Ogni dashboard delle attività abbandonate muore allo stesso modo. Non a causa di un layout inadeguato o dello strumento sbagliato, ma nel momento in cui un numero contraddice ciò che il team ha effettivamente osservato quella settimana, e le persone smettono di fidarsi di ciò che vedono sullo schermo.
Ecco perché questa guida è l’opposto rispetto alla maggior parte dei tutorial sulle dashboard. Quattro dei sei passaggi si svolgono prima ancora di toccare il layout, perché una dashboard è uno specchio: può mostrare solo ciò che già emerge dai dati relativi alle attività. Se i dati sono corretti, una semplice dashboard di quattro schede ti aiuterà a gestire il tuo Monday. Se invece sono sbagliati, anche la schermata più bella del mondo si trasformerà in un argomento di discussione settimanale.
Di seguito: la configurazione, la realizzazione, dove crearla e cosa garantisce che rimanga affidabile anche dopo la prima settimana.
In breve: Assegna a ogni attività un titolare, uno stato chiaro e una data di scadenza. Crea una dashboard con quattro schede: attività per stato, attività scadute, attività per persona e attività bloccate. Scegli un momento fisso per aggiornare gli stati, ad esempio i primi cinque minuti della riunione del lunedì, e verifica il funzionamento della dashboard su una settimana che ricordi bene prima di affidarle una che non conosci.
Che cos’è una dashboard delle attività?
Una dashboard delle attività è una vista unica che mostra lo stato in tempo reale di una serie di attività, solitamente filtrate per un team, un progetto o una persona. Combina il conteggio delle attività aperte e completate, un elenco delle attività scadute, una ripartizione delle attività per titolare e una panoramica di ciò che è bloccato.
Una dashboard non dispone di dati propri. Quando la apri, legge i tuoi record delle attività e visualizza ciò che questi riportano. Record aggiornati garantiscono una dashboard accurata. Record obsoleti generano una dashboard che sembra attendibile, ma in realtà è errata.
Dashboard delle attività, dashboard del progetto e rapporto sullo stato di avanzamento
Questi tre strumenti rispondono a domande diverse per lettori diversi. Una dashboard delle attività effettua il monitoraggio dell’esecuzione a livello di singola attività. Una dashboard di progetto effettua il monitoraggio dei risultati a livello di iniziativa. Un rapporto sullo stato è un riepilogo/riassunto scritto per chi non consulta né l’una né l’altra.
| Dimensione | Dashboard delle attività | Dashboard di progetto | Rapporto sullo stato |
|---|---|---|---|
| Unità di misura | Attività individuali | Progetti, fasi, attività cardine | Descrizione e numeri salienti |
| Lettore principale | Il team che svolge il lavoro e il suo responsabile | Responsabile di programma, PMO, capo reparto | Dirigenti, clienti, parti interessate |
| Frequenza degli aggiornamenti | Aggiornata continuamente all’apertura | Aggiornata continuamente, con revisione settimanale | Aggiornata settimanalmente o mensilmente |
| Domanda risolta | Cosa è in ritardo e chi se ne occupa? | Questo progetto verrà portato a termine nei tempi previsti? | Dovremmo preoccuparci, e se sì, di cosa? |
| Non funziona quando | Gli stati diventano obsoleti | Le attività cardine non sono collegate alle attività reali | L'autore attenua le cattive notizie |
La regola fondamentale: scegliere lo strumento in base al destinatario. Il team utilizza la dashboard delle attività, il PMO ha bisogno della dashboard del progetto, mentre i dirigenti di solito lavorano con il report.
Perché la maggior parte dei dashboard delle attività finisce per non essere più utilizzata?
La maggior parte dei dashboard delle attività viene abbandonata perché i dati sottostanti diventano obsoleti e, non appena un numero appare errato, il team smette di fidarsi del resto delle informazioni visualizzate. Uno studio pubblicato sul Journal of Medical Quality ha documentato il caso di due dashboard nello stesso ospedale, con gli stessi dati e lo stesso scopo: una è stata adottata, l’altra no.
La differenza non aveva nulla a che fare con il design. Lo studio ha invece individuato tre meccanismi sociali fondamentali che influenzano l’adozione e l’utilizzo di una dashboard:
- Un clima di squadra che favorisca la collaborazione, in modo che la dashboard sia uno spunto per una conversazione aperta e sincera e i membri del team si sentano a proprio agio nell’esprimersi
- Fiducia tra i membri del team riguardo ai dati e al modo in cui verranno utilizzati
- Comportamenti di leadership all’interno del team
Spesso la mancanza di fiducia è uno dei motivi più comuni per cui una dashboard viene abbandonata. Basta che qualcuno noti un numero che non quadra e ogni riunione dedicata alla dashboard si trasforma in un dibattito sull’accuratezza dei dati.
Secondo il rapporto “State of Project Management” di Wellingtone, metà delle organizzazioni non ha nemmeno accesso ai KPI di progetto in tempo reale. Il 72% dei professionisti del settore dedica ogni mese almeno mezza giornata alla compilazione manuale dei report sullo stato dei progetti.
Quindi, prima di creare qualsiasi cosa, assicurati di avere ben chiari questi tre aspetti:
- Assegna un titolare a ogni attività
- Assicurati che lo stato del progetto abbia lo stesso significato per tutti
- Fissa date di scadenza realistiche o posticipale
Un modo veloce per verificare i tuoi dati attuali: ordina qualsiasi elenco di attività in base alla data dell’ultimo aggiornamento. Qualsiasi attività rimasta inalterata per due settimane necessita di un cambiamento di stato oppure non è mai stata un vero e proprio lavoro fin dall’inizio.
Come creare una dashboard delle attività in sei passaggi
La creazione di un dashboard delle attività si articola in sei passaggi, e solo gli ultimi due riguardano il layout. I primi quattro definiscono i record delle attività da cui il dashboard attinge le informazioni: la decisione che supporta, lo stato assegnato, la titolarità e le date di scadenza, nonché la procedura di aggiornamento. Se li salti, creerai un dashboard basato su dati incompleti.
Passaggio 1: Definisci la decisione che il dashboard supporta
Prima di aggiungere anche una sola scheda, metti per iscritto la decisione specifica che qualcuno dovrà prendere guardando questa schermata. «Vedere come sta andando il team» è un’osservazione. «Decidere ogni Monday quali due attività anticipare e a chi riassegnarle» è una decisione, e ti indica esattamente quali schede creare.
Prima di aggiungere una scheda, verifica che sia in linea con questa decisione:
- Conservala se la scheda modifica le attività di qualcuno questa settimana
- Eliminala se la scheda è interessante ma non stimola alcun prompt
- Mettila da parte se la domanda alla base è stata sollevata solo una volta
Consiglio da esperto: chiedi alle tre persone che utilizzeranno maggiormente la dashboard quali informazioni hanno controllato manualmente la settimana scorsa. Le domande che ripetono sono le tue prime schede da inserire.
Passaggio 2: concordare una serie di stati che l’intero team utilizzerà
Ogni scheda della dashboard viene calcolata in base al tuo elenco di stati, quindi definiscilo insieme al team e limitati a cinque o sei fasi. Scrivi una definizione di una riga per ogni fase e conservala nel luogo in cui il team pianifica il lavoro.
Ci sono due fasi che causano maggiore confusione quando non sono definite chiaramente:
- Bloccate o in attesa: assegna alle attività bloccate uno stato specifico. Altrimenti, un’attività in attesa della revisione di un contratto verrà conteggiata come lavoro attivo. La dashboard mostra che il team è impegnato quando in realtà una parte del lavoro non sta procedendo affatto
- In revisione: definisci esattamente cosa significa “in revisione” per il tuo team. Se una persona lo usa per le approvazioni dei clienti e un’altra per il feedback tra colleghi, il conteggio delle revisioni mescola due code diverse con durate ciclo diverse
Prima di fissare definitivamente gli stati, chiedi al team di classificare 20 attività reali utilizzando tali stati. Ogni volta che due persone non sono d’accordo sulla categoria a cui appartiene un’attività, significa che la definizione dello stato non è ancora abbastanza chiara.
Passaggio 3: Stabilisci un unico titolare e una sola data di scadenza per ogni attività
Assegna ogni attività a una sola persona. Un'attività assegnata a tre persone viene visualizzata correttamente nella dashboard ma non viene presa in carico da nessuno, perché ogni assegnatario presume che se ne occupi qualcun altro.
Fai lo stesso con le date di scadenza. Quando il backlog si riempie di date che tutti sanno essere solo indicative, il team impara a ignorare le schede in ritardo. Fissa date a cui il titolare si impegna a rispettare e sposta quelle che slittano invece di lasciarle in rosso. Se il backlog è già pieno di date a cui nessuno crede, inizia a dare priorità ai lavori in competizione tra loro.
Una semplice modifica alle impostazioni elimina l'intera categoria di lavoro senza assegnatario e senza data di scadenza: rendi obbligatori i campi "Assegnatario" e "Data di scadenza" al momento della creazione di un'attività.
Passaggio 4: Imposta la routine di aggiornamento prima di definire il layout
Decidi quando aggiornare gli stati e chi se ne occupa. Di solito si seguono due modelli:
- Al momento del passaggio di consegne: la persona che trasferisce il lavoro aggiorna lo stato nel momento stesso in cui il lavoro passa di mano
- In base a una pianificazione: il team effettua un riepilogo dello stato di avanzamento di cinque minuti durante una riunione già in programma, come la riunione del lunedì StandUp
Scegline una e collegala a qualcosa che il team fa già. Ad esempio, se il tuo team tiene una riunione StandUp il lunedì, usa i primi cinque minuti per esaminare la Bacheca e aggiornare insieme gli stati delle attività. In questo modo, l’aggiornamento avviene durante una riunione a cui le persone partecipano già.
Consiglio utile: imposta un'automazione che segnali qualsiasi attività che non abbia subito aggiornamenti negli ultimi 10 giorni. Non sostituirà il tuo rituale, ma ti consentirà di individuare le attività che sfuggono al controllo, così non dovrai verificare manualmente ogni singola attività.
Passaggio 5: Crea la tua prima dashboard
Inizia con quattro schede. Ognuna risponde a una domanda specifica che il tuo team pone ripetutamente:
- Attività aperte per stato: un grafico a barre o a torta che mostra quante attività si trovano in ciascuna fase. Questo ti permette di capire dove si sta accumulando il lavoro. Se 20 attività sono “in corso” e solo 1 è “in revisione”, o la fase di revisione rappresenta un collo di bottiglia, oppure le persone non stanno portando avanti le attività
- Attività in ritardo: un elenco di tutte le attività la cui data di scadenza è già trascorsa, ordinato in base al numero di giorni di ritardo. Gli elementi più vecchi vengono visualizzati in cima, in modo che il team li affronti per prime
- Attività per titolare: una ripartizione del numero di attività in sospeso assegnate a ciascuna persona. È qui che si individuano gli squilibri. Se una persona ha 30 attività in sospeso e altre due ne hanno 8 ciascuna, saprai dove ridistribuire i compiti prima che qualcuno non rispetti una scadenza
- Lavoro bloccato: una scheda dedicata alle attività che non possono andare avanti. Le attività bloccate si nascondono nel conteggio delle attività aperte, fingendo di essere in corso. Indica da quanto tempo ogni attività è bloccata, in modo da sapere quali richiedono un intervento da parte dei superiori
Utilizza queste quattro schede per due settimane prima di aggiungerne altre. Se continui ad allontanarti dalla dashboard per cercare sempre la stessa cosa (ad esempio, cosa c'è da fare questa settimana), quella sarà la tua quinta scheda.
Quando disponi le schede, colloca i lavori in ritardo e quelli bloccati in alto a sinistra. È lì che le persone guardano per prime, e quelle schede richiedono la risposta più rapida. Metti i grafici di tendenza (come i tassi di completamento nel tempo) più in basso nella pagina, poiché servono per la pianificazione settimanale.
Passaggio 6: Verificalo confrontandolo con una settimana che conosci già
Scegli una settimana recente di cui ricordi bene cosa è successo: quali attività erano in ritardo, chi era sovraccarico di lavoro, cosa ha subito blocchi.
Apri la dashboard relativa a quella settimana e confronta ciò che mostra con ciò che sai essere realmente accaduto. Se il tuo team ha avuto una settimana difficile con scadenze non rispettate, ma la dashboard mostra che tutto procede secondo i piani, significa che c’è qualcosa che non va nella configurazione. È meglio accorgersene ora piuttosto che dopo che qualcuno avrà preso una decisione basandosi su quei dati.
Due aspetti da tenere particolarmente in considerazione:
- Ambito errato: i filtri della dashboard potrebbero puntare all’elenco sbagliato o tralasciare le attività di un intero team. Se il lavoro del tuo team di ingegneri non compare, ogni numero riportato sul dashboard è incompleto
- Esclusioni silenziose: alcuni filtri di data escludono le attività completate prima dell'inizio dell'intervallo. Ciò fa apparire la produttività inferiore a quanto non sia in realtà, poiché la dashboard tiene conto solo di una parte del quadro complessivo
Da fare questa revisione insieme a un collega che era presente quella settimana. Ricorderete cose diverse e, tra voi due, individuerete le lacune sfuggite al dashboard che nessuno dei due avrebbe notato da solo.
Questa guida illustra la stessa sequenza, comprese le abitudini che garantiscono l’accuratezza delle dashboard:
Cosa rende un dashboard utile anche dopo la prima settimana?
I passaggi da 1 a 6 ti consentono di creare una dashboard. Queste abitudini garantiscono che i dati su cui si basa rimangano attendibili anche tra un mese.
- Documenta l'ambito dei dati: Annota quali elenchi, team e intervalli di date alimentano la dashboard. Senza queste informazioni, col passare del tempo verranno aggiunte nuove schede che attingono da origini dati diverse. Alla fine, due schede sulla stessa schermata mostreranno numeri contrastanti e nessuno saprà a quale dare credito
- Stabilisci un punto di riferimento per la normalità: registra il numero tipico di attività in ritardo del tuo team, la media di attività per persona e il numero abituale di attività bloccate durante uno sprint normale. Il rapporto “Pulse of the Profession 2025” del PMI ha rilevato che i professionisti con un elevato senso degli affari monitorano in media 9,1 fattori di performance per progetto, rispetto ai 6,3 degli altri, includendo aspetti come la soddisfazione del cliente e l’allineamento strategico che una semplice colonna di stato non riuscirebbe a evidenziare. Non è necessario avere nove fattori fin dal primo giorno, ma documenta i due o tre numeri che il tuo team noterebbe se raddoppiassero.
- Concordare le soglie di escalation: decidere in anticipo quale numero di attività in sospeso richiede un intervento. Ad esempio: «Chiunque abbia più di 20 attività in sospeso riceverà una conversazione di ridistribuzione». Senza una soglia, le persone guardano la dashboard, provano una vaga preoccupazione e non fanno nulla
- Aggiungi contesto a livello di scheda: inserisci una descrizione o un'etichetta di una riga su ogni scheda, in modo che chi visualizza la dashboard per la prima volta capisca immediatamente di cosa si tratta
- Collega ogni numero all’attività corrispondente: ogni cifra presente nella dashboard dovrebbe consentire di accedere alle attività effettive con un solo clic. Se qualcuno vede “8 attività bloccate” e deve aprire un’altra app per scoprire quali siano, smetterà di utilizzare la dashboard
- Stabilisci una regola di eliminazione: se nessuno ha agito in base alle informazioni contenute in una scheda entro quattro settimane, rimuovila. Esamina la dashboard mensilmente ed elimina tutto ciò che non influisce più sulle decisioni.
Dove dovresti creare una dashboard delle attività?
Tre approcci coprono le esigenze di quasi tutti i team: un foglio di calcolo, uno strumento di BI dedicato o la piattaforma di gestione del lavoro in cui le attività sono già presenti. Ecco come scegliere tra queste opzioni.
| Approccio | Punti di forza | Punto debole | Ideale per |
|---|---|---|---|
| Foglio di calcolo (Excel, Fogli Google) | Gratis, intuitivo e puoi riorganizzarlo in un pomeriggio | Contiene una copia del lavoro che qualcuno deve mantenere in stato di sincronizzazione | Teams con meno di 10 persone che effettuano il monitoraggio di meno di 100 attività |
| Strumento di BI (Power BI, Tableau, Looker) | Integra i dati relativi alle attività con quelli finanziari, CRM e di prodotto su qualsiasi scala | Richiede una pipeline di dati e un titolare tecnico, oltre a un certo ritardo nell’aggiornamento | Organizzazioni che gestiscono la reportistica su più sistemi |
| Piattaforma di gestione del lavoro | Legge direttamente le attività in tempo reale, quindi la dashboard non può discostarsi dalla fonte | La reportistica è limitata ai dati disponibili su quella piattaforma | Teams il cui lavoro è già gestito da un unico sistema |
Fogli di calcolo
Una dashboard basata su un foglio di calcolo è costituita da una tabella pivot e da due o tre grafici che illustrano un elenco di attività. Inserisci le attività come righe, assegna a ciascuna uno stato, un titolare e una data di scadenza, quindi utilizza le formule per contarle e ordinarle in base a questi campi.
I modelli di tracker delle attività su Excel e Fogli Google sono dotati di formule e grafici predefiniti. Basta incollare le tue attività e avrai una dashboard funzionante nel giro di un’ora.
Cosa funziona bene:
- Costo di configurazione pari a zero: se qualcuno del tuo team conosce le formule di base dei fogli di calcolo, puoi iniziare già da oggi
- Flessibilità totale: qualsiasi metrica per cui sia possibile scrivere una formula può diventare una scheda del dashboard, come il numero medio di giorni di ritardo per persona o le attività completate a settimana
- Condivisione semplice: sia Excel Online che Fogli Google ti consentono di condividere un link di sola visualizzazione. Gli interessati possono visualizzare i dati senza poterli modificare o alterare accidentalmente
Limiti:
- Il foglio contiene una copia del lavoro: il tuo team svolge le attività effettive altrove. Ogni volta che lo stato di un'attività cambia, qualcuno deve aggiornare manualmente il foglio di calcolo per allinearlo
- I conflitti di modifica possono creare confusione: le dashboard dei Fogli Google gestiscono bene le modifiche simultanee. I file Excel condivisi via email o su un'unità condivisa invece no: due persone possono sovrascrivere le modifiche l'una dell'altra senza rendersene conto. Quando si superano due o tre utenti che modificano regolarmente il file, iniziano a comparire formule errate e righe sovrascritte. Nessuno dei due strumenti dispone di una traccia di revisione integrata
Da evitare se: più di tre persone aggiornano i dati di origine oppure il progetto dura più di un trimestre.
Ideale per: piccoli team, progetti di breve durata e chiunque abbia bisogno di una dashboard funzionante da oggi senza dover acquistare alcun software.
Strumenti dedicati alla Business Intelligence
Strumenti di business intelligence come Power BI, Tableau e Looker estraggono dati da più sistemi e li combinano in un unico report. Si collegano al tuo strumento di gestione delle attività, al sistema finanziario, al CRM e all’analisi dei prodotti, consentendoti poi di creare dashboard che attingono a tutte queste fonti contemporaneamente.
Ad esempio, potresti mostrare lo stato di completamento delle attività per team insieme al fatturato generato dai progetti di ciascun team. Oppure confrontare la durata del ciclo di sviluppo con il volume dei ticket dell’assistenza clienti. Gli strumenti di BI sono ideali per queste viste trasversali tra i sistemi.
Cosa funziona bene:
- Incroci tra sistemi: il costo per funzionalità/funzione rilasciata o il fatturato per team di progetto richiedono l’incrocio dei dati relativi alle attività con quelli finanziari. Gli strumenti di BI gestiscono questa operazione in modo nativo
- Profondità storica: gli strumenti di BI archiviano istantanee dei dati nel tempo in un data warehouse. È possibile confrontare la durata ciclo di questo trimestre con quella dell’anno scorso oppure effettuare il monitoraggio dell’andamento della produttività nell’arco di sei mesi
- Controllo granulare degli accessi: è possibile limitare ciò che ogni utente vede fino al livello delle singole righe. Un unico dashboard può servire a un dirigente che visualizza tutti i progetti, a un appaltatore che vede solo i propri e a un client che vede solo i propri risultati finali
Limiti:
- La gestione della pipeline richiede competenze tecniche: la connessione tra il sistema di gestione delle attività e il data warehouse richiede configurazione, monitoraggio e interventi di riparazione in caso di malfunzionamenti. Di solito, questa persona fa parte di un team dedicato ai dati con un proprio backlog, quindi le modifiche possono richiedere tempo
- I dati non sono in tempo reale: la maggior parte dei dashboard di BI viene aggiornata a intervalli prestabiliti, spesso una volta durante la notte. Il dashboard mostra lo stato di ieri fino al prossimo aggiornamento. Questo va bene per una revisione mensile, ma non per un StandUp in cui i dati risalgono già a 18 ore prima
Salta questo passaggio se: ti serve solo il monitoraggio di ciò che è in ritardo e di chi ne è responsabile. Uno strumento di BI è eccessivo per questo scopo.
Ideale per: i team che hanno bisogno di dati relativi alle attività e dati finanziari, sui clienti o sui prodotti nella stessa dashboard.
Piattaforme di gestione del lavoro
La maggior parte delle piattaforme di gestione del lavoro (Asana, Jira, monday.com, Smartsheet e altre) dispone di dashboard integrate che attingono direttamente dalle attività su cui il tuo team lavora quotidianamente. Per la maggior parte dei team che si occupano di project management visivo quotidiano dei progetti, è proprio questa la soluzione a cui ricorrono.
Cosa funziona bene:
- Nessuna discrepanza rispetto alla fonte: il dashboard legge i dati delle attività in tempo reale. Nessuno copia i dati da un sistema all’altro, quindi i numeri non possono perdere la sincronizzazione
- Esecuzione del drill-down sui dettagli: la maggior parte delle piattaforme ti permette di cliccare su un numero in un grafico e visualizzare le singole attività che lo compongono
- Correttezza dei dati alla fonte: i campi obbligatori, gli elenchi di stato bloccati e i promemoria automatici garantiscono la completezza dei dati da cui attinge la dashboard
Limiti:
- Alcune metriche vengono aggiornate con un certo ritardo. I dati di base delle attività, come lo stato e l’assegnatario, vengono aggiornati immediatamente. Le metriche calcolate, come i grafici burndown e la durata ciclo, vengono spesso aggiornate secondo una pianificazione prestabilita, a volte una volta al giorno. Controlla la frequenza di aggiornamento della tua piattaforma per non farti confondere da numeri che non sono ancora stati aggiornati.
- La reportistica è limitata a ciò che è presente all’interno della piattaforma. Se parte del lavoro viene svolto al di fuori dello strumento, la dashboard non lo rifletterà. Si vedono solo le attività registrate nella piattaforma, quindi qualsiasi lavoro monitorato altrove rimane un punto cieco
Da evitare se: la tua reportistica deve combinare i dati relativi alle attività con analisi finanziarie o di prodotto. Uno strumento di BI gestisce meglio questo aspetto e molti team utilizzano entrambi: una dashboard di gestione del lavoro per le revisioni settimanali del team e una dashboard di BI per i report mensili destinati alla dirigenza.
Ideale per: i team le cui attività sono già gestite in un unico sistema e che hanno bisogno di visualizzare lo stato, il carico di lavoro e i rischi su un'unica schermata.
3 esempi di dashboard delle attività per ruolo
I dashboard delle attività funzionano in modo diverso a seconda di chi li consulta. Ecco tre esempi: il responsabile del team che gestisce la settimana, il singolo collaboratore che gestisce la propria lista di attività e il responsabile del programma che coordina i vari team.
1. Il dashboard settimanale del responsabile del team
Un responsabile marketing gestisce sei campagne con un team di cinque persone. Ogni Monday, prima della riunione StandUp, apre una finestra per rispondere a due domande: chi ha bisogno di aiuto per superare un ostacolo e se c'è qualche lavoro da assegnare a qualcun altro?
La loro dashboard di marketing si basa su quattro schede:
- Attività in ritardo per titolare: questo elenco riporta tutte le attività la cui data di scadenza è già trascorsa, raggruppate in base al titolare. Anziché chiedere a ciascuno quali attività siano in ritardo, il titolare può visualizzarle tutte in un colpo solo e decidere quali riassegnare
- Attività bloccate da più di tre giorni: un’attività bloccata da uno o due giorni spesso si risolve da sola. Ma se una situazione rimane in stallo per tre o più giorni, probabilmente il responsabile dovrà intervenire, sia che ciò significhi rimuovere una dipendenza o riassegnare l’attività
- Attività da portare a termine questa settimana: questa sezione mostra tutto ciò che deve essere completato prima del fine settimana. Fornisce al responsabile un quadro chiaro di ciò che rischia di diventare in ritardo se non viene affrontato immediatamente.
- Attività aperte per persona: prima di riassegnare a qualcuno un lavoro in ritardo o con blocco, il responsabile controlla questa scheda per assicurarsi che quella persona abbia effettivamente la capacità necessaria
Da aggiungere dopo il primo mese: una scheda dedicata alle attività inattive che elenchi tutte le attività che non hanno subito aggiornamenti negli ultimi 10 giorni. Le attività inattive sono facili da trascurare perché non vengono segnalate come scadute o bloccate. Rimangono semplicemente lì. Questa scheda ti aiuta a individuare il lavoro in sospeso, come ad esempio il passaggio di un progetto di design che nessuno ha preso in carico perché il designer destinatario non sapeva che fosse di sua competenza.
Mantieni l’attenzione sull’essenziale. Questa dashboard contiene quattro schede, e ciascuna di esse porta a un’azione specifica: riassegnare, sbloccare o segnalare. I grafici di tendenza e le percentuali di completamento sono utili per le revisioni degli sprint, ma non aiutano nell’esecuzione di queste tre azioni. Se ne hai bisogno, aggiungili a una dashboard separata dedicata alla revisione settimanale.
2. La visione quotidiana del singolo collaboratore
Un ingegnere senior impegnato nella pianificazione di uno sprint deve sapere tre cose all’inizio della giornata: su cosa devo lavorare, quali attività sono in stallo e se da ieri mi sono state assegnate nuove attività. La sua dashboard è interamente dedicata alle sue attività.
Sono necessarie quattro schede:
- Le mie attività da svolgere questa settimana: un elenco delle proprie attività settimanali, ordinate per priorità. Questa è la loro coda di lavoro. La aprono, individuano ciò che è più importante e partono da lì
- I miei elementi bloccati: se una delle loro attività è in attesa dell’intervento di qualcun altro, questa scheda glielo mostra. L’ingegnere può segnalarlo durante lo StandUp o inviare subito un messaggio
- Assegnatimi nelle ultime 24 ore: le nuove attività non sempre sono accompagnate da una notifica che l’ingegnere riesce a vedere in tempo. Questa scheda raccoglie tutto ciò che gli è stato assegnato da ieri
- Un link alla bacheca dello sprint: quando un'attività richiede il contesto del team, basta un clic per accedere alla bacheca condivisa senza doverla cercare
Perché questa dashboard è importante per l’intero team: quando un ingegnere o un designer dispone di una dashboard personale che lo aiuta a pianificare la propria giornata, aggiorna le proprie attività come parte del proprio flusso di lavoro. Ciò significa che tutte le altre dashboard ricevono dati più accurati senza che nessuno debba sollecitare gli aggiornamenti. Se dovessi creare una sola dashboard seguendo questa guida, crea prima questa.
3. La visione trasversale del programma
Un responsabile operativo sta coordinando il lancio di un prodotto che coinvolge i reparti marketing, assistenza e ingegneria. Nessuna bacheca di un singolo team mostra il quadro completo del lancio, poiché ogni team effettua il monitoraggio solo del proprio lavoro. Questa dashboard personalizzata monitora gli spazi tra i team, in particolare i passaggi di consegne in cui il lavoro passa da un gruppo all’altro.
Per il monitoraggio delle attività, utilizza cinque schede:
- Attività bloccate da un altro team: questa sezione presenta un elenco di tutte le attività in attesa che un altro team completi qualcosa, indicando il nome del team responsabile del blocco. Nessuna riunione StandUp dei singoli team tratta queste dipendenze tra i team, quindi senza questa scheda passerebbero inosservate finché qualcuno non mancherebbe una scadenza
- Percentuale di completamento delle attività cardine: invece di contare le singole attività, questa scheda mostra lo stato rispetto alle attività cardine del piano di lancio
- Elementi in ritardo raggruppati per team: questa visualizzazione mostra in un'unica schermata quale team è in ritardo e di quanto. Senza di essa, il responsabile operativo dovrebbe aprire tre bacheche separate e ricostruire manualmente il quadro della situazione
- Andamento della durata ciclo: questo indicatore mostra se il lavoro procede più velocemente o più lentamente man mano che si avvicina la data di lancio. Se la durata ciclo aumenta (le attività richiedono più tempo per essere completate), questo è un segnale precoce che il team sta raggiungendo i limiti di capacità o sta incontrando un numero maggiore di dipendenze
- Tempo di attesa tra i team: questa è la scheda che manca nella maggior parte delle dashboard di programma. Misura per quanto tempo il lavoro completato rimane inattivo prima che il team successivo se ne occupi. Il team di ingegneria completa una funzionalità martedì, ma il team di marketing non inizia a scrivere il testo di lancio fino al lunedì successivo. La dashboard di ciascun team sembra a posto, ma il lancio ha appena perso cinque giorni in quel lasso di tempo, e nessuna dashboard dei singoli team lo avrebbe mostrato.
L’aspetto che nessuno prevede: la titolarità. Ogni team ha qualcuno che gestisce la propria bacheca. Questa dashboard è condivisa tra i team, quindi nessun team ne è l’unico titolare. Assegnate a una persona il compito di esaminarla settimanalmente e di segnalare quando un’attività in sospeso o un ostacolo che coinvolge più team non è stato risolto. Senza questo, la dashboard esiste, ma nessuno agisce in base a ciò che mostra, perché tutti danno per scontato che sia l’altro team a tenerla d’occhio.
Come creiamo le dashboard delle attività di ClickUp
ClickUp è una piattaforma di gestione del lavoro in cui attività, documenti, obiettivi e chat convivono in un unico spazio di lavoro. I dashboard di ClickUp attingono direttamente da quei dati relativi alle attività, quindi non è necessario esportare o effettuare sincronizzazioni. Ogni scheda del dashboard attinge dagli stessi record che il tuo team aggiorna ogni giorno.
Crea la dashboard
Apri la sezione Dashboard dalla barra laterale sinistra. Fai clic su + Nuova dashboard, assegnale un nome che rifletta la decisione che supporta (dal Passo 1) e scegli se partire da una dashboard vuota o da un modello.
ClickUp include modelli predefiniti per configurazioni comuni come il monitoraggio degli sprint e le panoramiche dei progetti. I modelli ti offrono un layout di base che puoi personalizzare; le dashboard vuote ti consentono di crearne una da zero.
Per aggiungere una scheda, clicca su + Aggiungi scheda, scegli il tipo di scheda e seleziona lo Spazio, la Cartella o l’Elenco in cui lavora il tuo team.
Filtra l'intera dashboard in un colpo solo
Per impostazione predefinita, ogni scheda di una dashboard di ClickUp estrae i dati dallo spazio, dalla cartella o dall’elenco a cui l’hai associata al momento della configurazione. Tuttavia, puoi anche applicare un unico filtro a livello di dashboard e tutte le schede basate su grafici presenti nella pagina si adatteranno di conseguenza.
Ad esempio, supponiamo che la tua dashboard mostri i dati relativi all’intero Marketing Space. Stai per partecipare a una revisione dello sprint e desideri visualizzare solo le attività dello sprint corrente. Invece di effettuare la modifica dei filtri di ogni singola scheda una per una, applica un filtro per intervallo di date a livello di dashboard. Ogni grafico sulla pagina mostrerà ora solo i dati relativi a quello sprint. Rimuovi il filtro per tornare alla panoramica completa.
Le singole schede possono comunque avere i propri filtri, oltre a quelli a livello di dashboard. È quindi possibile avere una dashboard filtrata in base allo spazio di un team, con una singola scheda che filtra ulteriormente solo le attività bloccate. Ciò significa che una sola dashboard può fungere sia da panoramica settimanale che da analisi approfondita mirata, senza dover creare e gestire due dashboard separate.
Cos’altro puoi fare con i dashboard di ClickUp?
- Genera aggiornamenti di stato basati sull’attività effettiva delle attività: aggiungi una scheda “StandUp™ con l'IA” o “Project Update” alla tua dashboard e ClickUp Brain redigerà un riepilogo basato su ciò che il team ha fatto: attività completate, modifiche di stato e nuovi ostacoli. Modifica la bozza e condividila, invece di ricominciare da zero ogni settimana
- Mantieni i dati delle attività sempre aggiornati in modo automatico: imposta le regole una volta sola e ClickUp Automations le eseguirà ogni volta che verrà soddisfatta la condizione di attivazione. Ad esempio: sposta un’attività principale nello stato “In revisione” quando l’ultima attività secondaria principale viene chiusa, avvisa un responsabile quando un’attività supera la data di scadenza o assegna automaticamente nuove attività in base al valore di un campo personalizzato. ClickUp offre modelli predefiniti per le regole più comuni, oppure puoi crearne di personalizzati
- Individua i problemi tra un controllo e l’altro della dashboard: un Super Agent è un collaboratore basato sull’intelligenza artificiale che puoi configurare con un ruolo specifico e assegnare a un progetto o a uno spazio. Definisci cosa deve monitorare: picchi nel numero di attività scadute oltre una soglia prestabilita o attività in ritardo distribuite su più elenchi. Quando individua qualcosa, invia un messaggio nella chat o aggiunge un commento all’attività in questione.
- Controlla chi vede cosa grazie alla condivisione delle dashboard: condividi le dashboard con persone specifiche, team o chiunque nell’area di lavoro. Le schede mostrano solo le attività a cui il visualizzatore ha accesso
- Incorpora la dashboard come vista proprio accanto ai tuoi elenchi: invece di passare a una sezione separata dedicata alle dashboard, aggiungi la dashboard come parte delle viste di ClickUp. Il team apre lo stesso spazio in cui lavora, fa clic sulla scheda della dashboard e visualizza la reportistica direttamente lì
Limiti:
- I dashboard sono progettati per i computer desktop. L’app mobile di ClickUp consente di visualizzare i dashboard, ma il layout e le interazioni con le schede sono pensati per lo schermo intero. Se il tuo team fa ampio ricorso ai dispositivi mobili per gli aggiornamenti sulle attività, trarrà maggiori vantaggi dall’elenco delle attività su dispositivo mobile
- Le schede hanno un limite massimo di dati. Le schede di calcolo elaborano fino a 25.000 attività. Per la maggior parte dei team, questa quantità è più che sufficiente. Tuttavia, se stai creando una dashboard che copre un’intera organizzazione con anni di cronologia delle attività, potresti raggiungere tale limite e dovrai restringere l’ambito delle tue schede a intervalli di date più ristretti o a spazi specifici.
Non leggere se: sei un utente singolo che effettua il monitoraggio di meno di 20 attività. Una vista Elenco o Bacheca filtrata ti fornisce le stesse informazioni senza bisogno di configurazioni.
Ideale per: team in cui più persone devono poter visualizzare su un'unica schermata lo stato delle attività, la distribuzione del carico di lavoro e i rischi.
Una dashboard che funzionerà anche il mese prossimo
Le dashboard efficaci hanno un aspetto semplice e contengono quattro o cinque schede. Funzionano perché il team ha concordato a quale domanda risponde la schermata e qualcuno si è assicurato che venga controllata regolarmente.
Quelli che vengono abbandonati di solito partono in grande. Finiscono per contenere troppe schede, grafici e metriche. Nel giro di un mese, metà dei numeri sembra errata perché gli aggiornamenti sulle attività sono rimasti indietro. Dopo due mesi, il team smette di aprirla e torna alle riunioni di aggiornamento.
Se il tuo team utilizza già ClickUp, la dashboard attinge dalle stesse attività che gli utenti aggiornano quotidianamente, senza bisogno di gestire un'origine dati separata. Inizia a utilizzare ClickUp gratis.
Domande frequenti sui dashboard delle attività
Una bacheca Kanban è una superficie di lavoro: si spostano le schede delle attività tra le colonne per aggiornarne lo stato. Una dashboard delle attività è un riepilogo/riassunto in sola lettura basato su quel lavoro. Si agisce all’interno di una bacheca e si legge una dashboard. Una bacheca mostra tutte le schede di un singolo progetto; una dashboard aggrega i dati tra i vari progetti per evidenziare le eccezioni, come le attività in ritardo o bloccate. La maggior parte dei team utilizza entrambi: la bacheca per il flusso quotidiano e la dashboard per la revisione settimanale.
Un tracker delle attività è il sistema che si utilizza per registrare e aggiornare le attività. Una dashboard delle attività è una vista sintetica basata su tali registrazioni. Si lavora all’interno del tracker e si consulta la dashboard. Il tracker contiene tutti i campi e i commenti relativi a ciascuna attività, mentre la dashboard mostra solo i dati aggregati e le eccezioni di cui il lettore ha bisogno, come il numero di attività scadute e gli squilibri nel carico di lavoro.
Sì. Esistono modelli gratuiti per ClickUp, Excel e Fogli Google, e la maggior parte delle piattaforme di gestione del lavoro include dashboard di base nei propri piani Free. Un modello consente di risparmiare tempo nella creazione del layout, ma riproduce comunque tutto ciò che il tuo team registra; pertanto, la disciplina del “un solo titolare, uno stato, una data di scadenza” è più importante della scelta del modello.
L’IA può creare il layout di una dashboard e riassumere i dati, ma non può correggere i record sottostanti. ClickUp Brain risponde alle domande in un linguaggio semplice, basandosi sui dati in tempo reale dell’area di lavoro. Ciò copre le query una tantum che altrimenti diventerebbero schede extra permanenti. Il limite è lo stesso di qualsiasi dashboard: se gli stati e i titolari sono obsoleti, una vista generata dall’IA è sicuramente errata.
Una dashboard gestionale riunisce diverse dashboard delle attività in un’unica vista riassuntiva destinata a un dirigente che non consulta mai gli elenchi delle attività sottostanti. Mostra indicatori quali il tasso di consegna, l’utilizzo del budget e i KPI principali a livello di team o unità aziendale, solitamente ricavati da diversi sistemi anziché da un unico strumento di gestione delle attività. Una dashboard delle attività mostra le singole attività; una dashboard gestionale mostra se la funzione è in linea con gli obiettivi.
Entro cinque secondi dall’apertura di una dashboard, chi la consulta dovrebbe cogliere almeno un’informazione chiave senza dover scorrere la pagina o porsi domande. Il Nielsen Norman Group definisce le dashboard come visualizzazioni immediate su cui gli utenti possono agire con il minimo sforzo cognitivo. Per una dashboard delle attività, ciò significa che i lavori in ritardo e quelli bloccati vanno posizionati in alto a sinistra, dove lo sguardo si posa per primo, mentre i grafici di tendenza vanno collocati più in basso nella pagina.