Veel mensen beschouwen vergaderingen van het managementteam als een enorme verspilling van tijd. Dat komt omdat de meeste vergaderingen onsamenhangend zijn en vaak ontsporen door negatieve teamdynamiek.
Een echt effectieve vergadering richt zich op wat echt belangrijk is en wat er vervolgens moet gebeuren. Maak kennis met de Level 10-vergadering.
Laten we eens kijken wat een Level 10-vergadering is en waarom deze zo goed werkt. Vervolgens bekijken we de structuur van de vergadering en leren we enkele manieren om uw leiderschapsteams naar een hoger niveau te tillen. U zult vergaderingen nooit meer op dezelfde manier houden. ✨
Wat is een Level 10-vergadering?
Het Level 10 (L10)-vergaderformat is ontwikkeld om ondernemers, managementteams en start-ups te helpen bij het identificeren, bespreken en oplossen van problemen. Deze vergadering van 90 minuten wordt wekelijks bijgewoond door het volledige managementteam.
Terwijl stand-upvergaderingen gericht zijn op dagelijkse taken en clientvergaderingen vaak gaan over het opbouwen van relaties en het verzamelen van informatie, hebben L10-vergaderingen een meer strategische en probleemoplossende focus. Ze stimuleren duidelijkheid, afstemming en actie, waardoor de productiviteit wordt verbeterd, de omzet stijgt en de samenwerking binnen het managementteam wordt versterkt. 👪
Wekelijkse L10-vergaderingen zijn slechts één van de tools en principes waaruit het Entrepreneurial Operating System ® (EOS) bestaat. EOS is opgericht door Gino Wickman en is gebaseerd op zes sleutelelementen, namelijk:
- Visie
- Mensen
- Gegevens
- Problemen
- Proces
- Traction
Al deze elementen komen aan bod tijdens L10-vergaderingen, waarbij het grootste deel van de tijd wordt besteed aan de drie belangrijkste problemen op de agenda.
Voordelen van een Level 10-vergadering
L10-vergaderingen zijn uiterst effectief en daar zijn verschillende redenen voor.
Ze zijn gericht op doelen
Bedrijfsdoelen en strategische doelstellingen staan tijdens de hele vergadering centraal. Deelnemers delen korte updates over hun scorecard-statistieken, waardoor een momentopname ontstaat van hoe het bedrijf presteert ten opzichte van die doelen. Dit maakt het gemakkelijk om op één lijn te blijven en in de juiste richting te blijven gaan. 🎯
Ze lossen problemen op
Zestig van de 90 minuten van deze wekelijkse vergadering zijn gericht op het in kaart brengen van problemen die het behalen van de bedrijfsdoelen in de weg staan. De vergadertijd wordt goed besteed aan het aanpakken van de onderliggende oorzaken en het zoeken naar oplossingen op strategisch niveau. Dit format is bedoeld om problemen op te lossen voordat ze uitgroeien tot grotere problemen, waardoor op termijn tijd en energie worden bespaard.
Ze zijn uiterst doelgericht en praktisch toepasbaar
Elk agendapunt heeft een specifiek (meestal kort) tijdsbestek toegewezen gekregen, zodat er geen tijd wordt verspild. Actiepunten worden duidelijk gedocumenteerd, onderwerp van rapportage en vervolgens afgevinkt, doorgeschoven of als probleem aangekaart. ✅
Ze hebben een duidelijke structuur
L10-vergaderingen vinden elke week op hetzelfde tijdstip en dezelfde dag plaats, en ze volgen een standaardprocedure zodat iedereen weet wat hij kan verwachten en zich daarop kan voorbereiden.
Dat gezegd hebbende, is het geen verrassing dat het leiden van dit soort vergaderingen een sterke facilitator en een nauwgezette notulist/administrateur vereist – bij voorkeur elke week dezelfde mensen om continuïteit te waarborgen.
De rol van de facilitator is om ervoor te zorgen dat iedereen zich aan de agenda houdt en de vergaderetiquette naleeft — zoals goed voorbereid zijn en zich aan de tijdschema's van de agenda houden. De administrateur maakt aantekeningen, werkt de lijst met nog te doen taken bij (die deel uitmaakt van de agenda) en houdt iedereen op de hoogte.
Met de juiste mensen, processen en tools zijn L10-vergaderingen de moeite waard.
Level 10 Vergadering-structuur
Een van de sleutels tot succes is dat de meeste L10-vergaderingen dezelfde agenda volgen. Laten we stap voor stap eens bekijken wat dat precies inhoudt.
Segue
Duur: 5 minuten
De vergadering begint met een overgang – ook wel een check-in genoemd. Elk teamlid deelt persoonlijk of professioneel goed nieuws, bijvoorbeeld een overwinning of een aha-moment uit de afgelopen week. Dit geeft iedereen de kans om volledig aanwezig te zijn tijdens de vergadering, zorgt voor verbindingen binnen het leiderschapsteam en zorgt voor een positieve start van de sessie. 😊
Scorecard
Duur: 5 minuten
In dit gedeelte worden de doelstellingen en belangrijkste resultaten (OKR's) – of de belangrijkste prestatie-indicatoren (KPI's) – besproken die bijdragen aan de doelen van het bedrijf. De eigenaar van elke belangrijke indicator geeft simpelweg aan of de indicator 'op schema' of 'niet op schema' ligt, zonder op dit moment verdere uitleg te geven. Als de indicator niet op schema ligt, wordt deze verplaatst naar de lijst met problemen, die later in de vergadering wordt besproken.
Rock Review
Duur: 5 minuten
Rocks zijn kwartaaldoelen, en elk teamlid is meestal verantwoordelijk voor drie tot vijf daarvan. Updates over Rocks bestaan ook uitsluitend uit een reactie van 'op schema' of 'niet op schema', waarbij eventuele problemen worden verplaatst naar de Issues List. 🪨
Kopjes over klanten en medewerkers
Duur: 5 minuten
Hier delen de deelnemers goed of slecht nieuws over medewerkers of klanten. Goed nieuws wordt gevierd en slecht nieuws gaat direct naar de lijst met problemen.
To-do-lijst
Duur: 5 minuten
De lijst met nog te doen actiepunten bevat actiepunten die binnen 7 dagen moeten worden voltooid. Veel van de punten die tijdens de vorige vergadering zijn besproken, zouden dus in de afgelopen week zijn voltooid. Tijdens de huidige vergadering geven de deelnemers aan of ze “klaar” of “niet klaar” zijn. ” Alle items die in de laatste categorie vallen, kunnen ofwel worden doorgeschoven naar de volgende week om tijdens de volgende vergadering opnieuw te worden besproken, of – als ze een probleem zijn geworden – worden verplaatst naar de Issues List voor deze week.
Lijst met problemen
Duur: 60 minuten
Dit deel van de vergadering, ook wel bekend als Identify, Discuss, Solve (IDS®), is gewijd aan het blootleggen van de werkelijke oorzaken van problemen en het vervolgens bedenken van manieren om deze op te lossen. Na een korte samenvatting van de problemen op de lijst van vorige week plus eventuele problemen die tijdens deze vergadering zijn toegevoegd, stemmen de deelnemers over de prioritering ervan. Vervolgens pakken ze de top drie aan, te beginnen met de belangrijkste. Eventuele vervolgstappen worden toegevoegd aan de lijst met nog te doen zaken. Als een probleem op de lijst niet binnen een paar weken wordt afgehandeld, wordt het verplaatst naar een lijst voor de langere termijn, zodat het tijdens de volgende kwartaalvergadering kan worden besproken.
Afsluiting
Duur: 5 minuten
De laatste paar minuten worden besteed aan het doornemen van de lijst met nog te doen taken en de volgende stappen. De deelnemers beslissen ook over eventuele door te geven berichten aan de rest van de organisatie. Tot slot geven ze de vergadering een beoordeling op een schaal van 1 tot 10, en als het gemiddelde lager is dan 8, bespreken ze wat ze de volgende keer anders zouden kunnen doen.
Met zo'n duidelijk L10-sjabloon komen de belangrijkste onderwerpen altijd aan bod en bent u toch elke keer weer op tijd klaar. ⏱️
10 tips om uw Level 10-vergaderingen te verbeteren
Nu je weet wat je doel is, gaan we kijken hoe je die vergaderingen naar een hoger niveau kunt tillen – en zo tijd en moeite kunt besparen voor iedereen.
1. Haal het maximale uit tools voor vergaderingen
Moderne technologie kan een echte zegen zijn – en software voor beheer van vergaderingen is daar een uitstekend voorbeeld van.
Neem bijvoorbeeld ClickUp Meetings. Dit online vergaderplatform biedt checklists voor planning, vergadersjablonen, tools voor het maken van aantekeningen, uitstekend taakbeheer en nog veel meer – allemaal ontworpen om je leven gemakkelijker te maken. Begin met het ClickUp Level 10-vergadersjabloon en ga van daaruit verder.
Goed om te weten: De sjablonen van ClickUp dekken vrijwel elke situatie. Van sjablonen voor projectstart die je helpen bij het plannen en prioriteren tot sjablonen voor één-op-één-vergaderingen om je team aan te sturen: je hoeft nooit meer helemaal vanaf nul te beginnen.
2. Plan strategisch
Om het belang van je L10-vergadering te benadrukken, houd je deze elke week op hetzelfde tijdstip. Als deze altijd op de kalender staat, raken deelnemers eraan gewend zich erop voor te bereiden en leren hun teams andere vergaderingen eromheen in te plannen. 🗓️
Het plannen van vergaderingen is een fluitje van een cent met de kalenderweergave van ClickUp. Stel eenvoudig een terugkerende vergadering in en nodig alle benodigde deelnemers uit. Koppel vervolgens al je vergaderdocumenten aan die vergadering, zodat iedereen ze kan vinden.
3. Stuur de agenda van je vergadering ruim van tevoren rond
Hoe eerder je de agenda voor de L10-vergadering verstuurt, hoe meer tijd iedereen heeft om informatie te verzamelen ter voorbereiding op de vergadering. De agenda schept ook duidelijke verwachtingen over wat er aan de orde komt, waardoor iedereen gefocust blijft.
Gebruik ClickUp Docs en de ClickUp Agenda-sjabloon om de agenda voor de wekelijkse vergadering op te stellen. Stel de agenda zelf op of werk samen met het hele team, waarbij elke gebruiker in het systeem wordt onderscheiden door een eigen kleur-ID. Dankzij de ingebouwde opmaaktools kun je zonder extra moeite een professioneel ogend einddocument maken.
4. Houd je aan de tijd van de vergadering
Een deel van het geheim van de L10-vergadering is dat je het proces precies volgt. Dat begint met op tijd beginnen – wat op zijn beurt betekent dat je mensen aanmoedigt om vijf minuten eerder aanwezig te zijn om zich te installeren.
Zorg dat iedereen zich aan het schema houdt met ClickUp-herinneringen. Stel een herinnering in om deelnemers er ruim van tevoren aan te sporen zich voor te bereiden op de vergadering, zodat niemand op het laatste moment nog aan het haasten is en de vergadering vertraagt. Stel vervolgens nog een herinnering in om hen te laten weten dat de vergadering op het punt staat te beginnen, zodat iedereen op het juiste moment inlogt en klaar is om te beginnen. 🔔
5. Gebruik visuele hulpmiddelen voor meer duidelijkheid
Het prioriteren van de items op je issue-lijst is een zeer belangrijke stap in de IDS-fase van de vergadering – en het is onmogelijk om prioriteiten te stellen als je niet weet wat je prioriteert. Maak een duidelijke lijst die voor iedereen zichtbaar is, zodat ze goede beslissingen kunnen nemen.
Een zeer effectieve manier om dit te doen is met een ClickUp-Whiteboard. Uw notulist kan aan het begin van de sessie bestaande problemen uit de kwestielijst overzetten naar het Whiteboard. Met de samenwerkingstools van ClickUp kan iedereen het probleem dat hij of zij aan de orde stelt direct vastleggen, waardoor u een volledige lijst hebt om eenvoudig prioriteiten te stellen tegen de tijd dat u in de probleemoplossende fase van de vergadering bent aangekomen. Vink vervolgens de items gewoon af naarmate u ze afhandelt.
6. Maak goede aantekeningen van vergaderingen
Het is van cruciaal belang om een nauwkeurig verslag te maken van wat er tijdens een vergadering is gebeurd. Notulen vormen de basis voor toekomstige vergaderingen en zorgen voor continuïteit en vooruitgang. Ze fungeren ook als het laatste woord wanneer herinneringen aan wat er is gebeurd uiteenlopen.
Goede software voor notulen maakt hier het verschil. U kunt beginnen met ClickUp Notepad om tijdens de vergadering aantekeningen te maken. Vraag vervolgens de ClickUp AI om die aantekeningen voor u samen te vatten en om te zetten in notulen. De ClickUp-sjabloon voor notulen biedt een kant-en-klaar raamwerk, waardoor al uw notulen consistent zijn. 📝
7. Leg belangrijke video's vast
Deelnemers delen vaak dia's of andere documenten tijdens L10-vergaderingen. Deze visuele hulpmiddelen vormen een belangrijk onderdeel van het vergaderverslag en worden vaak voor of na de vergadering als afzonderlijke documenten verspreid.
Maar er is een eenvoudigere manier. ClickUp Clip neemt videoclips op van je scherm, browsertabblad of app-venster – inclusief een geluidsopname als je dat wilt – om context te bieden voor het gesprek. Je kunt clips opslaan als onderdeel van het verslag van de vergadering en ze delen via een openbare link die direct in je browser kan worden afgespeeld.
8. Centraliseer je chats
Deelnemers hebben misschien van tevoren vragen of suggesties, of willen achteraf nog wat toevoegen. Je zou e-mail kunnen gebruiken om die gesprekken te voeren, maar e-mailthreads zijn niet altijd even makkelijk te vinden of te volgen, en bovendien staan ze los van de vergadering zelf.
Maak in plaats daarvan een speciaal kanaal aan met de ClickUp Chat-weergave, zodat alles gecentraliseerd en gekoppeld blijft op één platform. Gebruik het chatkanaal om updates of bronnen te delen en gesprekken in realtime te voeren. Je kunt bepalen wie toegang heeft tot je chatkanaal, notificaties voor nieuwe berichten instellen en je chat naast je werk in ClickUp bekijken terwijl je je voorbereidt op de vergadering. 💬
9. Stroomlijn uw werkstroom
De meeste L10-vergaderingen leveren een lijst met actiepunten op die moeten worden afgehandeld, maar dat vaak niet worden. De truc om ze af te krijgen is om ze zo snel mogelijk in je werkstroom op te nemen en ze vervolgens te volgen tot ze zijn voltooid.
Met ClickUp kun je tekst uit elk ClickUp-document of Whiteboard met één klik omzetten in ClickUp-taken – kopiëren en plakken is niet meer nodig. Je kunt bijvoorbeeld actiepunten aanmaken of taken toewijzen rechtstreeks vanuit een ClickUp-notitieblok, document, Whiteboard, chat of meer formele documenten zoals notulen.
Vervolgens neemt het projectmanagement van ClickUp over om de taak te beheren, zodat je prioriteiten kunt stellen en de taak naadloos in je werkstroom kunt inpassen. Het kan je zelfs notificaties sturen wanneer de deadline nadert, zodat je op koers blijft om de taak vol te maken.
10. Maak gebruik van je tech-stack
In plaats van te investeren in nieuwe tools voor je L10-vergadering, kun je beter optimaal gebruikmaken van de tools die je al gebruikt. Als je managementteam bijvoorbeeld de voorkeur geeft aan Zoom of Microsoft Teams, of als ze verknocht zijn aan hun Google Agenda's, ga daar dan waar mogelijk in mee.
ClickUp biedt een groot aantal integraties, waaronder Microsoft Teams en Zoom, plus Apple, Outlook en Google Agenda. Start een Zoom-vergadering rechtstreeks vanuit een taak of synchroniseer taken uit ClickUp met de kalender van je keuze, en nog veel meer.
Bonus: Vergelijk MS Teams met Zoom!
Efficiënte en effectieve Level 10-vergaderingen houden
L10-vergaderingen zijn ontwikkeld door EOS Worldwide om de productiviteit en effectiviteit van vergaderingen te verbeteren. Ze worden elke week op hetzelfde tijdstip gehouden, volgen een specifiek sjabloon en worden bijgewoond door het volledige managementteam. 💯
Dit type vergadering is sterk gericht op afstemming op de strategische doelstellingen. De vergadering begint met een korte check-in en een snelle evaluatie van de voortgang aan de hand van de scorecard-statistieken, kwartaaldoelstellingen en wekelijkse takenlijsten. Vervolgens wordt het grootste deel van de vergadertijd besteed aan het in kaart brengen en oplossen van problemen die het behalen van de bedrijfsdoelstellingen in de weg staan.
Hoewel L10-vergaderingen al veel efficiënter verlopen dan de meeste vergaderingen, is er altijd ruimte voor verbetering. Online vergadertools zoals ClickUp stroomlijnen elk aspect van je L10-vergaderingen, waardoor je bij elke stap tijd en moeite bespaart.
Meld je vandaag nog gratis aan bij ClickUp om elke dag meer te doen in minder tijd. 🙌