Het "Deze vergadering had een e-mail kunnen zijn" syndroom viert hoogtij in de zakenwereld. Geloof ons niet op ons woord - statistieken zeggen meer dan woorden:
- Een onderzoek onder 182 senior managers toonde aan dat 71% van de respondenten vergaderingen inefficiënt en onproductief vond
- Meer dan de helft van de werknemers controleert e-mails, tekst of multitaskt op een andere manier tijdens vergaderingen
- Gemiddeld,31 uur per maand verspild aan onproductieve vergaderingen
Aan de andere kant worden staande vergaderingen beschouwd als tijdsefficiënter dan de meeste dus ze implementeren is een uitstekende manier om snoozefests te vermijden. 🥱
Deze gids leert je hoe je dagelijks korte en leuke stand-ups kunt houden om je team te synchroniseren zonder kostbare werktijd te verspillen.
Wat is een stand-up vergadering?
Een stand-up vergadering is een korte check-in waarbij je contact houdt met je team en voltooide en komende taken bespreekt, naast eventuele uitdagingen. Het werd populair gemaakt door softwareontwikkeling teams die de agile methodologie -een reeks projecten managementprincipes gericht op functieoverschrijdende samenwerking en een iteratieve benadering van continue verbetering . 📈
Stand-ups worden meestal dagelijks uitgevoerd, maar je kunt ook de cadans aanpassen aan uw werkstroom. De vergadering kan tussen de vijf en 15 minuten duren, wat genoeg moet zijn om de nodige stappen snel en effectief te doorlopen.
Hoe een vergadering leiden
Het mechanisme achter dagelijkse stand-up vergaderingen is eenvoudig: je verzamelt je team en laat ze om de beurt drie vragen behandelen:
- "Wat heb je gisteren gedaan?"
- "Wat gaan jullie vandaag doen?"
- "Is er iets dat je voortgang blokkeert?"
Dit is de zogenaamde "Round Robin" aanpak, maar je kunt ook de "Walk the Board" methode gebruiken, waarbij het hele team elke Taak op het bord in een specifieke volgorde bespreekt (meestal van links naar rechts).
Zie de bovenstaande vragen als stappen die elk lid van het team moet doorlopen om de vergadering het gewenste resultaat te laten opleveren. Laten we ze elk in meer detail uitleggen, zodat je weet waar je naar moet zoeken in de antwoorden.
Vraag 1: "Wat heb je gisteren gedaan?"
Deze vraag dient verschillende belangrijke doelen naast het voor de hand liggende opnoemen van de voltooide taken. Het laat zien of een lid van een team het volgende kan tijdgevoelige taken kan prioriteren prioriteit geven aan tijdgevoelige taken boven taken die kunnen wachten, wat cruciaal is in een snelle omgeving. 🏃
Bekijk werklasten van teams met de tijdlijnweergave om voortgang bij te houden en deadlines van taken aan te passen
In deze fase kunt u ook eventuele inefficiënties en fouten in de planning blootleggen. Als een lid van het team bijvoorbeeld zegt dat hij niet veel heeft gedaan, terwijl een ander overspoeld werd met taken, is dat een duidelijk teken dat je de werkstroom opnieuw in evenwicht moet brengen en de werklast dienovereenkomstig moet aanpassen.
Tot slot kan het uitwisselen van informatie over voltooide taken je team helpen efficiënter samenwerken en waardevolle inzichten krijgen die ze nodig hebben voor het komende werk.
Iemand heeft misschien een taak voltooid die lijkt op waar een ander lid van het team de volgende keer aan werkt, zodat hij of zij een helpende hand kan bieden.
Vraag 2: "Wat ga je vandaag Nog te doen?
Een van de belangrijkste punten van een dagelijkse stand-up is om de koers voor de komende dag uit te zetten en ervoor te zorgen dat de komende taken zijn afgestemd op het overkoepelende doel. Met deze stap kun je proactief werk met een lage waarde eruit filteren en de efficiëntie van je team verhogen.
Stel dat je een kwetsbaarheid in de verificatie hebt ontdekt die dringend moet worden verholpen. Als een van de leden van je team zegt dat hun oorspronkelijke abonnement voor die dag was om een minder tijdgevoelige taak te voltooien, zoals het refactoren van verouderde code, kun je ze vertellen dat ze dat op een laag pitje moeten zetten en aan het probleem met de veiligheid moeten werken.
Snel afhankelijkheid direct in een ClickUp-taak weergeven, toevoegen, toewijzen of becommentariëren
Praten over aankomend werk voorkomt ook allerlei misverstanden. Taken overlappen elkaar niet meer, verduidelijkt afhankelijkheid en zorgt ervoor dat kritieke Taken worden uitgevoerd. ✅
Vraag 3: "Is er iets dat uw voortgang blokkeert?"
De laatste fase van stand-up vergaderingen is gewijd aan het opduiken en verwijderen van blokkades, zoals:
- Een lid van een team heeft geen toegang tot informatie of tools die ze nodig hebben om hun dagelijkse taken te voltooien
- Ze moeten wachten tot een vorige taak, die aan iemand anders is toegewezen, klaar is
- Een taak vereist goedkeuring voordat hij Voltooid kan worden
Moedig je team aan om proactief om te gaan met blokkades, zodat alle noodzakelijke communicatie gebeurt tijdens de stand-up. Zo vermijd je onnodig heen-en-weergeloop en verdere vergaderingen en maak je de weg vrij voor je team om hun doelen te bereiken. 🎯
6 tips voor effectieve dagelijkse stand-up vergaderingen
Bij korte vergaderingen zoals dagelijkse stand-ups moet u elke minuut laten tellen . ⏱️
Hieronder vind je een aantal bruikbare tips om verspilling te minimaliseren en ervoor te zorgen dat iedereen waarde uit de vergadering haalt. Je leert ook hoe je je overleg naar een hoger niveau kunt tillen met ClickUp -een alles-in-één platform voor projectmanagement voor agile teams van elke grootte.
Tip 1: Houd het eenvoudig
Stand-ups moeten snel en dynamisch zijn - verzamel iedereen op één plek, laat ze de drie sleutelvragen beantwoorden en laat ze hun dagelijkse werk doen. Om wendbaar te blijven, blijf bij een transparant proces in combinatie met een of twee eenvoudige hulpmiddelen voor het beheer van vergaderingen.
Je hebt geen tijd om documenten of spreadsheets door te spitten om ervoor te zorgen dat niets wordt gemist en de voortgang van het project bijhouden -Je hebt een centrale hub nodig om de kritieke informatie zichtbaar te houden voor je teamleden. ClickUp Vergaderingen laat u genieten van dergelijke duidelijkheid en het minimaliseren van handmatig werk tijdens uw stand-ups. U kunt checklists maken voor elk lid van het team en opmerkingen toewijzen om er zeker van te zijn dat belangrijke details niet door de mazen van het net glippen.
Zorg ervoor dat uw opmerkingen worden gezien door opmerkingen rechtstreeks aan gebruikers toe te wijzen in Taken, en krijg een snelle weergave van de toegewezen opmerkingen in een Checklist
Met de optie Super Rich Editing van ClickUp kunt u aantekeningen maken van vergaderingen, belangrijke punten markeren en verschillende soorten content invoegen om alle sleutelideeën op één plaats te bewaren. Als uw werkstroom terugkerende taken bevat zoals backlogverfijning en codebeoordelingen, kunt u deze terugkerend maken zodat ze automatisch in uw stand-ups verschijnen. 🔄
Stel terugkerende taken in om repetitief werk te elimineren tijdens het maken van agenda's voor vergaderingen
Tip 2: Kies een tijd (en houd je eraan)
Stel een specifieke tijd in voor uw vergaderingen en zorg ervoor dat deze consistent is. Dit zorgt voor structuur en voorspelbaarheid, waardoor uw team georganiseerd blijft en de opkomst verbetert.
Wat betreft wanneer de vergadering moet plaatsvinden, dat hangt af van je werkstroom. Idealiter houd je een vergadering s ochtends zodat je team klaar is voor de dag tegen de tijd dat de vergadering voorbij is. Het hoeft niet het eerste te zijn wat je doet, maar zorg ervoor dat de vergadering wordt gehouden voordat je team klaar is om de mouwen op te stropen.
Dit is makkelijker gezegd dan gedaan in een instelling op afstand vooral als de leden van je team wereldwijd verspreid zijn. Jouw ochtend kan iemands holst van de nacht zijn, wat de zaken behoorlijk compliceert.
Als je geen tijd kunt vinden die voor iedereen werkt, is een async stand-up misschien je enige optie. Het is niet zo effectief als een realtime vergadering, maar het is nog altijd beter dan een lid van het team helemaal buiten de vergadering te houden.
Tip 3: Zorg voor een uitgebreid overzicht van uw stand-ups
Of uw team nu on-site, hybride of volledig op afstand werkt, het laatste wat u wilt is uit het hoofd leren wat er tijdens een stand-up gebeurt - of verwachten dat uw team het Nog te doen. Er moet een paper trail zijn van alles wat besproken is om ervoor te zorgen dat iedereen op dezelfde pagina blijft.
Op zijn minst wil je een spreadsheet om de aanwezigheid, taken, blokkades en andere relevante informatie van elk teamlid bij te houden.
Hoewel er niets mis is met het gebruik van een basis spreadsheet zult u een robuustere, intuïtieve oplossing willen waarvoor u niet een heel systeem vanaf nul hoeft op te bouwen. Als u een helpende hand nodig hebt, is de ClickUp Dagelijks sjabloon voor stand-up vergaderingen kan van onschatbare waarde zijn voor uw vergaderingen.
/$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/01/Daily-Stand-Up-Template-by-ClickUp.png ClickUp sjabloon voor dagelijkse stand-up vergaderingen /%img/
Met de ClickUp Daily Standup Meeting Template kunt u uw vergadering structureren met opties zoals aangepaste statussen, aangepaste velden en aangepaste weergaven
Het bevat alles wat u nodig hebt om uw vergaderingen te systematiseren en netjes georganiseerd te houden. Je kunt taken met aangepaste statussen in een lijst plaatsen en labels met prioriteiten toekennen om een duidelijke hiërarchie te definiëren en snel dringende taken aan te pakken. ⚡
Een robuuste Weergave raad van bestuur kunt u aanwezigheid opnemen en zie duidelijk de taken van elk lid van het team, zodat je altijd op de hoogte bent van de voortgang van het project. Deel dit uitgebreide overzicht met je team en je hoeft je geen zorgen meer te maken over projectsilo's of misverstanden.
Je kunt het team ook aanmoedigen om hun velden zelfstandig in te vullen, wat de eerder genoemde limiet van stand-ups in verschillende tijdzones enigszins oplost.
Vertel degenen die niet aanwezig kunnen zijn om het Nog te doen zodra ze hun dag beginnen, en ze zullen op de hoogte blijven.
Tip 4: Zorg voor een duidelijke leider en structuur
Voordat u begint met het houden van stand-ups, moet u een leider aanwijzen die agenda's maakt en modereer de vergaderingen. Als u de Scrum methodologie -zoals veel agile teams-is dit waarschijnlijk de Scrum Meester .
Zo niet, dan kan het een productmanager zijn of een andere leider in een vergelijkbare capaciteit.
De agenda ziet er meestal zo uit:
- Een ijsbreker of een kort informeel gesprek om de sfeer te bepalen
- De drie stand-up vragen (als je de Round Robin methode gebruikt)
- Diverse updates over het project
- Doelen en actie items
Natuurlijk is dit slechts een suggestie en je bent vrij om de vergadering te structureren op een manier die bij jouw team en werkstroom past.
Als je een platform nodig hebt om een effectieve agenda op te stellen, kun je het volgende gebruiken ClickUp Documenten - AI-werktuig waarmee je allerlei soorten documenten kunt maken, van eenvoudige aantekeningen voor vergaderingen naar uitgebreide wiki's. 📃
ClickUp Docs wordt geleverd met talloze aanpassings- en formatteeropties. Je kunt de /Slash commando's gebruiken om blokken code, widgets, klikbare knoppen en andere interactieve elementen toe te voegen die bijdragen aan dynamische agenda's.
/$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2022/09/rich-formatting-and-slash-commands-in-clickup-docs.gif ClickUp Docs Slash Commando's /%img/
Gebruik Slash-commando's in ClickUp Docs om uw agenda te formatteren en te bewerken zonder gedoe
Met ClickUp Docs kunt u ook actiepunten toewijzen, vergaderingen samenvatten en vele andere taken voltooien, die u kunt automatiseren met ClickUp AI . De capabele AI-tool kan veel alledaags werk uit handen nemen, waardoor er meer tijd vrijkomt om je te concentreren op de vergadering zelf.
Tip 5: Blijf gefocust op uw doelen
Effectieve vergaderingen zijn meer dan een eenvoudige check-in: ze helpen u uw doelen voor de Sprint bij te houden en zorgen ervoor dat uw team niet uit koers raakt. Elke stand-up moet u precies vertellen hoe dicht u bij de vergadering bent en of er iets is dat u kunt doen om het doel te bereiken je werkstroom te optimaliseren .
Om dit mogelijk te maken, hebt u een manier nodig om de voortgang weer te geven die verder gaat dan ruwe nummers en statusupdates. Voor een uitgebreid, visueel aantrekkelijk overzicht kunt u het volgende gebruiken ClickUp Doelen .
Of u nu uw OKR's moet bijhouden (Doelstellingen en Belangrijke Resultaten), cycli van Sprints of specifieke doelen, ClickUp Goals biedt u een interactief dashboard met alle functies die u nodig hebt om op de hoogte te blijven van uw voortgang.
/$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2019/03/Execute-and-revise.png ClickUp Doelen roll-ups /$$$img/
Houd uw sprintcycli, mijlpalen en algehele projectvoortgang eenvoudig bij met ClickUp Goals.
U kunt bijvoorbeeld alle taken binnen een Sprint verbinden met één overkoepelend doel en de voortgangsbalk wordt automatisch gevuld wanneer uw team de doelen voltooit. U kunt ook voortgangsroll-ups maken voor mijlpalen binnen het doel en krijg gedetailleerd inzicht in de meest recente updates. 🔔
Met ClickUp Goals is er geen ruimte voor giswerk en verwarring. Stel uw targets in, wijs taken en deadlines toe, en u hebt een stevige greep op uw achterstand om ervoor te zorgen dat het niet uit de hand loopt.
Tip 6: Steek een speld in complexe problemen
Gisteren > vandaag > blokkers > Nog te doen!
Zo zouden vergaderingen eruit moeten zien, niets meer en niets minder. En toch kunnen er veel onderwerpen opduiken die verder besproken moeten worden. Het laatste wat je wilt doen is je daarin vastbijten, want als je dat doet, wordt de vergadering zeker langdradig. 🐌
Zet het probleem op een laag pitje en vertel een lid van je team dat je het apart kunt bespreken zodra de vergadering voorbij is. Op die manier krijgt iedereen de kans om alle nodige vragen door te nemen en zal de vergadering vlot verlopen.
Veelvoorkomende stand-up uitdagingen (en hoe ze te overwinnen)
Zelfs met zorgvuldige abonnementen en organisatie zullen je stand-ups niet altijd verlopen zoals je zou willen. Laten we eens kijken naar een aantal veelvoorkomende valkuilen en tactieken om ermee om te gaan. 💡
Onregelmatige aanwezigheid
Hoewel het normaal is dat een teamgenoot af en toe een vergadering overslaat als hij of zij niet beschikbaar is, moet dit geen gewoonte worden. Je kunt er immers niet voor zorgen dat je team op één lijn zit zonder inzicht in ieders taken, voortgang en mogelijke blokkades.
Om het aantal niet-aanwezigen tot een minimum te beperken, moet je ervoor zorgen dat je team het belang van stand-ups begrijpt. Communiceer de waarde ervan duidelijk en wijs erop dat het niet het zoveelste vervelende beleid is, maar iets waar het team direct baat bij heeft en dat hun werkstroom kan vereenvoudigen.
Als dit niet werkt, kun je je team motiveren door prikkels en/of afschrikmiddelen in te voeren. Het hoeft niet overdreven te zijn, denk aan iets simpels als een no-show pot of een klein geldbedrag blijk van waardering voor regelmatige aanwezigheid. 🎖️
Tijdsinefficiëntie
Er zijn veel redenen waarom uw vergaderingen langer duren dan gepland:
- Sommige leden van het team nemen te veel tijd in beslag
- Er is te veel focus op het oplossen van problemen
- U gebruikt een inefficiënt beheer van vergaderingen ofplatform voor teamcommunicatie Het vermijden of oplossen van dergelijke problemen is de verantwoordelijkheid van de moderator. Hij of zij moet niet aarzelen om leden van het team het woord te ontnemen als ze te veel in detail treden en anderen van hun tijd beroven. Laat elk lid van het team weten dat ze een vaste hoeveelheid tijd hebben om de nodige vragen te beantwoorden en dat ze beknopt moeten zijn. ⏲️
Maak urenregistraties om bijgehouden tijd te verzamelen en weer te geven voor verschillende Taken en locaties voor snel inzicht in uw voortgang
Sommige afwijkingen van de toegewezen tijd zijn in het begin te verwachten, wanneer het team nog moet wennen aan stand-ups. Besteed aandacht aan de belangrijkste oorzaken van verspilling en stem je vergaderingen na verloop van tijd af om ze aan te scherpen.
Blokken in de communicatie
Niet iedereen voelt zich op zijn gemak om in een groep te spreken. Dit is vooral het geval als een lid van het team moeite heeft om een Taak te voltooien, omdat ze zich misschien schamen of bang zijn dat ze incompetent lijken als ze om hulp vragen of over blokkerende factoren praten.
Er zijn verschillende manieren om met dit probleem om te gaan. De ijsbrekers hierboven vermeld kunnen helpen om de stemming te verlichten en je teamleden meer op hun gemak te stellen. Als je merkt dat een van hen zich nog steeds ongemakkelijk voelt, kun je hem of haar als laatste aan het woord laten, zodat anderen de toon kunnen zetten en het minder ontmoedigend kan lijken.
Als je niet alle details krijgt die je nodig hebt, vraag er dan expliciet naar om het lid van het team aan te sporen zich uit te spreken. Door oefening en herhaling zou het voor hen gemakkelijker moeten worden om bij te dragen en alle relevante updates te delen. 🗣️
Sta op, sta op!
Het onder de knie krijgen van een dagelijkse stand-up vergadering is een investering die de moeite waard is, omdat het je werkstroom kan aanscherpen en je Sprints voor het hele team een superboost kan geven. Een goed uitgevoerde stand-up kan je team ook oppeppen voor de komende dag, zodat ze productief en gemotiveerd blijven tot de volgende stand-up. 🤩
Zoals u hebt gezien, kan ClickUp u helpen deze voordelen te benutten door u te helpen uw dagelijkse vergaderingen te structureren en moeiteloos uit te voeren.
Als u wilt profiteren van de vele functies en ervoor wilt zorgen dat er geen tijd wordt verspild tijdens uw vergaderingen, meld u dan vandaag nog aan voor ClickUp !