I clienti non chiedono molto; hanno solo bisogno di chiarezza, aggiornamenti, facile accesso alle informazioni e un modo per contattarti quando necessario. Ma queste semplici esigenze spesso si trasformano in email costanti, file sparsi e riunioni sullo stato che girano in tondo, creando frustrazione da entrambe le parti.
Un portale clienti ben strutturato centralizza tutto, in modo che i clienti sappiano sempre dove andare per aggiornamenti, documenti e comunicazioni.
In questo post del blog, esploreremo come creare un portale client in ClickUp, l'app per tutto il lavoro! PS: Esamineremo alcuni modelli pronti all'uso per farti iniziare in pochissimo tempo. 💁
⏰ Riepilogo/riassunto di 60 secondi
Segui questi passaggi per creare portali client utilizzando ClickUp:
Passaggio 1: Impostazione digitale di uno spazio dedicato al cliente
*passaggio 2: centralizzare le informazioni dei clienti con ClickUp Docs
Passaggio 3: Organizzare attività e progetti dei clienti
*passaggio 4: migliorare la comunicazione con i clienti grazie alla chat di ClickUp
Passaggio 5: Creare una dashboard client per lo studio dei dati in tempo reale con ClickUp Dashboards
passaggio 6: *Automatizzare i flussi di lavoro ripetitivi con le automazioni di ClickUp
*passaggio 7: integrare app esterne per migliorare le funzioni con ClickUp Integrations
Che cos'è un portale client?
Un portale clienti è uno spazio sicuro e centralizzato in cui organizzazioni e clienti possono collaborare, accedere a documenti, monitorare lo stato di avanzamento dei progetti e comunicare in modo efficace.
I portali client sistematizzati evitano email sparse e comunicazioni errate, e ClickUp semplifica l'impostazione di portali adatti al flusso di lavoro.
Non dovrai più preoccuparti che informazioni sensibili finiscano nelle mani sbagliate. Con le autorizzazioni personalizzabili di ClickUp, puoi decidere esattamente cosa i client possono vedere e a cosa possono accedere, mantenendo la trasparenza senza condividere troppo.
Dal monitoraggio delle attività agli aggiornamenti automatici, la piattaforma offre opzioni personalizzabili per gestire più client.
💡 Suggerimento: l'implementazione di un portale clienti può presentare delle sfide, come la scarsa adozione da parte dei clienti. Per superare questo ostacolo, è necessario comunicare i vantaggi del portale, offrire incentivi per i primi utenti e fornire una formazione completa per garantire che i clienti si sentano a proprio agio e coinvolti con il nuovo sistema.
Chi utilizza un portale clienti?
Entità come agenzie, consulenti, liberi professionisti, studi legali e provider di servizi finanziari utilizzano i portali client per la condivisione delle informazioni senza dover ricorrere a infinite email.
Ecco alcune professioni che utilizzano tali portali per migliorare il project management dei propri clienti: ⚒️
- Agenzie di marketing e creative: condivisione di aggiornamenti sui progetti, risorse di progettazione e feedback dei clienti in un unico spazio organizzato
- Consulenti e formatori: forniscono ai clienti piani strutturati, monitoraggio dello stato di avanzamento e facile accesso alle risorse
- Professionisti legali e finanziari: Condivisione di documenti sensibili, fascicoli e reportistica finanziaria in sicurezza, garantendo la conformità
- Team del supporto clienti: offrire ai clienti un hub self-service per domande frequenti, ticket e comunicazione in tempo reale
- Aziende IT e SaaS: Semplificate l'onboarding dei clienti, le richieste di funzionalità/funzioni e il supporto continuo attraverso un unico portale
- Aziende edili e immobiliari: Fornire ai clienti aggiornamenti sulle proprietà, contratti e sequenze dei progetti in un ambiente strutturato
Come creare un portale client in ClickUp
L'impostazione di un portale client utilizzando ClickUp CRM potrebbe sembrare complicata, ma in realtà è semplice. Che tu abbia bisogno di un semplice spazio per la condivisione di file o di un hub completamente interattivo con attività, aggiornamenti e automazione, la piattaforma ti consente di creare un portale che funzioni per te e per i tuoi clienti.
Ecco una guida passo passo per creare un portale efficace. 👀
Passaggio 1: imposta uno spazio dedicato al cliente in ClickUp
Crea un'area di lavoro dedicata di ClickUp per mantenere organizzate e accessibili tutte le informazioni relative ai clienti.
Accedi a ClickUp e crea una nuova area di lavoro dal titolo "Portale cliente campione" con una cartella per ogni cliente all'interno dell'area di lavoro esistente.
Potrai quindi importare le informazioni dei clienti o i progetti in ClickUp in pochi semplici passaggi.
Assicurati che i dati siano mappati su specifici campi personalizzati all'interno di ClickUp in modo che le informazioni sul progetto appaiano ben formattate e pronte per essere utilizzate.
Una volta che i dati del progetto sono pronti in ClickUp, tu o i tuoi client potete utilizzare le viste personalizzate, come la vista Elenco, per rendere le informazioni più scorrevoli
D'altro canto, gli stati personalizzati di ClickUp consentono di contrassegnare il ciclo di vita del progetto del cliente, ad esempio "In sospeso", "In corso", "In revisione" e "Completato". Valuta la possibilità di impostare le autorizzazioni fin dall'inizio per controllare ciò che i clienti possono visualizzare e modificare. In questo modo si garantisce che accedano solo a compiti e documenti pertinenti.
🤝 Promemoria: Implementare l'autenticazione a due fattori (2FA) e il Single Sign-On (SSO) per garantire l'accesso sicuro alle informazioni sensibili. Questo crea fiducia con i clienti per quanto riguarda la protezione dei dati.
Passaggio 2: centralizzare la documentazione del cliente
Ogni portale client necessita di una base di conoscenza strutturata, dove i clienti possano accedere a risorse essenziali come linee guida e reportistica. Aggiungi una vista Documento in alto, accanto alla panoramica, e archivia lì tutti i documenti essenziali.
Basta usare i comandi Slash nella vista Documento per creare o incorporare la documentazione usando ClickUp Docs. Funziona come un hub interattivo per archiviare in un unico posto contratti con i clienti, proposte, domande frequenti e politiche. È anche possibile creare tabelle di marcia per i progetti o guide di onboarding per un facile riferimento.
Dall'incorporamento di contenuti multimediali e collegamenti con le sue ricche opzioni di formattazione all'aggiunta di attività specifiche per progetto, Docs centralizza il database. Inoltre, è possibile utilizzare le relazioni dei documenti per collegare i documenti relativi ai clienti tra attività e progetti per una navigazione rapida.
Passaggio 3: organizzare attività e progetti dei client
La gestione del lavoro dei clienti può diventare rapidamente disordinata: progetti diversi, priorità mutevoli e un elenco infinito di attività. Crea attività di ClickUp per creare una struttura flessibile per l'organizzazione di attività, progetti e incarichi interni
Crea attività specifiche per diversi progetti client con indicatori di priorità, assegnatari e descrizioni delle attività per allocare facilmente le risorse. Ogni attività ha anche attività secondarie e liste di controllo per aiutarti a suddividerla in passaggi attuabili.
Ad esempio, un'agenzia digitale può impostare liste di controllo delle attività come "Sviluppo sito web" con attività secondarie come "Approvazione design", "Caricamento contenuti" e "Test finale". È inoltre possibile abilitare le dipendenze delle attività per l'esecuzione sequenziale. Ciò consente di risparmiare ore di ritardi e colli di bottiglia evitabili nei flussi di lavoro dei progetti.
💡 Suggerimento: Incorpora i colori del marchio della tua azienda nel portale client per un'identità di marca coerente. Inoltre, utilizza un contrasto elevato tra i colori del testo e dello sfondo per migliorare la leggibilità. Puoi utilizzare colori rilassanti come il blu o il verde per gli sfondi per creare un senso di fiducia e professionalità.
Passaggio 4: migliorare la comunicazione con i clienti
Un ottimo portale rende la comunicazione semplice. Incorpora ClickUp Chat, disponibile sulla barra laterale di sinistra, per mantenere le conversazioni in flusso senza perdersi in infiniti thread di email.
Crea canali dedicati per i progetti, rilascia aggiornamenti rapidi, avvia discussioni in tempo reale e utilizza i commenti in thread per mantenere tutto legato alle attività corrette. Con le notifiche integrate, nessuno si perde nulla. È semplice, fluido e meno caotico.
Ecco alcuni altri modi in cui puoi utilizzare ClickUp Chatta:
- Trasforma i messaggi in attività attuabili con dettagli generati dall'IA per garantire la responsabilità
- Collegare attività pertinenti, documenti di ClickUp o altre risorse per un facile accesso
- Utilizza i post per condividere annunci importanti e attività cardine
- Avvia SyncUps direttamente mentre chatti per riunioni client senza interruzioni
📖 Leggi anche: Il miglior software CRM B2B per i team commerciali
Vuoi collaborare meglio con i tuoi clienti? Usa le lavagne online di ClickUp! Scopri come. 👇🏼
💡 Suggerimento Pro: Aggiungi un Modulo ClickUp al tuo portale clienti per rendere i processi di accettazione dei progetti molto più strutturati e facili da monitorare.
Passaggio 5: creare una dashboard client per lo studio dei dati in tempo reale
I clienti amano la chiarezza.
Dare loro accesso a una dashboard personalizzata significa che possono controllare le metriche chiave in qualsiasi momento, senza attese, senza email avanti e indietro, solo le informazioni necessarie.
Le dashboard di ClickUp offrono ai tuoi clienti un posto in prima fila per i loro progetti. Crea un'interfaccia personalizzata con grafici e metriche su richiesta per consentire loro di controllare gli aggiornamenti ogni volta che è necessario. Scegli tra oltre 50 widget personalizzati per visualizzare le percentuali di completamento dei progetti e i rapporti sullo stato delle attività attive o delle scadenze.
Vuoi renderlo più personalizzato? Aggiungi il loro logo, modifica i colori e disponi le schede in modo che abbiano senso per loro. Puoi anche aggiungere schede di monitoraggio del tempo per registrare le ore fatturabili e condividere accuratamente le tabelle orarie con i clienti.
Ad esempio, una società di consulenza può impostare una dashboard che mostri in un unico posto le attività cardine del progetto, le fatture dei clienti e le analisi degli impegni.
🤝 Promemoria: Utilizza immagini o icone pertinenti per guidare gli utenti attraverso il portale, rendendo il tuo software di project management del portale client visivamente accattivante e funzionale.
Passaggio 6: automatizzare i flussi di lavoro ripetitivi con le automazioni di ClickUp
Pensa a tutto il tempo (e il denaro) sprecato nel ripetere più e più volte le stesse attività: assegnare il lavoro, inviare promemoria e inseguire le fatture. Il conto è presto fatto. Con il giusto flusso di lavoro, puoi automatizzare tutto questo.
ClickUp Automazioni consente di automatizzare i flussi di lavoro, impostare trigger e azioni e gestire attività ripetitive come l'onboarding dei clienti, i follow-up e l'invio di aggiornamenti sui progetti.
Ad esempio, è possibile automatizzare l'intero processo di onboarding del cliente. Quando un nuovo cliente viene aggiunto all'area di lavoro, ClickUp creerà automaticamente un elenco di "Onboarding del cliente", assegnerà le attività allo specialista di onboarding, imposterà le date di scadenza e modificherà lo stato delle attività.
Mi sono imbattuto in ClickUp quando cercavo un portale clienti; non sapevo che sarebbe diventato il nostro ufficio virtuale perché poteva fare molto di più. Ha sostituito molti altri software e costi ed è personalizzabile per ciascuno dei nostri team. Lo uso personalmente e professionalmente e ho aiutato anche altri a fare lo stesso. ClickUp per sempre!
Mi sono imbattuto in ClickUp quando cercavo un portale clienti; non sapevo che sarebbe diventato il nostro ufficio virtuale perché poteva fare molto di più. Ha sostituito molti altri software e costi ed è personalizzabile per ciascuno dei nostri team. Lo uso personalmente e professionalmente e ho aiutato anche altri a fare lo stesso. ClickUp per sempre!
passaggio 7: integrare app esterne per migliorare le funzioni*
Le integrazioni di terze parti di ClickUp consentono di collegare il portale client con strumenti di uso comune per un'esperienza più fluida. Ciò consente la sincronizzazione del software preferito dal cliente, sottolineando al contempo l'attenzione per le sue preferenze.
Puoi utilizzare ClickUp Integrations per integrarti con altri strumenti come:
- *google Drive e Dropbox: consentono la condivisione sicura e senza problemi dei file a livello aziendale con cartelle Google Drive condivise
- Microsoft Teams: notifica ai client gli aggiornamenti del progetto nella loro piattaforma di comunicazione preferita
- Strumenti CRM (HubSpot, Salesforce, ecc.): Sincronizzazione dei dati dei clienti per una gestione olistica delle relazioni con i clienti
- Google Calendar: Sincronizzazione delle scadenze con Google Calendar per la pianificazione automatica
Ad esempio, uno studio legale può integrare Google Drive per archiviare i contratti e le conversazioni con i clienti, collegandoli automaticamente alle attività corrispondenti in ClickUp.
📮ClickUp Insight: Il 92% dei lavoratori utilizza metodi incoerenti per il monitoraggio degli elementi di azione, con il risultato di decisioni mancate e ritardi nell'esecuzione.
Che si tratti di inviare note di follow-up o di utilizzare fogli di calcolo, il processo è spesso dispersivo e inefficiente. La soluzione di gestione delle attività di ClickUp garantisce una conversione senza soluzione di continuità delle conversazioni in attività, in modo che il team possa agire rapidamente e rimanere allineato.
Modelli di portale client in ClickUp
I modelli del portale client di ClickUp semplificano la comunicazione con i clienti e il project management. Personalizzabili e di facile utilizzo, questi modelli forniscono uno spazio centralizzato per i clienti per accedere ai dettagli del progetto, alle sequenze e alle attività.
Diamo un'occhiata ad alcuni che puoi utilizzare. 📝
1. Modello ClickUp Quick Start Client Services
Il modello ClickUp Quick Start Client Services semplifica in modo efficace i processi di gestione dei clienti. Il suo approccio completo alla gestione degli account dei clienti consente di definire le richieste e monitorare lo stato dei progetti senza soluzione di continuità.
Il modello include un esempio di progetto, che fornisce un riferimento pratico per aiutarti a visualizzare rapidamente come applicare ogni funzionalità/funzione in situazioni di vita reale.
Inoltre, il wiki del team favorisce una condivisione delle conoscenze senza intoppi. Questo modello di facile utilizzo si concentra sugli elementi chiave che offrono grandi risultati ed è ideale per migliorare i servizi ai clienti senza il fastidio di configurazioni complesse.
2. Modello ClickUp CRM
Il modello CRM di ClickUp ( ) migliora la gestione delle relazioni con i clienti, fornendo un modo organizzato per gestire i lead e coltivare le relazioni con i clienti.
Che si tratti di una start-up o di un'azienda affermata, questo modello offre un modo strutturato ma flessibile per monitorare le interazioni con i clienti, lo stato delle vendite, le consegne completate e i follow-up senza il fastidio di fogli di calcolo sparsi o strumenti scollegati.
*organizza elenchi di clienti potenziali ed esistenti e monitora le pipeline di lancio delle campagne attraverso visualizzazioni flessibili dei grafici. Il modello CRM consente inoltre di monitorare le relazioni con i clienti attraverso metriche quali punteggi di soddisfazione, rinnovi di contratti e query risolte.
3. Modello ClickUp per la collaborazione con esito positivo del client
Il modello ClickUp Client Success Collaboration Template ( ) monitora il tuo percorso dall'ideazione, all'esecuzione e alle revisioni delle prestazioni fino alle misure di fidelizzazione dei clienti.
È possibile aggiungere schede e attività secondarie all'interno delle attività per annotare note nelle diverse fasi della collaborazione, come durante l'onboarding, i check-in mensili, la firma post-contratto e altro ancora.
Monitora i tassi di acquisizione e rinnovo dei clienti e informa i tuoi team sulle aree di miglioramento quando si tratta di clienti specifici. Puoi anche aggiungere moduli per raccogliere i dati dei clienti durante le diverse fasi del progetto e creare guide per una migliore comprensione del progetto.
⚙️ Bonus: Accedi a ulteriori modelli di gestione dei clienti per iniziare a creare un portale clienti ricco di funzionalità/funzioni.
Best practice per la gestione dei portali client
Oltre alla continua ottimizzazione, un portale clienti efficace include strategie di gestione dei clienti digitalizzate e personalizzazioni illimitate.
Ecco alcune best practice per creare un portale client efficace:
- *personalizza il portale in base alle esigenze del cliente: Adatta dashboard, visualizza attività e autorizzazioni in base alle preferenze del cliente e ai requisiti del settore per migliorare il coinvolgimento e l'usabilità
- Automatizza le interazioni di routine con i clienti: utilizza le Automazioni di ClickUp per inviare aggiornamenti sullo stato, assegnare attività e attivare promemoria, risparmiando tempo e garantendo risposte tempestive
- Monitoraggio delle prestazioni e del coinvolgimento del portale: monitoraggio dell'attività dei clienti, dei tassi di completamento delle attività e del feedback utilizzando le dashboard di ClickUp per identificare potenziali battute d'arresto e migliorare l'efficienza
- Garantire un accesso sicuro e autorizzazioni basate sul ruolo: Imposta autorizzazioni personalizzate per controllare la visibilità dei dati, concedendo ai client l'accesso solo a file, progetti e comunicazioni pertinenti
- Aggiornamenti e revisioni regolari: pianifica audit ricorrenti per perfezionare i flussi di lavoro, aggiornare le risorse e migliorare le funzionalità/funzioni del portale in base al feedback degli utenti
- Semplifica la comunicazione con la chat di ClickUp: centralizza le discussioni taggando i clienti nei commenti delle attività e chattando in tempo reale, riducendo la necessità di email sparse
⚙️ Bonus: Scopri alcuni segreti collaudati per tenere traccia dei clienti senza sforzo.
Apri il portale verso un esito positivo con ClickUp
Un portale clienti ben progettato promuove la trasparenza e un migliore coinvolgimento del cliente. Strumenti come ClickUp, l'app per tutto il lavoro, offrono la massima flessibilità per creare un hub centrale su misura e ad alte prestazioni per molti clienti.
Le sue funzionalità/funzioni, come ClickUp Docs per la gestione delle conoscenze, dashboard personalizzate per il monitoraggio dei KPI e la chat per la comunicazione interna ed esterna, assicurano che tutto rimanga in carreggiata.
Sono inoltre disponibili modelli predefiniti per mantenere facilmente le relazioni con i clienti.