Da giorni il vostro elenco di cose da fare continua ad allungarsi? Che ne dite di settimane in cui vi sentite occupati, ma il vostro lavoro rimane incompiuto perché passate la maggior parte del tempo a fare follow-up e a rispondere alle query?
Non importa se siete un marketer, un ingegnere informatico, un professionista della gestione o un amministratore delegato: le attività possono affollare la vostra agenda e avere un impatto sulla vostra vita lavorativa e personale.
Fortunatamente, un modo migliore per gestire il lavoro è una dashboard delle attività! Una dashboard delle attività vi aiuta a supervisionare i vostri progetti personali e professionali dall'inizio alla fine, con il minimo stress e la massima efficienza.
Perché gestione delle attività non è facile, non esiste un modello unico che funzioni per tutte le attività. Anche i dashboard per le attività hanno forme e dimensioni diverse. In questo articolo vi illustreremo i diversi tipi di dashboard delle attività e condivideremo i consigli per aiutarvi a impostare e gestire un dashboard delle attività che vi semplifichi la vita.
Che cos'è un dashboard delle attività?
Una dashboard delle attività fa parte dei software di project management e offre una visualizzazione a 360 gradi di tutti i progetti e del loro stato. È una dashboard centralizzata in cui voi e i vostri team potete monitorare le prestazioni, stabilire le priorità delle attività, identificare e risolvere i colli di bottiglia e, infine, portare a termine i progetti in tempo.
Dashboard delle attività semplificare i flussi di lavoro migliorare la gestione del tempo e aumentare la produttività. Senza un dashboard delle attività, può essere difficile tenere traccia delle varie scadenze, individuare le cause dei ritardi e fornire un feedback immediato. Quindi, consideratela come un centro di controllo per il vostro team.
Se integrato nelle attività quotidiane, un dashboard per le attività facilita la collaborazione, il monitoraggio della produttività individuale e l'acquisizione di informazioni cruciali sullo stato dei progetti.
Diversi tipi di dashboard per le attività
I dashboard per le attività sono progettati per soddisfare diversi requisiti e sfide. Ecco alcuni tipi di dashboard per attività.
1) Dashboard delle attività strategiche
Un dashboard per attività strategiche consente agli utenti di monitorare lo stato degli obiettivi a lungo termine con una visione a volo d'uccello di tutti i progetti rilevanti. Offre una visualizzazione consolidata dei dati critici, allinea le operazioni quotidiane con quelle a lungo termine oggetti dei progetti a lungo termine e include analisi delle tendenze e funzionalità/funzione di monitoraggio degli obiettivi.
Il dashboard presenta preziosi dati di alto livello che aiutano i dirigenti a dirigenti a prendere decisioni informate senza perdersi nei meandri. Possono utilizzare le intuizioni dei dati storici per capire le tendenze e gli schemi, individuare eventuali problemi cruciali e cambiare tattica, se necessario. Aiuta i responsabili delle decisioni a guidare le organizzazioni in modo efficace e a garantire che i progetti siano in linea con gli obiettivi aziendali generali.
2) Dashboard delle attività operative
Un dashboard operativo aiuta a gestire le operazioni aziendali quotidiane e ad affrontare le sfide del monitoraggio delle prestazioni e della gestione delle attività in tempo reale. Fornisce dati e approfondimenti in tempo reale, con funzionalità/funzione come i feed di dati in tempo reale, analisi dei processi e strumenti di gestione delle attività.
Un dashboard delle attività operative è un must per i manager e i team leader, che si affidano a strumenti di analisi dei processi e di gestione delle attività strumenti che forniscono aggiornamenti immediati sulle operazioni in corso. Avere queste informazioni a portata di mano permette di reagire rapidamente e di fornire feedback, se necessario, garantendo operazioni aziendali fluide ed efficienti.
3) Dashboard analitico delle attività
Un dashboard analitico delle attività fornisce un'analisi approfondita, l'identificazione delle tendenze e il processo decisionale strategico a partire dai dati storici. Aiuta gli utenti a raccogliere informazioni critiche, a prevedere le tendenze future e a formulare strategie efficaci.
Poiché questo tipo di dashboard presenta funzionalità/funzione analitiche avanzate come l'analisi delle tendenze e la modellazione predittiva, è utile per gli analisti di dati e il middle management.
Inoltre, aiuta a valutare le prestazioni proprie e del team a livello granulare, scoprendo modelli e confrontando le metriche nel tempo. I risultati possono essere utilizzati per prendere decisioni basate sui dati e sugli oggetti.
4) SaaS dashboard delle attività
Il settore SaaS deve affrontare sfide importanti come la fidelizzazione dei clienti, il monitoraggio dei ricavi e la gestione dei costi.
Un dashboard per attività SaaS affronta queste sfide offrendo una visualizzazione approfondita di metriche critiche come i costi di acquisizione dei clienti (CAC), i ricavi mensili ricorrenti (MRR) e il valore della vita del cliente (CLTV).
Personalizzato per le aziende SaaS, questo tipo di dashboard consente a dirigenti e manager di monitorare da vicino le dinamiche dei clienti e la salute finanziaria, aiutando a prendere decisioni strategiche come l'ottimizzazione dei prezzi e i lavori richiesti per la fidelizzazione dei clienti.
5) Dashboard delle attività operative di marketing
Una dashboard delle attività operative di marketing aiuta le piccole e medie imprese nella gestione delle campagne, nell'allocazione delle risorse e nel coinvolgimento dei clienti. Questa dashboard offre approfondimenti in tempo reale sui lavori richiesti dal marketing, consentendo ai gestori e ai team di monitorare KPI come lead, conversioni e traffico web.
I dashboard per le attività di marketing sono un buon complemento a Crm dashboard . Permettono di monitorare le campagne, analizzare le fonti di lead e valutare le metriche di coinvolgimento. I professionisti del marketing possono affidarsi alle dashboard per modificare rapidamente le strategie e adottare un approccio agile e d'impatto alle attività di marketing.
6) Dashboard delle attività analitiche in ambito sanitario
Un'assistenza efficiente ai pazienti, tempi di attesa ridotti e operazioni ottimizzate sono obiettivi essenziali di un'organizzazione sanitaria.
Un dashboard analitico per l'assistenza sanitaria risponde a questi obiettivi fornendo informazioni sulle tendenze dell'assistenza ai pazienti, sul monitoraggio dei risultati dei trattamenti e sull'utilizzo delle risorse.
Funzionalità/funzione critiche come il monitoraggio del tempo di attesa e le percentuali di esito positivo dei trattamenti supportano le decisioni basate sui dati. In questo modo si migliorano i risultati dei pazienti, si riducono i costi operativi e si snelliscono le operazioni sanitarie.
7) Dashboard multiuso
A volte, un modello pre-costruito per la gestione delle attività come Il modello di gestione delle attività di ClickUp può funzionare perfettamente, indipendentemente dalle vostre esigenze di dashboard. Vi aiuta a restringere le attività a priorità mission-critical visualizzandole in un Elenco, in una Bacheca e in un Calendario.
Inoltre, il modello di gestione delle attività di ClickUp è stato progettato per aiutarvi:
- Visualizzare e organizzare le attività, ad esempioattività cardine del progetto o le fasi di una campagna di marketing in base allo stato, alla priorità o al reparto di appartenenza
- Tracciare e ottimizzare i flussi di lavoro come i cicli di sviluppo dei prodotti o i processi di supporto clienti in base alla larghezza di banda e allo stato delle attività
- Collaborare tra team quali commerciale e di sviluppo o HR e marketing per la programmazione, l'assegnazione e il completamento di attività
Organizzate e visualizzate le vostre attività con diversi filtri nel modello di gestione delle attività ClickUp
Invece di passare ore a cercare un quadro efficiente per il vostro team, utilizzate semplicemente questo modello di gestione del team. Una volta aggiunto al vostro flusso di lavoro, dovrete inserire i dettagli e godere di una maggiore produttività.
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Come creare un dashboard delle attività?
Dopo aver esaminato i fondamenti, ecco come creare un dashboard delle attività efficiente:
Passaggio 1: Scegliere un software di dashboard delle attività e creare un progetto nuovo
Selezionate un software per dashboard delle attività adatto e create un nuovo progetto. Date un nome alla dashboard che rifletta il suo scopo e il progetto a cui è associata. Impostare gli obiettivi e i risultati ideali del progetto in termini chiari e misurabili.
Quindi, scegliete un modello adatto alle vostre esigenze o costruite il vostro dashboard su misura per i requisiti specifici del progetto.
Passaggio 2: aggiungere i componenti essenziali al progetto di dashboard delle attività
Dotate la vostra dashboard delle attività di componenti essenziali come le barre di stato, elenchi di attività e gli indicatori dei problemi ad alto rischio per fornire una panoramica completa del progetto.
Scegliete elementi che siano in linea con i KPI e gli oggetti del progetto. Ad esempio, il software di Project Management personalizzato di ClickUp offre campi personalizzati che possono essere adattati alle vostre esigenze specifiche.
Questo passaggio è fondamentale per visualizzare in modo chiaro e immediato lo stato del progetto.
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ClickUp per qualsiasi cosa possiate immaginare.
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traccia, ordina e filtra i lavori in base alle esigenze del vostro team. I campi personalizzati vi permettono di utilizzare ClickUp per qualsiasi cosa possiate immaginare
Passaggio 3: visualizzare lo stato di avanzamento e individuare i colli di bottiglia
Impostate la vostra dashboard delle attività per tenere traccia dello stato del progetto e identificare i colli di bottiglia utilizzando strumenti come le Mappe stradali o rappresentazioni visive come Grafici Gantt di ClickUp .
Incorporate le analisi per monitorare quante attività sono in ritardo e hanno risorse sovra-assegnate. I manager e i team leader possono rimanere informati sulle tendenze e sui potenziali ritardi aggiornando e rivedendo costantemente gli indicatori di stato.
raggruppate, filtrate o nascondete le attività dei grafici Gantt di ClickUp 3.0 per monitorare e collegare i flussi di lavoro in tutte le vostre attività_
Passaggio 4: Lavorare per raggiungere le attività cardine attuali
Orientate il vostro dashboard delle attività in modo che si concentri sulle attività cardine correnti, utilizzando strumenti come i tracker delle milestone e i conti alla rovescia delle scadenze. Questa configurazione, fondamentale per la consapevolezza del progetto, aiuta a visualizzare lo stato di avanzamento verso gli obiettivi chiave.
I project manager e i team leader possono assicurarsi che le scadenze siano rispettate con avvisi tempestivi impostati sulle loro dashboard.
la vista Hub dashboard di ClickUp consente di ordinare facilmente documenti, dashboard e lavagne online in base ai recenti, ai preferiti o ai "Creati da me"
Passaggio 5: attenzione agli elementi ad alto rischio
Concentratevi sull'identificazione e sul monitoraggio degli elementi ad alto rischio nel vostro progetto, utilizzando funzionalità della dashboard come filtri e codici colore per evidenziare attività complesse o critiche.
Create sezioni per monitorare questi elementi ad alta priorità. Questo può aiutarvi a gestire i potenziali rischi in modo proattivo. Attività di ClickUp offre la possibilità di personalizzare i tag e i filtri per un'efficiente categorizzazione e per il project management dei rischi nei vari progetti.
cercare tra i Tag creati in precedenza, creare nuovi Tag e aggiungere più Tag direttamente all'interno di un'attività _in ClickUp
Ricordate sempre di aggiornare regolarmente la valutazione dei rischi. Mantenere le valutazioni dei rischi aggiornate e in linea con l'evoluzione delle dinamiche del progetto garantisce una rappresentazione accurata del dashboard e facilita la mitigazione tempestiva dei rischi. Questo passaggio fondamentale garantisce che i progetti non incorrano in ritardi o complicazioni impreviste
Passaggio 6: Selezione del tipo di grafico giusto per i vostri dati
Il tipo di grafico giusto può aiutare a presentare i dati del progetto in modo efficace.
Determinate il tipo di grafico o di diagramma migliore per i vostri KPI: grafici a barre per l'analisi delle tendenze, grafici a torta per le proporzioni, grafici a linee per gli sviluppi temporali o tabelle e indicatori per informazioni dettagliate e mirate.
Naturalmente, cercate di evitare di ingombrare la dashboard con troppi tipi di grafico. Concentratevi su alcuni che rappresentino i dati più rilevanti per un'esperienza utente fluida e un rapido processo decisionale
Passaggio 7: dare un contesto ai numeri
Per interpretare i dati della dashboard in modo accurato e significativo, assicuratevi che siano contestualizzati.
È necessario allineare i dati con obiettivi più ampi del progetto o dell'organizzazione, impostando parametri di riferimento, confrontando i dati attuali con quelli storici e illustrando lo stato rispetto alle sequenze temporali. ClickUp Tasks, ad esempio, offre opzioni di visualizzazione versatili e attività secondarie personalizzabili per presentare in modo efficace i dati essenziali.
Il progettista del dashboard deve chiarire il significato dei dati a colpo d'occhio, eventualmente aggiungendo testi esplicativi, metriche comparative o linee di tendenza.
Inoltre, ricordate di implementare lo storytelling nel design della dashboard per guidare gli spettatori attraverso i dati in modo logico e coinvolgente. Questo approccio narrativo migliora l'esperienza e la comprensione dell'utente.
Passaggio 8: costruire i componenti della dashboard
Scegliete un software per dashboard che vi permetta di organizzare grafici, diagrammi e tabelle di dati con funzionalità di trascinamento facili da usare.
Concentratevi sulla creazione di un layout che renda le informazioni cruciali accessibili e ben visibili.
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/11/ClickUp-3.0-Dashboard-Bugs-per-view-and-tasks-per-status.png ClickUp 3.0 Dashboard Bug per visualizzazione e attività per stato /$$$img/
creare dashboard dettagliate in ClickUp e aggiungere facilmente schede per visualizzare lo stato dei punti di sprint, le attività per stato e i bug per visualizzazione
Implementate un design reattivo per la vostra dashboard, per garantire che sia accessibile su vari dispositivi, come tablet e smartphone. Questa adattabilità consente ai membri del team di interagire con la dashboard in qualsiasi momento e ovunque, mantenendo le informazioni critiche prontamente disponibili.
Passaggio 9: Collaborazione, condivisione e raccolta di feedback
Ci siamo quasi. È necessario invitare gli stakeholder, i membri del team e altri soggetti a fornire un feedback sul dashboard. Questo passaggio è fondamentale per identificare aree di miglioramento, potenziali nuove funzionalità/funzione o elementi confusi.
Il project manager o l'autore del dashboard devono cercare attivamente e incorporare questo feedback per migliorare l'utilità del dashboard.
Le attività di ClickUp Tasks facilitano la collaborazione e il feedback grazie a funzionalità/funzione come gli assegnatari multipli e i thread di commento. In questo modo, l'intero team può collaborare per far lavorare il dashboard.
i thread dei commenti mantengono le conversazioni organizzate all'interno di un'attività di ClickUp, in modo che gli utenti non debbano scorrere tutti i commenti
Un consiglio è quello di creare un ciclo di feedback strutturato utilizzando strumenti come sondaggi o interviste. I suggerimenti specifici su usabilità, chiarezza ed efficacia aiutano a perfezionare ulteriormente la dashboard, rendendola uno strumento più efficiente. Il vostro dashboard è ora pronto per essere utilizzato.
Passaggio 10: Programmare revisioni e aggiornamenti regolari
Come ogni macchina ben funzionante, la dashboard delle attività ha bisogno di manutenzione. Una volta implementato, è necessario programmare revisioni e aggiornamenti regolari per il dashboard.
Forse le esigenze del progetto si sono evolute e occorre modificare l'ambito o la direzione delle attività. Oppure il ruolo di un membro del team è cambiato.
Ma queste revisioni non servono solo per gli aggiornamenti. Programmate sessioni di formazione e rafforzate le best practice del team sull'uso e l'interazione con il dashboard. Istruendo i membri del team su come utilizzare il dashboard in modo efficace, è possibile massimizzarne l'utilità nel processo di gestione delle attività del progetto.
6 Suggerimenti per la gestione di un dashboard delle attività
Creare un dashboard e gestirlo sono due cose molto diverse. È possibile affidare la creazione di dashboard a professionisti, ma senza questi suggerimenti non si può arrivare a tanto.
- Esercitare l'intelligenza emotiva: Ognuno di noi ha un carattere diversostile di lavoroma le persone rispondono sempre bene quando si apprezzano i loro lavori richiesti. Evidenziate gli esiti positivi e le sfide individuali e del team per motivare i membri
- Allineare (e riallineare) i dashboard agli obiettivi aziendali: Rivedete e modificate regolarmente i dashboard per riflettere gli obiettivi aziendali
- Rimanere agili e adattabili: Il dashboard non è un programma statico. Aggiornatelo regolarmente per adattarlo alle mutevoli esigenze del progetto e ai requisiti del team
- Riconoscere e soddisfare le esigenze di apprendimento: Fornite formazione e provider per garantire che il team sia competente nell'uso del dashboard
- Privilegiare la privacy e la sicurezza dei dati: Limitare le informazioni sensibili al solo personale autore. La collaborazione è ottima, ma lo è anche la conformità
- Pulire e aggiornare regolarmente i dati: per evitare di ottenere informazioni fuorvianti, stabilire una routine per la convalida e la manutenzione dei dati
Scegliere il dashboard delle attività più adatto a voi
Secondo Sondaggio sulle tendenze tecnologiche 2024 di Capterra più della metà (58%) degli acquirenti statunitensi si è pentita di un acquisto di software negli ultimi 12-18 mesi.
Quindi, prima di concludere la scelta del dashboard per le attività, assicuratevi che il software sia intuitivo, reattivo e in grado di adattarsi alle esigenze in evoluzione della vostra azienda.
Con le sue dashboard per le attività altamente personalizzabili, ClickUp Tasks può lavorare per chiunque. Registratevi gratis e lasciate che vi mostriamo come 😊.
Domande frequenti
1. Come creare un dashboard delle attività?
Per creare un dashboard, scegliere un software per dashboard delle attività adatto e impostare un nuovo progetto. Aggiungete componenti essenziali come barre di stato, elenchi di attività e indicatori di problemi ad alto rischio per fornire una panoramica del progetto.
Tracciate lo stato di avanzamento e individuate i potenziali colli di bottiglia utilizzando strumenti come le mappe stradali o i grafici di Gantt. Concentratevi sulle attività cardine in corso e incorporate funzionalità/funzione per monitorare gli elementi ad alto rischio.
Selezionate il tipo di grafico più adatto ai vostri dati per rappresentare accuratamente i KPI. Assicuratevi di costruire i componenti del dashboard con un design di facile utilizzo e di rivedere e aggiornare regolarmente il dashboard per mantenerlo pertinente.
2. Quali sono gli elementi di un dashboard delle attività?
Un dashboard per le attività comprende in genere diversi elementi critici: indicatori generali di stato, elenchi di attività, matrici di rischio e strumenti di monitoraggio dei KPI. Inoltre, può contenere tracciatori di attività cardine, conti alla rovescia per le scadenze ed elementi visivi come grafici a barre o Gantt.
Sono comuni anche indicatori di problemi ad alta priorità o ad alto rischio, insieme a filtri e sistemi di codifica a colori. Il dashboard deve essere progettato per essere facile da usare, con un layout che mostri chiaramente le informazioni più importanti.
3. Quali sono i vantaggi di un dashboard delle attività?
Un dashboard delle attività migliora il project management, fornendo una panoramica chiara dello stato del progetto. Inoltre, aiuta a monitorare lo stato di avanzamento dei vari obiettivi e attività e a identificare potenziali problemi prima che si diffondano.
Un dashboard delle attività migliora anche il coordinamento e la comunicazione del team, centralizzando le informazioni sul progetto. Favorisce il processo decisionale presentando i dati in un formato accessibile e fruibile. Utilizzando un dashboard per tutte le attività personali e professionali, è possibile migliorare la produttività, gestire meglio le risorse e portare a termine i progetti.