Ogni dashboard delle attività abbandonate muore allo stesso modo. Non a causa di un layout inadeguato o dello strumento sbagliato, ma nel momento in cui un numero contraddice ciò che il team ha effettivamente osservato quella settimana, e le persone smettono di fidarsi di ciò che vedono sullo schermo.
Ecco perché questa guida è l’opposto rispetto alla maggior parte dei tutorial sulle dashboard. Quattro dei sei passaggi avvengono prima ancora di toccare il layout, perché una dashboard è uno specchio: può solo mostrare ciò che è già riportato nei tuoi registri delle attività. Se i registri sono corretti, una semplice dashboard di quattro schede ti aiuterà a gestire il tuo Monday. Se sono sbagliati, anche la schermata più bella del mondo diventerà argomento di litigi settimanali.
Di seguito: la configurazione, la realizzazione, dove realizzarla e cosa la rende affidabile anche dopo la prima settimana.
In breve: Assegna a ogni attività un titolare, uno stato chiaro e una data di scadenza. Crea una dashboard con quattro schede: attività per stato, attività scadute, attività per persona e attività bloccate. Scegli un momento fisso per aggiornare gli stati, ad esempio i primi cinque minuti della riunione del lunedì, e prova la dashboard su una settimana che già conosci bene prima di affidarle una che non conosci.
Che cos’è una dashboard delle attività?
Una dashboard delle attività è una vista unica che mostra lo stato in tempo reale di una serie di attività, solitamente filtrate per team, progetto o persona. Combina il conteggio delle attività aperte e completate, un elenco delle attività scadute, una ripartizione delle attività per titolare e una panoramica di ciò che è bloccato.
Una dashboard non contiene dati propri. Quando la apri, legge i tuoi record delle attività e visualizza ciò che questi riportano. Record aggiornati generano una dashboard accurata. Record obsoleti generano una dashboard che sembra attendibile, ma in realtà è errata.
Dashboard delle attività vs. dashboard dei progetti vs. rapporto sullo stato dell'attività
Questi tre strumenti rispondono a domande diverse per lettori diversi. Una dashboard delle attività effettua il monitoraggio dell’esecuzione a livello di singola attività. Una dashboard di progetto effettua il monitoraggio dei risultati a livello di iniziativa. Un rapporto sullo stato è un riepilogo/riassunto scritto per chi non consulta né l’una né l’altra.
| Dimensione | Dashboard delle attività | Dashboard del progetto | Rapporto sullo stato |
|---|---|---|---|
| Unità di misura | Attività individuali | Progetti, fasi, attività cardine | Testo descrittivo e numeri salienti |
| Lettore principale | Il team che svolge il lavoro e il suo responsabile | Responsabile di programma, PMO, capo reparto | Dirigenti, clienti, parti interessate |
| Ritmo di aggiornamento | Aggiornata continuamente all’apertura | Continua, con revisione settimanale | Da compilare settimanalmente o mensilmente |
| Domanda risolta | Cosa è in ritardo e chi se ne occupa? | Questo progetto verrà portato a termine in tempo? | Dovremmo preoccuparci, e di cosa? |
| Non funziona quando | Gli stati diventano obsoleti | Le attività cardine non sono collegate alle attività reali | L’autore attenua le cattive notizie |
La regola fondamentale: adegua lo strumento al destinatario. Il team utilizza la dashboard delle attività, il PMO necessita della dashboard dei progetti, mentre i dirigenti lavorano solitamente con il report.
Perché la maggior parte delle dashboard delle attività finisce per non essere più utilizzata?
La maggior parte dei dashboard delle attività viene abbandonata perché i dati sottostanti diventano obsoleti e, non appena un numero sembra errato, il team smette di fidarsi del resto dello schermo. Uno studio pubblicato sul Journal of Medical Quality ha documentato due dashboard nello stesso ospedale con gli stessi dati e lo stesso scopo. Uno è stato adottato, l’altro no.
La differenza non aveva nulla a che vedere con il design. Lo studio ha invece individuato tre meccanismi sociali fondamentali che influenzano l’adozione e l’utilizzo di una dashboard:
- Un clima di squadra collaborativo, in modo che la dashboard favorisca una conversazione aperta e sincera e i membri del team si sentano a proprio agio nell’esprimersi
- Fiducia tra i membri del team riguardo ai dati e al modo in cui verranno utilizzati
- Comportamenti di leadership all’interno del team
Spesso la fiducia è uno dei motivi più comuni per cui una dashboard viene abbandonata. Basta che qualcuno noti un numero che non quadra e ogni riunione sulla dashboard si trasforma in un dibattito sull’accuratezza dei dati.
Secondo il rapporto “State of Project Management” di Wellingtone, la metà delle organizzazioni non ha nemmeno accesso agli indicatori chiave di prestazione (KPI) dei progetti in tempo reale. Il 72% dei professionisti del settore dedica ogni mese almeno mezza giornata alla compilazione manuale dei rapporti sullo stato dei progetti.
Quindi, prima di creare qualsiasi cosa, assicurati di fare bene tre cose:
- Assegna un titolare a ciascuna attività
- Assicurati che lo stato del progetto abbia lo stesso significato per tutti
- Fissa date di scadenza realistiche o posticipale
Un modo veloce per verificare i tuoi dati attuali: ordina qualsiasi elenco di attività in base alla data dell’ultimo aggiornamento. Qualsiasi attività rimasta invariata per due settimane necessita di un aggiornamento dello stato oppure non era un vero e proprio lavoro fin dall’inizio.
Come creare una dashboard delle attività in sei passaggi
Una dashboard delle attività si realizza in sei passaggi, e solo gli ultimi due riguardano il layout. I primi quattro definiscono i record delle attività da cui la dashboard attinge: la decisione che supporta, lo stato assegnato, la titolarità e le date di scadenza, nonché la procedura di aggiornamento. Se li salti, creerai una dashboard basata su dati incompleti.
Passo 1: Definisci la decisione che la dashboard supporta
Annota la decisione specifica che qualcuno dovrà prendere da questa schermata, prima ancora di aggiungere una sola scheda. «Vedere come sta andando il team» è un’osservazione. «Decidere ogni Monday quali due attività portare avanti e a chi riassegnarle» è una decisione, e ti indica esattamente quali schede creare.
Prima di aggiungere una scheda, verifica che sia in linea con quella decisione:
- Conservala se la scheda modifica le attività da fare questa settimana
- Eliminala se la scheda è interessante ma non richiede alcun prompt
- Mettila da parte se la questione alla base è emersa solo una volta
Consiglio da esperto: chiedi alle tre persone che useranno di più la dashboard cosa hanno controllato manualmente la settimana scorsa. Le domande che ripetono più spesso saranno le tue prime schede.
Passaggio 2: concordate una serie di stati che l’intero team utilizzerà
Ogni scheda della dashboard viene generata in base al tuo elenco di stati, quindi definiscilo insieme al team e limitati a cinque o sei fasi. Scrivi una breve descrizione di una riga per ogni fase e conservala nel luogo in cui il team pianifica il lavoro.
Ci sono due fasi che causano maggiore confusione quando non sono definite chiaramente:
- Bloccate o in attesa: assegna uno stato specifico alle attività bloccate. Altrimenti, un’attività in attesa della revisione di un contratto viene conteggiata come lavoro attivo. La dashboard mostra che il team è impegnato quando in realtà una parte del lavoro non sta procedendo affatto
- In revisione: definisci esattamente cosa significa “in revisione” per il tuo team. Se una persona lo usa per le approvazioni dei clienti e un’altra per il feedback tra colleghi, il conteggio delle revisioni mescola due code diverse con durate ciclo diverse
Prima di fissare definitivamente gli stati, chiedi al team di classificare 20 attività reali utilizzando tali stati. Se due persone non sono d’accordo su quale categoria assegnare a un’attività, significa che la definizione dello stato non è ancora abbastanza chiara.
Passaggio 3: Assegna un titolare e una data di scadenza per ogni attività
Assegna ogni attività a una sola persona. Un’attività assegnata a tre persone viene visualizzata correttamente nella dashboard ma non viene svolta da nessuno, perché ogni assegnatario presume che se ne occupi qualcun altro.
Fai lo stesso con le date di scadenza. Quando il backlog si riempie di date che tutti sanno essere solo aspirazioni, il team impara a ignorare le schede scadute. Fissa date a cui il titolare si impegna a rispettare e sposta quelle che slittano, invece di lasciarle in rosso. Se il backlog è già pieno di date a cui nessuno crede, inizia a dare priorità ai lavori in competizione tra loro.
Una semplice modifica alle impostazioni elimina l’intera categoria di lavoro senza assegnatario e senza data di scadenza: rendi obbligatori i campi “Assegnatario” e “Data di scadenza” durante la creazione di un’attività.
Passaggio 4: Imposta la routine di aggiornamento prima di definire il layout
Decidi quando aggiornare gli stati e chi deve farlo. Di solito si seguono due modelli:
- Al momento del passaggio di consegne: la persona che passa il lavoro aggiorna lo stato nel momento stesso in cui il compito passa nelle mani di qualcun altro
- A cadenza regolare: il team effettua un riepilogo dello stato di avanzamento di cinque minuti durante una riunione già in programma, come la riunione del lunedì StandUp
Scegline una e collegala a qualcosa che il team fa già. Ad esempio, se il tuo team tiene una riunione StandUp il lunedì, usa i primi cinque minuti per esaminare la bacheca e aggiornare insieme lo stato delle attività. In questo modo, l’aggiornamento avviene durante una riunione a cui le persone partecipano già.
Consiglio utile: imposta un'automazione che segnali qualsiasi attività che non abbia subito aggiornamenti negli ultimi 10 giorni. Non sostituirà il rituale, ma individuerà le attività che sfuggono, così non dovrai controllare manualmente ogni singola attività.
Passaggio 5: Crea la tua prima dashboard
Inizia con quattro schede. Ognuna risponde a una domanda specifica che il tuo team pone ripetutamente:
- Attività aperte per stato: un grafico a barre o a torta che mostra quante attività si trovano in ciascuna fase. Questo ti permette di capire dove si sta accumulando il lavoro. Se 20 attività sono “in corso” e solo 1 è “in revisione”, o la fase di revisione rappresenta un collo di bottiglia oppure le persone non stanno portando avanti le attività
- Attività in ritardo: un elenco di tutte le attività la cui data di scadenza è già trascorsa, ordinate in base al numero di giorni di ritardo. Gli elementi più vecchi vengono visualizzati in cima all'elenco, in modo che il team se ne occupi per prime
- Attività per titolare: una ripartizione del numero di attività in sospeso assegnate a ciascuna persona. È qui che puoi individuare eventuali squilibri. Se una persona ha 30 attività in sospeso e altre due ne hanno 8 ciascuna, saprai dove ridistribuire i compiti prima che qualcuno non rispetti una scadenza
- Lavoro bloccato: una scheda dedicata alle attività che non possono procedere. Le attività bloccate si nascondono nel conteggio delle attività aperte, fingendo di essere in corso. Indica da quanto tempo ogni attività è bloccata, in modo da sapere quali richiedono un intervento superiore
Utilizza queste quattro schede per due settimane prima di aggiungerne altre. Se continui ad allontanarti dalla dashboard per cercare sempre la stessa cosa (ad esempio, cosa devi consegnare questa settimana), quella sarà la tua quinta scheda.
Quando disponi le schede, metti i lavori in ritardo e quelli bloccati in alto a sinistra. È lì che le persone guardano per prime, e quelle schede richiedono una risposta immediata. Metti i grafici di tendenza (come i tassi di completamento nel tempo) più in basso nella pagina, poiché servono per la pianificazione settimanale.
Passaggio 6: Mettila alla prova con una settimana che conosci già bene
Scegli una settimana recente di cui ricordi bene cosa è successo: quali attività hanno subito ritardi, chi era sovraccarico di lavoro, cosa ha subito un blocco.
Apri la dashboard relativa a quella settimana e confronta ciò che mostra con ciò che sai essere realmente accaduto. Se il tuo team ha avuto una settimana difficile con scadenze non rispettate, ma la dashboard mostra che tutto procede secondo i piani, significa che c’è qualcosa che non va nella configurazione. È meglio accorgersene ora piuttosto che dopo che qualcuno avrà preso una decisione basandosi su quei dati.
Due aspetti da tenere particolarmente in considerazione:
- Ambito errato: i filtri della dashboard potrebbero puntare all’elenco sbagliato oppure tralasciare le attività di un intero team. Se il lavoro del tuo team di ingegneri non compare, tutti i dati riportati sulla dashboard sono incompleti
- Esclusioni silenziose: alcuni filtri di data escludono le attività completate prima dell’inizio dell’intervallo. Ciò fa apparire la tua produttività inferiore a quanto non sia in realtà, poiché la dashboard ne tiene conto solo in parte
Da fare questa revisione insieme a un collega che era presente quella settimana. Ricorderete cose diverse e, tra voi due, individuerete le lacune sfuggite alla dashboard che nessuno dei due avrebbe notato da solo.
Questa guida passo passo illustra la stessa sequenza, comprese le abitudini che garantiscono l’accuratezza delle dashboard:
Cosa rende una dashboard utile anche dopo la prima settimana?
I passaggi da 1 a 6 ti consentono di creare una dashboard. Queste abitudini fanno sì che i dati in essa contenuti siano ancora degni di essere consultati tra un mese.
- Documenta l’ambito dei dati: Annota quali elenchi, team e intervalli di date alimentano la dashboard. Senza questa informazione, col passare del tempo verranno aggiunte nuove schede che attingono da origini dati diverse. Alla fine, due schede sulla stessa schermata mostreranno numeri contrastanti e nessuno saprà a quale dare credito
- Stabilisci un punto di riferimento per la normalità: registra il numero tipico di attività in ritardo del tuo team, la media di attività per persona e il numero abituale di attività bloccate durante uno sprint normale. Il rapporto "Pulse of the Profession" 2025 del PMI ha rilevato che i professionisti con un elevato senso degli affari effettuano un monitoraggio medio di 9,1 fattori di performance per progetto, rispetto ai 6,3 di tutti gli altri, includendo aspetti come la soddisfazione del cliente e l’allineamento strategico che una semplice colonna di stato non riuscirebbe a far emergere. Non è necessario avere nove fattori fin dal primo giorno, ma documenta i due o tre numeri che il tuo team noterebbe se raddoppiassero
- Concordate le soglie di escalation: decidete in anticipo quale numero di attività in sospeso richiede un intervento. Ad esempio: «Chiunque abbia più di 20 attività in sospeso riceverà una conversazione di ridistribuzione dei compiti». Senza una soglia, le persone guardano la dashboard, provano una vaga preoccupazione e non fanno nulla
- Aggiungi contesto a livello di scheda: inserisci una descrizione o un'etichetta di una riga su ogni scheda, in modo che chi vede la dashboard per la prima volta capisca immediatamente di cosa si tratta
- Collega ogni numero all’attività corrispondente: ogni cifra presente nella dashboard dovrebbe portare, con un solo clic, alle attività concrete a cui si riferisce. Se qualcuno vede “8 attività bloccate” e deve aprire un’app separata per scoprire quali siano queste otto, smetterà di usare la dashboard
- Stabilisci una regola di eliminazione: se nessuno ha agito in base alle informazioni contenute in una scheda entro quattro settimane, rimuovila. Esamina la dashboard mensilmente ed elimina tutto ciò che non influisce più sulle decisioni
Dove dovresti creare una dashboard delle attività?
Tre approcci coprono praticamente ogni tipo di team: un foglio di calcolo, uno strumento di BI dedicato o la piattaforma di gestione del lavoro in cui le attività sono già presenti. Ecco come scegliere tra queste opzioni.
| Approccio | Punti di forza | Punto debole | Ideale per |
|---|---|---|---|
| Foglio di calcolo (Excel, Fogli Google) | È gratis, intuitivo e puoi riorganizzarlo in un pomeriggio | Contiene una copia del lavoro che qualcuno deve mantenere in stato di sincronizzazione | Teams con meno di 10 persone che effettuano il monitoraggio di meno di 100 attività |
| Strumento di BI (Power BI, Tableau, Looker) | Integra i dati relativi alle attività con quelli finanziari, del CRM e dei prodotti su qualsiasi scala | Richiede una pipeline di dati e un titolare tecnico, oltre a un ritardo nell’aggiornamento | Organizzazioni che gestiscono la reportistica su più sistemi |
| Piattaforma di gestione del lavoro | Legge direttamente le attività in tempo reale, così la dashboard non può discostarsi dalla fonte | La reportistica è limitata ai dati di quella piattaforma | Teams il cui lavoro è già gestito in un unico sistema |
Fogli di calcolo
Una dashboard basata su un foglio di calcolo è costituita da una tabella pivot e da due o tre grafici sovrapposti a un elenco di attività. Inserisci le tue attività come righe, assegna a ciascuna uno stato, un titolare e una data di scadenza, quindi utilizza le formule per contarle e ordinarle in base a questi campi.
I modelli di tracker delle attività per Excel e Fogli Google includono formule e grafici predefiniti. Basta incollare le tue attività e avrai una dashboard funzionante in meno di un’ora.
Cosa funziona bene:
- Zero costi di configurazione: se qualcuno del tuo team conosce le formule di base dei fogli di calcolo, puoi iniziare già da oggi
- Flessibilità totale: qualsiasi metrica per cui sia possibile scrivere una formula diventa una scheda del dashboard, come il numero medio di giorni di ritardo per persona o le attività completate a settimana
- Condivisione facile: sia Excel Online che Fogli Google ti consentono di condividere un link per la sola visualizzazione. Gli interessati possono visualizzare i numeri senza poterli modificare o alterare accidentalmente
Limiti:
- Il foglio contiene una copia del lavoro: il tuo team svolge le attività vere e proprie altrove. Ogni volta che lo stato di un’attività cambia, qualcuno deve aggiornare manualmente il foglio di calcolo per allinearlo
- I conflitti di modifica possono creare confusione: le dashboard dei Fogli Google gestiscono bene le modifiche simultanee. I file Excel condivisi via email o su un drive condiviso no: due persone possono sovrascrivere le modifiche l’una dell’altra senza rendersene conto. Quando si hanno più di due o tre utenti che modificano regolarmente il file, iniziano a comparire formule errate e righe sovrascritte. Nessuno dei due strumenti dispone di una traccia di revisione integrata
Da evitare se: più di tre persone aggiornano i dati di origine oppure il progetto dura più di un trimestre.
Ideale per: piccoli team, progetti di breve durata e chiunque abbia bisogno di una dashboard funzionante fin da subito senza dover acquistare alcun software.
Strumenti dedicati alla Business Intelligence
Strumenti di business intelligence come Power BI, Tableau e Looker estraggono dati da più sistemi e li combinano in un unico report. Si collegano al tuo strumento di gestione delle attività, al sistema finanziario, al CRM e all’analisi dei prodotti, consentendoti poi di creare dashboard che attingono a tutte queste fonti contemporaneamente.
Ad esempio, potresti mostrare lo stato di completamento delle attività per team insieme al fatturato generato dai progetti di ciascun team. Oppure confrontare la durata del ciclo del reparto di ingegneria con il volume dei ticket di supporto clienti. Gli strumenti di BI sono ideali per queste viste trasversali tra i vari sistemi.
Cosa funziona bene:
- Incroci tra sistemi: il costo per funzionalità/funzione lanciata o il fatturato per team di progetto richiedono l’incrocio dei dati relativi alle attività con quelli finanziari. Gli strumenti di BI lo gestiscono in modo nativo
- Approfondimento storico: gli strumenti di BI archiviano istantanee dei tuoi dati nel tempo in un data warehouse. Puoi confrontare la durata ciclo di questo trimestre con quella dell’anno scorso oppure effettuare il monitoraggio della produttività nell’arco di sei mesi
- Controllo granulare degli accessi: puoi limitare ciò che ogni persona vede fino al livello delle singole righe. Un unico dashboard può servire a un dirigente che vede tutti i progetti, a un collaboratore esterno che vede solo i propri e a un client che vede solo i propri risultati finali
Limiti:
- Qualcuno con competenze tecniche deve occuparsi della manutenzione della pipeline: la connessione tra il tuo sistema di gestione delle attività e il data warehouse richiede configurazione, monitoraggio e interventi di riparazione in caso di malfunzionamenti. Quella persona di solito fa parte di un team dedicato ai dati con un proprio backlog, quindi le modifiche possono richiedere tempo
- I dati non sono in tempo reale: la maggior parte delle dashboard di BI si aggiorna a intervalli prestabiliti, spesso una volta durante la notte. La dashboard mostra lo stato di ieri fino al prossimo aggiornamento. Questo va bene per una revisione mensile, ma non per un StandUp in cui i dati risalgono già a 18 ore prima
Salta questo passaggio se: ti serve solo il monitoraggio di ciò che è in ritardo e di chi ne è responsabile. Uno strumento di BI è eccessivo per questo scopo.
Ideale per: i team che hanno bisogno di visualizzare i dati relativi alle attività insieme a quelli finanziari, sui clienti o sui prodotti nella stessa dashboard.
Piattaforme di gestione del lavoro
La maggior parte delle piattaforme di gestione del lavoro (Asana, Jira, monday.com, Smartsheet e altre) dispone di dashboard integrate che attingono direttamente dalle attività su cui il tuo team lavora ogni giorno. Per la maggior parte dei team che si occupano quotidianamente di project management visivo, è proprio qui che finiscono per concentrarsi.
Cosa funziona bene:
- Nessuna discrepanza rispetto alla fonte: la dashboard legge i dati delle attività in tempo reale. Nessuno copia i dati da un sistema all’altro, quindi i numeri non possono andare fuori dalla sincronia
- Esegui il drill-down sui dettagli: la maggior parte delle piattaforme ti permette di cliccare su un numero in un grafico e visualizzare le singole attività che lo compongono
- Pulizia dei dati alla fonte: i campi obbligatori, gli elenchi di stato bloccati e i promemoria automatici garantiscono che i dati letti dalla dashboard siano completi
Limiti:
- Alcune metriche vengono aggiornate con un certo ritardo. I dati di base delle attività, come lo stato e l’assegnatario, vengono aggiornati immediatamente. Le metriche calcolate, come i grafici burndown e la durata ciclo, vengono spesso aggiornate a intervalli prestabiliti, a volte una volta al giorno. Controlla la frequenza di aggiornamento della tua piattaforma per non farti confondere da numeri che non sono ancora stati aggiornati
- La reportistica si limita a ciò che è presente all’interno della piattaforma. Se parte del lavoro viene svolto al di fuori dello strumento, la dashboard non lo rifletterà. Vedrai solo le attività registrate nella piattaforma, quindi qualsiasi lavoro monitorato altrove rimarrà un punto cieco
Salta questo passaggio se: la tua reportistica deve combinare i dati relativi alle attività con analisi finanziarie o di prodotto. Uno strumento di BI è più adatto a questo scopo, e molti team utilizzano entrambi: una dashboard di gestione del lavoro per le revisioni settimanali del team e una dashboard di BI per i report mensili destinati alla dirigenza.
Ideale per: i team che gestiscono già le proprie attività in un unico sistema e che hanno bisogno di visualizzare lo stato, il carico di lavoro e i rischi su un'unica schermata.
3 esempi di dashboard delle attività suddivisi per ruolo
Le dashboard delle attività funzionano in modo diverso a seconda di chi le consulta. Ecco tre esempi: il responsabile del team che gestisce la settimana, il singolo collaboratore che gestisce la propria lista di attività e il responsabile del programma che coordina i vari team.
1. La dashboard settimanale del responsabile del team
Un responsabile marketing gestisce sei campagne con un team di cinque persone. Ogni Monday, prima della riunione StandUp, apre una finestra per rispondere a due domande: chi ha bisogno di aiuto per superare un ostacolo e se c’è del lavoro da affidare a qualcun altro?
La loro dashboard di marketing si basa su quattro schede:
- Attività in ritardo per titolare: questo elenco riporta tutte le attività la cui data di scadenza è già trascorsa, raggruppate in base alla persona titolare. Invece di chiedere a ciascuno quali attività sono in ritardo, il titolare può visualizzarle tutte in un colpo solo e decidere quali riassegnare
- Attività bloccate da più di tre giorni: un’attività che rimane bloccata per un giorno o due spesso si risolve da sola. Ma se qualcosa rimane in stallo per tre o più giorni, probabilmente è necessario l’intervento del responsabile, che si tratti di rimuovere una dipendenza o di riassegnare l’attività
- Attività da completare questa settimana: questa sezione mostra tutto ciò che deve essere portato a termine prima del fine settimana. Fornisce al responsabile un quadro chiaro di ciò che rischia di andare in ritardo se non viene affrontato immediatamente
- Attività aperte per persona: prima di riassegnare a qualcuno un lavoro in ritardo o bloccato, il responsabile controlla questa scheda per assicurarsi che quella persona abbia effettivamente capacità
Da aggiungere dopo il primo mese: una scheda dedicata alle attività inattive che elenchi tutte le attività che non hanno subito aggiornamenti negli ultimi 10 giorni. Le attività inattive sono facili da trascurare perché non vengono segnalate come scadute o bloccate. Rimangono semplicemente lì. Questa scheda ti aiuta a individuare il lavoro in sospeso, come ad esempio un progetto di design che nessuno ha preso in carico perché il designer destinatario non sapeva che fosse di sua competenza.
Mantieni l’attenzione sull’essenziale. Questa dashboard contiene quattro schede, e ciascuna di esse porta a un’azione specifica: riassegnare, sbloccare o contrassegnare. I grafici di tendenza e le percentuali di completamento sono utili per le revisioni degli sprint, ma non aiutano con queste tre azioni. Aggiungili a una dashboard separata dedicata alla revisione settimanale, se ne hai bisogno.
2. La visione quotidiana del singolo collaboratore
Un ingegnere senior nel bel mezzo della pianificazione di uno sprint deve sapere tre cose all’inizio della giornata: su cosa devo lavorare, quali attività sono in stallo e se da ieri mi sono state assegnate nuove attività. La sua dashboard è interamente dedicata alle sue attività.
Ci vogliono quattro schede:
- Le mie attività da svolgere questa settimana: un elenco delle proprie attività settimanali, ordinate per priorità. Questa è la loro coda di lavoro. La aprono, vedono cosa è più importante e partono da lì
- Le mie attività bloccate: se una delle loro attività è in attesa dell’intervento di qualcun altro, questa scheda lo indica. L’ingegnere può segnalarlo durante lo StandUp o inviare subito un messaggio
- Assegnati a me nelle ultime 24 ore: le nuove attività non sempre vengono accompagnate da una notifica che l'ingegnere riesca a vedere in tempo. Questa scheda raccoglie tutto ciò che gli è stato assegnato da ieri
- Un link alla bacheca degli sprint: quando un'attività richiede il contesto del team, basta un clic per accedere alla bacheca condivisa senza doverla cercare
Perché questa dashboard è importante per tutto il team: quando un ingegnere o un designer dispone di una dashboard personale che lo aiuta a pianificare la propria giornata, aggiorna le proprie attività come parte del proprio flusso di lavoro. Ciò significa che tutte le altre dashboard ricevono dati più accurati senza che nessuno debba sollecitare gli aggiornamenti. Se devi creare una sola dashboard seguendo questa guida, crea prima questa.
3. La visione trasversale del programma
Un responsabile operativo sta coordinando il lancio di un prodotto che coinvolge i reparti marketing, assistenza e ingegneria. Nessuna bacheca dei singoli team mostra il quadro completo del lancio, poiché ogni team effettua il monitoraggio solo del proprio lavoro. Questa dashboard personalizzata monitora gli spazi tra i team, in particolare i passaggi in cui il lavoro passa da un gruppo all’altro.
Per il monitoraggio, utilizza cinque schede:
- Attività bloccate da un altro team: questa sezione presenta un elenco di tutte le attività in attesa che un altro team completi un compito, indicando il nome del team responsabile del blocco. Nessuna riunione StandUp dei singoli team tratta queste dipendenze tra team, quindi senza questa scheda passerebbero inosservate finché qualcuno non mancherebbe una scadenza
- Percentuale di completamento delle attività cardine: invece di contare le singole attività, questa scheda mostra lo stato rispetto alle attività cardine del piano di lancio
- Elementi in ritardo raggruppati per team: questa funzione mostra su un'unica schermata quali team sono in ritardo e di quanto. Senza di essa, il responsabile operativo dovrebbe aprire tre bacheche separate e ricostruire manualmente il quadro generale
- Andamento della durata ciclo: questo indicatore rileva se il lavoro procede più velocemente o più lentamente man mano che si avvicina la data di lancio. Se la durata ciclo aumenta (le attività richiedono più tempo per essere completate), è un segnale precoce che il team sta raggiungendo i limiti di capacità o sta incontrando maggiori dipendenze
- Tempo di attesa tra i team: questa è la scheda che manca nella maggior parte delle dashboard di programma. Misura per quanto tempo il lavoro completato rimane inattivo prima che il team successivo se ne occupi. Il team di ingegneri completa una funzionalità martedì, ma il team di marketing non inizia a scrivere il testo di lancio fino al lunedì successivo. La bacheca di ciascun team sembra a posto, ma il lancio ha appena perso cinque giorni in quel lasso di tempo, e nessuna dashboard dei singoli team lo avrebbe mostrato
L’aspetto che nessuno prevede: la titolarità. Ogni team ha qualcuno che gestisce la propria bacheca. Questa dashboard è comune a tutti i team, quindi nessun team ne è il proprietario. Assegna a una persona il compito di controllarla settimanalmente e di segnalare quando un’attività in sospeso o un ostacolo che coinvolge più team non è stato risolto. Senza questo, la dashboard esiste, ma nessuno agisce in base a ciò che mostra, perché tutti danno per scontato che sia l’altro team a tenerla d’occhio.
Come creiamo le dashboard delle attività in ClickUp
ClickUp è una piattaforma di gestione del lavoro in cui attività, documenti, obiettivi e chat sono riuniti in un unico spazio di lavoro. Le dashboard di ClickUp attingono direttamente dai dati delle attività, quindi non è necessario esportare o effettuare sincronizzazioni. Ogni scheda della dashboard attinge dagli stessi record che il tuo team aggiorna quotidianamente.
Crea la dashboard
Apri la sezione Dashboard dalla barra laterale sinistra. Fai clic su + Nuova dashboard, assegnale un nome che rispecchi la decisione che supporta (dal Passo 1) e scegli se partire da una dashboard vuota o da un modello.
ClickUp include modelli predefiniti per configurazioni comuni come il monitoraggio degli sprint e le panoramiche dei progetti. I modelli ti offrono un layout di base che puoi personalizzare; le dashboard vuote ti consentono di crearne una da zero.
Per aggiungere una scheda, clicca su + Aggiungi scheda, scegli il tipo di scheda e assegnala allo Spazio, alla Cartella o all’Elenco in cui lavora il tuo team.
Filtra l’intera dashboard in un colpo solo
Per impostazione predefinita, ogni scheda di una dashboard di ClickUp estrae i dati dallo Spazio, dalla Cartella o dall’Elenco a cui l’hai associata al momento della configurazione. Tuttavia, puoi anche applicare un unico filtro a livello di dashboard e tutte le schede basate su grafici presenti sulla pagina si adatteranno di conseguenza.
Ad esempio, supponiamo che la tua dashboard mostri i dati relativi all’intero Marketing Space. Stai per partecipare a una revisione dello sprint e desideri visualizzare solo le attività dello sprint corrente. Invece di modificare i filtri di ogni singola scheda una per una, applica un filtro per intervallo di date a livello di dashboard. Ogni grafico sulla pagina mostrerà ora solo i dati relativi a quello sprint. Rimuovi il filtro per tornare alla visione completa.
Le singole schede possono comunque avere i propri filtri, oltre a quello a livello di dashboard. Potresti quindi avere una dashboard filtrata in base allo spazio di un team, con una singola scheda che filtra ulteriormente solo le attività bloccate. Ciò significa che una sola dashboard può fungere sia da panoramica settimanale che da drill-down mirato, senza dover creare e gestire due dashboard separate.
Cos’altro puoi fare con le dashboard di ClickUp?
- Genera aggiornamenti di stato basati sull’attività effettiva delle attività: aggiungi una scheda "StandUp™ con l'IA" o "Project Update" alla tua dashboard e ClickUp Brain redigerà un riepilogo basato su ciò che il team ha fatto: attività completate, modifiche di stato e nuovi ostacoli. Modifica la bozza e condividila, invece di ricominciare da zero ogni settimana
- Mantieni i dati delle attività sempre in ordine in modo automatico: imposta le regole una volta sola e ClickUp Automations le eseguirà ogni volta che verrà soddisfatta la condizione di attivazione. Ad esempio: sposta un’attività principale nella categoria “In revisione” quando l’ultima sottoattività viene chiusa, avvisa un responsabile quando un’attività supera la data di scadenza o assegna automaticamente nuove attività in base al valore di un campo personalizzato. ClickUp offre modelli predefiniti per le regole più comuni, oppure puoi crearne di personalizzate
- Individua i problemi tra un controllo e l’altro della dashboard: un Super Agent è un collaboratore basato sull’IA che puoi configurare con un ruolo specifico e assegnare a un progetto o a uno spazio. Definisci cosa deve monitorare: picchi di attività in ritardo superiori a una soglia prestabilita o attività in ritardo distribuite su più elenchi. Quando rileva qualcosa, invia un messaggio nella chat o aggiunge un commento all’attività in questione.
- Controlla chi vede cosa grazie alla condivisione delle dashboard: condividi le dashboard con persone specifiche, team o chiunque nell’area di lavoro. Le schede mostrano solo le attività a cui il visualizzatore ha accesso
- Incorpora la dashboard come vista proprio accanto alle tue liste: invece di accedere a una sezione separata dedicata alle dashboard, aggiungi la dashboard come parte delle Viste di ClickUp. Il team apre lo stesso Spazio in cui lavora, fa clic sulla scheda della dashboard e vede la reportistica proprio lì
Limiti:
- Le dashboard sono progettate per i computer desktop. L’app mobile di ClickUp ti consente di visualizzare le dashboard, ma il layout e le interazioni con le schede sono pensati per lo schermo intero. Se il tuo team si affida principalmente ai dispositivi mobili per gli aggiornamenti sulle attività, trarrà maggiori vantaggi dall’elenco delle attività sull’app mobile.
- Le schede hanno un limite massimo di dati. Le schede di calcolo elaborano fino a 25.000 attività. Per la maggior parte dei team, questa quantità è più che sufficiente. Tuttavia, se stai creando una dashboard che copre un'intera organizzazione con anni di cronologia delle attività, potresti raggiungere tale limite e dovrai restringere l'ambito delle tue schede a intervalli di date più ristretti o a spazi specifici
Salta questo passaggio se: sei un utente singolo che effettua il monitoraggio di meno di 20 attività. Una vista Elenco o Bacheca filtrata ti offre le stesse informazioni senza bisogno di configurazioni.
Ideale per: team in cui più persone devono poter visualizzare lo stato di avanzamento delle attività, la distribuzione del carico di lavoro e i rischi su un’unica schermata.
Una dashboard che funzionerà anche il mese prossimo
Le dashboard efficaci hanno un aspetto semplice e contengono quattro o cinque schede. Funzionano perché il team ha concordato a quale domanda risponde la schermata e qualcuno si è assicurato che venga controllata regolarmente.
I progetti che vengono abbandonati di solito partono in grande. Finiscono per contenere troppe schede, grafici e metriche. Nel giro di un mese, metà dei numeri sembra errata perché gli aggiornamenti sulle attività sono rimasti indietro. Dopo due mesi, il team smette di aprirlo e torna alle riunioni di aggiornamento.
Se il tuo team utilizza già ClickUp, la dashboard attinge dalle stesse attività che i membri aggiornano quotidianamente, senza necessità di gestire un'origine dati separata. Inizia a utilizzare ClickUp gratis.
Domande frequenti sui dashboard delle attività
Una bacheca Kanban è una superficie di lavoro: si spostano le schede delle attività da una colonna all’altra per aggiornarne lo stato. Una dashboard delle attività è un riepilogo in sola lettura costruito sulla base di quel lavoro. Si agisce all’interno di una bacheca e si legge una dashboard. Una bacheca mostra tutte le schede di un singolo progetto; una dashboard aggrega i dati tra i vari progetti per evidenziare le eccezioni, come i lavori in ritardo o bloccati. La maggior parte dei team utilizza entrambi: la bacheca per il flusso quotidiano e la dashboard per la revisione settimanale.
Un tracker delle attività è il sistema che utilizzi per registrare e aggiornare le attività. Una dashboard delle attività è una vista riassuntiva basata su tali registrazioni. Si lavora all’interno del tracker e si consulta la dashboard. Il tracker contiene tutti i campi e i commenti relativi a ciascuna attività, mentre la dashboard mostra solo i dati aggregati e le eccezioni di cui il lettore ha bisogno, come il numero di attività scadute e gli squilibri nel carico di lavoro.
Sì. Esistono modelli gratuiti per ClickUp, Excel e Fogli Google, e la maggior parte delle piattaforme di gestione del lavoro include dashboard di base nei propri piani Free. Un modello ti fa risparmiare tempo nella configurazione, ma riproduce comunque tutto ciò che il tuo team registra; pertanto, la disciplina del “un solo responsabile, uno stato, una data di scadenza” è più importante del modello che scegli.
L’IA può assemblare il layout di una dashboard e riépilogare i dati, ma non può correggere i record sottostanti. ClickUp Brain risponde alle domande in linguaggio semplice sulla base dei dati in tempo reale dell’area di lavoro. Questo copre le query una tantum che altrimenti diventerebbero schede extra permanenti. Il limite è lo stesso di qualsiasi dashboard: se gli stati e i responsabili non sono aggiornati, una visualizzazione generata dall’IA è sicuramente errata.
Una dashboard gestionale riunisce diverse dashboard delle attività in un'unica vista riassuntiva per un dirigente che non consulta mai gli elenchi delle attività sottostanti. Mostra indicatori quali il tasso di consegna, l’utilizzo del budget e i KPI principali a livello di team o unità aziendale, solitamente ricavati da diversi sistemi anziché da un unico strumento di gestione delle attività. Una dashboard delle attività mostra le singole attività; una dashboard gestionale mostra se la funzione è in linea con gli obiettivi.
Entro cinque secondi dall’apertura di una dashboard, chi la consulta dovrebbe cogliere almeno un’informazione chiave senza dover scorrere la pagina o porre domande. Il Nielsen Norman Group definisce le dashboard come visualizzazioni immediate su cui gli utenti possono agire con il minimo sforzo cognitivo. Per una dashboard delle attività, ciò significa che i lavori in ritardo e quelli bloccati vanno posizionati in alto a sinistra, dove lo sguardo si posa per primo, mentre i grafici di tendenza vanno collocati più in basso nella pagina.