Assim como seu corpo depende de vários órgãos para funcionar de maneira ideal, um projeto depende de funções como gerentes de projeto, patrocinadores de projeto e partes interessadas para atingir seus objetivos. 🏁
Funções de projeto claramente definidas promovem a responsabilidade. Cada membro da equipe conhece suas responsabilidades, o que os capacita a assumir a propriedade de suas tarefas.
Quando as funções são ambíguas, o caos se instala. Vários membros da equipe podem inadvertidamente tentar realizar as mesmas tarefas simultaneamente, e responsabilizar alguém pelos resultados do projeto seria um desafio.
Esteja você montando uma equipe de gerenciamento de projetos do zero ou expandindo uma equipe já existente, vamos descrever 20 funções essenciais para a execução bem-sucedida de um projeto.
20 funções essenciais na gestão de projetos
Lembre-se de que diferentes projetos e organizações terão diferentes funções. Por exemplo, se você estiver adotando funções Scrum, talvez não tenha um gerente de projeto tradicional, pois as responsabilidades dele seriam divididas entre vários membros da equipe. Por outro lado, a variedade de funções de gerenciamento de projetos também depende do tamanho e do setor da sua organização.
Nesta seção, apresentaremos 20 funções típicas da equipe de projeto e detalharemos as responsabilidades de cada uma delas. Vamos começar!
1. Gerente de projetos
Bons gerentes de projeto são os arquitetos do sucesso do projeto, pois supervisionam todas as etapas do seu ciclo de vida, desde o início até a conclusão. Eles planejam, organizam e comunicam as atividades do projeto às partes interessadas relevantes, garantindo uma execução tranquila e uma entrega pontual.
Um gerente de projeto é responsável por:
- Desenvolver um plano de projeto abrangente que descreva os objetivos, o escopo e o cronograma do projeto
- Delegar tarefas e coordenar a equipe do projeto para garantir a execução bem-sucedida dos objetivos do projeto.
- Fornecendo todas as atualizações relevantes sobre o status do projeto às partes interessadas
- Garantindo que todas as etapas do ciclo de vida do projeto atendam aos padrões de qualidade
- Monitorar os cronogramas dos projetos e garantir que as medidas necessárias sejam tomadas para mitigar possíveis atrasos
- Conduzir reuniões da equipe do projeto e fazer ajustes no projeto quando necessário
2. Membro da equipe do projeto
Dependendo do tamanho do projeto, os membros da equipe do projeto são profissionais designados para várias funções sob a orientação do gerente de projetos.
Eles colaboram para garantir que o projeto seja executado com sucesso ao:
- Concluir as tarefas atribuídas a eles pelo gerente de projetos
- Relatando o progresso de suas respectivas tarefas ao gerente de projetos
- Colaborar com outros membros da equipe para enfrentar os desafios que surgem durante o ciclo de vida do projeto ♻️
- Documentando os processos do projeto nos quais estão envolvidos
3. Partes interessadas do projeto
As partes interessadas do projeto são um grupo diversificado de indivíduos, incluindo tanto membros da equipe interna quanto parceiros externos, cujos interesses são afetados pelo resultado do projeto em diferentes graus.
De investidores e fornecedores a clientes e funcionários, as partes interessadas têm responsabilidades essenciais para o sucesso de um projeto. Algumas delas incluem:
- Fornecimento de recursos para a execução do projeto
- Participação no processo de tomada de decisões do projeto
- Definindo o escopo e o objetivo do projeto
- Oferecendo suporte para garantir a implementação bem-sucedida do projeto
- Identificar riscos potenciais que podem atrapalhar a execução do projeto e desenvolver estratégias de mitigação
4. Patrocinador do projeto
Como parte interessada crítica, o patrocinador do projeto normalmente fornece o suporte e os recursos necessários para garantir a execução do projeto dentro do prazo e do orçamento.
As responsabilidades dos patrocinadores do projeto incluem:
- Garantir que os projetos tenham os recursos humanos, materiais e financeiros necessários para uma execução bem-sucedida
- Avaliando o progresso e o status do projeto
- Ajustar e aprovar todas as alterações necessárias ao orçamento do projeto
- Oferecendo suporte durante todo o ciclo de vida do projeto
5. Proprietário do projeto
Normalmente, o proprietário do projeto é um executivo que tem a responsabilidade final pelo sucesso ou fracasso de um projeto.
Ao contrário dos gerentes de projeto, que são responsáveis por supervisionar e coordenar as atividades de um projeto, os proprietários de projeto se concentram em alinhar os resultados comerciais do projeto com os objetivos da organização.
Por exemplo, se houver uma mudança na preferência do consumidor que possa afetar a forma como um projeto se alinha às tendências do mercado, será responsabilidade do proprietário do projeto identificar e comunicar esse desenvolvimento.
O proprietário do projeto colabora com o gerente de projeto para supervisionar iniciativas como o ajuste de estratégias de comunicação de marketing para mitigar ameaças potenciais. Além disso, eles trabalham com o patrocinador do projeto para garantir os recursos necessários para implementar essas iniciativas.
Algumas das responsabilidades dos proprietários de projetos incluem:
- Colaborar com o gerente de projetos para garantir que as metas e os objetivos de gerenciamento de projetos sejam alcançados dentro do prazo e do orçamento.
- Colaborar com o patrocinador do projeto para garantir que todos os recursos estejam disponíveis para a execução do projeto.
- Obtenha apoio e aprovação das partes interessadas relevantes
6. Patrocinador executivo
Ao contrário do patrocinador do projeto, que se concentra em um projeto individual, o patrocinador executivo é normalmente um gerente sênior da organização ou um executivo de alto escalão que supervisiona vários projetos. Suas principais responsabilidades incluem:
- Tomar todas as decisões finais sobre alterações no escopo
- Supervisionar a alocação de recursos para vários projetos na organização
- Acompanhando todas as atividades no ciclo de vida do projeto e orientando o gerente de projetos
- Garantindo que os projetos da organização estejam alinhados com os objetivos e a missão gerais
7. Líder do projeto
Os líderes de projeto são encarregados de liderar e inspirar a equipe do projeto. Ao promover um ambiente produtivo e desenvolver estratégias de comunicação, eles garantem que todos os membros da equipe estejam engajados e comprometidos com o alcance dos objetivos do projeto.
Eles são responsáveis por:
- Desenvolvendo estratégias que aumentarão a eficiência geral da equipe do projeto
- Garantindo a comunicação e a colaboração adequadas dentro da equipe do projeto
- Resolução de conflitos e desafios que podem afetar a execução do projeto
- Fornecendo orientação e suporte aos membros da equipe do projeto
- Notificar o patrocinador do projeto sobre os desafios enfrentados pela equipe que exigiriam orientação ou recursos adicionais
8. Analista de negócios
O escopo do projeto pode mudar devido à evolução dos requisitos, ao feedback das partes interessadas ou a fatores externos. O analista de negócios é responsável por analisar essas mudanças, avaliar seu impacto no sucesso do projeto e determinar sua viabilidade antes da implementação.
Suas principais responsabilidades em uma organização incluem:
- Ajudando a determinar o escopo e os objetivos do projeto
- Garantindo o alinhamento dos resultados do projeto com as necessidades do negócio
- Realização de estudos de viabilidade para todas as alterações propostas
- Analisando e documentando os requisitos do projeto 📄
9. Comitê diretor
Composto por executivos de várias equipes multifuncionais, o comitê diretor atua como um conselho consultivo que supervisiona o ciclo de vida do projeto. Como principais partes interessadas, eles buscam moldar o projeto para o sucesso, fornecendo orientação e direção estratégicas.
Algumas de suas principais responsabilidades incluem:
- Prestar assessoria à equipe do projeto sobre como gerenciar recursos limitados do projeto
- Tomar decisões críticas sobre o escopo e os objetivos do projeto
- Determinação dos principais indicadores de desempenho de um projeto, que podem ser usados para medir o sucesso do projeto 📊
- Oferecendo insights e sugestões para melhorias futuras nos projetos.
- Oferecendo insights e experiência para orientar decisões críticas durante a execução do projeto.
10. Coordenador de projetos
Em vez de lidar com o panorama geral, como os gerentes de projeto, os coordenadores de projeto concentram-se principalmente em tarefas administrativas, como monitorar as atividades diárias do projeto.
Os coordenadores de projeto normalmente exigem menos experiência prática no planejamento e execução de projetos e, em geral, fazem menos cursos de gerenciamento de projetos do que os gerentes de projeto.
Algumas de suas principais responsabilidades incluem:
- Garantir que todos os membros da equipe do projeto estejam em dia com suas respectivas entregas
- Monitoramento do cronograma do projeto ⏲️
- Garantir que todos os documentos do projeto, incluindo atas de reuniões e relatórios, estejam prontamente acessíveis para referência futura.
11. Especialistas no assunto (SMEs)
Os especialistas no assunto possuem conhecimentos ou habilidades especializadas relevantes para o projeto. Eles oferecem insights e orientações para atender aos requisitos técnicos do projeto.
Eles são responsáveis por:
- Fornecendo conhecimento e insights específicos do domínio para a equipe do projeto
- Identificar possíveis problemas técnicos que podem afetar a execução do projeto
- Garantindo que o projeto esteja alinhado com os padrões e regulamentos do setor
- Fornecer conselhos sobre estratégias que podem ser adotadas para garantir que o projeto seja executado corretamente.
12. Gerente de recursos
Os gerentes de recursos planejam e alocam meticulosamente os recursos do projeto dentro das restrições orçamentárias.
Eles são responsáveis por:
- Estimando as necessidades de recursos de um projeto
- Planejamento estratégico de como alocar os recursos finitos de um projeto
- Auxiliar na elaboração do orçamento do projeto
- Monitorar as despesas do projeto e implementar medidas de redução de custos para evitar excedentes orçamentários.
- Avaliar a utilização dos recursos para garantir que estejam otimizados
13. Diretor de projeto
Ao contrário dos gerentes de projeto, que se concentram em um único projeto, os diretores de projeto gerenciam vários projetos simultaneamente em uma organização e tomam decisões críticas para impulsioná-los.
Algumas de suas principais responsabilidades incluem:
- Garantindo a alocação adequada de recursos em diferentes projetos
- Desenvolvendo estratégias de gerenciamento de projetos para manter os projetos da empresa no caminho certo
- Garantindo que os projetos sejam concluídos dentro do prazo e do orçamento 💸
- Identificar riscos que podem atrapalhar a execução dos projetos
- Envolver-se com as partes interessadas relevantes dos projetos sob sua jurisdição
14. Consultor de gerenciamento de projetos
Os consultores de gerenciamento de projetos são ativos externos inestimáveis, oferecendo suporte especializado às organizações por um período determinado. Eles aconselham sobre as melhores maneiras de otimizar processos e elaboram estratégias para garantir a execução bem-sucedida do projeto.
Suas principais responsabilidades incluem:
- Identificando ineficiências no processo de gerenciamento de projetos
- Recomendar as melhores práticas para garantir que o projeto seja executado dentro do prazo e do orçamento.
- Ajudar a organização a elaborar estratégias de projeto que estejam alinhadas com seus objetivos de negócios
15. Gestores de risco
Os gerentes de risco identificam e mitigam proativamente ameaças potenciais antes que elas possam afetar o andamento do projeto.
Eles são responsáveis por:
- Identificar riscos, avaliar seu impacto e priorizá-los com base na gravidade
- Desenvolvimento de planos e estratégias de gerenciamento de riscos
- Monitoramento e controle de riscos ao longo do ciclo de vida do projeto
- Implementação de ações de resposta a riscos para mitigar ameaças e explorar oportunidades
- Informe as partes interessadas sobre os riscos potenciais, seu impacto e os planos de mitigação em vigor.
16. Diretor do escritório de gerenciamento de projetos (PMO)
O escritório de gerenciamento de projetos garante a consistência nas práticas de gerenciamento de projetos. Ele faz isso desenvolvendo e refinando metodologias de gerenciamento de projetos e treinando os gerentes de projeto e outros membros da equipe. O PMO desempenha um papel fundamental no gerenciamento de projetos empresariais, supervisionando a alocação de recursos em diferentes projetos.
O diretor do PMO é um executivo que assume uma função gerencial fundamental na organização, otimizando as operações e o desempenho do PMO. Suas principais responsabilidades incluem:
- Monitoramento da execução de todos os projetos na organização
- Alocação de recursos para auxiliar na execução dos projetos da empresa
- Estabelecimento de indicadores-chave de desempenho (KPIs) para monitorar o desempenho e o progresso do projeto
- Garantindo que todos os projetos estejam alinhados com os objetivos e prioridades da organização
- Monitoramento das atividades de gerenciamento de riscos com o PMO
17. Gerente funcional
Um gerente funcional está no comando de uma unidade ou departamento específico, responsável por todas as operações dentro dele. Sua função é gerenciar as atividades diárias, fornecer recursos e otimizar processos dentro de sua área funcional.
Eles são responsáveis por:
- Garantir que as atividades de sua área funcional estejam em conformidade com as políticas e normas da organização
- Definindo KPIs para suas respectivas áreas funcionais
- Garantindo que os recursos sejam alocados de forma eficiente dentro do departamento
- Identificar riscos potenciais que podem afetar a execução de projetos em sua área funcional
18. Gerente de qualidade do projeto
Os gerentes de qualidade do projeto mantêm padrões rigorosos de controle e garantia de qualidade em todos os projetos de uma organização.
Eles são responsáveis pelo seguinte:
- Desenvolvimento de modelos, medidas e padrões de controle de qualidade para a execução do projeto
- Garantir que todas as inspeções necessárias sejam realizadas no prazo devido
- Identificar riscos de qualidade e elaborar estratégias para mitigá-los
- Identificando e resolvendo problemas de qualidade e não conformidades
- Interagir com as partes interessadas para entender suas expectativas de qualidade
19. Gerente de compras
Os gerentes de compras são intermediários que conectam a equipe do projeto com os fornecedores ou vendedores da empresa.
Eles contribuem para a equipe do projeto ao:
- Colaborar com os gerentes de projeto para entender os requisitos do projeto e identificar os materiais, serviços e conhecimentos necessários.
- Pesquisar e identificar fornecedores potenciais, avaliando suas capacidades, reputação e histórico
- Desenvolver e implementar um processo transparente de qualificação de fornecedores, selecionando os fornecedores adequados para um maior envolvimento.
- Negociar contratos com fornecedores selecionados, garantindo condições ideais em relação a preço, qualidade, prazos de entrega e condições de pagamento.
- Gerenciar contratos ao longo do projeto, garantindo a conformidade com os termos acordados 📃
20. Comitê de controle de mudanças (CCB)
O comitê de controle de mudanças é composto por profissionais que gerenciam desafios e oportunidades inesperados durante o ciclo de vida de um projeto.
Eles são responsáveis por:
- Avaliar e gerenciar todas as alterações propostas para determinar seu impacto na execução do projeto
- Avaliando a viabilidade de implementar as mudanças propostas
- Aprovar ou rejeitar alterações propostas para um projeto
- Documentar solicitações de alteração, avaliações e atividades associadas a qualquer alteração proposta
Como implementar funções do projeto em quatro etapas
Agora que identificamos as principais funções do projeto, o próximo passo é garantir sua implementação bem-sucedida em sua organização. É aqui que o software de gerenciamento de projetos vem em seu socorro.
O ClickUp é uma das melhores soluções de software de gerenciamento de projetos disponíveis atualmente. Ele possui um conjunto abrangente de recursos para otimizar o gerenciamento de projetos e a implementação das funções do projeto.
Alguns dos benefícios de usar um software de gerenciamento de projetos como o ClickUp incluem:
- Funções, permissões e níveis de acesso personalizáveis, dependendo das funções e responsabilidades dos membros da equipe do projeto.
- Recursos colaborativos que facilitam o trabalho com todas as partes interessadas em tempo real.
- Modelos de gerenciamento de projetos com fluxos de trabalho pré-construídos, projetados para garantir o andamento tranquilo do seu projeto do início ao fim.
Com os recursos abrangentes do ClickUp, você pode implementar e gerenciar funções de projeto de maneira integrada usando as quatro etapas abaixo:
Etapa 1: Defina as funções e responsabilidades do projeto
O primeiro passo para implementar as funções do projeto é definir claramente as responsabilidades de cada indivíduo com base no escopo e nos objetivos do projeto. Essa clareza promove a responsabilidade, pois todos os membros da equipe do projeto estarão cientes de suas áreas de responsabilidade.
Para facilitar essa etapa, considere usar um modelo pronto de funções e responsabilidades. Embora existam muitas opções disponíveis, recomendamos o Modelo de Funções e Responsabilidades de Gerenciamento de Projetos ClickUp.
Este documento personalizável permite que você descreva claramente elementos como objetivos e metas, funções do projeto e responsabilidades usando quatro subseções principais:
- Nome do projeto: aqui, os usuários podem especificar o título, os objetivos e as metas gerais do projeto. Esta seção é particularmente útil para partes interessadas, como o diretor do projeto, que supervisiona vários projetos.
- Conheça a equipe: nesta seção, os usuários podem listar todas as funções organizacionais, desde o proprietário do projeto até o gerente de compras, e descrever suas respectivas responsabilidades e tarefas.
- Cronograma do projeto: os usuários, especialmente os gerentes de projeto, podem usar esta seção para definir com precisão os cronogramas das etapas do projeto. Isso garante que todas as partes interessadas estejam a par dos prazos previstos para o projeto.
- Orçamento e recursos: esta seção se concentra em detalhar as necessidades financeiras e de recursos que são vitais para a implementação do projeto.
Depois de personalizar o modelo para atender às necessidades do seu projeto, você pode conceder acesso a todas as partes interessadas relevantes e gerar um link compartilhável para o documento. Você pode enviar esse link por meio da plataforma de comunicação em tempo real nativa do ClickUp — o ClickUp Chat.
Etapa 2: Atribuir funções aos membros da equipe
A segunda etapa crucial na implementação das funções do projeto é atribuir funções e tarefas aos membros apropriados da equipe. Para iniciar esse processo, crie um novo espaço de trabalho no ClickUp e inclua todas as partes interessadas relevantes.
Você pode então atribuir funções de usuário a cada parte interessada, concedendo-lhes direitos e permissões específicos com base em suas responsabilidades. Algumas das funções disponíveis no ClickUp incluem:
- Proprietário: O proprietário é a pessoa que configura e organiza o espaço de trabalho. Na maioria dos casos, o proprietário é o gerente de projetos ou um executivo de alto escalão, como o patrocinador do projeto.
- Administradores: Os administradores são usuários que supervisionam e gerenciam o espaço de trabalho criado pelo proprietário. Eles podem conceder permissão de acesso a outros usuários para colaborar em documentos e tarefas do projeto dentro do espaço de trabalho. Normalmente, essa função é atribuída a partes interessadas, como o líder do projeto ou o gerente funcional.
- Membro: Os membros são partes interessadas internas da organização. Eles têm permissão para criar pastas, listas e documentos dentro do Espaço de Trabalho. Eles também podem compartilhar documentos com outros usuários, promovendo uma colaboração perfeita.
- Convidados: Os convidados são normalmente partes interessadas externas, como prestadores de serviços, que recebem direitos de acesso restritos. Eles só podem visualizar itens de trabalho que são compartilhados com eles pelo proprietário, administradores ou membros, garantindo que tenham acesso às informações relevantes do projeto sem comprometer a privacidade.
Etapa 3: Estabeleça relações entre as funções
A comunicação ineficaz é um desafio significativo no gerenciamento de projetos. Considere um cenário em que um gerente funcional precisa de recursos do gerente de recursos para sua área funcional. Sem clareza sobre quem abordar (e relações de funções estabelecidas), atrasos desnecessários surgiriam, atrapalhando a implementação do projeto.
Para mitigar essas questões, as empresas costumam usar modelos de organogramas para garantir que todos saibam com quem entrar em contato em situações específicas. O ClickUp simplifica esse processo com o Modelo de Organograma do ClickUp.
Para começar, basta adicionar o modelo ao seu espaço de trabalho e reunir informações sobre todas as funções e responsabilidades dentro da organização.
Se você já criou e personalizou o modelo de funções e responsabilidades de gerenciamento de projetos do ClickUp, o processo de coleta de informações será muito mais fácil, pois o documento já contém todos os dados necessários.
Em seguida, você precisará personalizar o modelo do organograma. Este modelo fornece um quadro branco ClickUp onde você pode inserir formas como retângulos. As formas incluem os nomes dos membros da equipe do projeto, cargos, informações de contato e responsabilidades específicas.
Use linhas de conexão para ligar as formas e ilustrar as relações hierárquicas entre essas funções. À medida que o tempo passa e ocorrem mudanças, você pode atualizar o gráfico adicionando ou excluindo formas para refletir as mudanças nas posições ou no pessoal.
Etapa 4: Monitoramento das funções do projeto
A implementação bem-sucedida das funções do projeto requer um acompanhamento diligente das responsabilidades e tarefas. Normalmente, o gerente de projeto lidera esse esforço utilizando várias ferramentas e técnicas.
Uma ótima maneira de conseguir isso é aproveitando as mais de 15 visualizações do ClickUp. Por exemplo, a visualização do gráfico de Gantt permite que os gerentes de projeto delineiem o cronograma do projeto e as atividades necessárias para a implementação. Essa representação gráfica facilita o acompanhamento do progresso de cada parte interessada em suas respectivas tarefas.
Algumas das outras visualizações do ClickUp incluem:
- Exibição em lista: o formato de exibição mais direto, que permite adicionar, remover e reordenar tarefas facilmente em uma lista simples.
- Visualização do quadro: se você prefere uma representação mais visual de suas tarefas, essa visualização é perfeita, pois apresenta as tarefas como cartões em um quadro no estilo Kanban.
- Exibição do calendário: uma exibição da linha do tempo das tarefas, indicando seus horários de início e término, juntamente com as datas de vencimento, ideal para gerenciar prazos e programar conteúdo.
Transformando o gerenciamento de funções do projeto com o ClickUp
O sucesso do projeto depende dos esforços coordenados de indivíduos que assumem diferentes funções e responsabilidades. Funções bem definidas reduzem o risco de confusão, esclarecem os canais de comunicação e promovem a responsabilidade.
O ClickUp é uma ótima ferramenta para otimizar esse processo usando organogramas personalizáveis, modelos de especificação de funções, gráficos de Gantt e muito mais. Inscreva-se hoje mesmo para otimizar seus fluxos de trabalho de gerenciamento de funções e garantir a execução perfeita do projeto! ⭐