"Potrzebuję więcej godzin w ciągu dnia..." lub "jak to możliwe, że jest już 17:00?!", kiedy wciąż masz tak wiele do zrobienia przed końcem dnia. 😅
Brzmi znajomo? Byłam tam!
Co by było, gdybyś miał sposób na uwolnienie godzin swojego czasu każdego tygodnia i skupienie się na najważniejszych zadaniach?
Dobra wiadomość jest taka, że możesz - dzięki kilku prostym wskazówkom i technikom zarządzania czasem, które pomogą ci maksymalnie wykorzystać czas w pracy (i poza nią).
W tym artykule przedstawimy ci koncepcję blokowania czasu, jak to działa i różne metody blokowania czasu, których możesz użyć do ustrukturyzowania swojego harmonogramu w celu zwiększenia wydajności. Omówimy również kilka pomocnych narzędzi i wskazówek, które mogą ułatwić ten proces.
Zaczynajmy!
Czym jest blokowanie czasu
Blokowanie czasu polega na ustawieniu określonych bloków czasu w harmonogramie na różne zadania i czynności.
Zamiast mieć niejasną listę rzeczy do zrobienia, idziesz naprzód i przydzielasz dedykowane bloki czasu na wszystkie rzeczy, które musisz zrobić w ciągu dnia lub tygodnia. Pomaga to poprawić koncentrację, zapewniając jednocześnie wystarczającą ilość czasu na ustawienie wszystkich priorytetów.
Według American Journal of Lifestyle Medicine naukowcy odkryli, że blokowanie czasu i inne metody planowania mogą poprawić umiejętności zarządzania czasem i ogólną wydajność.
Blokowanie czasu może być pomocne dla osób, które:
- Zmagają się z ustalaniem priorytetów swoich codziennych zadań⏰
- Są przytłoczeni zadaniami do wykonania i nie mogą skupić się na jednej rzeczy⏰
- Mają trudności z wygospodarowaniem czasu na ważne rzeczy⏰
- Czują brak motywacji lub zainteresowania wykonywanym zadaniem⏰
- Byćzmagają się z zarządzaniem czasem⏰
Przeczytaj również: Wskazówki dotyczące zarządzania czasem
Jak działa blokowanie czasu
Masz dużo na głowie? Podzielmy to na łatwe do opanowania kawałki! Oto kroki, które należy podjąć podczas pierwszego ćwiczenia blokowania czasu:
- Zrób listę: Zapisz wszystko, co musisz zrobić, w tym sprawy związane z pracą, spotkania i osobiste zobowiązania.
- Oszacuj potrzebny czas: Ile czasu zajmie każda rzecz? Dokonaj przybliżonego oszacowania, ale pamiętaj, że rzeczy mogą zająć więcej czasu niż planowano. Pamiętaj również o uwzględnieniu wszelkich potencjalnych przerw
- Zaplanuj: Użyj kalendarza, aby zablokować czas na każde zadanie. Na przykład "9-10 rano: E-mail", "10-11 rano: Sprawdzanie wczorajszych wyników sprzedaży" itd. Nie zapomnij zablokować czasu na posiłki i przerwy
- Jedna rzecz na raz: Kiedy przychodzi czas na wykonanie zadania, zrób tylko to. Bez rozpraszania uwagi, bez wielozadaniowości. Będziesz o wiele bardziej wydajny!
- **Pod koniec dnia lub tygodnia sprawdź, co zadziałało, a co nie. Dostosuj swój harmonogram na następny raz.
Pamiętaj, że wprowadzanie zmian na bieżąco jest w porządku. Celem techniki zarządzania czasem jest ułatwienie, a nie utrudnienie życia!
Korzyści z blokowania czasu
Wiele osób ma problemy z zarządzaniem swoim czasem. Zawsze jest za dużo rzeczy do zrobienia i za mało godzin w ciągu dnia, co może prowadzić do stresu, wypalenia, niepokoju itp.
Blokowanie czasu nie tylko pomoże wytrenować mózg w tworzeniu zdrowych granic z czasem i formularzu zdrowych nawyków, ale ma również wiele innych korzyści:
- Sprawia, że jesteś bardziej zorganizowany w swoim podejściu do codziennych zadań
- Pomaga zrobić więcej i daje poczucie spełnienia
- Minimalizuje rozpraszanie uwagi i pomaga lepiej się skoncentrować
- Zmniejsza stres i niepokój związany ze wszystkim, co musi zostać zrobione
- Zapobiega przepracowaniu i wypaleniu zawodowemu poprzez ograniczenie czasu poświęcanego na poszczególne zadania
- Zapewnia Tobie i Twojemu zespołowi dotrzymywanie terminów Wdrażanie bloków czasowych sprawi, że będziesz bardziej wydajny i będziesz mieć kontrolę nad swoim życiem.
Metody blokowania czasu
Istnieje więcej niż jeden sposób blokowania czasu. Wybór odpowiedniej techniki blokowania czasu zależy od rodzaju pracy, która ma zostać zrobiona. Popularne rodzaje blokowania czasu to:
Timeboxing ⏳
Czy kiedykolwiek zacząłeś coś robić, tylko po to, by wpaść w króliczą norę i wynurzyć się wiele godzin później, zastanawiając się, gdzie podział się czas? Jeśli tak, wypróbuj timeboxing.
Po raz pierwszy wprowadzony jako technika zarządzania czasem w przypadku zwinnego tworzenia oprogramowania, timeboxing jest obecnie popularną metodą blokowania czasu wśród pracowników wiedzy. Zapobiega ona marnowaniu czasu poprzez limitowanie czasu spędzonego na danym zadaniu
Każdy określony blok czasu nazywany jest "timebox " i może mieć zakres od kilku godzin do kilku dni. Ma on określony czas rozpoczęcia i zakończenia; pod koniec przedziału czasowego należy przerwać wykonywane czynności, niezależnie od postępu (lub jego braku).
Miesięczne sprinty są instancją timeboxingu, który można bez wysiłku zrobić w ClickUp
Sprinty programistyczne są przykładem timeboxingu w pracy. Każdy z nich ma określone cele i kamienie milowe, a także zdefiniowane daty rozpoczęcia i zakończenia poszczególnych zadań. Wszystko, czego nie można ukończyć przed końcem sprintu, musi zostać przeniesione do następnego. Elon Musk planuje cały swój dzień w 5-minutowych blokach czasowych. Wszystko, i mamy na myśli wszystko, jest określone w kalendarzu.
Dni tematyczne 📅
Ta metoda zwiększania wydajności pozwala uniknąć przełączania kontekstu poprzez planowanie podobnych zadań razem. Różnica polega na rodzaju pracy - technika ta działa, gdy zadania można podzielić na trzy do pięciu dużych grup, z których każda może zająć mniej więcej cały dzień roboczy.
Tworzenie bloków czasowych na określone aktywności w różne dni tygodnia z wykorzystaniem podejścia dni tematycznych
Na przykład, jeśli prowadzisz kanał w mediach społecznościowych, bloga lub vloga, możesz wdrożyć blokowanie czasu, dzieląc swój tydzień pracy na dni tematyczne:
- Monday: Badania
- Wtorek: Tworzenie zawartości
- Środa: Edytowanie i publikowanie zawartości
- Czwartek: Spotkania i działania informacyjne
- Piątek: Analityka i optymalizacja SEO
Oto Kristi DaSilva , CEO DaSilva Life i konsultant ClickUp, udostępnianie jak tworzy swoje tygodniowe bloki czasowe i śledzenie ich w ClickUp.
Uwielbiam wizualnie mapować moje główne zadania w widoku Tablicy, aby poczuć moje tygodniowe obciążenie pracą. Chociaż korzystam z widoku "Wszystko", aby zobaczyć każde zadanie, które mam na dany tydzień, lubię tworzyć mapę moich głównych tematów w Tygodniowym Bloku Czasowym w każdą niedzielę, aby przygotować się na nadchodzący tydzień.
Kristi DaSilva, CEO, DaSilva Life
Śledzenie zaplanowanych zadań w widoku tablicy ClickUp Jack Dorsey współzałożyciel Twittera (obecnie X) i dyrektor generalny Square, również korzysta z dni tematycznych, aby zarządzać swoim czasem i zachować wydajność.
W Monday, w obu firmach, skupiam się na zarządzaniu i prowadzeniu firmy... Wtorek skupia się na produkcie. Środa skupia się na marketingu, komunikacji i rozwoju. Czwartek skupia się na deweloperach i partnerstwach. W piątek skupiam się na firmie, kulturze i rekrutacji. W sobotę mam wolne, wędruję. Niedziela to refleksja, informacje zwrotne, strategia i przygotowania do tygodnia.
Jack Dorsey, CEO, Square
Dzielenie zadań 📚
Czy masz wiele małych zadań tego samego rodzaju do zrobienia w ciągu dnia lub tygodnia? W takim przypadku pomocne może być grupowanie zadań.
Grupowanie zadań to technika zwiększania wydajności, w której "grupujesz" podobne zadania razem, zmniejszając obciążenie poznawcze. W zależności od ilości pracy, można zablokować kilka godzin tygodniowo na każdy rodzaj zadania.
Dopasuj swoje zadania do godzin największej wydajności dzięki blokowaniu zadań w ClickUp
Na przykład, jeśli pracujesz w dziale sprzedaży, możesz utworzyć następujące partie zadań:
- Pisanie i wysyłanie e-maili
- Wykonywanie kolejnych połączeń telefonicznych
- Aktualizowanie CRM
- Wystawianie faktur
- Badanie konkurencji
- Spotkania Teams Marc Andreessen współzałożyciel i partner generalny Andreessen Horowitz, również wierzy w blokowanie czasu w celu zwiększenia wydajności. Jego podejście łączy grupowanie zadań z dniami tematycznymi, z poniedziałkami i piątkami zarezerwowanymi na pracę zespołową.
Typowy dzień dla mnie w tej chwili to dosłownie ścisłe przestrzeganie kalendarza. Staram się mieć tak "zaprogramowany" dzień, jak to tylko możliwe.
Marc Andreessen, współzałożyciel i partner generalny, Andreessen Horowitz
Chcesz wiedzieć więcej? Oto, o czym pisaliśmy wcześniej grupowanie zadań .
Metoda Pomodoro 🍅
Potrzebujesz prostego, ale skutecznego sposobu na ustrukturyzowanie swojego dnia pracy w celu zwiększenia wydajności lub powstrzymania prokrastynacji? Wypróbuj metodę Pomodoro.
via: Sketchplanations Nazwana na cześć timera w kształcie pomidora ("Pomodoro" to po włosku pomidor) używanego przez jej twórcę Francesco Cirillo, technika Pomodoro polega na skoncentrowanej pracy w ustalonych odstępach czasu, po której następują przerwy. Każda taka sesja pracy nazywana jest "Pomodoro". Ten sposób pracy utrzymuje nasze zaangażowanie i poprawia naszą zdolność koncentracji.
Znany aktor Tom Hanks polegał na metodzie Pomodoro, aby zachować wydajność podczas pisania swojej pierwszej książki "The Making of Another Major Motion Picture Masterpiece"
Chcesz dowiedzieć się więcej? O metodzie Pomodoro pisaliśmy tutaj .
Jak rozpocząć blokowanie czasu w swoim harmonogramie
Chociaż blokowanie czasu można rozpocząć od prostego dziennego planera, aplikacja do zarządzania zadaniami z zarządzanie czasem funkcja jest bardziej wydajna.
Platforma taka jak ClickUp ułatwia blokowanie czasu; możesz z łatwością dodawać, edytować i wyświetlać swoje bloki czasowe. Ponadto posiadanie wszystkiego na tej samej platformie ogranicza przełączanie kontekstu. 🚀
Oceń wszystko, co musi być zrobione
Po pierwsze: zacznij od sporządzenia listy wszystkiego, co musisz zrobić. Istnieje kilka różnych ścieżek, które możesz obrać.
Dokumentuj wszystkie swoje zadania do wykonania za pomocą list kontrolnych ClickUp
Z listy do zrobienia w ClickUp można utworzyć listę online elementów do wykonania, do której można uzyskać dostęp z dowolnego miejsca. Dodaj format, kolory i połączony do listy, aby dodać więcej szczegółów. Jeśli są to zadania do zrobienia regularnie, można nawet utworzyć szablon z zapisanej listy kontrolnej.
Potrzebujesz czegoś bardziej szczegółowego? Dokumenty ClickUp i Notatnik ClickUp są przydatne do tego celu. Stwórz swoją listę rzeczy do zrobienia, dodając szczegóły i dodatkowe informacje, takie jak obrazy i połączone linki. Możesz również dodać etykiety współpracownikom, dodając ich z komentarzem w dokumencie.
Funkcja Notatnika w ClickUp jest prosta i intuicyjna, umożliwiając robienie szczegółowych notatek lub tworzenie list kontrolnych
Niezależnie od wybranej metody, ClickUp pozwala na tworzenie zadań bezpośrednio z listy rzeczy do zrobienia we wszystkich trzech, dzięki czemu można je zobaczyć bezpośrednio w aplikacji Zadania ClickUp .
Ustawienie priorytetów
Skuteczne i bezwzględne ustalanie priorytetów jest sekretem do zrobienia rzeczy, zwłaszcza gdy czas jest krótki i masz milion rzeczy na liście.
Priorytetyzacja zadań przy użyciu różnych poziomów priorytetów w ClickUp Tasks
Po utworzeniu zadań z listy rzeczy do zrobienia, użyj funkcji Priorytety zadań w ClickUp aby oznaczyć każde z nich jako pilne lub oznaczyć je jako zadania o wysokim, średnim lub niskim priorytecie. Dzięki temu będziesz mieć pewność, że w pierwszej kolejności zajmiesz się najważniejszymi zadaniami.
💡 Porada dla profesjonalistów: Przeciągnij swoje zadania o najwyższym priorytecie na schowek zadań ClickUp, aby nigdy nie stracić ich z oczu.
Przydziel czas na wszystkie zadania do wykonania
Ustawienie priorytetów jest niezbędne, ale musisz też wiedzieć, ile czasu będziesz potrzebować na wykonanie swoich zadań. ClickUp również w tym pomaga.
Oszacuj czas trwania każdego zadania w ClickUp, aby skutecznie planować Szacowany czas w ClickUp pozwala dodać szacowany czas trwania do każdego zadania i podzielić go również na różne podzadania. Łączenie ich pozwala również oszacować całkowity czas trwania projektu. Wystarczy upuścić zadania do widoku Kalendarza, aby zwizualizować swój harmonogram.
Szablon dziennego blokowania czasu ClickUp
Z Szablon dziennego bloku czasowego ClickUp umożliwia planowanie harmonogramu dnia w celu uzyskania maksymalnej wydajności. Pomaga on:
- Ustalić priorytety najważniejszych zadań i zaplanować je w godzinach największej wydajności
- Pozostać na dobrej drodze, dostarczając jasną strukturę i unikając rozpraszania uwagi
- Uniknąć wypalenia poprzez oszacowanie czasu, aby zrozumieć, co można osiągnąć każdego dnia
Szablon zawiera również Tablicę, która ułatwia ustalanie priorytetów, dzieląc każde zadanie na cztery kategorie: do zrobienia, do oddelegowania, do zaplanowania i do usunięcia.
Teams mogą również używać Szablon harmonogramu godzinowego ClickUp aby jak najlepiej wykorzystać swój dzień.
Czytaj więcej: Metoda Eisenhowera priorytetyzacji zadań
Stwórz blokady czasowe dla wszystkich priorytetowych zadań
Sporządzenie listy zadań i nadanie im priorytetów oraz dodanie do nich szacowanego czasu pozwala na przyjęcie bardziej ustrukturyzowanego podejścia do pracy. Następnym krokiem jest faktyczne utworzenie bloków czasu w kalendarzu. Szablony bloków czasowych w ClickUp mogą ci w tym pomóc.
przez Kalendarz Google
Jeśli korzystasz z Kalendarza Google do pracy, możesz po prostu użyć go do zaplanowania bloków. Pozwala on łatwo blokować czas na spotkania, zadania i wydarzenia oraz oznaczać je kolorami na podstawie własnych preferencji.
Pro Tip: Zintegruj ClickUp ze swoim Kalendarzem Google aby mieć wszystkie swoje blokady czasowe, zaplanowane zadania i spotkania w jednym miejscu.
Zsynchronizuj Kalendarz Google z ClickUp i bądź na bieżąco ze swoim harmonogramem
Analizuj i optymalizuj
Teraz, gdy nadałeś już priorytet swoim zadaniom i zablokowałeś czas na każde z nich w swoim kalendarzu blokowania czasu, możesz użyć różnych metod analizy i optymalizacji Widoki w ClickUp aby wizualizować swoje zadania tak, jak tego potrzebujesz.
Możesz na przykład śledzić postępy według statusu zadania w Tablicach Kanban lub filtrować i sortować zadania, aby uporządkować je w Widoku Listy.
Uzyskaj widok z lotu ptaka na to, co dzieje się w trakcie postępu dzięki ClickUp Tablica View
Jeśli zarządzasz zespołem, widok obciążenia pracą pomoże Ci zwizualizować harmonogram każdego członka zespołu i upewnić się, że nikt nie jest przepracowany. Pulpity ClickUp to łatwy sposób na analizowanie postępów i wyników. Śledź wskaźniki ukończenia zadań dla siebie i swojego zespołu, wizualizuj karty czasu pracy i czas spędzony na zadaniach, wyświetlaj statusy zadań i nie tylko.
Zobacz przydzielone i zakończone zadania, czaty i status obciążenia pracą w pulpicie ClickUp
Możesz również zadać AI dowolne pytanie i ClickUp Brain przeszuka dane w każdym pulpicie obszaru roboczego, aby natychmiast udzielić odpowiedzi.
Oto, co klient ClickUp mówi o tym, jak podwoił wydajność w swojej firmie dzięki ClickUp.
Korzystanie z ClickUp pomogło nam lepiej planować, dostarczać szybciej i efektywnie strukturyzować nasze zespoły, a nasz zespół produkcyjny podwoił swój rozmiar odkąd dołączyłem do firmy! Nie byłoby to możliwe, gdybyśmy nie mieli solidnej struktury alokacji zasobów i zarządzania projektami.
Nicole Brisova, Growth Operations Manager, Walk the Room
Błędy związane z blokowaniem czasu, których należy unikać i najlepsze praktyki
Oto kilka typowych błędów związanych z blokowaniem czasu i jak ich uniknąć:
Przecenianie wydajności
Bez danych porównawczych łatwo jest mieć nierealistyczne oczekiwania co do oś czasu realizacji zadań. Może to prowadzić do stresu związanego z niedotrzymaniem terminów, niekompletnymi zadaniami lub mniej niż idealnymi wynikami.
rozwiązanie: Pamiętaj, aby uwzględnić opóźnienia wynikające z częstych przerw, takich jak spotkania, rozmowy telefoniczne, e-maile itp. Do szacowanego czasu należy również dodać czas na ustawienie i/lub przejście. Zaakceptuj, że mogą wystąpić opóźnienia i ustal priorytety tak, aby najważniejsze zadania zostały zrobione w pierwszej kolejności.
Próba zrobienia zbyt wiele
Jeśli nie będziesz ostrożny, możesz przesadzić z planowaniem. Czasami możesz zaplanować każdą minutę dnia, nie pozostawiając czasu na przerwy. Jednak ważne jest, aby mieć czas na posiłki, odpoczynek, a nawet kreatywne myślenie.
rozwiązanie: Uwzględnij przestrzeń w swoich blokach czasowych na wszystko, od przerw i posiłków po dojazdy do pracy. Pewien czas buforowy pomiędzy zaplanowanymi zadaniami może również pomóc zapewnić, że nie zapełnisz zbytnio swojego kalendarza.
wskazówka dla profesjonalistów: Szablony do zarządzania harmonogramem pracy od ClickUp mogą zapobiec nadmiernemu planowaniu pracy
Szablon blokowania harmonogramu ClickUp został zaprojektowany, aby pomóc Ci z łatwością stworzyć harmonogram.
Szablon blokowania harmonogramu ClickUp pomaga Tobie i Twojemu zespołowi
- Szybko i dokładnie planować harmonogramy
- Zrozumieć zależności między zadaniami
- Organizować bloki zadań w intuicyjny sposób
Widoki miesięczny, dzienny i tygodniowy pomogą ci zaplanować harmonogram na różne czasy trwania i pozostać na bieżąco. Niestandardowe statusy, takie jak Anulowane, Zakończone, W trakcie i Do zrobienia, pomagają informować wszystkich interesariuszy o postępach.
Słaba priorytetyzacja
Blokowanie czasu będzie nieskuteczne, jeśli nie nadasz mu odpowiednich priorytetów. Bez odpowiedniej priorytetyzacji istnieje ryzyko pominięcia krytycznych zadań. Ponadto, jeśli nie zidentyfikujesz zależności między zadaniami, możesz spowodować nieprzewidziane opóźnienia.
🌟Rozwiązanie: Użyj narzędzia takiego jak ClickUp, aby zidentyfikować zależności i skutecznie ustalić priorytety zadań, upewniając się, że najpierw wykonasz te o wysokim priorytecie. Zachowaj najbardziej wydajne godziny na dogłębną pracę i najważniejsze zadania, a mniej ważne czynności na mniej energetyczne fazy dnia.
Połącz powiązane zadania za pomocą ClickUp Dependency Relationships, aby wiedzieć, czym zająć się w pierwszej kolejności
Brak adaptacji
Aby blokowanie czasu odniosło sukces, musisz śledzić jego skuteczność i poprawiać swoje podejście w zależności od potrzeb, aby być bardziej wydajnym. Jeśli priorytety się zmieniają, blokady czasowe mogą wymagać przesunięcia lub może się okazać, że jesteś przytłoczony.
rozwiązanie: Zatrzymuj się w regularnych odstępach czasu, aby ocenić swoje wzorce planowania i dostosuj je w razie potrzeby. Bądź otwarty na dostosowanie rozmiaru bloków i celu, aby dostosować się do zmian w harmonogramie. Narzędzia do blokowania czasu które pozwalają na elastyczność w planowaniu są właściwym wyborem.
💡Pro Tip: Wystarczy przeciągnąć i upuścić, aby dostosować czas trwania i zależności zadań w kalendarzu ClickUp
Sprawne dodawanie i zmiana harmonogramu pracy poprzez przeciąganie i upuszczanie zadań w widoku kalendarza ClickUp
Oto jak Kristi DaSilva zarządza swoim harmonogramem na platformie.
Mam folder z etykietą "Daily Time Block", w którym znajdują się 3 listy: "Rano", "Po południu" i "Wieczorem".
Na tych listach mapuję swój dzień godzina po godzinie, aby zmaksymalizować wydajność. Przypisuję różne bloki czasu (30, 60 lub 90 minut) za pomocą pól niestandardowych.
Robię to do zrobienia poprzedniego wieczora, aby przygotować się na następny dzień i zmaksymalizować swoją wydajność dzięki solidnemu planowi.
Kristi DaSilva, CEO, DaSilva Life
⭐️ Bonus: Obejrzyj wideo ClickUp na temat blokowania czasu!
Prosta droga do wydajności z ClickUp
Efektywne zarządzanie czasem i harmonogramami pracy to klucz do zachowania wydajności i uniknięcia wypalenia. Spróbuj tworzyć bloki czasowe za pomocą różnych zalecanych przez nas technik, aby znaleźć to, co działa najlepiej dla Ciebie.
Platformy do zarządzania wydajnością i zadaniami, takie jak ClickUp, zapewniają wsparcie w realizacji wybranych technik zarządzania czasem, a także dostarczają dodatkowych narzędzi, które pomagają lepiej zarządzać pracą.
Wypróbuj ClickUp i przekonaj się, jak może Ci pomóc zaoszczędzić godziny każdego tygodnia ! Zarejestruj się na darmowe konto ClickUp już dziś.