E-posta Görev Yönetimi Nedir ve Nasıl Uygulanır?

*E-posta görev yönetimi hakkında merak mı ediyorsunuz?

Şunu hayal edin:

İş arkadaşınızın birkaç ay önce size gönderdiği eski bir e-postayı arıyorsunuz. 10 dakika geçer, sonra 20, sonra 30...

Şimdi ise sonsuz bir süre gibi geliyor ve kaybolan e-postaların sonsuz okyanusunda sürükleniyorsunuz.

Son kontrol ettiğimizde, görevleri bu şekilde tamamlamanın bir yolu yoktu!

Ama endişelenmeyin, bu ikilemin bir çözümünü bulduk.

Bu makalede, e-posta görev yönetiminin ne olduğunu, anahtar özelliklerini, avantajlarını ve gelen kutunuzdaki görevleri yönetmek için kullanabileceğiniz en iyi aracı inceleyeceğiz.

Sonsuz e-posta zincirlerinden kurtulmaya hazır mısınız?

Harika, başlayalım!

E-posta Görev Yönetimi Nedir?

E-posta görev yönetimi, gelen kutunuzu kullanarak görevleri sıralama, düzenleme ve oluşturma işlemlerini içerir. Bu, kişilere görev atama, son tarihleri ayarlama ve tüm projeleri e-postanız üzerinden yönetmeyi içerir.

Ancak elbette e-postalar, görev, öncelik ve son tarih ile değil, gönderen, konu ve tarihe göre sistematik olarak düzenlenir. E-postalar ayrıca görev dağılımı ile ilgili olmayan konuşmalarla doludur.

Peki neden bunları kullanmalısınız?

Bizi yanlış anlamayın, e-posta ölmedi, özellikle de tam zamanlı çalışanlar bir gün boyunca 2,5 saate kadar e-postalarla uğraşıyor.

Birdenbire kaybettiğiniz o 30 dakika o kadar da kötü gelmiyor, değil mi? 😉

Ancak, e-postaların verimli görev yönetimi araçları haline gelmesinin bir yolu var; ihtiyacınız olan tek şey e-posta tabanlı bir proje yönetimi yazılımı.

E-posta görev yönetimi aracıyla birden fazla projeyi planlayabilir, görevleri atayabilir ve ilerlemeyi izleyebilirsiniz.

Görev planlama hakkında daha fazla ipucu için buraya tıklayın!

E-posta Görev Yönetimi Aracınızda Bulunması Gereken Özellikler

Takımınızın Titanic'ten daha güçlü olmasını ve şu şekilde dağılmamasını istediğinizi biliyoruz:

Size yardımcı olmak için, e-posta görev yönetimi aracınızın sahip olması gereken temel özelliklerin bir listesini hazırladık:

1. E-posta entegrasyonu

E-posta entegrasyonu, özellikle e-postalar olmadan e-posta görev yönetimi aracına sahip olmanız kelimenin tam anlamıyla imkansız olduğu için, sahip olunması gereken bir özelliktir.

E-posta entegrasyonu ile takımınız, gelen kutusundaki ve dışındaki belgeleri yönetebilir. Ayrıca e-postaları saklayabilir, paylaşabilir ve otomatik bildirimlerle görevler oluşturabilirler.

Artık uygulamalar arasında böyle gidip gelmenize gerek yok:

2. Görev oluşturma ve delegasyon

Görev oluşturma, e-postanızı kullanarak görevleri planlamanıza ve proje takımınıza göndermenize olanak tanıyan anahtar bir özelliktir. Görevler, son teslim tarihi, görev açıklaması ve ek dosyalarla birlikte gönderilir.

Etkili görev delegasyonu, kapasite planlamasında da size yardımcı olacaktır. Bu sayede, mevcut kaynakları en verimli şekilde kullanabilirsiniz.

Sonuçta, Jack ve Rose'un o yüzen kapıyı kapasitesinin sonuna kadar kullanmadığını hepimiz biliyoruz! 🙄

3. Görev planlama

Görevleri göndermek bir şey, bir takımı yönetmek başka bir şeydir.

Proje yönetimi aracınız, her takım üyesinin günlük görevlerini yerine getirmesini sağlayan takım yönetimi özelliklerine sahip olmalıdır.

Bir görev gecikirse, görev yöneticiniz bağımlı görevleri otomatik olarak yeniden planlayabilmelidir. Ayrıca, yerleşik bir takvim, zaman tahminleri ve görev izleme araçları da olmalıdır.

4. Görevlerden bahsetme

Çalışma alanınızdaki üyeleri etiketlemek için bir kullanıcı, takım, görev veya belgeyi bahsetmek için çok güçlü @ sembolünü kullanın. Görev bahsetmeleri her zaman görünür ve e-posta yoluyla da gönderilir.

Bu, takım üyelerinizin hiçbir görevi kaçırmayacağı anlamına gelir, ancak kaçıracakları şey "Görevi görmedim" bahanesi olacaktır!

5. Kolaylaştırılmış iletişim

Seçtiğiniz görev yöneticisi, takım üyelerinin iletişim kurabileceği merkezi bir anlık mesajlaşma platformuna sahip olmalıdır.

Böylelikle, takımınız e-postaların tüm avantajlarından yararlanmaya devam ederken, (yavaş) iletişim için artık e-postalara bağımlı kalmaz.

İlgili: Damla e-posta kampanyaları

En İyi E-posta Görev Yönetimi Aracı: ClickUp

E-postalar, ortalama bir çalışanın iş gününün %23'ünü kaplar ve çalışanlar günde ortalama 36 kez e-postalarını kontrol eder. Yani, hepimiz bu durumu yaşamışızdır... e-postalarımızı 36 kez yenilemek. ⌚

Bu nedenle, proje yöneticilerinin iş verimliliğini artırmak için görev yönetimi araçları araması şaşırtıcı değildir. E-posta pazarlaması ve soğuk e-posta en iyi uygulamalarına bağlı kalmanın gerçek sonuçlar doğurduğu da şaşırtıcı değildir.

Neyse ki, ClickUp tam da bunun için geliştirildi.

ClickUp nedir?

ClickUp, dünyanın önde gelen proje yönetimi aracıdır.

Uzak takımınızı yönetmenize yardımcı olmaktan takım işbirliğini geliştirmeye kadar, ClickUp takımlara verimli bir şekilde çalışmak için ihtiyaç duydukları her şeyi sağlar.

Bu arada, işte işte verimliliğinizi korumanız için bazı ipuçları içeren bir makale !

Şimdi, e-posta görev yönetimine geri dönelim...

ClickUp'ın e-posta görev yönetimi size nasıl yardımcı olabilir?

ClickUp'ın e-posta görev yönetimi sistemi, takımların görevlerine daha bütünsel bir yaklaşım benimsemelerini ve buna göre plan yapmalarını teşvik eder.

Titanic'te olduğu gibi, yeterli cankurtaran botu planlamamış bir durumla karşılaşmak istemeyiz!

Kafanız mı karıştı?

ClickUp'ın takımınız için sorunsuz bir çalışma ortamı sağlamasını nasıl garanti ettiğini inceleyelim:

1. Görevlerden doğrudan e-posta gönderin ve alın

Sekmeleri değiştirmenize gerek kalmadan, ilgili işlerin yanında anında e-posta gönderebilir veya yanıtlayabilirseniz ne kadar zaman kazanırsınız?

ClickUp'taki E-posta ile tam olarak bunu yapabilirsiniz!

Örneğin, e-postaları takım üyelerine atayabilir, gönderme ve yanıtlama konusunda işbirliği yapabilir ve Özel Alanlar, müşteri etkinlikleri ve hatta hata izleme temelinde otomasyonları tetikleyebilirsiniz. Olasılıklar neredeyse sınırsız!

E-postalarınızı ClickUp ile entegre etmek size şu avantajları sağlar:

Bu özellik için ClickUp şu anda Outlook, IMAP, Office 365 ve Gmail'i desteklemektedir. ClickUp'tan gönderdiğiniz tüm e-postalar, doğrudan e-postanızdan gönderilmiş gibi görünecektir — garip yönlendirme adresleri yok!

2. E-posta yoluyla görevler oluşturun

ClickUp'ın e-posta görev yönetimi aracı, ClickUp'a e-posta göndererek veya ileterek görevler oluşturmanıza olanak tanıyan Görev Atama özelliğine sahiptir.

Görev ayrıntılarına şunları ekleyebilirsiniz:

3. Yorum ekle

ClickUp görevlerine e-posta gönderebilirsiniz ve bu e-postalar , tüm ek dosyalarıyla birlikte o görev için yeni bir Yorum olarak görünür.

Düzen hakkında merak mı ediyorsunuz?

Endişelenmeyin, ClickUp HTML e-postayı tamamen yakalar, böylece resimleriniz ve tasarımlarınız Jack'in Rose'un çizimi kadar muhteşem görünecektir.

4. Bildirimlere yanıt verme

ClickUp'tan gelen bildirim e-postalarına, göreve yeni bir yorum olarak eklenecek bir e-posta göndererek yanıt verebilirsiniz. Uygulamalar arasında geçiş yapmanıza gerek yok!

5. Görevleri otomatikleştirin

ClickUp'ın posta yönlendirme kurallarını kullanarak sizin için otomatik olarak görevler oluşturun. Ayrıca, görevinizi ve Liste adreslerinizi kişi defterinize kaydederseniz, hareket halindeyken görev listenize görevler ekleyebilirsiniz!

Alternatif olarak, ClickUp'ın Yinelenen Görev özelliğini kullanarak görevlerinizi otomatikleştirebilirsiniz. Tekrar programı veya tekrar tetikleyicisi kullanarak görev tekrarlama sıklığını özelleştirebilirsiniz.

6. Görev planlama

ClickUp'ın görev ayrıntılarını kullanarak konu satırına bir son teslim tarihi ekleyin, böylece o görev için otomatik olarak bir son tarih planlanacaktır.

Ayrıca, sürükle ve bırak Zamanlama özelliğini kullanarak takımınızın günlük, haftalık veya aylık programını yönetebilirsiniz.

Bir takım üyesi gecikirse (hayatın bazen nasıl olabileceğini hepimiz biliyoruz), ClickUp tüm bağımlı görevlerin son teslim tarihlerini otomatik olarak değiştirir.

Bonus: E-posta Alternatifleri

7. Gmail ve Microsoft Outlook entegrasyonu

ClickUp, Gmail ve Outlook'u ClickUp görevlerinizle bağlamanıza olanak tanır. Bu sayede, ClickUp'a eklediğiniz tüm görevler Gmail veya Outlook görevlerinizle senkronize edilir.

Zamandan tasarruf etmek ister misiniz?

Gmail gelen kutunuzdaki önemli e-postaları yıldız ekleyerek ClickUp görevlerine dönüştürün. ⭐

ClickUp görevlerinizi Google Takvim ile senkronize edebilirsiniz.

Artık, ClickUp'ta bir görevi güncellediğinizde, değişikliği Google uygulamasında da göreceksiniz.

Kullanım kolaylığı bir yana!

Ancak ClickUp'ın size sunduğu avantajlar bununla sınırlı değil! 🎁

Bu harika proje yönetimi yazılımı, aşağıdaki gibi diğer özellikleri de sunar:

E-posta Görev Yönetimi Araçlarına Neden İhtiyacınız Var?

E-posta görev yönetimi araçları, proje yöneticilerinin ve takımların işlerinde e-posta verimliliğini artırmalarına yardımcı olur.

Bir görev yöneticisi uygulamasıyla, takımınız gelen kutusunu kolaylıkla boşaltabilir ve bireysel görevlere daha fazla zaman ayırabilir.

Bir görev yönetimi yazılımı bunu şu şekilde yapar:

1. E-postaları yapılacaklar listesine dönüştürür

E-posta müşterinizle entegre olan bir araç kullanarak, gelen kutunuzu dev bir yapılacaklar listesine dönüştürebilirsiniz.

Artık ayrı bir not alma uygulaması veya yapılacaklar listesi uygulaması indirmenize gerek yok !

E-posta görev yönetimi ile, görevleri oluşturabilir ve görev ayrıntılarını doğrudan e-postanızdan ekleyebilirsiniz.

Görevlerin tekrarlanmasına ve uygulamalar ile sayfalar arasında geçiş yapmaya son verin!

2. Daha az e-posta göndererek zaman kazanın

Bir görev yöneticisi ile takım üyeleriniz, projeyle ilgili belgeler ve konuşmalar tek bir merkezi alanda saklanır.

Bu, artık bir takım üyesine e-posta ile soru gönderip, başka bir e-posta göndermenizi gerektiren anlaşılmaz bir cevap almak zorunda kalmayacağınız anlamına gelir.

Bunu yeterince uzun süre devam ettirin ve birdenbire..

Ancak, bir görev uygulaması kullandığınızda, e-postalarınız görevle ilgili tüm ayrıntıları ve son teslim tarihini içerir. Ve birinin bir sorusu varsa, yerleşik sohbet odasına mesaj gönderebilir .

Voilà!

Saniyeler içinde yanıtlar.

3. Takım verimliliğini artırır

E-posta görev yönetimi araçları, proje takımlarına ayrıntılı görev açıklamaları sunarak takımların sorumlulukları konusunda kafalarının karışmasını önler. Ayrıca, bir takım üyesini bahsederek görevini kolayca paylaşabilirsiniz.

Proje yönetimi uygulamaları, takımların işbirliği içinde çalışmasına da yardımcı olur. Görev izleme özellikleri ve anlık mesajlaşma sayesinde, takımlar ve proje yöneticileri herkesin proje ilerlemesini daha iyi görebilir.

4. Ş Akışınızı merkezileştirir

Aynı anda birden fazla görevi yönetmekten daha kötü ne olabilir?

Birden fazla platformda birden fazla görevi yönetin!

Hepimiz kendimizi çok iyi çoklu görevciler olarak görmeyi severiz, ancak gerçekte merkezi ve birleşik platformlarda çalışmaya çok daha uygunuz.

İşleri siparişli ve düzenli tutar, bir bakışta anlamanıza yardımcı olur.

Ve bir e-posta görev yönetimi platformu tam da bu konuda size yardımcı olacaktır. İş yükü dağıtımlarını, takım iletişimlerini ve görev planlamalarını aynı arayüzden yönetebileceğiniz için, işleri anlamaya çalışmak için bir platformdan diğerine atlamanıza gerek kalmayacak!

Sonuç

E-posta görev yönetimi, takımların gelen kutusunu ana proje yönetimi platformu olarak kullanmasına olanak tanır. Her zamanki gelen kutunuzu kullanmaya devam edebilirsiniz, ancak bu size işbirliği özellikleri, yerleşik sohbet odaları ve görev otomasyonu sunan bir çalışma alanı sağlamaz.

ClickUp, takımlara mümkün olduğunca verimli olmalarına yardımcı olmak için çok çeşitli etkili görev yönetimi ve e-posta iş akışı özellikleri sunar.

Görev planlamadan e-posta görev delegasyonuna kadar uzanan özellikleriyle ClickUp, e-posta gelen kutunuzdan görevleri yönetmek için ihtiyacınız olan her şeye sahiptir.

ClickUp'ı bugün edinin ve gelen kutunuzun verimli bir görev yönetim aracına dönüşmesini izleyin, çünkü hayat sonsuz ve sinir bozucu e-posta zincirleriyle harcamak için çok kısa.

Jack'e sorun: