Wilt u weten hoe u iets klaar krijgt? Vraag het aan degene die het zich herinnert. 🫠
Dat is tribale kennis: alle belangrijke informatie die in hoofden zit, niet in documenten. Het werkt... totdat het niet meer werkt. Mensen vertrekken. Mensen vergeten dingen. Projecten lopen vast.
Goed presterende teams laten kennis niet aan het toeval over, maar organiseren deze.
Met een levendig, gedeeld overzicht van beslissingen, werkstroom en inzichten kan iedereen sneller werken, blijft iedereen op één lijn en wordt voorkomen dat dezelfde problemen twee keer worden opgelost.
De realiteit is vaak het tegenovergestelde. Uit onderzoek van ClickUp blijkt dat een op de vijf professionals dagelijks drie uur of meer besteedt aan het zoeken naar bestanden, berichten of context. Dit wordt gefragmenteerde kennis genoemd.
Met sjablonen voor kennisbanken kunnen teams tribale kennis omzetten in herbruikbare systemen, waarin processen, veelgestelde vragen, merkmiddelen en leveranciersgegevens worden bewaard in één evoluerende werkruimte.
Laten we eens kijken naar de beste Notion-sjablonen voor kennisbanken die uw teams kunnen gebruiken om context te centraliseren.
Top 10 sjablonen voor kennisbanken
Hier is een overzichtstabel met de beste Notion- en ClickUp-sjablonen voor kennisbanken:
| Naam sjabloon | Sjabloon downloaden | Beste functies | Ideaal voor | Visueel format |
| Wiki-sjabloon (Notion) | Downloaden deze sjabloon | Callout-boxen, pagina-eigenaren/tags, onboarding-sectie, zoekbalk | Teams en docenten die behoefte hebben aan een overzichtelijke, pagina-first hub | Notion-pagina |
| Product Wiki-sjabloon (Notion) | Downloaden deze sjabloon | Onderzoeks-/analysesecties, cross-functionele planning, teamafstemming | Startups, productgedreven teams | Notion-pagina |
| Basisproduct-wikisjabloon (Notion) | Downloaden deze sjabloon | Handleidingen/processen, interviewbank, OKR-bord | Kleine teams, start-ups, beginnersvriendelijke wiki's | Notion-pagina |
| Lettertypessjabloon (Notion) | Downloaden deze sjabloon | Doorzoekbare lettertype-database, downloaden, tag | Ontwerpers, freelancers, docenten | Notion-database |
| Sales Wiki-sjabloon (Notion) | Downloaden deze sjabloon | Visuele dealbijhouden, OKR-updates, eigenaar-tags | Verkoopteams, start-ups | Notion-pagina, bord |
| Ontwerpsysteemsjabloon (Notion) | Downloaden deze sjabloon | Ontwerppatronen, merkregels, meerdere weergaven | Ontwerp-/brandingteams | Notion-pagina, galerij |
| Sjabloon voor kennisbank (Notion) | Downloaden deze sjabloon | Categorie-indeling, thema-opties, snel opnieuw bekijken | Kleine bedrijven, docenten, teams | Notion-pagina |
| Q&A-pagina sjabloon (Notion) | Downloaden deze sjabloon | FAQ hub, eenvoudige updates, overzichtelijke antwoorden | Startups, docenten, teams met veelvuldige vragen | Notion-pagina |
| Branding-sjabloon (Notion) | Downloaden deze sjabloon | Kleurpaletten, ontwerpvariaties, deelbare hub | Ondernemers, marketingteams | Notion-pagina |
| Sjabloon voor merkrichtlijnen (Notion) | Downloaden deze sjabloon | Typografieregels, Figma-insluitingen, onboarding-playbook | Ontwerp-/marketingteams | Notion-pagina |
| ClickUp-sjabloon voor kennisbank | Gratis sjabloon downloaden | Doorzoekbaar, helpcentrumontwerp, toestemmingcontroles | HR-, IT- en ondersteuningsteams die een centrale hub nodig hebben | ClickUp document, lijst |
| ClickUp HR-kennisbank-sjabloon | Gratis sjabloon downloaden | Status bijhouden, aangepaste velden, herinneringen, lijst-/Gantt-weergaven | HR-teams, onboarding, beleidsbeheer | ClickUp-lijst, gantt |
| ClickUp Wiki-sjabloon | Gratis sjabloon downloaden | Geautomatiseerde updates, categorieën/subpagina's, ingesloten media | Teams die SOP's, onboarding en beleid centraliseren | ClickUp document, lijst |
| ClickUp-landingspagina-databasesjabloon | Gratis sjabloon downloaden | Contentpijplijn, prestatievelden, taaktoewijzing | Marketingteams, bureaus die landingspagina's beheren | ClickUp-lijst, bord |
| ClickUp Book Of Record Business sjabloon | Gratis sjabloon downloaden | Geautomatiseerde rapporten, ingesloten documenten, aangepaste velden | Bedrijven die grootboeken, compliance en audits beheren | ClickUp-lijst, bord, gantt |
| ClickUp Plan Of Record-sjabloon | Gratis sjabloon downloaden | Afhankelijkheid in kaart brengen, beslissingsgeschiedenis, dashboard | Functieoverschrijdende teams, projectmanagers, leidinggevenden | ClickUp-lijst, bord, dashboard |
| ClickUp Directory-sjabloon | Gratis sjabloon downloaden | Personeelsdossiers, rolgroepering, documentbijlagen | HR, ops, doorzoekbare medewerkers-/leverancierslijst | ClickUp-lijst, document |
| ClickUp-sjabloon voor processen en procedures | Gratis sjabloon downloaden | Kanban, notificaties, processtroomdiagram, naleving | Ops, HR, managers die herhaalbare werkstroom nodig hebben | ClickUp-lijst, bord, whiteboard |
| ClickUp-sjabloon voor bedrijfsprocessen | Gratis sjabloon downloaden | Gantt-tijdlijnen, proces-eigenaren, onboardingbibliotheek | Groeiende bedrijven, opschalende teams | ClickUp-lijst, gantt, document |
| ClickUp-sjabloon voor huisstijlgids | Gratis sjabloon downloaden | Typografie, kleurpaletten, goedkeuringen, realtime samenwerking | Marketing, ontwerp, agentschappen | ClickUp document |
Wat maakt een goede Notion-kennisbanksjabloon?
⚡ Realiteitscheck: 73% van de marketingleiders jongleert met 5 tot 15 verschillende bronnen om toegang te krijgen tot actuele informatie.
Zonder één enkele bron van waarheid vertragen campagnes, lopen inzichten vertraging op en verliezen beslissingen aan nauwkeurigheid. Een gecentraliseerde kennisbank is van cruciaal belang voor moderne marketingteams.
Een goede Notion-kennisbanksjabloon maakt het voor de gebruiker gemakkelijk om informatie te vinden en voor de eigenaar om deze te onderhouden.
Let bij het evalueren van uw opties op de volgende functies:
- Duidelijke structuur en navigatie: Kies een sjabloon met duidelijk gedefinieerde secties voor handleidingen, veelgestelde vragen, beleid en bronnen. Geef voorrang aan sjablonen met eenvoudige menu's, categorieën of gekoppelde databases
- Doorzoekbaarheid: Zorg ervoor dat de sjabloon een ingebouwde zoekfunctie of tags heeft, zodat u direct het juiste document of de juiste SOP kunt vinden zonder tijd te verspillen
- Uitbreidbaar: U wilt geen hoofdpijn van statische kennisbanken, omdat die moeilijk te beheren zijn. Kies een persoonlijk kennisbeheersysteem waarmee u eenvoudig content kunt toevoegen of bestaande invoeren kunt bijwerken
- samenwerkingsfuncties: *Kies een sjabloon die meerdere bijdragers ondersteunt. Opmerkingen, vermeldingen of gedeelde bewerkingsruimtes helpen iedereen om samen te werken zonder verwarring over versiebeheer
- Cross-linking: De sjabloon moet interne cross-linking naar andere Notion-pagina's en sjablonen ondersteunen, zodat de lezer gemakkelijker een beter begrip van het onderwerp kan krijgen
- Integratie: De Notion-sjabloon moet eenvoudig te integreren zijn met uw tech stack, inclusief projecttrackers, kennisbanksoftware, kalenders, interne bedrijfswikisoftware, enz. , om fouten bij de gegevensoverdracht te voorkomen
- Visuele duidelijkheid: Kies een overzichtelijke, minimalistische sjabloon met kopteksten, tekstvakken en een consistente stijl, zodat deze gemakkelijk te scannen is en de mentale belasting vermindert
- Schaalbaarheid: Zorg ervoor dat de sjabloon meer categorieën, pagina's of gekoppelde databases toestaat naarmate uw documentatie groeit
Bekijk hoe het kennisbeheersysteem van ClickUp alles voor je samenbrengt. 👇🏼
Gratis Notion-sjablonen voor kennisbanken
Eerlijk gezegd zijn niet alle onderstaande sjablonen standaard kennisgebaseerd.
Sommige zijn specifiek voor bepaalde taken, zoals teamwiki's, sales hubs of merkrichtlijnen. Maar ze kunnen allemaal worden hergebruikt in een centraal documentatiesysteem, en we laten je precies zien hoe:
1. Wiki-sjabloon
De Wiki-sjabloon van Notion is een eenvoudige, op pagina's gebaseerde kennisbank waar je alle bedrijfsinformatie kunt onderverdelen in secties zoals bedrijfsupdates, teamrichtlijnen of -beleid, onboarding-bronnen en kennisartikelen. Het overzichtelijke format maakt het minder overweldigend voor teams die eenvoudige documentatie willen.
Waarom je deze sjabloon geweldig zult vinden:
- Benadruk cruciale bronnen met callout-boxen die belangrijke informatie laten opvallen
- Wijs pagina-eigenaren en tags toe, zodat updates worden bijgehouden en de inhoud betrouwbaar blijft
- Begeleid nieuwe leden met een kant-en-klare sectie 'Aan de slag' voor een snellere onboarding
- Maak snelle toegang mogelijk met een overzichtelijke zoekbalk waarmee je direct de juiste pagina kunt vinden
✅ Ideaal voor: Teams of docenten die de voorkeur geven aan een overzichtelijke, pagina-gerichte benadering van documentatie in plaats van het doorzoeken van grote databases
👀 Wist u dat? Kennis silo's zijn een grote killer van productiviteit. Volgens Stack Overflow Teams worden ontwikkelaars bijna twee keer per dag geconfronteerd met kennis silo's, en 30% geeft aan dat dit hun productiviteit 10 keer per week beïnvloedt.
Dat zijn uren die verloren gaan met het zoeken naar antwoorden in plaats van met bouwen. Een goed onderhouden kennisbank of documentatiesysteem kan deze verspilde tijd helpen verminderen en teams sneller laten werken.
2. Product Wiki-sjabloon
In tegenstelling tot een algemene wiki helpt de Product Wiki Sjabloon om allerlei documentatie af te stemmen op de productlevenscyclus.
Ze omvatten alles, van onboarding en de lancering van nieuwe functies tot analyses en teamplanning. Wat ze anders maakt, is dat ze kennis rechtstreeks in kaart brengen aan de verschillende fases van productontwikkeling. In plaats van dat elk team in silo's werkt of informatie op willekeurige plaatsen opslaat, verwijst iedereen naar dezelfde secties die aansluiten bij hun huidige focus.
Waarom je deze sjabloon geweldig zult vinden:
- Houd al uw onderzoeksgegevens georganiseerd door de analysetools die u gebruikt te documenteren, de resultaat van klantenenquêtes op te slaan en inzichten uit gebruiker-test sessies op te slaan in speciale secties
- Plan effectief door personeelsgegevens, aantekeningen van productinterviews en strategiedocumenten bij elkaar te houden
- Ondersteun multifunctionele teams door productmanagers, ontwikkelaars en marketeers op dezelfde pagina te houden
✅ Ideaal voor: Startups en productgedreven teams die alles willen beheren, van vroeg onderzoek tot lancering en analyse na de lancering
👀 Wist je dat? Uit een enquête over de stand van zaken op het gebied van productmanagement in 2024 bleek dat 56% van de grote bedrijven producttools consolideert om datasilo's tegen te gaan en de zichtbaarheid te verbeteren, terwijl 37% al een Product Operations (Product Ops)-team heeft.
Een gestructureerde productwiki sluit perfect aan bij deze trend en helpt teams om het aantal tools te verminderen, kennis te bundelen en transparantie te behouden tijdens het hele productontwikkelingsproces, van begin tot eind.
3. Basisproduct-wiki-sjabloon
De Basic Product Wiki Sjabloon is een vereenvoudigde versie van de Product Wiki.
Of je nu een educatieve wiki of een interne bedrijfshub bouwt, deze sjabloon houdt lopend werk bij met minimale complexiteit.
Bovendien fungeren ze ook als een lichtgewicht planningstool. Gebruik deze sjabloon om uw handleidingen en best practices (zoals onboardingstappen of procesdocumenten) op te slaan, samen met tools voor het live bijhouden van projecten, zoals OKR's en databases.
Waarom je deze sjabloon geweldig zult vinden:
- Documenteer kernprocessen zoals de productlevenscyclus, de lancering van nieuwe functies en interviewnotities in het gedeelte 'Guides & Processes' (Handleidingen en processen)
- Bouw een database met interviewvragen op met tags voor moeilijkheidsgraad en vaardigheden
- Volg doelstellingen visueel met een 'OKR-bord', waar doelen kunnen worden gemarkeerd als 'aanstaande', 'in uitvoering' of 'voltooien'
✅ Ideaal voor: Kleine teams of start-ups die op zoek zijn naar een beginnersvriendelijke wiki die productdocumentatie combineert met eenvoudige planning
💡 Pro-tip: ClickUp Brain verandert uw persoonlijke kennisbeheersysteem in een intelligente, altijd beschikbare assistent voor uw team. Wat dit voor u betekent:
- Eenvoudige updates: Werk uw wiki snel bij of breid deze uit door Brain te vragen nieuwe secties, documenten of veelgestelde vragen op te stellen op basis van de behoeften van uw team
- Directe antwoorden: Teamleden kunnen ClickUp Brain vragen stellen in natuurlijke taal en krijgen direct antwoord uit uw wiki, documenten en taken
- Slimme samenvattingen: gebruik Brain om lange handleidingen, notities van vergaderingen of procesdocumenten samen te vatten tot snelle, bruikbare conclusies
- Contextuele suggesties: Wanneer je aan een taak of project werkt, kan Brain automatisch relevante wiki-artikelen, best practices of onboardingstappen weergeven
4. Lettertypesjabloon
De Lettertype-sjabloon is meer gespecialiseerd in vergelijking met de wiki's. Het is opgebouwd als een doorzoekbare database waarin je lettertypes kunt ordenen en filteren op basis van verschillende eigenschappen.
Als je eigenaar van een kleine onderneming bent en je wilt dat de visuele uitstraling van je merk consistent is op alle contactpunten, dan is deze sjabloon handig. Je kunt lettertypes, gewichten en gebruiksopmerkingen opslaan in één overzichtelijke weergave. Of je nu posts voor sociale media ontwerpt, je website bijwerkt of een freelancer briefings geeft, je typografierichtlijnen zijn altijd gemakkelijk te vinden en te volgen.
Dankzij het databaseformat blijven uw merkidentiteitsmiddelen doorzoekbaar, bewerkbaar en herbruikbaar. U hoeft niet meer door mappen te zoeken naar het juiste lettertype of de juiste versie.
Waarom je deze sjabloon geweldig zult vinden:
- Filter lettertypen op type, prijs, hoofdletters/kleine letters of variaties om snel de stijl te vinden die u nodig hebt
- Sla directe downloadlinks en aantekeningen bij elk lettertype op, zodat u later geen tijd verspilt met zoeken
- Tag lettertypen met categorieën zoals 'luxe' of 'elegant', zodat u sneller beslissingen kunt nemen over het merk en het ontwerp
✅ Ideaal voor: Ontwerpers, freelancers en docenten die snel toegang willen tot een georganiseerde lettertype-catalogus die ze gemakkelijk kunnen raadplegen bij lopende projecten
💡 Pro-tip: Hoewel sjablonen zoals lettertypes je helpen om beter te ontwerpen, mag je de creatieve brandstof achter elk geweldig project niet vergeten, namelijk je gedachten. Digitale dagboek-apps kunnen je werkstroom aanvullen door je het volgende te laten doen:
- Reflecteer op eerdere invoer om nieuwe ideeën voor toekomstige projecten te ontdekken
- Noteer uw creatieve gedachten, citaten of ontwerpideeën voordat ze vervagen
- Ontdek hoe uw creatieve output in verbinding staat met uw mindset
5. Sales Wiki-sjabloon
Verkoopteams hebben te maken met verspreide playbooks, verouderde documenten en dealgegevens die verspreid zijn over verschillende tools. Dit vertraagt de onboarding en maakt afstemming voor iedereen moeilijker.
De Sales Wiki Sjabloon lost deze problemen op. De processen, playbooks en onboarding-gidsen van uw bedrijf worden opgeslagen in een gestructureerde ruimte. Lopende deals kunnen naast elkaar worden bijgehouden.
Omdat het de kloof tussen documentatie en live verkoopbijhouden overbrugt, kan uw verkoopteam in dezelfde werkruimte leren en handelen.
Waarom je deze sjabloon geweldig zult vinden:
- Blijf lopende deals visueel bijhouden met een bordweergave, zodat het team direct een overzicht heeft van wat er in de pijplijn zit
- Werk OKR's en doelen bij naast uw processen, zodat het team altijd weet naar welke targets ze toewerken
- Houd eigenaren en tags op elke pagina bij voor verantwoordelijkheid en actuele informatie
✅ Ideaal voor: Verkoopteams en start-ups die een uniforme ruimte nodig hebben om zowel trainingsmateriaal als lopende deals te beheren
📮 ClickUp Insight: Slecht presterende teams gebruiken vier keer vaker meer dan 15 tools, terwijl goed presterende teams hun efficiëntie behouden door hun toolkit te limiet tot 9 of minder platforms.
Maar wat dacht je ervan om één platform voor alles te gebruiken?
Als de alles-in-één-app voor werk brengt ClickUp uw taken, projecten, documenten, wiki's, chat en telefoongesprekken samen op één platform, compleet met AI-aangedreven werkstroom. Klaar om slimmer te werken? ClickUp werkt voor elk team, maakt werk zichtbaar en stelt u in staat om u te concentreren op wat belangrijk is, terwijl AI de rest afhandelt. Bekijk hoe. 👇🏼
6. Sjabloon voor ontwerpsysteem
Als uw team steeds vraagt 'Welk logo-bestand moet ik gebruiken?' of 'Wat is de juiste kleur?', dan is de Design System Sjabloon de oplossing.
In plaats van merkkleuren in één bestand, logo's in een ander bestand en ontwerpregels verborgen in een presentatie te bewaren, brengt het alles samen in één ontwerpruimte. De sjabloon zorgt er ook voor dat deze bestanden rechtstreeks vanuit de sjabloon kunnen worden gedownload, zodat uw teamgenoten ze niet bij een ontwerper hoeven op te vragen of in gedeelde schijven hoeven te zoeken.
Waarom je deze sjabloon geweldig zult vinden:
- Documenteer ontwerppatronen zoals typografie, UI-elementen en layout om consistentie tussen projecten te behouden
- Stel merkregels op voor kleurgebruik, lettertypes en visuele toon, zodat iedereen dezelfde normen volgt
- Schakel tussen meerdere weergaven, zoals lijst, status of galerij, voor een flexibele organisatie
✅ Ideaal voor: Ontwerp- en brandingteams die inconsistenties willen elimineren en ervoor willen zorgen dat iedereen met dezelfde visuele toolkit werkt
📊 Stat Alert: Visuele communicatie wordt belangrijker dan ooit. Vorig jaar gebruikte 82% van de teams AI-tools om visuals te maken en 77% gaf aan dat sterkere visuele communicatie de algehele prestaties verbeterde.
Een gestructureerd ontwerpsysteem zorgt ervoor dat beelden consistent en merkgericht blijven en voor iedereen gemakkelijk toegankelijk zijn, of ze nu door AI zijn gegenereerd of door uw ontwerpteam zijn gemaakt.
7. Sjabloon voor kennisbank
Een van de grootste problemen met kennisbanken is rommel. Er zijn te veel aantekeningen, verspreide ideeën en geen duidelijke manier om ze later opnieuw te bekijken.
Deze kennisbanksjabloon voorziet in deze behoefte door een alles-in-één systeem te bieden waarmee ideeën, aantekeningen en bronnen kunnen worden gegroepeerd, gethematiseerd en gemakkelijk toegankelijk zijn wanneer dat nodig is. De sjabloon fungeert als een persoonlijk kennisbeheersysteem.
Enerzijds kunt u het gebruiken om uw persoonlijke leerervaringen uit een project te documenteren, anderzijds kunt u het ook gebruiken om een bronnenbibliotheek voor uw team op te bouwen. U kunt het zelfs gebruiken om als docent leermateriaal bij te houden.
Waarom je deze sjabloon geweldig zult vinden:
- Organiseer uw kennis in categorieën of thema's
- Bekijk oudere invoeren snel opnieuw, zodat inzichten en lessen uit het verleden nuttig blijven voor uw huidige werk
- Aangepaste layout door één thema te kiezen (minimalistisch, grijs, blauw, rood, enz.) en de rest te verwijderen
✅ Ideaal voor: Kleine bedrijven, docenten of teams die een overzichtelijk, flexibel systeem willen voor het verzamelen, ordenen en hergebruiken van kennis in de loop van de tijd
⭐ Bonus: Ideeën komen zelden op als je voor een leeg document zit – en dat is precies waar de Voice-to-Text-functie van ClickUp Brain MAX uitblinkt.
In plaats van handmatig aantekeningen of herinneringen te typen, kunt u gewoon uw gedachten uitspreken en Brain MAX zet ze om in georganiseerde, doorzoekbare invoer in uw werkruimte. Conclusies van vergaderingen, brainstormideeën of reflecties na afloop van een project kunnen allemaal in realtime worden vastgelegd en vervolgens automatisch worden gekoppeld aan relevante documenten of taken.
8. Sjabloon voor vraag-en-antwoordpagina
Als je vaak dezelfde vragen van je teamleden, clients of studenten beantwoordt, biedt de Q&A-pagina-sjabloon je een eenvoudige manier om al die antwoorden op één plek op te slaan.
Het werkt als een zelfbedieningshub met veelgestelde vragen, waardoor je snel oplossingen kunt vinden zonder hulp te hoeven zoeken. Na verloop van tijd fungeert het ook als een archief van eerder gestelde vragen. Dit helpt nieuwe leden snel aan de slag te gaan en geeft managers inzicht in welke gebieden de meeste verwarring veroorzaken.
Waarom je deze sjabloon geweldig zult vinden:
- Werk antwoorden eenvoudig bij wanneer beleid, processen of productdetails veranderen
- Organiseer vragen in een consistent format, zodat de pagina eenvoudig te scannen en te gebruiken is
- Verminder herhaalde queries door mensen naar de pagina te verwijzen in plaats van steeds weer hetzelfde te beantwoorden
✅ Ideaal voor: Startups, docenten of teams die vaak vragen krijgen over processen, tools of productdetails en een gecentraliseerde, herbruikbare antwoordbank willen
💡 Pro-tip: Bouw sneller en verfijn slimmer met AI.
Gebruik AI om een eerste versie van uw kennisbank te maken, inclusief structuur, samenvattingen en gekoppelde links. Laat uw team vervolgens de context en toon verfijnen. U kunt de documentatie binnen enkele uren in plaats van weken lanceren, zonder dat dit ten koste gaat van de nauwkeurigheid of de toon.
Bekijk deze video voordat je de instelling van je AI-kennisbank uitvoert.
9. Branding-sjabloon
Met de Branding Template kunt u alle elementen van uw merkidentiteit samenbrengen in één georganiseerde kennisbank. Logo's, kleurenpaletten, tone of voice en marketingrichtlijnen staan allemaal bij elkaar, waardoor het gemakkelijker wordt om consistentie te behouden en te delen met uw team.
Het belangrijkste verschil tussen deze sjabloon en de Design System Template ligt in het doel.
De Branding Sjabloon legt de essentie van uw merk vast, inclusief de visuele identiteit, boodschap en algehele presentatie. De Design System Sjabloon is daarentegen meer technisch en richt zich op UI-componenten, ontwerppatronen en herbruikbare assets die zorgen voor consistentie in digitale producten.
Waarom je deze sjabloon geweldig zult vinden:
- Organiseer uw kleurpaletten en ontwerpvariaties zodat u ze gemakkelijk kunt raadplegen in campagnes
- Deel de hub met ontwerpers, marketeers of medewerkers, zodat iedereen met dezelfde identiteitskit werkt
- Visualiseer uw merkidentiteit in een duidelijke layout, zodat u deze gemakkelijker kunt presenteren aan clients of belanghebbenden
✅ Ideaal voor: Ondernemers en marketingteams die een professionele hub voor hun merkidentiteit willen, waarmee ze tijd besparen en alle assets toegankelijk en consistent houden
10. Sjabloon voor merkrichtlijnen
Als de merksjabloon definieert wat uw merk is, legt de merkrichtlijnensjabloon uit hoe uw merk moet worden toegepast. Het fungeert als een gedetailleerd regelboek om elk ontwerp consistent te houden.
Je kunt ze gebruiken om te bepalen hoe een logo wordt geplaatst, welke lettertypes worden gebruikt in presentaties of welke kleurencombinaties worden gebruikt in campagnes. Door al deze standaarden samen te brengen op één toegankelijke ruimte, zorgt de sjabloon ervoor dat je merk er altijd hetzelfde uitziet en aanvoelt, ongeacht wie er aan het werk is.
Waarom je deze sjabloon geweldig zult vinden:
- Stel typografische regels in voor kopteksten, subkopteksten en hoofdtekst om consistentie te behouden
- Sluit Figma-bestanden of externe assets in, zodat updates automatisch worden synchroniseerd
- Verduidelijk wat wel en niet mag met merkregels die als snelle referentie voor het hele team dienen
- Ondersteun de onboarding door nieuwe ontwerpers en marketeers een kant-en-klaar draaiboek te geven
✅ Ideaal voor: Ontwerp- en marketingteams die merkstandaarden moeten handhaven in meerdere projecten
Limieten van Notion
Hoewel Notion-werkruimten veel worden gebruikt, ondervinden veel gebruikers problemen bij het opschalen, samenwerken of verwachten van geavanceerde functies.
Hieronder vindt u enkele veelgehoorde kritiekpunten van echte gebruikers:
- De steile leercurve en verwarrende geneste pagina-structuur maken het moeilijk om nieuwe gebruikers aan boord te krijgen
- Prestatieproblemen met grote pagina's of zware databases kunnen vertraging, trage laadtijden of vastlopen veroorzaken
- Limieten van Notion AI, waaronder zwakke database-integratie en slechte nauwkeurigheid van samenvattingen
- Risico op gegevensverlies en geen robuust native back-up-/herstelmechanisme
- Te veel configuratieopties leiden tot gefragmenteerde installaties en onderhoudskosten
- Inconsistente mobiele ervaring en limiet offline mogelijkheden in mobiele apps
📣 Rechtstreeks van een Notion-gebruiker over de complexiteit van de sjablonen:
Voor beginners kan het verwarrend zijn. Ik zou willen dat Notion vanaf het begin kant-en-klare projecten of sjablonen aanbood op basis van de niche van de gebruiker. Het zou erg helpen als ze zouden vragen hoe je het wilt gebruiken en vervolgens alles voor je zouden instellen. Toen ik begon, liep ik vast en wist ik niet zeker hoe ik het aan mijn behoeften kon aanpassen.
Voor beginners kan het verwarrend zijn. Ik zou willen dat Notion vanaf het begin kant-en-klare projecten of sjablonen aanbood op basis van de niche van een gebruiker. Het zou erg helpen als ze zouden vragen hoe je het wilt gebruiken en vervolgens alles voor je zouden instellen. Toen ik begon, liep ik vast en wist ik niet zeker hoe ik het om kon zetten tot werk voor mijn behoeften.
Een Reddit-gebruiker maakt aantekening:
De sjablonen die ik heb gekocht, zijn echter te ingewikkeld voor mij om te begrijpen en het lijkt me dat, hoewel ik er misschien in slaag om al mijn ideeën en gedachten in een abonnement te verwerken, alles uiteindelijk verloren zal gaan in alle verwarring. De sjablonen hebben zoveel bewegende delen dat ik gewoon niet begrijp hoe ze kunnen helpen.
De sjablonen die ik heb gekocht, zijn echter te ingewikkeld voor mij om te begrijpen en het lijkt me dat, hoewel ik er misschien in slaag om al mijn ideeën en gedachten in een plan te gieten, alles uiteindelijk verloren zou gaan in alle verwarring. De sjablonen hebben zoveel bewegende delen dat ik gewoon niet begrijp hoe ze kunnen helpen.
Alternatieve Notion-sjablonen
Hoewel Notion goed werkt als organisatie voor kennis, is het niet altijd de meest schaalbare optie, vooral voor teams die documentatie direct aan taken en uitvoering willen koppelen.
Dat is waar ClickUp verder werkt dan alleen als projectmanagement.
Het is een van de beste alternatieven voor Notion en biedt een breed bereik aan sjablonen die ook dienst doen als krachtige kennisbanken. Ze helpen de verbinding te leggen tussen opgeslagen informatie en werkstroom, waardoor documentatie beter bruikbaar en gemakkelijker te onderhouden is naarmate uw team groeit.
De kern van de kennisbanksoftware van ClickUp wordt gevormd door ClickUp Docs. U kunt bestaande documenten uploaden of nieuwe documenten rechtstreeks in het platform aanmaken. Vanuit operationeel oogpunt verloopt dit naadloos, omdat u:
- documenten maken of importeren*: maak nieuwe documenten rechtstreeks in ClickUp of importeer bestaande bestanden (Google Documenten, Word, Notion, enz.) om uw kennisbank te centraliseren
- Zet documenten om in uitvoerbare taken: verdeel documentatiewerk in taken, wijs deze toe aan teamleden en koppel documenten aan ClickUp-taken voor naadloze samenwerking
- Volg de voortgang en werkstroom: Gebruik taakstatus (zoals 'Concept', 'Beoordelen', 'Voltooid') en tijdsregistratie om de voortgang van het schrijven en beoordelen bij te houden
- *format en organiseer content: Gebruik uitgebreide opmaaktools, zoals afbeeldingen, tabellen, een bladwijzer maken, koppen, subkoppen en meer, om documenten gestructureerd, leesbaar en visueel aantrekkelijk te maken
Laten we nu eens kijken naar de beste ClickUp-sjablonen voor kennisbanken:
1. ClickUp-sjabloon voor kennisbank
De ClickUp Knowledge Base sjabloon fungeert als een centrale bron van informatie waar uw teams alle essentiële kennis kunnen opslaan, ordenen en delen. De sjabloon is vooraf gestructureerd met secties voor veelgestelde vragen, handleidingen, tutorials en zelfs links naar communities, zodat u niet met een lege pagina hoeft te beginnen.
Dat betekent dat nieuwe medewerkers hun onboardingstappen kunnen vinden zonder een manager lastig te vallen, dat uw ondersteuningsteam direct troubleshootinggidsen kan delen en dat marketing- of projectteams use cases in een centraal document kunnen opslaan.
Waarom je deze sjabloon geweldig zult vinden:
- Zoek snel naar content, werk deze bij en bespaar uzelf het gedoe van het doorbladeren van lange documenten of Slack-threads
- Documenteer terugkerende processen met stap-voor-stap instructies die onboarding en training consistent houden
- Bepaal zelf wie de kennisbank kan bewerken of in weergave kan bekijken om de nauwkeurigheid en consistentie te waarborgen
- Verbeter de gebruikerservaring door een helpcentrum-achtig ontwerp te gebruiken dat het opzoeken van informatie vereenvoudigt
✅ Ideaal voor: HR-, IT- en ondersteuningsteams die een centraal hub nodig hebben voor antwoorden op vragen over onboarding, training of klantenservice, zonder te verdrinken in dubbele vragen
💡 Pro-tip: Laat belangrijke updates niet aan je voorbijgaan. Koppel je kennisbank-sjabloon aan ClickUp Herinneringen om alles bij te houden.
- Stel herinneringen in om regelmatig veelgestelde vragen of onboarding-gidsen bij te werken
- Krijg een melding voordat belangrijke documenten (zoals trainings- of nalevingsdocumenten) verouderd raken
- Wijs herinneringen toe aan teamgenoten, zodat iedereen verantwoordelijk is voor het delen van de verantwoordelijkheid om de kennis fris te houden
Op deze manier kunt u een robuuste kennisbank opbouwen die accuraat en actueel blijft en elke dag daadwerkelijk bruikbaar is.
2. ClickUp HR-kennisbank-sjabloon
Als uw HR-team steeds dezelfde vragen moet beantwoorden over verlofbeleid, onboardingstappen of compliance-updates, helpt de ClickUp HR Knowledge Base Template om die cyclus te doorbreken. In plaats van te vertrouwen op heen-en-weer-e-mailen, houdt het al uw HR-gerelateerde documenten bij elkaar, zodat werknemers snel zelf antwoorden kunnen vinden.
Maar deze sjabloon is meer dan alleen een opslagruimte. Met de ingebouwde status kunt u direct zien of een beleid nog een concept is, in behandeling is of volledig is goedgekeurd. En met ClickUp aangepaste velden , zoals Afdeling, Soort beleid, Ingangsdatum of Prioriteit, kunt u beleid moeiteloos ordenen, zodat u niets kwijtraakt in de wirwar.
Waarom je deze sjabloon geweldig zult vinden:
- Automatiseer herinneringen voor beleidsherzieningen (bijvoorbeeld elke zes maanden voor het verlofbeleid)
- Verdeel grote initiatieven zoals 'Onboarding Guide' in subtaaken (IT-installatie, compliance-training, oriëntatie)
- Gebruik de lijstweergave om documenten overzichtelijk te ordenen in supereenvoudige checklists en de Gantt-weergave om deadlines in kaart te brengen
- Deel één enkele, altijd bijgewerkte versie, zodat medewerkers niet vastlopen met verouderde bestanden
✅ Ideaal voor: HR-afdelingen die repetitieve queries willen verminderen, onboarding willen stroomlijnen en nauwkeurige, actuele documentatie over het personeelsbeleid willen bijhouden
📮 ClickUp Insight: Werk zou geen gokspel moeten zijn, maar dat is het vaak wel. Uit ons onderzoek naar kennisbeheer blijkt dat werknemers vaak tijd verspillen met het doorzoeken van interne documenten (31%), kennisbanken van het bedrijf (26%) of zelfs persoonlijke aantekeningen en schermafbeeldingen (17%) om te vinden wat ze nodig hebben. Met ClickUp's Connected Search zijn alle bestanden, documenten en gesprekken direct toegankelijk vanaf uw startpagina, zodat u binnen enkele seconden in plaats van minuten antwoorden kunt vinden.
💫 Echte resultaten: Teams kunnen met ClickUp meer dan 5 uur per week terugwinnen – dat is meer dan 250 uur per jaar per persoon – door verouderde kennisbeheerprocessen te elimineren. Stel je eens voor wat je team zou kunnen creëren met een extra week productiviteit per kwartaal!
📚 Lees meer: De beste softwaretools voor kennisdeel voor teams
3. ClickUp Wiki-sjabloon
Heb je ooit het gevoel gehad dat de kennis van je team overal verspreid is, met Google Documenten hier, Slack-threads daar en wilkeerbare spreadsheets die niemand meer kan vinden? De ClickUp Wiki-sjabloon brengt alles onder één dak. Het is als een digitale bibliotheek voor je team met SOP's, onboarding-handleidingen en beleidsdocumenten; georganiseerd, doorzoekbaar en altijd up-to-date.
Dankzij de ingebouwde functie voor taakbeheer blijft uw wiki bovendien verbonden met het echte werk. U kunt wikipagina's koppelen aan taken, zodat de kennis en de actie naast elkaar bestaan. Dankzij flexibele lay-outs kunt u de wiki vormgeven aan de werkstroom van uw team, waardoor het een kennishub wordt dat uw team daadwerkelijk zal gebruiken.
Waarom je deze sjabloon geweldig zult vinden:
- Automatiseer updates met herinneringen en het bijhouden van voortgang, zodat documenten nooit verouderd raken
- Structureer informatie in categorieën, subpagina's en bronnenlijsten voor snelle navigatie
- Voeg media, afbeeldingen en documenten toe voor een rijkere, onderling verbonden kennisbank
✅ Ideaal voor: Teams die hun verspreide aantekeningen en processen willen samenbrengen in een levendige, gecentraliseerde wiki die met hen meegroeit
4. ClickUp-landingspagina-databasesjabloon
Met de ClickUp Landing Page Database Template kan je team elke pagina plannen, bouwen en bijhouden. Je ziet precies welke pagina’s live zijn, welke moeten worden bijgewerkt en welke nog in de pijplijn zitten.
De sjabloon maakt het ook gemakkelijk om de landingspagina te optimaliseren met prestatiegegevensvelden. U kunt URL's registreren, conversiepercentages bijhouden en zelfs verkeersbronnen voor elke pagina aantekening. Dit helpt u niet alleen om te meten wat werkt, maar brengt ook slecht presterende pagina's aan het licht die onmiddellijke aandacht vereisen.
Waarom je deze sjabloon geweldig zult vinden:
- Werk eenvoudig samen met ingebouwde documenten, zodat schrijvers, ontwerpers en marketeers in dezelfde ruimte kunnen werk
- Noteer bug-tracking-aantekeningen direct in taken om problemen vast te leggen en ervoor te zorgen dat ze worden opgelost voordat een pagina live gaat
- Wijs taken toe aan teamleden om ervoor te zorgen dat iedereen zijn rol kent bij het bouwen, beoordelen of optimaliseren van een landingspagina
✅ Ideaal voor: Marketingteams of bureaus die meerdere landingspagina's beheren en op zoek zijn naar consistentie, snellere iteratie en meetbare resultaten
💡 Pro-tip: gebruik ClickUp Chatten om feedback op de pagina direct om te zetten in actie.
Als een ontwerper, als voorbeeld, een defecte CTA-knop op een pagina ziet, kan hij een bericht in de chat plaatsen, de ontwikkelaar een @vermelding geven en de reparatie toewijzen. Schrijvers, marketeers en ontwikkelaars kunnen dan in één oogopslag de volledige weergave van de context bekijken, in realtime reageren en het als opgelost markeren zodra de update live is.
Op deze manier blijft elk gesprek gekoppeld aan het landingspagina-project, zodat er geen feedback verloren gaat en optimalisaties sneller plaatsvinden.
5. ClickUp Book Of Record Business sjabloon
Het bijhouden van nauwkeurige gegevens is de basis voor een soepele bedrijfsvoering, naleving van regelgeving en besluitvorming.
Met de ClickUp Book of Record Business sjabloon bewaart u uw financiële en zakelijke gegevens op één gemakkelijk toegankelijke hub, zodat u nooit belangrijke documenten zoals verkoopadministratie, inkoopboeken of onkostendeclaraties kwijtraakt.
De echte kracht van deze sjabloon ligt in de trackingfuncties van ClickUp. U kunt taken toewijzen voor het bijwerken van documenten, de ClickUp Kanban Board Weergave gebruiken om op type te categoriseren en records visualiseren in een tijdlijn met gantt.
Maak van uw administratie een actief systeem waarmee u de nauwkeurigheid in realtime kunt controleren, beoordelen en verbeteren.
Waarom je deze sjabloon geweldig zult vinden:
- Genereer geautomatiseerde rapportage over inkomsten, uitgaven en prognoses om financiële trends snel te identificeren
- Voeg ondersteunende documenten (zoals facturen, bonnen of contracten) rechtstreeks in elk record in voor context
- Filter en zoek direct in grootboeken, boeken en samenvattingen met aangepaste velden zoals afdeling, categorie of boekjaar
- Vereenvoudig audits en compliance door handmatige fouten te verminderen en de toegankelijkheid van gegevens te verbeteren
✅ Ideaal voor: Bedrijven die een betrouwbaar en compliant systeem nodig hebben voor het beheer van financiële gegevens en documentatie
👉 Meer informatie: bekijk ‘ Beste software voor documentbeheer ’ voor ideeën en vergelijkingen van tools.
6. ClickUp Plan Of Record-sjabloon
Elk project, groot of klein, heeft een plan nodig dat alles samenbrengt, inclusief projectdoelstellingen, details, succesmetrieken en tijdlijnen. De ClickUp Plan of Record Template lost dit op door als gemeenschappelijke basis voor uw hele project of bedrijfsinitiatief te fungeren.
Een van de grote voordelen van deze sjabloon is dat het team op één lijn blijft. Het zorgt ervoor dat iedereen in je marketing-, verkoop- en productteam dezelfde doelen, updates en projecttijdlijnen voor ogen heeft.
En omdat elk bedrijf unieke behoeften heeft, kunt u velden en secties aanpassen, of het nu gaat om kwartaalomzet-target, campagne-KPI's, productlancering-doelen of strategische initiatieven.
Waarom je deze sjabloon geweldig zult vinden:
- Breng afhankelijkheden visueel in kaart, zodat u kunt zien hoe de ene mijlpaal de volgende beïnvloedt en mogelijke problemen kunt voorkomen
- Leg de beslissingsgeschiedenis vast naast uw objecten, zodat u gemakkelijk kunt bijhouden waarom bepaalde keuzes zijn gemaakt en wie deze heeft goedgekeurd
- Benadruk belangrijke statistieken zoals budgetgebruik, klantacceptatie of release-gereedheid met aangepaste velden die verder gaan dan de standaard KPI's
- Gebruik ClickUp Dashboards om direct een overzicht van de voortgang te genereren voor leidinggevende vergaderingen, zonder dat je aparte projectrapportage hoeft te maken
✅ Ideaal voor: Cross-functionele teams, projectmanagers en leidinggevenden die op één lijn willen blijven wat betreft de algemene doelen en tegelijkertijd de uitvoering op schema willen bijhouden
7. ClickUp Directory-sjabloon
De ClickUp Directory Sjabloon is de levende, doorzoekbare database van uw bedrijf voor personen en records.
Hiermee kunt u rol, rapportage, indiensttredingsdata en ondersteunende documenten vastleggen. In plaats van HR om details te vragen, kunnen werknemers en managers eenvoudig filteren op velden zoals Afdeling, Dienstverbandstatus of zelfs Fase (bijv. Proeftijd, Actief, Gepensioneerd) om precies te vinden wat ze nodig hebben.
De sjabloon bevat ook meer dan 17 aanpasbare velden, zoals Directe leidinggevende, Foto en Geboortedatum. Verrijk records met de metadata die voor uw organisatie het belangrijkst zijn. Bovendien verhoogt dit de transparantie en naleving. Elke wijziging wordt geregistreerd, waardoor u beschikt over een uitgebreide geschiedenis van updates voor eenvoudige controle.
Waarom je deze sjabloon geweldig zult vinden:
- Groepeer mensen op rol of dienststatus om snel relevante gegevens te vinden.
- Voeg ondersteunende documenten (contracten, overeenkomsten, ID) rechtstreeks toe als bijlage aan profielen.
- Werk in realtime samen met interne teams of externe leveranciers, zodat er geen informatiekloof ontstaat.
✅ Ideaal voor: HR-teams, operations managers of bedrijven die een doorzoekbare directory nodig hebben voor werknemers, leveranciers of medewerkers.
8. ClickUp-sjabloon voor processen en procedures
Duidelijke processen vormen de ruggengraat van efficiënte teams. In de meeste bedrijven worden procesdocumenten echter vaak begraven onder e-mailthreads, willekeurige mappen of, erger nog, nooit goed gedocumenteerd. Met de ClickUp-sjabloon voor processen en procedures kunt u elke werkstroom stap voor stap documenteren, beheren en verfijnen.
Wat deze sjabloon zo krachtig maakt, zijn de ingebouwde tools. De Documentatielijst biedt een doorzoekbare catalogus van elk proces, voltooid met details zoals eigenaar, afdeling, deadline en prioriteit. Met het Processtroomdiagram Whiteboard kunt u visualiseren hoe taken tussen afdelingen met elkaar verbonden zijn met een live proceskaart.
Je kunt bijvoorbeeld het onboardingproces van medewerkers in kaart brengen, van HR tot IT, en zelfs stroomdiagramknooppunten omzetten in echte taken die uitgevoerd moeten worden.
Waarom je deze sjabloon geweldig zult vinden:
- Blijf elke procesfase bij met een Kanban-bordweergave met slepen en neerzetten.
- Houd iedereen verantwoordelijk met behulp van geautomatiseerde notificaties, statusupdates en het taggen van belanghebbenden.
- Meet prestaties en naleving door processen te koppelen aan duidelijke, traceerbare doelen.
✅ Ideaal voor: Ops-teams, HR-afdelingen en managers die herhaalbare werkstroom willen die schaalbaar is zonder aan duidelijkheid in te boeten.
9. ClickUp-sjabloon voor bedrijfsprocessen
In tegenstelling tot de sjabloon voor procesdocumentatie, die diep ingaat op SOP's, rollen en stap-voor-stap procedures, biedt deze sjabloon voor bedrijfsprocessen van ClickUp een bredere, meer overkoepelende weergave. Het fungeert als het masterplaybook van uw organisatie en consolideert de processen, richtlijnen en terugkerende werkstroom van elke afdeling in één gecentraliseerd systeem.
Hier leg je niet alleen vast hoe een bepaald proces in detail werkt, maar breng je ook in kaart hoe hele afdelingen functioneren, zich afstemmen op projectdoelstellingen en met elkaar communiceren.
Binnen ClickUp kunt u elk procesdocument koppelen aan gerelateerde taken en dashboards, zodat uw team in realtime op instructies kan reageren.
Waarom je deze sjabloon geweldig zult vinden:
- Krijg een duidelijke weergave van bedrijfsbrede processen zoals productlanceringen en nalevingsaudits met Gantt-tijdlijnen.
- Houd processen op gang door elke fase te markeren, verantwoordelijke eigenaren toe te wijzen en ClickUp automatische herinneringen te laten versturen voor tijdige updates.
- Maak onboarding moeiteloos door nieuwe medewerkers een kant-en-klare procesbibliotheek te geven.
✅ Ideaal voor: Groeiende bedrijven en opschrijdende teams die proceschaos willen elimineren, kennis up-to-date willen houden en ervoor willen zorgen dat alle medewerkers volgens hetzelfde vertrouwde draaiboek werken.
⚡ Sjabloonarchief: Processen opschrijven is één ding. Ze herhaalbaar en schaalbaar maken is een heel andere uitdaging. Daar komen sjablonen voor procesdocumentatie goed van pas. Ze helpen je om:
- Verander rommelige werkstroom in eenvoudig te volgen stap-voor-stap handleidingen.
- Standaardiseer procedures zodat taken niet telkens opnieuw hoeven te worden uitgevonden.
- Wijs rollen en verantwoordelijkheden duidelijk toe met RACI-grafieken.
- Houd naleving, goedkeuringen en voltooiing bij in één gestructureerde hub.
10. ClickUp-sjabloon voor huisstijlgids
Een merk draait om het creëren van een consistente stem, uitstraling en gevoel op elk contactpunt. Met de ClickUp Brand Style Guide sjabloon kunt u alle merkregels en -middelen op één overzichtelijke plek samenbrengen, zodat uw team nooit hoeft te gissen naar lettertypes, kleuren, toon of ontwerpelementen.
Met deze sjabloon kunt u heel eenvoudig een stijlgids opstellen en bijhouden. U kunt uw merkidentiteit opsplitsen in verschillende onderdelen, zoals missie, waarden, tone of voice, logo-gebruik en richtlijnen voor de kleur.
Waarom je deze sjabloon geweldig zult vinden:
- Documenteer regels voor typografie, logo-gebruik, iconografie en toegankelijkheidsnormen.
- Stel kleurpaletten op en deel ze met HEX-, RGB- of CMYK-codes voor nauwkeurigheid.
- Houd goedkeuringen en updates bij met statussen, toegewezen personen en herinneringen om inconsistenties te voorkomen.
- Werk in realtime samen met teams, zodat updates direct worden weergegeven in uw merkwerkstroom.
✅ Ideaal voor: marketingteams, ontwerpafdelingen, bureaus of elk bedrijf dat een consistente merkidentiteit wil behouden in zowel digitale als gedrukte kanalen.
Rond uw werkstroom af met ClickUp
Notion-sjablonen werken goed voor kleine projecten en persoonlijk gebruik. Maar naarmate uw team groeit, kunnen deze sjablonen een limiet aanvoelen.
ClickUp-sjablonen gaan nog een stap verder door documenten, taken en doelen met elkaar in verbinding te brengen, zodat uw team samen kan plannen, volgen en samenwerken. Van projecttijdlijnen tot SOP's en stijlgidsen, er is een sjabloon voor elke werkstroom.
Dus als je klaar bent om verder te gaan dan statische aantekeningen, biedt ClickUp je de tools en flexibiliteit om slimmer en sneller te werk te gaan.
Meld u vandaag nog aan bij ClickUp en ontdek hoe sjablonen uw projecten een boost kunnen geven.