Bu makale yayınlandığında, küçük bir Norveçli startup şirketinin tarihin en hızlı araç hasar tespit sürecini başlatmak üzere olduğunu biliyor muydunuz?
Bu süreç ortalama olarak 15 dakika sürer, ancak yapay zeka teknolojisi ve iş süreci otomasyonu (BPA) sayesinde Wenn bu sayıyı 6 saniyeye düşürmeyi başardı. Bu, mevcut endüstri standardının %99,33 altında bir rakamdır.
Bilim kurgu filmlerinden çıkmış gibi görünse de, iş süreci otomasyonu (BPA) sayesinde bu tür kesintiler giderek yaygınlaşmaktadır.
Ancak, otomasyon ve iş süreçleri arasındaki ilişki her zaman net değildir ve bunu anlamanın en iyi yollarından biri örnekleri incelemektir. Bu makalede tam da bunu yapacağız. Herkesin dakikalar içinde uygulayabileceği iş süreci yönetim araçlarıyla desteklenen gerçek hayattan iş süreci otomasyonu örneklerini göreceksiniz.
Şimdi, örnekleri incelemeden önce iş süreci otomasyonunu tanımlayalım, böylece hepimiz aynı sayfada olalım!
İş Süreçleri Otomasyonu nedir?
Genel olarak, iş süreci otomasyonu (BPA), operasyonel verimliliği artırmak, insan hatalarını ve maliyetleri azaltmak ve genel verimliliği iyileştirmek için iş süreçlerini otomatikleştirmek ve kolaylaştırmak amacıyla teknolojinin kullanılması anlamına gelir.
Sonuç olarak, BPA'nın temel hedefi verimliliktir. ⚡️
BPA, verimlilik ve etkinliği artırmak için bir süreç içindeki birden fazla manuel görevi otomatikleştirmek için planlanmış, üst düzey bir çabadır. Bu, her BPA stratejisinin yol göstericisi, bir işteki süreçleri otomatikleştirme çabalarının arkasındaki ana itici güçtür.
İş Süreçleri Otomasyonu Kuruluşlara Nasıl Yardımcı Olur?
İş süreçlerinin verimliliğini artırarak BPA, verimliliği artırır, maliyetleri azaltır ve insanların insan uzmanlığı ve yaratıcılığı gerektiren yüksek değerli faaliyetlere odaklanmasını sağlar.
Bu, aşağıdakiler gibi birçok avantaja dönüşür:
- İşletme maliyetlerini azaltın
- Sermaye yoğun insan kaynaklarına daha az bağımlılık
- Süreç ölçeklenebilirliği
- Manuel girdilerden kaynaklanan hataların azalması
- Daha iyi müşteri hizmeti
- Kolaylaştırılmış iş operasyonları
- Ve daha fazlası
Bu somut ve ölçülebilir faydaların yanı sıra, BPA, çalışanların en tekrarlayan görevlerini ortadan kaldırarak ve onlara eleştirel düşünme, yaratıcılık ve problem çözme becerileri gerektiren sorumluluklar bırakarak çalışan memnuniyetini artırabilir.
Genel olarak, BPA'nın faydaları çok açıktır: Kuruluşların operasyonlarında daha fazla verimlilik, doğruluk ve tutarlılık elde etmelerine yardımcı olurken, aynı zamanda maliyetleri azaltır ve müşteri ve çalışan memnuniyetini artırır.
PRO İPUCUSüreç haritalama, verimli iş akışları ve iş süreçlerini yürütmede çok önemli bir unsurdur. Güvenilir ve son derece işlevsel süreç haritalama araçlarını ve ClickUp'ın Süreç Akış Şeması Şablonunu kullanarak süreçlerinizi görsel olarak temsil edin. Otomasyonu kurmadan önce ayrıntılı bir akış şeması oluşturmak, sürecin sorunsuz ve hatasız olmasını sağlamaya yardımcı olabilir.
BPA yazılım çözümlerini içerir mi?
Cevap evet. İş süreçlerinin otomasyonu çoğunlukla özel yazılım ürünleri ve/veya özel kodlarla, genellikle her ikisinin bir kombinasyonu ile yapılır.
BPA yazılımı, kod, robotik süreç otomasyonu (RPA), bulut tabanlı iş akışı otomasyonu, makine öğrenimi, yapay zeka ve doğal dil işleme gibi çeşitli teknolojileri içerebilir.
Ayrıca, iş süreçlerini otomatikleştirmek için aynı anda birden fazla araç kullanılabilir. Örneğin, bir şirket eski veya kendi barındırdığı uygulamaları içeren süreçleri otomatikleştirmek için RPA araçlarını kullanabilir ve ardından bulut tabanlı uygulamaları veya dahili API'leri içeren süreçleri ve iş akışlarını otomatikleştirmek için başka bir araç seti kullanabilir.
Şirketlerin iş süreçlerini otomatikleştirmelerine olanak tanıyan araçlar ve yazılımlar arasında ClickUp ve Make yer alır, özellikle uygulama yığınınız bulut tabanlıysa, ancak ihtiyaçlarınıza, kullandığınız uygulamalara ve mevcut süreçlere bağlı olarak değerlendirebileceğiniz başka iş süreci otomasyon yazılımları da vardır.
PRO İPUCUClickUp ve Make entegrasyonu, zaman kazanmanızı ve ClickUp ile diğer iş uygulamaları arasındaki tüm süreçleri otomatikleştirmenizi sağlar. Teknik beceri gerektirmez. ClickUp'ı BPA yazılımı olarak kullanıp Make'e bağladığınızda, işlerinizi kolaylaştırmak için basit ve karmaşık iş akışlarını tasarlayabilir, oluşturabilir ve otomatikleştirebilirsiniz. Yüzlerce eylemi otomatikleştirmek için tetikleyiciler ve koşullar ayarlayın ve hemen başlamanıza yardımcı olacak hazır şablonları kullanın.
BPA kategorisine hangi tür süreçler girer?
BPA'nın günlük manuel veri girişinden tüm süreçlerin, iş akışlarının ve görevlerin otomasyonuna kadar birçok faaliyeti kapsadığını not etmek önemlidir. Bunlar arasındaki fark, karmaşıklık, görev veya adımların sayısı ve ilgili alt görevlerde yatmaktadır.
Örneğin, BPA stratejiniz, tüm aday işe alım sürecinin veya çalışanların işe alım sürecinin otomasyonunu öngörebilir. Bu süreç, belirli iş akışlarını ve görevleri de içerecektir. Bu süreçteki bir iş akışı örneği, adaylarla mülakat sürecini koordine etmek ve eğitim oturumlarını planlamak olabilir.
Ve bu iş akışı içinde, Zoom toplantıları oluşturmak, bu toplantılara e-posta yoluyla davet göndermek, daha sonra analiz için toplantı kayıtlarını saklamak gibi belirli görevler de otomatikleştirilebilir. Dijital süreç otomasyonu, tüm bu görevleri, iş akışlarını ve süreçleri basitleştirip kolaylaştıracaktır.
Hangi İş Süreçleri Otomatikleştirilmelidir?
Otomatikleştirilebilen iş süreçlerinin sayısı binlerce ile ifade edilebilir. Aslında, alan veya departman fark etmeksizin çoğu iş süreci tamamen veya kısmen otomatikleştirilebilir.
Örneğin, İK departmanı işe alım, çalışanların işe başlama ve işten ayrılma gibi süreçleri otomatikleştirebilir. Pazarlama departmanı, anahtar kelime araştırması ve içerik üretiminden reklam kampanyaları ve sosyal medya yönetimine kadar neredeyse tüm manuel süreçleri otomatikleştirebilir. Elbette BT, hata izleme, izleme, uygulama geliştirme, veritabanı yönetimi ve diğer manuel süreçler dahil olmak üzere otomasyonla süreçleri kolaylaştırabilen bir başka alandır.
Doğru araçlar ve platformlarla yapabileceklerinizin neredeyse hiçbir sınırı yoktur ve şimdi size bunu göstereceğiz: Make ve ClickUp entegrasyonu ile hemen uygulayabileceğiniz BPA otomasyon örnekleri.
Bir süreci otomatikleştirip otomatikleştirmeme kararını vermenize yardımcı olması için kendinize şu soruları sorun:
- Süreç, takımınız için zaman alıcı mı?
- Tekrarlayan görevler veya manuel veri girişi içeriyor mu?
- Bu, kuruluşunuzda birden fazla adım ve tarafın katılımını gerektiriyor mu?
- Bu süreçte insan hatası bir faktör mü?
Bu soruların herhangi birine evet yanıtı verdiyseniz, BPA'nın bu sürecin verimliliğini ve doğruluğunu artırmaya yardımcı olabileceğinin açık bir göstergesidir.
PRO İPUCUClickUp'ta otomasyon oluşturmayı öğrenin ve otomatik iş akışları oluşturmanıza, verimliliği artırmanıza ve şablonlardan yararlanarak zaman kazanmanıza yardımcı olacak 10 otomasyon örneğine göz atın.
i̇ş Süreçleri Otomasyonunun 15 Gerçek Örneği
Örnek 1: İş Süreçleri Belgeleme
Otomasyon fikri: Belge inceleme ş akışı
Belgeleri gözden geçirmek, çoğu kuruluşun birçok sürecinde yer alan bir görevdir.
Sözleşmeler ve hizmet seviyesi anlaşmalarından blog gönderilerine ve basın bültenlerine kadar, şirketler belgelerin amacına ulaşmadan önce gözden geçirilmesini sağlamak için sayısız saatler harcar. Gözden geçirme kısmı hassas olabilir, ancak bu işlemi çevreleyen tüm adımlar Make gibi araçlarla kolayca otomatikleştirilebilir.
Bu şablon Google Drive, ClickUp, Make ve Slack'i içerir ve Google Drive klasöründeki yeni Google Dokümanlar'ı "izleyerek" belge inceleme sürecini genel olarak otomatikleştirmenize olanak tanır.
Bir dosya Google Drive'a yüklendiğinde, Make ClickUp'ta bir görev oluşturur ve atar, ardından söz konusu dosyayı Slack üzerinden incelemeye atanan kişiye gönderir.
Sonuç, insan müdahalesi olmadan belgeleri inceleyenlere ulaştıran ve gerekli kağıt izini oluşturan çevik bir belge inceleme süreci olur.
Bonus: İş süreci yeniden yapılandırma!
Örnek 2: Satış
Otomasyon fikri: Yeni potansiyel müşterileri beslemek ve dönüştürmek için görevleri tetikleyin
Salesforce fırsatları genellikle potansiyel bir anlaşmanın kapanmasında önemli rol oynayan bir dizi ilgili görevi tetikler. Bu görevler, ek bilgiler içeren belgelerin gönderilmesinden bir uzmanın atanmasına kadar her şey olabilir ve çoğu zaman, bu görevlerin başlatılması, Salesforce fırsatını ilk olarak oluşturan kişinin manuel müdahalesini gerektirir.
Bu, kaynakları tüketmesi ve hataya açık olması (genellikle birisi gerekli görevleri atamayı unutur) nedeniyle ideal olmaktan uzaktır. Ancak, bu durum önlenebilir ve otomasyonu kolaydır.
ClickUp, Make, Salesforce, Slack ve Flow Control'ü içeren bu şablon, potansiyel müşteri geliştirme sürecini otomatikleştirmenize olanak tanıdığından, bu amaç için son derece kullanışlıdır. Salesforce'ta bir fırsat oluşturulduktan sonra hayal edebileceğiniz tüm görevleri tetikleyin.
Bunun için basit bir kullanım örneği düşünelim: Potansiyel müşteriler oluşturmak için bir e-kitabınız var ve bunu size iletişim bilgilerini verenlere ücretsiz olarak sunuyorsunuz.
Yeni bir potansiyel müşteri ortaya çıktığında, Salesforce fırsatını oluşturur ve e-posta yoluyla bu fırsatı beslemeniz ve Facebook Reklamları ile yeniden hedeflemeniz gerekir.
Yukarıdaki şablonla, bu görevleri (ve daha fazlasını) her seferinde otomatik olarak tetikleyebilirsiniz.
Örnek 3: Web analitiği
Otomasyon fikri: Web performans verilerini izleyin ve toplayın
Belgeleri gözden geçirmek gibi, web sitesi performansını takip etmek de çoğu şirketin sürekli olarak yapması gereken bir iştir.
Ancak bir sorun var: Google Analytics çok hızlı bir uygulama değildir ve verileri almak için her gün oturum açmak büyük bir zaman kaybıdır.
Ancak, tüm süreci otomatikleştirerek verileri aramak yerine almaya başlayabilirsiniz.
Make, analiz verilerini bir elektronik tabloda toplamanın yanı sıra, ClickUp'ta bir görev oluşturarak bu verileri gözden geçirme görevini herhangi birine atayabilir.
Örnek 4: Etkileyici Pazarlama
Otomasyon fikri: Etkileyici kişilere ulaşma görevleri oluşturun
Etkileyicilere ulaşmak, yanıtlarını takip etmek ve takip etmek gibi manuel süreçler zaman alıcı olabilir. Bu süreci otomatikleştirerek takımınızın önemli miktarda zaman ve kaynak tasarrufu sağlayabilirsiniz.
Örnek 5: Müşteri Desteği
Otomasyon fikri: Müşteri desteği biletlerine otomatik yanıt verme
Müşteri sorgularına ilk yanıtı otomatikleştirmek, hızlı onaylamayı sağlayabilir ve sorunları doğasına göre kategorize ederek verimli bir şekilde çözülmesini sağlayabilir.
Örnek 6: Proje Yönetimi
Otomasyon fikri: Rol ve sorumlulukların atanması
Bir proje içinde otomatik rol atama ve görev delegasyonu, manuel delegasyon ve sorumlulukların izlenmesini ortadan kaldırarak verimliliği artırabilir.
ücretsiz proje yönetimi yazılımıyla süreçleri otomatikleştirmeyi öğrenin!
Örnek 7: Muhasebe
Otomasyon fikri: Fatura oluşturmayı otomatikleştirme
Tamamlanan hizmetler veya teslim edilen ürünler için fatura oluşturma işlemi otomatikleştirilebilir, böylece manuel hatalar azaltılır ve faturaların zamanında gönderilmesi sağlanır.
Muhasebe gibi süreçleri otomatikleştirmek, insan hatası riskini ortadan kaldırmakla kalmaz, aynı zamanda finansal kayıtların doğru ve zamanında yönetilmesini sağlayarak daha iyi iş kararları alınmasına katkıda bulunur.
Örnek 8: Kalite Güvencesi
Otomasyon fikri: Otomatik tetiklenen testler
Her güncelleme veya değişiklikten sonra kalite kontrolleri ve testlerin tetikleyicilerini otomatikleştirmek, ürünün kalitesinin tutarlı bir şekilde korunmasına yardımcı olur.
QA test araçlarını inceleyin!
Örnek 9: İK
Otomasyon fikri: Otomatik çalışan geri bildirim toplama
Çalışanların geri bildirimlerini toplamak ve analiz etmek için otomatik bir sisteme sahip olmak, İK departmanlarının çalışanların duygularını etkili ve zamanında anlamasına yardımcı olabilir.
HR yazılımı ile HR süreçlerini otomatikleştirmeyi öğrenin!
Örnek 10: Pazarlama
Otomasyon fikri: İçerik planlama
Farklı platformlar için içerik planlamasını otomatikleştirmek, pazarlama takımlarının çeşitli kanallarda tutarlı bir marka varlığı ve etkileşimi sağlamasına yardımcı olabilir.
Takımınızın içerik planlamasını otomatikleştirmeye başlamak için bu içerik takvimi şablonlarına göz atın.
Örnek 11: BT
Otomasyon fikri: Otomatik olarak oluşturulan raporlar
BT raporlarının otomatik olarak oluşturulması ve gönderilmesi, BT altyapısının düzenli olarak izlenmesini ve raporlanmasını sağlarken önemli ölçüde zaman tasarrufu sağlar.
Örnek 12: Operasyonlar
Otomasyon fikri: Envanter yönetimi
Envanter yönetimini otomatikleştirmek, stok seviyelerini takip etmeye, gerektiğinde yeniden siparişleri tetiklemeye ve stok tükenmesi veya fazla envanter olasılığını azaltmaya yardımcı olabilir.
Örnek 13: Lojistik
Otomasyon fikri: Otomatik rota optimizasyonu
Teslimat rotalarının planlanması ve optimizasyonunun otomasyonu, lojistik şirketlerinin zaman ve yakıt maliyetlerini azaltırken verimliliği artırmasına yardımcı olabilir. Örnek 14: Müşteri Etkileşimi
Örnek 14: Müşteri Etkileşimi
Otomasyon fikri: Otomatik olarak oluşturulan kişiselleştirilmiş içerik
Müşteri iletişiminin kişiselleştirilmesini otomatikleştirmek, müşterilere daha özel bir deneyim sunarak bağlılık ve sadakati artırabilir.
Örnek 15: Finans
Otomasyon fikri: Otomatikleştirilmiş Finansal Raporlama
Finansal raporların oluşturulmasını otomatikleştirmek, finans takımlarının zamanından önemli ölçüde tasarruf etmesini sağlarken, finansal raporlamada hata olasılığını da azaltır.
İş Süreçleri Otomasyon Yazılımı Nasıl Kullanılır?
ClickUp süreçlerini otomatikleştirmeye başlamanın iki kolay yolu vardır.
İlk seçenek, ClickUp tarafından sunulan bir dizi yerel çözüm olan ClickUp Otomasyon'a güvenmektir.
Temel iş süreçlerini yürütmek ve takip etmek için ClickUp'a güveniyorsanız, bu teklifte çok fazla değer bulacaksınız.
İkinci seçenek, tek bir görsel platformda her şeyi tasarlayabileceğiniz, oluşturabileceğiniz ve otomatikleştirebileceğiniz Make gibi bir otomasyon platformunu kullanmaya başlamaktır.
Büyüyen, bulut öncelikli bir uygulama yığınına sahipseniz ve otomasyon stratejinizi ölçeklendirmek istiyorsanız, her türlü süreci yönetebilen benzersiz bir çözüm oluşturun.
İş Süreçleri Otomasyonu ile İş Akışlarını Optimize Edin
Otomasyonun en ilginç yanlarından biri, 2023 SaaSOps Durumu raporuna göre, 10 kurumsal şirketten 7'sinin en az bir anahtar süreci otomatikleştirmiş olması ve 10'dan 4'ünün otomasyon için özel roller belirlemiş olmasıdır.
Bu, iş süreci otomasyonu hakkında çok şey söylüyor: Bu, gerçekleşebilecek ya da gerçekleşmeyebilecek bir olasılık değildir.
Bu, önde gelen şirketlerde halihazırda uygulanmakta olan bir şeydir.
Bu ve günümüzde otomasyon araçlarının ne kadar kullanıcı dostu olduğu göz önüne alındığında, her şirketin sıkıcı ve tekrarlayan işlerden kurtulup, işlerini ilerletmek ve insan hatasından kaynaklanan riskleri azaltmak için tatmin edici faaliyetlere geçmesi sadece bir zaman meselesi.
Ve bu çabaları başlatmanın en iyi yolu, iki güçlü iş süreci otomasyon yazılımını birlikte kullanmaktır: ClickUp ve Make. Bu araçlarla, minimum insan müdahalesi ve çabayla otomatikleştirilmiş iş süreçlerini kolayca oluşturabilirsiniz.
İşinizi güçlendirmenin zamanı geldi. BPA yazılımıyla dijital dönüşümünüze bugün başlayın — manuel süreçleri otomatikleştirerek işlerinizi her zamankinden daha hızlı ve akıllı bir şekilde yapın. ⚡️
Misafir Yazar:
Martin Etchegaray , Make'de İçerik Yöneticisi ve Kıdemli Düzenleyicidir. Tarih, bilim ve teknoloji hakkında okumayı ve yazmayı sever.