Agencje kreatywne mają złą reputację. Zarówno jako dostawcy usług, jak i pracodawcy.
Klienci narzekają, że agencje obiecują zbyt wiele, aby zdobyć więcej zleceń, a potem nie spełniają oczekiwań. Członkowie zespołu mają trudności z wykonywaniem wysokiej jakości pracy pod ciągłą presją.
Jednak niektóre z największych firm — Hub, Wieden+Kennedy, Ogilvy — udowadniają, że genialna praca twórcza jest możliwa. Jaki jest ich sekret? Ścisłe, płynne połączenie zarządzania projektami i realizacji kreatywnych pomysłów.
W tym blogu pokazujemy, w jaki sposób agencje mogą zintegrować narzędzia do zarządzania projektami i narzędzia kreatywne, aby usprawnić codzienne działania.
⭐ Polecany szablon
Szukasz czystszego, szybszego i prostszego sposobu na śledzenie wszystkich klientów i ich kampanii jednocześnie?
Szablon agencji marketingowej ClickUp pozwala Ci to osiągnąć. Kategoryzuj swoje kampanie, aby szybko się po nich poruszać, dodawaj pola niestandardowe, aby zdefiniować każdą kampanię, i prowadź śledzenie postępów na żywo bez przełączania się między zakładkami.
Wyzwanie integracji dla agencji
Zarządzanie projektami i procesy twórcze są od siebie zależne. Jednak większość agencji ma trudności z ich pogodzeniem. Oto dwa powody:
1. Działają przy użyciu odizolowanych narzędzi
Twój zespół kreatywny korzysta z wielu specjalistycznych narzędzi do tworzenia projektów:
- Projektanci: używajcie Figma, Adobe Creative Cloud i Canva do tworzenia zasobów wizualnych.
- Autorzy: Twórzcie szkice tekstów, korzystając z Dokumentów Google, Notion, Jasper AI, Grammarly itp.
- Redaktorzy wideo: Pracuj z programami Adobe Premiere Pro lub After Effects, aby edytować animacje.
Ponadto menedżerowie kont i projektów (PM) przełączają się między kalendarzami redakcyjnymi (arkuszami kalkulacyjnymi), wątkami e-mailowymi, wiadomościami Slack itp.
Każdy pracuje na swoich narzędziach, bez współpracy. Projekt rozciąga się we wszystkich kierunkach.
📌 Przykład: Wyobraź sobie, że Twój klient zostawia komentarz do konkretnej klatki w Figma. Ponieważ kierownik projektu korzysta wyłącznie z arkuszy kalkulacyjnych i wątków e-mailowych, nigdy nie widzi tej opinii.
2. Kreatywność rzadko przebiega w linii prostej
Proces twórczy jest dynamiczny, iteracyjny i złożony. Jeden element przechodzi przez wiele rund opinii, podczas gdy inny zostaje zatwierdzony od razu.
Z kolei zarządzanie projektami opiera się na strukturze. Wymaga jasnych osi czasu i przewidywalności.
Kiedy agencje próbują je zintegrować, narażają na szwank jedno lub drugie. Albo tracisz kreatywną elastyczność, która sprawia, że praca jest naprawdę dobra, albo niszczysz strukturę planowania, która pozwala utrzymać firmę na powierzchni.
📌 Przykład: Kierownik projektu zleca autorowi napisanie wpisu na blogu, oczekując, że zostanie on dostarczony, zredagowany i przygotowany do publikacji w ciągu tygodnia. Kierownik ds. obsługi klienta informuje klienta, aby zaznaczył tę datę w kalendarzu.
Autor dotrzymuje osobistego terminu, ale wtedy zaczyna się proces twórczy. Redaktor chce innego haczyka, ton wymaga poprawek i nagle zadanie, które miało zająć tydzień, trwa już 10 dni.
Teraz projekt jest opóźniony, a Ty wyglądasz nieprofesjonalnie w oczach klienta.
🧠 Ciekawostka: Yoshiro Nakamatsu, wynalazca dyskietki (i ponad 3000 innych patentów), miał kreatywny proces, który polegał na zanurzaniu się głęboko pod wodę i pozostawaniu tam, aż jego mózg był pozbawiony tlenu. Twierdził, że najlepsze pomysły przychodziły mu do głowy na kilka sekund przed śmiercią. Następnie zapisywał je w specjalnym wodoodpornym notatniku, który wynalazł właśnie w tym celu.
Dlaczego integracja ma znaczenie dla agencji
Tworzysz wspólny system, z którego korzystają zarówno zespoły kreatywne, jak i zespoły projektowe.
Kierownicy projektów uzyskują widoczność w cyklach pracy twórczej w czasie rzeczywistym. Mogą proaktywnie planować, dostosowywać i komunikować harmonogramy (nie tylko wtedy, gdy klient prosi o aktualizację).
Zespoły kreatywne przestają tracić czas na zadania administracyjne i mogą cieszyć się chronionymi godzinami pracy twórczej. Integracja ta prowadzi do:
- Szybsza realizacja: Wyobraź sobie narzędzie do zarządzania projektami oparte na AI, które automatycznie powiadamia projektanta w momencie, gdy autor zakończy pracę nad tekstem. Nikt nie musi czekać na aktualizacje, a projekty są realizowane bez zbędnych opóźnień.
- Współpraca między zespołami: Wspólny kontekst jest podstawą skutecznego zarządzania projektami w agencjach kreatywnych. Wszyscy widzą te same opinie klientów w tym samym czasie, nie ma żadnych tajemnic dotyczących statusu projektu, a oba zespoły są w równym stopniu świadome zmieniających się oczekiwań klientów.
- Mniej wpadek: gdy zarządzanie projektami i praca kreatywna odbywają się w jednym miejscu, Twój zespół unika wypadków, takich jak udostępnianie niewłaściwej wersji pliku, pominięcie komentarzy zwrotnych i praca na podstawie starych briefów kreatywnych.
- Wyższa wydajność zespołu: Tradycyjne zarządzanie projektami ogranicza przestrzeń dla kreatywnych poszukiwań i produkcji. Członkowie zespołu ręcznie zarządzają wersjami plików, przekazują aktualizacje i śledzą opinie. Zintegrowane podejście eliminuje takie zakłócenia, zapewniając im wydajność i brak stresu.
- Zadowoleni klienci: płynne przekazywanie zadań, szybsza realizacja i mniej błędów przekładają się na lepszą obsługę klienta. Dotrzymujesz terminów. Zapewniasz stałą jakość. Klienci bardziej Ci ufają, co oznacza powtarzalne zlecenia i polecenia.
📮 ClickUp Insight: Przeciętny profesjonalista spędza ponad 30 minut dziennie na wyszukiwaniu informacji związanych z pracą — to ponad 120 godzin rocznie straconych na przeszukiwanie wiadomości e-mail, wątków na Slacku i rozproszonych plików.
Inteligentny asystent AI wbudowany w Twoje obszary robocze może to zmienić.
Wprowadź ClickUp Brain. Zapewnia on natychmiastowe wgląd i odpowiedzi, wyświetlając odpowiednie dokumenty, rozmowy i szczegóły zadań w ciągu kilku sekund — dzięki czemu możesz przestać szukać i zacząć pracować.
💫 Rzeczywiste wyniki: Zespoły takie jak QubicaAMF odzyskały ponad 5 godzin tygodniowo dzięki ClickUp — to ponad 250 godzin rocznie na osobę — eliminując przestarzałe procesy zarządzania wiedzą. Wyobraź sobie, co Twój zespół mógłby osiągnąć, mając dodatkowy tydzień wydajności w każdym kwartale!
📚 Czytaj więcej: Przywództwo marketingowe: jak rozwijać swój zespół marketingowy
Jak wygląda integracja między zarządzaniem projektami a narzędziami kreatywnymi
Poniżej znajduje się kilka przykładów pokazujących, jak wygląda zintegrowane zarządzanie projektami kreatywnymi:
Przykład 1: Inteligentniejsza alokacja zasobów
Wcześniej: Kiedy pojawia się nowy projekt, kierownik projektu ręcznie kontaktuje się z każdym członkiem zespołu kreatywnego, aby dowiedzieć się, jaką mają przepustowość. Podczas planowania przydziału zadań redaktor sugeruje wprowadzenie poważnych zmian w pracy dwóch autorów.
Kierownik projektu nie ma o tym pojęcia i przydziela nowe zadania tym autorom, nieświadomie przeciążając ich pracą.
Po: Narzędzie do zarządzania projektami kreatywnymi pokazuje aktualną dostępność każdego specjalisty ds. kreatywnych. Kiedy redaktor przydziela poprawkę, harmonogram pracy autora jest automatycznie aktualizowany. Kierownik projektu widzi, że autor jest zajęty i przydziela nowe zadanie komuś innemu.
📚 Czytaj więcej: Najlepsze narzędzia do planowania strategicznego
Przykład 2: Bardziej przejrzyste pętle informacji zwrotnych od klientów
Wcześniej: Klient przegląda plik i wysyła wiadomość e-mail do opiekuna klienta. Opiekun klienta informuje kierownika zarządzania projektami, który przekazuje informację projektantowi. Ponieważ wiadomość jest przekazywana przez wiele osób, projektant często otrzymuje niejasne lub niekompletne informacje zwrotne.
Po: Wszystkie zadania w narzędziu do zarządzania projektami zawierają linki do plików kreatywnych. Klient pozostawia opinię bezpośrednio na zasobie lub w sekcji komentarzy zadania. Wszyscy natychmiast widzą dokładnie tę samą opinię, bez konieczności przekazywania wiadomości.
Przykład 3: Zautomatyzowane zarządzanie zasobami i ich wyszukiwanie
Wcześniej: Członkowie zespołu tracili wiele godzin na przeszukiwanie folderów w Google Drive, łańcuchów e-maili i wewnętrznych czatów, aby znaleźć odpowiedni zasób. Nieustannie wysyłali sobie wiadomości, aby potwierdzić, czy jest to najnowsza wersja, czy stara.
Po: Zasoby kreatywne są połączone z zadaniami w narzędziu do zarządzania projektami. W momencie oznaczenia ich jako „zatwierdzone” system zarządzania projektami automatycznie przenosi plik do odpowiedniego folderu w bibliotece zasobów cyfrowych. Gdy ktoś potrzebuje danego zasobu, wystarczy wyszukać jego wygląd, zawarty w nim tekst lub projekt, z którym był powiązany, a narzędzie do zarządzania projektami szybko go znajdzie.
👀 Czy wiesz, że: W legendarnej agencji Doyle Dane Bernbach (DDB) w latach 60. Bill Bernbach zasadniczo zmienił funkcjonowanie agencji. Jako pierwszy połączył pracę dyrektora artystycznego i copywritera w jednym pomieszczeniu. Wcześniej autorzy pisali teksty i „przesyłali je” do działu artystycznego, jak na linii produkcyjnej.
Krok po kroku: jak agencje mogą zintegrować narzędzia do zarządzania projektami i narzędzia kreatywne
Zobaczmy, jak agencje mogą zbudować ujednolicony system, który integruje zarządzanie projektami i pracę kreatywną.
Przyjrzymy się również, w jaki sposób oprogramowanie ClickUp dla agencji kreatywnych upraszcza tę integrację, wraz z oprogramowaniem ClickUp do zarządzania projektami.
1. Scentralizuj planování kampaně
Zacznij od zebrania wszystkich istniejących kampanii w jednym hubie.
Jeśli zarządzasz wieloma kampaniami dla różnych klientów, uporządkuj je w folderach klientów, aby ułatwić śledzenie.
Następnie ujednolicaj podstawowy układ wszystkich kampanii. Musi on zawierać:
- Cele kampanii + grupa docelowa + wskaźniki KPI
- Kluczowe wyniki
- Różne fazy kampanii zgodnie z planem marketingowym
- Oś czasu projektów, kamienie milowe i terminy
- Harmonogramy publikacji
- Rola i obowiązki wszystkich członków zespołu marketingowego
- Formularze zamówień kreatywnych
- Tożsamość marki i inne wytyczne specyficzne dla klienta
Nie chcesz projektować tej struktury od podstaw? ClickUp oferuje wiele gotowych szablonów, które agencje mogą dostosować w ciągu kilku minut, aby scentralizować zarządzanie kampaniami marketingowymi.
Oto nasze dwie najważniejsze rekomendacje:
Szablon agencji marketingowej ClickUp
Prowadzisz średnią lub dużą agencję, która obsługuje ponad 10 klientów?
Szablon agencji marketingowej ClickUp oferuje gotowy system operacyjny do zarządzania wieloma klientami, kampaniami i zespołami wewnętrznymi w jednym scentralizowanym widoku.
Najważniejsze funkcje:
- Korzystaj z niestandardowych statusów, aby śledzić kampanie na pierwszy rzut oka i przeglądać postępy.
- Uzyskaj sześć pól niestandardowych, takich jak konto, wielkość kontraktu itp., aby zdefiniować kluczowe atrybuty każdej kampanii.
- Wizualizuj swoją kampanię, korzystając z różnych niestandardowych widoków, takich jak harmonogram umowy, lista umów, postęp umowy i inne.
- Skorzystaj z wbudowanego systemu zarządzania projektami, aby przypisywać zadania, dodawać zależności, zmieniać statusy, śledzić czas itp.
Zanim się zorientujesz, wszystkie kampanie będą uporządkowane, a Ty nie będziesz musiał się nadmiernie wysilać.
Szablon zarządzania kampaniami marketingowymi ClickUp
Planuj, śledź i mierz poszczególne kampanie w czasie rzeczywistym, korzystając z szablonu zarządzania kampaniami marketingowymi ClickUp.
Twórz różne etapy dla każdej kampanii, dodawaj zadania, ustalaj terminy, definiuj role i przydzielaj zadania bez opuszczania narzędzia do śledzenia kampanii.
Najważniejsze funkcje:
- Uzyskaj 11 niestandardowych atrybutów, takich jak ostateczna zawartość, przypisany zespół, zatwierdzenie itp., aby zdefiniować zadania na każdym etapie kampanii.
- Niestandardowe statusy zadań umożliwiające monitorowanie postępów w dowolnym momencie
- Wizualizuj swoją kampanię, korzystając z siedmiu różnych widoków, takich jak śledzenie budżetu, śledzenie zespołu ds. mediów społecznościowych, tabela faz marketingowych i inne.
Korzystając z tego szablonu, możesz szybko skondensować cały cykl życia projektu w jednej uporządkowanej tablicy.
💡 Porada dla profesjonalistów: Potrzebujesz wszechstronnego narzędzia do zarządzania kampaniami i promocjami klientów? Wypróbuj szablon ClickUp Campaign & Promotion Management Template. Centralizuje on przyjmowanie zgłoszeń, planowanie, produkcję i śledzenie uruchomień, pomagając agencjom zarządzać kampaniami i promocjami na każdym etapie.
2. Stwórz połączenie między zadaniem a zasobem kreatywnym
Następnie utwórz zadania dla każdej kampanii i połącz z nimi bezpośrednio zasoby kreatywne.
📌 Przykład: Jeśli projektant pracuje nad reklamą, w karcie zadania należy umieścić link do pliku Figma lub dokumentu Photoshop w chmurze.
Uporządkuj te zasoby w narzędziu do zarządzania zasobami cyfrowymi, aby odzwierciedlały strukturę projektu. Jeśli więc zadanie jest częścią „Kampanii społecznościowej Q1”, jego zasoby kreatywne należy dodać do folderu „Kampania społecznościowa Q1”.
Ujednolicaj nazewnictwo zasobów kreatywnych. Dzięki temu każdy od razu będzie wiedział, która wersja zasobu jest najnowsza, nawet po szybkim rzucie okiem.
Jak pomaga ClickUp
Zadania ClickUp sprawiają, że zarządzanie setkami elementów związanych z kampanią jest niezwykle łatwe, bez utraty kreatywnych zasobów.
Utwórz zadanie w ClickUp i dodaj niezbędne szczegóły, w tym opis zadania, osoby przypisane, daty rozpoczęcia i terminy zakończenia, poziomy priorytetów, listy kontrolne jakości itp. Prześlij obrazy, dokumenty, wideo i inne pliki bezpośrednio do tego zadania jako załączniki, aby wszystkie powiązane zasoby były w jednym miejscu.
Oto jak śledzić zadania marketingowe w pracy:
Pola niestandardowe pomagają uporządkować te zasoby w ramach zadania. Na przykład, utwórz pole niestandardowe o nazwie „Link do Canva”, aby projektant mógł umieścić tam link, a autor mógł przesłać dokument bloga do pola „Wersja robocza bloga”.
🚀 Zaleta ClickUp: Zespoły kreatywne toną w rozproszonych zasobach — plikach rozrzuconych po Drive, Figma, e-mailach i wątkach czatów. Ludzie spędzają więcej czasu na wyszukiwaniu informacji niż na faktycznym projektowaniu i realizowaniu kampanii.
ClickUp BrainGPT znajduje się na szczycie tego chaosu i działa jako warstwa zrozumienia Twojej pracy. Odczytuje Twoje zadania, foldery, przestrzenie i narzędzia zewnętrzne, aby w ciągu kilku sekund znaleźć odpowiedni plik lub informację.
Oto zapowiedź ClickUp Brain:
- Rozumie „znaczenie” Twojego zapytania: Wykorzystuje kontekstową AI do wyszukiwania plików na podstawie kontekstu i intencji zapytania, a nie tylko słów kluczowych. Na przykład, zamiast wpisywać dokładną nazwę pliku, wyszukaj „niebieski baner bohatera dla strony docelowej XYZ”.
- Bądź na bieżąco z Twoim obszarem roboczym: synchronizacja z aktualnymi zmianami w zadaniach, dokumentach, komentarzach i załącznikach, dostarczanie odpowiedzi w oparciu o aktualny stan Twojej pracy.
- Wyszukiwanie plików/informacji: ClickUp Enterprise Search działa podobnie jak Google, ale jest przeznaczony dla Twojego obszaru roboczego ClickUp. Wyszukuj zadania, dokumenty, komentarze, pliki, kampanie, a nawet połączone narzędzia, używając podpowiedzi w języku naturalnym.
3. Usprawnij proces przekazywania informacji zwrotnych i zatwierdzania
Zachęcaj osoby zatwierdzające i klientów do przekazywania opinii bezpośrednio na temat zasobów. Na przykład, jeśli jest to wideo, dodaj komentarz do znacznika czasu. Jeśli jest to projekt, dodaj notatkę do konkretnego elementu.
Co najważniejsze, wszystkie dyskusje dotyczące zmian powinny odbywać się w ramach samego zadania. Dzięki temu powstaje przejrzysta historia powodów wprowadzonych zmian. Równie ważne jest określenie osób zatwierdzających. Należy ustalić jasną kolejność osób, które muszą zatwierdzić zmiany, aby uniknąć chaosu w przekazywaniu informacji zwrotnych.
Na koniec upewnij się, że nawet osoby zatwierdzające mają określony czas na przejrzenie materiałów kreatywnych i udzielenie odpowiedzi. Zapobiega to opóźnieniom w realizacji projektów.
Jak pomaga ClickUp
Funkcja Proofing w ClickUp usprawnia proces przekazywania informacji zwrotnych dzięki adnotacjom do zasobów i narzędziom do zarządzania zadaniami.
Recenzenci mogą kliknąć dowolne miejsce na przesłanym obrazie, wideo lub pliku PDF, aby dodać swoje sugestie. Mogą wstawiać notatki tekstowe, rysować kształty i zaznaczać obszary, aby precyzyjnie wyjaśnić problemy.
🚀 Zaleta ClickUp: Korzystaj z ClickUp Docs, aby wszystkie opinie były spójne i możliwe do śledzenia w samym dokumencie.
Redaktorzy mogą zaznaczać tekst, dodawać komentarze za pomocą wzmianek i przypisywać zadania do wykonania autorom. Pasek boczny pokazuje wątki dyskusji i status (otwarte/rozwiązane) w całym dokumencie.
Rozwiązanie to sprawdza się dobrze w przypadku briefów kreatywnych, szkiców tekstów reklamowych lub tablic inspiracji przechowywanych w formie tekstowej.
4. Zautomatyzuj powtarzalne cykle pracy
Nic tak szybko nie zabija dynamiki Twojej agencji jak ręczne cykle pracy.
Kreatywni kierownicy zarządzania projektami spędzają dzień na przenoszeniu szczegółów z briefów do zadań, przekazywaniu ostatnich życzeń klientów i śledzeniu aktualizacji. Od zespołu kreatywnego oczekuje się natomiast, że przerwie swoją pracę, aby przeprowadzić raportowanie na temat każdego najmniejszego postępu.
Automatyzacja zajmuje się pracą w tle, dzięki czemu obie strony mogą skupić się na swoich rzeczywistych zadaniach, zamiast przenosić dane.
Poniżej znajduje się kilka przykładów podstawowych automatyzacji:
- Wyzwalacze statusu: gdy autor przenosi szkic do statusu „Gotowe”, redaktor otrzymuje natychmiastowe powiadomienie.
- Tworzenie zadań: automatycznie twórz zadania na podstawie nowo dodanych briefów w platformie do zarządzania projektami.
- Przypomnienia: Zautomatyzuj powiadomienia o zbliżających się lub przekroczonych terminach
- Komunikacja z klientem: Co piątek generuj raporty z postępów projektu i wysyłaj je klientowi za pośrednictwem e-maila.
Jak pomaga ClickUp
Automatyzacje ClickUp sprawiają, że powtarzalne cykle pracy można łatwo ustawić na autopilota. Możesz zdefiniować wyzwalacze automatyzacji, warunki i działania za pomocą prostego interfejsu typu „przeciągnij i upuść”.
Na przykład, gdy status zadania zmieni się na „Gotowe do przeglądu”, automatycznie przypisz je do opiekuna klienta, dodaj konkretnych recenzentów, zaktualizuj termin o +1 dzień i powiadom ich.
Ponadto Super Agenci ClickUp pełnią rolę pełnoetatowych asystentów, monitorując cykle pracy, podejmując decyzje i samodzielnie wykonując zadania.
Na przykład, gdy ktoś pozostawia opinię na temat zadania, agent AI skanuje komentarze i adnotacje, aby utworzyć elementy do wykonania dla właściciela zadania. Obejrzyj to wideo, aby dowiedzieć się więcej o tworzeniu agentów AI 👇
5. Śledź wyniki agencji w czasie rzeczywistym
Zintegrowałeś narzędzia do zarządzania projektami z oprogramowaniem kreatywnym. Ale skąd wiadomo, czy takie ustawienia rzeczywiście zwiększą rentowność projektu? Dzięki śledzeniu wydajności w czasie rzeczywistym!
Na początek zmierz, ile czasu zajmuje przejście zadania od etapu briefu do zatwierdzenia przed i po integracji. Zidentyfikowanie miejsc, w których praca utknęła, pomoże Ci zwiększyć efektywność zarządzania projektami w Twojej agencji kreatywnej.
Pamiętaj jednak, że monitorowanie jest skuteczne tylko wtedy, gdy nie jest izolowane. Jeśli prowadzisz śledzenie wyników kreatywnych w jednym narzędziu, a zarządzanie projektami w innym, tracisz sens integracji.
Jak pomaga ClickUp
Panele ClickUp pobierają aktualne informacje bezpośrednio z zadań, projektów, portali klientów i podłączonych narzędzi, dzięki czemu możesz śledzić wszystko w jednym miejscu.
Możesz tworzyć pulpity nawigacyjne niestandardowe dla konkretnego klienta lub kampanii i personalizować je za pomocą odpowiednich kart widżetów. Na przykład dodaj wykresy burnup, jeśli chcesz mierzyć liczbę zadań zakończonych w stosunku do całkowitego zakresu w czasie.
Te pulpity nawigacyjne mogą być podłączone do głównego pulpitu nawigacyjnego, który oferuje kluczowe informacje w skrócie, takie jak wyniki zespołu, ogólna praca klienta, zarządzanie finansami itp.
🚀 Zaleta ClickUp: Połącz swoje pulpity nawigacyjne ClickUp z kartami AI. Te dynamiczne widżety analizują dane dotyczące zadań i dostarczają podsumowania lub rekomendacje w języku naturalnym bezpośrednio na pulpicie nawigacyjnym.
Na przykład, zamiast patrzeć na suche liczby, takie jak „12 zaległych zadań”, karta AI informuje Cię: „Dział marketingu ma 8 zaległych projektów kreatywnych — przydzielić 2 Sarah (20% obciążenia) czy przesunąć termin na piątek?”.
👀 Czy wiesz, że: W raporcie Wellingtone State of Zarządzanie Projektami stwierdzono, że 50% kierowników projektów poświęca znaczną część swojego czasu — często cały dzień lub więcej każdego miesiąca — na ręczne wpisywanie raportów zamiast faktycznego zarządzania swoimi zespołami.
Przykłady zastosowań w agencjach w praktyce
Oto kilka rzeczywistych przykładów wykorzystania, w których agencje zintegrowały swoje narzędzia do zarządzania projektami i narzędzia kreatywne w celu usprawnienia działalności:
1. Nowy zasięg
Wyzwanie: Firma New Reach Marketing szybko się rozwijała, ale kampanie były prowadzone przy użyciu różnych narzędzi, arkuszy kalkulacyjnych i wątków na Slacku. Zespół miał trudności z zarządzaniem oczekiwaniami klientów w wielu projektach i skalowaniem działalności agencji.
Rozwiązanie: Wdrożono ClickUp jako kompleksowe rozwiązanie do zarządzania projektami i klientami. Standaryzowane cykle pracy zastąpiły doraźne arkusze kalkulacyjne, a pulpity nawigacyjne wyświetlały obciążenie pracą i kondycję klientów w czasie rzeczywistym. Praca stała się bardziej przewidywalna, łatwiejsza do śledzenia i delegowania.
Wyniki:
- Wzrost do około 800 000 USD ARR przy zachowaniu jakości usług
- Mniejsze uzależnienie od założyciela w zakresie codziennego śledzenia zadań
2. Mentor farmaceutyczny
Wyzwanie: Niewielki zespół ds. relacji z klientami w Pharmacy Mentor obsługiwał 200 klientów, korzystając z rozproszonego zestawu aplikacji, w tym Google Workspace, e-maila i Dokumentów Google. Doprowadziło to do chaosu: rozrostu narzędzi, ciągłego przełączania się między kontekstami, powielania pracy, braku widoczności projektów w czasie rzeczywistym i słabego śledzenia celów wewnętrznych.
Rozwiązanie: W przeciwieństwie do tradycyjnego zarządzania projektami, ClickUp zapewnił Pharmacy Mentor skonsolidowany zestaw narzędzi do zarządzania projektami, współpracy z klientami i analizy na żywo. Zastąpił on kłopotliwe foldery uporządkowanymi zadaniami, uproszczonymi formularzami dla klientów i scentralizowanym śledzeniem projektów.
Wyniki:
- O 20% mniej poprawek w projektach klientów
- W 100% płynna komunikacja wewnętrzna bez barier stref czasowych
- Dwukrotnie większa wydajność zespołów po zastąpieniu codziennych spotkań dotyczących kont wspólną widocznością projektów
⚡Archiwum szablonów: Darmowe szablony do zarządzania projektami
Typowe przeszkody, z jakimi borykają się agencje
Oto typowe wyzwania, przed którymi stają agencje podczas zarządzania projektami kreatywnymi:
| Typowe pułapki | Dlaczego tak się dzieje |
| Przełączanie się między narzędziami | Oddzielne narzędzia do zarządzania projektami i pracy kreatywnej powodują stratę czasu, ponieważ zespoły nieustannie przechodzą między aplikacjami i tracą koncentrację. |
| Rozproszone pętle informacji zwrotnej | Komentarze przychodzą przez e-mail, czaty lub dokumenty bez wyraźnego powiązania z zasobami, co powoduje niekończącą się wymianę wiadomości. |
| Rozszerzanie zakresu projektu | Ponieważ prace projektowe i tablica projektowa nie są zsynchronizowane, agencje nie mają pełnej widoczności i zgadzają się na dodatkową pracę w ostatniej chwili. |
| Zagrożona swoboda twórcza | Sztywne procesy, napięte terminy lub nadmierna liczba zatwierdzeń hamują pomysły projektantów, zmuszając ich do bezpiecznych wyborów zamiast odważnych rozwiązań. |
👀 Czy wiesz, że: Według badań przeprowadzonych przez Harvard Business Review tylko 35% projektów we wszystkich branżach uznaje się za naprawdę sukcesywne. Oznacza to, że prawie dwie trzecie wszystkich profesjonalnych projektów nie osiąga pierwotnych celów, przekracza budżet lub nie dotrzymuje terminu.
Przyszłość integracji kreatywności i zarządzania projektami
Sztuczna inteligencja nieustannie się rozwija. Dla agencji oznacza to, że kreatywne zarządzanie projektami stanie się bardziej inteligentne, szybsze i wydajniejsze.
Oto kilka trendów, których możemy się spodziewać:
- Autonomiczne wersjonowanie: Narzędzia do zarządzania zasobami będą wykorzystywać analizę kontekstową do zarządzania i organizowania plików bez interwencji człowieka. Na przykład system automatycznie archiwizuje wersje robocze i zachowuje tylko wersje gotowe do przekazania klientowi.
- Prognozowanie poziomu zasobów: Przyszłe systemy będą wykraczać poza pokazywanie dostępności zespołu, aby przewidywać wąskie gardła i sugerować działania naprawcze. Na przykład oprogramowanie zaleca przesunięcie terminu lub ponowne przydzielenie zadania, zanim członek zespołu zda sobie sprawę, że jest przeciążony.
Najbardziej zauważalna różnica polega jednak na zmieniającej się roli kierownika projektu w zarządzaniu projektami.
Przyszli kierownicy projektów będą pełnić rolę facylitatorów. Dzięki AI, która zajmie się żmudnymi zadaniami, kierownicy projektów będą mogli skupić się na strategii projektu, kreatywnej wizji, komunikacji z klientem i koordynacji zespołu.
📚 Czytaj więcej: Zarządzanie projektami dla małych firm: strategie i narzędzia
Opanuj kreatywne zarządzanie projektami dzięki ClickUp
Prowadzenie dochodowej agencji to sztuka. Musisz nieustannie balansować między jakością kreatywną a ścisłymi terminami i napiętymi budżetami.
Nie twierdzimy, że rozwiązaniem jest posiadanie niewielkiego zestawu narzędzi technologicznych, składającego się tylko z kilku pozycji. Jest to raczej nierealne w przypadku każdej agencji.
Konieczna jest jednak pełna, zautomatyzowana integracja wszystkich systemów.
ClickUp wypełnia lukę między planowaniem projektów na wysokim szczeblu, codzienną produkcją kreatywną i długoterminową doskonałością twórczą.
Agencje mogą usprawnić cykle kreatywne dzięki funkcjom Tasks i Proofing, zautomatyzować cykl pracy, udostępniać spostrzeżenia w czasie rzeczywistym i wbudować kontekstową sztuczną inteligencję (ClickUp BrainGPT), aby osiągnąć maksymalną wydajność.
Chcesz dowiedzieć się, jak to zrobić? Zarejestruj się w ClickUp już dziś, aby rozpocząć.
Często zadawane pytania (FAQ)
Dzięki integracji narzędzi do zarządzania projektami i narzędzi kreatywnych eliminujesz tarcia między planowaniem a realizacją. Kierownicy projektów uzyskują widoczność w procesie twórczym w czasie rzeczywistym, bez konieczności nieustannego pytania zespołu o aktualizacje. Twórcy mogą skupić się na swojej pracy, ponieważ nie muszą już ręcznie rejestrować postępów ani szukać zasobów. Pozwala to ograniczyć kosztowne błędy, skrócić czas realizacji, poprawić jakość wyników twórczych i zapewnić zadowolenie klientów.
ClickUp działa jako centralny hub, który łączy się bezpośrednio z Twoim zestawem narzędzi kreatywnych poprzez natywne integracje i API. Pozwala on na osadzanie plików projektowych na żywo, synchronizację pamięci w chmurze oraz automatyzację aktualizacji zadań w oparciu o aktywność plików. Dzięki temu komunikacja, pliki i osie czasu są przechowywane w jednym miejscu, co zapewnia spójność danych między wieloma zespołami.
Tak, ClickUp oferuje szereg gotowych szablonów zaprojektowanych specjalnie dla agencji kreatywnych i zespołów projektowych. Zacznij od szablonu agencji marketingowej ClickUp, aby stworzyć ogólny plan dla wszystkich klientów i ich kampanii. Następnie szczegółowo opisz każdą kampanię, korzystając z szablonu zarządzania kampaniami marketingowymi ClickUp. Wykorzystaj je jako podstawę i dostosuj do wymagań swojej agencji.
Klienci nie potrzebują płatnego konta ClickUp, aby przeglądać prace lub przekazywać opinie. Możesz skorzystać z funkcji udostępniania publicznego, aby wysłać aktywne linki do tablic projektowych lub konkretnych dokumentów. Dodatkowo funkcja sprawdzania pozwala klientom na pozostawianie komentarzy bezpośrednio na obrazach lub wideo za pomocą prostego linku dostępu dla gości. Dzięki temu opinie są przekazywane szybko i w sposób scentralizowany.
Agencje mogą korzystać z pulpitów ClickUp, aby monitorować wyniki na wysokim poziomie w czasie rzeczywistym. Możesz śledzić rozliczalne godziny, budżety projektów i obciążenie zespołu za pomocą wizualnych widżetów, które aktualizują się automatycznie w miarę postępu prac. Połączając śledzenie czasu bezpośrednio z zadaniami, możesz dokładnie zobaczyć, gdzie są wydawane zasoby.