Niezbędne dokumenty wdrożeniowe zapewniające płynną integrację nowych pracowników

Proces wdrażania może przyczynić się do powodzenia lub niepowodzenia nowego pracownika w danej roli.

W jego 2023 badania firma konsultingowa Korn Ferry przeprowadziła ankietę wśród pracowników, którzy zrezygnowali z pracy w ciągu sześciu do dwunastu miesięcy. Jako powody swojej decyzji, respondenci wzmiankowali takie czynniki, jak poczucie oderwania od kultury firmy i słabe doświadczenie onboardingowe.

Dokumentacja wdrożeniowa może pomóc ci być dokładnym i przejrzystym w kontaktach z nowymi pracownikami od pierwszego dnia. Oprócz obowiązkowych formularzy podatkowych i umów o pracę, istnieje wiele innych pomocnych dokumentów onboardingowych. Jeśli zostaną one skrupulatnie przygotowane i zorganizowane, mogą pomóc pracownikom bez wysiłku poruszać się po nowym środowisku pracy. 🧭

W tym artykule omówimy różne rodzaje dokumentów, które należy uwzględnić w procesie wdrażania, od formularzy prawnych i podatkowych po schematy organizacyjne, podręczniki procesów i umowy o zachowaniu poufności. Przedstawimy również kompleksową platformę do zarządzania projektami i wydajnością, która sprawia, że tworzenie i organizowanie dokumentacji związanej z wdrożeniem staje się dziecinnie proste.

Znaczenie dokumentów wdrożeniowych dla pracowników

Podobne do onboarding klienta onboarding pracownika to proces asymilacji nowego pracownika w organizacji. Pomaga pracownikowi przygotować się do pracy i wprowadza go w kulturę firmy.

Sprawny proces wdrażania pracowników może zwiększyć motywację, wydajność i satysfakcję z pracy. Co więcej, firmy, które mają dobrze przemyślane procesy wdrażania pracowników, zwykle mają niższe wskaźniki rotacji.

Dokumentacja odgrywa kluczową rolę w procesie wdrażania. Zazwyczaj jest ona przygotowywana przez zasoby ludzkie (HR) specjalista, menedżer lub właściciel firmy.

Poza tym, że jest to wymóg prawny, dokumenty onboardingowe mogą usprawnić integrację. Pomagają pracownikowi zapoznać się z firmą i rolą w szybki i przystępny sposób, stanowiąc dla niego wsparcie w trakcie i po wdrożeniu. 📃

Prawne i podatkowe dokumenty onboardingowe

Formularze prawne powinny być pierwszymi na liście dokumentów onboardingowych dla nowych pracowników. Zakończ je w ciągu kilku dni od daty rozpoczęcia pracy przez pracownika, aby uniknąć kłopotów prawnych i grzywien.

Formularz podatkowy W-4

Pracownik musi zakończyć formularz federalnego podatku dochodowego o nazwie W-4. Robiąc to, określa swój status potrącania podatku, wpływając na składki, takie jak Social Security i Medicare.

Formularz W-4 informuje Internal Revenue Service (IRS) o tym, ile należy potrącić z wypłaty pracownika. Informuje on również o tym, jak rozdzielić opodatkowaną kwotę. 💵

Przejrzyj najnowszy formularz W-4 przed każdą wypłatą, aby upewnić się, że jest on zgodny z wyborami pracownika. Należy również przechowywać wszystkie dokumenty podatkowe pracowników w aktach przez co najmniej cztery lata od daty wymagalności lub zapłaty ostatniej kwoty podatku (w zależności od tego, co nastąpi później).

Stanowy formularz podatkowy W-4

Większość stanów nakłada podatek dochodowy. Następujące dziewięć stanów również wymaga od nowych pracowników wypełnienia Stanowego Zaświadczenia o Potrąceniu Podatku:

1. Alaska
2. Floryda
3. Nevada
4. New Hampshire
5. Dakota Południowa
6. Tennessee
7. Teksas
8. Waszyngton
9. Wyoming

Formularz I-9 i dokumentacja uprawniająca do podjęcia pracy

Formularz I-9 potwierdza uprawnienia nowego pracownika do pracy w USA, które zależą od jego obywatelstwa, miejsca zamieszkania, wizy i statusu imigracyjnego.

Pracownik musi zakończyć wypełnianie formularza i zwrócić go w ciągu trzech dni od daty rozpoczęcia pracy.

Oprócz tego musi on dostarczyć dokumenty uprawniające do pracy, takie jak:

• Akt urodzenia
• Paszport
• Karta rezydenta

Przejrzyj formularz i dokumenty, aby sprawdzić, czy spełniają wszystkie wymagania. Nie musisz ich składać, ale musisz je przechowywać w aktach na wypadek, gdyby urzędnik imigracyjny o nie poprosił.

Dokumenty wdrożeniowe specyficzne dla firmy

Poniższe dokumenty pozwalają nowym pracownikom zapoznać się z polityką, kulturą, ludźmi, wydarzeniami i marką firmy.

Podręcznik pracownika

An podręcznik pracownika służy jako encyklopedia najważniejszych informacji o firmie. Bądź dokładny i używaj jasnego języka podczas jego tworzenia, ale nie przytłaczaj pracowników informacjami.

Niektóre z najczęstszych elementów podręcznika pracownika to:

1. Oświadczenie o misji: Dobry podręcznik pracowniczy daje pracownikowi przegląd firmy, jej celów i wartości
2. Informacje o zatrudnieniu: Zawieraharmonogramy pracyzasady dotyczące czasu wolnego i nadgodzin, zasady rozwiązywania umów i rezygnacji oraz inne kwestie techniczne
3. Zasady bezpieczeństwa: Omówienie praktyk bezpieczeństwa firmy i procedur awaryjnych
4. Polityka zarządzania ryzykiem: Podręcznik dla pracowników wyjaśnia, w jaki sposób firma radzi sobie z wypadkami w miejscu pracy, katastrofami środowiskowymi i innymi incydentami
5. Kodeks postępowania w miejscu pracy: Zawiera wytyczne dotyczące zachowania w miejscu pracy, takie jak zasady dotyczące ubioru lub polityki przeciwdziałania dyskryminacji i molestowaniu
6. Informacje o zarządzaniu wydajnością: Omawia kryteria, które firma stosuje do oceny wydajnościocena wyników oś czasu i potencjalne wyniki, tj. promocje i środki dyscyplinarne

Po przeczytaniu podręcznika pracownik powinien podpisać formularz umowy. ✍️

Schemat organizacyjny

An schemat organizacyjny wprowadza pracownika w strukturę firmy. Schemat powinien przedstawiać imiona i nazwiska pracowników, ich obowiązki i osoby, którym podlegają. Może to ułatwić komunikację wewnętrzną i międzyfunkcyjną. Jeśli nowy pracownik ma pytanie, będzie wiedział, do kogo je skierować, patrząc na wykres. 👥

Wytyczne dotyczące marki

Każda firma ma unikalny, spójny sposób reprezentowania siebie. 🖼️

The dokument z wytycznymi dotyczącymi marki instruuje nowego pracownika w zakresie właściwego stosowania logo, akceptowanych czcionek i schematów kolorów oraz tonu pisania, których powinien używać w materiałach marketingowych lub komunikacji zewnętrznej.

Kalendarz firmy

Od kluczowych spotkań i terminów po święta i dni wolne od pracy wydarzenia integracyjne kalendarz firmowy wprowadza nowego pracownika w codzienne działania. Pozwala im na planowanie z wyprzedzeniem i synchronizację ich osobistego harmonogramu z harmonogramem firmy. 🗓️

Dokumenty wdrożeniowe specyficzne dla stanowiska pracy

Skorzystaj z poniższej listy dokumentów wdrożeniowych, aby pomóc pracownikowi przygotować się do nowej roli.

List z ofertą pracy i umowa o pracę

Na zakończenie rozmowa kwalifikacyjna możesz zaoferować kandydatowi pozycję, ale musisz to zrobić na piśmie.

List z ofertą pracy zawiera informacje na temat roli nowego pracownika, takie jak tytuł stanowiska, data rozpoczęcia pracy, oczekiwania, wynagrodzenie i świadczenia. Pracownik powinien go uważnie przeczytać i podpisać, aby oficjalnie zaakceptować warunki. Umowy z pracownikami są zazwyczaj bardziej szczegółowe. Mogą zawierać informacje na temat harmonogramu pracy, obowiązków, zasad, poufności i warunków rozwiązania umowy. Są one podobne do podręczników dla pracowników, ale są bardziej zwięzłe i specyficzne dla roli pracownika.

Podręczniki procesów

Kolejnym ważnym elementem na liście kontrolnej wdrożenia pracownika jest dokumentacja procesu .

Zależnie od charakteru roli, podręczniki procesów mogą wyglądać jak ogólne wytyczne lub szczegółowe standardowe procedury operacyjne (SOP) . Te ostatnie są instrukcjami krok po kroku, jak wykonywać powtarzalne procesy i rozwiązywać problemy.

Znaczenie takich dokumentów pracowniczych jest nie do przecenienia. Dzięki odpowiedniej dokumentacji procesów, zarówno nowi, jak i obecni pracownicy mają bazę wiedzy, do której mogą się odwołać w razie wątpliwości. Może to zmniejszyć potrzebę rozmów telefonicznych i spotkań, czyniąc pracę bardziej skoncentrowaną i wydajną.

W przypadku nowych pracowników warto rozważyć stworzenie oddzielnych planów szkoleniowych . Dokumenty te powinny wyjaśniać, czego pracownik może oczekiwać w ciągu pierwszych kilku miesięcy w nowej roli. Powinny one również określać, w jaki sposób obowiązki mogą się zmieniać w miarę zdobywania doświadczenia przez pracownika oraz kryteria awansu na wyższe role. Podczas gdy nowy pracownik jest w trakcie szkolenia , ustawienie go ze wsparciem rówieśnika lub mentora. 👐

Dokumenty dotyczące wynagrodzeń i świadczeń

Przygotuj te dokumenty, aby umożliwić płynne wynagradzanie i zwiększyć przejrzystość świadczeń.

Formularz wpłaty bezpośredniej

Jeśli zamierzasz płacić pracownikowi, wpłacając środki bezpośrednio na jego konto bankowe, musi on wypełnić formularz wpłaty bezpośredniej. Pozwala on zebrać informacje potrzebne do przetworzenia płatności, takie jak dane konta bankowego pracownika i jego preferencje. 🏦

Upewnij się, że dane te zostały zebrane na długo przed pierwszą wypłatą, aby mogły zostać przetworzone na czas.

Zestawienie świadczeń

Chociaż powinieneś mieć jasność co do korzyści oferowanych przez firmę od samego początku, najlepiej jest stworzyć dokument, który może służyć jako wspólny punkt odniesienia. W dokumencie tym należy zawrzeć takie informacje jak:

• Czas wolny: Wyszczególnij warunkipolityki WOM Twojej firmy. Poinformuj pracownika o tym, które święta ma wolne, ile dni płatnego urlopu ma do dyspozycji i jak poprosić o wolne
• Family and Medical Leave Act (FMLA): Jeśli FMLA ma zastosowanie, pracownicy mogą poprosić o urlop w przypadku spraw medycznych lub rodzinnych. Dokumentacja wdrożeniowa powinna informować ich o uprawnieniach i warunkach urlopu. Należy również przechowywać dokumentację wszystkich wniosków na wypadek, gdyby Departament Pracy o nie poprosił
• Ubezpieczenie zdrowotne: Jeśli twoja firma oferuje ubezpieczenie zdrowotne, musisz dostarczyć nowemu pracownikowi dokumentację wyjaśniającą jego warunki
• 401(k) i inne plany emerytalne: 401(k) to plan oszczędzania na emeryturę, który oferuje określone korzyści podatkowe dla pracownika i pracodawcy, dlatego jest to powszechny wybór. Niezależnie od tego, jaki plan emerytalny oferujesz, powinieneś opisać go w dokumentacji onboardingowej
• Inne świadczenia: Niektóre firmy oferują dodatkowe świadczenia, takie jak budżet na sprzęt techniczny lub fundusz rozwoju zawodowego. Jeśli dotyczy to ciebie, wyjaśnij szczegółowo korzyści i podaj dokładne kwoty w dokumentacji wdrożeniowej

Różne formularze i umowy

W zależności od zasad obowiązujących w Twojej firmie, możesz chcieć dołączyć te dodatkowe dokumenty do procesu wdrażania.

Formularz kontaktu w nagłych wypadkach

Formularz kontaktu w nagłych wypadkach jest niezbędny w strategii zarządzania ryzykiem każdej firmy. Informuje on o tym, do kogo należy się zwrócić w razie incydentu. Formularz jest szczególnie ważny, jeśli praca pracownika wiąże się z potencjalnie niebezpiecznymi czynnościami.

Poproś nowego pracownika o wskazanie co najmniej dwóch osób w formularzu i podanie ich numerów telefonów i adresów e-mail.

Umowa o zachowaniu poufności (NDA)

Jeśli Twoja firma ma do czynienia z poufnymi informacjami, powinieneś przygotować umowę o zachowaniu poufności (NDA) czy jesteś onboarding klientów lub pracowników.

Podpisując ten dokument, pracownik zobowiązuje się do ochrony wrażliwych danych, z którymi pracuje. Jeśli umowa NDA zostanie naruszona, firma może podjąć kroki prawne. 🔏

Umowa o zakazie konkurencji

Podpisana umowa o zakazie konkurencji zabrania pracownikowi uczestniczenia w działaniach, które mogą utrudnić przewagę konkurencyjną firmy przez pewien okres po zakończeniu zatrudnienia. Takie działania mogą obejmować pracę dla konkurencji lub rozpoczęcie działalności konkurencyjnej.

Umowa lub klauzula o zakazie konkurencji ma kluczowe znaczenie, gdy firma opracowała zastrzeżoną wiedzę, relacje lub technologię. Gwarantuje ona, że pracownik nie będzie mógł wykorzystać swojego doświadczenia w firmie na rzecz konkurenta.

Testy narkotykowe i polityka sprawdzania przeszłości

Jeśli praca wymaga testów narkotykowych lub sprawdzenia przeszłości kryminalnej, dołącz szczegółowy opis wymagań do dokumentacji wdrożeniowej. Gdy pracownik przedstawi dokumentację lub wyniki testów, należy je przechowywać pod ręką na wypadek przyszłych przeglądów zgodności. Upewnij się, że dostęp do tych wrażliwych danych jest ograniczony.

Dokument zgody pracownika

Dokument zgody pracownika może mieć wiele zastosowań. Zapewnia, że pracownik rozumie i zgadza się na określone działanie, takie jak:

• Gromadzenie i wykorzystywanie danych osobowych
• Udział w szkoleniach lub programach rozwojowych
• Sprawdzanie przeszłości i testy na obecność narkotyków
• Monitorowanie komunikacji
• Zmiany w umowie o pracę

Tworzenie i organizacja dokumentów wdrożeniowych

Dokumentacja powinna być kompleksowa, ale nie może przytłaczać nowego pracownika. Dlatego tak ważne jest stworzenie planu stopniowego wprowadzania dokumentacji onboardingowej przy jednoczesnym zachowaniu zgodności z przepisami.

Przykładowo, sekcja druga formularza I-9 musi zostać zakończona do końca trzeciego dnia zatrudnienia, więc powinien to być jeden z priorytetów. Z drugiej strony, kalendarz firmowy nie jest ani wymogiem prawnym, ani kluczowym dla procesu integracji pracownika, więc można się do niego zabrać kilka tygodni po dniu rozpoczęcia pracy.

Podczas przygotowywania, dystrybucji i organizowania dokumentacji, odpowiednie narzędzie zwiększające wydajność może uratować życie. Może to być wszystko, począwszy od system zarządzania zasobami ludzkimi (HRMS) i oprogramowanie onboardingowe do kompleksowego oprogramowanie do zarządzania projektami jak ClickUp . 🛠️

ClickUp to potężna platforma do obsługi spraw kadrowych i dokumentacji. Odkryj niektóre ze sposobów, w jakie możesz z niej skorzystać Pakiet HR poniżej.

Efektywne tworzenie angażujących dokumentów

Wszechstronne narzędzie ClickUp do edycji i formatowania tekstu pozwala tworzyć dokumenty Dokumenty ClickUp umożliwia tworzenie angażujących podręczników, wiki i innych dokumentów do celów onboardingu. Pełni funkcję standardowego edytora tekstu, ale posiada liczne opcje formatu. Możesz dodać następujące elementy, aby uczynić swój tekst bardziej angażującym:

• Zakładki
• Tabele
• Kolorowe banery
• Przyciski
• Tabela zawartości

Gdy tekst będzie gotowy, prześlij go innym do sprawdzenia. Utwórz link do udostępniania, dostosowując uprawnienia dla różnych poziomów dostępu. Ty i Twoi koledzy z zespołu możecie wspólnie edytować dokument w czasie rzeczywistym.

Dostosuj wyniki, aby szybciej docierać do lepszej zawartości za pomocą repromptingu w ClickUp AI

Doświadczasz bloku pisarskiego? Wykorzystaj moc ClickUp AI przydatny asystent pisania AI. Może podsuwać pomysły, pomagać w szybszym tworzeniu dokumentów i zapewniać, że są one profesjonalne i zorganizowane.

Organizuj dokumenty do perfekcji

Zarządzaj całą dokumentacją i pracą w obszarze roboczym swojej firmy

Onboarding wiąże się z mnóstwem papierkowej roboty. Możesz sprawić, że będzie to łatwiejsze dzięki Hierarchia projektów ClickUp tworzenie strukturalnej i skalowalnej bazy danych.

Dodaj obszar roboczy firmy, podziel go na dedykowane przestrzenie dla różnych działów lub zespołów i dostosuj uprawnienia dla każdego z nich.

Zamieniaj dokumenty w Zadania, przypisuj je i planuj, a w opisie podawaj wszystkie istotne informacje

Zamieniaj dokumenty w Zadania i Podzadania. Organizuj je w Listy i Foldery dla różnych projektów, tytułów stanowisk, regionów geograficznych i innych istotnych czynników. Możesz przypisywać i planować zadania, a także dodawać opisy, statusy, listy kontrolne, priorytety i komentarze.

Dzięki tak kompleksowej, ale zorganizowanej bazie wiedzy, nowi pracownicy mogą szybko uzyskać dostęp do wszelkich informacji. Nie będą mieli żadnych wątpliwości co do tego, co mają zrobić, kiedy to zrobić i jak to zrobić.

Planowanie i śledzenie całego procesu rekrutacji

Z Możliwości ClickUp w zakresie zarządzania zadaniami , możesz planować i audytować większość procesów HR. ClickUp może być bazą danych kandydatów i pracowników, umożliwiając pobranie dowolnej informacji lub dokumentu za pomocą kilku kliknięć. 🖱️

Podczas zatrudniania dodawaj kandydatów do swojej Przestrzeni. Wprowadzenie Pola niestandardowe aby szybko wyświetlić status swojej aplikacji, zakres wynagrodzenia, CV, dokumenty prawne i inne elementy.

Ponad 15 widoków ClickUp zapewnia organizacjom rozwiązanie dla każdego zespołu

Dźwignia Ponad 15 widoków w ClickUp do zarządzania różnymi aspektami rekrutacji i onboardingu. Na przykład możesz:

• UżywaćTablica ClickUp do projektowania procesów rekrutacji i wdrażania pracowników wraz z zespołem
• Wizualizacja i śledzenie harmonogramów za pomocąWidok Gantta w ClickUp lubWidok osi czasudodawanie zależności między zadaniami w celu tworzenia usprawnionych cykli pracy
• UtwórzWidok formularza ClickUp aby zebrać wszystkie potrzebne dane od kandydatów i nowych pracowników
• Zapewnij wsparcie nowym pracownikom i podejmuj skuteczne decyzje rekrutacyjne dziękiWidok ClickUp Chat Nie wiesz jak zacząć organizować swój obszar roboczy? ClickUp posiada ponad 1000 szablonów dla szybkiego i bezbolesnego ustawienia.

The Szablon listy kontrolnej do wdrożenia ClickUp może być prostym przypomnieniem o kluczowej dokumentacji, którą należy zebrać i dystrybuować. Inne, bardziej ogólne szablony obejmują Szablon ClickUp Employee Onboarding oraz Szablon wdrażania nowego pracownika ClickUp . Zachęcamy do niestandardowego dostosowania ich do potrzeb firmy. 💖

Zarządzaj dokumentami i procesami wdrożeniowymi bez wysiłku dzięki ClickUp

Dokumenty onboardingowe są kluczową częścią procesu wdrażania pracowników. Gdy dokumentacja jest uporządkowana, reszta procesu zatrudniania i wdrażania będzie przebiegać prawidłowo. Zapewnisz zgodność z prawem i dasz nowym pracownikom jedno źródło prawdy, do którego mogą się zwrócić w razie wątpliwości, zapobiegając nieporozumieniom i wspierając przejrzystość.

Dzięki kompleksowemu narzędziu, takiemu jak ClickUp, możesz uporządkować dokumentację, zaplanować i zoptymalizować cały proces onboardingu oraz zapewnić swoim nowym pracownikom najlepszą szansę na odniesienie sukcesu w ich przyszłych rolach zarejestruj się już dziś . 🌟