Assim como seu corpo depende de seus vários órgãos para funcionar de forma ideal, um projeto depende de funções como gerentes de projeto, patrocinadores de projeto e partes interessadas para atingir seus objetivos. 🏁
Funções de projeto claramente definidas promovem a responsabilidade. Cada membro da equipe conhece suas responsabilidades, o que o capacita a assumir a responsabilidade por suas tarefas.
Quando as funções são ambíguas, o caos se instala. Vários membros da equipe podem, inadvertidamente, tentar realizar as mesmas tarefas simultaneamente, e responsabilizar qualquer pessoa pelos resultados do projeto seria um desafio.
Independentemente de você estar formando uma equipe de gerenciamento de projetos do zero ou expandindo uma equipe já existente, descreveremos 20 funções de projeto essenciais para a execução bem-sucedida do projeto.
20 funções-chave no gerenciamento de projetos
Tenha em mente que diferentes projetos e organizações terão diferentes funções de projeto. Por exemplo, se você estiver adotando
se você tiver um gerente de projeto tradicional, talvez não tenha um gerente de projeto tradicional, pois suas responsabilidades serão divididas entre vários membros da equipe. Por outro lado, a variedade de funções de gerenciamento de projetos também depende do tamanho e do setor de sua organização.
Nesta seção, apresentaremos 20 funções típicas da equipe de projeto e detalharemos as responsabilidades de cada uma delas
1. Gerente de projeto
são os arquitetos do sucesso do projeto, pois supervisionam cada estágio de seu ciclo de vida, desde o início até a conclusão. Eles planejam, organizam e comunicam as atividades do projeto às partes interessadas relevantes, garantindo a execução tranquila e a entrega no prazo.
Um gerente de projeto é responsável por:
- Desenvolver um plano de projeto abrangente que descreva as objetivos do projeto escopo e cronograma
- Delegar tarefas e coordenar a equipe do projeto para garantir a execução bem-sucedida dos objetivos do projeto
- Fornecer todas as atualizações relevantes do status do projeto às partes interessadas
- Garantir que cada estágio do ciclo de vida do projeto atenda aos padrões de qualidade
- Monitorar os cronogramas do projeto e garantir que as etapas estejam em vigor para mitigar possíveis atrasos
- Liderança reuniões da equipe do projeto e fazer ajustes no projeto quando necessário
2. Membro da equipe do projeto
Dependendo do tamanho do projeto, os membros da equipe do projeto são profissionais designados para várias funções sob a orientação do gerente de projeto.
Eles colaboram para garantir que o projeto seja realizado com sucesso por meio de:
- Concluir as tarefas atribuídas a eles pelo gerente de projeto
- Relatar ao gerente de projeto o progresso de suas respectivas tarefas
- Colaborando com outros membros da equipe para enfrentar os desafios que surgem durante o ciclo de vida do projeto ♻️
- Documentar os processos do projeto em que estão envolvidos
3. Participantes do projeto
Partes interessadas no projeto
são um grupo diversificado de indivíduos, incluindo membros internos da equipe e parceiros externos, cujos interesses são afetados pelo resultado do projeto em diferentes graus.
De investidores e fornecedores a clientes e funcionários, as partes interessadas têm responsabilidades essenciais e vitais para o sucesso de um projeto. Algumas delas incluem:
- Fornecer recursos para a execução do projeto
- Participar do processo de tomada de decisões do projeto
- Definir o escopo e o objetivo do projeto
- Fornecer suporte para garantir a implementação bem-sucedida do projeto
- Identificar os possíveis riscos que podem atrapalhar a execução do projeto e desenvolver estratégias de atenuação
4. Patrocinador do projeto
Como uma parte interessada essencial, o
normalmente fornece o suporte e os recursos necessários para garantir a execução do projeto em tempo hábil e dentro do orçamento.
As responsabilidades dos patrocinadores do projeto incluem:
- Garantir que os projetos tenham os recursos humanos, materiais e financeiros necessários para uma execução bem-sucedida
- Avaliar o progresso e o status do projeto
- Ajustar e aprovar todas as mudanças necessárias no orçamento do projeto
- Fornecer suporte durante todo o ciclo de vida do projeto
5. Proprietário do projeto
Normalmente, o proprietário do projeto é um executivo que tem a responsabilidade final pelo sucesso ou fracasso de um projeto.
Ao contrário dos gerentes de projeto, que são responsáveis por supervisionar e coordenar as atividades de um projeto, os proprietários do projeto se concentram em alinhar os resultados comerciais do projeto com as metas da organização.
Por exemplo, se houver uma mudança na preferência do consumidor que possa afetar o alinhamento de um projeto com as tendências do mercado, será responsabilidade do proprietário do projeto identificar e comunicar esse desenvolvimento.
O proprietário do projeto colabora com o gerente de projeto para supervisionar iniciativas como o ajuste de
estratégias de comunicação de marketing
para atenuar as possíveis ameaças. Além disso, eles trabalham com o patrocinador do projeto para garantir os recursos necessários para implementar essas iniciativas.
Algumas das responsabilidades dos proprietários de projetos incluem:
- Colaborar com o gerente de projeto para garantir metas de gerenciamento de projetos e os objetivos sejam alcançados no prazo e dentro do orçamento
- Colaborar com o patrocinador do projeto para garantir que todos os recursos estejam disponíveis para a execução do projeto
- Obter apoio e aprovação das partes interessadas relevantes
6. Patrocinador executivo
Diferentemente do patrocinador do projeto, que se concentra em um projeto individual, o patrocinador executivo é normalmente o gerente sênior ou um executivo de alto escalão de uma organização que supervisiona vários projetos. Suas principais responsabilidades incluem:
- Tomar todas as decisões finais sobre alterações de escopo
- Supervisionar a alocação de recursos para vários projetos na organização
- Manter o controle de todas as atividades do projeto ciclo de vida do projeto e orientar o gerente de projeto
- Garantir que os projetos da organização estejam alinhados com as metas e a missão abrangentes
7. Líder de projeto
Os líderes de projeto são encarregados de liderar e inspirar a equipe do projeto. Ao promover um ambiente produtivo e desenvolver
elas garantem que todos os membros da equipe estejam envolvidos e comprometidos em atingir os objetivos do projeto.
Eles são responsáveis por:
- Desenvolver estratégias que aumentarão a eficiência geral da equipe do projeto
- Garantir a comunicação e a colaboração adequadas dentro da equipe do projeto
- Resolver conflitos e desafios que possam afetar a execução do projeto
- Fornecer orientação e suporte aos membros da equipe do projeto
- Notificar o patrocinador do projeto sobre os desafios enfrentados pela equipe que exigiriam orientação ou recursos adicionais
8. Analista de negócios
O escopo do projeto pode mudar devido à evolução dos requisitos, ao feedback das partes interessadas ou a fatores externos. O analista de negócios é responsável por observar essas mudanças, avaliar seu impacto no sucesso do projeto e determinar sua viabilidade antes da implementação.
Suas principais responsabilidades em uma organização incluem:
- Auxiliar na determinação do escopo e dos objetivos do projeto
- Garantir o alinhamento dos resultados do projeto com as necessidades do negócio
- Conduzir estudos de viabilidade para todas as mudanças propostas
- Análise e documentação dos requisitos do projeto 📄
9. Comitê de direção
Composto por executivos de vários
na maioria dos casos, o comitê diretor atua como um conselho consultivo que supervisiona o ciclo de vida do projeto. Como principais interessados, eles têm o objetivo de moldar o projeto para o sucesso, fornecendo orientação e direção estratégicas.
Algumas de suas principais responsabilidades incluem:
- Fornecer aconselhamento à equipe do projeto sobre como gerenciar os recursos limitados do projeto
- Tomar decisões críticas com relação ao escopo e aos objetivos do projeto
- Determinar um indicadores-chave de desempenho do projeto que podem ser usados para medir o sucesso do projeto 📊
- Oferecer percepções e sugestões para futuras melhorias no projeto
- Oferecer percepções e conhecimentos especializados para orientar decisões críticas durante a execução do projeto
10. Coordenador do projeto
Em vez de lidar com o panorama geral como os gerentes de projeto, os coordenadores de projeto se concentram principalmente em tarefas administrativas, como o monitoramento das atividades diárias do projeto.
Os coordenadores de projetos normalmente exigem menos experiência prática no planejamento e na execução de projetos e, em geral, assumem menos
cursos de gerenciamento de projetos
do que gerentes de projeto.
Algumas de suas principais responsabilidades incluem:
- Garantir que todos os membros da equipe do projeto estejam no caminho certo em relação aos seus respectivos resultados
- Monitorar o cronograma do projeto ⏲️
- Garantir que todos os documentos do projeto, inclusive atas de reunião e relatórios, estejam prontamente acessíveis para referência futura
11. Especialistas no assunto (SMEs)
Os especialistas no assunto possuem conhecimento especializado ou habilidades relevantes para o projeto. Eles oferecem percepções e orientações para atender aos requisitos técnicos do projeto.
Eles são responsáveis por:
- Fornecer conhecimentos e percepções específicos do domínio para a equipe do projeto
- Identificar possíveis problemas técnicos que possam afetar a execução do projeto
- Garantir que o projeto se alinhe aos padrões e normas do setor
- Prestar consultoria sobre estratégias que podem ser adotadas para garantir que o projeto seja executado adequadamente
12. Gerente de recursos
Os gerentes de recursos planejam meticulosamente e
dentro das restrições orçamentárias.
Eles são responsáveis por:
- Estimar as necessidades de recursos de um projeto
- Planejar estrategicamente como alocar os recursos finitos de um projeto
- Auxiliar na elaboração do orçamento do projeto
- Monitorar os gastos do projeto e implementar medidas de economia de custos para evitar estouros no orçamento
- Avaliar a utilização de recursos para garantir sua otimização
13. Diretor de projeto
Diferentemente dos gerentes de projeto que se concentram em um projeto, os diretores de projeto gerenciam vários projetos em uma organização simultaneamente e tomam decisões críticas para impulsioná-los.
Algumas de suas principais responsabilidades incluem:
- Garantir a alocação adequada de recursos em diferentes projetos
- Desenvolver estratégias de gerenciamento de projetos para manter os projetos da empresa no caminho certo
- Garantir que os projetos sejam concluídos no prazo e dentro do orçamento 💸
- Identificar os riscos que podem atrapalhar a execução dos projetos
- Envolver-se com as partes interessadas relevantes dos projetos sob sua jurisdição
14. Consultor de gerenciamento de projetos
Os consultores de gerenciamento de projetos são ativos externos de valor inestimável, oferecendo suporte especializado às organizações por um período determinado. Eles aconselham sobre as melhores maneiras de otimizar os processos e elaboram estratégias para garantir o sucesso do projeto
.
Suas principais responsabilidades incluem:
- Identificar ineficiências no processo de gerenciamento de projetos
- Recomendar as melhores práticas para garantir que o projeto seja executado dentro do prazo e do orçamento
- Auxiliar a organização na elaboração de estratégias de projeto que se alinhem com seus objetivos comerciais
15. Gerentes de risco
Os gerentes de risco proativamente identificam e mitigam ameaças potenciais antes que elas possam afetar o progresso de um projeto.
Eles são responsáveis por:
- Identificar riscos avaliando seu impacto e priorizando-os com base na gravidade
- Desenvolvimento de planos e estratégias de gerenciamento de riscos
- Monitorar e controlar os riscos durante todo o ciclo de vida do projeto
- Implementação de ações de resposta a riscos para mitigar ameaças e explorar oportunidades
- Informar as partes interessadas sobre os possíveis riscos, seu impacto e os planos de mitigação em vigor
16. Diretor do escritório de gerenciamento de projetos (PMO)
O escritório de gerenciamento de projetos garante a consistência nas práticas de gerenciamento de projetos. Ele faz isso desenvolvendo e refinando
metodologias de gerenciamento de projetos
e treinar os gerentes de projeto e outros membros da equipe. O PMO desempenha um papel fundamental em
gerenciamento de projetos empresariais
ao supervisionar a alocação de recursos em diferentes projetos.
O diretor do PMO é um executivo que assume um papel fundamental na gestão de projetos
na organização, otimizando as operações e o desempenho do PMO. Suas principais responsabilidades incluem:
- Monitorar a execução de todos os projetos da organização
- Alocar recursos para auxiliar na execução dos projetos da empresa
- Estabelecer indicadores-chave de desempenho do projeto (KPIs) para monitorar o desempenho e o progresso do projeto
- Garantir que todos os projetos estejam alinhados com as metas e prioridades da organização
- Monitorar as atividades de gerenciamento de riscos com o PMO
17. Gerente funcional
Um gerente funcional está à frente de uma unidade ou departamento específico, encarregando-se de todas as operações dentro dele. Ele é responsável por gerenciar as atividades diárias, fornecer recursos e otimizar os processos em sua área funcional.
Eles são responsáveis por:
- Garantir que as atividades de sua área funcional estejam em conformidade com as políticas e os padrões da organização
- Definir KPIs para sua respectiva área funcional
- Garantir que os recursos sejam alocados de forma eficiente em seu departamento
- Identificar possíveis riscos que possam afetar a execução de projetos em sua área funcional
18. Gerente de qualidade do projeto
Os gerentes de qualidade de projetos mantêm rigorosos padrões de controle e garantia de qualidade nos projetos de uma organização.
Eles são responsáveis pelo seguinte:
- Desenvolver modelos de controle de qualidade medidas e padrões para a execução do projeto
- Garantir que todas as inspeções necessárias sejam realizadas em tempo hábil
- Identificar riscos de qualidade e elaborar estratégias para mitigá-los
- Identificar e resolver problemas de qualidade e não conformidades
- Envolver-se com as partes interessadas para entender suas expectativas de qualidade
19. Gerente de compras
Os gerentes de aquisições são intermediários que conectam a equipe do projeto com os fornecedores ou vendedores da empresa.
Eles contribuem para a equipe do projeto ao:
- Colaborar com os gerentes de projeto para entender os requisitos do projeto e identificar os materiais, serviços e conhecimentos necessários
- Pesquisando e identificando possíveis fornecedores, avaliando suas capacidades, reputação e histórico
- Desenvolver e implementar um processo transparente de qualificação de fornecedores, pré-selecionando os fornecedores adequados para um maior envolvimento
- Negociar contratos com os fornecedores escolhidos, garantindo os melhores termos em relação a preço, qualidade, cronogramas de entrega e condições de pagamento
- Gerenciar os contratos durante todo o projeto, garantindo a conformidade com os termos acordados 📃
20. Conselho de controle de mudanças (CCB)
O conselho de controle de mudanças é composto por profissionais que gerenciam desafios e oportunidades inesperados durante o ciclo de vida de um projeto.
Eles são responsáveis por:
- Avaliar e gerenciar todas as mudanças propostas para determinar seu impacto na execução do projeto
- Avaliar a viabilidade da implementação das mudanças propostas
- Aprovar ou rejeitar as mudanças propostas em um projeto
- Documentar solicitações de mudanças, avaliações e atividades associadas a qualquer mudança proposta
Como implementar funções de projeto em 4 etapas
Agora que identificamos as principais funções do projeto, a próxima etapa é garantir que sua implementação seja bem-sucedida em sua organização. É nesse ponto que
software de gerenciamento de projetos
vem em seu socorro.
é uma das principais soluções de software de gerenciamento de projetos disponíveis atualmente. Ele tem um
conjunto abrangente de recursos para otimizar o gerenciamento de projetos
e a implementação das funções do projeto.
Alguns dos
benefícios de usar um software de gerenciamento de projetos
como o ClickUp incluem:
- Funções, permissões e níveis de acesso personalizáveis, dependendo das funções e responsabilidades de um membro da equipe do projeto
- Recursos colaborativos que facilitam o trabalho com todos os participantes em tempo real
- Modelos de gerenciamento de projetos com fluxos de trabalho pré-construídos projetados para garantir o andamento tranquilo de seu projeto do início ao fim
Com os amplos recursos do ClickUp, você pode implementar e gerenciar perfeitamente as funções do projeto usando as quatro etapas abaixo:
Etapa 1: Definir funções e responsabilidades do projeto
A primeira etapa da implementação das funções do projeto é definir claramente as responsabilidades de cada indivíduo com base no escopo e nos objetivos do projeto. Essa clareza promove a responsabilidade, pois cada membro da equipe do projeto estará ciente de suas áreas de responsabilidade.
Para facilitar essa etapa, considere o uso de um
modelo de funções e responsabilidades
. Embora existam muitas opções, recomendamos o modelo
Modelo de funções e responsabilidades de gerenciamento de projetos do ClickUp
.
Use o modelo de funções e responsabilidades do ClickUp Project Management para organizar sua equipe e definir suas funções
Esse documento personalizável permite delinear claramente elementos como objetivos e metas, funções e responsabilidades do projeto usando quatro subseções principais:
- Nome do projeto: Aqui, os usuários podem especificar o título, os objetivos e as metas gerais do projeto. Essa seção é particularmente útil para as partes interessadas, como o diretor do projeto, que supervisiona vários projetos
- Conheça a equipe: Nesta seção, os usuários podem listar todas as funções organizacionais, do proprietário do projeto ao gerente de aquisições, e descrever suas respectivas responsabilidades e tarefas
- Cronograma do projeto: Os usuários, especialmente os gerentes de projeto, podem usar essa seção para definir com precisão os cronogramas dos marcos do projeto. Isso garante que todas as partes interessadas estejam informadas sobre os prazos previstos para o projeto
- Orçamento e recursos: Esta seção se concentra em detalhar as necessidades financeiras e de recursos que são vitais para a implementação do projeto
Depois de adaptar o modelo para atender às necessidades do seu projeto, você pode conceder acesso a todos os participantes relevantes e gerar um link compartilhável para o documento. Você pode enviar esse link por meio da plataforma de comunicação em tempo real nativa do ClickUp
.
Traga a comunicação da equipe para um único lugar com o ClickUp Chat
Etapa 2: Atribua funções aos membros da equipe
A segunda etapa crucial na implementação da função do projeto é a atribuição de funções e tarefas aos membros apropriados da equipe. Para dar início a esse processo,
crie um novo espaço de trabalho
no ClickUp e integre todas as partes interessadas relevantes.
Em seguida, você pode atribuir
para cada parte interessada, concedendo-lhes direitos e permissões específicos com base em suas responsabilidades. Algumas das funções disponíveis no ClickUp incluem:
- Proprietário: O proprietário é a pessoa que define e configura o espaço de trabalho. Na maioria dos casos, o proprietário é o gerente de projeto ou um executivo de alto escalão, como o patrocinador do projeto
- Administradores: Os administradores são usuários que supervisionam e gerenciam o espaço de trabalho criado pelo proprietário. Eles podem conceder permissão de acesso a outros usuários para colaborar em documentos e tarefas do projeto dentro do espaço de trabalho. Normalmente, essa função é atribuída às partes interessadas, como o líder do projeto ou o gerente funcional
- Membro: Os membros são partes interessadas internas da organização. Eles têm permissão para criar pastas, listas e documentos no espaço de trabalho. Eles também podem compartilhar documentos com outros usuários, promovendo a colaboração contínua
- Convidados: Os convidados geralmente são partes interessadas externas, como prestadores de serviços, aos quais são concedidos direitos de acesso restritos. Eles só podem visualizar itens de trabalho que são compartilhados com eles pelo proprietário, administradores ou membros, garantindo que tenham acesso a informações relevantes do projeto sem comprometer a privacidade
O Advanced Permissions permite controlar o que os usuários podem ou não fazer, definindo funções para evitar alterações acidentais
Etapa 3: Estabelecer relações de função
A comunicação ineficaz é um fator significativo
desafio no gerenciamento de projetos
. Considere um cenário em que um gerente funcional precisa de recursos do gerente de recursos de sua área funcional. Sem clareza sobre quem abordar (e relações de função estabelecidas), ocorreriam atrasos desnecessários, interrompendo a implementação do projeto.
Para atenuar esses problemas, as empresas geralmente usam
para garantir que todos saibam com quem entrar em contato em situações específicas. O ClickUp simplifica esse processo com o
Modelo de organograma do ClickUp
.
Visualize facilmente a estrutura e o layout de suas equipes com este modelo simples de organograma para quadro branco
Para começar, basta adicionar o modelo ao seu espaço de trabalho e reunir informações sobre todas as funções e responsabilidades dentro da organização.
Se você já tiver criado e personalizado o modelo de funções e responsabilidades do ClickUp Project Management, o processo de coleta de informações será muito mais fácil, pois o documento já contém todos os dados de que você precisa.
Em seguida, você precisará personalizar o modelo de organograma. Esse modelo fornece um
onde você pode inserir formas como retângulos. As formas incluem nomes de membros da equipe do projeto, cargos, informações de contato e responsabilidades específicas.
Use linhas de conexão para vincular as formas e ilustrar as relações de reporte entre essas funções. À medida que o tempo passa e ocorrem mudanças, você pode atualizar o gráfico adicionando ou excluindo formas para refletir as mudanças nos cargos ou no pessoal.
Etapa 4: Monitoramento das funções do projeto
A implementação bem-sucedida das funções do projeto requer um acompanhamento diligente das responsabilidades e tarefas. Normalmente, o gerente de projeto lidera esse esforço utilizando várias ferramentas e técnicas.
Uma ótima maneira de conseguir isso é aproveitar
Mais de 15 visualizações do ClickUp
. Por exemplo, o
Visualização do gráfico de Gantt
permite que os gerentes de projeto descrevam o cronograma do projeto e as atividades necessárias para a implementação. Essa representação gráfica facilita o acompanhamento do progresso de cada parte interessada em suas respectivas tarefas.
As mais de 15 visualizações do ClickUp oferecem às organizações uma solução completa para cada equipe
Algumas das outras visualizações do ClickUp incluem:
- Exibição de lista : O formato de visualização mais simples que permite adicionar, remover e reordenar facilmente as tarefas em uma lista simples
- Visualização do quadro : Se preferir uma representação mais visual de suas tarefas, essa visualização é perfeita, pois apresenta as tarefas como cartões em um quadro no estilo Kanban
- Visualização do calendário : Uma visualização de linha do tempo das tarefas, indicando seus horários de início e término juntamente com as datas de vencimento, ideal para gerenciar prazos e programar conteúdo
Transformando o gerenciamento de funções de projeto com o ClickUp
O sucesso do projeto depende dos esforços coordenados de indivíduos que assumem diferentes funções e responsabilidades. Funções bem definidas reduzem o risco de confusão, esclarecem os canais de comunicação e promovem a responsabilidade.
O ClickUp é uma ótima ferramenta para simplificar esse processo usando organogramas personalizáveis, modelos de especificação de função, gráficos de Gantt e muito mais.
hoje mesmo para otimizar seus fluxos de trabalho de gerenciamento de funções e garantir a execução perfeita do projeto! ⭐