{ "@context": "http://schema. org", "@type": "FAQPage", "mainEntity": [ { "@type": "Question", "name": "Bağlam Değişimi nedir?", "acceptedAnswer": { "@type": "Answer", "text": "Bağlam değişimi, çalışma günü boyunca birbiriyle ilgisi olmayan farklı görevler arasında dikkatin art arda geçişidir. " } } ] }
Çoklu görevlerin olduğu bir çağda, iş verimliliğini artıran tüm verimlilik hileleri çok önemlidir. Bunun birçok nedeni vardır!
Gün boyunca farklı görevleri tamamlamak için platformlar arasında geçiş yapıyor musunuz? Buna bağlam değiştirme denir.
İşletmeler ölçeklenmelidir ve çalışanların zihinsel sağlığı en önemli önceliktir. İş gününün sonunda verimli ve zihinsel olarak yorgun hissedip, öncelikli görevlerin hiçbirini tamamlamamış olarak günün sonuna gelmek kabul edilemez. Ve bu, bağlam değiştirmenin kontrolden çıkmasının sonuçlarından biridir.
Bağlam değiştirme, kuruluşlar için maliyetli bir sorundur. Modern işyerlerinin ayrılmaz bir parçasıdır ve verimliliği düşürür. Ancak, bağlam değiştirmenin çalışanların refahı ve iş sonuçlarının kalitesi üzerindeki olumsuz etkisini azaltabilirsiniz.
Görev değiştirmenin ne anlama geldiğini, maliyetini ve bu konuda neler yapabileceğinizi öğrenmek için bizi takip etmeye devam edin.
Bağlam Değişimi Nedir?
Bağlam değiştirme, çalışma günü boyunca birbiriyle ilgisi olmayan farklı görevler arasında dikkatin art arda geçişidir.
Örneğin, bir sunum için slaytlar hazırlarken, aynı zamanda e-postalarınızı da kontrol edersiniz. Ardından, anlık mesajlara cevap vermek için bunu kesintiye uğratmadan önce haftalık satış raporunu analiz etmeye geçersiniz. Ve bu örnekler çoğaltılabilir!
MIT bilim adamları, görev değiştirmenin günlük hayatımızın temel bloklarından biri olduğunu söylüyor. İnsanların görev değiştirme yeteneği muazzamdır ve beyinlerimiz bilişsel esnekliğe sahiptir.
Bu, farklı kurallar ve eylem planlarının geçerli olduğu bağlamlar arasında geçiş yapabileceğimiz anlamına gelir. Bunun nedeni, bir bağlamda bulunurken diğer bağlamla ilgili bilgileri zihnimizde doğal olarak tutmamızdır.
Ne yazık ki, bilişsel esneklik bir bedeli vardır: "geçiş maliyeti". Ayrıca, bağlam değiştirme kurumsal işlerin kaçınılmaz bir parçasıdır.
Bağlam Değiştirmenin Maliyeti Nedir?
Bağlam değiştirmenin gerçek maliyeti, belirli işletim sistemi, donanım mimarisi ve değiştirilen işlemlerin sayısı gibi faktörlere bağlı olarak değişebilir. Farklı araştırma ve deneyler, bağlam değiştirme maliyetleri için birkaç saniyeden on mikrosaniyeye kadar değişen tahminler sunmuştur.
- Stephen Monsell'in yaptığı bir literatür incelemesine göre, görevler arasında sık sık geçiş yapmak performansı olumsuz etkiler ve her geçişten hemen sonra hataları artırır.
- Amerikan Psikoloji Derneği (APA), bağlam değiştirmenin maliyeti hakkında birçok araştırma sonucunu özetledi. İnsan beyninin (çalışma belleği) yoğun görev değiştirme için tasarlanmadığını açıkladılar. Bu nedenle, özellikle karmaşık görevler arasında geçiş yapıldığında verimlilik düşer.
- David Meyer, sürekli görev değiştiren çalışanların her seferinde sadece on dakika kadar odaklarını kaybettiğini açıkladı. Ancak bunun sonucu olarak, verimlilikleri %20-40 oranında düşüyor.
- Qatalog ve Cornell Üniversitesi Ellis Idea Lab'ın araştırmalarına göre çalışanlar: Her gün 36 dakika araç ve uygulama değiştirmeye harcıyor Ortalama olarak odaklanmak için dokuz buçuk dakika harcıyor %43 daha yorgun hissediyor %45 daha az verimli
- Her gün 36 dakikayı araç ve uygulama arasında geçiş yaparak harcayın
- Ortalama olarak, odaklanmak için dokuz buçuk dakika harcayın
- %43 daha fazla yorgun hissedin
- Verimlilikte %45 azalma
- Her gün 36 dakikayı araç ve uygulama arasında geçiş yaparak harcayın
- Ortalama olarak, odaklanmak için dokuz buçuk dakika harcayın
- %43 daha fazla yorgun hissedin
- Verimlilikte %45 azalma
Elbette, basit görevler arasında geçiş yaparken çok fazla ödün vermiyor gibi görünebilirsiniz. Ancak bunu tüm gün boyunca yapmak bambaşka bir durumdur. Daha fazla odaklanma süresi ve derinlemesine çalışma elde etmek için takımlar, tek bir görevin başka bir yük gibi hissedilmemesi için bağlam değiştirmeyle mücadele etmenin yollarını her zaman arar.
İlginç bir şekilde, yazılım geliştiricileri bağlam değiştirdiklerinde verimsiz hissetmezler. André N. Meyer tarafından yapılan bir araştırma, bu profesyonellerin görevlerini saatte ortalama 13 kez değiştirdiğini ortaya koydu. Ancak, geliştiriciler kendilerini yalnızca birkaç özel durumda daha az verimli olarak algılarlar. Örneğin, bir takım arkadaşıyla yarım saat boyunca alakasız bir konuyu tartışmak bu durumlardan biridir.
Öte yandan, bir derlemenin tamamlanmasını beklerken anlık mesaj yazmak, geliştiricilerin verimliliklerini düşürmez. Bu özel senaryoda, yeni bir görev başlarken mevcut göreve daha az odaklanırlar.
Son olarak Sophie Leroy, çalışanların bir görevi tamamladıktan sonra başka bir göreve geçtikten sonra iyi performans gösterebilmek için önceki görevi düşünmeyi bırakmaları gerektiğini açıkladı. Araştırmacı ayrıca, ilk görev tamamlanmamışsa ve onu veya bir sonraki görevi tamamlamak için zaman baskısı yoksa bu senaryonun olası olmadığını da belirtti.
Bağlam Değiştirme ve Çoklu Görev
Bağlam değiştirme ve çoklu görev, birden fazla görevi yönetmek için kullanılan iki farklı yaklaşımdır. Bağlam değiştirme, görevler arasında hızlı bir şekilde geçiş yapmayı içerir, genellikle iş akışını kesintiye uğratır ve yeniden odaklanmak için zihinsel çaba gerektirir. Verimlilikte düşüşe ve hataların artmasına neden olabilir.
Çoklu görev ise, birden fazla görevi aynı anda yerine getirmek anlamına gelir. Bu, görevlere öncelik vererek ve her birine zaman ayırarak yapılabilir. Çoklu görev, paralel ilerleme sağlarken, dikkatin dağılmasına ve verimliliğin azalmasına da yol açabilir. Bağlam değiştirme ve çoklu görev arasında seçim, görevlerin niteliğine ve verimlilik ve odaklanma konusunda bireysel tercihlere bağlıdır.
Bağlam Değiştirme Türleri ve Bunlarla Nasıl Başa Çıkılır?
Artık bağlam değiştirmenin ne olduğunu bildiğinize göre, gerçek hayatta nasıl olduğunu görelim.
Sık sık kesintiler
Sizin veya başka biri tarafından başlatılan bağlam değiştirme arasında büyük bir fark vardır. İkinci durumda, iş akışını kontrol edemezsiniz, bir süreç yönetimi yaklaşımı oluşturmuş olmanız da çok daha zordur. Birisi birden fazla proje üzerinde çalışıyorsa, yeni bir görev ciddi bir zorluk oluşturabilir. Bu, iş akışını ciddi şekilde bozabilir.
BT desteğini örnek olarak alalım. Her yöneticinin, yeni çalışanların uygulamaya erişebilmesi için BT ekibine bir destek bileti açması gerektiğini belirlediğinizde ne olur? Doğru! Daha az yönetici, bu tür taleplerle BT ekibinin işini bölmeyecektir.
Bağlam değiştirme çözümü: Kurallar ve Prosedürler Oluşturun
Ardından, uygulama erişim izni biletleri için BT takımının zaman dilimini içeren bir kural tanımlayın. Bu kuralda, örneğin yöneticilerin bu talepleri çalışanın işe giriş tarihinden 30 gün önce oluşturması gerektiğini belirtin. Son olarak, farklı uygulamalara erişim izni vermek için yapılacak adımları içeren bir liste oluşturun. Ve farklı roller için bu prosedürün varyasyonlarını belirtin.
ClickUp'ın iş akışı şablonlarını inceleyin ve bitmeyen kesintileri ortadan kaldırın, takımınızı bağlam değiştirmeden koruyun!
Gereksiz taahhütler
Hepimiz bu durumu yaşamışızdır: Gereksiz video görüşmelerle dolu bir takvimde yolumuzu bulmaya çalışmak. Çalışma hafızamızın kapasitesi sınırlıdır ve gereksiz bağlam geçişleri bizi raydan çıkarabilir.
Önce şunu düşünün: Toplantı, rolünüz için zorunlu mu? Eğer öyleyse, atlayın gitsin. Aksi takdirde, o toplantıda birinden yüz yüze bilgi almanız gerekiyor mu? Eğer öyleyse, o bilgiyi o anda almazsanız işinize devam edebilir misiniz?
Cevap "hayır" ise, insanların girdilerinize canlı olarak tepki vermelerini mi istiyorsunuz? İtirazlarını aşmanız mı gerekiyor? Yoksa çok fazla tartışma olacağını mı öngörüyorsunuz?
Bağlam değiştirme çözümü: Randevu Saatlerini Belirleyin
Öyleyse, tavsiyemiz randevu aralıklarını belirlemenizdir. Ancak bir sonraki toplantı isteğini kabul etmeden önce seçici olmalısınız. Ve kesinlikle birden fazla toplantıya katılmanız gerekiyorsa, önceliklerine dikkat edin ve her birini uygun gün ve saate planlayın.
Kısacası, bağlam değiştirmenin maliyetini gereksiz yere artıracak toplantıları yeniden planlayın veya reddedin. Ayrıca, tek başınıza veya düzenli olarak yapmanız gereken görevler için zaman ayırın ve bu zamanlar için planlanan toplantıları reddedin. Bu planlama disiplin, işlerinizi takvim görünümünde düzenlemenize yardımcı olacaktır.
Çeşitli teknolojiler
Mobil cihazlarda e-postalarınızı, anlık mesajlarınızı ve push bildirimlerinizi sürekli kontrol ediyorsanız, çok fazla bağlam değiştiriyorsunuz demektir. Adobe'nin bir raporuna göre, çalışanlar günde yaklaşık 14 kez e-posta, işbirliği araçları, anlık mesajlaşma araçları ve sosyal medya bildirimleri tarafından kesintiye uğruyor.
Bağlam değiştirme çözümü: Belirli araçlara zaman ayırın
Şu anda, e-postaların, mesajların ve bildirimlerin sürekli akışını tamamen ortadan kaldıramayabilirsiniz. Ancak bunların işinizi etkileme şeklini kesinlikle kontrol edebilirsiniz.
Gelen talepleri kontrol etmek ve yanıtlamak için zaman ayırın ve bu zamanların dışında bu işleri yapmaktan kaçının. Belirli araçlar, uygulamalar veya akıllı telefonunuz gibi mobil cihazlar için farklı zaman dilimleri ayırın. Ve bu zaman dilimlerini, zamanında iletişimden ödün vermeden bağlam değiştirme maliyetlerini azaltacak şekilde yapılandırın.
Toplu hale getirilmemiş görevler
Sık sık ilgili görevleri diğer görevlerle karıştırıyorsanız, bunları gruplandırmaya başlamalısınız. Bu, gereksiz bağlam geçişlerini önlemek için harika bir yoldur.
Bağlam değiştirme çözümü: İlgili görevleri toplu olarak işleme
Görev gruplama, bağlam değiştirme maliyetini en aza indirmek için ilgili görevleri gruplamaktan oluşur. Sonuçta, bağlam değiştirme, birbiriyle ilgisi olmayan görevler arasında geçiş yapmak ve size yardımcı olacak proje yönetimi araçlarına sahip olmakla ilgilidir.
Örneğin, müşteri yorumlarını ve müşteri hizmetleri raporlarını analiz etmek ürün geliştirme görevleridir. Ürün yol haritanızı belirlemek için beyin fırtınası yapıyorsanız, bu önemli görevleri gruplandırmak mantıklı olacaktır.
Basitçe ifade etmek gerekirse, görev gruplama, birbiriyle ilişkili görevleri arka arkaya yapmaktır. Destek çözümleri olarak ise Pomodoro uygulamaları, çalışanların bir görev veya birçok benzer görev üzerinde odaklanmalarını ve bu odaklanmayı sürdürmelerini sağlamada oldukça etkilidir.
Zaman bloklama, iş programınızdaki zamanı bloklayarak benzer görevleri gruplandırmak ve işte daha verimli zaman geçirmek için işe yarayan bir başka etkili stratejidir.
ClickUp , görevleri gruplandırarak bağlam değiştirmenin maliyetinden kurtulmanıza yardımcı olacak zaman bloklama şablonlarına sahiptir!
Arka arkaya gelen görevler
Farklı görevler arasında nefes alacak zamanınız olmadığını mı hissediyorsunuz? O zaman, bunları gün boyunca paylaştırmalısınız.
Bağlam değiştirme çözümü: Ara verin
Kulağa mantıksız gelse de, farklı görevler arasında (toplantılar dahil) kısa aralar vermek odaklanmayı ve verimliliği artırır. Bunu unutmamak için mükemmel bir yol, takviminizi ön tanımlı etkinlik süresinden ara sürelerini hariç tutacak şekilde yapılandırmaktır.
bağlam Değiştirmeyi Önlemek İçin 10 Yöntem Daha
- Bağlam değişikliklerinizi belirleyin: Görevler arasında geçiş yaptığınızı fark edin ve buna göre önceliklerinizi belirleyin.
- Önceliklerinizi belirleyin: En önemli görevleri belirleyin ve önce onlara odaklanın.
- Görevleriniz için zamanı bloklayın: Odaklanmanızı sürdürmek için belirli görevler için özel zaman blokları ayırın.
- Dikkatinizi dağıtacak unsurların olmadığı bir ortam yaratın: Çalışma alanınızdaki gürültüyü, dağınıklığı ve kesintileri en aza indirin.
- E-postalarınızı proaktif olarak yönetin: Sürekli kesintileri önlemek için e-postalarınızı yalnızca belirli zamanlarda kontrol edin.
- Zaman yönetimi tekniklerini kullanın: Pomodoro Tekniği gibi yöntemleri deneyerek bir seferde tek bir göreve odaklanın.
- İş arkadaşlarınızın sizi rahatsız etmesini en aza indirin: Sınırlarınızı belirleyin ve kesintisiz çalışma zamanına ihtiyacınızı iletin.
- Tekrarlanan toplantıları birleştirin: Derinlemesine çalışmayı en aza indirmek için toplantıları bir araya getirin.
- Acil olmayan mesajlar için bir program belirleyin: Bildirimlere ve mesajlara yanıt vermek için belirli zamanlar ayarlayın.
- Dikkat dağıtıcı unsurları denetleyin ve tetikleyici tabanlı sistemler kullanın: Dikkat dağıtıcı unsurları belirleyin ve ortadan kaldırın, süreç videoları kaydedin ve bağlam değiştirmeyi en aza indirecek sistemler uygulayın.
Bağlam Değiştirme Örneği
Pharmacy Mentor'un hikayesini ve ClickUp ile bağlam değiştirmeyi nasıl azalttığımızı anlatayım. Pharmacy Mentor çalışanları, e-postalarla boğulmuş ve tutarsız proje yönetimi uygulamalarını takip etmekle meşguldü. Sonuç olarak, müşteri işlemlerini yönetmek bir mücadele haline gelmişti.
Bu yeterince zor değilmiş gibi, kullandıkları uygulamaların zırhı sürekli bağlam değiştirmeye neden oluyordu. Kaçınılmaz olarak, her bağlam değiştirmenin maliyeti yüksekti ve verimlilik bundan etkileniyordu.
Pharmacy Mentor'un proje yönetimi araçlarını birleştirmek, şirket genelinde işbirliği düzeyini artırdı. Less Annoying CRM, Trello, Google Dokümanlar ve bir beyaz tahta aracını ayrı ayrı kullanmak yerine, ClickUp'ı benimsediler. Artık, sonsuz toplantılar, e-postalar ve anlık mesajlar yerine biletler içinde işbirliği yapıyorlar ve bağlam değiştirmeyi aktif olarak önlüyorlar.
Böylece ClickUp, Pharmacy Mentor'un müşteri hesapları için işbirliği, iletişim ve proje yönetimi için tek platformu haline geldi. Bu sayede, farklı uygulamalara ihtiyaç duymadan müşterileri daha verimli bir şekilde yönetebildiler ve daha iyi bir müşteri deneyimi sunabildiler.
ClickUp entegrasyonları ile Pharmacy Mentor verimliliğini iki katına çıkardı. Ayrıca ClickUp otomasyonları ve hatırlatıcıları sayesinde yinelenen işleri azalttı.
En iyi ClickUp entegrasyonları hakkında merak ediyorsanız blogumuza göz atın!
ClickUp ile Birden Fazla Görevi Yönetin ve Bağlam Değiştirmeyi Azaltın
Bağlam değiştirmenin bedelini ödemeye devam etmek istemiyorsanız, araç konsolidasyonunu araştırmalısınız. ClickUp, bu amaç için kapsamlı bir yerel entegrasyon listesi sunar. Birden fazla görevi yönetmek zor olabilir, ancak böyle olmak zorunda değildir.
ClickUp'ın güçlü proje yönetimi ve görev yönetimi özelliklerinin yardımıyla bağlam değiştirmeyi azaltın. ClickUp'ın gereksiz bağlam değiştirmeyi nasıl daha da azaltabileceğini ve takımınıza nasıl zaman kazandırabileceğini görmek ister misiniz?
ClickUp ile isteğe bağlı demoyu planlayın!