Zajmijmy się pytaniem, które zadaje sobie większość liderów małych i średnich przedsiębiorstw: Czy można faktycznie korzystać z AI bez programistów, analityków danych lub działu IT?
Prosta odpowiedź? Tak. I to nie w sensie „teoretycznie, kiedyś”, ale już dziś.
Dla małych i średnich przedsiębiorstw* wdrożenie AI nie oznacza już:
- Niestandardowe integracje
- Drogie usługi konsultingowe
- Brak wiedzy technicznej
Możesz zacząć korzystać z AI bez kodowania, wbudowanej bezpośrednio w narzędzia, z których już korzysta Twój zespół. Narzędzia do zarządzania projektami. Dokumenty. Komunikacja zespołowa. A kiedy AI jest wbudowana bezpośrednio w te cykle pracy, wdrożenie przestaje być projektem technicznym, a staje się decyzją biznesową.
W tym przewodniku dokładnie opisano, jak obecnie robią to małe i średnie przedsiębiorstwa bez działu technicznego — jak zidentyfikować cykle pracy gotowe do wdrożenia sztucznej inteligencji, wybrać odpowiednie narzędzia, uniknąć rozrostu sztucznej inteligencji i uzyskać rzeczywiste wyniki bez pisania ani jednej linii kodu.
Rzeczywistość wdrażania AI w małych firmach
Większość liderów małych i średnich przedsiębiorstw dostrzega jednocześnie dwie prawdy:
1️⃣ AI może zwiększyć konkurencyjność Twojej firmy2️⃣ Nie masz programistów, analityków danych ani dużego zespołu IT
To napięcie jest realne i stanowi jedną z największych barier we wdrażaniu AI w organizacjach nietechnicznych. Dlatego wiele małych i średnich przedsiębiorstw pozostawało na uboczu... aż do teraz.
Wdrażanie AI staje się coraz bardziej popularne wśród małych i średnich przedsiębiorstw.
Dane pokazują, że zmiana jest szybka i realna:
- W Stanach Zjednoczonych 57% małych i średnich przedsiębiorstw inwestuje obecnie w technologie AI, co stanowi ogromny wzrost w porównaniu z 36% w 2023 r., a 30% pracowników korzysta z narzędzi AI na co dzień. Jest to dowód na to, że AI przeszła od etapu eksperymentów do codziennej pracy.
- Na całym świecie około 76% małych i średnich przedsiębiorstw aktywnie korzysta z narzędzi AI lub rozważa ich wdrożenie, a popyt jest szczególnie duży w przypadku zastosowań związanych ze sprzedażą i prognozowaniem.
- W Indiach aż 78% małych i średnich przedsiębiorstw deklaruje, że eksperymentuje z AI lub korzysta z niej, często w zakresie chatbotów, optymalizacji marketingu i tworzenia zawartości. Większość z tych firm twierdzi, że zwiększa to ich przychody.
Warto jednak zwrócić uwagę na pewien niuans: wiele małych i średnich przedsiębiorstw wierzy w potencjał AI, ale ma trudności z jej wdrożeniem. Badania pokazują brak pewności co do umiejętności i szkoleń, a niektóre firmy nie są pewne, jak ocenić wymierną wartość tego rozwiązania.
Dlaczego małe i średnie przedsiębiorstwa nadal borykają się z problemami związanymi z wdrażaniem AI?
Dzieje się tak, ponieważ czasami narzędzia, które mają sprawić, że sztuczna inteligencja będzie użyteczna, mogą powodować jeszcze większy chaos, gdy są rozproszone i niepołączone. Gdy zespoły muszą radzić sobie z kilkunastoma oddzielnymi aplikacjami AI, z których każda ma własny login i kontekst, powstaje trójca, której żadna firma nie chce:
- Rozrost sztucznej inteligencji : Zbyt wiele różnych narzędzi AI, które nie rozumieją Twojej rzeczywistej pracy + złożone koszty AI i uniemożliwiają dobre zarządzanie.
- Rozproszenie kontekstu: sytuacja, w której wiedza potrzebna pracownikom do wykonywania zadań znajduje się w wielu miejscach jednocześnie: dokumentach, tablicach, rozmowach na czacie, wiadomościach e-mail itp.
- Rozproszenie pracy : Fragmentacja czynności roboczych między wieloma niepołączonymi narzędziami, platformami i systemami, które nie komunikują się ze sobą, co wymaga ciągłego przełączania się między aplikacjami.
Właśnie dlatego wiele małych i średnich przedsiębiorstw, które wprowadzają AI, nie od razu widzi oczekiwanych efektów. Nie chodzi o to, że AI jest słaba, ale o to, że brakuje odpowiedniego kontekstu cyklu pracy.
Jakie jest więc rozwiązanie?
Rozwiązaniem jest Converged AI Obszar Roboczy — pojedyncza platforma, która łączy projekty, dokumenty, rozmowy i sztuczną inteligencję. W tym ujednoliconym obszarze roboczym cała Twoja praca i sztuczna inteligencja znajdują się w jednym miejscu, co zapewnia sztucznej inteligencji pełny kontekst, aby jak najlepiej Ci pomóc.
Prosty sposób na wizualizację zintegrowanego obszaru roboczego AI:
A jak zbudować taki obszar roboczy? Najprościej za pomocą ClickUp!
📮 ClickUp Insight: Nasze badanie dojrzałości AI pokazuje, że 60% menedżerów i współpracowników nadal nie ma dostępu do AI w pracy. Ponieważ ponad połowa z nich pracuje w małych firmach, które nie zatrudniają ekspertów AI, są oni w dużej mierze zdani na siebie.
Kiedy kluczowe role nie mają dostępu do AI i nie potrafią jej efektywnie używać, to po prostu nie działa. Cykl pracy może wydawać się zagmatwany, chaotyczny lub zbyt trudny do włączenia w codzienne zadania.
ClickUp Brain usuwa te bariery, dostarczając sztuczną inteligencję klasy korporacyjnej bezpośrednio do obszaru roboczego, z którego już korzystają zespoły. Nie wymaga ustawień, zmiany narzędzi ani pomocy specjalistów — to łatwo dostępne, wysoce kontekstowe narzędzie AI, z którego każdy może korzystać od samego początku.
Dzięki narzędziom takim jak ClickUp AI sztuczna inteligencja jest wbudowana w narzędzia, z których zespoły już korzystają — od tworzenia zawartości po planowanie projektów i zarządzanie spotkaniami — co oznacza, że użytkownicy bez wiedzy technicznej mogą wdrożyć sztuczną inteligencję bez konieczności korzystania z kodu lub pomocy zespołu technicznego.
Obejrzyj to wideo, aby dowiedzieć się, jak uniknąć rozrostu AI, jednocześnie wykorzystując ją w pracy swojego zespołu! 👇🏽
Dlaczego „AI bez kodowania” ma tak duże znaczenie?
/AI oznacza po prostu AI, z której można korzystać bez programowania.
Zamiast modeli, interfejsów API i skryptów, interakcja z AI odbywa się poprzez:
- Podpowiedzi w języku naturalnym
- Interfejsy wizualne
- Gotowe funkcje w ramach istniejących narzędzi
Dla małych i średnich przedsiębiorstw ma to znaczenie z jednego powodu: ograniczeń.
- Nie masz budżetu na długie cykle rozwoju
- Nie masz zespołu technicznego czekającego na „fazę drugą”.
- Z pewnością nie masz czasu na półroczne eksperymenty, zanim dostrzeżesz wartość.
Ta zmiana sprawia, że wdrożenie AI staje się decyzją dotyczącą cyklu pracy, a nie projektem technicznym.
AI bez kodowania skraca czas rozwoju, minimalizuje bariery kosztowe i umożliwia „programistom-amatorom” z różnych działów tworzenie i wykorzystywanie AI w codziennej pracy.
Twój kierownik operacyjny może zautomatyzować proces, a koordynator marketingu może przygotować brief kampanii bez konieczności zgłaszania się do działu IT. Dzięki temu mogą samodzielnie rozwiązywać swoje problemy.
🎥 Zobacz, jak ClickUp wspiera realizację kampanii opartych na AI dla marketerów:
Gotowe vs. niestandardowe AI (kiedy potrzebujesz każdego z nich)
Utknąłeś w „paraliżu analitycznym”, zastanawiając się, czy użyć prostego, gotowego narzędzia AI, czy zainwestować w złożone, niestandardowe rozwiązanie dostosowane do indywidualnych potrzeb?
Wybór jest prosty:
- Gotowa AI: gotowa do użycia w istniejącym oprogramowaniu. Idealnie nadaje się do typowych zadań, takich jak pomoc w pisaniu, automatyzacja zadań i streszczanie dokumentów.
- Niestandardowa AI: wymaga od programistów stworzenia rozwiązania dostosowanego do unikalnej logiki biznesowej Twojej firmy. Jest to konieczne tylko w przypadku wysoce specjalistycznych potrzeb.
| Rodzaj AI | Najlepsze dla | Przykłady |
|---|---|---|
| Gotowe rozwiązania AI | Pisanie e-maili, generowanie raportów i podsumowań spotkań | Pisanie e-maili, generowanie raportów i uzyskiwanie podsumowań spotkań |
| Niestandardowa AI | Zastrzeżone algorytmy, zgodność z przepisami branżowymi, unikalne przetwarzanie danych | Niestandardowe modele cenowe, specjalistyczna klasyfikacja dokumentów |
W przypadku małych i średnich przedsiębiorstw bez działu technicznego gotowe rozwiązania AI pokrywają ponad 95% wartościowych przypadków użycia. Możesz od razu czerpać korzyści z AI, unikając kosztów, złożoności i opóźnień związanych z projektem rozwoju niestandardowego.
📮ClickUp Insight: 88% respondentów naszej ankiety korzysta z narzędzi AI do codziennych zadań osobistych, a 55% używa ich kilka razy dziennie. A co z AI w pracy? Dzięki scentralizowanej sztucznej inteligencji obsługującej wszystkie aspekty zarządzania projektami, zarządzania wiedzą i współpracy, możesz zaoszczędzić nawet ponad 3 godziny tygodniowo, które w przeciwnym razie poświęciłbyś na wyszukiwanie informacji, podobnie jak 60,2% użytkowników ClickUp!
Jak określić, gdzie AI pasuje do Twojego biznesu
Jeśli Twój zespół poświęca więcej czasu na organizowanie pracy niż wykonywanie pracy, AI może okazać się pomocna.
Aby znaleźć odpowiednie możliwości, nie zaczynaj od pytania „Co potrafi AI?”. Zamiast tego zapytaj „Gdzie mój zespół traci najwięcej czasu?”.
Przeprowadź prostą kontrolę cyklu pracy. Poproś swój zespół o zidentyfikowanie ręcznych, powtarzalnych lub podatnych na błędy zadań, które wykonują codziennie lub co tydzień. Poszukaj wąskich gardeł w cyklu pracy, takich jak czas poświęcany na wyszukiwanie plików, oczekiwanie na aktualizacje statusu lub ponowne wyjaśnianie kontekstu współpracownikom.
Typowe zadania dla małych i średnich przedsiębiorstw, które można wykonać przy użyciu AI, obejmują:
- Tworzenie wstępnych wersji wiadomości e-mail i dokumentów
- Podsumowywanie długich spotkań w postaci punktorów elementów do wykonania
- Ręczna aktualizacja statusów projektów w wielu miejscach
- Generowanie raportów tygodniowych lub miesięcznych
- Odpowiadanie na te same powtarzające się pytania od klientów lub członków zespołu
💡 Wskazówka dla profesjonalistów: Zamień abstrakcyjne zainteresowanie w konkretny plan działania, poprzez śledzenie możliwości związanych z AI w prostej listzie ClickUp. Potraktuj to jako wspólną, uporządkowaną listę zadań, którą cały zespół może przeglądać i aktualizować. Utwórz jeden wiersz dla każdego zadania, a następnie dodaj kolumny dotyczące takich kwestii, jak częstotliwość występowania, czas potrzebny do wykonania zadania i stopień trudności. Szybko pojawią się pewne wzorce, dzięki czemu będzie oczywiste, które cykle pracy najlepiej najpierw przetestować z wykorzystaniem AI.
Przykłady zastosowań AI dla zespołów nietechnicznych
Teraz, gdy już wiesz, gdzie Twój zespół traci czas, zobaczmy, jak wdrożenie AI może pomóc Ci go odzyskać!
Zarządzanie projektami i automatyzacja zadań
Dla większości małych zespołów zarządzanie projektami nie jest prestiżową działalnością kierowniczą, ale pracą przypominającą zajęcie dla zajęcia. Kierownicy projektów często spędzają dni na ręcznym tworzeniu podzadań, ściganiu ludzi w celu uzyskania aktualnych informacji o statusie realizacji i ponownym przydzielaniu zadań. Nie pozostawia to czasu na planowanie strategiczne, co powoduje opóźnienia w realizacji projektów i frustrację najbardziej wartościowych członków zespołu.
👀 Czy wiesz, że... Według najnowszych badań przeprowadzonych wśród 2000 pracowników biurowych w Wielkiej Brytanii pracownicy spędzają średnio pięć godzin i 42 minuty tygodniowo na rutynowych zadaniach administracyjnych, takich jak redagowanie wiadomości e-mail, przygotowywanie raportów, analizowanie danych i ręczne wprowadzanie informacji. Wszystkie te zadania można zautomatyzować.
Biorąc pod uwagę średnią pensję w biurze w Wielkiej Brytanii wynoszącą około 56 000 funtów, ta strata czasu przekłada się na około 387 milionów funtów utraconej wydajności każdego dnia roboczego i ponad 100 miliardów funtów rocznie w brytyjskich przedsiębiorstwach.
Nie chodzi więc o to, czy zespoły projektowe powinny przeprowadzić automatyzację swoich działań, ale jak zespoły bez zasobów technicznych mogą to osiągnąć.
Zamiast traktować automatyzację jako „kolejne narzędzie, które dodajemy”, potraktuj ją jako inteligencję, która zmniejsza nakład pracy związany z pracą, dzięki czemu ludzie mogą skupić się na rzeczywistej pracy.
Wyeliminuj zbędną pracę dzięki automatyzacji ClickUp.
ClickUp Automations pozwala zespołom definiować proste reguły bez kodowania, aby zautomatyzować powtarzalne zadania, zanim ktokolwiek będzie musiał się nad nimi zastanawiać. Na przykład:
- Gdy status zadania zmieni się na W trakcie przeglądu, automatycznie przypisz je do wyznaczonego recenzenta.
- Gdy zbliża się termin wykonania zadania, opublikuj przypomnienie w wątku zadania.
- Gdy zmieni się priorytet, natychmiast powiadom odpowiednie osoby.
Automatyzacje te składają się z wyzwalaczy (np. zmiana statusu) i działań (np. dodanie komentarza) i pozwalają Twojemu zespołowi zaoszczędzić czas i wysiłek, dzięki czemu może skupić się na tym, co naprawdę ważne.
Uzyskaj dostęp do AI, która rozumie Twoją pracę, a nie tylko Twoje słowa.
Podczas gdy tradycyjne asystenty AI opierają się na wklejonych fragmentach i powtarzających się podpowiedziach, ClickUp Brain oferuje pełny kontekst. Działa on w ramach zadań, dokumentów, czatów i cykli pracy w ClickUp i widzi postępy, które już osiągnąłeś.
Zamiast prosić ogólną sztuczną inteligencję o przepisanie briefu projektu, możesz @wspomnieć ClickUp Brain bezpośrednio w komentarzu do zadania ClickUp lub wiadomości na czacie i napisać coś w rodzaju:
„Brain, utwórz zadania i podzadania na podstawie briefu projektu i przypisz ich właścicieli w oparciu o obciążenie pracą”.
„Brain, utwórz zadania i podzadania na podstawie briefu projektu i przypisz ich właścicieli w oparciu o obciążenie pracą”.
Brain interpretuje kontekst tego komentarza (projekt, istniejące zadania, role, terminy) i generuje uporządkowane, możliwe do wykonania podzadania w obrębie Twojego obszaru roboczego. Nie wymaga eksportowania, kopiowania ani ponownego formatowania.
Dzięki temu kierownicy zarządzania projektami przestaną być tylko osobami sprawdzającymi wykonanie zadań, a staną się liderami strategicznymi. 🛠️
Zarządzaj cyklem pracy od początku do końca dzięki Super Agents.
Super agenci ClickUp idą jeszcze dalej, działając jak dynamiczni członkowie zespołu wbudowani w Twój cykl pracy. W przeciwieństwie do samodzielnych asystentów botów, super agenci w ClickUp są otoczeni: obserwują Twój obszar roboczy pod kątem zmian i są wyzwalane, gdy spełnione są określone warunki lub aktualizacje. Możesz przypisywać im zadania i zlecać im samodzielne wykonywanie części procesu od początku do końca.
Pomyśl o super agencie, który:
- Odczytuje przychodzące żądania
- Klasyfikuje je i nadaje im priorytety
- Tworzy odpowiednie zadania
- Przypisuje je na podstawie obciążenia pracą i wiedzy specjalistycznej.
- Automatyczne aktualizacje dla interesariuszy
Nie, to nie jest hipotetyczna sytuacja. Zespoły takie jak Twój faktycznie korzystają z takich rozwiązań, aby uwolnić ludzkie zasoby do pracy strategicznej.
🤝 Historia klienta: ClickUp X Bell Direct
😓 Problem: „Praca nad pracą” blokowała rzeczywistą wydajność
Zespół operacyjny Bell Direct był przytłoczony pracą. Każdego dnia obsługiwali ponad 800 e-maili od klientów, z których każdy wymagał ręcznego przeczytania, segregacji, kategoryzacji i przekierowania do odpowiedniej osoby. Sytuacja ta wywierała presję na wydajność zespołu, widoczność i jakość usług, mimo że firma osiągała dobre wyniki dla klientów.
✅ Rozwiązanie: ujednolicony obszar roboczy + agenci AI, którzy działają jak członkowie zespołu
Zamiast dodawać kolejne niepowiązane narzędzie do stosu, firma Bell Direct wybrała ClickUp jako swoje centralne centrum dowodzenia. Skonsolidowała wszystko — od zadań i dokumentów po procesy i wiedzę — w jednym obszarze roboczym, w którym sztuczna inteligencja miała pełny kontekst.
Zamiast polegać na ogólnych botach lub szablonach, wdrożyli oni Super Agenta, którego nazwali „Delegator”.
Jest to autonomiczny współpracownik przeszkolony do segregowania przychodzących zadań:
- Czyta każdą wiadomość e-mail przychodzącą do wspólnej Skrzynki odbiorczej.
- Klasyfikuje pilność, klienta i temat za pomocą pól niestandardowych opartych na AI.
- W czasie rzeczywistym ustala priorytety i kieruje każde zadanie do odpowiedniej osoby.
- Wszystko to odbywa się bez ręcznego udziału operatorów ludzkich.
😄 Wpływ: wymierne korzyści operacyjne
- 20% wzrost wydajności operacyjnej, co oznacza, że więcej pracy można wykonać szybciej przy użyciu tych samych zasobów.
- Uwolniono obciążenie odpowiadające pracy dwóch pełnoetatowych pracowników, które można teraz wykorzystać do realizacji wartościowych zadań strategicznych.
- Ponad 800 codziennych wiadomości e-mail od klientów sortowanych w czasie rzeczywistym. Poprawiono spójność usług i zwiększono wpływ na klientów.
Super Agent obecnie kieruje pracą tak, jak zrobiłby to człowiek, ale z prędkością i na skalę maszyny.
„Każdy może zacząć korzystać z agentów AI — nie trzeba mieć doświadczenia w programowaniu. ClickUp sprawił, że konfiguracja agentów i stopniowe wprowadzanie sztucznej inteligencji do naszego modelu operacyjnego stało się bardzo proste”.
„Każdy może zacząć korzystać z agentów AI — nie trzeba mieć doświadczenia w programowaniu. ClickUp sprawił, że konfiguracja agentów i stopniowe wprowadzanie sztucznej inteligencji do naszego modelu operacyjnego stało się bardzo proste”.
To prawdziwa szansa dla firm, które nie mają doświadczenia w AI: kiedy AI nie jest kolejną rzeczą do nauczenia się, ale kolejnym członkiem zespołu, na którym możesz polegać.
Tworzenie dokumentów i zarządzanie wiedzą
Jeśli istnieje coś, co po cichu zabija wydajność w małych i średnich przedsiębiorstwach, to jest to wynajdywanie koła na nowo. Teams wielokrotnie odtwarzają dokumenty, składają prezentacje na podstawie pamięci lub spędzają dni na śledzeniu pliku, o którym wiedzą, że gdzieś istnieje.
🧠 Niezbyt zabawny fakt: Odkryliśmy, że 1 na 5 profesjonalistów spędza ponad 3 godziny dziennie na szukaniu plików, wiadomości lub dodatkowych informacji dotyczących swoich zadań.
Kiedy Twoja wiedza znajduje się w jednym miejscu, zadania w innym, a notatki ze spotkań w trzecim, generatywne narzędzia AI nie rozumieją z natury kontekstu Twojej działalności.
Potrafią one pisać teksty, ale nie potrafią odpowiedzieć na pytania takie jak:
„Jaka jest najnowsza wersja przewodnika dla klientów, który Jane napisała w zeszłym kwartale?”
„Jaka jest najnowsza wersja przewodnika dla klientów, który Jane napisała w zeszłym kwartale?”
…nie bez kopiowania i wklejania oraz eksportowania.
Aby rozwiązać ten problem:
Scentralizuj swoją wiedzę w ClickUp Documents.
Zacznij od ClickUp Docs jako centralnego obszaru roboczego dla wiedzy Twojego zespołu. Repozytoria, standardowe procedury operacyjne, propozycje, porządki spotkań, wiki i wiele innych elementów znajduje się tutaj i jest połączone z pracą, która z nich wynika.
W dokumencie możesz:
- Oznacz współpracowników, aby uzyskać opinie.
- Zamień tekst na zadania, które można przydzielić
- Osadzanie statusów zadań i widżetów
- Aktualizuj postępy projektu bez odchodzenia od pulpitu.
Dokumenty nie są odizolowanymi stronami. Są one połączone z Twoją pracą!
Teraz dodaj ClickUp Brain: sztuczną inteligencję, która naprawdę rozumie kontekst Twojego środowiska pracy. Zamiast generować ogólne teksty, Brain pisze i udoskonala zawartość w oparciu o Twoje istniejące zadania, priorytety i historię pracy. Przygotuj projekt standardowej procedury operacyjnej, stwórz plan spotkania lub dopracuj raport — wszystko w jednym połączonym środowisku.
Już samo to zmniejsza tarcia. Jednak prawdziwym czynnikiem zwiększającym wydajność jest sposób wyszukiwania informacji.
💡 Wskazówka dla profesjonalistów: Podoba Ci się idea scentralizowanej wiedzy, ale nie lubisz tworzyć dokumentacji?
Bariery związane z pisaniem spowalniają myślenie. Zamiast przerywać pisanie, co by było, gdybyś mógł po prostu mówić na głos, a AI dopracowywała, strukturyzowała i umieszczała tekst we właściwym miejscu? Dzięki funkcji ClickUp Talk to Text, która transkrybuje Twoją mowę, Ty i Twój zespół możecie tworzyć pełne dokumenty 4 razy szybciej niż kiedykolwiek wcześniej, robiąc to ręcznie!
Umożliw wyszukiwanie swojej wiedzy
Wyobraź sobie, że pytasz wyszukiwarkę AI o wiedzę na temat firmy, a ona naprawdę zna Twoją działalność. Tak właśnie działa wyszukiwarka ClickUp Enterprise Search. Jest ona połączona z całym Twoim obszarem roboczym i połączonymi aplikacjami. Zamiast wpisywać słowa kluczowe w odizolowanym pasku wyszukiwania i przewijać dziesiątki niepowiązanych wyników, możesz uzyskać bardzo trafne odpowiedzi z:
- Dokumentacja
- Zadania
- Komentarze
- Załączniki
- Pliki z połączonych aplikacji, takich jak Google Drive, OneDrive, Slack, Confluence lub GitHub
Wyszukiwanie Enterprise działa podobnie jak Google, z tą różnicą, że faktycznie rozumie kontekst i znaczenie w Twojej firmie, zawężając odpowiedzi w ciągu kilku sekund. Dzięki temu zespoły nie tracą godzin na poszukiwanie kontekstu, a nowi pracownicy szybciej się wdrażają, ponieważ odpowiedzi są naprawdę dostępne samodzielnie.
💡 Wskazówka dla profesjonalistów: Chcesz jednocześnie przeszukiwać internet i wiedzę swojej firmy? Wypróbuj ClickUp Brain MAX, superaplikację AI na komputer. Przeszukuj wszystkie podłączone narzędzia i aplikacje za pomocą jednego zapytania. Zapytaj swoją sztuczną inteligencję o wszystko, od „Co zawiera najnowszy dokument budżetowy?” do „Pobierz kluczowe wskaźniki z planów na ten kwartał”.
📚 Przeczytaj również: Strategie zarządzania wiedzą
Komunikacja w zespole i podsumowania spotkań
Spotkania mają na celu uzgodnienie wspólnego stanowiska. W rzeczywistości często powodują one więcej pracy. Ktoś gorączkowo sporządza notatki, elementy do wykonania giną w wątkach czatu, a każdy, kto nie uczestniczył w rozmowie, może tylko zgadywać, co było naprawdę ważne.
Przerwij ten cykl dzięki ClickUp AI Notetaker. Narzędzie to może automatycznie dołączać do wirtualnych spotkań, nagrywać i transkrybować rozmowy, a następnie generować zwięzłe podsumowania spotkań. Identyfikuje nawet elementy, które można przekształcić w zadania ClickUp za pomocą jednego kliknięcia. Zamiast przepisywać notatki po rozmowie, opuszczasz spotkanie z zadaniami już utworzonymi w tym samym miejscu, w którym Twój zespół zarządza pracą.
Gdy notatki ze spotkań są przechowywane razem z projektami i zadaniami, z którymi są powiązane, kontekst nie znika, a odpowiedzialność pozostaje jasna.
Narzędzia AI bez kodowania, z których mogą korzystać zespoły bez wiedzy technicznej
Rynek jest zalewany narzędziami AI. Jeśli nie potrafisz zrozumieć różnicy między asystentem pisania, platformą automatyzacji i rozwiązaniem typu „wszystko w jednym”, nie jesteś sam.
Z powodu tego zamieszania wiele małych i średnich firm korzysta z wielu różnych, niezależnych narzędzi, które nie komunikują się ze sobą, co prowadzi do koszmaru, jakim jest rozrost AI. Twój zespół kończy na kopiowaniu i wklejaniu informacji między aplikacjami, co całkowicie mija się z celem używania AI dla zwiększenia wydajności, zwłaszcza gdy już teraz korzystasz średnio z 11 aplikacji dziennie.
Oto przegląd sytuacji:
- Kompleksowe platformy robocze z wbudowaną sztuczną inteligencją: narzędzia takie jak ClickUp łączą zarządzanie projektami, dokumenty i komunikację z natywnymi funkcjami AI. Jest to najbardziej wydajny model.
- Samodzielne asystenty pisania oparte na AI: świetnie nadają się do generowania zawartości, ale są odłączone od Twojej pracy i wymagają ręcznego kopiowania i wklejania.
- Narzędzia AI do spotkań: zapewniają one transkrypcje i streszczenia, ale mają limit funkcjonalności, jeśli nie są bezpośrednio połączone z systemem zarządzania zadaniami.
- Platformy automatyzacji: umożliwiają połączenie różnych aplikacji, ale wymagają ustawień technicznych i nie zapewniają inteligentnej, kontekstowej pomocy wbudowanej AI.
Chociaż samodzielne narzędzia mogą wydawać się atrakcyjne do jednego celu, w dłuższej perspektywie zwiększają one złożoność i koszty. Wbudowana sztuczna inteligencja w ujednoliconej platformie zmniejsza liczbę narzędzi, jednocześnie zwiększając ich moc. Taka jest wartość Converged AI Workspace — sztucznej inteligencji, która działa w ramach projektów, dokumentów i spotkań z pełnym kontekstem, dzięki czemu jest inteligentniejsza i bardziej pomocna.
📮 ClickUp Insight: Czy Twój asystent AI lub Copilot potrafi proaktywnie sygnalizować problemy? Tylko 9% respondentów naszego badania dotyczącego dojrzałości AI twierdzi, że ich AI potrafi samodzielnie przewidywać i rozwiązywać problemy. Wynika to z faktu, że większość narzędzi AI działa w ramach niepołączonych aplikacji i nie ma żadnej widoczności w zakresie zależności lub przeszkód.
Gdy system AI nie jest w stanie wizualizować połączeń między cyklami pracy, nie może wcześnie wykrywać zagrożeń ani pomagać zespołom w utrzymaniu przewagi.
ClickUp Brain działa w ramach zintegrowanego obszaru roboczego AI, w którym powiązane są ze sobą zależności, terminy i postępy projektu. Może on informować Cię o tym, co zostało omówione podczas spotkania w zeszłym tygodniu, które zadania są obecnie opóźnione, a nawet pomóc Ci dostosować harmonogram tygodniowy w oparciu o określone priorytety.
Jak zacząć korzystać ze sztucznej inteligencji w swojej firmie
Widziałeś już możliwości. Teraz przedstawiamy praktyczny, czterokrokowy przewodnik, który pomoże Ci rozpocząć pracę bez zespołu technicznego.
Krok 1: Zidentyfikuj powtarzalne zadania, które pochłaniają czas Twojego zespołu.
Wróć do audytu, który przeprowadziłeś wcześniej. Poproś każdego członka zespołu o sporządzenie listy trzech zadań, które w ostatnim tygodniu pochłonęły najwięcej czasu. Poszukaj powtarzających się wzorców. Niektórzy członkowie zespołu mogą spędzać dużo czasu na spotkaniach dotyczących aktualizacji statusu, tworzeniu ręcznych raportów, formatowaniu dokumentów lub wyszukiwaniu informacji.
Stwórz listę zadań związanych z AI, zapisując je w prostej liście ClickUp. Pamiętaj, że najlepszymi kandydatami do zastosowania AI są często najbardziej nudne i żmudne zadania, a nie te najbardziej złożone.
Krok 2: Wybierz jeden przypadek użycia o dużym znaczeniu do pilotażu
Oprzyj się pokusie, aby od razu przekształcić całą firmę. Jest to główny powód, dla którego inicjatywy związane z wdrażaniem AI kończą się niepowodzeniem. Zamiast tego wybierz niewielki projekt pilotażowy.
Twój projekt pilotażowy powinien dotyczyć cyklu pracy, który:
- Częste: zadanie wykonywane codziennie lub co tydzień.
- Czasochłonne: coś, co obecnie wymaga znacznego wysiłku ręcznego.
- Mierzalne: proces z jasnymi wskaźnikami powodzenia, takimi jak oszczędność czasu lub zmniejszenie liczby błędów.
- Wsparcie: cykl pracy obejmujący członka zespołu, który chętnie promuje nowe narzędzie.
Dobrymi przykładami są generowanie cotygodniowych raportów, podsumowywanie notatek ze spotkań lub tworzenie pierwszych wersji zawartości marketingowej.
Krok 3: Wybierz narzędzie, które integruje się z istniejącym cyklem pracy
Najlepszym narzędziem AI jest takie, z którego Twój zespół będzie faktycznie korzystał... ponieważ idealnie pasuje do jego obecnych procesów. Dodanie kolejnej samodzielnej aplikacji oznacza więcej zmian kontekstu. To przepis na niepowodzenie wdrożenia.
Powinny one wymagać minimalnych ustawień i zapewniać sztuczną inteligencję, która rozumie specyfikę Twojej pracy. Dlatego idealnym rozwiązaniem jest Converged AI Workspace — sztuczna inteligencja jest wbudowana bezpośrednio w zarządzanie projektami, dokumenty i komunikację, a nie dodana jako element dodatkowy.
💡 Wskazówka dla profesjonalistów: Jeśli integrujesz nowe narzędzia z istniejącymi cyklami pracy, rozważ użycie szablonu integracji oprogramowania, aby systematycznie zarządzać tym procesem.
Krok 4: Mierz wyniki i rozwijaj się na tej podstawie
Przed rozpoczęciem programu pilotażowego należy zdefiniować, jak wygląda powodzenie. Może to być
- Oszczędność czasu na każdym zadaniu
- Więcej projektów zakończonych w ciągu tygodnia lub
- Zmniejszenie liczby błędów
Przeprowadź pilotażowy program trwający od dwóch do czterech tygodni, aby dać zespołowi czas na wykształcenie nowych nawyków.
Śledź te wskaźniki wydajności w czasie rzeczywistym dzięki pulpitom nawigacyjnym ClickUp. Pulpity nawigacyjne tworzą ogólną wizualną reprezentację pracy Twojego zespołu. Przekształcają dane z Twoich zadań w łatwe do zrozumienia wykresy i podsumowania AI. Dzięki temu możesz zobaczyć wpływ wdrożenia AI i stworzyć argumenty za rozszerzeniem jej zastosowania na inne obszary działalności.
Szkolenie zespołu w zakresie wdrażania AI (to prostsze niż myślisz)
Naturalne jest, że przed wprowadzeniem kolejnego narzędzia pojawiają się wątpliwości. Czy zespół rzeczywiście będzie z niego korzystał? Czy nie będzie to wymagało tygodni szkoleń, na które nie masz czasu? Dla wielu liderów problemem nie jest sama AI, ale związane z nią zarządzanie zmianą.
Rzeczywistość jest znacznie prostsza. Jeśli Twój zespół wie, jak wyszukiwać, klikać i pisać, posiada już umiejętności potrzebne do efektywnego korzystania z AI.
Oto proste podejście szkoleniowe dla małych i średnich przedsiębiorstw:
- Skoncentruj się na jednym przypadku użycia: nie próbuj uczyć wszystkiego naraz. Zacznij od pokazania zespołowi, jak AI może rozwiązać jeden konkretny, uciążliwy problem.
- Pokaż, nie opowiadaj: zademonstruj działanie AI. Pięciominutowa prezentacja jest skuteczniejsza niż 50-stronicowa instrukcja, a ClickUp Clips pomoże Ci błyskawicznie nagrać filmik z udostępnionym ekranem!
- Zachęcaj do eksperymentowania: AI staje się lepsza wraz z praktyką. Zachęcaj swój zespół do udoskonalania podpowiedzi i udostępniania tego, co działa.
- Stwórz bibliotekę podpowiedzi: przechowuj przykłady skutecznych podpowiedzi, z których może korzystać cały zespół i do których może się przyczyniać, we wspólnym dokumencie ClickUp Doc.
Niektórzy członkowie zespołu mogą być sceptyczni. Połącz ich z osobami, które wcześnie przyjęły nowe rozwiązania, skup się na korzyściach związanych z oszczędnością czasu i pozwól, aby wyniki mówiły same za siebie. Większość zespołów osiąga wydajność dzięki wbudowanej AI w ciągu jednego dnia, a biegłość w jej stosowaniu w ciągu tygodnia.
📮ClickUp Insight: Połowa naszych respondentów ma trudności z wdrożeniem AI; 23% po prostu nie wie, od czego zacząć, a 27% potrzebuje więcej szkoleń, aby zrobić bardziej zaawansowane zadania. ClickUp rozwiązuje ten problem dzięki znanemu interfejsowi czatu, który przypomina wysyłanie wiadomości tekstowych. Zespoły mogą od razu zacząć od prostych pytań i próśb, a następnie w naturalny sposób odkrywać bardziej zaawansowane funkcje automatyzacji i cykle pracy, bez konieczności przechodzenia przez trudny proces nauki, który powstrzymuje tak wiele osób.
Typowe błędy związane z wdrażaniem AI, których należy unikać (nadmierne analizowanie, niedostateczne wykorzystanie)
Aby zapewnić powodzenie wdrożenia AI, wyciągnij wnioski z typowych błędów popełnianych przez małe i średnie przedsiębiorstwa.
- Błąd: Czekanie na idealny przypadek użycia Problem: Teams bez końca zwlekają, szukając idealnego zastosowania AI Rozwiązanie: Zacznij od dowolnego powtarzalnego zadania. Więcej dowiesz się, działając, niż dyskutując
- Problem: Teams bez końca zwlekają, szukając idealnej aplikacji AI.
- Rozwiązanie: Zacznij od dowolnego powtarzalnego zadania. Więcej dowiesz się poprzez działanie niż dyskusje.
- Błąd: Wdrożenie zbyt wielu narzędzi AI jednocześnie Problem: Powoduje to rozrost AI — chaos niepołączonych narzędzi, które działają w izolacji Rozwiązanie: Wybierz ujednoliconą platformę z wbudowaną sztuczną inteligencją zamiast próbować zestawiać kolekcję punktowych rozwiązań
- Problem: Powoduje to rozrost AI — chaos niepołączonych narzędzi, które działają w izolacji.
- Rozwiązanie: Wybierz ujednoliconą platformę z wbudowaną AI zamiast próbować zestawiać kolekcję rozwiązań punktowych.
- Błąd: Oczekiwanie, że sztuczna inteligencja będzie działać bez kontekstu Problem: Ogólne narzędzia AI nie znają Twojej firmy, projektów ani terminologii używanej przez Twój zespół Rozwiązanie: Użyj kontekstowej sztucznej inteligencji, która jest połączona z Twoimi rzeczywistymi danymi roboczymi, dzięki czemu może zapewnić odpowiednią i pomocną pomoc
- Problem: Ogólne narzędzia AI nie znają Twojej firmy, Twoich projektów ani terminologii używanej przez Twój zespół.
- Rozwiązanie: Wykorzystaj kontekstową AI, która jest połączona z rzeczywistymi danymi roboczymi, dzięki czemu może zapewnić odpowiednią i pomocną pomoc.
- Błąd: Brak iteracji podpowiedzi Problem: Pierwsza próba rzadko daje idealny wynik, a zespoły zbyt szybko się poddają Rozwiązanie: Traktuj AI jak nowego członka zespołu. Przekazuj informacje zwrotne i z czasem udoskonalaj swoje instrukcje
- Problem: Pierwsza próba rzadko przynosi idealny wynik, a Teams zbyt szybko się poddają.
- Rozwiązanie: Traktuj AI jak nowego członka zespołu. Przekazuj informacje zwrotne i z czasem udoskonalaj swoje instrukcje.
- Błąd: Pomijanie kroku pomiaru Problem: Bez wskaźników nie można udowodnić wartości narzędzia ani uzasadnić rozszerzenia jego zastosowania Rozwiązanie: Z góry określ kryteria powodzenia i konsekwentnie je śledź
- Problem: Bez wskaźników nie można udowodnić wartości narzędzia ani uzasadnić rozszerzenia jego zastosowania.
- Rozwiązanie: Z góry określ kryteria powodzenia i konsekwentnie je śledź.
- Problem: Teams bez końca zwlekają, szukając idealnej aplikacji AI.
- Rozwiązanie: Zacznij od dowolnego powtarzalnego zadania. Więcej dowiesz się, robiąc to, niż dyskutując.
- Problem: Powoduje to rozrost AI — chaos niepołączonych narzędzi, które działają w izolacji.
- Rozwiązanie: Wybierz ujednoliconą platformę z wbudowaną AI zamiast próbować zestawiać kolekcję rozwiązań punktowych.
- Problem: Ogólne narzędzia AI nie znają Twojej firmy, Twoich projektów ani terminologii używanej przez Twój zespół.
- Rozwiązanie: Wykorzystaj kontekstową AI, która ma połączenie z rzeczywistymi danymi roboczymi, dzięki czemu może zapewnić odpowiednią i pomocną pomoc.
- Problem: Pierwsza próba rzadko przynosi idealny wynik, a Teams zbyt szybko się poddają.
- Rozwiązanie: Traktuj AI jak nowego członka zespołu. Przekazuj informacje zwrotne i z czasem udoskonalaj swoje instrukcje.
- Problem: Bez wskaźników nie można udowodnić wartości narzędzia ani uzasadnić rozszerzenia jego zastosowania.
- Rozwiązanie: Z góry określ kryteria powodzenia i konsekwentnie prowadź śledzenie.
Jak ClickUp ułatwia wdrażanie AI w każdym zespole
Małe i średnie przedsiębiorstwa potrzebują AI, która działa bez zespołu technicznego, naturalnie wpisuje się w istniejące cykle pracy i nie powoduje nadmiaru narzędzi. Prawdziwym wyzwaniem jest znalezienie rozwiązania, które jest zarówno wydajne, jak i łatwe w użyciu. Bez odpowiedniej platformy zespoły często muszą radzić sobie z niepołączonymi narzędziami, pracować ze sztuczną inteligencją pozbawioną kontekstu i rezygnować z wielu możliwości.
ClickUp rozwiązuje ten problem dzięki Converged AI Workspace. Łączy ono zarządzanie projektami, dokumenty i komunikację zespołową w jednej platformie z natywnymi funkcjami AI.
Dzięki ClickUp Brain możesz zadawać pytania w języku naturalnym i uzyskiwać odpowiedzi z całego obszaru roboczego, w tym z projektów, dokumentów, komentarzy i czatu. Pomaga to generować zawartość, podsumowywać pracę i wyświetlać zadania do wykonania bez konieczności przełączania się między narzędziami. Aby zapewnić większą elastyczność, Brain MAX zapewnia dostęp do wielu wiodących modeli sztucznej inteligencji, dzięki czemu można wybrać odpowiedni model do każdego zadania.
Ponieważ wszystko znajduje się w jednym miejscu, AI ma pełny kontekst Twojej pracy, a Twój zespół musi nauczyć się obsługiwać tylko jedno narzędzie. Zespoły, które już teraz stosują ujednolicone podejście, mogą działać szybciej i osiągać lepsze wyniki, podczas gdy inne pozostają uwięzione w ręcznych cyklach pracy. 🤩
Chcesz przekonać się, jak AI może pomóc Twojemu zespołowi bez konieczności ustawień technicznych? Wypróbuj ClickUp już dziś!
Często zadawane pytania (FAQ)
AI bez kodowania oznacza, że Twój zespół może korzystać ze sztucznej inteligencji za pomocą prostych interfejsów — takich jak wpisywanie pytań w języku angielskim lub klikanie przycisków — bez konieczności posiadania umiejętności programistycznych.
Tak, wiele nowoczesnych narzędzi AI oferuje integrację, ale najbardziej płynne działanie zapewnia platforma z wbudowaną sztuczną inteligencją, gdzie AI ma już dostęp do Twojej pracy bez konieczności dodatkowych ustawień.
Większość zespołów zauważa oszczędność czasu już w pierwszym tygodniu korzystania z wbudowanej AI do zadań takich jak pisanie lub streszczanie, a bardziej znaczący wzrost wydajności pojawia się zazwyczaj w ciągu pierwszego miesiąca.
Wbudowana sztuczna inteligencja ma bezpośredni dostęp do Twoich projektów i dokumentów, zapewniając pomoc dostosowaną do kontekstu, podczas gdy samodzielne narzędzia AI wymagają kopiowania i wklejania informacji, co powoduje dodatkową pracę i utratę cennego kontekstu.