L'analisi delle attività è parte integrante del compito di un project manager. Si parte da un'ampia serie di attività che si sovrappongono, con livelli di priorità diversi e che richiedono impostazioni diverse. Assegnare queste attività ai vari dipartimenti può essere un'impresa ardua, soprattutto se l'obiettivo è quello di rendere efficienti le operazioni quotidiane.
Per ottenere una corretta assegnazione e responsabilità del flusso di lavoro, i project manager devono padroneggiare le categorie di attività e i tipi di attività. Questi aiutano a suddividere i deliverable in attività e sottoattività e ad assegnare il lavoro ai membri del team in base alle loro competenze o alle scadenze del progetto.
In questo articolo, ci addentreremo nelle categorie e nei tipi di attività e vi mostreremo come organizzare e ottimizzare il vostro lavoro!
Bonus: Vi spiegheremo il processo di aggiunta di un nuovo tipo di attività o di una nuova categoria in ClickUp una soluzione all-in-one per il project management.
Tipi di attività e categorie di attività spiegate
Spesso si usano le categorie di attività e i tipi di attività in modo intercambiabile, ma non sono la stessa cosa. Tecnicamente, una categoria di attività è un insieme universale che comprende più tipi di attività.
In altre parole, un tipo di attività descrive le caratteristiche di un'attività a livello micro, mentre la categoria di attività è il concetto macro. Ad esempio, è possibile creare una categoria di attività chiamata Team building. A questa categoria si possono aggiungere altri tipi di attività, ad esempio Trovare un locale, ordinare il cibo, Inviare inviti e Allocare un budget.
La categoria descrive la natura dell'attività e tutte le attività al suo interno si iscrivono a tale natura, garantendo che non ci sia alcuna confusione. Ad esempio, "Allocare un budget" può essere un'attività super casuale se non si conosce il contesto, che nel nostro esempio è il team building.
Sia i tipi di attività che le categorie sono personalizzabili.
Molti gestori del team hanno categorie di attività che rappresentano i team, come Design, Ingegneria, Marketing e Vendite. I tipi di attività all'interno di ogni categoria possono rappresentare le responsabilità di ciascun team. Ad esempio, la categoria Vendite può avere attività come Comunicazione, Previsioni, Obiettivi e Creazione di piani
È possibile classificare ulteriormente le attività in base alla priorità, alla scadenza, allo stato o a un altro criterio che abbia senso per il progetto. L'idea è di rendere tutto facilmente ricercabile.
**La maggior parte degli strumenti di project management consente di aggiungere tag per identificare i tipi di attività e le categorie. Ad esempio, se si utilizza ClickUp, si può creare, modificare e cancellare i tag delle attività per organizzare il proprio lavoro, il tutto accessibile in modo semplice tramite Ricerca universale .
La Ricerca universale di ClickUp consente agli utenti di trovare rapidamente attività, documenti, file, utenti, chat e dashboard nell'intera area di lavoro e anche in altre aree di lavoro connesse
Importanza della gestione dei tipi di attività e delle categorie di attività
Classificare le attività in tipi e categorie può non avere molto senso se si lavora su scala ridotta. Ma quando il progetto cresce, il numero di attività si moltiplica rapidamente e questo tipo di disorganizzazione è la ricetta per il fallimento.
Oltre a supportare la scalabilità, una gestione efficiente delle attività è utile per:
- Assegnazione e monitoraggio più rapidi delle attività
- Stabilire un account
- Impostazione delle priorità
I tipi di attività e le categorie di attività sono essenziali per una struttura di ripartizione del lavoro (WBS) efficiente. Aiutano a decostruire il progetto e a dividerlo in attività secondarie più piccole e facili da gestire, classificate per tipo e categoria. Quindi, è possibile organizzare le sequenze e le relazioni delle attività per garantire un ordine coerente del flusso di lavoro e ridurre al minimo le incomprensioni del team.
Se siete un team di sviluppo software che utilizza la metodologia del ciclo di vita del sistema (SDLC), i tipi di attività e le categorie sono un must. Queste classificazioni aiutano a raggruppare il flusso delle attività in sette fasi, prima, durante e dopo il rilascio:
- Piano
- Analisi
- Progettazione
- Sviluppo
- Collaudo
- Implementazione
- Manutenzione
Queste fasi rappresentano le categorie di attività e all'interno di ognuna di esse verranno impostati diversi tipi di attività. In questo modo, creerete una gerarchia di attività unica e una panoramica completa che vi darà il massimo controllo sui vostri progetti.
Tuttavia, la classificazione delle attività in tipi e categorie è importante non solo nell'SDLC, ma in qualsiasi metodologia di project management scelta. Vi aiuta a vedere il quadro generale e a ingrandire i dettagli, a trovare ciò che state cercando in pochi clic e a ottimizzare le risorse per evitare sprechi.
Suggerimento: State preparando un flusso di attività gerarchico? Utilizzate la funzione Modello di struttura di ripartizione del lavoro di ClickUp per risparmiare tempo. È dotato di sezioni predefinite per l'organizzazione delle attività, l'allineamento dei membri del team e il monitoraggio dello stato.
Comprendere la classificazione delle attività nel project management
Vediamo di spiegare in dettaglio il ruolo e l'importanza della classificazione delle attività nel project management:
Organizzazione efficiente
Nuotare in mucchi di attività non classificate può prosciugare le energie vostre e dei vostri collaboratori e portare a confusione e perdite di tempo. Classificando le attività in tipi e categorie, vi trasformerete in professionisti dell'organizzazione e vi assicurerete di poter trovare attività specifiche in pochi clic.
Allocazione delle risorse puntuale
Uno dei maggiori vantaggi dell'organizzazione delle attività in tipi e categorie è la comprensione della loro natura. Raggruppando le attività simili, sarete in grado di proprio allocare le risorse evitare ritardi e fare in modo che i team non si facciano il passaggio a vicenda.
Man mano che diventerete più abili nella classificazione delle attività, noterete che potrete stimare facilmente la lunghezza, la priorità e il budget di un'attività, massimizzando così l'esito positivo dei vostri piani di progetto.
Bonus: Migliorate le vostre abilità di classificazione delle attività con aiuti visivi! Utilizzate il Modello di allocazione delle risorse di ClickUp per visualizzare la disponibilità delle risorse e trarre il massimo beneficio da persone, materiali e budget.
Utilizzate il modello di allocazione delle risorse di ClickUp per tenere traccia dei materiali, della manodopera e così via dell'organizzazione per ogni progetto.
Relazioni trasparenti con le attività
La classificazione delle attività consente di creare e gestire le relazioni tra le attività per garantire che i team lavorino secondo un programma prestabilito.
Facciamo un esempio: supponiamo che le categorie di attività siano Vendite, Sviluppo e Marketing. All'interno della categoria Marketing, ci sono attività come Progettare un sito web per il cliente X e Ottimizzare un sito web per il cliente X. Ovviamente, non è possibile ottimizzare un sito web che non esiste, quindi il team si assicurerà di gestire prima il tipo di attività Progettare un sito web per il client X.
Un altro modo in cui i tipi di attività e le categorie possono aiutare a pianificare e gestire i rischi contemporaneamente è la prioritizzazione. È possibile creare tipi e categorie in base alla priorità e guidare il team a sbrigare le attività più impegnative e ad alta priorità prima di affrontare le altre.
Standardizzazione dei processi
La corretta comprensione dei tipi e delle categorie di attività aiuta a identificare ciò che si adatta o meno a un flusso di lavoro standard per il team. Questa conoscenza aiuta a standardizzare tutti i processi e a garantire che ogni membro del team sappia esattamente Da fare e in quale ordine.
A lungo termine, standardizzazione dei processi fa risparmiare tempo, riduce al minimo gli errori e semplifica l'inserimento e la formazione dei dipendenti.
È possibile identificare i processi che devono essere standardizzati con l'opzione Modello di procedura operativa standard per ClickUp . Questo modello di documento consente di definire i tipi di attività e la sequenza dei passaggi per migliorare la collaborazione e promuovere l'uniformità dei processi a livello aziendale.
4 Best Practice per l'organizzazione dei tipi e delle categorie di attività
Quando si tratta di organizzare le categorie e i tipi di attività, non esiste un approccio che vada bene per tutti. Tuttavia, abbiamo alcuni tips e best practice che possono aiutarvi, soprattutto se siete alle prime armi con la classificazione delle attività.
1. Ricercate il vostro progetto
La regola generale per la classificazione delle attività è quella di conoscere a fondo un progetto prima di suddividerlo in attività, tipi e categorie. Se non si comprende l'essenza del progetto, la classificazione delle attività in tipi e categorie non è di alcun aiuto, anzi può rallentare il lavoro e creare confusione.
Esplorate e scrivete i vostri del progetto , le scadenze, i requisiti e gli obiettivi per identificare i tipi di attività e le categorie giuste che sembrano utili in questo contesto. Poi, considerate il criterio che userete per la classificazione. Alcune opzioni sono: urgenza, importanza, team, tempo, costo e approccio.
Bonus: Usare il criterio Modello di lavagna online per l'ambito del progetto ClickUp per riepilogare compiti e attività, stimolare la collaborazione e fare chiarezza sui tipi di attività, le tappe, le attività cardine, le Sequenze e i deliverable del progetto.
2. Consultate i vostri team
Un atteggiamento esigente non vi porterà lontano con il vostro team. Certo, volete che la classificazione delle attività lavori per voi, ma dovete anche considerare le dinamiche del team, gli stili di lavoro , le competenze e le responsabilità individuali. Una soluzione intelligente in questo caso è il brainstorming con i responsabili dei reparti per creare tipi e categorie di attività funzionali e logiche che completino il progetto.
3. Essere aperti alle riclassificazioni
Man mano che i progetti si espandono, sarà necessario riconsiderare l'organizzazione dei tipi di attività e delle categorie per riflettere i cambiamenti nella complessità e nella scala del lavoro. Regolari modifiche e aggiornamenti vi aiuteranno a individuare nuove categorie di attività che dovrebbero essere affrontate separatamente per una maggiore efficienza.
4. Trovate uno strumento di qualità per la gestione di progetti e attività
Potete anche avere le migliori iniziative di classificazione delle attività, ma non valgono molto se non avete gli strumenti per trasformarle in realtà. Se volete creare categorie e tipi di attività che aiutino voi e il vostro team a mantenere la rotta, avete bisogno di uno strumento di gestione dei progetti e delle attività di qualità piattaforma di gestione delle attività di qualità come ClickUp.
ClickUp è una piattaforma di gestione delle attività di qualità di project management e di attività strumento con funzioni che non solo vi aiuteranno a classificare le attività, ma anche a semplificare la collaborazione e la comunicazione per mantenere i team snelli ed efficienti.
Vediamo le opzioni che rendono ClickUp una scelta eccellente:
ClickUp Tasks per impostare una categoria o un tipo di attività e definire flussi di lavoro
/img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/02/image-118-1400x933.png Attività di ClickUp /$$$img/
Utilizzate ClickUp Tasks per suddividere attività complesse in azioni di dimensioni ridotte Attività di ClickUp è un insieme di funzionalità/funzione che consente di creare, organizzare, gestire e batch delle attività .
Iniziamo con la creazione di attività: in pochi clic è possibile creare attività e sottoattività secondarie per organizzare il lavoro. ClickUp consente di selezionare i tipi di attività per gestire con facilità i diversi requisiti del progetto. Alcune opzioni predefinite sono attività, attività cardine, funzionalità, difetti e clienti.
È possibile scegliere un'icona per ogni tipo, in modo da renderlo più facile da identificare e visivamente più accattivante. Se non si trova quello che si sta cercando tra i tipi di attività disponibili, è sempre possibile personalizzare il proprio . 🪄
Per personalizzare, utilizzate i tipi di attività ClickUp personalizzati per rappresentare diversi tipi di lavoro relativi a categorie come gli elementi dell'inventario, i clienti, gli eventi o il vostro team. Creare un tipo di attività personalizzato è facile:
- Recarsi nelle impostazioni dell'area di lavoro
- Premere Crea tipo di attività
- Impostare i campi Icona, Nome singolare e plurale e Descrizione
- Fare clic sulla casella di controllo Create Task Type (Crea tipo di attività)
Assicurarsi che il nome di ogni tipo di attività personalizzata sia distintivo per facilitare la navigazione e l'organizzazione.
Migliorate la chiarezza dei vostri progetti con tipi di attività personalizzabili e migliorate l'organizzazione delle vostre attività di project management
Nota: Solo gli amministratori possono creare, assegnare, modificare ed eliminare i tipi di attività. Inoltre, tenete presente che i tipi di attività personalizzati sono disponibili solo per gli utenti di ClickUp 3.0.
Sfruttare i campi personalizzati e le priorità delle attività di ClickUp
La prossima opzione fondamentale per la classificazione delle attività è Campi personalizzati di ClickUp . In un certo senso, queste possono essere le categorie delle attività: forniscono maggiori informazioni su ogni attività e aggiungono un contesto al quadro generale.
Utilizzate i campi personalizzati per fornire maggiori dettagli sulle vostre attività
Sono disponibili 15+ campi personalizzati tra cui scegliere. Ad esempio, utilizzare il campo personalizzato Data per aggiungere date importanti a un'attività specifica. Oppure, usate il campo personalizzato Soldi per fornire informazioni come budget, spese o provider. Con il campo personalizzato Persone, è possibile collegare i membri del team ad attività specifiche per facilitare la navigazione e ridurre la confusione. Il campo personalizzato Progress consente di a tenere traccia di ciascuna attività e identificare tempestivamente i problemi.
Un'altra opzione che rende più facile la classificazione delle attività è Priorità delle attività di ClickUp . Con questo strumento è possibile pianificare facilmente la prossima mossa e garantire che il team sappia cosa affrontare. Avete a disposizione quattro bandiere di priorità tra cui scegliere:
- Bandiera rossa: Urgente; la persona (o le persone) responsabili devono terminare il lavoro ORA
- Bandiera gialla: Alta priorità; Da fare presto
- Bandiera blu: Normale; Da fare quando si ha tempo
- Bandiera grigia: Bassa; Da fare finalmente
Impostare i livelli di priorità per i vostri lavori con ClickUp Task Priorities
C'è di più! Se i progetti prevedono una serie di attività che si ripetono a intervalli specifici, non è necessario crearle ogni volta da zero. È invece possibile impostare le attività ricorrenti in pochi clic e lasciare che ClickUp le ricordi automaticamente.
Un'altra opzione per risparmiare tempo è Automazioni di ClickUp . Impostare trigger e azioni e permettere a ClickUp di gestire attività ripetitive mentre il team si concentra su attività ad alta intensità di conoscenza.
Visualizzazioni di ClickUp per visualizzare un tipo o una categoria di attività specifica
Passare da una visualizzazione all'altra di ClickUp per vedere le attività e i progetti da diverse angolazioni
Un approccio multidimensionale alla classificazione delle attività può far emergere nuove intuizioni e aiutarvi a modificare il vostro gioco, ad aumentare l'efficienza e a snellire i flussi di lavoro. La versione di ClickUp di un approccio multidimensionale è Visualizzazioni di ClickUp -consentono di osservare attività e progetti da diverse angolazioni.
La piattaforma offre 15+ visualizzazioni e potete cambiarle a vostro piacimento, in dipendenza di ciò su cui volete concentrarvi. Se volete avere una panoramica generale delle vostre attività e filtrarle senza fatica, utilizzate la vista Vista Elenco . Il Vista Bacheca è una bacheca Kanban che aiuta a zoomare sullo stato del progetto e a classificare le attività in base a un criterio specifico, come lo stato, la priorità o l'assegnatario.
Una delle visualizzazioni più avanzate è la vista Grafico Gantt . Consente di monitorare e regolare le sequenze temporali e le attività per riflettere nuovi sviluppi, creare dipendenze e tenere sotto controllo lo stato del progetto. Un altro vista avanzata è il Carico di lavoro . Con essa è possibile esaminare la capacità del team per diverse funzioni o categorie.
Lavagne online per fare brainstorming sui nomi delle categorie di attività (o di qualsiasi altra cosa, in realtà!)
Illustrate le vostre idee, abbozzate strategie e fate brainstorming in modo efficace con le lavagne online di ClickUp
Abbiamo menzionato che l'organizzazione dei tipi e delle categorie di attività è uno sport di team. Per questo è necessario uno strumento che incoraggi la collaborazione e la comunicazione. Lavagne online di ClickUp è esattamente questo: consente a voi e al vostro team di fare brainstorming, di elaborare strategie e di trasformare le idee in realtà su una tela digitale infinita.
Questa tela vi dà la libertà di esprimere il vostro lato creativo e di collaborare con il vostro team attraverso testi, disegni, forme, commenti, note e allegati. Chiedete ai membri del team di dare un contributo alla classificazione delle attività, di creare un nome per la categoria e di progettare un'area di lavoro gerarchie del progetto . Ogni aggiornamento della lavagna online avviene in tempo reale, quindi è perfetta per i team ibridi e remoti.
Poiché ogni partecipante riceve un cursore con il proprio nome, è possibile monitorare facilmente chi sta facendo cosa.
Coordinate le idee del vostro team in un unico luogo utilizzando le lavagne online di ClickUp
Inoltre, è possibile creare attività direttamente sulla lavagna online e fornire un contesto più ampio collegandole a file o ad altre attività.
Modelli di elenchi di attività di ClickUp di facile utilizzo
Non è necessario organizzare le attività da zero e perdere tempo: perché non utilizzare i modelli di elenchi di attività di ClickUp? Modelli di elenco delle attività di ClickUp ? Questi documenti quadro precostituiti offrono una solida base per elencare, organizzare, dare priorità e monitorare il completamento di attività e compiti.
I modelli offrono chiarezza e personalizzazione: potete adattare ogni elemento per allinearlo all'ambito e ai requisiti del progetto e allo stile di lavoro del vostro team.
I modelli di elenco di attività non sono gli unici presenti nella collezione di ClickUp. La piattaforma offre una libreria di modelli con oltre 1.000 opzioni concentrarsi sulle aree come il marketing , finanza e account e uso personale . Trovate il vostro preferito, apportate qualche modifica e godetevi la vostra scorciatoia verso il successo! 💪
ClickUp Brain per creare un repository interattivo delle attività assegnate e completate
ClickUp Brain è in grado di rispondere in pochi secondi a domande su attività di ClickUp, documenti e progetti
ClickUp ha unito attività e project management con l'IA per creare un rivoluzionario assistente al lavoro ClickUp Brain . 🧠
È una delle prime reti neurali al mondo che impara tutto sulla vostra azienda, sui progetti e sulle attività e agisce come un assistente interattivo per voi e il vostro team.
Il vostro membri del team possono utilizzare ClickUp Brain e il suo AI Knowledge Manager per ottenere risposte alle domande relative ai documenti, ai progetti e alle attività, come ad esempio su cosa lavorare successivamente o quali sono le attività più urgenti.
Oltre a rispondere alle domande, ClickUp Brain può essere un discreto assistente di project management. La funzionalità AI Project Manager è in grado di scrivere riepiloghi/riassunti del progetto, ottenere aggiornamenti sul team e creare automazioni, il tutto in pochi secondi.
ClickUp Brain è anche un'appassionata IA Writer, in grado di generare tutti i tipi di documenti, controllare l'ortografia e la grammatica e scrivere risposte mirate ai messaggi.
Creare e gestire categorie e tipi di attività con ClickUp
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