Verimlilikinizi engelleyen tek şey nedir?
Toplantılar dendiğinde, yalnız değilsiniz.
Stop the Meeting Madness anketine göre, ankete katılanların %83'ü takvimlerindeki toplantıların verimsiz olduğunu bildirmiştir. ABD'li profesyoneller, toplantıları verimliliği en çok düşüren faktör olarak değerlendirmektedir.
İster bilgi çalışanı, ister takım lideri, ister proje yöneticisi, ister kurucu olun, hepimiz toplantıların aşırı derecede kullanıldığı konusunda hemfikiriz.
Bu makalede, toplantı yükünü azaltmak için en iyi proje yönetimi yazılımlarını tanıtıyoruz.
Bu proje yönetimi yazılım çözümlerini kullanarak durum güncellemeleri, onaylar ve diğer kontrollerle ilgili gereksiz toplantıları ortadan kaldırın ve bunları eşzamanlı işbirliği ile değiştirin.
Bir Bakışta: Toplantı Yükünü Azaltmak İçin En İyi PM Yazılımları
Toplantı yorgunluğunu önlemek için en iyi proje yönetimi yazılımlarına bir göz atalım. Sizin için ön hazırlık yapmanızı kolaylaştırmak amacıyla bu yazılımları denedik ve test ettik.
| Araç adı | En İyisi | Temel Özellikler | Fiyatlandırma* |
| ClickUp | Hepsi bir arada, yapay zeka destekli proje yönetimi ve işbirliği | Sohbet, Klipler, Belgeler, ClickUp Brain (AI not alıcı, bağlamsal AI), SyncUps | Sonsuza Kadar Ücretsiz; Kurumsal işletmeler için özelleştirme seçenekleri mevcuttur |
| Notion | Esnek dokümantasyon ve hafif proje izleme | Notion AI, wikiler, belgeler, özel görünümler, önceden oluşturulmuş şablonlar | Ücretsiz; Ücretli planlar kullanıcı başına aylık 12 $'dan başlar |
| Asana | Görev yönetimi ve iş yükü yönetimi | AI stüdyosu, AI takım arkadaşları, iş yükü yönetimi, Hedefler, proje ilerleme izleme | Ücretsiz; Ücretli planlar kullanıcı başına aylık 13,49 $'dan başlar. |
👀 Biliyor muydunuz? Atlassian'ın toplantı yükü üzerine yaptığı araştırmada, ankete katılanların %76'sının çok sayıda toplantının olduğu günlerde yorgun düştüğü ortaya çıktı. %50'den fazlası, çok fazla toplantı nedeniyle gün içinde işlerini tamamlayamadıkları için haftada birkaç gün fazla mesai yapıyor.
Toplantı Yükünü Azaltmak İçin Doğru Proje Yönetimi Aracını Seçme
Hedef basit. Aşırı resmi toplantılar planlamadan takım üyelerinin uyum içinde çalışmasını sağlayan bir işyeri iletişim aracı seçmek.
Peki, toplantı yükünü azaltan bir proje yönetimi yazılımında nelere dikkat etmelisiniz? Yararlı bulduğumuz anahtar özellikler şunlardır:
- Asenkron iletişimi destekler: Takım üyelerinin ayrıntılı görev yorumları, konu başlıkları, @bahsetmeler, ekran kayıtları ve bağlamsal tartışmalar yapabilmelerini sağlayarak grup iletişimi için senkron toplantıların yerini alır.
- AI destekli toplantı özetleri ve eylem çıkarma sağlar: Toplantıları yazıya döker, anahtar noktaları özetler, eylem öğelerini çıkarır ve görevleri otomatik olarak atar. Arka arkaya yapılan toplantılara daha az kişinin katılması gerekir ve bu, asenkron toplantı kavramını teşvik eder.
- Paylaşımlı Çalışma Alanları ve Belge İşbirliği sunar: Belgeleri, görevleri ve kararları merkezileştirir. Bilgileri önceden inceleyebilir ve "uyum toplantıları"ndan kaçınabilirsiniz.
- Teknoloji yığınınızla entegre olur: Zoom/Teams/Google Takvim ile senkronizasyon gerçekleştirir, böylece kullanıcılar proje yönetimi yazılımlarından bile toplantı planlayabilirler.
- Takvim zekası sağlar: Daha kısa toplantı süreleri, sık toplantıların yerine asenkron alternatifler veya takvim karmaşasını önlemek için en uygun zamanlar önerir.
- Otomatik hatırlatıcılar, uyarılar ve takipler sağlar: Bildirimler, yapay zeka asistanları ve otomasyon tetikleyicileri kullanarak takvim tabanlı kontrol ve güncelleme çağrılarını azaltarak verimliliği artırır.
👀 Biliyor muydunuz? Bir çalışanın kaçırabileceği toplantı sayısını düşünürsek, çalışan başına yıllık 25.000 doların üzerinde potansiyel bir yatırım kaybı söz konusu. Bu rakam, 4'ten fazla doğrudan raporu olan yöneticiler için oldukça daha yüksektir.
Toplantı Yükünü Azaltmak İçin En İyi Proje Yönetimi Yazılımı
Gereksiz toplantıları azaltmanıza yardımcı olacak en iyi proje yönetimi araçları.
ClickUp'ta yazılımları nasıl değerlendiriyoruz
Editör takımımız şeffaf, araştırma destekli ve satıcıdan bağımsız bir süreç izler, bu nedenle önerilerimizin gerçek ürün değerine dayandığından emin olabilirsiniz.
ClickUp'ta yazılımları nasıl incelediğimize dair ayrıntılı bir özet.
1. ClickUp (Proje yönetimi ve işbirliği için en iyi hepsi bir arada platform)
Listenin başında şirketin favori uygulaması olan ClickUp yer alıyor.
Belgeler ve bilgiler birbirinden bağımsız araçlar ve platformlara dağılmışsa toplantılar gerekli hale gelir. İş için her şeyi içeren uygulama ClickUp, tüm iş ve iş iletişimini tek bir çatı altında toplayarak hem gerçek zamanlı hem de eşzamansız işbirliğini kolaylaştırır.
ClickUp for Remote Teams, toplantı yükünü azaltmanıza nasıl yardımcı olur?
ClickUp sohbeti ve ClickUp belgeleri ile iletişimi ve eylemleri birleştirin
ClickUp'ın görevleri, belgeleri ve konuşmaları otomatik olarak birbirine bağlayan Docs ve Sohbet özellikleri ile takım işbirliği çok daha kolay hale geliyor. Bu, takımların her zaman ellerindeki işin tüm bağlamını görebildikleri ve sadece iletişim kurmak için ekranlar arasında geçiş yapmadıkları anlamına geliyor.
Geri bildirimler, yorumlar ve @bahsetmelerle gerçek zamanlı olarak gerçekleşir, böylece inceleme görüşmelerine de gerek kalmaz.
Çok fazla toplantı sorunuyla başa çıkmak için ClickUp Chat ile yapabilecekleriniz şunlardır:
- Herkesi eşzamansız olarak bilgilendirin: Önemli duyuruları, güncellemeleri veya tartışmaları Gönderiler olarak paylaşın, böylece takımınız kendi hızında bilgilendirilir ve hemen yanıt verme baskısı hissetmez.
- Eylem öğelerini kaçırmayı imkansız hale getirin: FollowUps ile herhangi bir yorumu anında izlenebilir bir göreve dönüştürün ve herkesin toplantılara gerek kalmadan teslim edilecekleri ve son teslim tarihlerini bilmesini sağlayın.
- Gereksiz takip toplantılarını atlayın: SyncUps ile hızlı sesli ve video aramalar yapın. Bu aramalar kaydedilebilir ve Clips Hub'da erişilebilir, ayrıca görevler ve projelerle doğrudan bağlantılı transkriptler ve özetler de mevcuttur.
ClickUp Docs, projelerinize bağlı canlı belgelerdir. Görev listelerini gömebilir, yorumlar atayabilir, iş arkadaşlarınızın bir belgenin düzenlemesini aynı anda yapmasına izin verebilir ve belgeden hiç ayrılmadan ilerlemeyi takip edebilirsiniz. Güncellemeler yapıldıkça bunları gerçek zamanlı olarak görebilirsiniz.
Önceden oluşturulmuş şablonlar çabayı azaltır ve aranabilir Docs Hub, ilgili belgeleri anında bulmanıza yardımcı olur.
ClickUp Clips ile asenkron güncellemeler için video kaydedin
Bir süreci açıklarken veya bir sorunu giderirken, ClickUp Clips ile hazırlanan kısa bir video, toplantıdan çok daha etkili sonuç verir.
Çalıştığınız her yerden ekranınızı, sesinizi veya web kameranızı yakalayın, anında notlar ekleyin ve kaydı yorum veya görev bağlantısı olarak anında paylaşın.
Örneğin, bir takım lideri karmaşık bir ş Akışı'nı açıklamak zorunda kalırsa, kısa bir video kaydı yapıp bunu ilgili göreve yükleyebilir ve takım arkadaşlarının uygun oldukları zaman izlemelerine olanak tanıyabilir. 20 dakikalık bir "hızlı görüşme"ye gerek kalmaz.
Takip ve bağlam işlemlerini ClickUp Brain'e bırakın
Platformun yerleşik AI asistanı ClickUp Brain, görevleri, belgeleri ve konuşmaları tarayarak ilgili bağlamı ortaya çıkarır, eylemler önerir ve anında özetler oluşturur. Hatta bağımlılıkları ve engelleri tanır ve otomatik olarak sonraki adımları önerir.
Bu, güncellemeler ve toplantı planlamaları için daha az senkronizasyon anlamına gelir.
Örneğin, ürün yöneticiniz Sohbet'te "Mobil uygulamanın yeniden tasarımında ne durumda olduğumuzu" sorduğunu varsayalım.
ClickUp Brain, bağlantılı görevlerden ve belgelerden bilgi alarak projenin durumunu (tamamlanan tasarımlar, bekleyen geri bildirimler ve engeller) anında özetler. PM, AI tarafından oluşturulan anlık bir güncelleme alır ve takım 30 dakikalık bir senkronizasyon daha atlar.
ClickUp AI Notetaker ile toplantı notlarını otomasyonla otomatikleştirin
Toplantıyı atlayamıyorsanız, en azından not almayı atlayın. ClickUp AI Notetaker, Zoom, Google Meet veya Teams görüşmelerinize otomatik olarak katılır, her şeyi gerçek zamanlı olarak yazıya döker (tıklanabilir zaman damgaları ile birlikte) ve anahtar noktaları eyleme geçirilebilir görevlere dönüştürür.
Bu notları doğrudan Çalışma Alanınıza bağlar. Takip işlemleri, kararlar ve engeller sohbet geçmişinde veya kağıt notlarda kaybolmaz.
Bu video, ClickUp AI Notetaker'ın süper güçlerini gösteriyor 👇
AI ajanlarının sizin için yapılacak ağır işleri yapmasına izin verin
ClickUp'ın AI Ajanları çalışma alanınızda bulunur ve her şeyin yolunda gitmesi için projeleri, görevleri ve bağımlılıkları sürekli olarak izler.
Günlük ve haftalık raporlar, AI tarafından oluşturulan stand-up'lar ve otomatik ilerleme özetleri gibi rutin güncellemeleri yöneterek sizi gereksiz tartışmalardan kurtarırlar. Ajanlar, gecikmeleri gerçek zamanlı olarak tespit ettiklerinde riskleri işaretleyebilir, iş yüklerini yeniden atayabilir veya takip işlemlerini tetikleyebilirler.
ClickUp'ın en iyi özellikleri
- Takvimler arasında düzenli kalın: Google ve Outlook ile otomatik olarak senkronize olan akıllı ClickUp Takviminde tüm görevlerinizi, etkinliklerinizi ve toplantılarınızı düzenleyin.
- Geri bildirimleri anında eyleme dönüştürün: ClickUp Assign Comments özelliğini kullanarak yorumlar ekleyin ve bunları görevlere dönüştürün. Görevler tamamlandığında, bu yorumları çözebilirsiniz.
- Koordinasyon karmaşasını ortadan kaldırın: ClickUp Görev Bağımlılıkları görevlerin bağımlılıklarına ve önceliklerinize göre sırasını belirlesin.
- İlerlemeyi gerçek zamanlı olarak görselleştirin: ClickUp Gösterge Panelleri ile ilerlemeyi, bağımlılıkları, iş yüklerini ve engelleri tek bir yerden takip edin.
- Üçüncü taraf araçlarla bağlantı kurun: ClickUp entegrasyonlarını kullanarak Slack, Google Çalışma Alanı, Microsoft Teams, Zoom ve diğer yüzlerce uygulama gibi araçlar arasında güncellemeleri merkezileştirin ve bağlam geçişlerini azaltın.
- Önceden oluşturulmuş şablonlar: Toplantı gündeminizi ve ilgili bilgileri ve ayrıntıları ClickUp'ın Toplantı Tutanağı Şablonu, ClickUp'ın Gündem Şablonu vb. gibi şablonlara tak ve çalıştır.
ClickUp sınırlamaları
- Kapsamlı özellikler paketi, yeni kullanıcılar için biraz zorlayıcı olabilir.
ClickUp fiyatlandırması
ClickUp puanları ve yorumları
- G2: 4,7/5 (10.500'den fazla yorum)
- Capterra: 4,6/5 (4.500'den fazla yorum)
Gerçek kullanıcılar ClickUp hakkında ne diyor?
Bir G2 kullanıcı yorumu, ClickUp'ın avantajlarını şöyle özetliyor:
ClickUp'ta en çok sevdiğim şey, özelleştirilebilir ve esnek olmasıdır. İster basit görev listeleri kullanarak ister otomasyonlar, bağımlılıklar ve gösterge panelleriyle ayrıntılı ş akışları oluşturarak, tam olarak istediğim gibi ayarlayabiliyorum. Her şeyi tek bir yerde tutuyor: projeler, belgeler, iletişim ve hatta zaman takibi. Böylece birden fazla araç arasında geçiş yapmam gerekmiyor...
ClickUp'ta en çok sevdiğim şey, özelleştirilebilir ve esnek olması. İster basit görev listeleri kullanarak ister otomasyonlar, bağımlılıklar ve gösterge panelleriyle ayrıntılı ş Akışları oluşturarak, tam olarak istediğim gibi ayarlayabiliyorum. Her şeyi tek bir yerde tutuyor: projeler, belgeler, iletişim ve hatta zaman takibi. Böylece birden fazla araç arasında geçiş yapmam gerekmiyor...
📮 ClickUp Insight: ClickUp'ın toplantı etkinliği anket verileri, tüm toplantıların neredeyse yarısının (46%) sadece 1-3 katılımcıyla gerçekleştiğini göstermektedir. Daha küçük toplantılar daha odaklı olabilir, ancak verimli iletişim yöntemleri aşırı ve gereksiz toplantıları azaltmanıza yardımcı olabilir.
ClickUp Görevlerinde Atanan Yorumlar, görevlerin içine doğrudan bağlam eklemenizi, hızlı sesli mesajlar paylaşımını gerçekleştirmenizi veya ClickUp Klipleri ile video güncellemelerini kaydetmenizi sağlar. Böylece takımlar, önemli tartışmaların devam etmesini sağlarken, zaman kaybı yaşamadan değerli zamanlarından tasarruf edebilirler!
💫 Gerçek Sonuçlar: Trinetrix gibi takımlar, ClickUp ile gereksiz konuşma ve toplantılarda %50 azalma yaşıyor.
📚 Daha fazla bilgi: Asenkron İşbirliği Nasıl Değiştirir?
2. Notion (Esnek dokümantasyon ve hafif proje izleme için en iyisi)
Notion, bireyler ve takımlar tarafından kullanılan hepsi bir arada dijital çalışma alanıdır. Not alma, proje yönetimi ve bilgi yönetimini bir araya getirir.
Takım wiki'leri aracılığıyla yapılan paylaşımdan başlayarak, çeşitli şekillerde toplantı sıklığını azaltmaya yardımcı olan bir PM aracıdır.
Tek bir bilgi kaynağı için, Company Wiki ve Team Çalışma Alanı gibi şablonlar yararlıdır. Yeni üyeler, şirketin toplantı süreçleri ve toplantı yapılmayan günler hakkında bilgi edinmek için bu belgelere başvurabilirler.
Kanban panosu, ş akışlarını gerçek zamanlı olarak görselleştirmeye yardımcı olur, böylece herkes kimin ne yaptığını ve bir sonraki adımın ne olduğunu görebilir. Yöneticiler, ilerlemeyi eşzamansız olarak inceleyebilir ve yalnızca engelleyici unsurlar için senkronizasyon planlayabilir.
Toplantıya katılmanız gerekiyorsa, Notion AI toplantı notlarını yazıya döker, eyleme geçirilebilir özetler oluşturur ve aranabilir bir toplantı geçmişi sunar. Ayrıca, toplantı notlarına bağlam ekleyebilir, özetler hazırlayabilir veya "bu karar neden alındı?" sorusuna belgelerinizden anında cevap verebilir, böylece tekrar tekrar yapılan toplantıları ortadan kaldırabilir.
Notion'un en iyi özellikleri
- Belirli projeleri, görevleri veya alt görevleri yönetmek için özel AI ajanları oluşturun
- Notion AI ile proje özetleri yazın, toplantı takipleri yapın ve gizli belgelerinize özel erişim oluşturun.
- Yerleşik ChatGPT ve Claude Sonet 4 AI asistanları ile birden fazla AI modeli arasında geçiş yapın.
- Sayfalar, alt sayfalar, görevler ve alt görevlerle "hiyerarşiler" oluşturarak karmaşık projeleri parçalara ayırın.
- Görevler, notlar ve hedefler için veritabanlarını birbirine bağlayarak bilgiler arasında otomatik olarak ilişkiler oluşturun
Notion sınırlamaları
- Otomatik durum raporlama veya yerleşik hatırlatma özelliklerine sahip araçların aksine, Notion büyük ölçüde manuel bakıma dayanır. Dolayısıyla, bir takım üyesi kararları belgelemeyi veya görevleri güncellemeyi bırakırsa, paylaşılan bağlam hızla çöker.
Notion fiyatlandırması
- Ücretsiz
- Artı: Kullanıcı başına aylık 12 $
- İş: Kullanıcı başına aylık 24 $
- Kurumsal: Özel fiyatlandırma
Notion puanları ve yorumları
- G2: 4,6/5 (8.000'den fazla yorum)
- Capterra: 4,6/5 (4.000'den fazla yorum)
Gerçek kullanıcılar Notion hakkında ne diyor?
G2 yorumcusu Notion hakkında şunları söylemiştir:
Notion'un notları, görevleri ve işbirliğini tek bir yerde bir araya getirmesini seviyorum, böylece farklı araçlar arasında geçiş yapmak zorunda kalmıyorum. AI özellikleri, toplantı notlarını özetlemek, içerik taslağı hazırlamak ve metni hızlı bir şekilde yeniden ifade etmek için çok kullanışlıdır. Zaman kazandırır ve Çalışma Alanımı daha düzenli tutmama yardımcı olur...
Notion'un notları, görevleri ve işbirliğini tek bir yerde bir araya getirmesini seviyorum, böylece farklı araçlar arasında geçiş yapmak zorunda kalmıyorum. AI özellikleri, toplantı notlarını özetlemek, içerik taslağı hazırlamak ve metni hızlı bir şekilde yeniden ifade etmek için çok kullanışlıdır. Zaman kazandırır ve Çalışma Alanımı daha düzenli tutmama yardımcı olur...
📚 Daha fazla bilgi: Notion vs. ClickUp: En İyi Belge Aracı
👀 Biliyor muydunuz? Günümüzde çoğumuz toplantı sonrası sendromuyla karşı karşıyayız.
Toplantılar genellikle yoğun odaklanma, çoklu görev ve sosyal etkileşim gerektirir. Planlama ve karar verme gibi fonksiyonlardan sorumlu olan beynin ön frontal korteksini harekete geçirirler.
Aşırı yükleme, toplantı bittikten sonra konsantrasyonun azalması ve eleştirel düşünme yeteneğinin bozulması şeklinde kendini gösteren bilişsel yorgunluğa yol açar. Sürekli toplantılar sonrasında beynin bilişsel kaynaklarını geri kazanması ve yenilemesi için dinlenme süresi gereklidir.
⭐ Bonus: En asenkron takımlar bile hızlı fikirlerini veya güncellemelerini paylaşmak zorundadır ve işte bu noktada ClickUp Brain MAX'ın Talk-to-Text özelliği öne çıkar.
Sadece bir şeyi açıklamak için hızlı bir senkronizasyon planlamak yerine, düşüncelerinizi yüksek sesle söyleyebilirsiniz ve Brain Max bunları anında görevler veya belgeler içinde yapılandırılmış, düzenlenebilir metne dönüştürür.
Ton, niyet ve anahtar bağlamı yakalar, böylece "mini toplantılarınız" eşzamansız olarak gerçekleşir. İster sesli notu eylem öğelerine özetlemek ister hızlı bir düşünceden takip belgesi hazırlamak olsun, Talk-to-Text takvime başka bir zaman dilimi eklemeden hızlı iletişim kurmanıza yardımcı olur.
3. Asana (Yapılandırılmış görev yönetimi ve takım koordinasyonu için en iyisi)
Asana, yapay zeka not alma özelliği ile geliştirilmemiştir, ancak başka yollarla toplantı yükünü azaltmaya yardımcı olur.
Bir iş yükü ve proje yönetimi yazılımı olan Asana, öncelikler, sahiplik ve sonraki adımlar gibi genellikle onay için senkronizasyon görüşmeleri gerektiren konularda ortak bir netlik sağlar.
Asana'daki her proje, görevlerin, sahiplerin ve son tarihlerin herkes tarafından görülebileceği şeffaf bir çalışma alanı haline gelir, böylece "ilerlemeyi kontrol etmek" için toplantı yapmaya gerek kalmaz. Görevlerim görünümü ve Zaman Çizelgesi, sözlü güncelleme gerektirmeden bağımlılıkları ve engelleri açıkça gösterir.
Bu iş yükü yönetim aracındaki Hedefler, Portföyler ve İş Yükü gösterge panelleri, yöneticilerin sonuçları eşzamansız olarak izlemelerine yardımcı olurken, yorumlar, ek dosyalar veya Durum Raporları, toplantılara gerek kalmadan hızlı güncellemeler yapılmasını sağlar.
Toplantılar gerçekleştiğinde daha etkili olmasını sağlamak için Asana, konuları planlamak, sorumluları atamak ve tartışmaları eyleme geçirilebilir görevlere dönüştürmek için Toplantı Gündemi ve Toplantı Sonrası Takip şablonları sunar.
Slack, Google Takvim ve Zoom gibi entegrasyonlarla güncellemeler ve görev değişiklikleri otomatik olarak senkronize edilir, böylece işyerinde en büyük iletişim sorunu olan bağlam içinde iletişim sağlanır. Asana, uyum sağlamak için resmi toplantılara güvenmek yerine, iş uyumunu görünür kılar.
Asana'nın en iyi özellikleri
- AI ekip arkadaşlarınızın veriye dayalı içgörüler sunmasına, harekete geçmesine ve işinizin tüm bağlamını göz önünde bulundurarak sonuçlar elde etmesine izin verin.
- Özel kodsuz ş akışları oluşturun ve rutin süreçleri otomasyon için tetikleyiciler ve eylemler ile kurallar belirleyin
- Şirket çapındaki hedefleri günlük işlerinizle bağlayın ve her girişimin şirket hedeflerine nasıl katkıda bulunduğunu görün.
- Uzun vadeli personel planları oluşturun ve iş yükü görünümü kullanarak kimin iş yükünün az ya da fazla olduğunu görün ve optimum kapasite planlaması yapın.
- AI stüdyosunu kullanarak istek izleme, kampanya yönetimi ve daha fazlası için özel ş akışları tasarlayın
Asana'nın sınırlamaları
- Yerel asenkron video, sesli mesajlaşma ve toplantılar için bir AI aracı bulunmamaktadır. Bağlam için Slack veya e-postaya başvurmanız gerekir, bu da parçalı iletişim ve ekstra senkronizasyon çağrılarına yol açar.
Asana fiyatlandırması
- Ücretsiz
- Başlangıç: Kullanıcı başına aylık 13,49 $
- Gelişmiş: Kullanıcı başına aylık 30,49 $
- Enterprise: Özel fiyatlandırma
- Enterprise+: Özel fiyatlandırma
Asana puanları ve yorumları
- G2: 4,4/5 (12.300'den fazla yorum)
- Capterra: 4,5/5 (13.500'den fazla yorum)
Gerçek hayattaki kullanıcılar Asana hakkında ne diyor?
G2 incelemesinde Asana hakkında şöyle deniyor:
Asana, takımların işlerini organize etmelerine, iletişimi kolaylaştırmalarına ve genel verimliliği artırmalarına yardımcı olmak için tasarlanmış güçlü bir proje ve görev yönetimi platformudur. Sezgisel tasarımı, çok yönlü proje görünümleri ve güçlü işbirliği özellikleri sayesinde birçok sektörde yaygın olarak kullanılmaktadır.
Asana, takımların işlerini organize etmelerine, iletişimi kolaylaştırmalarına ve genel verimliliği artırmalarına yardımcı olmak için tasarlanmış güçlü bir proje ve görev yönetimi platformudur. Sezgisel tasarımı, çok yönlü proje görünümleri ve güçlü işbirliği özellikleri sayesinde birçok sektörde yaygın olarak kullanılmaktadır.
📚 Daha fazla bilgi: Takvim karmaşasını ortadan kaldıran en iyi toplantı yönetimi yazılımları
Diğer önemli yazılımlar
İşte, bir şekilde toplantı yükünü azaltmanıza ve iş gününüzü daha iyi planlamanıza yardımcı olan diğer bazı PM araçları:
- Basecamp : Günlük stand-up toplantılarının yerine, herkesi eşzamansız olarak güncel tutan yazılı check-in'ler ve uzun mesaj panoları kullanır. Otomatik Check-in özelliği, ekip arkadaşlarını ilerleme durumlarını veya engelleri paylaşmaya yönlendirir. Merkezi mesaj konuları ve proje merkezleri, "durum nedir?" toplantılarının sayısını azaltır.
- Slack : Kanallar, konuşmaları konu veya projeye göre düzenleyerek tekrarlayan senkronizasyon ihtiyacını azaltır. Slack Canvas, anahtar belgeleri ve kararları tek bir yerde saklarken, yapay zeka destekli özetler en önemli noktaları vurgular. Huddles özelliği, tam bir toplantı planlamaya değmeyecek durumlarda hızlı, yalnızca sesli kontrol imkanı sunar.
- Microsoft Teams : Copilot ile Teams, toplantı notlarını otomatik olarak özetler, sonraki adımları vurgular ve takip işlemlerini taslak olarak hazırlar. Entegre zamanlama araçları takvim yükünü önlerken, paylaşılan kanallar ve dosyalar iletişimi eşzamansız tutar.
- Google Workspace : Dokümanlar, E-Tablolar ve Sohbet'i tek bir asenkron ş Akışında birleştirir. Google'ın yerleşik yapay zekası Gemini, özetler hazırlar, gündemler oluşturur ve eylem öğelerini işaretler. Paylaşılan takvimler ve yorumlama özellikleri, canlı senkronizasyon olmadan güncellemeleri kolayca gözden geçirmeyi sağlar.
- Zoom : AI Companion toplantıları kaydeder, transkripsiyonunu yapar ve özetler, böylece gereksiz toplantıları atlayabilirsiniz. Smart Chapters ve Highlights özellikleri, kayıtları aranabilir bilgiler haline getirerek takip toplantılarını gereksiz kılar.
- Team O’Clock : Çevik takımlar için tasarlanmış bu yazılım, günlük stand-up toplantılarını, sprint retrospektiflerini ve takım check-in'lerini otomasyonla gerçekleştirir. Async Stand-up ve Meeting Timer özellikleri, oturumları kısa, yapılandırılmış ve genellikle isteğe bağlı hale getirir.
- Troop Messenger : Sohbet, dosya paylaşımı ve görev yönetimini tek bir Çalışma Alanı’nda birleştirir. AI destekli Akıllı Yanıtlar ve Mesaj Özetleri, ekip arkadaşlarının eşzamansız olarak uyumlu çalışmasına yardımcı olur. Entegre video ve görev etiketleme özelliği sayesinde, tartışmalar sonsuz senkronizasyonlara gerek kalmadan sonuçlara dönüştürülür.
💡 Örnek: Shopify, üç veya daha fazla katılımcının yer aldığı tüm tekrarlanan toplantıları iptal ederek ve "Toplantısız Çarşambalar" uygulamasını başlatarak takvimdeki tıkanıklığı sona erdirmeye karar verdi. Bu sayede, toplam 36 yıllık toplantı süresine denk gelen yaklaşık 12.000 toplantı ortadan kaldırıldı.
Takımınızın verimliliğini artırmak için toplantısız günleri savunmak istiyorsanız, başlamak için en basit adımlar şunlardır:
- Küçük adımlarla başlayın: İki haftada bir gün ile başlayın. Takım verimlilik artışını gördükten sonra, bunu haftalık hale getirin.
- Net beklentiler belirleyin: "Toplantı yok" ifadesinin iç senkronizasyon yok anlamına geldiğini belirtin; acil dış aramalar yine de yapılabilir.
- Asenkron güncellemeleri kullanın: Bu kontrol işlemlerini ClickUp Clips, Notion güncellemeleri veya Asana durum raporları ile değiştirin.
- Performans odaklı değil, kültürel hale getirin: Liderlik, davranışları örneklemeli ve "hızlı sohbetler" yapma dürtüsüne direnmelidir.
- Etkiyi ölçün: Sonuçları veya yoğun çalışma saatlerini öncesinde ve sonrasında izleyin. Sonuçları göstermek, politikanın sürdürülmesine yardımcı olur.
📚 Daha fazla bilgi: Filigran içermeyen ücretsiz ekran kaydedici
Toplantı Yükünü Azaltmak Neden Önemlidir?
Toplantı yükünün etkisini kanıtlayan yeterince ve daha fazla araştırma var 👇
- Toplantı sonrası yorgunluk: Çalışanların %90'ından fazlası, verimsiz toplantılara katıldıktan sonra odaklanma, motivasyon veya verimliliklerinde azalma yaşadıklarını bildiriyor. Günlük toplantıların çoğu, e-postalar, mesajlar veya telefon görüşmeleriyle kolayca halledilebilir.
- Zoom yorgunluğu: Uzun süreli video konferanslar, yorgunluk ve stres ile karakterize edilen tükenmişliğe yol açabilir. Bu tür video toplantılar, uzun dönemler boyunca devam ederse, ekranlara aşırı maruz kalma nedeniyle görme yeteneğine de zarar verebilir.
- Zihinsel ve fiziksel sağlık etkileri: Aşırı toplantılar, çalışanlar arasında kaygı ve stresin artmasına ve moralin düşmesine neden olur. Ayrıca hareket kabiliyetini azaltarak katılımcıların fiziksel sağlığını da etkiler.
- Sıkılma sendromu: Çoğu çalışan, aşırı toplantılar nedeniyle anlamlı işleri tamamlayamıyor. Bu durum genellikle, profesyonel alanda yetersiz uyarılma ve memnuniyetsizlik ile karakterize edilen psikolojik bir durum olan sıkılma sendromuna yol açıyor.
- Çalışan memnuniyetsizliği: Toplantı yükü, çalışanların işten kopmasına ve iş memnuniyetinin azalmasına neden olabilir. Bu durum, çalışanların işten ayrılmasına veya performanslarının düşmesine yol açabilir ve kuruluşunuzda organizasyonel zorluklar yaratabilir.
⚒️ Hızlı Çözüm: Toplantılar kaçınılmazsa, yapay zekanın size yardımcı olmasına izin verin. Yapay zekayı toplantı notları için kullanma yöntemi:
- Entegre AI not alma araçlarını kullanın: Çalışma alanınıza entegre edilmiş araçları (ClickUp Brain gibi) seçin, böylece toplantı notları ve eylem öğeleri görevlerle anında senkronize edilir.
- Seçici kayıt: AI'yı tekrarlayan veya strateji toplantılarına dahil edin, böylece Çalışma Alanınızı karmaşıklaştırmadan aranabilir arşivler oluşturabilirsiniz.
- Özetlerinizi etiketleyin ve bağlantı verin: AI tarafından oluşturulan notları proje panolarına, belgelere veya gösterge panellerine bağlayarak tüm toplantı içeriğini tek bir yerde toplayın.
- Gözden geçirin, yeniden yazmayın: Zor işleri yapay zekaya bırakın; sizin işiniz gözden geçirmek, onaylamak ve görevleri dağıtmaktır.
Bu video, AI ile toplantı notlarını otomasyonla otomatikleştirmeyi gösterir:
Araçların Ötesinde Toplantı Yorgunluğunu Azaltmak İçin İpuçları
Kimse toplantıları sevdiğini söylemedi. Ancak toplantı yapmanız gerekiyorsa, toplantı uygulamaları için aşağıdaki kurallara uyun:
- Net bir gündem oluşturun: Toplantı planlamadan önce, toplantının hangi konuları kapsayacağını bilmelisiniz. Çünkü gündem yoksa, toplantının yapılmasına gerek yoktur.
- Toplantı öncesi çalışma notlarını önceden paylaşın: Toplantılar, birbirinizin işlerini okumakla geçmemelidir. Toplantı süresini en verimli şekilde kullanmak için notları, analizleri veya ilgili işleri önceden paylaşın.
- Toplantıları 30 dakikayla sınırlayın: Araştırmalar, sanal stand-up toplantılarında 30-40 dakika sonra bilişsel yorgunluğun başladığını göstermektedir. Oturumları daha kısa tutmak ve toplantının gündemi için önemli olan kişilerle sınırlamak, katılımı sürdürür.
Don't Let Toplantılar Rule! kitabının yazarı Lisa Haneberg'in sözleriyle
Anlamsız veya verimsiz toplantıları reddedin. Yalnızca önemli bir iş sorunu tartışmak istediğinizde ve görüş, onay veya anlaşma istediğinizde veya ihtiyaç duyduğunuzda toplantı ayarlayın. O zaman bile, herkesi ve onların kardeşlerini davet etme dürtüsüne direnin — insanların zamanını gereksiz yere boşa harcamayın.
Anlamsız veya verimsiz toplantıları reddedin. Yalnızca önemli bir iş sorunu tartışmak istediğinizde ve görüş, onay veya anlaşma istediğinizde veya ihtiyaç duyduğunuzda toplantı ayarlayın. O zaman bile, herkesi ve onların kardeşlerini davet etme dürtüsüne direnin — insanların zamanını gereksiz yere boşa harcamayın.
👀 Biliyor muydunuz? Akademisyenler, toplantı yükünün " zihin dolaşımı " (spontane yaratıcı düşünme) süresini azalttığını vurgulamaktadır. Amazon'un İcra Kurulu Başkanı Jeff Bezos, "Sıkı bir programa bağlı kalmıyorum. Toplantılarım yaratıcılık ve yeniliği tetiklemek için 'dağınık' geçiyor. Zihin dolaşımı, verimliliğimin gizli silahıdır." diyor.
📚 Daha fazla bilgi: Moral ve Verimliliği Artırmak için İş-Yaşam Dengesi Örnekleri
Proje yönetimi yazılımınız olarak ClickUp ile toplantı yükünü azaltın
Toplantı yorgunluğu gerçektir, ancak araçlar yardımcı olabilir. Bazı proje yönetimi yazılımları, takım işbirliğini ve iletişimi geliştirerek toplantı ihtiyacını azaltır.
Notion, Asana ve diğer araçların toplantı yükünü azaltmaya nasıl yardımcı olabileceğini gördük. Ancak birini seçmek istiyorsanız, ClickUp'ı öneririz.
ClickUp'ın birleşik AI çalışma alanı, takım işbirliği için tasarlanmıştır. Sohbet, Belgeler ve Klipler gibi özellikler asenkron iletişimi etkili hale getirirken, ClickUp Brain ve AI Ajanları senkronizasyon aramalarını yapılandırılmış, AI destekli güncellemeler, kararlar ve takiplerle değiştirir.
Toplantı yükünü azaltmak için ilk adımı atın: bugün ücretsiz bir ClickUp hesapı açın.