Procesy będą istniały niezależnie od tego, czy celowo je zaprojektujesz, czy nie. Kiedy przydzielasz komuś zadanie, tworzy on swój własny proces, którego używa wielokrotnie, aby ułatwić sobie pracę.
Kiedy poproszono mnie o napisanie tego artykułu, otworzyłem Dokumenty Google, skopiowałem i wkleiłem konspekt, zacząłem szukać informacji do każdej sekcji, napisałem, zredagowałem, zweryfikowałem, dodałem hiperlinki i wysłałem do zatwierdzenia. Gdybyś miał tuzin pisarzy, prawdopodobnie miałbyś tuzin procesów.
Aby jednak zachować spójność w sposobie pisania, redagowania, publikowania i dystrybucji jako marka, nie możemy pozwolić sobie na tuzin procesów. Potrzebujemy jednego, jednolitego procesu.
Aby ustawić wydajny, skuteczny i jednolity cykl pracy, potrzebna jest dokładna analiza procesów. W tym wpisie na blogu pokażemy, jak można to ustawić!
Czym jest analiza procesów?
Analiza procesów to systematyczne podejście do zrozumienia i dokumentowania wewnętrznego funkcjonowania działań biznesowych. Zgodnie z założeniami Business
zarządzanie procesami
\Zgodnie ze szkołą myślenia BPM analiza procesów jest ważną częścią ciągłego doskonalenia.
Przykład wszystkich procesów znajdujących się obecnie na różnych scenach analizy projektu zarządzanego w ClickUp
Podstawowym celem analizy procesów jest identyfikacja możliwości ich usprawnienia. Aby to osiągnąć, analiza procesów biznesowych zazwyczaj bada:
- Kroki wykonywane w celu zakończenia zadania
- Jak każdy krok jest wykonywany
- Jak wpływają one na kolejne etapy
- W jaki sposób przyczyniają się do realizacji projektu
- Kto jest odpowiedzialny za każdy krok
- Matryce eskalacji
- Redundancje i plany tworzenia kopii zapasowych
- Wyzwania stojące przed członkami zespołu w związku z realizacją procesu
Po zaobserwowaniu i udokumentowaniu tego procesu, Teams BPM szukają sposobów na jego usprawnienie
bez zakłócania bieżącej pracy.
Analiza procesu nie jest czynnością jednorazową. W rzeczywistości najlepiej wykonywać ją regularnie, wspierając ciągłe doskonalenie. Oto dlaczego.
Korzyści z przeprowadzania analizy procesów
Dobra, ciągła i strategiczna analiza procesów może pomóc firmie na wiele sposobów, w tym zwiększyć zyski. Oto w jaki sposób.
Zrozumienie istniejących systemów: Analiza procesów biznesowych to fantastyczny sposób na podsumowanie obecnego stanu rzeczy. Pomaga zmierzyć wydajność i efektywność, odpowiadając na pytania takie jak:
- Czy nasz zespół sprzedaży efektywnie korzysta z CRM?
- Czy wszyscy mają widoczność pipeline'u?
- Czy wszystkie zgłoszenia są zgłaszane w narzędziu do zarządzania projektami?
- Czy ostatni sprint spełnił swoje cele?
- Czy zespół obsługi klienta jest wydajny?
Identyfikacja możliwości poprawy: Po zrozumieniu istniejącego procesu można również zidentyfikować i wypełnić luki. Możesz podejmować decyzje w oparciu o dane, a nie intuicję. Jest to oczywiście najbardziej bezpośrednia i prosta korzyść z analizy procesów.
Zwiększenie wydajności operacyjnej: Często zdarza się, że różne Teamsy korzystają z własnych procesów. Na przykład, zespół sprzedaży używa Salesforce do rejestrowania interakcji, powodzenie klienta używa ClickUp do zarządzania relacjami, a marketing używa HubSpot do śledzenia postępów. W ten sposób wiele informacji może umknąć uwadze.
wskaźniki wydajności i efektywności zespołu widoczne na pulpicie nawigacyjnym ClickUp
Dobry
umożliwia lepszą integrację między tymi systemami i ułatwia płynny przepływ procesów.
Zmniejszenie kosztów operacyjnych: Analiza procesów biznesowych identyfikuje nadmiarowości, wąskie gardła i nieefektywności. Liderzy operacyjni mogą je następnie wyeliminować, aby zmniejszyć wydatki na zakup materiałów, zużycie energii i siłę roboczą w firmie
scena.
Zwiększenie lojalności niestandardowych klientów: Klienci lubią spójne doświadczenia. Analiza procesów biznesowych pomaga to zapewnić. Co więcej, pomaga ona firmom zidentyfikować problemy i niedociągnięcia w ich doświadczeniach z klientami i
.
Gdy masz oko na swoje procesy, możesz obserwować powtarzające się problemy i proaktywnie tworzyć rozwiązania. Możesz również informować klientów o nadchodzących problemach z wyprzedzeniem, budując zaufanie.
Zgodność: Żadna organizacja nie chce być niezgodna z przepisami. Jednak bez ciągłego monitorowania i uwagi, czasami przeoczają problemy związane ze zgodnością.
Regularna analiza procesów biznesowych zapobiega temu i chroni Business przed karami regulacyjnymi i sporami prawnymi.
Lepsze doświadczenie pracowników: Nie tylko klienci skorzystają na analizie procesów biznesowych. Z wydajnych procesów wynika mniejsze obciążenie pracą, a co za tym idzie - większa satysfakcja. Zmotywowani pracownicy pracują ciężej, lepiej i z większym zyskiem.
Przewaga konkurencyjna: Na wysoce konkurencyjnym rynku prawdziwą przewagą konkurencyjną jest sposób do zrobienia. Analiza procesów pomaga monitorować, oceniać i udoskonalać procesy w celu utrzymania przewagi konkurencyjnej.
Teraz, gdy już wiesz, dlaczego potrzebujesz analizy procesów, zobaczmy, jakie są jej rodzaje i jak ją przeprowadzić.
Rodzaje map procesów
Jak sama nazwa wskazuje,
to technika, która pomaga wizualnie mapować przepływ procesu. Maluje obraz tego, jak proces jest wykonywany, jakie są jego kroki, kim są interesariusze i ile czasu zajmuje.
Mapa procesu oferuje ogólny widok wszystkiego, co jest z nim związane, pomagając zespołom ds. operacji biznesowych w symulacji potencjalnych ulepszeń.
Mapę procesu można stworzyć na różne sposoby. Niektóre z najczęściej stosowanych metod są następujące.
Podstawowy schemat blokowy
Szablon dla schematu blokowego procesu zatrudniania
Najpopularniejszą i najczęściej używaną mapą procesu jest schemat blokowy, wykonany z pól i strzałek, aby wizualnie przedstawić podróż. To, że jest podstawowy, nie oznacza, że jest limitowany.
Schemat blokowy pozwala na mapę złożonych procesów z wieloma zależnościami i wzajemnymi powiązaniami. Może pomieścić kroki, decyzje i wiele ścieżek. Można również powrócić do poprzednich kroków, jeśli jakiś warunek nie zostanie spełniony. Można wybierać spośród różnych
w programach Word, PowerPoint, Excel lub ClickUp.
The
Szablon schematu blokowego procesu ClickUp
wizualizuje proces zatrudniania jako przykład. Od prośby menedżera ds. rekrutacji o nowy zasób do złożenia oferty, ten schemat blokowy obejmuje wszystkie kroki, interesariuszy i przepływ od jednego kroku do drugiego.
Najlepszy dla: Złożone procesy sekwencyjne obejmujące wiele decyzji.
Diagram Swimlane
Użyj diagramu swimlane do zrobienia mapy, kto co robi w całym procesie
Diagram typu swimlane to udoskonalenie podstawowego schematu blokowego. Wykorzystuje kształt basenu do wizualnego przedstawienia procesu biznesowego, dzieląc projekt na pasy dla każdego zaangażowanego zespołu/osoby.
Schemat flowlane pomaga wszystkim zaangażować się w projekt i efektywnie współpracować. Pomaga optymalizację cyklu pracy poprzez jasne określenie zadań i obowiązków. Są one powszechnie stosowane w teamach inżynierskich do ciągłej integracji/ciągłego rozwoju (CI/CD) podczas wdrażania przyrostowych zmian w kodzie.
Najlepsze dla: Cross-funkcyjnych teamów pracujących nad jednym procesem
Mapa strumienia wartości
użyj map strumienia wartości, aby zidentyfikować części procesu nieprzynoszące wartości dodanej w celu ich zminimalizowania
pomagają zidentyfikować nieefektywności w procesie i wyraźnie rozróżnić części tworzące wartość od tych, które jej nie tworzą. Zazwyczaj stosowane w teamach produktowych, mapy strumienia wartości ułatwiają realizację czterech odrębnych kroków:
- Zdefiniowanie rodziny produktów
- Dokumentowanie bieżącego stanu
- Projektowanie stanu przyszłego
- Tworzenie planu wdrożenia
Głównym celem map strumienia wartości jest zaprojektowanie zmian, które prowadzą do oszczędności kosztów, czasu i zasobów.
Użyj
Szablon mapowania strumienia wartości ClickUp
aby zaprojektować proces, pozostawić notatki, załączyć pliki i zdefiniować cele, aby nakreślić logistykę dostaw. Zadania usprawniające można tworzyć i przypisywać bezpośrednio w szablonie.
To nie spełnia Twoich potrzeb? Mamy o wiele więcej. Sprawdź
dziesięć najlepszych szablonów map strumienia wartości
aby usprawnić procesy swojego zespołu.
Najlepsze dla: Teams, które projektują procesy od produktu do dostawy
SIPOC
widok mapy procesu SIPOC na ClickUp_
SIPOC oznacza dostawców, wejścia, procesy, wyjścia i niestandardowych klientów. Pod
sIPOC definiuje granice i zakres kompleksowego procesu.
Największą zaletą metody jest koncentracja na kliencie. Aby to odzwierciedlić, niektórzy eksperci używają również terminu COPIS, stawiając klienta na pierwszym miejscu.
Najlepsza dla: Business, który chce wyznaczyć kroki i odpowiadających im interesariuszy
Model i notacja procesów biznesowych (BPMN)
Przykład BPMN dla realizacji zamówień Amazon stworzony przez Trisotech | via
Inkubator procesów biznesowych
Zaprojektowany przez Object Management Group, model i pojęcie procesu biznesowego jest szczegółowym schematem blokowym służącym do mapy złożonych i wzajemnie powiązanych procesów biznesowych.
Podobnie jak schemat blokowy, zawiera on sceny dla wydarzenia, aktywności, przepływu i bramy. Pod każdą sceną znajduje się wiele symboli.
Na przykład brama może być wyłączna, integracyjna, oparta na wydarzeniach, równoległa lub może być kombinacją tych elementów, z których każdy ma swój własny symbol. Przepływ może być oznaczony jako przepływ sekwencji, przepływ wiadomości, asocjacja lub asocjacja danych.
Dzięki takiemu poziomowi szczegółowości BPMN zapewnia każdemu interesariuszowi wystarczającą ilość szczegółów, aby umożliwić precyzyjną implementację.
Najlepszy dla: Business mapujący procesy end-to-end; najbardziej przydatny dla zespołów inżynierii oprogramowania
Jak przeprowadzić analizę procesu
Analiza procesów musi być spójna, strategiczna i cykliczna. Zobaczmy, jak można to osiągnąć w organizacji.
Zdefiniuj zakres i cel
Chociaż analizę procesów należy przeprowadzać co sześć miesięcy, jej zakres i cel nie będą za każdym razem takie same. Zależnie od dojrzałości analizowanego procesu, może się on znacznie różnić.
Zacznij więc od zdefiniowania następujących elementów.
Zakres: Jakie procesy będą analizowane? Jaki jest zakres analizy?
Na przykład, jako osoba odpowiedzialna za powodzenie klienta, możesz przeanalizować całą podróż klienta po zakupie. W tym przypadku weźmiesz próbkę klientów, przeanalizujesz kroki i kamienie milowe w ich podróży, odsłuchasz 1-2 rozmowy i przeprowadzisz wywiady z kilkoma kierownikami ds. sukcesu klienta.
Z drugiej strony, możliwe jest zrobienie dogłębnej analizy miesięcznych opinii klientów. W tym przypadku będziesz słuchać każdej rozmowy z klientem w określonym okresie. Dokonasz głębszych obserwacji na temat tego, jak czuł się klient, jego głównej skargi lub tego, co chciałby zobaczyć jako rozwiązanie.
Cel: Czego szukasz? Jakie działania podejmiesz w związku z wynikami?
Bezpośrednim celem każdej analizy procesu jest oczywiście znalezienie możliwości poprawy. Jednak niektóre ulepszenia mogą kosztować więcej; inne mogą trwać dłużej lub mieć wpływ na inne części organizacji. Zastanów się, jakie są twoje cele, zanim zaczniesz.
Zebranie zespołu
Dobra analiza procesów wymaga odpowiednich ekspertów. Wybierz zespół analityków, którzy:
- Mają doświadczenie z analizowanymi procesami
- Regularnie korzystają z procesów
- Wiedzą, dlaczego zadania są wykonywane w taki, a nie inny sposób
- Rozumieją jego wpływ na większe organizacyjne cykle pracy
Stwórz dla nich środowisko współpracy, w którym będą mogli dyskutować i omawiać swoje spostrzeżenia. Widok zadania ClickUp i komentarze to świetny sposób, aby to umożliwić.
Zarządzaj widokami zespołu, cyklami pracy i automatyzacją bez dużego obciążenia administratora lub ręcznego przekazywania zadań.
Zrozumienie bieżącego stanu
Zacznij od analizy jakościowej. Podczas audytu istniejących procesów skup się zarówno na tym, jak i dlaczego. Na przykład, możesz dowiedzieć się, że skargi klientów są obecnie rejestrowane w arkuszu kalkulacyjnym. Zapytaj dlaczego. Za tymi wyborami może stać powód biznesowy.
Podejdź do analizy procesów biznesowych z otwartym umysłem, bez osądzania. Słuchaj i zbieraj informacje tak szczegółowo, jak to tylko możliwe.
Przykład prostej mapy procesu e-mail marketingowego stworzonej za pomocą ClickUp Tablica
Po jasnym zrozumieniu procesu, przejdź do analizy ilościowej. Zbierz kluczowe wskaźniki wydajności wokół niektórych z poniższych:
- Wydajność/czas rozwiązania
- Ocena zgodności z umową dotyczącą poziomu usług (SLA)
- Wskaźniki błędów
- Wskaźniki eskalacji
- Wykorzystanie zasobów
Na tej scenie można również użyć kilku narzędzi do mapowania procesów i metodologie do wizualizacji bieżącego stanu. Kilka przykładów i sugestii znajduje się w następnej sekcji.
Analizuj ostrożnie i rozważnie
Gdy masz już wszystkie dane, przeanalizuj je w kontekście. Przeanalizuj każdy krok w procesie pod kątem nieefektywności, zależności i nadmiarowości. Może to być:
- Powtarzające się zadania wykonywane przez wiele osób
- Członkowie Teams nie mają wystarczająco dużo do zrobienia
- Kroki w procesie trwające zbyt długo z powodu wąskich gardeł
- Zbyt wiele błędów, wymagających dodatkowych zasobów do ich naprawienia
Przed zasugerowaniem ulepszeń należy rozważyć następujące kwestie.
Benchmarking: Jak radzą sobie inne zespoły/działy/firmy w podobnych procesach?
Badanie wpływu: Jeśli sugerowany jest alternatywny krok/metoda, jaki będzie to miało wpływ na zespół i całą organizację?
Analiza zasobów: Co będzie potrzebne do wdrożenia alternatywy? Ile to będzie kosztować? Jak długo to potrwa? Czy wymaga dodatkowego szkolenia?
Zakłócenia: Jakie procesy zostaną zakłócone podczas zmiany? Jak wpłynie to na działalność firmy?
Zaproponuj ulepszenia
Na podstawie przeprowadzonej analizy zaproponuj ulepszenia. Może to być prosta zmiana z arkuszy kalkulacyjnych na szablony ClickUp. Może to być również zakończony przegląd całego systemu. Niezależnie od proponowanych ulepszeń, dokładnie je udokumentuj.
Lista wszystkich zmian: Sporządź listę wszystkich proponowanych zmian, niezależnie od ich wielkości. Dokumentując to, nakreśl obecny proces i wyszczególnij proponowany proces. Podkreśl zmiany.
Ustaw priorytety: Zmiana wszystkiego jednocześnie nigdy nie jest dobrym pomysłem. Ustal priorytety rzeczy, które chcesz zmienić i do zrobienia ich po kolei.
Ustaw oś czasu: Zacznij od kroków, które wymagają natychmiastowych zmian i rozszerzaj je stopniowo. Stwórz harmonogram
w podziale na zadania zakończone w każdym tygodniu, miesiącu, kwartale lub roku. Pomaga to również obserwować usprawnienia procesu i dostosowywać wszelkie anomalie.
Widok wykresu Gantta w ClickUp
automatycznie tworzy oś czasu na podstawie zadań i terminów ustawionych w narzędziu do zarządzania projektami.
Widok wykresu Gantta w ClickUp do wdrażania usprawnień procesów
Zmierz ROI: Każda zmiana wiąże się z kosztami. Udokumentuj więc wszystkie koszty związane z wdrażaniem ulepszeń. Zademonstruj również zwrot z inwestycji dla każdego przypadku.
Rozpocznij zarządzanie zmianą: Nikt nie lubi zmian, jeśli im nie służą. Stwórz więc strategię zarządzania zmianą, angażując wszystkich interesariuszy. Wyjaśnij im swoją propozycję i uzyskaj ich poparcie. Słuchaj informacji zwrotnych i odpowiednio się dostosuj.
Zachęcaj do zmian: Nawet najlepsze wysiłki wymagają współpracy ze strony Teams. Czy zespół sprzedaży nie aktualizuje regularnie CRM? Powiąż kwartalne zachęty z aktualizacjami CRM. Niektórzy członkowie Teams nie lubią nowej technologii? Zidentyfikuj mistrzów w zespole i zjednocz się z nimi.
Zwracaj uwagę na nowe procesy Business
Każda inicjatywa usprawniania procesów może odnieść powodzenie tylko wtedy, gdy jest cykliczna. Ostatnim krokiem jest więc powrót do pierwszego.
Po wdrożeniu zmiany wróć do kroku pierwszego i zacznij analizować nowe procesy.
- Czy usprawnienia przyniosły pożądane efekty?
- Czy wskaźniki uległy poprawie?
- Czy istnieją inne luki stworzone przez nowy proces?
Na tej podstawie należy opracować strategię ciągłego doskonalenia.
Analiza procesów biznesowych w działaniu z szablonem ClickUp
Jeśli dopiero zaczynasz przygodę z analizą procesów lub chcesz zoptymalizować sposób, w jaki je przeprowadzasz, szablon
Szablon audytu i doskonalenia procesów ClickUp
jest świetnym miejscem do rozpoczęcia.
Zoptymalizuj swoje procesy biznesowe dzięki kontrolom jakości, analizom i zarządzaniu zmianami za pomocą szablonu audytu procesów ClickUp
Kategoryzuj: Skorzystaj z szablonu, aby skategoryzować zadania związane z analizą procesów w ramach procesów, zasobów, zarządzania i monitorowania. Na przykład, zadanie związane z czystością znajduje się na liście zasobów, a wskaźniki powodzenia na liście zarządzania.
Pomaga to przypisać właścicieli procesów, zarządzać działaniami i śledzić postępy w każdym zadaniu.
Przypisywanie wyniku audytu: Do każdego zadania można przypisać wynik audytu na podstawie obserwacji. Na przykład, jeśli zasoby przypisane do jakiejkolwiek części procesu nie są odpowiednie, można przypisać temu ocenę.
Szablon zawiera opcje, takie jak zgodność, możliwość poprawy, drobna niezgodność i poważna niezgodność. Szablon można niestandardowo dostosować w zależności od tego, jak ma być oceniane każde zadanie.
Prześlij dowody: Żadna analiza procesu biznesowego nie jest zakończona, jeśli nie można uzasadnić swoich obserwacji. Ten szablon umożliwia przesyłanie dowodów w postaci zdjęć, zrzutów ekranu lub dokumentów.
Zarządzanie projektem: Przypisywanie użytkowników, ustawienie terminów, dodawanie elementów działań i współpraca nad komentarzami. Użyj widoku tablicy wyników audytu, aby zobaczyć status każdego zadania. Użyj widoku listy zadań wymagających uwagi, aby monitorować zadania o wysokim priorytecie.
Zarządzaj analizą procesu jako projektem bezpośrednio w ClickUp.
Analizuj i optymalizuj swoje procesy z ClickUp
Dobre zarządzanie projektami to coś więcej niż tylko zarządzanie zadaniami. Umożliwia ono każdemu członkowi firmy korzystanie z informacji, narzędzi i procesów do zrobienia jak najlepszej pracy.
Ważną częścią dobrego zarządzania projektami, niezależnie od wielkości zespołu czy branży, jest regularna analiza procesów i ich ciągłe doskonalenie.
Jednak zespoły projektowe nie mają dziś czasu ani zasobów na przeprowadzanie regularnych analiz procesów biznesowych. W natłoku codziennych obowiązków analiza procesów schodzi na dalszy plan.
A nie powinna. Różne szablony analizy procesów ClickUp pomogą Ci przyspieszyć podróż i wprowadzić pomysły w życie.
Wypróbuj ClickUp za darmo już dziś
i zobacz, jak może usprawnić Twoje procesy.