Er gaat niets boven de opwinding van een nieuwe campagne die vorm krijgt. Ontwerpers maken de visuals, copywriters vinden de perfecte toon en de client is oprecht enthousiast over wat er ontstaat.
En dan... komt alles tot stilstand omdat iemand de kop nog steeds niet heeft goedgekeurd, of omdat de feedback over het ontwerp verloren is gegaan in een lange e-mailketen.
Voor bureaus heeft deze cyclus een negatieve invloed op deadlines, de energie van het team en het vertrouwen van clients.
Daarom bespreken we in deze blog hoe bureaus goedkeuringswerkstroom kunnen optimaliseren, zodat beoordelingen sneller verlopen, feedback duidelijker is en iedereen weet wat er vervolgens moet gebeuren.
U ontdekt ook hoe ClickUp, de alles-in-één-app voor werk, dit proces naadloos laat verlopen. 🤩
⭐ Functioneel sjabloon
De ClickUp-sjabloon voor projectaanvragen en goedkeuringen biedt u een duidelijk omschreven goedkeuringsproces voor bureaus. Met velden voor kosten, impact en type item bevat elke verzending vooraf de juiste details, waardoor vertragingen worden voorkomen. Bovendien kunt u statussen zoals In behandeling, Goedgekeurd of Afgewezen gebruiken, zodat iedereen gemakkelijk kan zien wat de status van een aanvraag is.
Veelvoorkomende uitdagingen bij goedkeuringswerkstroom voor bureaus
Uw goedkeuringswerkstroomskosten u veel geld, en dat gebeurt op manieren die u misschien niet eens opmerkt. Hier zijn enkele veelvoorkomende uitdagingen waarmee u te maken kunt krijgen. 🚧
Meerdere belanghebbenden veroorzaken vertragingen
De directeur van uw client geeft groen licht voor de marketingcampagnestrategie, maar dan komt het juridische team plotseling met bezwaren waar nog geen enkele melding van is gemaakt. Nu wil de CEO een boodschap die volledig in tegenspraak is met de goedgekeurde briefing.
Maar wacht, er komt nog meer:
- Week drie brengt inkoop met veeleisende nalevingsformulieren voor leveranciers
- HR heeft plotseling een 'culturele gevoeligheidsevaluatie' nodig
- Een regiomanager besluit dat ze een voltooide andere boodschap nodig hebben voor hun markt
- IT verpest uw lancering omdat de landingspagina 'ongeautoriseerde bijhoudenpixels' bevat
Elke belanghebbende denkt dat hij of zij helpt, maar omdat ze nooit met elkaar afstemmen, wordt uw team in verschillende richtingen getrokken.
🧠 Leuk weetje: De vroegste 'goedkeuringswerkstroom'-systemen dateren uit oude beschavingen. In Mesopotamië schreven schrijvers handelsovereenkomsten op kleitabletten, die verzegeld moesten worden (zoals handtekeningen) door meerdere partijen.
Gebrek aan zichtbaarheid in lopende goedkeuringen
Campagne-assets verdwijnen in clientorganisaties en u blijft achter met de vraag waar ze zich in de goedkeuringsketen bevinden.
Je kunt niet zien of de vertraging te wijten is aan iemand die op vakantie is, aan interne beoordelingen die langer duren dan verwacht, of aan het feit dat je e-mail in iemands inbox is verdwenen. Door dit gebrek aan zichtbaarheid is het onmogelijk om middelen effectief te plannen.
Meestal weet u niet zeker of u uw team stand-by moet houden voor onmiddellijke revisies of ze moet inzetten voor andere projecten.
Miscommunicatie en onduidelijke verantwoordelijkheden
Het eigendom van goedkeuringen kan rommelig worden. Uw accountmanager gaat ervan uit dat de client zijn interne belanghebbenden zal coördineren, terwijl de client verwacht dat uw team de hele werkstroom van het goedkeuringsproces beheert.
Dan verschijnen er halverwege het project nieuwe besluitvormers zonder duidelijke bevoegdheden, en plotseling wacht iedereen tot iemand anders de leiding neemt. Deze hiaten vreten het projectbudget op, terwijl er geen vooruitgang wordt geboekt.
🔍 Wist u dat? Autoriteitsbias speelt een rol bij goedkeuringen. Mensen zijn eerder geneigd om beslissingen te accepteren als deze afkomstig zijn van iemand in een gezaghebbende positie, zelfs als de redenering onduidelijk is. Dit benadrukt het belang van transparante processen.
Problemen met versie-beheer en inconsistente feedback
De chaos rond bestanden neemt toe wanneer feedback via meerdere kanalen binnenkomt zonder dat er sprake is van coördinatie.
Uw ontwerper werkt misschien aan versie 12, terwijl belanghebbenden opmerkingen sturen op basis van versie acht. Feedback via e-mail is in tegenspraak met wat er tijdens vergaderingen is gezegd en niemand weet welke input prioriteit heeft.
Door dit probleem met versie besteedt uw team factureerbare uren aan het uitzoeken wat relevant is, in plaats van aan het doorvoeren van wijzigingen.
Knelpunten in urgente of hoge prioriteit projecten
Spoedcampagnes leggen alle zwakke punten bloot in uw zogenaamd effectieve goedkeuringswerkstroom. Standaardprocessen die goed werken voor normale tijdlijnen, vallen vaak in duigen wanneer clients snelle doorlooptijden eisen.
Laten we eens kijken naar de meest voorkomende urgente knelpunten bij projecten:
- Goedkeuringen in het weekend lopen vertraging op omdat niemand zijn werk e-mail controleert tot maandag
- Internationale clients zorgen voor tijdzoneverschillen waardoor goedkeuringen meer dan 12 uur blijven liggen
- Back-upgoedkeurders missen context en bevoegdheid om snelle beslissingen te nemen
- Noodwijzigingen trigger nalevingscontroles die langer duren dan de oorspronkelijke tijdlijn
Deze knelpunten hebben invloed op de effectiviteit van het projectmanagement. Ze veroorzaken vertragingen die andere clients treffen en de reputatie van uw bureau als betrouwbare leverancier schaden.
🧠 Leuk weetje: Middeleeuwse gilden werkten op basis van goedkeuringen. Ambachtslieden konden geen goederen verkopen zonder goedkeuring van de gildemeesters, die de kwaliteit en naleving van de handelsregels controleerden. Dit verschilt niet veel van de huidige kwaliteitscontroles bij bureaus.
Stap-voor-stap handleiding voor het optimaliseren van goedkeuringswerkstroom
Bureaus hebben goedkeuringswerkstroom nodig die wrijving vermindert en de kwaliteit waarborgt. Gebruik deze stappen en breng ze in kaart in ClickUp's Creative Agency Projectmanagement Software om op één lijn te blijven.
Laten we eens kijken hoe de goedkeuringswerkstroomsoftware helpt! 🧰
Stap 1: Verzamel verzoeken op één plek
Wanneer meerdere clients verzoeken via e-mail, chatten of zelfs WhatsApp versturen, kunnen details gemakkelijk verloren gaan. U hebt een manier nodig om elk verzoek naar één betrouwbare bron te leiden.
Maak bijvoorbeeld een aanvraagformulier in uw workflowsoftware, waarin u vraagt naar het budget, de target, de belangrijkste deliverables en de gewenste tijdlijnen.
Met ClickUp Forms kunnen die client-inputs automatisch worden omgezet in ClickUp-taken. Als een client uw formulier voor het herontwerpen van uw website invult, wordt er direct een taak aangemaakt, toegewezen aan de accountmanager en gekoppeld aan alle geüploade assets, zoals merkrichtlijnen of logo's.
Dit is wat formulier zo geschikt maakt om goed te werk te zijn voor bureaus:
- Voeg verplichte velden toe voor doelen, marketingbudgetten en deadlines
- Gebruik dropdownmenu's voor projecttijdlijnen om vage verwachtingen te voorkomen
- Voeg bestandsuploads toe, zodat clients vooraf logo's, lettertypes of eerdere creatieve ontwerpen kunnen aanleveren
Ontdek hoe u uw intake-proces kunt transformeren:
Stap 2: Verdeel projecten in gestructureerde taken
Nadat u een duidelijk verzoek hebt verzameld, is de volgende stap om dit op te splitsen in uitvoerbare onderdelen.
Een campagne als 'Lancering van een nieuwe modeadvertentie' bestaat uit kleinere, afzonderlijke stappen, zoals het schrijven van het script, casting, bewerking en goedkeuring door de client.
ClickUp voor bureaus maakt dit eenvoudig te beheren.
Elke deliverable wordt een taak, toegewezen aan het juiste teamlid, met subtaak voor microstappen. De taak 'video-opname' zou subtaak kunnen hebben voor:
- De studio reserveren
- Een filmploeg inhuren
- Requisieten organiseren
De aangepaste taakstatussen van ClickUp laten vervolgens precies zien waar elke taak zich bevindt. In plaats van algemene statussen zoals 'In uitvoering' kan een bureau statussen instellen als 'Concept', 'Eerste concept klaar' en 'Feedback van client ontvangen'. Iedereen ziet hoe het werk vordert zonder dat er update-e-mails hoeven te worden verstuurd.
Dit is wat Tyler Guthrie, directeur Revenue Operations bij Home Care Pulse, te zeggen had over het gebruik van ClickUp voor het beheren van goedkeuringen:
Formulieren en goedkeuringsprocessen zijn zeer eenvoudig te implementeren en maken de afhandeling van interdepartementale verzoeken veel gemakkelijker, wat tijd bespaart.
Formulieren en goedkeuringsprocessen zijn zeer eenvoudig te implementeren en maken de afhandeling van interdepartementale verzoeken veel gemakkelijker, wat tijd bespaart.
Stap 3: Goedkeuringen in de juiste volgorde plaatsen
Creatief werk doorloopt vaak verschillende beoordelingsfasen: interne creatief leider, accountmanager en vervolgens goedkeuring door de client. Als die stappen niet in de juiste volgorde worden uitgevoerd, worden deadlines niet gehaald.
Met ClickUp-taak Afhankelijkheid kunt u deze werkstroom beheren. Voorbeeld: de bewerkingstaak kan bijvoorbeeld pas beginnen nadat de creatief directeur het storyboard heeft goedgekeurd. Afhankelijkheid vergrendelt de volgorde, zodat niemand vooruitloopt.
Stel dat uw bureau een reeks banner levert. De ontwerptaken blijven geblok totdat de teksten zijn afgerond. Zodra de teksttaken als voltooien zijn gemarkeerd, worden de ontwerptaken automatisch geopend.
📮 ClickUp Insight: 24% van de werknemers zegt dat repetitieve taken hen ervan weerhouden om zinvoller werk te doen, en nog eens 24% vindt dat hun vaardigheden onderbenut worden. Dat betekent dat bijna de helft van het personeelsbestand zich creatief geblok en ondergewaardeerd voelt. 💔
ClickUp helpt de focus weer te verleggen naar werk met een grote impact met eenvoudig in te stellen AI-agents, die terugkerende taken automatiseren op basis van triggers. Wanneer een taak, als voorbeeld, als voltooid wordt gemarkeerd, kan de AI-agent van ClickUp automatisch de volgende stap toewijzen, herinneringen versturen of de project status bijwerken, zodat u geen handmatige follow-ups meer hoeft uit te voeren.
💫 Echte resultaten: STANLEY Security heeft de tijd die wordt besteed aan het opstellen van rapporten met 50% of meer verminderd dankzij de aanpasbare rapportagetools van ClickUp, waardoor hun teams zich gratis minder hoeven te concentreren op format en meer op prognoses.
Stap 4: Wijs feedback toe waar deze thuishoort
Feedback van bureaus gaat vaak verloren in lange chat-threads. Een vaag bericht als 'Verander deze kleur' kan teams in het ongewisse laten over wie actie moet ondernemen. Feedback heeft eigendom nodig.
ClickUp Assign Comments lost dit direct op. Wanneer een client bijvoorbeeld een aantekening maakt dat de CTA-knop op een landingspagina zwak voelt, voegt de accountmanager een toegewezen opmerking toe waarin de ontwerper wordt getagd. Die opmerking blijft openstaan totdat de ontwerper het probleem heeft opgelost.
Of stel dat uw bureau een fotoshoot organiseert. De creatief leider kan een toegewezen opmerking achterlaten bij de taak 'Bewerkingen afronden': @Jamie, vervang afbeelding 3 door de alternatieve foto. Jamie krijgt onmiddellijk een melding en de update blijft gekoppeld aan de taak.
🧠 Leuk weetje: Papieren goedkeuringen zijn al decennialang een bron van humor op kantoor. Van Dilbert-strips tot 'TPS-rapportage' in Office Space, goedkeuringsknelpunten zijn altijd een universeel pijnpunt geweest voor bedrijven.
Hier is een hilarisch voorbeeld:
Stap 5: Automatiseer repetitieve goedkeuringsstappen
Zelfs met een nieuwe werkstroom zijn bureaus nog uren bezig met de instelling van herinneringen voor feedback van clients, het verplaatsen van taken naar beoordelingsfasen of het informeren van teams over wijzigingen.
ClickUp Automatiseringen neemt deze herhaling van u over. Ze werken volgens een eenvoudige 'als dit, dan dat'-regel, waardoor u binnen het gecentraliseerde platform aangepaste triggers en acties op instelling kunt instellen.
Stel dat u een rebrandingpakket levert. Zodra het ontwerpteam de logo-ontwerpen heeft afgerond, trigger automatisering een e-mail naar de client met de mededeling dat de ontwerpen beschikbaar zijn in de creatieve projectmanagementsoftware. Het proces verloopt soepel zonder dat iemand eraan hoeft te denken om herinneringen te sturen.
Zo ondersteunt workflowautomatisering goedkeuringen:
- Taken automatisch toewijzen wanneer een status verandert
- Trigger client notificaties zodra deliverables de beoordelingsfase bereiken.
- Verplaats taken naar nieuwe lijsten zodra de interne goedkeuring is voltooid.
Stap 6: Centraliseer gesprekken op de plek waar het werk gebeurt
Goedkeuringen door clients lopen vaak spaak wanneer de communicatie over meerdere kanalen verloopt. Teams hebben één centrale locatie nodig waar alle gesprekken worden gekoppeld aan deliverables.
Met ClickUp Chat kunnen bureaus die discussies binnen de projectwerkruimte houden.
Als een client, in de zin van voorbeeld, wijzigingen heeft voor een campagnevideo, kan de accountmanager die aantekeningen rechtstreeks in het kanaal plaatsen dat aan die campagne is gekoppeld. Ontwerpers en editors zien wat er gaande is zonder enige context of werkversnippering.
Voor live discussies voegen SyncUps in ClickUp Chat een extra laag toe. U kunt een audio- of video-gesprek starten in elk kanaal of DM.
Stel dat uw creatief directeur de bewerkingen van client in realtime wil afhandelen. Het team start een SyncUp in het speciale projectkanaal, bekijkt samen de feedback en werkt de taken bij tijdens het gesprek. Terwijl het gesprek loopt, kunt u samen documenten bewerken of whiteboards aanpassen.
Stap 7: Gebruik AI om creatieve beoordelingen te vereenvoudigen
Wanneer campagnes de beoordelingsfase van de client bereiken, verspillen teams vaak uren met het doorzoeken van omvangrijke briefings, rommelige e-mailthreads of herhaalde vragen van klanten. Agentschappen kunnen die tijd besparen door AI te gebruiken om de ruis te filteren en te benadrukken wat belangrijk is.
ClickUp Brain fungeert tijdens beoordelingen als de on-demand assistent van uw creatieve team.
Als een client bijvoorbeeld een document van 15 pagina's over rebranding stuurt, kunt u de AI-projectmanager vragen om een overzicht van twee alinea's te genereren met de belangrijkste richtlijnen voor toon, beeldmateriaal en doelgroep. Op deze manier krijgt het ontwerpteam duidelijkheid zonder elke pagina te hoeven lezen.
ClickUp Brain's AI Writer for Work kan alternatieve bijschriften schrijven die aansluiten bij de merkstem van de client, waardoor copywriters snel een basis hebben om te verfijnen.
U kunt ook:
- Vat lange client-briefings samen tot bruikbare hoogtepunten voor ontwerpers en tekstschrijvers.
- Genereer eerste versies van content, zoals advertentieteksten of e-mailonderwerpen, voor interne beoordeling.
- Beantwoord snel contextvragen, zoals 'Welke kleuren heeft de client goedgekeurd voor de voorjaarscampagne?'.
✅ Probeer deze prompt: Vat deze feedbackthread van de client samen in drie sleutelrevisies die we moeten doorvoeren vóór het tweede concept.
💡 Pro-tip: Om de beoordelingstijd nog verder te verkorten, kunt u ClickUp Brain vragen om lange chat-threads samen te vatten in beknopte actiepunten.
Stap 8: Schaal goedkeuringen met geavanceerde AI
Elke client heeft unieke vereisten en elke campagne volgt zijn eigen werkstroom.
ClickUp Brain MAX, een desktop-AI-assistent, maakt verbinding met meerdere AI-modellen, waaronder ChatGPT, Gemini, Claude en DeepSeek, met uw werkruimte. Het koppelt ook uw apps aan elkaar, waardoor u gemakkelijker context uit Google Drive of Figma kunt halen voor uw goedkeuringsproces.
Als bijvoorbeeld drie verschillende clients allemaal video-opnames in dezelfde week plannen, voorspelt Brain MAX een mogelijke overbelasting van de middelen. Het kan dan voorstellen om editors opnieuw toe te wijzen of een deadline te verlengen om te voorkomen dat leveringen worden gemist.
✅ Probeer deze prompt: Analyseer de afgelopen vijf goedkeuringscycli voor campagne A en geef aan waar vertragingen zijn opgetreden. Doe vervolgens aanbevelingen voor aanpassingen die bij de volgende lancering kunnen worden doorgevoerd, zodat continue verbetering wordt gegarandeerd.
🚀 Voordeel van ClickUp: De ClickUp-sjabloon voor projectaanvragen en goedkeuringen biedt een gestructureerde mapinstallatie waarin elke projectaanvraag of klantbriefing via een gestandaardiseerd formulier wordt ingediend.
Met ClickUp aangepaste velden zoals Beschrijving, Impact, Impactkosten, Itemtype en Waarschijnlijkheid krijgt u vanaf het begin essentiële context en kwantificeerbare statistieken.
Best practices voor goedkeuringswerkstroom bij bureaus
Hier zijn enkele best practices om het beheer van goedkeuringswerkstroom soepel, voorspelbaar en stressvrij te houden voor zowel uw team als uw clients.
Maak goedkeuringskaarten voordat projecten van start gaan
Projecten vertragen wanneer u niet weet wie wat goedkeurt.
Maak bij de start een lijst van alle besluitvormers, inclusief back-upcontacten, en bepaal precies wat elke persoon kan goedkeuren.
Als voorbeeld kan de creatief directeur ontwerpontwerpen goedkeuren, de marketingmanager teksten goedkeuren en het juridische team de naleving controleren. Voeg ook back-upcontacten toe om vertragingen te voorkomen wanneer iemand niet beschikbaar is.
⚡ Sjabloonarchief: Gebruik het ClickUp-sjabloon voor projectstartvergaderingen om alle goedkeuringsrollen vast te leggen, doelstellingen te communiceren en realistische doelen en tijdlijnen vast te stellen. Voeg attributen toe zoals Projectmanager, Locatie, Deelnemers en meer om ervoor te zorgen dat alles goed gedocumenteerd is.
Bouw goedkeuringsdeadlines in projecttijdlijnen in
Reserveer bij het plannen van uw project specifieke tijdvakken voor beoordelingen door clients. Als een ontwerp uiterlijk vrijdag door de client moet worden goedgekeurd, weet het team dat het ontwerp uiterlijk woensdag klaar moet zijn, zodat er voldoende tijd is voor eventuele aanpassingen.
Communiceer deze deadlines duidelijk, koppel ze aan mijlpalen en identificeer knelpunten met behulp van de ClickUp Gantt Weergave in uw goedkeuringswerkstroomsoftware.
Gebruik goedkeuringsrondes in plaats van voortdurende feedback
Het ontvangen van voortdurende feedback kan aanvoelen als rondjes draaien. Structureer feedback in rondes met duidelijke doelen en deadlines.
Bijvoorbeeld:
- Ronde één behandelt strategie en berichtgeving
- Ronde twee gaat over visuele uitvoering
- Ronde drie bevestigt laatste aanpassingen
Feedback die na afloop van een ronde wordt gegeven, wordt meegenomen in toekomstige projectfasen of kan van invloed zijn op de opleveringsdata. Deze methode voorkomt eindeloze revisies, terwijl clients toch zinvolle input kunnen leveren.
🔍 Wist u dat? Zelfs emoji's moeten worden goedgekeurd. Elk nieuw emoji-ontwerp moet het goedkeuringsproces van het Unicode Consortium doorlopen voordat het op uw toetsenbord verschijnt.
Stimuleer verantwoordelijkheid voor goedkeuringen met dashboard en AI-agenten
Vertragingen bij goedkeuringen blijven vaak onzichtbaar totdat het te laat is. Gebruik ClickUp Dashboard om sleutelprestatie-indicatoren te visualiseren, waaronder elke in behandeling zijnde goedkeuring en wachttijd.
U kunt zien hoeveel taken zich in elke status bevinden, zoals 'In afwachting van goedkeuring', 'Goedgekeurd' of 'Moet worden herzien', en snel vaststellen waar goedkeuringen zich opstapelen.
Kaarten kunnen de gemiddelde doorlooptijd voor goedkeuringen weergeven en zelfs sorteren op teamlid of client. Dit maakt het gemakkelijk om de verantwoordelijkheid bij te houden en projecten op schema te houden.
Bovendien kunt u met ClickUp rapportage vanuit deze dashboard plannen. U kunt dagelijks, wekelijks of maandelijks automatisch updates naar clients of interne belanghebbenden sturen.
💡Pro-tip: Configureer een aangepaste ClickUp AI Agent om de status en deadlines van taken te controleren en herinneringen te versturen, problemen te escaleren of statussen bij te werken waar nodig, om zo de voortgang te bevorderen.
Groen licht voor creatieve assets met ClickUp
Voor projectmanagers bij bureaus voelt elke dag als het dichten van gaten in plaats van het voortzetten van het werk. Met een effectief goedkeuringsproces kan uw team projecten voortzetten zonder onnodige vertragingen.
ClickUp is de geconvergeerde AI-werkruimte waarmee u alles op één plek kunt zien, zonder dat u met tientallen tools hoeft te jongleren. Plan en beheer alle deliverables met Taak, centraliseer alle gesprekken met chatten en maak van een aangepast dashboard het controlecentrum van uw bureau. Maak het helemaal af met automatisering en versnelling via ClickUp Brain en Brain MAX.
Meld u vandaag nog gratis aan voor ClickUp! ✅
Veelgestelde vragen (FAQ)
Bureaus kunnen voor elke client duidelijke werkstroom creëren, besluitvormers aanwijzen, taakafhankelijkheid instellen en alle feedback centraliseren in één werkruimte. Zo blijft elke goedkeuring zichtbaar, georganiseerd en gemakkelijk te volgen.
Ja. Met ClickUp kunt u automatiseringen instellen die teamleden waarschuwen wanneer goedkeuringen in behandeling zijn, achterstallig zijn of voltooid zijn. Dit vermindert de noodzaak van handmatige follow-ups en zorgt ervoor dat administratieve taken soepel verlopen.
Definieer de rol van elke goedkeurder, maak goedkeuringsin kaart brengen voordat projecten van start gaan, stel deadlines vast en gebruik tools om feedback te centraliseren. Regelmatige check-ins en gedocumenteerde processen voorkomen ook knelpunten en zorgen voor een efficiënte werkstroom.
Bureaus kunnen goedkeuringen bijhouden met behulp van aangepaste taakstatussen in ClickUp. Dashboard, lijstweergave en gantt-grafiekweergave tonen de huidige status van elke taak, de verantwoordelijke partij en deadlines. U kunt ook taakafhankelijkheid gebruiken om te zien welke goedkeuringen vervolgwerk blokkeren.
AI-tools zoals ClickUp Brain en Brain MAX kunnen lange feedbackthreads samenvatten, sleutel actiepunten markeren, mogelijke vertragingen signaleren en zelfs slimmere tijdlijnen voorstellen. Dit helpt teams om sneller te handelen en fouten te verminderen.