Điều này cung cấp cho các bên liên quan thông tin cập nhật về tiến độ cụ thể
- Phản hồi và thử nghiệm đồng thời: Phương pháp này nhấn mạnh sự tham gia đồng thời của khách hàng, vòng phản hồi và thử nghiệm dự án, tất cả những yếu tố này giúp dự án có nhiều khả năng đáp ứng mong đợi của khách hàng hơn
Nhược điểm
- Độ khó học: Việc chuyển đổi sang phương pháp Agile có thể đòi hỏi những thay đổi đáng kể về tư duy, thực tiễn và quy trình làm việc. Các nhóm sẽ cần đầu tư thời gian và nỗ lực để thích nghi
- Khó khăn trong chuyển đổi: Khi một bộ phận chuyển từ phong cách quản lý này sang phong cách quản lý khác, sẽ rất khó để làm quen với các trách nhiệm mới và cách thức tiến hành dự án
- Tài liệu chậm hơn: Trong Agile, phản hồi nhanh và tiến độ quan trọng hơn nhiều giấy tờ. Điều này có nghĩa là các công việc như lưu trữ hồ sơ và duy trì kế hoạch có thể tiến hành chậm hơn
Cách áp dụng phương pháp Agile vào các dự án không liên quan đến phần mềm
Nếu bạn đang khởi động một dự án doanh nghiệp hoặc thiết lập quản lý thay đổi, tốt nhất là thực hiện theo các giai đoạn lặp đi lặp lại bằng cách tuân theo các phương pháp Agile sau:
Bước 1: Hiểu những gì bạn cần
Hiểu rõ mục tiêu và yêu cầu của dự án. Hiểu những gì bạn cần cung cấp. Sau đó, xác định rõ mục tiêu cuối cùng và tiêu chí thành công ngay từ đầu.
Sau đó, xác định các yếu tố cần thiết để quản lý và hoàn thành dự án thành công bằng cách sử dụng các công cụ Agile. Bước này đặt nền tảng cho hướng đi và phạm vi của dự án của bạn.
ClickUp, một nền tảng quản lý dự án Agile tất cả trong một, có thể giúp bạn bắt đầu bằng cách cho phép bạn tạo không gian làm việc cho nhóm của mình. ClickUp Spaces sẽ giúp bạn thiết lập trung tâm điều khiển hoặc trung tâm chỉ huy cho dự án của mình.
Tại đây, bạn đặt mục tiêu, phân công công việc, theo dõi tiến độ và theo dõi thời hạn. Bạn cũng có thể mời các thành viên trong nhóm tham gia và cộng tác trong các dự án.
Bước 2: Phân chia dự án
Chia dự án của bạn thành các công việc nhỏ hơn, dễ quản lý hơn thông qua quy trình lập kế hoạch phát hành nhanh. Việc phân chia này giúp bạn tổ chức và giải quyết từng phần của dự án một cách có hệ thống. Bạn có thể đảm bảo rằng mỗi khía cạnh đều được chú ý và đóng góp vào thành công của dự án.
Sau khi không gian làm việc của bạn được thiết lập, hãy bắt đầu tạo dự án và nhiệm vụ. Sử dụng cấu trúc danh sách của ClickUp để chia dự án lớn thành các sprint lặp đi lặp lại và các nhiệm vụ có thể thực hiện được.
Sau đó, bạn có thể dựa vào các tính năng Quản lý nhiệm vụ của ClickUp để thêm thời hạn, phân công nhiệm vụ cho các thành viên trong nhóm và đặt ưu tiên cho từng nhiệm vụ. Chế độ xem Khối lượng công việc của ClickUp là một công cụ hữu ích để đảm bảo rằng các nguồn lực của nhóm được phân bổ hiệu quả dựa trên tính sẵn sàng, khả năng và sức chứa.
Bước 3: Trao đổi và hợp tác công việc
Khuyến khích giao tiếp cởi mở và hợp tác giữa các thành viên trong nhóm. Tạo môi trường làm việc an toàn về mặt tâm lý, nơi mọi người có thể dễ dàng chia sẻ ý tưởng và hiểu biết. Nỗ lực hợp tác này đảm bảo các vấn đề được phát hiện sớm và giải quyết nhanh chóng. Nó cho phép mọi người đóng góp hiệu quả vào mục tiêu của dự án.
ClickUp cung cấp các công cụ tích hợp để các nhóm giao tiếp, chia sẻ bối cảnh và làm việc cùng nhau một cách lặp đi lặp lại. Đồng tác giả tầm nhìn dự án của bạn với nhóm bằng ClickUp Docs, công cụ kiểm soát phiên bản và chỉnh sửa để mọi người luôn đồng bộ (theo nghĩa đen). Chia sẻ thông tin cập nhật qua ClickUp Chat và luôn được thông báo về các công việc sắp tới với hộp thư đến ClickUp.
Bước 4: Thiết lập nhịp điệu thông qua các chu kỳ lặp lại
Thiết lập ngày đáo hạn định kỳ với các tính năng của ClickUp như Danh sách kiểm tra và Sprint để tạo nhịp điệu công việc. Thúc đẩy đối thoại cởi mở thông qua các cuộc họp hàng ngày, tổng kết và các điểm liên lạc thường xuyên. Giữ cho các cuộc hội thoại tập trung vào tiến độ và các trở ngại để bạn có thể khắc phục chúng một cách hợp tác.
Thường xuyên xem xét tiến độ và điều chỉnh khi cần thiết. Tính năng theo dõi dự án của ClickUp phát huy tác dụng ở đây. Nó theo dõi tiến độ dự án, giúp bạn dễ dàng xác định những gì đang hoạt động tốt và những gì cần điều chỉnh.
Sử dụng khả năng phân tích mạnh mẽ của nền tảng và thiết lập Bảng điều khiển tùy chỉnh trong ClickUp để theo dõi tiến độ và hiệu suất.
Bước 5: Cải tiến liên tục trong quá trình thực hiện
Cố gắng cải tiến liên tục bằng cách tìm ra những lỗ hổng thông qua phân tích SWOT (điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và thách thức) để nâng cao hiệu quả thực hiện dự án. Bạn sẽ có được các công cụ để đánh giá hoạt động hiện tại và đưa ra các biện pháp cải tiến. Điều này cũng sẽ giúp bạn đề ra các mục tiêu chiến lược.
Sử dụng các kỹ thuật agile scrum để phân tích thông tin chi tiết và dữ liệu nhằm đưa ra quyết định sáng suốt và tối ưu hóa hiệu suất dự án.
Sau đó, sử dụng các mẫu Phân tích SWOT của ClickUp để ghi lại và theo dõi các kết quả.
Cam kết cải tiến này đảm bảo toàn bộ quá trình phát triển dự án sẽ phát triển và mang lại kết quả tốt hơn theo thời gian.
Nâng cao kết quả dự án của bạn bằng Clickup Agile, công cụ giúp bạn quản lý lộ trình, sprint, công việc tồn đọng và hơn thế nữa. Tập hợp nhóm của bạn, trải nghiệm khả năng báo cáo mạnh mẽ và tạo quy trình làm việc trơn tru — tất cả đều thúc đẩy sự linh hoạt vượt ra ngoài các dự án phát triển phần mềm.
Dưới đây là video ngắn tóm tắt cách Agile có thể thay đổi cuộc chơi cho các nhóm không liên quan đến phần mềm.
Ví dụ về việc sử dụng Agile trong các nhóm không liên quan đến phần mềm
Dưới đây là một số ví dụ về cách áp dụng phương pháp Agile trong các dự án của bạn. Những ví dụ này cũng sẽ giúp bạn hiểu tại sao ClickUp, với các tính năng và mẫu Agile, là công cụ hữu ích nhất cho bạn.
1. Phát triển chiến dịch tiếp thị
Trong một nhóm tiếp thị, Agile giúp quá trình phát triển chiến dịch diễn ra suôn sẻ. Chỉ cần chia chiến dịch của bạn thành nhiều sprint, mỗi sprint tập trung vào một khía cạnh cụ thể như nghiên cứu, tạo/lập nội dung, thiết kế và triển khai.
Sử dụng các mẫu tiếp thị của ClickUp để điều chỉnh các mục tiêu tiếp thị hàng quý hoặc hàng năm rõ ràng của bạn với các ưu tiên đã đặt ra.
Tiến hành các cuộc họp hàng ngày bằng cách sử dụng phương pháp Agile cho quy trình làm việc giúp nhóm của bạn cập nhật tiến độ, trong khi các cuộc đánh giá sprint đảm bảo nhóm của bạn thực hiện các điều chỉnh nhanh chóng. Phương pháp này cho phép sự linh hoạt để thích ứng với những thay đổi của thị trường đồng thời đảm bảo các chiến dịch được triển khai kịp thời.
2. Quy trình tuyển dụng nhân sự
Áp dụng các nguyên tắc linh hoạt của quản lý dự án scrum trong nhân sự có thể cải tổ quy trình tuyển dụng. Tuyển dụng một ứng viên có thể giống như một ngọn núi cao khó leo. Nhưng bằng cách chia nhỏ thành các công việc nhỏ hơn như tìm kiếm ứng viên, sàng lọc và phỏng vấn, các nhóm nhân sự có thể làm cho con đường đến đỉnh núi bớt đáng sợ hơn.
Việc đồng bộ hàng ngày cũng giúp ra quyết định nhanh chóng và giải quyết các vướng mắc. Ngoài ra, các cuộc họp tổng kết giúp nhóm của bạn liên tục phản ánh về các chiến lược và tối ưu hóa nỗ lực tuyển dụng.
Nếu bạn muốn tổ chức kênh quản lý nhân tài với khả năng hiển thị hoàn toàn và chế độ xem tùy chỉnh, hãy thử giải pháp quản lý nhân sự tất cả trong một của Clickup. Bạn có thể sử dụng nó để theo dõi hiệu suất, mức độ tham gia và sự phát triển của nhân viên tại một nơi duy nhất.
3. Kế hoạch và quản lý sự kiện
Đối với việc lập kế hoạch sự kiện, các kỹ thuật agile giúp phối hợp tốt hơn. Sprint có thể tập trung vào việc lựa chọn địa điểm, quản lý nhà cung cấp, tương tác với người tham dự và các khía cạnh tương tự.
Bạn có thể sử dụng mẫu quản lý sự kiện của ClickUp để biến việc lập kế hoạch sự kiện trở nên dễ dàng:
- Lập kế hoạch và xem mọi thứ, từ tìm địa điểm đến nhận thầu
- Đảm bảo nhóm và các nguồn lực của bạn làm việc cùng nhau một cách trơn tru
- Theo dõi tiến độ và mục tiêu để tổ chức các sự kiện đúng thời gian, phù hợp ngân sách
Đảm bảo kiểm tra hàng ngày để theo dõi tiến độ và điều chỉnh nhanh chóng nếu cần. Và đừng quên: các buổi tổng kết sau sự kiện cung cấp thông tin chi tiết để cải thiện quy trình lập kế hoạch cho các sự kiện trong tương lai.
4. Phát triển sản phẩm trong các ngành công nghiệp phi công nghệ
Ngay cả trong các ngành công nghiệp phi công nghệ, phát triển sản phẩm cũng được hưởng lợi từ các phương pháp Agile.
Dưới đây là các bước thực hiện quy trình:
- Tạo mục tiêu phác thảo các tính năng của sản phẩm và nhân vật khách hàng mục tiêu
- Chia nhỏ quá trình phát triển thành các sprint cho các công việc như thiết kế, tạo mẫu, tính toán chi phí, thử nghiệm, v.v.
- Tập hợp các thành viên nhóm từ các hàm khác nhau — thiết kế, tìm nguồn cung ứng, vận hành, bán hàng — vào mỗi sprint
- Sử dụng các cuộc họp đứng để phối hợp giữa các nhóm và nêu ra các vấn đề
- Nhanh chóng xây dựng các nguyên mẫu cơ bản và thu thập phản hồi của khách hàng qua các cuộc khảo sát sau mỗi sprint ( Mẫu khảo sát phản hồi sản phẩm ClickUp sẽ rất hữu ích)
- Tổ chức các buổi tổng kết để đánh giá những công việc đã làm tốt và những công việc cần sửa đổi
- Lặp lại nguyên mẫu trong mỗi sprint, tinh chỉnh dựa trên những kinh nghiệm thu được cho đến khi đáp ứng các tiêu chí sẵn sàng ra mắt
Mẫu phát triển sản phẩm mới của ClickUp sẽ là trợ thủ đắc lực của bạn trong suốt quá trình này. Sử dụng mẫu này để:
- Tổ chức phát triển sản phẩm từ ý tưởng đến ra mắt
- Điều chỉnh các nhóm theo các cột mốc và công việc
- Quản lý tất cả công việc tại một nơi để hợp tác nhóm dễ dàng
5. Các dự án xây dựng và cơ sở hạ tầng
Khi nói đến các dự án xây dựng và cơ sở hạ tầng, tập trung vào các giai đoạn như lập kế hoạch, nền tảng và hoàn thiện sẽ đảm bảo hoàn thành đúng thời hạn. Các cuộc họp hàng ngày với các quản lý dự án có thể giúp giải quyết vấn đề nhanh chóng và giúp bạn thích ứng với điều kiện công trường, từ đó nâng cao hiệu quả dự án.
Ví dụ: việc xây dựng một nhà ga sân bay mới có thể được quản lý bằng cách chia quá trình xây dựng thành các sprint cho cấu trúc nhà ga, các yếu tố nội thất, hệ thống kỹ thuật và hoàn thiện bên ngoài. Các nhóm đa chức năng sẽ hợp tác trong ClickUp để hoàn thành các công việc được ưu tiên trong từng lĩnh vực.
Họ sẽ quản lý tài nguyên trong Danh sách, lên lịch công việc bằng Lịch hoặc điều chỉnh ngày bằng biểu đồ Gantt. ( ClickUp cung cấp hơn 15 chế độ xem để lập kế hoạch dễ dàng. )
Agile tập trung vào việc giao hàng từng phần, sự hợp tác giữa các bên liên quan và cải tiến liên tục có thể mang lại lợi ích cho các dự án xây dựng thông qua việc giải quyết vấn đề nhanh hơn, tăng trách nhiệm giải trình, phát triển dự án tích cực và cải thiện giám sát chất lượng.
Với ClickUp cho Nhóm xây dựng, bạn có thể quản lý các dự án xây dựng từ trước khi bán hàng đến khi giao hàng một cách dễ dàng:
- Tùy chỉnh quy trình công việc xây dựng
- Tăng tốc độ làm việc nhóm giữa các trường và văn phòng
- Theo dõi tiến độ ngay lập tức với báo cáo thời gian thực
- Hợp nhất nhóm, công việc và công cụ của bạn trong một nền tảng duy nhất
ClickUp Project Management là công cụ quản lý dự án đa năng mà bạn có thể sử dụng và tùy chỉnh để theo dõi các ưu tiên, tăng tốc độ hợp tác và có cái nhìn tổng quan về tiến độ dự án.
Tính năng này sẽ giúp nhóm của bạn chuyển đổi sang Agile một cách dễ dàng.
Áp dụng Agile và thúc đẩy thành công dự án
Bạn hẳn đã nhận ra sự hữu ích và tiện lợi của việc sử dụng phương pháp Agile trong phát triển dự án không phải phần mềm. Các nhóm không thuộc lĩnh vực CNTT có thể dựa vào phương pháp này để đạt được
- Giảm thời gian đưa sản phẩm ra thị trường thông qua các vòng lặp phát triển nhanh chóng
- Đạt được kết quả chất lượng cao hơn thông qua cải tiến liên tục
- Cải thiện trách nhiệm giải trình thông qua hiển thị
- Tăng tính linh hoạt để thích ứng với các ưu tiên thay đổi
Hãy bắt đầu chuyển đổi sang Agile. Và nếu bạn cần những mẹo nhanh về quản lý dự án Agile hoặc sự trợ giúp để thích ứng với những thay đổi, hãy thử bắt đầu với Agile bằng ClickUp.
Đăng ký miễn phí và nhận hỗ trợ phù hợp để triển khai Agile cho các dự án của bạn.