Znów nadeszła ta pora roku. W powietrzu czuć strach... Nie, to nie Halloween, ale coś znacznie straszniejszego. To coroczne oceny wyników. 😅
Chociaż intencje stojące za corocznymi ocenami są ważne, spójrzmy prawdzie w oczy - prawie każdy się ich boi. Menedżerowie HR wzdrygają się na myśl o całej papierkowej robocie, podczas gdy pracownicy rozmyślają nad każdą wpadką, która może pozbawić ich szansy na promocję. Nie sposób nie zastanawiać się, czy istnieje lepszy sposób podejścia do oceny wydajności.
Dobra wiadomość jest taka, że istnieje. Nazywa się to ciągłym zarządzaniem wydajnością - metodą, która zrewolucjonizowała działania HR wielu firm. W tym artykule opowiemy ci wszystko o tym systemie, jego zaletach i wadach oraz krokach, które możesz podjąć, aby go wdrożyć.
Czym jest ciągłe zarządzanie wydajnością?
Ciągłe zarządzanie wydajnością oznacza regularne i mniej formalne przeglądy w ciągu roku zamiast rygorystycznych ocen rocznych.
Ciągłe zarządzanie wydajnością, znane również jako zwinne zarządzanie wydajnością, zostało stworzone w odpowiedzi na zmiany w krajobrazie biznesowym. Zmiany zachodzą nieustannie, więc nowoczesne Businessy muszą być szybkie i elastyczne, aby utrzymać powodzenie. Nie mogą sobie pozwolić na zarządzanie wydajnością pracowników tylko raz w roku. Muszą stworzyć ciągły proces, w którym inwestują w swoich pracowników i umożliwiają im ciągłego doskonalenia . 💪
Wiele firm, w tym giganci tacy jak Adobe, Inc. i IBM, przyjęło systemy ciągłego zarządzania wydajnością. Nawet General Electric , firma, która spopularyzowała proces corocznej oceny wyników, przeszła na częstsze i nieformalne oceny wyników.
Pro tip: ClickUp, potężne narzędzie do zarządzania projektami dostarcza wszystkich środków potrzebnych do wdrożenia i utrzymania skutecznego systemu zarządzania wydajnością. Wykorzystaj go, aby organizować pracę komunikować się między działami i śledzić postępy.
Proces ciągłego zarządzania wydajnością: Analiza krok po kroku
Proces wdrażania ciągłego zarządzania wydajnością składa się z trzech kluczowych kroków:
- Ustawienie celów
- Przeprowadzanie wizyt kontrolnych
- Finalizowanie przeglądów
Więcej informacji na temat każdego z nich znajdziesz w kolejnych sekcjach.
Krok 1: Ustawienie celów
Pierwszym krokiem w ciągłym zarządzaniu wydajnością jest ustawienie celów. Powinien on rozpocząć się jeszcze przed zatrudnieniem pracownika. Powinieneś zdefiniować swoje oczekiwania w opisie stanowiska. Kandydaci muszą zrozumieć, w jaki sposób ich praca i wyniki są zgodne z szerszymi celami organizacyjnymi.
Gdy pracownik zostanie zatrudniony, należy wspólnie ustawić cele i kluczowe wskaźniki wydajności specyficzne dla ich pracy. Zapewnią one ramy dla oceny wydajności pracownika. Dzięki przejrzystości celów i zaangażowaniu pracownika w ten proces, zapobiegniesz błędnej interpretacji i zapewnisz odpowiedzialność.
Cele muszą zostać zakończone proces ustawiania celów definiując oś czasu. Mniejsze zadania i krótsze terminy są preferowane, ponieważ sprawiają, że cele wydają się bardziej osiągalne. Kiedy pracownik zakończy realizację krótkoterminowego celu, będzie miał satysfakcję z odhaczenia go na liście rzeczy do zrobienia, a Ty zobaczysz namacalne wyniki. To sytuacja korzystna dla obu stron! 🏆
Należy weryfikować cele i kluczowe wskaźniki wydajności, aby dostosować je do zmieniających się celów biznesowych i rzeczywistych postępów pracownika.
Pro tip: Ustawienie Cele w ClickUp i zdefiniuj możliwe do śledzenia cele, aby mierzyć postępy pracownika. Wszystkimi celami związanymi z wydajnością pracowników można zarządzać za pomocą prostych folderów.
Definiowanie celów wydajności pracowników w ClickUp i śledzenie postępów za pomocą Celów
Krok 2: Przeprowadzanie wizyt kontrolnych
Model ciągłego zarządzania wydajnością obejmuje przeprowadzanie wizyt kontrolnych co jeden do trzech miesięcy. Mogą to być sesje jeden na jeden z pracownikiem, pozwalające na omówienie postępów w realizacji ustalonych celów. 🗣️
Check-iny to nieformalne, dwustronne dyskusje na temat wydajności. Oprócz informacji zwrotnych w czasie rzeczywistym i uznania, oferują one pracownikowi możliwość wyrażenia swoich obaw dotyczących własnych wyników. Menedżer może następnie poinstruować go, jak pokonać przeszkody i kontynuować poprawę. Takie podejście pozwala zdusić potencjalne problemy w zarodku i zapobiec ich dalszemu hamowaniu postępów.
Pro tip: Skorzystaj z możliwości Szablon 1 na 1 dla pracowników i menedżerów ClickUp aby przygotować agendę spotkań kontrolnych i sporządzać notatki.
Przygotuj się na spotkania kontrolne z pracownikami i wykorzystaj je w pełni dzięki szablonowi 1 na 1 dla pracowników i menedżerów ClickUp
Krok 3: Finalizowanie recenzji
Przeglądy są bardziej formalną oceną wyników pracownika i postępów w realizacji celów. Dotyczą one aspektów technicznych, takich jak szkolenia, wynagrodzenia i promocje. Ponieważ menedżer i pracownik otwarcie komunikowali się podczas wizyt kontrolnych, ocena wyników służy głównie jako bardziej formalne podsumowanie ostatecznej oceny.
Pod koniec cyklu przeglądu należy sformułować wnioski, udokumentować wyniki pracownika i pochwalić jego osiągnięcia. Jeśli cele zostały osiągnięte, należy zdefiniować nowe, rozpoczynając nowy cykl zarządzania wydajnością. 🔁
Pro tip: ClickUp ma kilka możliwości szablonów, które pomogą w kształtowaniu ocen wydajności ! Na przykład, można udokumentować wszystkie kluczowe informacje na temat wyników pracowników i wynikających z nich decyzji za pomocą Szablon oceny wyników ClickUp .
Podsumuj i uporządkuj wyniki oceny wydajności pracowników za pomocą szablonu oceny wydajności ClickUp
Korzyści z ciągłego zarządzania wydajnością
Ciągłe zarządzanie wydajnością może odmienić firmę na lepsze, jeśli zostanie zrobione we właściwy sposób. Niektóre z jego najbardziej znaczących korzyści obejmują
Wyczyszczone, aktualne i istotne cele
Ustawienie celów wspólnie z pracownikami zmniejsza ryzyko nieporozumień. W przypadku do zrobienia, można je szybko rozwiązać podczas jednego z regularnych spotkań kontrolnych.
W miarę upływu czasu cele będą musiały ulec zmianie. Częsta ponowna ocena celów pozwala ci celować w to, co jest w danej chwili najważniejsze. Cele, które są dobrze zdefiniowane, aktualne i istotne, są bardziej prawdopodobne do osiągnięcia. ✅
Mniej stresująca i dokładniejsza ocena
Dokonując corocznej oceny wyników pracy, trzeba mieć do czynienia z mnóstwem danych dotyczących pracowników naraz. Ponadto, wiele może się zmienić w ciągu roku, więc duża część danych może nie być istotna do czasu oceny. 🙅
Ciągłe zarządzanie wydajnością zachęca do częstszej oceny. Takie podejście pozwala skupić się tylko na kluczowych danych i uzyskać wgląd w czasie rzeczywistym w wyniki pracowników. Dzięki wkładowi pracowników można zidentyfikować wszelkie czynniki zewnętrzne, które mogły mieć wpływ i uzupełnić zrozumienie ich wydajności.
Utrzymanie i zaangażowanie pracowników
Zachęcając pracowników do udziału w ustawieniu celów i przekazywania ciągłych informacji zwrotnych, czują się oni zauważeni i wysłuchani. Są bardziej zaangażowani w osiąganie tych celów. Takie wzajemne powiązanie zwiększa satysfakcję z pracy i lojalność wobec firmy.
Ciągłe zarządzanie wydajnością przyczynia się do wielu pozytywnych rezultatów, takich jak:
- Pokazuje pracownikom, że im zależy
- Utrzymuje ich zaangażowanie przez cały rok
- Zmniejsza rotację
To nie tylko teoria - istnieją liczby, które to potwierdzają. Zaledwie kilka lat po wdrożeniu systemu Check-In firma Adobe zaobserwowała 30% spadek liczby rezygnacji pracowników i 50% spadek przymusowych odejść.
Kultura wzrostu
Ciągłe zarządzanie wydajnością przenosi punkt ciężkości z oceny na naukę. Chociaż musisz oceniać wydajność, celem nie jest zaszczepienie strachu przed jej konsekwencjami, ale raczej zachęcanie pracowników do rozwoju. 🌱
Dlatego pracownicy muszą odgrywać aktywną rolę w procesie oceny wyników. Należy regularnie przekazywać i otrzymywać informacje zwrotne.
Wzrost wydajności
Wyczyszczone cele, ciągła informacja zwrotna i wsparcie oraz motywacja pracowników mogą poprawić wyniki poszczególnych pracowników, a także całego zespołu i organizacji. Wzrost wydajności prowadzi również do lepszych wyników finansowych i biznesowych.
Chociaż na początku wymaga to znacznych inwestycji, ciągłe zarządzanie wydajnością oszczędza czas i pieniądze w dłuższej perspektywie. 💸
Wróćmy do naszego przykładu z Adobe. W starym systemie menedżerowie spędzali ponad 80 000 godzin na corocznych przeglądach, co spowodowało zmianę. Firma była w stanie nadrobić większość tego czasu, wdrażając nowy proces oceny wydajności. Jest to jeden z powodów, dla których Adobe jest jedną z najbardziej dochodowych firm na świecie firm technologicznych dzisiaj.
Czytanie bonusowe: Sprawdź najlepsze narzędzia do zarządzania wydajnością w 2024 roku !
Wady ciągłego zarządzania wydajnością
Ciągłe zarządzanie wydajnością, choć skuteczne i opłacalne na dłuższą metę, nie jest jakąś magiczną formułą. Wiąże się z nim lista wyraźnych obaw i wad. Poniżej przedstawiamy najważniejsze z nich.
Problemy z wdrożeniem
Ciągłe zarządzanie wydajnością wymaga ponownego przemyślenia i przeprojektowania wielu procesów HR. Wymaga to znacznej inwestycji z góry, zarówno pod względem czasu, jak i pieniędzy. Aby tak się stało, musisz zaangażować wszystkich - od kierownictwa wyższego szczebla po pracowników. Nie jest to również rozwiązanie uniwersalne. Trzeba znaleźć sposób na dostosowanie go do konkretnego przypadku.
Po uzyskaniu zgody konieczne jest odpowiednie szkolenie, aby zapewnić spójność. Jeśli nie będzie ona spójna, nowy system straci na znaczeniu i przyniesie więcej szkody niż pożytku. Biorąc pod uwagę ilość potrzebnej pracy, bieżąca komunikacja i organizacja są niezbędne, aby utrzymać system w całości. W przeciwnym razie istnieje ryzyko, że w wyniku tego ucierpi regularna praca.
Problemy z utrzymaniem
Nawet jeśli wdrożysz ciągłe zarządzanie wydajnością, nie ma gwarancji, że będzie ono działać. Musisz zmienić swój system w oparciu o wersję próbną i błędy. Może to nie być łatwe do zrobienia, biorąc pod uwagę, ile czasu zajmuje zaobserwowanie namacalnych wyników.
Regularne oceny wyników, jeśli będą przeprowadzane w sposób przypadkowy, będą obciążać zarówno menedżerów, jak i pracowników. Pracownicy mogą czuć się pod ciągłą obserwacją, co przyniesie odwrotny skutek od zamierzonego i zaszkodzi ich poczuciu własnej wartości. Menedżerowie również będą potrzebować odpowiedniego wsparcia, ponieważ pełnią kluczową rolę w tym procesie i prawdopodobnie będą czuć się pod presją. 😵
Problemy z danymi
Bardziej regularne przeglądy wyników oznaczają również więcej danych. Jeśli nie masz solidnego systemu zarządzania danymi, ciągłe zarządzanie wydajnością przytłoczy twoich menedżerów pracą administracyjną. Z tego powodu mogą oni mieć trudności z wyciągnięciem istotnych wniosków z danych lub nadążaniem za nimi, powodując opóźnienia w realizacji innych zadań. ⌛
Jak wdrożyć ciągłe zarządzanie wydajnością w 6 krokach
Przejście od corocznych przeglądów wydajności do ciągłego zarządzania wydajnością nie jest łatwym zadaniem. Podzieliliśmy ten proces na sześć kroków, aby pomóc ci się przygotować:
Krok 1: Uzyskaj zgodę
Pierwszym krokiem do wdrożenia ciągłego zarządzania wydajnością jest uzyskanie akceptacji kierownictwa wyższego szczebla. Przejście będzie procesem wymagającym dużych zasobów i będzie wymagało zaangażowania wszystkich rąk na pokładzie, więc zapewnienie niezbędnego wsparcia jest koniecznością. ✍️
Przedstawiając nowy system, wymień wszystkie jego zalety w porównaniu ze starym. Podkreśl, w jaki sposób ciągłe zarządzanie wydajnością może przynieść korzyści firmie i jej przychodom.
Wskazówka dla profesjonalistów: Użyj Szablon wniosku o zatwierdzenie projektu ClickUp aby zaplanować swoją ofertę, usprawnić proces zatwierdzania i szybko rozpocząć projekt.
Rozpocznij swój projekt w mgnieniu oka dzięki szablonowi wniosku i zatwierdzenia projektu ClickUp
Krok 2: Zdefiniuj OKRs
Gdy już otrzymasz zielone światło dla ciągłego zarządzania wydajnością, powinieneś opracować strategia operacyjna z kluczowymi interesariuszami. Zdefiniuj cele i kluczowe wyniki (OKR) abyś mógł zapewnić wszystkim uczestnikom tę samą stronę i śledzić postępy. Te OKR będą ramami, na których będziesz opierać wszystkie swoje przyszłe decyzje.
Po uzgodnieniu celów wysokiego szczebla możesz rozpocząć projektowanie systemu zarządzania wydajnością. Zastanów się, jak często chcesz przeprowadzać cykle oceny wyników i jakie kryteria możesz zastosować, biorąc pod uwagę specyfikę branży. Jeśli chcesz używać oprogramowanie do oceny wyników przeanalizuj dostępne opcje, aby wybrać tę optymalną.
Wskazówka dla profesjonalistów: Nie wiesz, jak rozpocząć strategię? Skorzystaj z Szablon ClickUp OKR Framework do kierowania procesem i mierzenia powodzenia wysiłków wdrożeniowych.
Opracuj strategię wdrażania ciągłego zarządzania wydajnością dzięki szablonowi OKR Framework firmy ClickUp
Krok 3: Planuj, planuj, planuj
Aby wdrożyć złożony system, taki jak ciągłe zarządzanie wydajnością, należy doskonale zaplanować każdy element. Musisz podzielić proces na możliwe do wykonania zadania i określić, kto najlepiej pasuje do każdej roli. Ważne jest również ustawienie realistycznej, ale opłacalnej osi czasu ze względu na odpowiedzialność. 📆
Możesz wykorzystać ClickUp z szerokim zakresem funkcji zarządzania projektami i niestandardowymi opcjami planowania przejścia. Hierarchiczna struktura platformy pozwala uporządkować całą dokumentację i pracę, dzięki czemu wszystko jest łatwo dostępne. Możesz także zmienić uprawnienia, aby zapewnić poufność danych.
Twórz zadania i podzadania, przydzielaj je i planuj za pomocą kilku kliknięć. Z Widok obciążenia pracą w ClickUp można ocenić obciążenie i dostępność każdego uczestnika. Widok Widok ClickUp Gantt pozwala wizualizować oś czasu procesu wdrażania, a także zależności między zadaniami.
Widok obciążenia pracą w ClickUp pozwala poznać obciążenie każdego członka zespołu, dzięki czemu można efektywnie przydzielać zadania
W każdym widoku zadania można dodać wszystko, co osoba przypisana może uznać za przydatne podczas pracy nad zadaniem, np:
- Opis
- Listy kontrolne
- Pliki
- Komentarze
ClickUp usprawnia cykl pracy i upraszcza zarządzanie pracą zespołową między Teams, zmniejszając potrzebę niepotrzebnych e-maili i spotkań.
Użyj widoku zadań ClickUp, aby skrupulatnie zaplanować wszystkie procesy oceny
Krok 4: Tworzenie dokumentacji
Dokumentacja jest kluczowym elementem dla realizacji każdego projektu a co dopiero tak skomplikowanego, jak ciągłe zarządzanie wydajnością. Po uzgodnieniu wszystkich szczegółów z interesariuszami, zapisz wszystkie informacje. W ten sposób, jeśli ktoś będzie miał jakiekolwiek pytania lub będzie chciał odświeżyć swoją wiedzę na temat procesu zarządzania wydajnością, będzie mógł w każdej chwili wrócić do dokumentacji. 📃
Na przykład utworzyć dokument standardowej procedury operacyjnej (SOP) przedstawiający najważniejsze punkty, które menedżerowie muszą uwzględnić podczas przeprowadzania odpraw. Możesz również uwzględnić standardy oceny obowiązujące w całej firmie i dostarczyć instrukcje dotyczące pisania i formatowania dokumentów oceny wyników.
Wszystko to można zrobić za pomocą Dokumenty ClickUp redaktor tekstu sformatowanego na platformie. Łącz zadania, dodawaj karty i osadzaj zakładki w dokumentach. Zarządzaj uprawnieniami i zapraszaj interesariuszy do edycji lub dodawania komentarzy.
Twórz interesujące SOP i inne cenne dokumenty za pomocą ClickUp Docs
Krok 5: Informowanie i szkolenie
Strategia ciągłego zarządzania wydajnością wymaga dużego zaangażowania ze strony menedżerów. Są oni również kluczowi dla jej powodzenia, więc musisz opracować kompleksowy plan szkoleniowy . Przeszkol menedżerów w zakresie jak obserwować zachowanie, jakich narzędzi używać i jak przypisywać oceny wydajności w oparciu o ustalone cele.
Powinieneś także poinformować swoich pracowników o nadchodzących zmianach. Wyjaśnij, dlaczego jest to konieczne i co z tego będą mieli.
Zapewnij wsparcie menedżerom i pracownikom przed, w trakcie i po zmianie. 👐
Krok 6: Nadzór i weryfikacja
Gdy menedżerowie wdrażają nowy system zarządzania wydajnością, monitoruj ich działania, aby zapewnić przestrzeganie terminów i celów.
Możesz użyć Widok osi czasu ClickUp'a do śledzenia wydajności poszczególnych członków Teams. Jeśli chcesz uzyskać szybki przegląd wydajności wszystkich członków zespołu, stwórz niestandardowy widok osi czasu Pulpit ClickUp z kartami i raportowaniami najbardziej odpowiednimi dla Ciebie.
Zobacz, gdzie znajduje się każdy menedżer i pracownik dzięki widokowi osi czasu ClickUp
Ważne jest również, aby przeanalizować nowy proces i optymalizuj go na bieżąco. Zbieraj w czasie rzeczywistym informacje zwrotne od menedżerów i pracowników i wprowadzaj niezbędne zmiany. Możesz użyć Formularze ClickUp aby zebrać dane wejściowe. Platforma automatycznie przekształci odpowiedzi w zadania, aby pomóc w ich terminowej realizacji.
Formularze ClickUp do zbierania informacji zwrotnych od pracowników i menedżerów na temat systemu zarządzania wydajnością
Pokonywanie przeszkód we wdrażaniu ciągłego zarządzania wydajnością
Firmy mogą napotkać wiele przeszkód podczas integracji ciągłego zarządzania wydajnością z ich cyklem pracy. 🚧
Przeczytaj o nich i ich typowych rozwiązaniach poniżej:
- Niespójne wdrożenie: Musisz włożyć wysiłek, aby upewnić się, że wszyscy rozumieją zawiłości nowego systemu oceny, aby mogli go stosować niezależnie. Można to zrobić poprzez dokładne szkolenia, dokumentację i monitorowanie
- Brak komunikacji: Menedżerowie i pracownicy muszą wiedzieć, jak się komunikować, aby mogli dzielić się szczerymi opiniami i jak najlepiej wykorzystać swoje rozmowy. Warsztaty, kursy idziałania budujące zespół mogą pomóc w tym zakresie
- Niska jakość informacji zwrotnej: Uprzedzenia mogą czasami przeniknąć do informacji zwrotnej i uznać ją za niedokładną. Powinieneś przeszkolić swoich menedżerów, aby mogli je wykrywać i im zapobiegać. Zależnie od charakteru pracy, informacje zwrotne mogą być zbyt częste i niepoważne. Ważne jest, aby zidentyfikować takie sytuacje i odpowiednio dostosować swoją strategię
- Wyzwania technologiczne: Oprogramowanie może uratować życie, jeśli chodzi o ciągłe zarządzanie wydajnością, pomagając w radzeniu sobie z dużą ilością danych. Może być jednak onieśmielające dla początkujących użytkowników. Musisz przeszkolić swoich menedżerów w zakresie korzystania z oprogramowania do zarządzania wydajnością i upewnić się, że może ono dobrze zintegrować się z istniejącym oprogramowaniemstos technologiczny ## Doskonal swój system zarządzania wydajnością z ClickUp
Ciągłe zarządzanie wydajnością staje się mniej stresującą i bardziej skuteczną alternatywą dla corocznych przeglądów wydajności. Dzięki krótkoterminowym celom współpracy, regularnym odprawom i dwustronnym częstym informacjom zwrotnym, promuje ciągły rozwój zawodowy i zwiększa zaangażowanie pracowników.
Przyjęcie tego systemu może nie być prostym przedsięwzięciem, ale korzystanie z oprogramowania do ciągłego zarządzania wydajnością, takiego jak ClickUp, może pomóc ci być na bieżąco ze wszystkimi elementami i ustawić cię na powodzenie. Zarejestruj się w ClickUp i użyj go, aby przejść przez każdy projekt, bez względu na to, jak duży lub mały. ⛵