Gli strumenti di collaborazione con i clienti si dividono in due categorie. Da un lato, ci sono gli strumenti basati su portale che offrono ai clienti uno spazio dedicato con il proprio marchio. Dall’altro, ci sono gli strumenti interni con accesso per gli ospiti che consentono ai clienti di accedere a una vista limitata dell’area di lavoro.
Scegli la soluzione sbagliata e ti ritroverai di nuovo con approvazioni mancanti, versioni multiple dei file e un ambito di lavoro modificato in una risposta che nessuno ha visto.
Questa guida mette a confronto i 12 migliori strumenti software per la collaborazione con i clienti in base agli aspetti fondamentali per il lavoro esterno, in modo che tu possa selezionare quelli più adatti al tuo stack tecnologico.
Panoramica dei migliori strumenti di collaborazione con i clienti
| Strumento | Ideale per | Funzionalità distintiva | Prezzi* | Dove presenta delle carenze |
|---|---|---|---|---|
| Teamwork.com | Agenzie di medie dimensioni che gestiscono cicli di vita dei clienti complessi e articolati su più livelli | Accesso esterno gratis a dashboard, attività cardine e attività condivise, con timer integrati che calcolano i costi delle risorse rispetto al budget | A partire da 9,99 $ al mese (fatturazione annuale) | Utilizza stime basate sulle ore, anziché sugli story point, quindi i team di sviluppo agile non riescono a pianificare gli sprint |
| Moxo | Aziende operanti in settori regolamentati che adottano un approccio di onboarding altamente personalizzato | Punti di accesso distinti e personalizzati per clienti e fornitori, con flussi di lavoro chiari e firme elettroniche crittografate | Gratis; Aziendale 960 $/anno | La versione base ha un limite per le integrazioni e non dispone di timer interni per la fatturazione oraria |
| monday.com | Agenzie di marketing che necessitano di un monitoraggio dei progressi altamente visibile e codificato per colore | Bacheche di stato con codice colore che rendono evidenti i ritardi | Gratis; a pagamento a partire da 9 $ al mese | Non è prevista la privacy a livello di colonna, quindi è difficile nascondere i dettagli sensibili ai collaboratori esterni |
| ClickUp | Team interfunzionali in fase di espansione che desiderano consolidare le operazioni interne e il lavoro con i clienti | I permessi per gli ospiti controllano esattamente ciò che un cliente può vedere, con attività, documenti, Correzione di bozze, chat e moduli in un unico spazio di lavoro e ospiti gratis con sola visualizzazione | Gratis; a pagamento a partire da 7 $/utente/mese | I team che utilizzano un'app monofunzionale impiegano una o due settimane per configurare gli spazi e le autorizzazioni |
| Asana | Piccoli team che coordinano le attività cardine dei progetti dei clienti, rigide e dipendenti da scadenze precise | Monitoraggio delle dipendenze che garantisce il rispetto delle scadenze nei passaggi di consegne basati sulla sequenza | Gratis; a pagamento a partire da 10,99 $ al mese | Progettato per gestire sequenze piuttosto che comunicazioni intense con i clienti; richiede una gerarchia chiara per rimanere utilizzabile |
| Basecamp | Agenzie in crescita alla ricerca di un prezzo forfettario con un numero illimitato di utenti clienti | Prezzo forfettario senza costi per postazione per un numero illimitato di utenti clienti | Gratis; Pro 15 $/mese/utente; Pro Unlimited 299 $/mese | Mancano autorizzazioni granulari per limitare l’accesso ai dati sensibili sulle bacheche condivise |
| Slack | I team di ingegneri e tecnici danno priorità a una comunicazione rapida e in tempo reale con i clienti | Canali Slack Connect gratis che coinvolgono i partner esterni in conversazioni condivise | Gratis; a pagamento a partire da 8,75 $ al mese per utente | Gli aggiornamenti importanti possono passare inosservati nei canali ad alto traffico; il piano gratis limita la cronologia dei messaggi |
| Google Workspace | Team distribuiti che necessitano di una soluzione leggera per la modifica collaborativa di documenti con i clienti | Co-modifica in tempo reale e nativa per il cloud che elimina il ciclo “invia-modifica-allegato” | A partire da 7 $ al mese (fatturazione annuale) | Ottimizzato per i documenti piuttosto che per grandi volumi di dati, pertanto i fogli di calcolo molto grandi basati su formule potrebbero rallentare il sistema; gli avvisi tra le diverse app si accumulano |
| Notion | Studi creativi che necessitano di dashboard per i clienti e hub di risorse altamente personalizzabili | Blocchi flessibili e separazione degli spazi di lavoro (Teamspace) per creare portali clienti personalizzati | Gratis; a pagamento a partire da 10 $ al mese | I database di grandi dimensioni possono rallentare il sistema; limite all'accesso offline |
| FuseBase | Agenzie che lavorano a contatto con i clienti e desiderano portali completamente in White label, simili a siti web | Spazi integrati nel portale che assomigliano a siti web, con accesso tramite link magico e white label completo | A partire da 32 $ al mese (fatturazione annuale) | Tempi di caricamento più lenti e impossibilità di esportare direttamente i dati su Fogli Google |
| Zoho Projects | Budget-conscious teams looking for familiar, social-media-style stakeholder updates | Un feed di progetto in stile social media per aggiornamenti, file e feedback | Gratis; a pagamento a partire da 4 $ al mese | Ricchi di funzionalità, la navigazione risulta quindi più complessa rispetto a uno strumento minimalista su portafogli di grandi dimensioni |
| Trello | Freelancer e piccoli team che mappano flussi di lavoro semplici e intuitivi con i clienti | Una finestra In arrivo della bacheca che converte automaticamente le email dei clienti in schede attività trascinabili | Gratis; a pagamento a partire da 5 $ al mese | Nessuna dipendenza nativa né monitoraggio del tempo per progetti complessi e articolati su più livelli |
Come valutiamo i software su ClickUp
Il nostro team editoriale segue un processo trasparente, basato su ricerche approfondite e indipendente dai fornitori, così puoi essere certo che i nostri consigli si basano sul valore reale dei prodotti.
Ecco una panoramica dettagliata di come valutiamo i software su ClickUp.
Che cos’è un software di collaborazione con i clienti?
I software di collaborazione con i clienti offrono ai clienti esterni uno spazio condiviso e sicuro in cui lavorare a fianco del tuo team. All’interno di questo spazio, possono visualizzare lo stato dei progetti, scambiare file, approvare i risultati finali e inviarti messaggi, il tutto senza interferire con le tue operazioni interne.
Non si tratta degli stessi strumenti di collaborazione interna, pensati per i dipendenti. Ed è diverso dal software di gestione dei clienti, che si occupa di effettuare il monitoraggio della relazione piuttosto che di svolgere il lavoro in comune.
La differenza che conta: i buoni strumenti di collaborazione con i clienti ti consentono di controllare esattamente ciò che il cliente vede, in modo che il lavoro rimanga in fase di condivisione ma la tua area di lavoro rimanga privata.
Cosa cercare in un software di collaborazione con i clienti
Valuta ogni strumento in base a nove criteri: modello di accesso esterno, condivisione sicura dei file e autorizzazioni, approvazioni e correzione di bozze, collaborazione in tempo reale, visibilità dei progetti per i clienti, White label, integrazioni, prezzi per gli ospiti e il lavoro richiesto per l'onboarding.
Insieme, questi aspetti distinguono uno strumento progettato per gli esterni da uno interno a cui è stata semplicemente aggiunta una postazione per gli ospiti. Ecco perché ogni aspetto è importante proprio per il lavoro con i clienti:
- Modello di accesso esterno (portale vs. ospite vs. entrambi): Decidi quale parte della tua attività il client potrà mai vedere. Un portale è uno spazio separato con il tuo marchio a cui il client accede; l’accesso come ospite lo reindirizza all’area di lavoro con alcuni limiti
- Condivisione sicura dei file e autorizzazioni: controlla chi può visualizzare, commentare, modificare o scaricare, file per file, non solo per area di lavoro. Il lavoro con i clienti dipende interamente dai documenti, il che rende la condivisione sicura dei file un requisito imprescindibile per le attività soggette a regolamentazione
- Approvazioni e correzione di bozze: documenta le approvazioni invece di lasciarle sepolte nelle email. I clienti approvano i risultati finali e apportano correzioni ai materiali creativi in un unico posto, e i migliori strumenti di correzione di bozze online mantengono quel feedback allegato al lavoro
- Collaborazione in tempo reale: riduci gli scambi di e-mail consentendo ai clienti di effettuare le modifiche e partecipare al brainstorming insieme a te su documenti e lavagne online condivise
- Visibilità dei progetti per i clienti: mostra ai clienti lo stato di avanzamento, le sequenze e le responsabilità di ciascuno, senza rivelare le attività secondarie interne e le comunicazioni del team
- White label e branding: inserisci il tuo logo sul portale, non quello del fornitore. Per consulenti e agenzie, questo aspetto contribuisce a dare un’immagine professionale
- Integrazioni: effettua la connessione ai servizi di spazio di archiviazione file, chat e Calendario che i clienti già utilizzano, in modo che nessuno debba rinunciare alle proprie soluzioni abituali
- Modello di tariffazione per ospiti e clienti: presta attenzione a questo aspetto: alcuni strumenti applicano un costo per ogni ospite, altri li includono nel prezzo, altri ancora prevedono un limite massimo; nel caso del lavoro con i clienti, questo costo può superare di gran lunga la sottoscrizione base.
- Lavoro richiesto per l’onboarding dei clienti: un onboarding senza intoppi favorisce l’adozione; se un cliente ha bisogno di formazione solo per pubblicare un commento, il processo si blocca. Abbina il tuo strumento a un software dedicato all’onboarding dei clienti per instaurare relazioni personalizzate.
Se stai pensando a un portale clienti personalizzato con il tuo marchio, questo video ti illustrerà alcune opzioni:
Strumenti di collaborazione con i clienti da provare nel 2026
In questo elenco figurano dodici strumenti di collaborazione: Teamwork.com, Moxo, monday.com, ClickUp, Asana, Basecamp, Slack, Google Workspace, Notion, FuseBase, Zoho Projects e Trello.
Ciascuno di essi eccelle in una determinata configurazione e presenta delle carenze in altre. Tutte le soluzioni riportate di seguito vengono valutate secondo gli stessi criteri: a chi si rivolge, quali sono i suoi punti di forza, in quali ambiti non è all’altezza e quanto costa.
1. Teamwork.com (Ideale per la gestione dei clienti delle agenzie in team di medie dimensioni)
Se il tuo team ha bisogno di coordinare i risultati da fornire ai clienti senza dover pagare postazioni software aggiuntive, Teamwork.com è la soluzione ideale. Offre agli stakeholder esterni accesso gratis a dashboard, attività cardine e attività condivise. Ciò lo rende una scelta eccellente per le società di servizi professionali che necessitano di trasparenza durante i lunghi cicli di vita dei progetti.
Supponiamo che un'agenzia di marketing stia gestendo la realizzazione di un sito web. Il cliente viene invitato a esaminare direttamente le attività di sviluppo, a inserire feedback o a effettuare il monitoraggio delle ore dedicate al progetto all'interno dell'elenco condiviso. I responsabili possono inoltre attivare timer integrati per i singoli incarichi e la piattaforma calcola automaticamente i costi delle risorse rispetto al budget totale.
Caratteristiche principali e punti di forza
- Evita che le conversazioni si disperdano: crea canali di chat temporanei per i progetti a breve termine, in modo da isolare automaticamente le discussioni
- Riduci le attività amministrative manuali grazie all’IA: utilizza Teamwork IA per riepilogare gli aggiornamenti sui progetti, redigere bozze di contenuti e rispondere alle domande sui dati dei progetti
- Scopri il contesto alla base delle decisioni passate: cerca nella cronologia completa dei messaggi per individuare il ragionamento alla base delle decisioni senza dover setacciare i thread di email
- Aggiorna le attività dai tuoi canali esistenti: collega Slack per modificare direttamente gli elenchi delle attività senza dover ricorrere a una miriade di strumenti
Prezzi
- Informazioni di base: 9,99 $ al mese per utente
- Accelerate: 24,99 $ al mese per utente
- Ottimizzazione: Prezzi personalizzati
- Enterprise: Prezzi personalizzati
Valutazioni
- G2: 4,4/5 (oltre 1.150 recensioni)
- Capterra: 4,5/5 (oltre 900 recensioni)
I problemi di Teamwork.com: i team di sviluppo agile incontreranno problemi di adattamento poiché lo strumento utilizza stime basate sulle ore anziché sugli story point. La piattaforma manca inoltre di funzionalità avanzate di gestione del backlog e di flussi di lavoro dettagliati relativi al ciclo di vita dei bug.
Evita Teamwork.com se: i tuoi team necessitano di framework nativi per la pianificazione degli sprint o devono visualizzare contemporaneamente su un'unica schermata le attività completate e quelle attive.
Cosa dicono gli utenti reali di Teamwork.com?
Scopri cosa ne pensa di Teamwork.com questo recensore di G2:
Ciò che apprezzo di più di Teamwork.com sono le sue funzionalità complete di project management, tra cui il monitoraggio delle attività, la gestione del tempo, gli strumenti di collaborazione e le funzionalità di reportistica. Aiuta i team a rimanere organizzati, a migliorare la produttività, a rispettare le scadenze in modo efficiente e a mantenere una comunicazione chiara durante l’intero ciclo di vita dei progetti.
Ciò che apprezzo di più di Teamwork.com sono le sue funzionalità complete di project management, tra cui il monitoraggio delle attività, la gestione del tempo, gli strumenti di collaborazione e le funzionalità di reportistica. Aiuta i team a rimanere organizzati, a migliorare la produttività, a rispettare le scadenze in modo efficiente e a mantenere una comunicazione chiara durante l’intero ciclo di vita dei progetti.
2. Moxo (Il migliore per l’automazione dell’onboarding nel portale clienti)
Progettato per trasferire la gestione degli account dei clienti in aree di lavoro unificate, Moxo crea punti di accesso distinti per i diversi soggetti esterni coinvolti. I clienti vedono un'unica interfaccia del portale, i fornitori interagiscono con un layout separato e i team interni descrivono le fasi di consegna in un linguaggio semplice per generare flussi di lavoro. Le parti esterne rimangono allineate alle tempistiche di consegna sin dal primo giorno.
Un'agenzia immobiliare può utilizzarlo per gestire l'inserimento dei nuovi partner. L'azienda condivide il materiale promozionale degli immobili in vendita e programma le chiamate di configurazione direttamente dall'app mobile. I nuovi agenti firmano i documenti di inserimento direttamente tramite l'interfaccia sicura, mentre le firme dei clienti sono protette da una crittografia di livello aziendale.
Caratteristiche principali e punti di forza
- Aumenta la capacità operativa quotidiana: implementa assistenti basati sull’IA addestrati sulle competenze interne dell’azienda per gestire il lavoro di routine
- Individua immediatamente i progetti in stallo: query i dati in tempo reale sulle prestazioni del team in un linguaggio semplice per individuare i colli di bottiglia
- Adatta il tutto alla tua identità aziendale: inserisci i loghi e i colori del tuo marchio in ogni dashboard destinata agli stakeholder
- Accelera la raccolta dei documenti: richiedi, ricevi e organizza in modo sicuro i file dei clienti senza dover ricorrere agli allegati di email
Prezzi
- Free
- Aziendale: 960 $/fatturati annualmente
- Pro: 4.800 $/fatturati annualmente
- Enterprise: Prezzi personalizzati
Valutazioni
- G2: 4,5/5 (oltre 170 recensioni)
- Capterra: 4/5 (oltre 20 recensioni)
I punti deboli di Moxo: il piano base limita le connessioni dirette a database esterni e cartelle di archiviazione cloud. Questa limitazione costringe a duplicare manualmente i dati, mentre la mancanza di timer interni rallenta la reportistica delle ore lavorative.
Evita Moxo se: le tue operazioni aziendali richiedono una fatturazione oraria accurata o integrazioni di estensione a livello base.
Cosa dicono gli utenti reali di Moxo?
Scopri cosa apprezza di Moxo questo recensore di G2:
Apprezzo l’esperienza cliente migliorata e il design intuitivo. La possibilità di personalizzare moduli e notifiche per i nostri clienti è stata estremamente preziosa per il nostro team. Inoltre, il team del supporto clienti si è dimostrato molto reattivo e una risorsa affidabile ogni volta che ho avuto bisogno di aiuto.
Apprezzo l’esperienza cliente migliorata e il design intuitivo. La possibilità di personalizzare i moduli e le notifiche per i nostri clienti è stata estremamente preziosa per il nostro team. Inoltre, il team del supporto clienti si è dimostrato molto reattivo e una risorsa affidabile ogni volta che ho avuto bisogno di aiuto.
3. monday.com (Ideale per il monitoraggio visivo dei progetti nelle agenzie di marketing)
Se il tuo team attualmente effettua il monitoraggio dei conti dei clienti tramite fogli di calcolo sparsi qua e là, monday.com li sostituisce con bacheche di stato contrassegnate da codici colore. Puoi visualizzare le scadenze e pianificare di conseguenza. Gli aggiornamenti sono collegati direttamente a risultati specifici e una colonna dedicata alle persone mostra la titolarità di ogni attività senza bisogno di riunioni di aggiornamento costanti.
Un'agenzia creativa che gestisce una campagna multicanale può mettere a disposizione dei partner esterni una bacheca condivisibile. Le nuove richieste di risorse arrivano tramite moduli web integrati che compilano automaticamente le righe con i dettagli relativi alle scadenze. Gli account manager cliccano su un orologio integrato per monitorare le ore fatturabili dedicate alle revisioni, e tali dati vengono trasferiti direttamente nei rapporti sullo stato di avanzamento destinati ai clienti.
Funzionalità principali e punti di forza
- Organizza la tua giornata in un'unica visualizzazione: raggruppa gli incarichi personali provenienti da ogni comitato attivo in un'unica Sequenza settimanale
- Conserva una cronologia completa delle interazioni con l’account: registra le chiamate dei clienti, le email e le note delle riunioni in un registro dei contatti centralizzato
- Mostra chi ha capacità disponibili: coordina visivamente i carichi di lavoro su una colonna con Sequenza per individuare la disponibilità per nuovi incarichi dei clienti
- Ottieni informazioni più rapide sui progetti grazie all’IA: utilizza monday AI per generare aggiornamenti, riepilogare gli elementi, classificare le richieste e facilitare la creazione dei flussi di lavoro
Prezzi
- Free
- Base: 9 $ al mese per utente
- Standard: 12 $ al mese per utente
- Pro: 19 $ al mese per utente
- Aziende: Prezzi personalizzati
Valutazioni
- G2: 4,7/5 (oltre 16.800 recensioni)
- Capterra: 4,6/5 (oltre 5.900 recensioni)
I punti deboli di monday.com: le bacheche di monday.com non offrono restrizioni di visualizzazione a livello di colonna, quindi nascondere i dati sensibili dei clienti ai collaboratori esterni su una bacheca condivisa richiede una pianificazione accurata. Inoltre, il suo generatore di automazioni è potente ma tende a richiedere un intervento manuale per logiche "if/then" complesse. Le catene di regole intricate sono più adatte a team disposti a investire tempo nella configurazione.
Evita monday.com se: la tua attività richiede rigorosi controlli sulla privacy a livello di colonna durante la condivisione di bacheche di monitoraggio attive con partner esterni.
Cosa dicono gli utenti reali di monday.com?
Scopri cosa ne pensa di monday.com questo recensore di G2 :
Ciò che apprezzo di più di monday Work Management è la facilità con cui permette di avere una visione d’insieme del lavoro. Posso aprire una bacheca e, in pochi secondi, capire cosa è in corso, cosa è in attesa di risposta da parte del client e cosa è in ritardo. Le etichette di stato, i titolari e le date di scadenza sono molto chiare, quindi ci sono meno congetture e meno messaggi del tipo “chi se ne occupa?” su Slack o via email.
Ciò che apprezzo di più di monday Work Management è la facilità con cui permette di avere una visione d’insieme del lavoro. Posso aprire una bacheca e, in pochi secondi, capire cosa è in corso, cosa è in attesa di risposta da parte del client e cosa è in ritardo. Le etichette di stato, i titolari e le date di scadenza sono molto chiare, quindi ci sono meno congetture e meno messaggi del tipo “chi se ne occupa?” su Slack o via email.
4. ClickUp (La migliore piattaforma all-in-one per il lavoro con i clienti e quello interno)
La maggior parte dei team gestisce il lavoro con i clienti in uno strumento e quello interno in un altro. ClickUp elimina questa separazione. Attività, documenti, lavagne online, chat, dashboard, correzione di bozze e moduli sono tutti riuniti in un unico spazio di lavoro. I tipi di ospiti con accesso in sola visualizzazione e con permessi controllati ti consentono di gestire esattamente ciò che un cliente può visualizzare. Per un accesso senza login, le visualizzazioni pubbliche condivise permettono a chiunque di vedere lo stato di avanzamento tramite un link.
Ecco come funziona. Un’agenzia di branding configura la cartella ClickUp di un cliente con un Elenco dei risultati attesi, un documento per il brief e delle dashboard ClickUp per monitorare lo stato di avanzamento. Il cliente accede, inserisce annotazioni di correzione di bozze sui file di progettazione (PNG, PDF o video) e invia messaggi al team tramite la chat. Non vede mai le bacheche degli sprint interni né le conversazioni del team.
I moduli di ClickUp raccolgono le nuove richieste di risorse e creano automaticamente le attività nell’elenco corretto. La funzione “Collaboration Detection” mostra in tempo reale quando un client sta visualizzando o modificando un documento. I documenti vengono sottoposti a salvataggio automatico circa 1,5 secondi dopo che qualcuno smette di digitare, quindi la modifica collaborativa risulta istantanea.
Funzionalità principali e punti di forza
- Sostituisci le comunicazioni sparse con la chat: mantieni le conversazioni ricercabili insieme alle attività a cui fanno riferimento utilizzando i canali di chat di ClickUp dedicati ai progetti
- Accelera la consegna ai clienti: automatizza le approvazioni, le attività ricorrenti, gli aggiornamenti di stato e i passaggi di consegne utilizzando flussi di lavoro senza codice
- Risposte immediate: effettua ricerche tra attività, documenti e chat utilizzando Brain MAX per generare riepiloghi di progetto, trovare file o redigere aggiornamenti di stato senza dover setacciare le cartelle
- Delega le domande di routine degli ospiti: assegna un Super Agente basato sull’IA che gli ospiti possono @menzionare per aggiornamenti, ricerche di file o azioni da intraprendere, liberando il tuo team dalle ripetitive richieste di aggiornamento sullo stato
Prezzi
Valutazioni
- G2: 4,6/5 (oltre 12.000 recensioni)
- Capterra: 4,6/5 (oltre 4.400 recensioni)
I punti deboli di ClickUp: l’ampiezza che permette a ClickUp di consolidare diversi strumenti comporta anche una maggiore configurazione iniziale: i team che provengono da un’app monofunzionale in genere hanno bisogno di una o due settimane per configurare gli spazi, le visualizzazioni e le autorizzazioni prima di riuscire a sfruttarlo al meglio.
Evita ClickUp se: un portale personalizzato in stile microsito è indispensabile e realizzarlo tramite autorizzazioni per gli ospiti ti sembra un processo troppo manuale per il tuo flusso di lavoro.
Cosa dicono gli utenti reali di ClickUp?
Ecco come il fatto che ClickUp sia una piattaforma all-in-one aiuta questo recensore di G2:
Ciò che apprezzo di più è che riunisce tutto in un unico posto. Prima di ClickUp, il monitoraggio dei progetti, il lavoro con i clienti e il coordinamento del team erano sparsi tra diversi strumenti, mentre ora tutto risiede in un unico sistema. Posso gestire i nostri progetti, garantire che le consegne ai clienti procedano secondo i piani e mantenere il team coordinato senza dover passare da un’app all’altra. Questa configurazione basata su un’unica fonte di verità è stata il nostro più grande vantaggio nell’ultimo anno.
Ciò che apprezzo di più è che riunisce tutto in un unico posto. Prima di ClickUp, il monitoraggio dei progetti, il lavoro con i clienti e il coordinamento del team erano sparsi tra diversi strumenti, mentre ora tutto risiede in un unico sistema. Posso gestire i nostri progetti, garantire che le consegne ai clienti procedano secondo i piani e mantenere il team coordinato senza dover passare da un’app all’altra. Questa configurazione basata su un’unica fonte di verità è stata il nostro più grande vantaggio nell’ultimo anno.
Scopri come invitare e gestire gli ospiti in ClickUp:
5. Asana (Ideale per il coordinamento delle sequenze nei piccoli team)
Asana mantiene organizzato il lavoro con i clienti grazie a progetti strutturati, scadenze e dipendenze tra le attività che rendono facile seguire lo stato dei progressi. I team possono invitare i clienti a collaborare su progetti specifici, raccogliere feedback direttamente sulle attività e automatizzare gli aggiornamenti di routine senza creare lunghe catene di e-mail. La piattaforma garantisce chiarezza sulla titolarità, sulle scadenze e sui passi successivi.
Il titolare di una piccola impresa che gestisce la formazione dei clienti può utilizzare i modelli di Asana per creare un flusso di lavoro di onboarding che genera istantaneamente da 40 a 50 attività interdipendenti. Il sistema effettua il monitoraggio delle dipendenze per garantire che i passaggi di consegne interni avvengano nei tempi previsti. I membri del team possono commentare le singole schede, caricare file di progetto e effettuare menzioni dei colleghi per favorire la condivisione del contesto.
Caratteristiche principali e punti di forza
- Automatizza i passaggi ricorrenti: applica una logica di trigger personalizzata per spostare automaticamente le schede quando vengono soddisfatte determinate condizioni
- Festeggia il completamento delle attività cardine: attiva animazioni di riconoscimento sullo schermo per aumentare la motivazione del team
- Anticipa le scadenze: visualizza le dipendenze e le sequenze per individuare gli ostacoli prima che causino ritardi nella consegna
- Risparmia tempo con l’IA: usa Asana IA per riepilogare i progetti, identificare i rischi, suggerire i passaggi successivi e rispondere alle domande sul lavoro in corso
Prezzi
- Personale: Gratis
- Starter: 10,99 $ al mese per utente
- Avanzato: 24,99 $ al mese per utente
- Aziende: Prezzi personalizzati
Valutazioni
- G2: 4,4/5 (oltre 13.500 recensioni)
- Capterra: 4,5/5 (oltre 13.400 recensioni)
I punti deboli di Asana: gli aggiornamenti della piattaforma modificano occasionalmente le funzionalità/funzioni consolidate, costringendo gli utenti a dedicare tempo alla ricerca di nuove soluzioni alternative. I recensori sottolineano inoltre che passando il mouse sulle attività queste si aprono automaticamente, creando un leggero disagio durante la navigazione quotidiana.
Evita Asana se: il tuo team non ha una gerarchia strutturale unificata, poiché il database rischia facilmente di diventare un contenitore disordinato e confuso di attività.
Cosa dicono gli utenti reali di Asana?
Ecco perché questo recensore di G2 ritiene che gli utenti di Asana siano intuitivi:
Trovo Asana incredibilmente intuitivo e facile da usare. È perfetto per la mia piccola squadra. Apprezzo l’integrazione dell’app con Clockify, che fa risparmiare a me e al mio stagista un sacco di tempo nella gestione dei pagamenti, nel monitoraggio delle ore e delle tabelle orarie. La visibilità che offre al mio team sui progetti e sulle attività dei clienti è davvero utile.
Trovo Asana incredibilmente intuitivo e facile da usare. È perfetto per la mia piccola squadra. Apprezzo l’integrazione dell’app con Clockify, che fa risparmiare a me e al mio stagista un sacco di tempo nella gestione dei pagamenti, nel monitoraggio delle ore e delle tabelle orarie. La visibilità che offre al mio team sui progetti e sulle attività dei clienti è davvero utile.
6. Basecamp (Ideale per la collaborazione con i clienti a tariffa fissa nelle agenzie in crescita)
Il prezzo forfettario e l’assenza di costi per postazione per i clienti rendono Basecamp l’opzione più semplice per le agenzie in crescita che desiderano semplicemente evitare la dispersione delle informazioni relative ai progetti. La piattaforma sostituisce le catene di email con bacheche centralizzate ed elenchi di attività trasparenti. I team interni possono aggiungere fornitori esterni e clienti a progetti specifici senza costi aggiuntivi.
Il direttore di un’agenzia può utilizzare la dashboard di Mission Control per visualizzare immediatamente lo stato di avanzamento dei progetti. Il team controlla un indicatore visivo a lancetta per valutare i progressi senza dover aprire le singole bacheche. I clienti partecipano alle chat di Campfire o esaminano i file direttamente all’interno dell’interfaccia condivisa.
Funzionalità principali e punti di forza
- Individua tempestivamente i colli di bottiglia: verifica se gli incarichi si trovano nella fase di pianificazione o di esecuzione utilizzando i grafici di Hill
- Riduci le riunioni di aggiornamento: programma promemoria ricorrenti che raccolgono automaticamente gli aggiornamenti del team
- Trova rapidamente le risorse smarrite: raggruppa tutti i file attivi e i commenti in un'unica schermata "vista Tutto"
- Redigi gli aggiornamenti del progetto più rapidamente: usa Basecamp IA per scrivere aggiornamenti sullo stato, raccogliere idee e riepilogare/riassumere le discussioni in corso
Prezzi
- Free
- Pro: 15 $ al mese per utente
- Pro Unlimited: 299 $ al mese
Valutazioni
- G2: 4,1/5 (oltre 5.300 recensioni)
- Capterra: 4,3/5 (oltre 14.200 recensioni)
I punti deboli di Basecamp: privilegia la semplicità a scapito di controlli granulari, quindi limitare l’accesso ai dati sensibili da parte di collaboratori esterni sulle bacheche condivise non è il suo punto di forza. I team che necessitano di autorizzazioni rigorose per ogni singolo elemento dovrebbero valutare attentamente questo aspetto prima di tutto.
Evita Basecamp se: hai bisogno di limitare l'accesso ai dati sensibili sulle bacheche condivise o di effettuare l'impostazione di autorizzazioni rigorose per ogni singolo elemento per i collaboratori esterni.
Cosa dicono gli utenti reali di Basecamp?
Scopri come questo recensore di G2 utilizza Basecamp:
Sono responsabile di garantire il coordinamento tra più team; Basecamp supporta la comunicazione e la collaborazione in tutta l’organizzazione. Rende facile rendere accessibili a tutte le persone coinvolte i materiali di riferimento, i documenti di progetto e i file di lavoro, riducendo la confusione e i problemi legati al controllo delle versioni. Si integra facilmente con gli strumenti di CRM, marketing e assistenza clienti per mantenere il mio lavoro a contatto con i clienti allineato alle operazioni interne.
Sono responsabile di garantire il coordinamento tra diversi team; Basecamp supporta la comunicazione e la collaborazione in tutta l’organizzazione. Rende facile rendere accessibili a tutte le persone coinvolte i materiali di riferimento, i documenti di progetto e i file di lavoro, riducendo la confusione e i problemi legati al controllo delle versioni. Si integra facilmente con gli strumenti di CRM, marketing e assistenza clienti per mantenere il mio lavoro a contatto con i clienti allineato alle operazioni interne.
7. Slack (Ideale per la comunicazione in tempo reale all’interno dei team di ingegneri)
Slack semplifica la comunicazione con i clienti sostituendo le lunghe catene di email con la messaggistica in tempo reale in un unico spazio digitale.
Un team di ingegneri che sta risolvendo un picco di traffico nel database può avviare una riunione giornaliera in tempo reale all’interno di un canale di monitoraggio. Gli ingegneri condividono lo schermo e discutono immediatamente le soluzioni senza dover passare a un’app di terze parti. Questi thread creano una cronologia ricercabile che funge da documentazione dinamica per analisi successive.
La collaborazione esterna funziona tramite inviti inviati gratis ai partner attraverso canali sicuri, consentendo loro di partecipare alle approvazioni creative. In questo modo, un’app di chat si trasforma in un’area di lavoro condivisa per i partner esterni.
Caratteristiche principali e punti di forza
- Automatizza le approvazioni senza codice: crea flussi di lavoro operativi di routine utilizzando trigger e azioni di tipo "drag-and-drop"
- Accelera le sequenze delle revisioni esterne: invita i fornitori a partecipare a canali di condivisione protetti senza alcun costo a loro carico
- Individua immediatamente le divulgazioni accidentali delle chiavi: rileva i token API privati nei messaggi prima che si verifichino violazioni della sicurezza
- Trova le risposte senza dover scorrere la pagina: poni domande all’IA di Slack in linguaggio naturale per recuperare informazioni dalle conversazioni e dalle conoscenze condivise tra i vari canali
Prezzi
- Free
- Pro: 8,75 $ al mese per utente
- Business+: 18 $ al mese per utente
- Aziende: Prezzi personalizzati
Valutazioni
- G2: 4,5/5 (oltre 39.000 recensioni)
- Capterra: 4,7/5 (oltre 24.000 recensioni)
I limiti di Slack: poiché Slack è progettato per la chat in tempo reale, gli aggiornamenti importanti possono passare inosservati nei canali molto trafficati; pertanto, funziona al meglio se abbinato a un sistema di registrazione delle decisioni.
Evita Slack se: il tuo team fa affidamento sul piano gratis per mantenere un archivio permanente e ricercabile delle decisioni passate.
Cosa dicono gli utenti reali di Slack?
I vantaggi dell’utilizzo di Slack, secondo questo recensore di G2:
Ciò che apprezzo di più di Slack è la cronologia e l’opzione di ricerca. Tutte le chat che ho terminato su Slack sono ben archiviate, così come tutti i miei documenti e ogni altro contenuto. Anche se ho perso un client e non siamo più in contatto, tutte le chat che ho avuto con lui rimarranno archiviate nella cronologia di quella specifica conversazione, il che è molto utile.
Ciò che apprezzo di più di Slack è la cronologia e l’opzione di ricerca. Tutte le chat che ho svolto su Slack sono ben archiviate, così come tutti i miei documenti e ogni altro contenuto. Anche se ho perso un client e non siamo più in contatto, tutte le chat che ho avuto con lui rimarranno archiviate nella cronologia di quella specifica conversazione, il che è molto utile.
8. Google Workspace (Ideale per la co-modifica di documenti leggeri con i clienti)
Google Workspace riunisce e-mail, documenti, fogli di calcolo, presentazioni, riunioni video e archiviazione cloud in un unico ambiente di collaborazione integrato. Anziché spostare i file tra app separate, i team interni e i clienti lavorano insieme su documenti condivisi con commenti in tempo reale, suggerimenti e cronologia delle versioni. I controlli delle autorizzazioni consentono di effettuare la condivisione facilmente solo delle informazioni rilevanti con le parti interessate esterne.
Un'agenzia di marketing che sta preparando il lancio di un prodotto può redigere i testi della campagna su Documenti Google mentre il client inserisce commenti in tempo reale. I designer caricano le risorse creative su Drive, il team discute le revisioni su Google Meet e le approvazioni finali avvengono senza dover inviare numerosi allegati via email. Tutti lavorano sulla stessa fonte di informazioni attendibili.
Funzionalità principali e punti di forza
- Accelera l’approvazione dei progetti: stipula accordi e contratti con i fornitori direttamente all’interno dei documenti di testo grazie alle firme elettroniche native
- Collabora da qualsiasi luogo: effettua la modifica contemporanea di documenti, fogli di lavoro e presentazioni su dispositivi desktop e mobili
- Riduci il lavoro ripetitivo con l’IA: usa Gemini nell’area di lavoro per riepilogare le riunioni, redigere bozze di email e generare contenuti su Docs, Gmail, Sheets e Meet
- Proteggi automaticamente i dati dei clienti: classifica i documenti sensibili utilizzando controlli di conformità basati sull’IA e regole di sicurezza interne
Prezzi
- Piano Starter: 7 $ al mese per utente
- Standard: 14 $ al mese per utente
- Inoltre: 22 $ al mese per utente
- Aziende: Prezzi personalizzati
Valutazioni
- G2: 4,6/5 (oltre 47.900 recensioni)
- Capterra: 4,7/5 (oltre 17.500 recensioni)
I punti deboli di Google Workspace: i tracker molto grandi e ricchi di formule possono rallentare quando sono presenti molti utenti che modificano contemporaneamente i documenti. Inoltre, le notifiche aggregate provenienti da Gmail, Documenti Google e Google Calendar possono rendere la dashboard troppo caotica durante le ore di punta.
Evita Google Workspace se: il tuo lavoro con i clienti si basa su tracker di grandi dimensioni e ricchi di formule oppure hai bisogno di un sistema di gestione dei progetti strutturato piuttosto che di una pila di documenti condivisi.
Cosa dicono gli utenti reali di Google Workspace?
Ecco cosa dice questo recensore di G2 su Google Workspace:
La collaborazione in tempo reale è per me il vantaggio principale. Adoro poter lavorare su un foglio di calcolo o un documento contemporaneamente al mio team, senza dovermi preoccupare del controllo delle versioni o dello scambio di file via email. Con tutto sincronizzato in un unico hub basato sul cloud, è facile passare dal mio portatile al telefono mantenendo comunque tutti i miei progetti ben organizzati.
La collaborazione in tempo reale è per me il vantaggio principale. Adoro poter lavorare su un foglio di calcolo o un documento contemporaneamente al mio team, senza dovermi preoccupare del controllo delle versioni o dello scambio di file via email. Con tutto sincronizzato in un unico hub basato sul cloud, è facile passare dal mio portatile al telefono mantenendo comunque tutti i miei progetti ben organizzati.
9. Notion (Ideale per wiki rivolti ai clienti e documenti condivisi)
Se il tuo team creativo ha bisogno di dashboard altamente personalizzabili per effettuare il monitoraggio dei risultati da consegnare ai clienti, vale la pena dare un’occhiata a Notion. Questo strumento tratta la documentazione del progetto come blocchi flessibili anziché come modelli rigidi. I team possono creare portali clienti personalizzati che raccolgono, in un unico posto, le linee guida del marchio, i budget e le tempistiche.
Uno studio fotografico può utilizzare la struttura del database per gestire calendari di scatti complessi. Il responsabile passa dallo stesso set di dati da un elenco piatto a una visualizzazione a calendario a seconda delle esigenze immediate. Quell'unica origine dati collega i fotografi interni con gli editori esterni su un'unica fonte di verità in tempo reale. Le modifiche alle pagine in tempo reale consentono ai team distribuiti di collaborare in modo asincrono tra diversi fusi orari.
Funzionalità principali e punti di forza
- Garantisci la privacy degli account: isola le aree di lavoro sensibili dei clienti dalle cartelle interne utilizzando le separazioni di Teamspace
- Controlla ciò che vedono i collaboratori esterni: imposta autorizzazioni dettagliate sul database a livello di cartella all’interno dei documenti condivisi
- Elimina i controlli manuali dello stato: monitora le menzioni e le revisioni delle pagine in ordine cronologico in una casella di posta automatizzata
- Trova subito le risposte con l’IA: usa Notion IA per riepilogare gli appunti delle riunioni, generare contenuti, cercare informazioni nell’area di lavoro e rispondere a domande presenti nei vari documenti
Prezzi
- Free
- Inoltre: 10 $ al mese per utente
- Business: 20 $ al mese per utente
- Aziende: Prezzi personalizzati
Valutazioni
- G2: 4,6/5 (oltre 12.000 recensioni)
- Capterra: 4,7/5 (oltre 2.600 recensioni)
I punti deboli di Notion: Notion rimane scattante con documenti e database di piccole dimensioni, ma i database molto grandi o con livelli di nidificazione profondi possono rallentarlo. I team che gestiscono grandi volumi di dati dovrebbero effettuare test su larga scala prima di commit. Anche l’accesso offline è limitato, il che è particolarmente importante se il tuo team sul campo lavora senza una connessione affidabile.
Evita Notion se: le tue attività sul campo richiedono un'applicazione desktop che funzioni in modo affidabile senza una connessione Internet attiva.
Cosa dicono gli utenti reali di Notion?
Ecco cosa pensa un recensore di G2 su Notion:
Apprezzo moltissimo lo spazio di lavoro condiviso in Notion per la gestione dei clienti. Ci aiuta a registrare gli appunti delle riunioni e a condividere efficacemente gli elenchi delle cose da fare. Anche la funzione Calendario è uno strumento che utilizziamo e apprezziamo molto. La funzione elenchi delle cose da fare ci permette di impostare attività, assegnarle a persone diverse, modificare le date di scadenza e stabilire le priorità, il che si è rivelato uno strumento davvero utile per noi.
Apprezzo moltissimo lo spazio di lavoro condiviso in Notion per la gestione dei clienti. Ci aiuta a registrare gli appunti delle riunioni e a condividere gli elenchi delle attività da fare in modo efficace. Anche la funzionalità Calendario è uno strumento che utilizziamo e apprezziamo molto. La funzionalità elenco delle attività ci permette di impostare attività, assegnarle a persone diverse, modificare le date di scadenza e stabilire le priorità, il che si è rivelato uno strumento davvero utile per noi.
10. FuseBase (Ideale per portali clienti in stile microsito nelle agenzie)
Fusebase combina portali clienti, collaborazione sui progetti e documentazione in un'unica area di lavoro. Le agenzie creano portali personalizzati con il proprio marchio, dove i clienti possono accedere agli aggiornamenti sui progetti, approvare i risultati finali, scambiare file e trovare risposte senza dover setacciare le catene di email. Elimina la curva di apprendimento per i partner che hanno difficoltà con le tradizionali dashboard di progetto.
Un'agenzia può implementare una sala vendite digitale per effettuare la condivisione di file e raccogliere firme legali. L'accesso tramite link magici senza password garantisce l'ingresso immediato delle parti interessate. Le note interne risiedono in uno spazio di lavoro backend separato che mantiene completamente nascoste le visualizzazioni dei clienti.
Funzionalità principali e punti di forza
- Identifica quali contenuti riscuotono maggiore successo tra i clienti: monitora le metriche di coinvolgimento relative alle risorse del portale utilizzando gli strumenti di analisi integrati
- Lavora in modo più intelligente con l’IA: utilizza l’assistente IA integrato per cercare informazioni aziendali, generare contenuti, riepilogare documenti e rispondere alle domande basandoti sui dati della tua area di lavoro
- Rimuovi tutti i riferimenti al marchio della piattaforma: aggiungi impostazioni SMTP personalizzate, loghi e nomi di dominio per un controllo completo in White label
- Riduci le comunicazioni avanti e indietro: centralizza le discussioni, i file e gli aggiornamenti sui progetti all’interno di aree di lavoro dedicate ai clienti
Prezzi
- Solo: 32 $ al mese
- Essentials: 82 $ al mese (fino a 5 utenti)
- Versione avanzata: 266 $/mese (fino a 50 utenti)
- Unlimited: Prezzi personalizzati
Valutazioni
- G2: 4,7/5 (oltre 90 recensioni)
- Capterra: 4,7/5 (oltre 140 recensioni)
I punti deboli di FuseBase: FuseBase è progettato pensando innanzitutto al portale, quindi i flussi di lavoro con grandi volumi di dati non sono il suo punto di forza. Non è prevista l’esportazione diretta su Fogli Google, quindi i team che utilizzano abitualmente i fogli di calcolo dovranno trovare una soluzione alternativa per trasferire i dati all’esterno
Evita FuseBase se: la tua agenzia necessita di funzionalità di esportazione rapida dei dati verso fogli di calcolo esterni secondari.
Cosa dicono gli utenti reali di FuseBase?
Scopri cosa dice di FuseBase questo recensore di G2:
Il mio team dispone di uno spazio interno dedicato con strumenti di gestione dei progetti e un editor di documenti, mentre i nostri clienti hanno a disposizione un portale personalizzato con un assistente basato sull’IA. FuseBase gestisce i dati in modo fluido, consentendo ai nostri team commerciali e di onboarding di concentrarsi maggiormente sulla costruzione di relazioni piuttosto che sulle attività amministrative.
Il mio team dispone di uno spazio interno dedicato con strumenti di gestione dei progetti e un editor di documenti, mentre i nostri clienti hanno a disposizione un portale personalizzato con un assistente basato sull’IA. FuseBase gestisce i dati in modo fluido, consentendo ai nostri team commerciali e di onboarding di concentrarsi maggiormente sulla costruzione di relazioni piuttosto che sulle attività amministrative.
11. Zoho Projects (Ideale per la collaborazione tra le parti interessate nel contesto dei progetti)
Zoho Project, una soluzione economica, è pensato per i team che desiderano una comunicazione con gli stakeholder che risulti familiare. Prende in prestito elementi di design dai social media: un feed interattivo del progetto in cui i team pubblicano aggiornamenti di stato, caricano allegati e registrano feedback immediati.
Un coordinatore clinico può organizzare le note relative agli account aziendali e gli orari personalizzati in un unico spazio di lavoro, con il monitoraggio dei prossimi follow-up dei pazienti su una bacheca Kanban visiva. Le chat e le bacheche integrate consentono ai colleghi di risolvere i dubbi senza dover aprire app esterne.
Caratteristiche principali e punti di forza
- Rimani aggiornato rapidamente sulle modifiche: consulta un flusso interattivo delle modifiche recenti alle attività in un feed in stile social
- Discuti le decisioni senza confusione nelle comunicazioni: attiva/disattiva le chat private e di gruppo integrate nell’area di lavoro
- Conserva il contesto storico delle campagne: archivia le discussioni più lunghe in forum di progetto organizzati e ricercabili
- Lavora più velocemente con l’IA: usa Zia, l’assistente IA di Zoho, per generare contenuti, riepilogare informazioni e ricavare approfondimenti in tutto l’ecosistema Zoho
Prezzi
- Free
- Premium: 4 $ al mese per utente
- Enterprise: 9 $ al mese per utente
- Ultimate: 14 $ al mese per utente
Valutazioni
- G2: 4,3/5 (oltre 500 recensioni)
- Capterra: 4,5/5 (oltre 800 recensioni)
I punti deboli di Zoho Projects: Zoho offre una vasta gamma di funzionalità, e questa ricchezza si nota. I team che gestiscono portafogli molto ampi o aree di lavoro con numerosi tag troveranno la navigazione più complessa rispetto a uno strumento minimalista. È più adatto ai team disposti a sacrificare un po’ di semplicità in cambio di una gamma più ampia di funzionalità.
Evita Zoho Projecti se: i membri del tuo team non hanno competenze tecniche e necessitano di un'interfaccia di monitoraggio leggera e minimalista.
Cosa dicono gli utenti reali di Zoho Projects per progetti?
Il verdetto di un recensore di G2 su Zoho Projects:
Apprezzo Zoho Projects perché offre una panoramica chiara dello stato di avanzamento dei progetti, aiuta a gestire in modo efficace le attività e le scadenze e migliora il coordinamento del team attraverso una piattaforma centralizzata.
Apprezzo Zoho Projects perché offre una panoramica chiara dello stato di avanzamento dei progetti, aiuta a gestire in modo efficace le attività e le scadenze e migliora il coordinamento del team attraverso una piattaforma centralizzata.
12. Trello (Ideale per la mappatura visiva delle attività dei clienti)
Teams che ragionano in termini di flussi di lavoro visivi si troveranno perfettamente a loro agio con Trello. Questo strumento trasforma i messaggi in arrivo dai clienti in schede trascinabili attraverso fasi personalizzate, mantenendo la visibilità dei risultati attesi senza creare confusione a livello amministrativo.
Un grafico che coordina il lancio di un marchio può creare una bacheca dedicata al cliente su Trello. Quando un cliente invia un aggiornamento via email, il responsabile lo inoltra alla finestra In arrivo della bacheca. Il sistema converte automaticamente il messaggio in una scheda attività.
Il mirroring delle schede mostra attività identiche su bacheche separate del team per evitare aggiornamenti di stato disgiunti. Le revisioni dei clienti procedono senza intasare i canali di chat con notifiche non urgenti.
Funzionalità principali e punti di forza
- Raccogli il feedback dei clienti sotto forma di schede attività: acquisisci i commenti sulla progettazione del sito web con screenshot allegati tramite il Power-Up Feedbucket
- Automatizza le operazioni amministrative ripetitive: crea regole personalizzate di Butler triggerate da date di scadenza o movimenti della scheda
- Ricevi feedback sui test con schermate: importa i report degli utenti direttamente negli elenchi di schede tramite l’integrazione con Ybug
- Accelera il lavoro con l’IA: usa Atlassian Intelligence per riassumere le schede, generare contenuti e rispondere alle domande in tutte le aree di lavoro di Trello
Prezzi
- Free
- Standard: 5 $ al mese per utente
- Premium: 10 $ al mese per utente
- Azienda: 17,50 $ al mese per utente (costo stimato sulla base di 50 utenti)
Valutazioni
- G2: 4,4/5 (oltre 13.900 recensioni)
- Capterra: 4,5/5 (oltre 23.400 recensioni)
I punti deboli di Trello: la piattaforma non supporta nativamente le dipendenze tra le attività, quindi i manager devono modificare manualmente ogni scheda correlata quando cambiano le tempistiche. Inoltre, nei progetti di grandi dimensioni le bacheche possono risultare disordinate, rallentando le ricerche quotidiane di testo per individuare i dettagli specifici delle attività.
Evita Trello se: la tua azienda gestisce progetti complessi e articolati per i clienti che richiedono un software nativo per il monitoraggio del tempo o modifiche automatiche delle scadenze.
Cosa dicono gli utenti reali di Trello?
Perché questo recensore di G2 utilizza Trello:
Utilizzo principalmente Trello per organizzarmi al meglio con il lavoro dei clienti e i risultati da consegnare, assicurandomi che nulla sfugga alla mia attenzione, dalle attività più semplici alla pianificazione a lungo termine. Apprezzo la capacità di Trello di aiutarmi a tenere traccia delle priorità concorrenti e a gestire le attività da portare a termine, il che mi dà la tranquillità di sapere che nulla verrà dimenticato. Mi piace il layout visivo, che mostra a colpo d’occhio cosa è in corso, cosa è terminato, cosa è bloccato e cosa sta procedendo.
Utilizzo principalmente Trello per organizzarmi al meglio con il lavoro dei clienti e i risultati da consegnare, assicurandomi che nulla sfugga alla mia attenzione, dalle attività semplici alla pianificazione a lungo termine. Apprezzo la capacità di Trello di aiutarmi a tenere traccia delle priorità concorrenti e a gestire le attività da portare a termine, il che mi dà la tranquillità di sapere che nulla verrà dimenticato. Mi piace il layout visivo, che mostra a colpo d’occhio cosa è in corso, cosa è terminato, cosa è bloccato e cosa sta procedendo.
In cosa sbagliano la maggior parte dei team quando utilizzano i software di collaborazione con i clienti?
La maggior parte dei team acquista software di collaborazione con i clienti per coinvolgerli nel proprio spazio di lavoro interno: una postazione ospite qui, una bacheca condivisa là. La mossa più efficace è solitamente l’opposto. Offri al cliente uno spazio appositamente progettato e di dimensioni ridotte, tenendo fuori dalla sua vista il lavoro interno frammentato.
L’approccio «aggiungere i clienti a tutto» fallisce su entrambi i fronti. I clienti vengono sommersi da attività interne e chiacchiere che non li riguardano, oppure il tuo team inizia ad autocensurarsi perché un cliente sta osservando. Lo strumento pensato per ridurre gli attriti finisce per aumentarli.
Mostrare ai clienti l’importo giusto presenta un vantaggio controintuitivo, supportato da ricerche scientifiche. Il professor Ryan W. Buell della Harvard Business School ha scoperto che la trasparenza operativa modifica il comportamento:
Essere testimoni del lavoro nascosto svolto per loro conto rende i clienti più soddisfatti, più disposti a pagare e più fedeli.
Essere testimoni del lavoro nascosto svolto per loro conto rende i clienti più soddisfatti, più disposti a pagare e più fedeli.
L’obiettivo non è il massimo accesso né il minimo accesso. È un accesso progettato: mostrare i progressi, i risultati finali e le decisioni che rafforzano la fiducia, e nascondere il trambusto interno che non fa altro che creare confusione. È questa la linea di demarcazione che separa la scelta tra portale e accesso ospite, ed è per questo che prevale su qualsiasi lista di controllo di funzionalità/funzioni.
Quindi la vera domanda non è «quale strumento abbia il maggior numero di funzionalità/funzioni», ma piuttosto: «quanta parte dell’area di lavoro il client dovrebbe vedere?».
Questo distingue chiaramente la categoria: gli strumenti nativi del portale (Moxo, FuseBase) offrono ai clienti un'interfaccia pulita e personalizzata con il marchio, ma costano di più e comportano costi di configurazione. Gli strumenti interni con accesso per gli ospiti (ClickUp, monday.com, Asana, Slack, Google Workspace, Notion, Trello), invece, sono più economici e familiari, ma espongono maggiormente l'area di lavoro. Ciò significa che basta un'autorizzazione errata per consentire al client di accedere alle conversazioni interne.
Come restringere la rosa dei candidati per gli strumenti di collaborazione con i clienti
Ridurre i dodici strumenti a una rosa di finalisti dipende da quattro domande sul tuo lavoro, non dall’elenco delle funzionalità/funzioni degli strumenti. Rispondi alle domande in ordine: ognuna di esse esclude una categoria, fino a quando rimangono due o tre opzioni.
- Quanto è formale la relazione? Un lavoro regolamentato, con un elevato volume di documentazione o vincolato da contratti richiede un portale brandizzato. La collaborazione quotidiana sui progetti non ne ha bisogno.
- In che misura il lavoro con i clienti e quello interno si sovrappongono? Una forte sovrapposizione significa che un unico sistema di registrazione con accesso per gli ospiti è preferibile all’utilizzo di due strumenti distinti
- Qual è la modalità principale? Principalmente conversazioni, documenti o deliverable sottoposti a monitoraggio? Questo determina se è meglio puntare su una chat, sui documenti o su un software di project management
- Quanto ti costeranno effettivamente gli ospiti? I costi per ospite possono far lievitare rapidamente il prezzo del tuo piano base, quindi stabilisci il prezzo delle licenze per i clienti prima di quello delle licenze per il team
Ecco come si posizionano i vari strumenti e da quali iniziare:
| Se ti riconosci in questa situazione | La tua squadra | Inizia con |
|---|---|---|
| Lavoro con i clienti formale, regolamentato o che richiede un elevato volume di documentazione | Portale clienti | Moxo, FuseBase |
| Il lavoro con i clienti e quello interno si sovrappongono in larga misura | Area di lavoro con ospiti | ClickUp, monday.com, Asana |
| La conversazione in tempo reale è l’esigenza principale | Chat-first | Slack |
| Il lavoro consiste principalmente nella condivisione di documenti e in un coordinamento di base | Doc-first | Google Workspace, Notion |
Offri ai tuoi clienti il giusto livello di visibilità
Il miglior software di collaborazione con i clienti è quello che offre ai tuoi clienti completa trasparenza, filtrando gli aggiornamenti irrilevanti. Decidi quale parte del tuo spazio di lavoro un cliente dovrebbe vedere, scegli la soluzione più adatta e seleziona due o tre strumenti dall’elenco sopra riportato per provarli con un progetto reale in versione di prova.
Se desideri che il lavoro con i clienti e quello interno condividano lo stesso spazio con un'IA a livello aziendale, ClickUp è stato creato proprio per questo. Inizia a utilizzare ClickUp gratis e configura il tuo primo spazio dedicato ai clienti nel giro di un pomeriggio.
Domande frequenti sugli strumenti di collaborazione con i clienti
I software di collaborazione con i clienti sono sicuri dal punto di vista della sicurezza?
Sì. Gli strumenti affidabili proteggono il lavoro esterno grazie a autorizzazioni per singolo file, crittografia e controlli di accesso che impediscono ai clienti di accedere al tuo spazio di lavoro interno. Strumenti nativi per portali come Moxo e FuseBase sono progettati per flussi di lavoro regolamentati nei settori finanziario, legale e sanitario, mentre strumenti con accesso ospite come ClickUp limitano l’accesso di un cliente a un singolo Spazio, Elenco o Documento. La sicurezza dipende comunque dalla configurazione, quindi verifica le impostazioni delle autorizzazioni prima di invitare chiunque.
I clienti devono disporre di un account a pagamento per poter collaborare?
Di solito, i clienti non hanno bisogno di un account a pagamento per collaborare. La maggior parte degli strumenti consente ai clienti di partecipare come ospiti gratuiti o a basso costo, anziché con account a pagamento completi. ClickUp, monday.com, Asana, Notion e Trello supportano tutti l’accesso come ospiti, mentre il piano Pro Unlimited a tariffa fissa di Basecamp consente di invitare un numero illimitato di utenti clienti con un unico canone. Presta attenzione ai limiti massimi di ospiti previsti nei piani gratuiti e ai costi per ospite nei piani superiori, che variano a seconda del fornitore.
Qual è il miglior software di collaborazione con i clienti per le piccole imprese aziendali?
Per le piccole imprese, Trello, Basecamp e il piano Free Forever di ClickUp offrono un avvio senza intoppi, bilanciando la condivisione semplice con i clienti con una configurazione minima. Trello e Basecamp vincono in termini di velocità nell’inserimento di un cliente, mentre ClickUp lascia spazio per consolidare il lavoro interno e quello con i clienti man mano che l’azienda cresce. Le piccole imprese che operano in settori regolamentati dovrebbero comunque prendere in considerazione uno strumento nativo per portali come Moxo, per uno spazio conforme alle normative e personalizzato con il proprio marchio.
In che modo il software di collaborazione con i clienti si differenzia dal software di project management?
I software di collaborazione con i clienti sono progettati per coinvolgere in modo sicuro i clienti esterni in un lavoro condiviso, mentre i software di project management sono pensati principalmente per gestire i progetti interni di un team. Molti strumenti di project management (ClickUp, monday.com, Asana) svolgono entrambe le funzioni grazie all’aggiunta di un accesso per gli ospiti, mentre gli strumenti basati su portale (Moxo, FuseBase) si concentrano esclusivamente sull’aspetto rivolto ai clienti. Scegli in base al fatto che i clienti siano partecipanti attivi o semplici osservatori occasionali.
Quanto costa un software di collaborazione con i clienti?
I prezzi dei software di collaborazione con i clienti variano da gratuiti a circa 12 $/utente/mese per i piani a pagamento di base, mentre gli strumenti integrati nei portali spesso offrono preventivi aziendali personalizzati solo dopo una demo. Il piano Unlimited di ClickUp parte da 7 $/utente/mese; il portale di FuseBase parte da circa 32 $ al mese. Le postazioni per ospiti e clienti possono costare più dell’abbonamento base, quindi verifica i costi per ospite prima di sottoscrivere un abbonamento.