L'ultima cosa che vorresti fare è affidarti a te stesso o a un membro del team per garantire l'accuratezza degli aggiornamenti del progetto.
Perché gli aggiornamenti non avvengono mentre si lavora. Avvengono in un secondo momento: dopo le riunioni, dopo le decisioni, dopo che qualcuno si ricorda di tornare sull’argomento.
E se vi dicessimo che, in ClickUp, ci affidiamo proprio all’automazione per questo?
Le automazioni delle attività aggiornano gli stati, assegnano i passaggi successivi, attivano avvisi e fanno progredire il lavoro senza il bisogno di un lavoro manuale ripetitivo.
Sei curioso di sapere come? Continua a leggere.
Il problema degli aggiornamenti manuali dei progetti
Secondo una ricerca condotta da ClickUp, un tipico knowledge worker deve effettuare circa 6 connessioni in media per terminare il proprio lavoro.
In altre parole, contattano quotidianamente quelle connessioni chiave proprio per raccogliere informazioni di contesto, allineare le priorità e mantenere il lavoro in movimento.
Ecco perché gli aggiornamenti manuali dei progetti si rivelano controproducenti nel project management pratico:
- Gli aggiornamenti diventano rapidamente obsoleti: quando lo stato più recente di un'attività dipende dal fatto che qualcuno si ricordi di pubblicarlo, le decisioni subiscono ritardi e diventano obsolete, specialmente quando si ha a che fare con fusi orari diversi
- Lo stato diventa soggettivo: gli aggiornamenti manuali tendono a descrivere l’attività (cosa è successo) anziché i risultati (cosa è stato realizzato), quindi gli stakeholder fanno fatica a capire cosa sia realmente in linea con gli obiettivi
- Piccoli errori nella reportistica causano grande confusione: una dipendenza trascurata, un titolare non aggiornato o una data errata si trasformano rapidamente in lavoro da rifare, lavoro richiesto duplicato ed escalation dell’ultimo minuto
- Il cambio di contesto ruba tempo prezioso: le persone passano continuamente da documenti, thread di chat e fogli di calcolo solo per ricostruire lo stato attuale prima di poter agire
- Le responsabilità diventano poco chiare: se il passaggio successivo e il titolare non vengono registrati in modo coerente, gli ostacoli rimangono nascosti più a lungo e i passaggi di consegne diventano più lenti e disorganizzati
- Questo comporta un costo in termini di tempo nascosto: tutti impiegano tempo a scrivere gli aggiornamenti, oltre a dedicarne ancora di più a leggerli, interpretarli e ricontrollarli, specialmente quando si accumulano attività ripetitive come la reportistica sullo stato, i solleciti per gli aggiornamenti e la copia delle note da uno strumento all’altro
Che cos’è l’automazione delle attività nel project management?
L’automazione delle attività nella project management prevede l’utilizzo di strumenti software, regole, trigger e, talvolta, l’IA per eseguire automaticamente attività ripetitive, di routine o prevedibili. Tali attività richiederebbero altrimenti un lavoro richiesto dai project manager o dai membri del team.
⭐ Bonus: Ecco come effettuare l’automazione dei tuoi flussi di lavoro e risparmiare più di 5 ore ogni settimana
📮 Approfondimento ClickUp: Il 43% delle persone afferma che le attività ripetitive forniscono una struttura utile alla propria giornata lavorativa, ma il 48% le trova estenuanti e una distrazione dal lavoro significativo.
Sebbene la routine possa dare un senso di produttività, spesso limita la creatività e impedisce di compiere progressi significativi. ClickUp ti aiuta a liberarti da questo circolo vizioso automatizzando le attività di routine tramite agenti IA intelligenti, così potrai concentrarti sul lavoro approfondito. Automatizza promemoria, aggiornamenti e assegnazioni delle attività, e lascia che funzionalità come il "Time Blocking" automatizzato e le priorità delle attività proteggano le tue ore più produttive.
💫 Risultati concreti: Lulu Press risparmia 1 ora al giorno per ogni dipendente grazie alle automazioni di ClickUp, ottenendo un aumento del 12% nell’efficienza del lavoro.
In che modo le automazioni di ClickUp eliminano il lavoro manuale
ClickUp offre oltre 100 automazioni predefinite per ottimizzare i flussi di lavoro, gestire i passaggi di consegne e ridurre il lavoro richiesto per i team. Le automazioni di ClickUp sono costituite da tre componenti personalizzabili:
- Trigger: eventi che avviano un'automazione. Ad esempio, quando lo stato cambia
- Condizioni: criteri facoltativi che devono essere soddisfatti affinché l’automazione venga avviata (disponibili in alcuni piani)
- Azioni: eventi che l’automazione avvia dopo essere stata triggerata
Ecco le funzionalità delle Automazioni di ClickUp che ti salvano la giornata, ogni giorno. 👇
1. Aggiornamento automatico dello stato delle attività
Utilizzando ClickUp Tasks, suddividiamo il lavoro in attività principali, attività secondarie e dipendenze ben definite. Quindi aggiungiamo le automazioni di ClickUp per modificare gli stati in base a segnali di avanzamento, come le attività secondarie completate o le dipendenze cancellate.
Uno dei tanti trigger disponibili è “Attività secondarie risolte”. Quando tutte le attività secondarie dell’attività principale vengono risolte, viene eseguita un’automazione, mentre ClickUp risolve le attività secondarie direttamente sotto l’attività principale.
Inoltre, quando un'attività viene sbloccata, è possibile farla avanzare automaticamente senza che qualcuno debba notare manualmente il cambiamento nella dipendenza.
A questo punto, si associa il trigger a un'azione, come la modifica dello stato (con una condizione opzionale, se lo si desidera).
🚀 Il vantaggio di ClickUp: il software di gestione delle attività di ClickUp è in grado di trasformare un singolo commento o una chat in un'attività eseguibile e misurabile in pochi secondi!
È possibile creare attività direttamente dai commenti alle attività, dai commenti nella finestra In arrivo e persino dai commenti nei documenti. Inoltre, se si utilizza ClickUp AI, questa può generare attività per voi tenendo conto del contesto completo dell’area di lavoro.
2. Assegnazione automatica o riassegnazione dei titolari
Il modo più rapido per evitare confusione riguardo alla titolarità è lasciare che sia il flusso di lavoro ad assegnare il prossimo titolare al posto tuo.
ClickUp Automazioni includono un'azione denominata "Cambia assegnatari".
Se la ClickApp “Assegnatari multipli” è abilitata, l’opzione “Cambia assegnatari” consente di aggiungere persone. In caso contrario, sostituirà l’assegnatario attuale.
Cosa rende così efficace questa automazione del flusso di lavoro?
Inoltre, non sei limitato a specificare una persona in modo rigido. ClickUp ti consente di impostare il nuovo assegnatario in base a opzioni intelligenti, come l’autore dell’attività, chi la segue o il trigger dell’automazione. In questo modo puoi distribuire il lavoro in base alle tue regole operative, anche se il team cambia.
🧠 Curiosità: la parola “robot” ha solo circa un secolo di vita. È entrata nella cultura popolare grazie all’opera teatrale di Karel Čapek del 1920, R. U. R., e deriva dal termine ceco robota (lavoro/servitù).
3. Impostazione automatica delle date di scadenza e delle priorità
Imposta le scadenze in base al momento in cui si verifica un evento nelle automazioni di ClickUp.
Ad esempio, è possibile impostare automaticamente una data di scadenza un certo numero di giorni dopo che un'attività ha raggiunto uno stato specifico, impostarla alla data di trigger (o a un'ora specifica), scegliere una data esatta oppure cancellare la data di scadenza quando non è più applicabile.
Ciò risulta utile quando la scadenza corretta dipende dalla fase del progetto. Ad esempio, quando un'attività passa alla fase di revisione o quando una richiesta viene accettata.
Per quanto riguarda le priorità, è possibile utilizzare la funzionalità di automazione del project management allo stesso modo. Non appena un'attività entra in una fase che deve essere considerata urgente, ClickUp ne aumenta automaticamente la priorità in modo che risalti nelle visualizzazioni e nei dashboard.
⚡ Vuoi creare l'elenco delle priorità più efficiente per te e il tuo team? Guarda questo video 👇
4. Creazione automatica di attività ricorrenti o di follow-up
Ciò che rende lo strumento di project management di ClickUp così prezioso è la possibilità di trasformare qualsiasi attività in un'attività ricorrente. A quel punto, basta impostare la pianificazione e decidere come dovrà comportarsi la prossima occorrenza.
E, cosa ancora migliore, puoi scegliere se l’attività debba ripetersi con cadenza mensile o in base al completamento, il che copre la maggior parte dei flussi di lavoro di follow-up.
Ciò risulta particolarmente utile quando si gestiscono più progetti e si ha bisogno che il lavoro ricorrente venga eseguito in modo coerente senza dover fare affidamento sulla memoria o su configurazioni manuali.
Ad esempio, è possibile impostare un'attività in modo che si ripeta:
- Con una frequenza settimanale, mensile o personalizzata
- Un numero prestabilito di giorni dopo che è stata contrassegnata come completata, il che è utile per i follow-up che dovrebbero avvenire al termine dell’ultimo ciclo
- Quando l'attività raggiunge lo stato "terminato" o "chiuso"
È inoltre possibile controllare la quantità di dati da riportare nell'esecuzione successiva utilizzando l'automazione delle attività di ClickUp.
Puoi scegliere se mantenere la stessa attività con la sua cronologia oppure crearne ogni volta una nuova copia. Puoi anche scegliere quali campi includere nelle istanze future, come ad esempio gli assegnatari, le liste di controllo, gli allegati, le dipendenze e altro ancora.
Se la tua attività ricorrente include attività secondarie, puoi persino rimappare le date delle attività secondarie quando vengono create nuove istanze.
Per tenere d’occhio le attività ricorrenti, basta andare alla sezione “Panoramica delle attività ricorrenti”. È semplicissimo!
⚡ Archivio modelli: Modelli gratis per la gestione delle attività in Excel e ClickUp
5. Notifica automatica delle modifiche alle parti interessate
Cosa succede una volta terminata l'attività?
Nella maggior parte dei team, c’è ancora qualcuno che deve avvisare le persone giuste, effettuare la condivisione del contesto o confermare i passaggi successivi.
Il motore di automazione di ClickUp gestisce tutto questo automaticamente. Quando un'attività cambia stato, titolare, priorità o data di scadenza, ClickUp avvisa immediatamente le persone coinvolte.
Tutto quello che devi fare è scegliere l’esatta modifica che dovrebbe triggerare un aggiornamento e selezionare il metodo di notifica (email, Slack, commento, webhook).
Ad esempio, è possibile inviare una notifica automatica alle parti interessate quando un'attività:
- Passaggio a uno stato specifico, come "Pronto per la revisione", "Bloccato" o "Terminato"
- Modifica priorità, data di scadenza, assegnatario o Elenco/Cartella/Spazio
- Aggiorna un campo personalizzato, come la versione di rilascio, il livello di rischio o l’impatto sul cliente
Per configurarla, vai all’elenco/cartella/spazio pertinente e apri “Automazioni”, quindi:
- Scegli un trigger in base a ciò che deve essere considerato un cambiamento (cambio di stato, aggiornamento di un campo, spostamento, riassegnazione, ecc.)
- Aggiungi delle condizioni per evitare avvisi superflui, ad esempio inviando una notifica solo quando l’impatto sul cliente è critico o quando lo stato passa a “Bloccato”
- Nell’azione relativa alle modalità di notifica alle parti interessate, scegli di creare un commento. Puoi anche aggiungere un messaggio a un canale di chat che effettua una menzione di un utente, oppure attivare un webhook per inviare l’aggiornamento a un altro sistema
Per assicurarti che le parti interessate rimangano aggiornate sul lavoro, aggiungile come "follower" dell'attività. Riceveranno aggiornamenti relativi all'attività e al contesto di quell'attività.
I vantaggi dell’automazione delle attività di ClickUp per i team
Un recensore di G2 afferma:
ClickUp è estremamente versatile e mi permette di creare soluzioni praticamente per qualsiasi caso aziendale o processo. Anche le automazioni e gli agenti IA sono davvero potenti. Posso impostare azioni automatiche tramite logica o tramite prompt IA per eseguire praticamente qualsiasi azione in ClickUp che mi venga in mente.
ClickUp è estremamente versatile e mi permette di creare soluzioni praticamente per qualsiasi caso aziendale o processo. Anche le automazioni e gli agenti IA sono davvero potenti. Posso impostare azioni automatiche tramite logica o tramite prompt IA per eseguire praticamente qualsiasi azione in ClickUp che mi venga in mente.
In poche parole, ciò significa:
✅ I team dedicano meno tempo alla gestione del sistema: invece di chiedere alle persone di ricordarsi delle attività da svolgere, i team trasformano tali operazioni in regole. Quando lo stato di un'attività cambia, ClickUp può aggiornare automaticamente gli assegnatari, le date, la priorità, i follower, i commenti e altro ancora come azioni
✅ I passaggi di consegne diventano più chiari: un problema comune non è che il lavoro venga bloccato, ma piuttosto che non sia chiaramente assegnato a nessuno il passaggio successivo. Le automazioni risolvono questo problema riassegnando un'attività quando entra in una fase di revisione o approvazione, in modo che l'attività indichi il titolare giusto al momento giusto
✅ Le scadenze e l’urgenza diventano coerenti: i team possono standardizzare quale sia una data di scadenza ragionevole in ogni fase. Ad esempio, non appena un’attività passa allo stato “In corso” o “Da approvare”, un’automazione può impostare una data di scadenza e regolare la priorità in modo che il lavoro venga visualizzato correttamente nelle viste e nei dashboard
✅ I flussi di lavoro complessi possono essere eseguiti in modo autonomo grazie agli agenti AI: mentre le automazioni seguono regole predefinite, i Super Agenti di ClickUp sono in grado di interpretare il contesto e agire in modo dinamico. Ad esempio, un agente può monitorare le attività all’interno di uno spazio, identificare gli ostacoli menzionati nei commenti, riepilogare il problema e avvisare il membro del team più adatto fornendo il contesto pertinente
✨ Se volete vedere come funziona nella pratica, questo video illustra come i Super Agent gestiscono il nostro sistema di contenuti.
Esempi concreti di automazione in azione
Vediamo quindi come i nostri team (e molti altri in tutto il mondo) utilizzano le automazioni di ClickUp:
1. Team di marketing
Scrittori, editor, designer e titolari dei canali si occupano tutti delle stesse attività, il che rende le modifiche di stato uno dei punti in cui il lavoro manuale tende ad accumularsi più facilmente.
Ecco quindi, tra le numerose attività, un'anteprima di come utilizziamo le automazioni di ClickUp nel marketing:
- Spostare un elemento da Bozza a Revisione nel momento in cui la bozza è pronta, mantenendo lo stato dell’attività allineato alla fase reale di lavoro
- Trasferimento automatico della titolarità al variare dello stato, con inoltro dell’attività a un editor o a un stakeholder responsabile dell’approvazione
- Impostare le date di scadenza in base alla fase, ad esempio assegnando una data di scadenza per la revisione quando un'attività entra nella fase Revisione
- Notificare le persone giuste all’interno dell’attività quando questa entra nella fase Revisione, mantenendo il feedback centralizzato
2. Team di prodotto
Il lavoro sui prodotti coinvolge diversi soggetti interessati: project manager, design, ingegneria, controllo qualità e, talvolta, supporto o sicurezza.
Ecco come il team di prodotto utilizza le automazioni di ClickUp:
- Spostare un'attività relativa a una funzionalità in "Pronta per il controllo qualità" una volta completate le attività secondarie richieste, mantenendo lo stato dell'attività principale allineato allo stato di avanzamento effettivo
- Riassegnazione automatica della titolarità quando un'attività entra in una nuova fase, come il controllo qualità o la revisione del progetto
- Impostare le date di scadenza quando il lavoro entra in fasi in cui il tempo è un fattore critico, come la preparazione al rilascio o la classificazione dei bug, mantenendo coerenti le tempistiche
- Aumentare automaticamente la priorità quando un elemento viene contrassegnato come ostacolo, aiutando a far emergere il lavoro urgente nelle dashboard di ClickUp
👀 Lo sapevate? Il vostro cervello sta pagando una “tassa di riorientamento”. Secondo l’HBR, i lavoratori attivano/disattivano un’app o un sito circa 1.200 volte al giorno, per un totale di poco meno di 4 ore alla settimana trascorse a ritrovare la concentrazione.
💡 Suggerimento da esperti: usa i campi ClickUp AI per standardizzare i dati disordinati prima che vengano elaborati dalle automazioni.
Aggiungi campi IA come Riassunto, Categorizzazione, Taglia della maglietta e Azioni da intraprendere al tuo elenco delle operazioni, in modo che ogni richiesta generi automaticamente gli stessi metadati fondamentali (di cosa si tratta, dove deve andare, quanto è grande e cosa deve succedere dopo).
Successivamente, è possibile instradare, assegnare ed escalare le richieste utilizzando le automazioni di ClickUp sulla base di quei campi generati dall’IA. Questo serve a garantire che la classificazione rimanga coerente anche in caso di picchi di richieste.
3. Team commerciale
I team commerciali si basano su passaggi di consegne rapidi. Arriva un lead, viene effettuata la qualificazione, viene programmata una demo, vengono inviati i follow-up e le note devono rimanere collegate all’opportunità. Le automazioni aiutano a mantenere questo flusso coerente tra i rappresentanti e le regioni.
Il nostro team commerciale utilizza le automazioni di ClickUp per i propri flussi di lavoro quotidiani, tra cui:
- Creazione automatica di attività di follow-up quando una fase dell’affare cambia nel CRM, mantenendo i passaggi successivi collegati all’opportunità nel momento stesso in cui la fase cambia
- Creazione di attività di follow-up coerenti quando un'opportunità entra in una nuova fase, come "Demo programmata" o "Proposta inviata"
- Assegnazione automatica delle attività in base al territorio, al segmento o al titolare dell’account
- Notifica ai manager o alle parti interessate del deal desk quando un affare viene contrassegnato come “A rischio” o quando viene raggiunta una fase critica di approvazione
4. Team operativi
Il lavoro nelle operazioni ha una forma diversa rispetto a quello del marketing, del prodotto o del commerciale. È caratterizzato da volumi elevati, è soggetto a numerose politiche aziendali ed è pieno di richieste che a prima vista sembrano simili. Tuttavia, queste richiedono percorsi di inoltro, tempistiche e approvazioni. Nei nostri flussi di lavoro operativi, le automazioni fungono da guide di sicurezza che garantiscono un'accettazione ordinata e un'esecuzione coerente.
Ecco alcuni modi in cui utilizziamo le automazioni di ClickUp nelle operazioni:
- Trasformare ogni nuova richiesta in un'attività ben definita con il modello corretto, inclusi i campi obbligatori e una lista di controllo pronta all'uso
- Inoltro automatico delle richieste in base a un elenco a discesa o al tipo di richiesta, con invio dell’attività alla coda o al titolare corretto senza necessità di smistamento manuale
- Garantire le approvazioni spostando il lavoro nello stato “In approvazione” e avvisando il gruppo di approvatori nel momento in cui entra in quella fase
- Applicare la logica SLA impostando le date di scadenza in relazione al momento in cui la richiesta viene accettata, per poi aumentare la priorità se la scadenza si avvicina
Creazione di un flusso di lavoro automatizzato in ClickUp (passo dopo passo)
Allora, come si creano le automazioni dei flussi di lavoro basate sull’IA in ClickUp?
Passaggio 1: mappa il flusso di lavoro che desideri automatizzare
Prima di modificare le impostazioni, definisci tre aspetti:
- Il trigger: quale evento avvia il flusso di lavoro? (Esempio: un'attività passa allo stato "In revisione")
- Le condizioni: quali requisiti devono essere soddisfatti affinché venga eseguita? (Esempio: solo se l’attività si trova nell’elenco “Marketing”)
- Le azioni: Qual è la prossima cosa da fare per ClickUp? (Esempio: assegnare un revisore e aggiungere un commento)
🎯 Scrivilo in una sola frase: «Quando si verifica X, se Y è vero, ClickUp dovrebbe Z».
Passaggio 2: Scegli la posizione dell’automazione
La domanda da porsi è: «Vogliamo che questa automazione si applichi a un unico flusso di lavoro o a più flussi di lavoro che condividono la stessa struttura?»
Questa risposta determina se la si crea a livello di Elenco o a un livello superiore. Ciò che intendiamo è 👇
- Utilizzate un'automazione a livello di elenco quando state automatizzando una singola pipeline specifica (come la produzione di un blog, la classificazione dei bug, l'onboarding o il flusso delle fasi di un accordo commerciale). Il livello di elenco è l'impostazione predefinita ottimale perché è più facile da testare e controllare
- Utilizza un'automazione a livello di cartella o spazio quando più elenchi seguono gli stessi stati e passaggi di consegne e desideri un comportamento coerente ovunque. Ecco come standardizzare operazioni del tipo “quando un elemento raggiunge lo stato ‘In revisione’, assegna il gruppo di revisori” in tutti i team
Un metodo rapido per prendere decisioni:
- Elenco = Un unico flusso di lavoro per il team, un unico insieme di stati, sorprese ridotte al minimo
- Cartella = Diversi flussi di lavoro correlati che dovrebbero funzionare allo stesso modo
- Spazio = Un sistema operativo condiviso tra più elenchi (solo se la struttura è coerente)
Passaggio 3: Apri le automazioni
Ora passiamo all’Automation Builder di questo software di project management. Puoi farlo dalla sezione in cui gestisci il tuo flusso di lavoro: un elenco, una cartella o uno spazio (a seconda di ciò che hai scelto nel Passaggio 2).
In altre parole:
- Apri l'Elenco/Cartella/Spazio che preferisci
- Nel menu a tendina, clicca su Automazioni (icona a forma di fulmine)
- Fai clic su Crea automazione oppure Sfoglia le automazioni predefinite disponibili
Passaggio 4: Scegli come vuoi realizzarlo
Una volta entrati nella sezione "Automazioni", ClickUp offre in genere due modi per iniziare. Ciò significa che potete creare le vostre automazioni da zero oppure scegliere da un elenco predefinito.
Ma come si fa a sapere quale scegliere? Beh, dipende in gran parte da ciò che si desidera automatizzare (e dalla complessità del processo). Diamo quindi un’occhiata alle soluzioni alternative a vostra disposizione:
Opzione A: Partire da un'automazione suggerita (metodo più veloce)
ClickUp mostrerà dei suggerimenti basati su modelli comuni (come modifiche di stato o aggiornamenti relativi agli assegnatari). Scegline uno se corrisponde a ciò di cui hai bisogno, quindi modifica i dettagli.
Opzione B: Creare un'automazione personalizzata (la più precisa)
A questo punto puoi scegliere manualmente:
- Trigger (cosa succede)
- Condizioni (filtri, facoltativi)
- Azioni (cosa ClickUp dovrebbe fare)
Questa è la soluzione ideale quando il vostro flusso di lavoro prevede regole specifiche (campi personalizzati, percorsi multipli, eccezioni)
👉 C'è anche un'opzione C, ma aspettiamo di ricevere ulteriori informazioni!
Passaggio 5: Imposta il trigger
Le automazioni di ClickUp iniziano sempre con un trigger (l'elemento fondamentale che porta a un risultato) ed è possibile applicare i trigger alle attività, alle attività secondarie o a entrambe.
Ecco come devi impostarla:
- Nel generatore di automazioni, per prima cosa completa il Trigger richiesto
- Scegli l'evento che desideri (ad esempio, "Modifiche dello stato")
- Se disponibile, seleziona se si applica alle attività, alle attività secondarie o a entrambe
I trigger più comuni che utilizziamo (e a cosa servono):
- Modifiche di stato → Ideale per le pipeline (Bozza → Revisione → Approvato)
- Attività creata → Ideale per i flussi di lavoro di acquisizione (assegnazione automatica, applicazione di modelli)
- Assegnatario aggiunto/modificato → Ideale per i passaggi di consegne e la responsabilità
- Modifiche ai campi personalizzati → Ideale per la logica "se la casella di controllo è selezionata/l'elenco a discesa cambia"
Passaggio 6: Configurare e aggiungere le condizioni pertinenti (se applicabile)
Nelle automazioni di ClickUp, le condizioni sono semplicemente criteri che devono essere soddisfatti affinché l’automazione proceda. Se si verifica il trigger ma le condizioni non sono soddisfatte, non viene eseguita alcuna azione 🤷.
Ecco come è possibile configurarle:
- Nel generatore di automazioni, clicca su + Aggiungi Condizione
- Aggiungi uno o più filtri (puoi anche combinare più condizioni)
- È inoltre possibile scegliere un tag o un campo personalizzato come condizione
- E clicca su "Salva"!
📚 Leggi anche: La tua guida alla gestione visiva delle attività
Passaggio 7: Aggiungi una o più azioni
Le azioni sono la parte "quindi fai questo" della tua automazione. Una volta che scatta il trigger (e le condizioni sono soddisfatte, se ne hai aggiunte), le azioni sono ciò che ClickUp esegue.
Nel generatore di automazioni:
- Basta cliccare sull’elenco a discesa per effettuare la selezione dell’azione preferita
- Scegli cosa deve fare ClickUp
- Se necessario, aggiungi altre azioni cliccando su + Aggiungi azione
Passaggio 8: Assegnare un nome, pubblicare ed eseguire un controllo di validità
È quasi terminato! Ora assicurati solo che l’automazione sia attiva e faccia ciò che è previsto che faccia.
In breve 👇
- Pubblica e attiva: Nella finestra modale “Automazioni”, crea la regola e verifica che sia abilitata. In seguito, dalla stessa finestra modale potrai anche abilitare/disabilitare o effettuare le modifiche alle regole esistenti
- Fai una prova di 2 minuti: Esegui una volta il trigger esatto su un'attività reale (o di prova) — ad esempio, cambiando lo stato in quello che hai selezionato — e verifica che le azioni siano state eseguite (cambio di assegnatario, aggiunta di un commento, ecc.). Se qualcosa non funziona, controlla il registro delle attività delle automazioni. Mostra cosa è stato eseguito e aiuta a risolvere rapidamente i problemi.
💡 Contatta i nostri esperti per individuare i flussi di lavoro ideali da automatizzare per il tuo team e il giusto mix di automazioni e IA per farlo!
Funzionalità di automazione avanzate che vanno oltre le funzionalità di base
Pensate che ClickUp si limiti alle automazioni di base? Niente affatto! Supporta funzionalità di automazione avanzate e complesse che vi semplificheranno un po’ la vita ogni giorno.
Ecco un'anteprima:
1. Automazioni in più passaggi simili a quelle umane
Le automazioni di ClickUp sono ideali per ottenere risultati di routine con un solo clic. Coprono gli aspetti essenziali della gestione delle attività e ci aiutano ad automatizzare le attività ripetitive che altrimenti rimarrebbero confinate nei commenti, nei promemoria e nei follow-up.
Ma quando il flusso di lavoro richiede capacità di giudizio e più passaggi — come analizzare il contesto, redigere bozze, aggiornare diverse sezioni e passare il testimone a una persona — è qui che entrano in gioco i Super Agenti di ClickUp.
I Super Agent sono colleghi basati sull’IA in grado di eseguire in tutta sicurezza flussi di lavoro in più passaggi con il contesto completo dell’area di lavoro e, in sostanza, di fungere da collaboratori autonomi per gli esseri umani.
Ecco come puoi utilizzarle:
- Trigger: l'attività passa allo stato "In revisione" o "Pronta per l'approvazione"
- Super Agent esegue la sequenza: estrae il contesto dall’attività o dai documenti collegati, riepiloga le modifiche, genera elementi da intraprendere, aggiorna l’attività con i passaggi successivi e assegna automaticamente le attività al titolare corretto in base a ciò che l’Agent rileva
- Human-in-the-loop: invia all’approvatore/titolare un risultato pronto per la revisione, in modo che l’intero processo proceda tenendo conto del contesto e l’approvatore intervenga solo quando è necessario un giudizio
Inoltre, sono estremamente flessibili! È possibile attivarli tramite messaggi diretti, effettuare menzioni con @ nelle attività, nei documenti o nella chat, assegnare loro direttamente elementi di lavoro oppure attivarli in base a una pianificazione o tramite le automazioni.
Utilizza i trigger manuali quando hai bisogno di un controllo diretto, ad esempio per @menzionare un agente in un'attività o in un canale, inviargli un messaggio diretto per ricevere assistenza individuale, oppure assegnargli un'attività in modo che se ne assuma la titolarità e inizi a lavorarci
Possono estrarre l’intero contenuto delle attività e dei documenti, recuperare i messaggi della chat, effettuare ricerche nell’area di lavoro (e nelle app collegate) e utilizzare Memory (attività recenti, preferenze e analisi) per migliorare nel tempo.
Per saperne di più su come trigger gli agenti in ClickUp, guarda questo video 👇
2. Trigger di automazione tra spazi
L’automazione “tra spazi” è particolarmente utile quando garantisce un passaggio di consegne fluido. Una richiesta potrebbe partire dallo spazio di un team, ma una volta raggiunto un determinato stato, dovrebbe passare automaticamente al flusso di lavoro del team successivo (dimenticatevi di doverla riclassificare 😮💨).
A tal fine, ci affidiamo ad azioni di automazione come Sposta nell’elenco (per indirizzare l’attività nell’elenco del team di destinazione) o Aggiungi all’elenco quando vogliamo che la stessa attività rimanga visibile a entrambi i team tramite le attività presenti in più elenchi.
La scelta progettuale consiste nel decidere se il team destinatario debba semplicemente visualizzare il lavoro o eseguirlo interamente. Se si limita al monitoraggio dell’attività, di solito è sufficiente aggiungerla al proprio elenco. Tuttavia, se è responsabile dell’esecuzione e della reportistica sui progressi, spostiamo l’attività nel flusso di lavoro dell’elenco di destinazione.
3. Integrazione con strumenti esterni
Quando vogliamo che ClickUp rimanga in sincronia con gli strumenti che i team utilizzano quotidianamente, passiamo semplicemente all’integrazione di automazione di ClickUp. Questa ci permette di eseguire attività automatizzate end-to-end, come l’aggiornamento di un’attività di ClickUp quando viene unita una richiesta pull su GitHub o l’invio di un’email quando un’attività viene sbloccata.
Per qualsiasi esigenza più personalizzata, utilizziamo i webhook. ClickUp supporta l’azione “Chiama webhook ” all’interno delle Automazioni per consentire a un evento relativo a un’attività di attivare qualsiasi endpoint esterno.
È possibile creare un webhook, impostare l’URL, inserire campi dinamici nell’URL e aggiungere intestazioni (con “Content-Type” impostato per impostazione predefinita su “application/json”). Inoltre, i webhook possono essere riutilizzati in tutta l’area di lavoro!
⚡ Archivio modelli: Modelli di piano di comunicazione per progetti
4. Automazione potenziata dall’IA
Ricordate quando abbiamo parlato dell’“Opzione C”? Eccola qui!
Se mai dovessi avere poco tempo (o poca energia 😴), basta digitare ciò che desideri in un inglese semplice, ad esempio “Quando lo stato cambia in ‘In revisione’, assegnare all’editor e aggiungere un commento”, e ClickUp AI Automation Builder, parte di ClickUp Brain, ti aiuterà a ottenere più rapidamente un’automazione funzionante.
In pratica, questa funzionalità si inserisce nello stesso livello di IA che già utilizzi in ClickUp. Brain è disponibile in tutto ClickUp ed è in grado di interagire con il contesto dell’area di lavoro, inclusi i campi personalizzati e le @menzioni.
Ma c’è di più: ClickUp supporta anche la logica basata sull’IA all’interno dei risultati dell’automazione. Ad esempio, è possibile ricorrere alle funzioni “AI Assign” e “AI Prioritize” come parte delle azioni di automazione aggiuntive.
Perché ClickUp è il hub di automazione per eccellenza
È ufficiale! 🏆 ClickUp è il hub definitivo di automazione di cui potresti mai aver bisogno.
In riepilogo:
- Piattaforma centralizzata: Il motivo per cui molti scelgono ClickUp è che mette fine alla dispersione del lavoro. Basta documentare i propri processi in ClickUp Docs (procedure operative standard, regole di accettazione, registri decisionali), integrarli nelle dashboard di ClickUp per ottenere una vista dettagliata del lavoro. Infine, si possono attivare le automazioni per eliminare le operazioni manuali di pulizia
- Modelli di automazione predefiniti: ClickUp mette già a disposizione modelli di automazione predefiniti direttamente all’interno della finestra modale “Automazioni”. Ciò significa che potete partire da uno schema collaudato come “invia un’email quando lo stato cambia”, per poi adattarlo ai vostri stati e alle vostre regole di titolarità
- Integrazioni perfette: ClickUp è stato creato per risolvere i problemi del lavoro di oggi! Questo è uno dei motivi per cui si integra con strumenti come Outlook, HubSpot, Salesforce, Gitlab, Zendesk e molti altri ancora
- IA e automazione: grazie a ClickUp Brain, disponibile ovunque nell’area di lavoro di ClickUp, è possibile generare risultati logici quali riepiloghi/riassunti, aggiornamenti sullo stato di avanzamento, analisi del sentiment, traduzioni e azioni da intraprendere, per poi lasciare che le automazioni indirizzino, assegnino e inoltrino tali dati in base alle informazioni raccolte
Dite addio agli aggiornamenti manuali dei progetti con ClickUp
Se gli aggiornamenti delle attività dipendono dalla memoria di qualcuno, il sistema è già compromesso. Lo stato di avanzamento delle attività non dovrebbe basarsi su messaggi isolati o sull’inserimento manuale dei dati, che avviene solo quando qualcuno ha tempo.
ClickUp risolve questo problema trasformando il lavoro stesso nell’aggiornamento.
Le attività di ClickUp offrono a ogni progetto un'unica fonte di informazioni affidabili per quanto riguarda i titolari, le date di scadenza, le dipendenze e le attività critiche.
Le automazioni di ClickUp si occupano quindi delle operazioni ripetitive: aggiornare gli stati, assegnare il titolare successivo e triggerare i passaggi di consegne delle attività.
E quando hai bisogno di contestualizzare le informazioni alla velocità della luce, ClickUp Brain estrae riepiloghi istantanei, risposte e passaggi successivi direttamente dal lavoro in corso.
Per andare ancora oltre, i Super Agent di ClickUp segnalano i rischi, sollecitano i titolari e inoltrano gli ostacoli in base alle regole da voi definite.
Il punto non è semplicemente “più automazione”. Si tratta di funzionalità di automazione più avanzate che consentono di mantenere la concentrazione, monitorare lo stato di avanzamento delle attività in tempo reale e garantire che nulla di importante rimanga in sospeso in attesa di un aggiornamento. Iscriviti oggi stesso a ClickUp e lascia che i tuoi progetti procedano da soli. ✅