Public relations to dynamiczna dziedzina. W jednej chwili prezentujesz plan wprowadzenia produktu na rynek, a w następnej musisz reagować na najświeższe wiadomości.
Jeśli jednak nadal polegasz na rozproszonych dokumentach i planowaniu w ostatniej chwili, tracisz kluczowe daty i możliwości medialne, które powinny być zaplanowane już kilka tygodni temu.
W tym pomoże Ci kalendarz PR.
Wprowadzanie produktów na rynek, wiadomości dotyczące finansowania, dni świadomości, kampanie sezonowe, pozyskanie klientów — wszystko to konkuruje o przestrzeń. Bez centralnego kalendarza możesz zapomnieć o wystąpieniu prezesa lub przegapić idealną okazję do zaprezentowania trendów AI.
Ten przewodnik pomoże Ci to naprawić. Pokażemy Ci, jak zaplanować kalendarz PR, który pomoże Ci zachować porządek, dotrzymać kluczowych terminów i zapewnić spójność relacji w mediach.
Zaczynamy! 🚀
Czym jest kalendarz PR?
Kalendarz PR (kalendarz public relations) to kalendarz planowania, który zawiera mapę kluczowych działań PR, kampanii, wydarzeń i możliwości medialnych w określonym przedziale czasowym, zazwyczaj miesięcznym, kwartalnym lub rocznym.
Na przykład, jeśli w lipcu odbędą się ważne targi branżowe, dodaj je do kalendarza PR i zaplanuj z wyprzedzeniem komunikaty prasowe, działania medialne lub posty w mediach społecznościowych.
Celem jest utrzymanie spójności i celowości wysiłków PR, aby nie musieć się spieszyć z publikacją po tygodniach ciszy w mediach.
Korzyści z korzystania z kalendarza PR
Oto, w jaki sposób kalendarz PR zwiększa wartość Twoich wysiłków w zakresie PR:
- Wykorzystaj wolną przestrzeń w mediach: Kalendarz PR pomaga zidentyfikować spokojniejsze miesiące w cyklu medialnym, dzięki czemu możesz przedstawiać swoje historie w momencie, gdy zainteresowanie jest duże, a konkurencja niewielka
- Zwiększ wpływ kampanii: pozwala wykorzystać momenty PR w treściach blogów, aktualizacjach e-mailowych, postach w mediach społecznościowych i komunikacji wewnętrznej, maksymalizując zwrot z inwestycji we wszystkie kanały
- Zabezpiecz sobie dostęp do kadry kierowniczej: dzięki widoczności nadchodzących kampanii łatwiej jest z wyprzedzeniem zarezerwować czas interesariuszy na wypowiedzi, wywiady i zatwierdzenia
- Bądź gotowy na najnowsze trendy: Dzięki śledzeniu sezonowych wydarzeń i tematów redakcyjnych Twój zespół może przygotować spostrzeżenia, dane lub punkty widzenia, aby szybko reagować na pojawiające się informacje
- Dotrzymuj długich terminów mediów: Media takie jak publikacje branżowe i magazyny często zamykają kalendarze redakcyjne z kilkumiesięcznym wyprzedzeniem. Jasno określony cel PR gwarantuje, że dotrzesz do odbiorców na czas
- Równoważ obciążenie pracą wewnątrz firmy: Wcześniejsze mapowanie kampanii pozwala lepiej planować pracę zespołów PR, ds. treści i projektowania, unikając w ostatniej chwili wąskich gardeł produkcyjnych
💡 Wskazówka dla profesjonalistów: Zamień wielkie pomysły PR w zadania, które można zrealizować. Skorzystaj z zadań ClickUp i zagnieżdżonych podzadań, aby zaplanować każdy krok kampanii — tworzenie szkicu, przegląd, zatwierdzanie cytatów, kontakty z mediami — i przypisz właścicieli oraz terminy do każdego z nich.
Kluczowe elementy kalendarza PR
Podobnie jak kalendarz redakcyjny lub marketingowy, kalendarz PR jest tak dobry, jak informacje, które w nim umieścisz. Oto kluczowe elementy, które sprawiają, że działa:
- Cele i zadania: Każdy element kalendarza PR powinien być powiązany z jasnym celem, takim jak zwiększenie świadomości marki, budowanie pozycji lidera lub ogłoszenie ważnych wiadomości dotyczących firmy
- Kluczowe komunikaty lub tematy: Określ główny komunikat, który powinna przekazać każda aktywność. W przypadku wprowadzenia produktu na rynek może to być „Produkt X rozwiązuje problem Y”. W przypadku kampanii informacyjnej może to być „Nasze zobowiązanie do bezpieczeństwa danych”
- Grupa docelowa i kanały: Dowiedz się, do kogo kierujesz swoje komunikaty i gdzie będą one odbierane, aby dotarły tam, gdzie powinny. Czy są one przeznaczone dla dziennikarzy technologicznych, klientów czy Twojego zespołu wewnętrznego? Czy będą publikowane w formie komunikatu prasowego, postu na LinkedIn czy prezentacji dla mediów?
- Opis treści lub działania: Pokazuje dokładnie, co zostało zrobione i w jaki sposób. Na przykład: „Komunikat prasowy: Uruchomienie projektu Atlas za pośrednictwem PR Newswire, skierowany do 10 najlepszych serwisów technologicznych”
- Daty i terminy: Obejmują one główną datę premiery lub wydarzenia, a także kluczowe terminy, takie jak terminy oddania projektów, cykle przeglądów lub spotkania przygotowawcze
- Właściciel/zespół odpowiedzialny: Kto jest odpowiedzialny za wykonanie zadania? Może to być jedna osoba, kilku członków zespołu z jasno określonymi rolami, a nawet partner zewnętrzny
Tworzenie kompleksowego kalendarza PR
Stworzenie kalendarza PR może wydawać się trudnym zadaniem, ale można je podzielić na łatwe do wykonania kroki.
Krok 1: Burza mózgów, badania i zbieranie pomysłów dotyczących zawartości
To punkt wyjścia, w którym ustalisz, co powiedzieć, dlaczego to ważne i kiedy to powiedzieć. Cel? Solidny zapas aktualnych, wartych opublikowania pomysłów, które są powiązane z celami Twojej firmy i przyciągną uwagę odbiorców.
🧠 Burza mózgów
To kreatywna przestrzeń, w której Ty i Twój zespół możecie wrzucić do tabeli wszystkie możliwe pomysły i terminy.
🛠️ Co warto przemyśleć?
- Kamienie milowe firmy: wprowadzenie produktów na rynek, aktualizacje funkcji, wiadomości dotyczące finansowania, rebranding, otwarcie sklepów, ogłoszenia o zatrudnieniu, rocznice itp
- Wydarzenia branżowe i sezonowość: targi, konferencje, raporty kwartalne, sezonowe możliwości marketingowe (np. Czarny piątek, sezon budżetowy, SaaStr), miesiące świadomości (np. miesiąc świadomości cyberbezpieczeństwa, Światowy Dzień Środowiska, Światowy Dzień Oceanów lub Światowy Dzień Krwiodawcy)
- Święta i dni wolne od pracy: letnie dni wolne od pracy, tradycyjne święta (Wigilia Bożego Narodzenia lub Święto Dziękczynienia) oraz „święta krajowe lub międzynarodowe”, takie jak Światowy Dzień Emoji, Narodowy Dzień Pizzy, Międzynarodowy Dzień Mężczyzn, Światowy Dzień Czekolady lub Światowy Dzień Wegetarianizmu
- Powtarzające się kampanie: Jeśli tworzysz raporty roczne, inicjatywy CSR lub prognozy trendów, dodaj je wcześnie, aby zablokować osie czasu
💡 Wskazówka dla profesjonalistów: Użyj formularzy ClickUp, aby zebrać pomysły dotyczące treści PR od członków zespołu lub partnerów zewnętrznych w jednym uporządkowanym miejscu — koniec z wymianą e-maili i bałaganem w arkuszach kalkulacyjnych
🔍 Badania
Gdy masz już wstępną listę pomysłów, zweryfikuj je i wzbogać o strategiczne badania.
🛠️ Kluczowe obszary badań:
- Weryfikacja wydarzeń: Potwierdź daty najważniejszych konferencji, tygodni świadomości, świąt i publikacji raportów
- Analiza konkurencji: Jakie kampanie przeprowadzili konkurenci w zeszłym roku? Jakie media o nich informowały? Jak można się wyróżnić lub lepiej zaplanować publikację swoich materiałów?
- Informacje o odbiorcach: Skorzystaj z narzędzi takich jak SparkToro lub Reddit, aby dowiedzieć się, o czym rozmawiają Twoi odbiorcy. Przyjrzyj się rodzajom treści, które ich interesują — studia przypadków, statystyki, opinie liderów itp
- Znaczenie mediów: Przejrzyj najnowsze artykuły w publikacjach, które są celem Twoich działań. Jakie rodzaje komunikatów prasowych, artykułów lub komentarzy są wybierane?
💡 Wskazówka dla profesjonalistów: Utwórz bazę danych mediów w ClickUp, korzystając z pól niestandardowych dla nazwy punktu sprzedaży, kontaktu, daty ostatniej prezentacji i statusu odpowiedzi — nie potrzebujesz oddzielnego systemu CRM
📋 Zbierz pomysły dotyczące zawartości
Teraz masz więcej pomysłów, niż jesteś w stanie realistycznie wykorzystać. Czas więc je pogrupować, oznaczyć etykietami i uporządkować.
🛠️ Wskazówki dotyczące organizacji:
- Sortuj według kwartałów: Kiedy najlepiej przeprowadzić poszczególne kampanie? Oznacz pomysły jako Q1–Q4
- Przypisuj tematy: grupuj pomysły w kategoriach, takich jak produkt, kultura, przywództwo, sezonowość lub historie klientów
- Zaznacz zawartość zapasową: Znajdź kilka ponadczasowych pomysłów, które możesz wykorzystać, jeśli ważna inicjatywa zostanie opóźniona lub odwołana
- Dodaj kontekst: Dodaj notatki o tym, skąd pochodzi każdy pomysł (np. od kierownika zespołu, konkurencji, historii klienta) i jaki może mieć format (komunikat prasowy, prezentacja, artykuł, wydarzenie itp.).
Więcej informacji: Darmowe szablony kalendarza treści dla mediów społecznościowych w programie Excel i Arkuszach
Krok 2: Skontaktuj się z interesariuszami w celu uzyskania różnorodnej treści
PR nie działa w izolacji. Niektóre z najlepszych pomysłów na historie pochodzą od innych zespołów. Dlatego warto włączyć w proces kluczowych interesariuszy z całej firmy (a czasem nawet spoza niej) — to proste, ale skuteczne posunięcie w zarządzaniu interesariuszami.
Oto osoby, z którymi powinieneś się skontaktować:
| Interesariusze | Dlaczego są ważne | Przykłady możliwości PR |
| Zespół marketingowy | Prowadzą kampanie, które PR może wspierać lub wzmacniać | Webinaria, ebooki, raporty badawcze, kampanie influencerskie, premiery reklam |
| Zespół ds. produktów / Dział badań i rozwoju | Wiedzą, jakie produkty lub funkcje są wprowadzane na rynek i kiedy | Wersje produktów/funkcji, aktualizacje innowacji, ogłoszenia o programach beta |
| Sprzedaż / Powodzenie | Znajdziesz tam historie klientów i informacje branżowe | Studia przypadków klientów, najważniejsze sukcesy klientów, partnerstwa, nagrody, targi branżowe |
| Kadra kierownicza / Przywództwo | Są motorem napędowym przemyślanych działań i ogłoszeń dotyczących całej firmy | Wystąpienia publiczne, artykuły poświęcone przywództwu, zbiórki funduszy, inicjatywy CSR, komunikacja z inwestorami |
| HR / Komunikacja wewnętrzna | Zajmują się wydarzeniami wewnętrznymi i aktualizacjami dotyczącymi rekrutacji, które mają wpływ na wizerunek pracodawcy | Nagrody Best Places to Work, historie dotyczące kultury organizacyjnej, inicjatywy DEI, najważniejsze zatrudnienia |
| Partnerzy zewnętrzni | Dają one możliwości wspólnego marketingu i wspólnych działań PR | Wspólne ogłoszenia, raporty branżowe, udostępniane wydarzenia, kontakty z mediami za pośrednictwem agencji |
💡 Wskazówka dla profesjonalistów: Udostępniaj dokumenty ClickUp na zewnątrz z uprawnieniami do przeglądania/edytowania, aby uzyskać opinie interesariuszy lub agencji na temat komunikatów prasowych. Użyj funkcji zatwierdzania, aby sfinalizować komunikaty jednym kliknięciem.
Krok 3: Określ częstotliwość, harmonogram i styl treści
Teraz nadszedł czas, aby uporządkować swoje pomysły w praktyczną oś czasu na nadchodzący rok. Oto, co musisz zdecydować:
Częstotliwość publikacji treści
Przed przypisaniem dat, zdecyduj, jak często chcesz, aby Twoja marka znajdowała się w centrum uwagi. Częstotliwość powinna zależeć od:
- Cele: Jeśli chcesz budować autorytet, potrzebujesz spójnego przywództwa intelektualnego. Jeśli chodzi o świadomość produktu, kalendarz może skupiać się na premierach
- Zasoby: Realistycznie oceniaj możliwości swojego zespołu. Lepiej opublikować jedną świetną historię miesięcznie niż pięć napisanych w pośpiechu
- Kanały: Częstotliwość publikacji będzie się różnić w zależności od medium — informacje dla mediów mogą być publikowane częściej niż posty na blogu lub wywiady z kadrą kierowniczą
🛠️ Kilka szybkich wskazówek:
- Zacznij od małych kroków. Zaplanuj 1–2 większe działania miesięcznie, a następnie zwiększaj skalę
- Wykorzystaj motyw przewodni zawartości na każdy miesiąc lub kwartał, aby ukierunkować pomysły (np. „Innowacje w pierwszym kwartale”, „Zyski klientów w drugim kwartale”)
- Zastąp zadania wymagające dużego wysiłku (takie jak komunikaty prasowe) zadaniami lżejszymi (takimi jak podsumowania mediów społecznościowych lub cytaty)
Harmonogram (najpierw najważniejsze zadania, potem wypełnij luki)
Następnie przeciągnij i upuść te pomysły do kalendarza. Planowanie pomaga uniknąć podwójnych ogłoszeń i przegapionych cykli medialnych.
🛠️ Wskazówki dotyczące skutecznego planowania działań PR:
- Zacznij od kluczowych momentów: Najpierw zaplanuj premiery produktów, wydarzenia branżowe, kampanie sezonowe i dni poświęcone budowaniu świadomości
- Wypełnij luki: Wykorzystaj spokojniejsze tygodnie na publikowanie ponadczasowych historii, informacji o sukcesach klientów lub lekkich kampanii, takich jak szybkie działania PR lub fragmenty artykułów dotyczących przywództwa myślowego
- Zostaw sobie kilka tygodni zapasu: W każdym kwartale zaplanuj sobie czas „na wszelki wypadek”, aby móc zająć się ogłoszeniami z ostatniej chwili, reagować na sytuacje kryzysowe lub wykorzystać nagłe okazje medialne
- Przypisz daty: Nie każdy pomysł wymaga ustalenia konkretnej daty, ale „do ustalenia” to sytuacja, w której dobre plany schodzą na manowce. Nawet przybliżona data, taka jak „pierwszy tydzień kwietnia”, daje zespołowi punkt odniesienia do planowania
- Zrównoważ obciążenie: Nie skupiaj wszystkiego w jednym miesiącu. Rozłóż zawartość w kalendarzu, aby uniknąć wypalenia
Styl treści i kanał
Na koniec nadaj każdemu wpisowi w kalendarzu rzeczywisty kontekst, ponieważ „komunikat prasowy w marcu” nie wystarczy, aby posunąć sprawy do przodu.
W przypadku każdego elementu zadaj sobie pytanie:
- Jaki format wybrać? Czy będzie to komunikat prasowy, wpis na blogu, odcinek podcastu, prezentacja dla mediów czy relacja w mediach społecznościowych?
- Jaki ton najlepiej pasuje? Czy przekaz jest formalny i oparty na danych? A może jest nieformalny i oparty na historii?
- Gdzie zostanie opublikowany lub promowany? Czy pojawi się na Twoim blogu? Czy zostanie wysłany do serwisów technologicznych? Czy będzie promowany na LinkedIn lub za pośrednictwem e-maila?
Pomaga to pisarzom, projektantom i interesariuszom w skoordynowaniu działań od samego początku, bez niepotrzebnych dyskusji na temat tonu lub pominiętych kanałów dystrybucji.
Po wypełnieniu kalendarza cofnij się o krok i sprawdź: czy wspiera on kluczowe cele biznesowe? Czy zawiera odpowiednią mieszankę formatów? Czy osie czasu są realistyczne? Następnie udostępnij projekt zespołowi i interesariuszom.
Czytaj więcej: Kreatywne strategie zarządzania marką, które pozwolą maksymalnie wykorzystać potencjał Twojej marki
Narzędzie do planowania kalendarza PR
Korzystanie z arkusza kalkulacyjnego jako kalendarza PR działa (przynajmniej na początku).
Jednak wraz z rozwojem kampanii rośnie również liczba zmiennych elementów. Śledzisz terminy, koordynujesz działania różnych działów i zarządzasz treścią w wielu kanałach. Aktualizacje giną, a Ty nagle nie masz pewności, kto co robi i kiedy.
Właśnie w tym miejscu dedykowane narzędzie do zarządzania kampaniami PR może usprawnić wszystko — od planowania, przez współpracę, aż po śledzenie wyników.
W tym momencie potrzebujesz ClickUp dla zespołów marketingowych. Dzięki niemu cały kalendarz PR, kampanie i wysiłki zespołu zostaną zebrane w jednej, łatwej w zarządzaniu przestrzeni.
Oto, w jaki sposób to oprogramowanie do zarządzania zadaniami PR może pomóc:
1. Planuj w kalendarzu ClickUp
Kalendarz ClickUp zapewnia scentralizowany widok całego harmonogramu działań PR w ujęciu tygodniowym, miesięcznym lub rocznym. Dzięki prostocie przeciągania i upuszczania możesz wizualnie zaplanować premiery produktów, komunikaty prasowe, działania medialne i kampanie wydarzeń.
Co sprawia, że jest jeszcze lepszy? To narzędzie oparte na sztucznej inteligencji przenosi planowanie na wyższy poziom poprzez:
- Automatyczne blokowanie czasu na zadania, takie jak pisanie, recenzowanie lub przygotowywanie materiałów dla mediów. Na przykład, jeśli w piątek masz termin publikacji, możesz utworzyć 2-godzinne bloki na pisanie we wtorek i środę
- Zmiana terminów w przypadku zmiany priorytetów. Jeśli więc zespół produktowy opóźni wprowadzenie funkcji o tydzień, wszystkie powiązane zadania PR (takie jak przegląd komunikatów prasowych, kontakty z mediami i planowanie działań w mediach społecznościowych) zostaną automatycznie przesunięte bez konieczności ręcznego przeciągania osi czasu
- Zamień punkty dyskusji ze spotkań, takie jak „sfinalizować listę prasową wydarzenia do 5 marca” lub „przedstawić raport za II kwartał do działu finansowego”, w zaplanowane zadania, synchronizując kalendarz (i pracę zespołu)
- Łatwe zarządzanie powtarzającymi się zadaniami PR, takimi jak „Miesięczny raport medialny”, „Cotygodniowy przegląd relacji” lub „Co dwa tygodnie działania następcze”.
- Warstwowe kalendarze poprzez nakładanie na siebie różnych harmonogramów (np. kalendarz wprowadzania produktów na rynek, kalendarz kampanii marketingowych, kalendarz PR) w celu wykrycia konfliktów lub zidentyfikowania możliwości synergii.
A co najlepsze? Kalendarz ClickUp współpracuje z ClickUp Brain, aby zaoszczędzić Twój czas. Oznacza to, że nie musisz przeszukiwać zadań, czatów ani dokumentów, aby znaleźć następne zadanie. Po prostu zapytaj: „Co jest moim priorytetem na dziś?” lub „Kiedy jest spotkanie dotyczące przeglądu komunikatu prasowego?” a odpowiedź pojawi się natychmiast.
📮ClickUp Insight: 18% respondentów naszej ankiety chce korzystać z AI do organizowania swojego życia za pomocą kalendarzy, zadań i przypomnień. Kolejne 15% chce, aby AI zajmowało się rutynowymi zadaniami i pracą administracyjną.
Aby to zrobić, AI musi być w stanie: zrozumieć poziomy priorytetów dla każdego zadania w cyklu pracy, wykonać niezbędne kroki w celu utworzenia zadań lub dostosowania zadań oraz skonfigurować automatyczne cykle pracy.
Większość narzędzi ma opracowany jeden lub dwa z tych kroków. Jednak ClickUp pomógł użytkownikom skonsolidować ponad 5 aplikacji za pomocą naszej platformy! Wypróbuj planowanie oparte na sztucznej inteligencji, w którym zadania i spotkania można łatwo przypisywać do wolnych miejsc w kalendarzu na podstawie poziomów priorytetów. Możesz również skonfigurować niestandardowe reguły automatyzacji za pomocą ClickUp Brain, aby obsługiwać rutynowe zadania. Pożegnaj się z natłokiem pracy!
Więcej informacji: Najlepsze aplikacje kalendarza (bezpłatne i płatne)
2. Burza mózgów z tablicami
Tablice ClickUp oferują wizualną przestrzeń dla Twojego zespołu, w której można zaplanować pomysły kampanii, dni świadomości, ogłoszenia o produktach i możliwości medialne — wszystko w jednym miejscu.
Możesz uporządkować bloki treści według miesiąca, kanału (media, blog, media społecznościowe) lub typu (wydarzenie, produkt, przemyślenia liderów). Co więcej, możesz używać kształtów, etykiet lub kodów kolorystycznych, aby nadać priorytet momentom o dużym znaczeniu.
- Grupuj kampanie według tematu, np. kampanie produktowe, zwiększające widoczność kadry kierowniczej lub budujące markę, aby zidentyfikować luki w komunikacji
- Przeciągaj i upuszczaj bloki zawartości na osi czasu, aby wizualizować sezonowość i uniknąć nagromadzenia wielu kampanii w tym samym oknie
- Połącz zadania lub dokumenty bezpośrednio z tablicy, aby Twój zespół mógł przejść od burzy mózgów do realizacji bez konieczności zmiany narzędzi
- Zaproś współpracowników z różnych działów (marketing, kierownictwo, produkt) do wczesnego udziału w dyskusji i uzgodnienia priorytetów przed ustaleniem osi czasu
- Opracuj mapy mediów: Wizualnie opracuj różne punkty widzenia i wybierz dziennikarzy lub media, do których chcesz dotrzeć.
- Nakreśl plany komunikacji kryzysowej: Wykorzystaj elastyczną przestrzeń do burzy mózgów na temat potencjalnych scenariuszy kryzysowych oraz nakreśl przepływ działań i podział obowiązków.
- Twórz mapy interesariuszy: Wizualizuj kluczowych wewnętrznych i zewnętrznych interesariuszy kampanii i planuj dostosowane strategie komunikacyjne.
Natychmiastowe uzyskiwanie informacji o mediach
Pozwól ClickUp AI Notetaker uchwycić każdy szczegół podczas wywiadów medialnych i spotkań zespołu PR. Automatycznie transkrybuje rozmowy, podkreśla kluczowe elementy i tworzy zadania do wykonania bezpośrednio na podstawie dyskusji.
Kiedy dziennikarz wspomni o konkretnym aspekcie, który go interesuje, lub Twój zespół wymyśli trafny haczyk, nigdy więcej nie stracisz tych spostrzeżeń — wszystkie są zapisane, uporządkowane i gotowe do włączenia do kalendarza PR.
Więcej informacji: Tworzenie skutecznej strategii komunikacji marketingowej
3. Przechowuj wyniki badań i pomysły dotyczące treści w dokumentach
Po zwizualizowaniu pomysłów na kampanię następnym krokiem jest przekształcenie chaosu w strukturę. A czy jest na to lepszy sposób niż dokumenty ClickUp?
Utwórz dokument dla każdego miesiąca, kampanii lub tematu, np. „Wprowadzenie produktu w II kwartale” lub „Październikowa kampania informacyjna”. W dokumencie możesz przechowywać szkice komunikatów, konspekty komunikatów prasowych, odpowiednie artykuły prasowe, cele medialne, sezonowe hasła reklamowe i wyniki poprzednich kampanii.
Stwórz centralny podręcznik PR: użyj Dokumentów, aby stworzyć i utrzymywać aktualne repozytorium komunikatów marki, kluczowych punktów rozmów, standardowych tekstów i protokołów komunikacji kryzysowej, zapewniając spójność w całym zespole.
Opracuj raporty z analizy po kampanii: Strukturyzuj szczegółowe raporty z kampanii w Dokumentach, osadzając wykresy, łącząc je z pulpitami lub dołączając dane dotyczące wyników, aby skutecznie udostępniać wyniki działań PR.
Korzyści z historii wersji: Śledź wszystkie zmiany wprowadzone w komunikatach prasowych, dokumentach komunikacyjnych lub dokumentach strategicznych, co pozwala w razie potrzeby przywrócić poprzednie wersje.
Wykorzystaj powiązania relacyjne: Połącz dokumenty bezpośrednio z konkretnymi zadaniami, kampaniami, listami lub wydarzeniami w kalendarzu. Na przykład połącz dokument „Komunikat prasowy dotyczący wydarzenia w III kwartale” z zadaniem kampanii „Wydarzenie branżowe w III kwartale”, aby uzyskać natychmiastowy dostęp do kontekstu.
💡 Wskazówka dla profesjonalistów: Użyj ClickUp Brain, aby zamienić notatki w dopracowaną treść PR.
Możesz poprosić go o napisanie krótkiego przeglądu kampanii dotyczącej wprowadzenia produktu na rynek w drugim kwartale na podstawie notatek i wiadomości zapisanych w dokumencie. Możesz też wkleić artykuł lub raport dotyczący trendów i poprosić Brain o sugestie dotyczące kąta ujęcia tematu lub pomysłów na nagłówki dostosowane do Twojej marki.
4. Wyznaczaj i osiągaj cele PR dzięki ClickUp Goals
Pokaż prawdziwy wpływ swoich wysiłków w zakresie PR. Dzięki celom ClickUp możesz:
- Określ jasne cele: Ustal konkretne, mierzalne cele dla swoich kampanii, takie jak „Osiągnąć ponad 20 publikacji w mediach w trzecim kwartale” lub „Zwiększyć pozytywne wzmianki o marce o 15%”
- Podziel cele na mniejsze zadania: Podziel główne cele na mniejsze, łatwiejsze do osiągnięcia „zadania”, które mogą być liczbowe, finansowe, a nawet oparte na konkretnych zadaniach (np. „Zorganizuj 5 wywiadów”, „Opublikuj 3 artykuły podpisane własnym nazwiskiem”)
- Śledź postępy w sposób wizualny: monitoruj w czasie rzeczywistym, w jaki sposób Twoje wysiłki przyczyniają się do osiągnięcia ogólnych celów, co ułatwia raportowanie zwrotu z inwestycji w PR i motywowanie zespołu
- Link do pracy: Połącz cele bezpośrednio z zadaniami i listami, na których odbywa się praca, zapewniając spójność między codziennymi działaniami a strategicznymi wynikami
5. Usprawnij cykle pracy dzięki automatyzacji ClickUp
Dzięki automatyzacji ClickUp możesz połączyć każdy krok cyklu pracy PR. Oto kilka przykładów automatyzacji kalendarza PR w celu uzyskania najlepszych wyników kampanii:
| Wyzwalacz | Działanie automatyzacji |
| Tworzone jest nowe zadanie kampanii (np. „Wprowadzenie produktu na rynek”) | Automatycznie przypisuj zadania odpowiednim działom i zespołom |
| Status zadania zmienia się na „Zatwierdzone” | Utwórz zadanie następcze o nazwie „Dystrybucja do mediów” i przypisz je kierownikowi ds. PR |
| Termin wykonania zadania został zaktualizowany | Automatycznie przesuń terminy wszystkich powiązanych podzadań |
| Podzadanie (np. „Sporządzenie projektu wpisu na blogu”) jest oznaczone jako zakończone | Dodaj komentarz, np. „Zawartość gotowa — przejdź do projektu wizualnego” |
| Powtarzające się zadanie (np. comiesięczne podsumowanie działań PR) zostało utworzone | Automatycznie przypisuj zadania kierownikowi ds. PR i ustaw podzadania wraz z terminami napisania, edycji i przeglądu |
6. Połącz swój ekosystem z integracjami ClickUp
ClickUp łączy wiele narzędzi, ale dobrze współpracuje również z innymi. Usprawnij działania PR, integrując ClickUp z:
- Narzędzia do monitorowania mediów (np. Meltwater, Brandwatch poprzez Zapier/API): Zautomatyzuj tworzenie zadań w ClickUp, gdy zostaną zidentyfikowane nowe wzmianki lub alerty w mediach
- Usługi wyszukiwania źródeł (np. HARO, Qwoted, SourceBottle): Usprawnij poszukiwanie okazji medialnych. Przekazując codzienne podsumowania z serwisów takich jak HARO na dedykowany adres e-mail ClickUp (za pomocą funkcji e-mail w ClickUp lub narzędzia takiego jak Zapier), możesz automatycznie tworzyć zadania dla każdego zapytania. Udoskonal to, korzystając z narzędzi do automatyzacji, które analizują e-maile pod kątem słów kluczowych związanych z Twoimi klientami lub branżą, a następnie przypisują je odpowiednim członkom zespołu w celu przygotowania oferty
- Narzędzia do zarządzania mediami społecznościowymi (np. Hootsuite, Buffer): Koordynuj rozpowszechnianie sukcesów PR w mediach społecznościowych, łącząc zadania i udostępniając aktualizacje
- Przechowywanie w chmurze (Google Drive, Dropbox, OneDrive): Łatwe dołączanie i dostęp do zestawów multimedialnych, obrazów, wideo i innych niezbędnych zasobów PR przechowywanych w preferowanym rozwiązaniu chmury
Jedyne źródło informacji dla Twojego zespołu PR!
Ujednolicie wytyczne dotyczące marki, plany kryzysowe, wiedzę na temat kampanii i spostrzeżenia dotyczące mediów. Natychmiast znajdźcie, konsekwentnie stosujcie i strategicznie rozwijajcie narracje za pomocą ClickUp Knowledge Management.
Wzmocnij swoje działania PR: cała wiedza, doskonale zorganizowana w jednej przestrzeni.
7. Oszczędzaj czas dzięki szablonom kalendarza PR
Jeśli wszystko to brzmi świetnie, ale nie wiesz, od czego zacząć planowanie PR, ClickUp oferuje gotowe szablony komunikatów prasowych, które zapewniają gotową strukturę do łatwego planowania, tworzenia szkiców i dystrybucji ogłoszeń. Możesz również użyć szablonów harmonogramów PR do mapowania kampanii, terminów i działań medialnych — wszystko w jednej uporządkowanej osi czasu.
Szablon kampanii PR ClickUp został stworzony, aby wspierać szybkie tempo i wielofunkcyjny charakter pracy w public relations. Pomaga przejść od planowania kampanii do jej uruchomienia i śledzenia wyników — wszystko w jednym dostosowywalnym obszarze roboczym.
Szablon zawiera:
- Niestandardowe statusy , takie jak „W trakcie tworzenia”, „Gotowe do przeglądu” i „Opublikowane”, umożliwiają śledzenie etapów kampanii PR
- Widoki dostosowane do potrzeb PR, takie jak widok listy do zarządzania cyklami pracy nad treścią, widok tablicy do burzy mózgów oraz widok kalendarza lub Gantta do mapowania osi czasu i unikania nakładania się kampanii
- Pola niestandardowe do organizowania kampanii według kluczowych kryteriów PR, takich jak kanał dystrybucji (komunikat prasowy, media społecznościowe, biuletyn), typ listy mediów (technologia, styl życia, regionalna) lub priorytet kampanii (wysoka widoczność vs świadomość marki)
💡 Wskazówka dla profesjonalistów: Twórz niestandardowe pulpity PR, które wyświetlają wskaźniki kampanii, umiejscowienie w mediach i nadchodzące terminy w jednym miejscu. Monitoruj wskaźniki KPI, śledź zaangażowanie dziennikarzy i udostępniaj postępy interesariuszom dzięki ukierunkowanym widokom opartym na danych, które eliminują żmudne raportowanie.
Jeśli jednak zarządzasz wieloma kampaniami jednocześnie i potrzebujesz bardziej ogólnego widoku, aby zorganizować wszystko od początku do końca, skorzystaj z szablonu planowania public relations.
Szablon planowania public relations ClickUp to kompleksowe centrum dowodzenia służące do prowadzenia inteligentnych, usprawnionych kampanii PR. Dzięki temu szablonowi możesz wyznaczyć jasne cele dla każdej kampanii, organizować zadania i osie czasu oraz współpracować z członkami zespołu i interesariuszami bez żadnych nieporozumień.
Ponadto zawiera 14 różnych widoków, które pozwalają spojrzeć na plan PR z każdej możliwej perspektywy:
- Nowy widok listy: Zobacz wszystkie nowe, nieprzypisane zadania PR, aby rozpocząć planowanie kampanii
- Widok listy prac w toku: szybko sprawdź, nad czym obecnie pracują poszczególni pracownicy
- W przypadku widoku listy publikacji: śledź zadania, które są gotowe lub prawie gotowe do publikacji
- Widok tablicy: wizualnie przenoś zadania między scenami, np. z „Projekt” do „Opublikowane”
- Widok czatu: omawiaj zadania i aktualizacje lub burzę mózgów bezpośrednio ze swoim zespołem
Więcej informacji: Darmowe szablony planów marketingowych do tworzenia strategii marketingowej
Pokonywanie wyzwań związanych z zarządzaniem kalendarzem PR
Nawet najlepszy kalendarz PR może się nie sprawdzić. Oto krótki przewodnik po typowych pułapkach i sposobach ich uniknięcia.
1. Przeładowanie kalendarza (i zespołu)
Łatwo jest dać się ponieść entuzjazmowi i wypełnić kalendarz ambitnymi działaniami PR. Jednak przepełniony kalendarz może prowadzić do wypalenia i niedbałej realizacji zadań.
Aby temu zapobiec:
✅ Realistycznie oceniaj, ile Twoja ekipa może zrobić bez wypalenia. Zwracaj też uwagę na sygnały ostrzegawcze, takie jak częste nadgodziny lub pomijanie sesji planowania
✅ Bezkompromisowo ustalaj priorytety. Skoncentruj się na kampaniach, które musisz wygrać, a te o niewielkim znaczeniu odłóż na później lub zrezygnuj z nich całkowicie
✅ Dostosuj kalendarz do możliwości zespołu i zmian w czasie rzeczywistym
💡 Wskazówka dla profesjonalistów: Widok obciążenia pracą ClickUp pozwala sprawdzić, kto jest przeciążony, a kto ma wolne obciążenie, dzięki czemu można sprawiedliwie przydzielać własność komunikatów prasowych lub przygotowania wydarzeń bez wypalania zespołu.
2. Niewystarczająca elastyczność
Traktowanie kalendarza jako niezmiennego może przynieść odwrotny skutek. W PR nieoczekiwane wiadomości mogą sprawić, że treść stanie się nieaktualna, jeśli nie dostosujesz się szybko do sytuacji.
Aby temu zapobiec:
✅ Zostaw sobie czas na nieplanowane okazje lub nagłe wiadomości
✅ Przygotuj zapasową zawartość na wypadek niepowodzenia (np. wpis na blogu w przypadku odwołania wydarzenia)
✅ Regularnie przeglądaj kalendarz — cotygodniowe sprawdzanie pozwala dostosować go do nowych wydarzeń
3. Aktualizowanie kalendarza
Niektóre zespoły tworzą świetny roczny kalendarz PR, ale nie aktualizują go. Brakujące wpisy i nieaktualne informacje sprawiają, że staje się on niewiarygodny i wkrótce nikt z niego nie korzysta.
Aby temu zapobiec:
✅ Wyznacz właściciela kalendarza (zazwyczaj jest to kierownik ds. PR), który będzie go aktualizował i zbierał uwagi od członków zespołu
✅ Ustal cotygodniową rutynę, aby przeglądać nadchodzące elementy, zaznaczać zakończone zadania i w razie potrzeby zmieniać harmonogram
✅ Naucz wszystkich aktualizować swoje zadania, zmiany statusu, przesunięcia terminów itp.
💡 Wskazówka dla profesjonalistów: Zautomatyzuj powtarzające się zadania związane z PR, takie jak wysyłanie przypomnień, aktualizowanie statusów kampanii lub powiadamianie członków zespołu o gotowości komunikatu prasowego do przeglądu.
Stwórz kalendarz PR, który naprawdę działa, dzięki ClickUp
Tworzenie kalendarza PR i zarządzanie nim może wydawać się pracochłonnym zadaniem, ale korzyści są ogromne. Dzięki jasnemu plan działania Twój zespół będzie działał zgodnie z harmonogramem, terminy będą dotrzymywane, a Twoje historie za każdym razem trafią do właściwych odbiorców.
Dzięki ClickUp cały proces staje się łatwiejszy, szybszy i bardziej oparty na współpracy. Od wizualnego burzy mózgów na tablicach, przez organizowanie pomysłów dotyczących treści w dokumentach, planowanie kampanii za pomocą kalendarza opartego na sztucznej inteligencji, po automatyzację powtarzalnych zadań — ClickUp łączy wszystkie elementy cyklu pracy PR w jedną potężną platformę.
Chcesz usprawnić swój kalendarz PR?
Zarejestruj się w ClickUp już dziś! 🙌