İş Süreçleri Yönetimi nedir? Stratejiler, Şablonlar ve Örnekler

{ "@context": "http://schema. org", "@type": "FAQPage", "mainEntity": [ { "@type": "Question", "name": "Süreç Yönetimi nedir?", "acceptedAnswer": { "@type": "Answer", "text": "Süreç yönetimi, bir kuruluş içindeki mevcut süreçleri analiz eder, yeni süreçleri tanımlar ve açıklar, mevcut ve yeni süreçlerin açıklanan şekilde tamamlandığından emin olmak için bunların yürütülmesini kontrol eder. " } } ] }

Şöyle bir şey var: ClickUp'ta bizler süreç insanlarıyız. Siz de öyle olmalısınız! Neden mi?

İyi tanımlanmış iş süreçleri, kuruluşların nasıl çalıştıklarını belirlemelerine yardımcı olur. Ayrıca liderlerin şirketleri daha verimli bir şekilde yönetmelerini sağlar.

Ancak iş süreçlerinin en büyük güzelliği, işleri geliştirme yeteneklerinde yatmaktadır. Sonuçta, hangi başarılı işin verimsiz bir fonksiyonu olabilir ki? Doğru! Hiçbiri.

Ardından, yapmanız gereken tek şey süreç yönetiminin, daha spesifik olarak iş süreç yönetiminin (BPM) inceliklerini öğrenmek. İşte bu nedenle bu makaleyi sizin için hazırladık.

İş süreci yönetiminin ne olduğunu, neden önemli olduğunu ve neleri içerdiğini öğreneceksiniz. Sizin için derlediğimiz şablonları ve örnekleri ve iş süreçlerinizi doğru araçlarla optimize etmek için önerilerimizi çok beğeneceksiniz.

İş süreçlerinizi mümkün olan en kısa sürede hızlandırabilmeniz için hemen başlayalım!

Süreç Yönetimi Nedir?

Süreç yönetimi, bir kuruluş içindeki mevcut süreçleri analiz eder, yeni süreçleri tanımlar ve açıklar, hem mevcut hem de yeni süreçlerin tanımlandığı şekilde tamamlandığından emin olmak için bunların yürütülmesini kontrol eder.

Ve tüm bunları yapmanın nihai hedefi, iş süreçlerini iyileştirmek veya optimize etmektir. Peki, iş süreci tam olarak nedir?

İş süreci, bir veya daha fazla rol tarafından çıktı üretmek ve böylece bir hedefe ulaşmak için gerçekleştirilen bir dizi görev (veya adım)dır. Örneğin, hedef bir dönüm noktasına ulaşmaksa, iş süreci bir dönüm noktasından diğerine nasıl geçileceğinin tanımıdır.

Süreç Yönetimi Örnekleri

İş süreci yönetiminin, birden fazla kişiyi içerebileceğinden takım çalışmasının bir ifadesi olduğu sonucuna kolayca varabilirsiniz. İş sürecini hayata geçiren, takım veya organizasyon olarak birlikte yaptıkları iştir.

Süreç Yönetimi Örneği #1: Çevrimiçi Donut Siparişini Yerine Getirmek

Süreç Yönetimi Örneği #2: Yeni Bir Çalışanın İşe Alınması

Süreç Yönetimi Örneği #3: Ürün Geliştirme

Süreçte eksik olan veya farklı olabilecek noktalar hakkında merak ediyorsanız, sizi tebrik ederiz! Çünkü iş süreci yönetiminin ruhunu kavramaya başladınız.

Bonus: Süreç Haritalama Araçları

İş süreci yönetimi neden önemlidir?

İş verimliliğini ciddiye alıyorsanız, ki bizim inancımız öyle, iş süreçleri yönetimine ilgi duyuyor olmalısınız. İş hedeflerinize sorunsuz, daha hızlı ve daha az kaynakla ulaşmanın yolu budur.

Uygun iş süreci yönetimi olmadan, bir projede hangi görevlerin kimin sorumluluğunda olduğu herkes tarafından bilinmez. Ek takımlar eklendiğinde bu durum daha da zorlaşır.

Birden fazla grup söz konusu olduğunda, takımların sürecin tüm aşamalarında görünürlük sağlaması kesinlikle gereklidir. Süreç yönetimi, bir kuruluşun tüm hareketli parçalarını birbirine bağlayarak proje paydaşlarına ve nihayetinde işe değer katar.

süreç Yönetiminin 5 Aşaması

Gereksiz zaman veya kaynak israfına neden olan süreç yönetimi süreçleri verimsizdir. Bu süreçleri ya verimli hale getirmeli ya da ortadan kaldırmalısınız.

Ancak bir sorun var: Verimsiz süreçleri belirlemek ve iyileştirmek zordur. Çünkü bir süreç bir organizasyona yerleşmişse, onu değiştirmek en azından direnç tetikleyicidir. Ne yazık ki, şirketinizdeki süreçleri yine de sürekli iyileştirmeniz gerekir.

Bunu yapmak için iş süreci yönetimi yaşam döngüsünü takip edin:

Aşama 1: Plan

Bu aşamada, şirketin iş stratejisini analiz ederek başlamalısınız. Bu, kuruluşunuzun gelecekte hedeflerine ulaşmak için izlemek istediği yöndür. Ve bu bilgi, tüm iş süreci yönetimi yaşam döngüsüne rehberlik edecektir; bu, iş süreci yönetiminin temel taşıdır.

Bir süreç yönetimi planı oluşturmak için önce şunları yapmanız gerekir:

Ardından, bu adımların size sağladığı içgörülere bağlı olarak, bir sonraki adımda yapabileceğiniz birkaç seçenek vardır. Şunları yapabilirsiniz:

YIKAYIN VE TEKRARLAYIN Profesyonel ipucu: Yeni süreçler ortaya çıkabileceğinden, süreç planlama aşamasını yılda en az bir kez tekrarladığınızdan emin olun. Bu şekilde, iş süreçlerinizde her zaman güncel kalırsınız.

Aşama 2: Model

Bu aşamada, farklı roller, sistemler (her zaman teknolojik olmak zorunda değildir), bilgiler ve nesnelerin (işinize bağlı olarak) eylemlerini koordine ettiklerini göz önünde bulundurarak iş süreçlerini tasarlamalı ve temsil etmelisiniz.

Ve tasarım derken, her bir süreci kavramsallaştırmayı ve bunun için kelimenin tam anlamıyla bir ş Akışı (veya bir dizi ş Akışı) çizmeyi kastediyoruz. Görsel olarak, bunlar ClickUp gibi gelişmiş proje yönetimi araçlarına entegre edilebilen diyagramlar veya akış şemalarıdır!

İş akışı yönetimi hakkında okuduğunuz veya duyduğunuzda, bunun nedeni iş süreçlerinin iş akışlarıyla (bazen birçok iş akışıyla) temsil edilmesidir. Ancak iş süreci yönetimi, iş akışı yönetiminin odak noktası olan iş akışlarını oluşturmak ve optimize etmekten daha fazlasıdır.

Ayrıca, süreç yönetimi uzmanlarının genellikle İş Süreci Modeli ve Notasyonu (BPMN) ile ş Akışı diyagramları oluşturduğunu unutmayın.

En iyi seçimimiz olan iş akışı örneklerine göz atın!

Aşama 3: Uygulama

Önceden tasarladığınız iş süreçlerini uygulamak için bir BPM aracı kullanmanız gerekir. İşte, seçtiğiniz araçla süreçleri yürütürken izlemenizi önerdiğimiz iki altın adım:

Süreç yürütmeye yönelik bu ihtiyatlı yaklaşım, olası tasarım hatalarının etkisini en aza indirecektir.

Aşama 4: İzleme

İş süreçleriniz çalışıyor mu? Tamam. O zaman bunların tam olarak nasıl çalıştığını görmek için analiz etmelisiniz.

Süreç izleme, darboğazları, tekrarlayan görevleri ve düzeltmeniz gereken diğer sorunları belirlemenize yardımcı olur. Daha derin bir düzeyde, mevcut bir süreci izlemek, her bir parçasını kapsamlı bir şekilde incelemek anlamına gelir. İş süreçlerini otomatikleştirmek, bu tekrarlayan görevlerin manuel olarak yapılmasını ortadan kaldırır.

Hedef, hangi kısımların iyi işlediğini ve hangilerinin iyileştirilmesi gerektiğini (ayrıca ne tür iyileştirmeler gerektiğini) belirlemektir. Müşteri veya müşteri kazanım sürecini analiz etmek, bu sürecin yürütülmesinin müşteri bağlılığı düzeylerini nasıl etkileyebileceğini belirlemenin etkili bir yoludur.

Ayrıca, işe alım sürecine dahil olan bilgi sistemlerinden etkinlik günlüğü verilerini inceleyerek süreçte bir sorun olduğunu gösteren işaretler elde edebilirsiniz. Bu, süreç performansını anlamaya yönelik veri odaklı bir yaklaşımdır.

Ayrıca, süreç analizi verilerinden yeni süreçleri otomatik olarak keşfedebilirsiniz. Peki, süreçleri nasıl analiz edersiniz? Bir iş süreci izleme aracıyla.

Tıpkı bir kan tahlili raporu gibi, bu araç da süreçlerinizin sağlığını değerlendirir. Örneğin, müşteri memnuniyetini, döngü süresini, geliri, verimliliği ve diğer birçok metriği değerlendirebilir.

Ancak, sağlık kontrolü gibi, bunu birkaç hafta veya ayda bir tekrarlamanız gerekir. Aksi takdirde, süreçlerinizdeki verimsizlikleri, süreç hatalarını (ve bununla ilgili tüm maliyetleri ve dezavantajları) önlemek için çok geç olana kadar fark edemeyebilirsiniz.

Günlük işlerinizi yapmak için gereken süreyi kısaltmak için iş süreci otomasyon araçlarının kullanıldığından emin olun. Tüm süreç yönetimi planınızın belirli alanlara diğerlerinden daha fazla dikkat edilmesi gerekir.

Aşama 5: Optimize edin

Optimizasyon aşaması, yani kontrol aşaması, iyileştirme için gerekli iş sürecini ince ayarlamakla ilgilidir. Bu sayede süreçlerin verimliliğini koruyabilir, şirketinizin iş hedeflerine ve genel süreç yönetimi planınıza ulaşabilirsiniz.

Süreç yönetimi optimizasyonuna bazı örnekler şunlardır:

Optimize ettiğiniz süreçleri izlemeyi de unutmayın! Sonuçta bu bir döngüdür.

Hemen Başlamak İçin Süreç Yönetimi Şablonları

İş akışlarını kolaylaştırarak iş süreçlerini optimize edebileceğiniz fikrine geri dönelim. Ve iş akışlarını otomasyon ile kolaylaştırdığınızı varsayalım.

Süreç yönetimi şablonları, iş akışı otomasyonunun temellerinden biridir. Aşağıdaki üç şablon, iş akışı yönetimine ilk kez giriş yaparken göz atmanızı önerdiğimiz şablonlardır.

1. ClickUp PDCA Süreci Beyaz Tahta Şablonu

Kalite yönetimiyle ilgileniyorsanız, planla, yap, kontrol et ve harekete geç (PDCA) döngüsünü veya sürekli iyileştirme döngüsünü zaten biliyorsunuzdur. Ancak bu ClickUp PDCA beyaz tahta şablonu, PDCA süreç yönetim planınızı tamamen farklı bir düzeye taşıyacaktır.

Görevleri PDCA döngüsünün dört aşamasına göre kategorize etmek için kullanın. Kalem ve kağıt yerine şablon kullanmak saçma gelebilir, ancak bize güvenin.

Bu beyaz tahta şablonu, iş süreci yönetimi yazılımını kullanır ve görevleri daha küçük adımlara ayırmaktan daha fazlasını yapar. PDCA beyaz tahta, daha iyi proje yönetimi için PDCA süreçlerinin yürütülmesini destekler.

2. ClickUp Şirket Süreçleri Belge Şablonu

ClickUp'ın süreç belgesi şablonu ile iş süreçlerini belgelemek çok daha kolay hale geldi. Şablonu, süreç iyileştirme için izin talep etme adımları gibi standart çalışma prosedürlerini (SOP) belgelemek için kullanın.

Çünkü iş akışınızdaki görevleri tanımlamak bir şey, görevi tamamlamak için tam olarak ne yapılması gerektiğini bilmek başka bir şeydir.

Daha fazlasını öğrenmek için bu süreç belge şablonlarını deneyin!

3. ClickUp İş Süreçleri ve Prosedürleri Şablonu

Şirketiniz BPM yazılımıyla iş süreçlerini yürütmeye başladığında, ClickUp'ın bu süreç ve prosedür şablonunu kullanarak iç süreçlerinize genel bir bakış elde edin:

Bonus: SOP yazılımı!

İş Süreçleri Yönetimi Yazılımını Kullanarak Süreç Yönetimini Optimize Edin

Birçok BPM yazılım seçeneğinden oluşan bir BPM paketi, iş süreci yönetiminin tüm aşamalarını uygulamanıza yardımcı olur. Öyleyse, başlamadan önce BPM ve proje yönetimi araçlarının (ClickUp gibi) birkaç güçlü yönünden bahsedelim.

İş Süreçleri Otomasyonunun Avantajları

İş süreci yönetiminin beş aşaması, otomasyona doğru atılması gereken adımlardır. ClickUp gibi BPM araçları, görevleri ve iş akışlarını otomatikleştirmenize yardımcı olur. Bu nedenle, burada iş süreci otomasyonunun faydalarını vurgulamak istiyoruz:

Genellikle, tamamlanan görevler, üzerinde çalışılan görevlerin sayısı, tamamlanmamış görevleri olan üyeler, zaman tahminleri, izlenen zaman ve diğer birçok ölçüm hakkında bilgi veren bileşenlerle raporları özelleştirebilirsiniz.

ClickUp'ı deneyin ve bize ne düşündüğünüzü yazın. İş süreç yönetimi ile nereye varmak istediğinizi öğrenmek için sabırsızlanıyoruz!