Coloque suas equipes de projeto em ordem: Um guia completo para a estrutura de governança de projetos

Sem governança, reina o caos. Essa afirmação é verdadeira em qualquer situação que exija estrutura e persistência sistemática. E, no mundo altamente competitivo e orientado por resultados do gerenciamento de projetos, não há absolutamente nenhum espaço para o caos no local de trabalho. Imagine tentar administrar um gigante da tecnologia sem regras, controles ou um plano estratégico. Essa é uma receita para o desastre!

Pense em governança de projetos como o super-herói de seu projeto, trazendo:

• Processos zen: Seus processos internos são bem comunicados, claros e livres de erros
• O melhor amigo do tempo: Os prazos se tornam um passeio no parque
• Alegria do cliente: Clientes felizes? Considere isso feito 🥳

Neste artigo, estamos decodificando o poder da governança de projetos, conectando os pontos entre esses princípios de governança de visão geral e os detalhes de sua rotina diária de projetos. Abordaremos:

1. Conceitos de governança de projetos
2. Etapas para desenvolver uma estrutura de governança de projetos

O que é governança de projetos?

O conceito básico de governança é bastante simples: refere-se aos processos coletivos que permitem que diversos elementos da sociedade exerçam poder, autoridade e influência. O objetivo final é elaborar políticas que moldem o funcionamento da vida pública, da economia e do desenvolvimento social.

Quando nos aprofundamos no gerenciamento de projetos, encontramos um conceito semelhante, adaptado para a tomada de decisões específicas do projeto - governança de projetos. Por definição a governança de projetos é uma função de supervisão alinhada ao modelo de governança da organização e que abrange o ciclo de vida do projeto

Mas essa descrição técnica pode ser difícil de digerir para muitos de nós. Em termos mais simples, governança de projetos é a estrutura de referência - também chamada de modelo ou estrutura de governança - para decidir Formas de lidar com projetos você precisa produzir? Certifique-se de que sejam realistas e estejam alinhados com a estratégia geral de sua organização

• Escopo do projeto: Define os limites de seu projeto. o que será incluído e o que não será?_ Seja específico para evitar desvios de escopo posteriormente
• Documentar tudo: Anote tudo em uma carta de projeto ou em um documento semelhante. Você pode usarmodelos de carta de projeto para obter ajuda adicional

**Aqui está uma pista: Explore o Metas do ClickUp recurso! Ele permite que você defina metas e cronogramas com métricas mensuráveis, acompanhe o progresso em tempo real e mantenha tudo super organizado com as pastas. Além disso, você tem esse visual bacana para monitorar todos os seus resultados em um só lugar.

Acompanhe suas metas até os KPIs mais essenciais e obtenha automaticamente visualizações detalhadas de seu progresso

Etapa 2: identificar os principais participantes e funções do projeto

Agora, vamos falar sobre as pessoas que estarão envolvidas nisso com você. Identifique os principais participantes e defina suas funções. Quem desempenha qual papel? Saber isso ajuda a criar uma equipe de apoio em que todos conhecem suas funções para o sucesso do projeto. As funções das partes interessadas incluem o patrocinador do projeto, o gerente de projeto, a equipe do projeto ou até mesmo partes externas, como clientes ou fornecedores. 🔑

Há duas etapas simples para organizar as partes interessadas do projeto com o ClickUp:

1. Criar um registro de partes interessadas: Você pode criar tarefas individuais em um registroLista ClickUp ouPasta para cada parte interessada. Preencha a pastaCampos personalizados com as informações correspondentes dos participantes para cada tarefa e use o campo de descrição para fornecer detalhes adicionais sobre cada um, como histórico, interesses, status de prioridade e expectativas
2. Defina claramente as funções: O ClickUp tem vários modelos para ajudá-lodefinir funções e responsabilidades para garantir a prestação de contas e agilizar a execução do projeto. Por exemplo, com oModelo de Matriz RACI (ou Matriz de Atribuição de Responsabilidade) do ClickUpvocê pode atribuir tarefas e definir a autoridade de tomada de decisão

Use o Modelo de Matriz RACI do ClickUp para delinear as funções dos membros da sua equipe em diferentes tarefas e atividades

Etapa 3: Definir os parâmetros do projeto em todos os departamentos

Depois de identificar os participantes, considere suas necessidades e desejos em todos os departamentos. Você pode realizar reuniões com os principais interessados ou com um comitê de governança para definir parâmetros sobre todos os tipos de componentes de governança do projeto, inclusive:

• Criação de cronogramas realistas de acordo com a disponibilidade de recursos
• Orçamento de projetos
• Relatório de expectativas
• Rastreamento e teste de resultados de qualidade
• Implantação do projeto

Parece muito complicado? É exatamente por essa etapa que você precisa de um ferramenta de gerenciamento de projetos como o ClickUp, para centralizar todas as discussões e documentações resultantes do planejamento da governança do projeto.

O ClickUp 3.0 é equipado com colaboração cruzada, gerenciamento de tempo , gerenciamento de reuniões , anotações , agendamento e ferramentas de implementação para ajudá-lo a navegar e monitorar execução do projeto de A a Z. Você também vai adorar usar IA do ClickUp para gerar documentos estruturados, fazer brainstorming das próximas etapas e resumir textos extensos, todas as funcionalidades projetadas para ajudá-lo a estabelecer uma estrutura de governança em tempo hábil.

Monitore as atualizações do projeto, gerencie fluxos de trabalho e colabore com a equipe, tudo a partir do seu ClickUp Workspace

E aqui está a cereja do bolo: O ClickUp vem com uma extensa suporte de treinamento . Equipe as equipes de projeto e as partes interessadas com as habilidades necessárias para navegar e aproveitar ao máximo suas ferramentas.

Etapa 4: estabelecer protocolos de comunicação nas equipes de projeto

Pesquisas recentes indicam que uma enorme 75% dos profissionais de projetos preveem um aumento na dependência de ferramentas de colaboração para dinâmica da equipe . Não poderíamos estar mais de acordo!

O estabelecimento de canais e protocolos de comunicação eficazes envolve a criação de linhas claras e diretas de comunicação entre todos os membros da equipe as partes interessadas e outros participantes importantes envolvidos no projeto. Tudo tranquilo, certo? ⛵

Vamos fazer isso:

• Desenvolva um plano de comunicação: Ele deve descrever quem precisa se comunicar, quais informações precisam ser compartilhadas, quando devem ser compartilhadas e como devem ser disseminadas
• Use modelos reutilizáveis: ExploreOs modelos reutilizáveis do ClickUp para adicionar uniformidade ao seu plano de comunicação e logística
• Atualizações e reuniões regulares: As atualizações do status do projeto e as reuniões podem ajudar a garantir que todos estejam atualizados, promovendo um senso de pertencimento e envolvimento

Adicione membros da equipe a discussões e colabore com o ClickUp Chat em um único espaço e evite alternar entre softwares

Veja como o ClickUp pode elevar a comunicação transparente para qualquer modelo de governança de projeto:

1. Interaja com sua equipe instantaneamente usando o recurso de mensagens no aplicativo do ClickUp,Visualização do bate-papo2. Edite documentos de forma colaborativa sem sobreposições e compartilhe-os facilmente via URL comDocumentos do ClickUp3. Transmitir visualmentedependências e relacionamentos de tarefas comQuadros brancos ClickUp. Garantir uma compreensão clara da dinâmica e dos cronogramas do projeto para uma governança eficaz do projeto
2. Personalizar e gerenciar tarefas para alinhar os processos da equipe com os requisitos do projeto
3. Fique por dentro de tudo comnotificações personalizáveis. Receberatualizações em tempo real quando as tarefas são modificadas, garantindo que você esteja informado e possa adaptar sua estratégia de governança prontamente
4. Download do ClickUppara seu Android oudispositivos iOS para desfrutar de um desempenho suave em smartphones e até mesmo em Apple Watches

Etapa 5: implementar mecanismos de monitoramento e geração de relatórios

Um modelo de governança ideal incluiria check-ins regulares para detectar problemas logo no início e manter tudo no caminho certo. Essa etapa requer a criação de um sistema que sirva como painel de controle do seu projeto, facilitando o monitoramento do progresso e a geração de relatórios regulares. É como ter um controle sobre a saúde do seu projeto.

Obtenha uma visão holística do status do projeto e das tarefas restantes em sua equipe ou departamento com os Dashboards no ClickUp 3.0 Dashboards do ClickUp entra em cena para facilitar sua vida e permite que você crie um painel personalizado e interessante que mostra tudo o que você precisa saber. Você o abre e pronto! 💣

Alavancagem Cartões personalizados o ClickUp Dashboards permite que você crie painéis de controle, tabelas, gráficos e tudo o que é bom para avaliar se o seu projeto está indo bem ou se precisa de um pequeno impulso. mantenha o controle em* qualquer cenário de trabalho - aqui estão três exemplos de usos de casos de negócios dos ClickUp Dashboards:

Sprints de desenvolvimento

Gerencie sem esforço a carga de trabalho da sua equipe, seja por meio de pontos de scrum ou tarefas atribuídas. Conduza discussões sobre quaisquer desafios de construção, acompanhe o progresso e avalie o desempenho da equipe, tudo convenientemente em um só lugar.

Gerenciamento de recursos

Visualize a disponibilidade de recursos em seu Dashboard e aloque tudo estrategicamente. Identifique rapidamente os ativos e a equipe usados com eficiência ou subutilizados. Gere relatórios de progresso ao longo do tempo para uma gestão contínua otimização de recursos .

Entenda rapidamente quem na sua equipe está com pouco ou muito trabalho, para que você possa realocar facilmente seus recursos

Gerenciamento de negócios

Planeje, visualize, acompanhe e avalie metas periódicas em diversas tarefas, garantindo uma estrutura de governança uniforme para todos os projetos. O Dashboard funciona como um centro de controle personalizado para ajudá-lo a descobrir gargalos nos fluxos de trabalho e tomar medidas preventivas.

Etapa 6: Avaliar e ajustar continuamente

Os projetos são dinâmicos, assim como a vida. Revise e ajuste regularmente sua estrutura de governança com base no desempenho do projeto e nas mudanças nas circunstâncias. A flexibilidade é fundamental - ela garante que sua estrutura permaneça relevante e se adapte às mudanças necessidades em evolução do projeto .

O ClickUp simplifica as tarefas de governança oferecendo um variedade de visualizações que se alinham perfeitamente com a natureza em constante mudança dos projetos, garantindo que você tenha a lente certa para uma supervisão e um gerenciamento eficazes.

As mais de 15 visualizações do ClickUp oferecem às organizações uma solução completa para cada equipe

Aqui estão algumas de nossas visualizações favoritas e seus principais benefícios:

• Visualização da diretoria Para rastreamento visual do projeto: Permite que você veja as tarefas se movendo entre os estágios, oferecendo uma representação visual dinâmica do progresso do seu projeto
• Visualização de lista Para gerenciamento detalhado de tarefas: Permite que você gerencie meticulosamente as tarefas, facilitando a supervisão de atribuições individuais e o acompanhamento do progresso passo a passo
• Visualização do calendário Para agendamento: Garante que você fique por dentro dos prazos e das tarefas sensíveis ao tempo. Ajuste facilmente sua estrutura de governança com base emcronogramas de projetos e garanta que tudo esteja dentro do cronograma
• Visualização do gráfico de Gantt para cronogramas de projetos variáveis: É o seuferramenta de linha do tempo dinâmicaajudando você a visualizar as dependências e ajustar os cronogramas,identificar oportunidades de aprimoramento de processose adaptar sua abordagem de governança com base no cenário do projeto em evolução
• Visualização da linha do tempo Para rastreamento de marcos: É como a linha do tempo histórica do seu projeto, permitindo que você analise as conquistas passadas, planeje o futuro e faça ajustes informados nos componentes de governança do projeto
• Visualização da equipe Para planejamento de projeto de alto nível: Precisa ver o panorama geral? Essa visualização oferece uma visão geral de alto nível de projetos, tarefas e membros da equipe. É perfeita paraplanejamento de capacidade e governança de pessoas

O ClickUp 3.0 lhe dá a capacidade de transformar e alternar entre diferentes visualizações enquanto edita diretamente as tarefas com o ClickUp AI

Importância da governança de projetos no gerenciamento de projetos

Embora o significado da governança de projetos seja evidente em projetos complexos, sua importância se estende a todos os projetos. Ela é absolutamente vital nestas cinco áreas:

1. Gerenciamento de riscos: Identifica, avalia e trata prontamente os riscos de entrega de produtos ou serviços, minimizando interrupções e aumentando a resiliência do projeto
2. Envolvimento das partes interessadas: Estabelece canais de comunicação claros, promovendo o engajamento e a participação das partes interessadascolaboração entre os participantes do projeto3. Responsabilidade e tomada de decisões: Define a cadeia de responsabilidades, melhorando a prestação de contas e a racionalizaçãoprocessos de tomada de decisão para manter os projetos estáveis em ambientes incertos
3. Medição de desempenho: Estabelecemétricas e KPIs para medir o desempenho do projeto em todos os departamentos, facilitando amelhoria contínua e o aprendizado
4. Conformidade e adesão a padrões: Garante a adesão às políticas organizacionais, aos padrões do setor e aos requisitos regulatórios, reduzindo os riscos legais e de reputação

É bom saber: Governança de projeto vs. governança organizacional

A governança de projetos e a governança organizacional parecem conceitos que se sobrepõem, mas eles diferem em escopo e foco. O primeiro é específico para projetos, envolvendo a estrutura de gerenciamento para a tomada de decisões e a execução durante todo o ciclo de vida do projeto. Ela define funções, responsabilidades e processos adaptados para orquestrar o sucesso do projeto. 💫

Por outro lado, governança organizacional tem um escopo mais amplo, abordando a estrutura, as políticas e os processos de tomada de decisão de toda a organização. Ela define a estrutura para operações sustentáveis e de longo prazo, orientando os objetivos estratégicos e a funcionalidade geral em várias áreas processos e funções de negócios -como vendas e RH - dentro da organização.

Aqui está uma tabela que descreve as principais diferenças entre a governança do projeto e a governança organizacional:

Gerencie projetos bem-sucedidos: Use o ClickUp para governança de projetos

Executar um projeto sem ordem é como dirigir com os olhos vendados. Experimente você mesmo se não estiver convencido, mas se você valoriza a ordem e a eficiência, então entenderá a importância disso.

Com a variedade de recursos do ClickUp, desde o manuseio perfeito de tarefas até ferramentas de comunicação e gerenciamento de problemas de alto nível, é muito fácil configurar o modelo correto de governança de projetos.

Portanto, quer você seja um cético ou um crente experiente, Vale a pena experimentar o ClickUp ! Ele é gratuito e você sempre pode contar com ele para ajudar a ancorar seus projetos meticulosamente. Confie em nós; você se perguntará como conseguiu passar sem ele até agora. 😁