Przygotowanie produktu lub usługi dla klienta może wymagać setek procesów — niektóre z nich są niezbędne, a inne można całkowicie uniknąć. Najważniejsze pytanie brzmi: Jak odróżnić procesy dodające wartość od tych, które jej nie dodają?
Mapa strumienia wartości może pomóc Ci zajrzeć pod powierzchnię i dokładnie przyjrzeć się cyklowi dostaw. To narzędzie, wdrożone po raz pierwszy przez firmę Toyota, pomaga stworzyć mapę przedstawiającą przepływy materiałów, informacji i procesów, aby wskazać obszary, które wymagają optymalizacji.
Jest to żmudne i skomplikowane zadanie, zwłaszcza jeśli cykl produkcyjny jest długi i obejmuje wiele ruchomych elementów. Dlatego menedżerowie najwyższego szczebla polegają na szablonach, które ułatwiają wizualizację przepływu procesów.
W tym artykule przedstawimy najlepsze szablony mapowania strumienia wartości , które pozwolą poprawić wydajność, ograniczyć marnotrawstwo i zapewnić klientom większą wartość. ?
Czym jest szablon mapowania strumienia wartości?
Mapa strumienia wartości (VSM) to narzędzie wizualne służące do analizy aktualnych cykli pracy, od zamówienia produktu do jego dostawy. Polega ono na przedstawieniu przepływu informacji, materiałów i procesów w firmie za pomocą złożonych technik tworzenia schematów blokowych.
Szablon mapowania strumienia wartości upraszcza tworzenie diagramów, zapewniając gotową strukturę do ilustrowania, analizowania i ulepszania procesów produkcyjnych. Celem jest identyfikacja i minimalizacja marnotrawstwa zasobów lub nieefektywnych kroków oraz optymalizacja logistyki produkcji w celu osiągnięcia takich celów, jak lepsza wydajność, skrócenie czasu wprowadzenia produktu na rynek lub zwiększenie satysfakcji klientów.
Mapy strumienia wartości nadają się do wizualizacji procesów w dowolnej skali, zarówno w przypadku prototypowania, jak i produkcji masowej. Oprócz dostosowania systemu produkcji mogą one zachęcać do:
- Współpraca międzyfunkcyjna
- Redukcja kosztów
- Podejmowanie decyzji w oparciu o dane
- Miary niestandardowej satysfakcji klientów
Co sprawia, że szablon mapowania strumienia wartości jest dobry?
Ponieważ dostępnych jest tysiące szablonów mapowania strumienia wartości, znalezienie odpowiedniego nie jest łatwym zadaniem. Oto kilka cech, które powinien posiadać dobry szablon:
- Przyjazny dla użytkownika interfejs: Dobry szablon powinien mieć prosty interfejs, który pozwala na korzystanie z niego osobom o różnym poziomie wykształcenia i wiedzy (menedżerom produktu, technikom, operatorom itp. )
- Opcje współpracy: Tworzenie map strumienia wartości zazwyczaj wymaga współpracy osób z kilku zespołów. Odpowiedni szablon powinien oferować funkcje współpracy, które to umożliwiają, w tym cyfrowe tablice, edycję w czasie rzeczywistym oraz narzędzia do robienia notatek i dodawania komentarzy
- Narzędzia wizualne: Szablon powinien umożliwiać użycie kształtów charakterystycznych dla mapy strumienia wartości w celu wizualizacji procesów i przepływów (np. ikona fabryki dla dostawców lub klientów oraz paski dla procesów udostępnianych)
- projektowanie metodą „przeciągnij i upuść”*: Powinien posiadać łączniki i redaktor typu „przeciągnij i upuść”, aby ustanowić powiązania między różnymi elementami na schemacie blokowym
- Wsparcie w zakresie alokacji zasobów: Szablon powinien zapewniać przejrzysty widok ograniczeń czasowych, kadrowych i budżetowych, aby ułatwić podejmowanie decyzji dotyczących alokacji zasobów w oparciu o dane
10 szablonów mapowania strumienia wartości do wykorzystania
Przejrzeliśmy setki szablonów mapowania strumienia wartości i wybraliśmy 10 najlepszych z ClickUp, 24Slides i VisualParadigm, które oferują najwięcej funkcji. Sprawdź je i znajdź ten, który najlepiej odpowiada Twoim preferencjom w zakresie mapowania strumienia wartości! ?
1. Szablon mapowania strumienia wartości ClickUp
Trudno jest nie być subiektywnym podczas identyfikowania marnotrawstwa w firmie — jesteś przyzwyczajony do obecnych procesów i możesz nie dostrzegać możliwości wprowadzenia zmian. Szablon mapy strumienia wartości ClickUp pozwala uzyskać obiektywną perspektywę na cykle pracy poprzez zgromadzenie osób z wielu zespołów i wykorzystanie pomocy wizualnych.
Jest to szablon tablicy — potraktuj go jako cyfrowe płótno, na którym członkowie zespołu mogą udostępniać swoje spostrzeżenia i wspólnie pracować nad wizualizacją i rozwiązywaniem problemów. Tablice ClickUp mają wbudowane narzędzia do łączenia pomysłów i połączonych z nimi zadań, dokumentów i plików w celu scentralizowania pracy.
Dzięki temu szablonowi otrzymujesz gotową mapę do analizy aktualnego stanu procesów. Widok tablicy oferuje cztery sekcje oznaczone kolorami — Definiowanie rodziny produktów, Dokumentacja stanu obecnego, Projekt stanu przyszłego i Plan wdrożenia. Dostosuj węzły początku i końca procesu (żółte romby oznaczają punkty końcowe dostawcy i klienta) i zdefiniuj oś czasu dla poszczególnych scen.
Narzędzie to pozwala na dodawanie notatek, załączanie plików i definiowanie celów w celu nakreślenia logistyki dostaw i dostaw. Możesz tworzyć i przypisywać zadania związane z usprawnieniami bezpośrednio w szablonie.
Tablice ClickUp są wyposażone w funkcje śledzenia zadań i raportowania, co ułatwia ustalenie odpowiedzialności za usunięcie nieefektywności określonego procesu mapy strumienia wartości. ?
2. Automatyzowany szablon tablicy do mapy strumienia wartości ClickUp
Chcesz precyzyjnie zidentyfikować możliwości poprawy i wyeliminować domysły z równania mapowania strumienia wartości? Skorzystaj z automatyzowanego szablonu tablicy do mapowania strumienia wartości ClickUp, który Ci w tym pomoże!
Biorąc pod uwagę, że jest to szablon do analizy mapowania strumienia wartości, podobnie jak poprzednia opcja, zawiera on wiele funkcji, które zachęcają do współpracy i pracy zespołowej. Opcje takie jak edycja w czasie rzeczywistym, dodawanie notatek oraz połączenie z zadaniami i dokumentami pozostawiają dużo miejsca na burzę mózgów dotyczącą wąskich gardeł w procesie.
Jest to standardowy szablon branżowy zawierający standardowe symbole fabryczne mapowania strumienia wartości, bloki danych oraz łączniki osi czasu i przepływu informacji, które pozwalają na pozycjonowanie procesów od początku do końca. Zachęć kierowników operacyjnych do korzystania z szablonu w celu wizualizacji i omówienia najnowszych elementów cyklu przetwarzania.
Domyślnie szablon zawiera dziewięć pól niestandardowych , które służą do dodawania atrybutów do procesów:
- Sekundy dostępne
- Dział
- Czas cyklu (minuty)
- Czas przetwarzania (dni)
- Czas wartości dodanej (minuty)
- Czas sprawności (%)
- Pracownik
- Zmiany
- Zmiana czasu pracy (minuty)
Szablon ma dwa widoki — widok tablicy do burzy mózgów oraz widok procesów do rejestrowania i monitorowania wszystkich bieżących procesów w jednym miejscu.
3. Szablon tablicy wartości łańcucha wartości ClickUp
Sieć łańcucha wartości przedstawia postęp podstawowych i działań wsparcia, które nadają produktowi wartość. Można to zrobić za pomocą szablonu tablicy łańcucha wartości ClickUp, który umożliwia mikroanalizę procesów, takich jak zaopatrzenie, magazynowanie, działania kadrowe, a nawet obsługa posprzedażowa.
Szablon z odpowiednim oznaczeniem kolorystycznym stanowi podstawę do stworzenia kompleksowego łańcucha wartości. Użyj kwadratowych pól, aby zdefiniować działania podstawowe, a prostokątnych pól, aby zdefiniować działania drugorzędne.
Twoim zadaniem jest przeprowadzenie burzy mózgów na temat wszystkich procesów niezbędnych do stworzenia produktu i posortowanie ich do odpowiednich kategorii za pomocą karteczek samoprzylepnych. Dostosuj przepływ łańcucha wartości, łącząc procesy w różnych działach, takich jak projektowanie, produkcja, dystrybucja, marketing i obsługa klienta.
Następnie przyjrzyj się mapie i wskaż obszary, które nie przynoszą firmie wystarczającej wartości — mogą to być nieudane reklamy, przestarzałe programy lub wysokie koszty transportu. Wyniki swoich ustaleń zapisz w sekcji Podsumowanie szablonu.
Skorzystaj z widoku przewodnika dla początkujących, aby uzyskać wskazówki i porady dotyczące korzystania z szablonu. Pamiętaj, aby aktualizować statusy zadań w szablonie, aby informować interesariuszy za każdym razem, gdy wdrażasz zmianę procesu.
4. Szablon matrycy ryzyka wartości ClickUp
Podejmując decyzję o rozpoczęciu nowego projektu lub wprowadzeniu znaczących zmian w firmie, należy rozważyć ryzyko wraz z potencjalną wartością dodaną. Wykorzystaj szablon matrycy ryzyka wartości ClickUp, aby podejmować mądre decyzje i nadawać priorytet projektom i działaniom o stosunkowo niskim ryzyku i wysokiej wartości.
Szablon zawiera matrycę ryzyka wartości, która pozwala zdefiniować związek między wartością a złożonością zadań produkcyjnych. Przełączaj się między widokiem listy a widokiem tablicy, aby uporządkować inicjatywy o niskim i wysokim ryzyku.
Główny widok listy przedstawia wszystkie Twoje pomysły w formie zadań. Dodaj osobę przypisaną do każdego zadania, korzystając z jednego z pól niestandardowych kategorii o nazwach Pracownik, Produkt, Administrator, Biznes i Klient. Określ poziomy wartości, ryzyka i priorytetu, aby sklasyfikować swoje zadania.
Skorzystaj z dwóch innych widoków listy — listy niskiej wartości i listy wysokiej wartości — aby posortować pomysły z poprzedniego widoku. Są one przydatne podczas pracy z dziesiątkami zadań.
Widok Board to tablica Kanban, na której zadania są wyświetlane jako karty i sortowane według kategorii. Możesz użyć innych kryteriów do grupowania kart, wybierając pole Group By w prawym górnym rogu ekranu.
Po nakreśleniu wszystkich zadań, umieść je w matrycy, aby uzyskać jasny przegląd zadań priorytetowych i preferowanej kolejności, w jakiej należy je wykonać.
5. Szablon audytu i usprawniania procesów ClickUp
Wraz z rozwojem firmy cykle pracy, które w przeszłości były wydajne, mogą stać się przestarzałe. Jeśli chcesz ponownie ocenić procesy pod kątem efektywności kosztowej i wydajności, zacznij przeprowadzać audyty za pomocą szablonu ClickUp Process Audit and Improvement Template.
Dzięki temu narzędziu możesz przeprowadzić rzetelną analizę obecnych procesów, wskazać wady i zbędne elementy, które obniżają wydajność lub rentowność, oraz wprowadzić środki naprawcze.
Szablon dzieli plan audytu na cztery sekcje:
- Analiza CATWOE: skrót od Customer (klient), Actor (aktor), Transformation (transformacja), Worldview (światopogląd), Owner (właściciel) i Environment (środowisko) — służy do ujednolicenia perspektyw interesariuszy w sprzecznych scenariuszach
- Koncepcja modelu: Określa plan audytu
- Analiza procesów: zawiera listę procesów, które zostaną poddane audytowi, oraz kryteria przewodnie
- Zarządzanie zmianą: Przedstawia podejścia (metody i sposoby), które można wykorzystać w celu przejścia na lepsze procesy
W każdej sekcji możesz tworzyć zadania, dodawać osoby przypisane oraz ustalać terminy ich wykonania i priorytety. Skorzystaj z pól niestandardowych ClickUp, aby dodać kategorie procesów lub zadań w oparciu o swoją działalność. Możesz śledzić proponowane zmiany za pomocą dziewięciu tagów statusu: Nie rozpoczęto, W trakcie, Zakończono, Do zrobienia, Zatwierdzono, Odrzucono, Oczekuje, Anulowano oraz Archiwizowano.
6. Szablon karty projektu usprawnienia procesów biznesowych ClickUp
Dla kierowników projektów ciągłe doskonalenie procesów ma kluczowe znaczenie dla utrzymania przewagi nad konkurencją i wzmocnienia strategii powodzenia klientów. Szablon karty projektu doskonalenia procesów biznesowych ClickUp zapewnia uporządkowany dokument do planowania i wdrażania udoskonalonych cykli pracy.
Ten szablon ma prosty format tabelaryczny. Rozpocznij nową inicjatywę, podając szczegóły dotyczące organizacji, projektu i kierowników. Otrzymasz dedykowane tabele do definiowania ról i obowiązków interesariuszy oraz zespołu projektowego.
Podstawą tego szablonu karty projektu jest sekcja Przegląd. W tym miejscu należy uwzględnić zakres projektu, ryzyka i problemy związane z procesem, wskaźniki postępu, wyniki i kamienie milowe.
W celu optymalizacji procesów można zapoznać się ze szczegółowymi informacjami na temat czasu cyklu, wskaźników błędów lub opinii klientów, aby zidentyfikować problemy, które ograniczają wydajność. Udokumentowanie tych zawiłości ułatwi zespołowi decyzyjnemu zaproponowanie realistycznych usprawnień.
Jeśli masz do czynienia ze złożonymi zależnościami projektowymi, zalecamy skorzystanie z widoku kalendarza lub wykresu Gantt w ClickUp, aby narysować uporządkowaną oś czasu inicjatyw usprawniających w mapach strumienia wartości.
7. Szablon mapowania procesów ClickUp
Szablon mapowania procesów ClickUp to skrót do obniżenia kosztów, poprawy wydajności i zmniejszenia marnotrawstwa. Szablon ten zapewnia szczegółowy wgląd w związek między różnymi krokami składającymi się na procesy, pomagając w wykrywaniu i usuwaniu wąskich gardeł. ✔️
Ten szablon zadania jest zasadniczo listą rzeczy do zrobienia, składającą się z 22 podzadań. Każde z nich reprezentuje cel mapowania procesu i zawiera krótkie instrukcje dotyczące sposobu jego realizacji. Na przykład pierwsze podzadanie polega na wybraniu procesu wymagającego poprawy, natomiast drugie wymaga zidentyfikowania pracowników zaangażowanych w realizację.
Możesz dodawać notatki z instrukcjami, załączniki oraz tworzyć listy zadań dla siebie i swojego zespołu. Wykorzystaj pięć poniższych pól niestandardowych, aby nadać strukturę swoim mapom procesów i strumieni wartości:
- Wskaźnik zakończenia
- Typ mapy procesów
- Agenda procesów
- Link do mapy procesów
- Osoba(-y) odpowiedzialna(-e)
Zaletą tego szablonu jest to, że oferuje on wsparcie dla zależności między zadaniami — za pomocą zaledwie kilku kliknięć można zapewnić, że określone zadanie nie zostanie rozpoczęte lub zakończone przed innym.
Każdy rodzaj mapowania procesów lub koncepcji stanowi wyzwanie bez struktury wizualnej. Wypróbuj widok tablicy w ClickUp, aby tworzyć bogate wizualne reprezentacje powiązań między koncepcjami, procesami i pomysłami.
8. Szablon karty projektu usprawnienia procesów ClickUp
Projekty mapowania strumienia wartości operacyjnej i produkcyjnej mogą szybko przerodzić się w chaos bez odpowiedniej dokumentacji. Ale nie wtedy, gdy masz do dyspozycji szablon karty projektu usprawniania procesów ClickUp! ?
Ten prosty szablon służy do szczegółowego określenia, kto ma wykonać dane zadanie, oraz do pomiaru powodzenia za pomocą ustalonych wskaźników. Zobaczmy, jak to działa.
Weźmy na przykład producenta karmy dla psów, który boryka się z częstymi przypadkami zanieczyszczenia mięsa. Ulepszenie procesu polega tutaj na zainstalowaniu stanowiska do mycia rąk dla osób zajmujących się mięsem oraz poprawie przepływu powietrza.
W tym przypadku kierownik (nazwijmy go Tim) użyje szablonu, aby najpierw zdefiniować interesariuszy, takich jak inwestorzy, dostawcy, operatorzy maszyn, inżynierowie ds. jakości żywności i kierowcy dostawczy. Następnie Tim zaproponuje rozwiązanie, opisując wskaźniki powodzenia, zakres prac i wyniki.
Szablon pomaga sporządzić listę kamieni milowych dla stopniowych osiągnięć. W naszym przykładzie pierwszym kamieniem milowym może być optymalizacja czasu dostaw mięsa w celu zminimalizowania narażenia środowiska. Tim może ustalić, kto jest odpowiedzialny za proces w szablonie, aby zachować przejrzystość zespołu.
Niezależnie od branży, w której działasz, rozważ uwzględnienie w planie scenariuszy „co jeśli” i potencjalnych ryzyk związanych z wdrożeniem. Aktywuj funkcję Powtarzające się zadania w ClickUp, aby regularnie sprawdzać, czy proponowane procesy przebiegają zgodnie z planem.
9. Szablon mapowania strumienia wartości autorstwa 24Slides
Szukasz prostej struktury , która pozwoli Ci przedstawić procesy niezbędne do dostarczenia produktu do klienta końcowego? Ten szablon do mapowania strumienia od 24Slides jest właśnie tym, czego potrzebujesz.
Ten szablon PowerPoint nie oferuje zaawansowanych narzędzi do współpracy i komunikacji, ale może być więcej niż wystarczający do wizualizacji przepływów i identyfikacji wąskich gardeł podczas prezentacji.
Szablon składa się z ośmiu slajdów, z których każdy ma funkcję mapy strumienia wartości przedstawiającą różne aspekty procesów. Twórz osie czasu, aby określić, ile czasu zajmuje dostarczenie produktu, wyświetlać usprawnienia w procentach i określać, które procesy mają największą wartość.
Ten szablon charakteryzuje się możliwością dostosowania do indywidualnych potrzeb. Zmieniaj kolejność slajdów, edytuj paletę kolorów, zmieniaj czcionkę i dodawaj atrakcyjne elementy wizualne, aby dostosować prezentację do odbiorców.
10. Szablon mapy strumienia wartości autorstwa VisualParadigm
Poprawa wydajności procesów nie jest łatwym zadaniem — musisz dokładnie przyjrzeć się cyklom pracy i monitorować najdrobniejsze szczegóły dotyczące wszystkiego, od zamówień materiałów eksploatacyjnych po lokalizację zakładu. Szablon VisualParadigm do tworzenia mapy strumienia wartości pozwala to zrobić bez konieczności zaczynania od zera.
Szablon zawiera kolorowe, gotowe mapy strumienia wartości, które pozwalają wizualizować procesy poprzez proste dodanie odpowiednich informacji do właściwego pola. Otrzymujesz jednostronicowy przegląd kluczowych procesów, obszarów zasobów i szacunków produkcyjnych.
Ten szablon jest na tyle uniwersalny, że nadaje się do wszystkich branż. Redaktor online oferuje wiele opcji niestandardowego dostosowywania — zmieniaj kształty, kolory, czcionki i strzałki, aby układ odpowiadał Twoim potrzebom.
Po zrobionym możesz zapisać szablon w różnych formatach, w tym JPG, PDF, PNG i SVG.
Szablony mapowania strumienia wartości: Diabeł tkwi w szczegółach
Pomyśl o mapowaniu strumienia wartości jak o oglądaniu procesów pod mikroskopem — obserwujesz każdy najmniejszy szczegół, aby wychwycić nieprawidłowości i nieefektywności oraz zobaczyć, jak je ustawić. Omówione przez nas szablony stanowią solidną podstawę do regulowania i ulepszania procesów w realistyczny sposób.
Analiza procesów wymaga innych narzędzi, takich jak schematy blokowe i szablony planów pracy — można je znaleźć w ClickUp, który oferuje ponad 1000 szablonów dla różnych działów! ?