Affrontiamo la domanda che la maggior parte dei leader delle PMI si pone: È davvero possibile utilizzare l'IA senza sviluppatori, data scientist o un reparto IT?
La risposta è semplice? Sì. E non in senso teorico, come "un giorno", ma oggi.
Per le PMI*, l'adozione dell'IA non significa più:
- Integrazioni personalizzate
- Consulenti costosi
- Competenze tecniche che non possiedono
Puoi iniziare a utilizzare l'IA senza codice integrata direttamente negli strumenti che il tuo team già utilizza. Strumenti di project management. Documenti. Comunicazione di gruppo. E quando l'IA è integrata direttamente in questi flussi di lavoro, la sua adozione smette di essere un progetto tecnico e diventa una decisione aziendale.
Questa guida illustra esattamente come le PMI non tecniche stanno procedendo oggi: come identificare i flussi di lavoro pronti per l'IA, scegliere gli strumenti giusti, evitare la proliferazione dell'IA e ottenere risultati concreti senza scrivere una sola riga di codice.
La realtà dell'adozione dell'IA per le piccole imprese
La maggior parte dei leader delle PMI percepisce due verità contemporaneamente:
1️⃣ L'IA potrebbe rendere la tua azienda più competitiva2️⃣ Non hai sviluppatori, data scientist o un grande team IT
Questa tensione è reale ed è uno dei maggiori ostacoli all'adozione dell'IA nelle organizzazioni non tecniche. Ecco perché molte PMI sono rimaste in disparte... fino ad ora.
L'adozione dell'IA è in aumento tra le PMI
I dati raccontano la storia di un cambiamento rapido e reale:
- Negli Stati Uniti, il 57% delle PMI investe ora nella tecnologia IA, un aumento significativo rispetto al 36% del 2023, e il 30% dei dipendenti utilizza strumenti di IA quotidianamente. Ciò dimostra che l'IA è passata dalla fase sperimentale a quella di utilizzo quotidiano.
- A livello globale, circa il 76% delle PMI sta utilizzando attivamente o valutando l'utilizzo di strumenti di IA, con una domanda particolarmente forte per casi d'uso relativi alle attività commerciali e alla previsione.
- In India, fino al 78% delle PMI dichiara di aver sperimentato o di utilizzare l'IA, spesso per chatbot, ottimizzazione del marketing e creazione di contenuti. La maggior parte di queste aziende afferma che ciò aumenta i ricavi.
Tuttavia, c'è una sfumatura che vale la pena sottolineare: molte PMI credono nelle promesse dell'IA, ma hanno difficoltà con l'implementazione. I sondaggi mostrano lacune di fiducia in termini di competenze e formazione, e alcune aziende non sono sicure di come vedere un valore misurabile.
Perché le PMI continuano ad avere difficoltà con l'implementazione dell'IA?
Questo perché a volte gli stessi strumenti pensati per rendere utile l'IA possono creare più caos quando sono sparsi e scollegati tra loro. Quando i team devono destreggiarsi tra una dozzina di app di IA separate, ciascuna con il proprio login e contesto, si ottiene la trinità che nessuna azienda desidera:
- Diffusione incontrollata dell'IA : troppi strumenti di IA disparati che non comprendono il tuo lavoro reale + costi di IA complessi e impossibilità di una buona governance.
- Diffusione del contesto: quando le conoscenze di cui i tuoi dipendenti hanno bisogno per svolgere il proprio lavoro sono sparse in più luoghi contemporaneamente: documenti, lavagne online, conversazioni in chat, email, ecc.
- Dispersione del lavoro : la frammentazione delle attività lavorative su più strumenti, piattaforme e sistemi scollegati tra loro che non comunicano tra loro, richiedendo un continuo passaggio da un'app all'altra.
Ecco perché molte PMI che adottano l'IA non vedono immediatamente l'impatto che si aspettavano. Non è l'IA ad essere debole, è il contesto del flusso di lavoro che la circonda a essere carente.
Allora, qual è la soluzione?
La soluzione è un Converged AI Workspace, una piattaforma unica che riunisce i tuoi progetti, documenti, conversazioni e l'IA. In questa area di lavoro unificata, tutto il tuo lavoro e tutta la tua IA risiedono in un unico posto, fornendo all'IA il contesto completo per aiutarti al meglio.
Un modo semplice per visualizzare un'area di lavoro IA convergente:
E come si crea un'area di lavoro di questo tipo? Il modo più semplice è con ClickUp!
📮 ClickUp Insight: Il nostro sondaggio sulla maturità dell'IA mostra che il 60% dei manager e dei singoli collaboratori non ha ancora accesso all'IA sul posto di lavoro. E poiché oltre la metà di loro lavora in piccole aziende senza esperti di IA, sono in gran parte lasciati a se stessi.
Quando ruoli chiave come questi non sono in grado di accedere e utilizzare l'IA in modo efficace, questa semplicemente non decolla. Il flusso di lavoro può sembrare confuso, disordinato o troppo difficile da integrare nelle attività quotidiane.
ClickUp Brain elimina queste barriere fornendo un'intelligenza artificiale di livello aziendale direttamente all'interno dell'area di lavoro su cui i team già fanno affidamento. Nessuna configurazione, nessun cambio di strumento, nessun specialista richiesto: solo uno strumento di intelligenza artificiale facilmente accessibile e altamente contestualizzato che chiunque può utilizzare con sicurezza fin dall'inizio.
Con strumenti come ClickUp, l'IA è integrata negli strumenti già utilizzati dai team, dalla redazione dei contenuti alla pianificazione dei progetti e alla gestione delle riunioni, il che significa che gli utenti non tecnici possono adottare l'IA senza dover ricorrere al codice o a un team tecnico.
Guarda questo video per scoprire come evitare la proliferazione dell'IA e farla funzionare al meglio per il tuo team! 👇🏽
Perché l'IA senza codice è davvero importante
L'IA no-code significa semplicemente IA che puoi usare senza programmazione.
Invece di modelli, API e script, interagisci con l'IA attraverso:
- Prompt in linguaggio naturale
- Interfacce visive
- Funzionalità predefinite all'interno dei tuoi strumenti esistenti
Per le PMI, questo è importante per un motivo: i vincoli.
- Non hai il budget per lunghi cicli di sviluppo
- Non hai un team tecnico che aspetta la "fase due"
- E sicuramente non hai tempo per sperimentare per sei mesi prima di vedere il valore.
Questo cambiamento rende l'adozione dell'IA una decisione relativa al flusso di lavoro piuttosto che un progetto tecnico.
L'IA senza codice riduce i tempi di sviluppo, minimizza i costi e consente ai "citizen developer" di tutti i reparti di creare e utilizzare l'IA nel loro lavoro quotidiano.
Il tuo responsabile operativo può effettuare l’automazione di un processo, oppure il tuo coordinatore marketing può redigere una bozza di brief per una campagna senza dover inviare una richiesta di assistenza al reparto IT. Sono in grado di risolvere i propri problemi in autonomia.
🎥 Scopri come ClickUp potenzia l'esecuzione di campagne basate sull'IA per i professionisti del marketing:
IA predefinita vs IA personalizzata (quando è necessario utilizzare ciascuna di esse)
Sei bloccato in una "paralisi da analisi", indeciso se utilizzare un semplice strumento di IA standard o investire in una soluzione complessa e personalizzata?
La scelta è semplice:
- IA predefinita: pronta all'uso all'interno del tuo software esistente. È perfetta per attività comuni come l'assistenza nella scrittura, l'automazione delle attività e il riassunto dei documenti.
- IA personalizzata: richiede agli sviluppatori di creare una soluzione per la logica aziendale specifica della tua azienda. È necessaria solo per esigenze altamente specializzate.
| Tipo di IA | Ideale per | Esempi |
|---|---|---|
| IA predefinita | Scrivere email, generare report e riassunti delle riunioni | Scrivere email, generare report e ottenere riepiloghi delle riunioni |
| IA personalizzata | Algoritmi proprietari, conformità specifica del settore, elaborazione dati unica | Modelli di prezzo personalizzati, classificazione specializzata dei documenti |
Per le PMI non tecniche, l'IA predefinita copre oltre il 95% dei casi d'uso più importanti. Puoi sfruttare immediatamente i vantaggi dell'IA evitando i costi, la complessità e i ritardi di un progetto di sviluppo personalizzato.
📮ClickUp Insight: l'88% dei partecipanti al nostro sondaggio utilizza strumenti di IA per attività personali ogni giorno e il 55% li utilizza più volte al giorno. E l'IA sul lavoro? Con un'IA centralizzata che alimenta tutti gli aspetti della project management, della gestione delle conoscenze e della collaborazione, puoi risparmiare fino a 3+ ore alla settimana, che altrimenti impiegheresti nella ricerca di informazioni, proprio come il 60,2% degli utenti di ClickUp!
Come identificare dove l'IA si adatta alla tua attività aziendale
Se il tuo team dedica più tempo a organizzare il lavoro che a svolgerlo, l'IA può aiutarti.
Per trovare le opportunità giuste, non iniziare chiedendoti "Cosa può fare l'IA?", ma piuttosto "In quali ambiti il mio team perde più tempo?".
Esegui una semplice verifica del flusso di lavoro. Chiedi al tuo team di identificare le attività manuali, ripetitive o soggette a errori che svolgono quotidianamente o settimanalmente. Cerca i colli di bottiglia nell'informazione, come il tempo impiegato per cercare file, attendere aggiornamenti di stato o spiegare nuovamente il contesto ai colleghi.
Le attività comuni pronte per l'IA per le PMI includono:
- Redazione di bozze di email e documenti
- Riassumere lunghe riunioni in elenchi puntati di elementi da intraprendere
- Aggiornamento manuale dello stato dei progetti in più luoghi
- Generazione di report settimanali o mensili di reportistica
- Rispondere alle stesse domande ricorrenti dei clienti o dei membri del team
💡 Suggerimento professionale: trasforma un interesse astratto in un piano d'azione concreto tramite il monitoraggio delle opportunità offerte dall'IA in un semplice elenco ClickUp. Considerala come un elenco di cose da fare condiviso e strutturato che tutto il tuo team può vedere e aggiornare. Crea una riga per ogni attività, quindi aggiungi colonne per elementi quali la frequenza con cui si presenta, quanto tempo richiede oggi e quanto è difficile da svolgere. I modelli emergono rapidamente, rendendo evidente quali flussi di lavoro sono più adatti per essere testati per primi con l'IA.
Casi d'uso dell'IA per team non tecnici
Ora che hai identificato dove il tuo team sta perdendo tempo, vediamo come l'adozione dell'IA può aiutarti a recuperarlo!
Project management e automazione delle attività
Per la maggior parte dei piccoli team, la project management non è un'attività di leadership affascinante, ma un lavoro frenetico mascherato da stato. I project manager spesso trascorrono le loro giornate creando manualmente attività secondarie, rincorrendo le persone per aggiornamenti sullo stato e riassegnando il lavoro. Questo non lascia tempo per la pianificazione strategica, causando ritardi nei progetti e frustrando i membri più preziosi del team.
👀 Lo sapevate? Secondo un recente studio condotto su 2.000 impiegati nel Regno Unito, i dipendenti dedicano in media cinque ore e 42 minuti alla settimana a attività amministrative di routine come la redazione di email, la preparazione di rapporti, l'analisi dei dati e l'inserimento manuale di informazioni. Si tratta di attività che potrebbero essere automatizzate.
Sulla base dello stipendio medio di un impiegato nel Regno Unito, pari a circa 56.000 sterline, questa perdita di tempo equivale a circa 387 milioni di sterline in termini di produttività persa ogni singolo giorno lavorativo e a oltre 100 miliardi di sterline all'anno per le aziende del Regno Unito.
Quindi la domanda non è se i team di progetto debbano effettuare l’automazione, ma come i team senza risorse tecniche possano effettivamente farlo.
Invece di considerare l'automazione come "un altro strumento da aggiungere", pensala come un'intelligenza che riduce il lavoro sul lavoro, in modo che le persone possano concentrarsi sul lavoro vero e proprio.
Elimina le attività superflue con ClickUp Automazioni
ClickUp Automazioni consente ai team di definire regole semplici e senza codice per automatizzare le attività ripetitive prima che qualcuno debba pensarci due volte. Ad esempio:
- Quando lo stato di un'attività passa a In revisione, assegnala automaticamente al revisore designato.
- Quando la data di scadenza si avvicina, pubblica un commento di promemoria nel thread dell'attività.
- Quando un flag di priorità cambia, avvisa immediatamente le persone giuste.
Queste automazioni sono composte da trigger (come un cambiamento di stato) e azioni (come l'aggiunta di un commento) e consentono al tuo team di risparmiare tempo e lavoro richiesto, in modo che possa concentrarsi su ciò che conta davvero.
Accedi a un'IA che comprende il tuo lavoro, non solo le tue parole.
Mentre gli assistenti AI tradizionali si basano su frammenti incollati e prompt ricorrenti, ClickUp Brain ti offre un contesto completo. È integrato nelle tue attività, nei tuoi documenti, nelle chat e nei flussi di lavoro all'interno di ClickUp e vede i progressi che hai già compiuto.
Invece di chiedere a un'IA generica di riscrivere il brief di un progetto, puoi @menzionare ClickUp Brain direttamente in un commento all'attività o in un messaggio di chat e dire qualcosa del tipo:
"Brain, crea attività e attività secondarie da questa descrizione del progetto e assegna i titolari in base al carico di lavoro."
"Brain, crea attività e attività secondarie da questa descrizione del progetto e assegna i titolari in base al carico di lavoro."
Brain interpreta il contesto di quel commento (il progetto, le attività esistenti, i ruoli, le scadenze) e genera attività secondarie strutturate e attuabili all'interno della tua area di lavoro. Non è necessario esportare, copiare o riformattare.
Questo trasformerà i tuoi project manager da semplici controllori delle attività a leader strategici del project management. 🛠️
Gestisci i flussi di lavoro end-to-end con Super Agents
I Super Agent di ClickUp vanno ancora oltre, agendo come compagni di squadra dinamici integrati nel tuo flusso di lavoro. A differenza degli assistenti bot autonomi, i Super Agent di ClickUp sono ambientali: monitorano la tua area di lavoro per rilevare eventuali cambiamenti e si attivano quando vengono soddisfatte condizioni o aggiornamenti specifici. Puoi assegnare loro delle attività e far loro eseguire autonomamente parti di un processo dall'inizio alla fine.
Pensa a un Super Agente che:
- Legge le richieste in arrivo
- Li classifica e assegna loro una priorità
- Crea le attività giuste
- Assegnali in base al carico di lavoro e alle competenze
- Aggiornamenti automatici per gli stakeholder
No, non è un'ipotesi. Team come il tuo si affidano effettivamente a questi casi d'uso per liberare capacità umane da dedicare al lavoro strategico.
🤝 Storia di un cliente: ClickUp X Bell Direct
😓 Il problema: il "lavoro sul lavoro" ostacolava la produttività reale
Il team operativo di Bell Direct era sommerso dal lavoro. Ogni giorno gestiva oltre 800 email dei clienti, ciascuna delle quali richiedeva la lettura manuale, la selezione, la categorizzazione e l'inoltro alla persona giusta. La situazione metteva sotto pressione l'efficienza, la visibilità e la qualità del servizio del team, anche se l'azienda stava ottenendo ottimi risultati per i clienti.
✅ La soluzione: un'area di lavoro unificata + agenti IA che funzionano come colleghi di squadra
Invece di aggiungere un altro strumento scollegato allo stack, Bell Direct ha scelto ClickUp come centro di comando centrale. Ha consolidato tutto, dalle attività e dai documenti ai processi e alle conoscenze, in un unico spazio di lavoro in cui l'IA aveva il contesto completo.
Anziché affidarsi a bot o modelli generici, hanno implementato un Super Agente che hanno chiamato "Delegator".
Si tratta di un collaboratore autonomo addestrato a smistare il lavoro in arrivo:
- Legge tutte le email che arrivano nella casella di posta condivisa.
- Classifica l'urgenza, il client e l'argomento utilizzando campi personalizzati con l'IA.
- Assegna le priorità e indirizza ogni attività alla persona giusta in tempo reale.
- Tutto questo senza alcun intervento manuale da parte di operatori umani.
😄 L'impatto: vantaggi operativi misurabili
- Aumento del 20% dell'efficienza operativa, il che significa che è possibile svolgere più lavoro più rapidamente con le stesse risorse.
- Liberazione di capacità pari a 2 dipendenti a tempo pieno, ora disponibili per attività strategiche di alto valore
- Oltre 800 email giornaliere dei clienti smistate in tempo reale. Miglioramento della coerenza del servizio e aumento dell'impatto sui clienti.
Il Super Agent ora gestisce il lavoro come farebbe un essere umano, ma alla velocità e su scala di una macchina.
"Chiunque può iniziare con gli agenti IA, non è necessario avere esperienza nello sviluppo. ClickUp ha reso semplicissimo configurare gli agenti e introdurre gradualmente l'IA nel nostro modello operativo."
"Chiunque può iniziare con gli agenti IA, non è necessario avere esperienza nello sviluppo. ClickUp ha reso semplicissimo configurare gli agenti e introdurre gradualmente l'IA nel nostro modello operativo."
Questa è la vera opportunità nell'adozione dell'IA non tecnica: quando l'IA non è un'altra cosa da imparare, ma un altro membro del team su cui poter contare.
Creazione di documenti e gestione delle conoscenze
Se c'è un fattore che silenziosamente uccide la produttività nelle PMI, è reinventare la ruota. I team ricreano ripetutamente documenti, mettono insieme presentazioni basandosi sulla memoria o passano giorni a effettuare il monitoraggio di un file che sanno esistere da qualche parte.
🧠 Curiosità : abbiamo scoperto che 1 professionista su 5 trascorre più di 3 ore al giorno solo alla ricerca di file, messaggi o ulteriori informazioni sulle proprie attività.
Quando le tue conoscenze risiedono in un posto, le tue attività in un altro e gli appunti delle riunioni in un terzo, gli strumenti di IA generativa non comprendono intrinsecamente il contesto della tua attività aziendale.
Sono in grado di scrivere testi, ma non possono rispondere a domande come:
"Qual è l'ultima versione della guida all'onboarding dei clienti che Jane ha scritto lo scorso trimestre?"
"Qual è l'ultima versione della guida all'onboarding dei clienti che Jane ha scritto lo scorso trimestre?"
...non senza copia-incollare ed esportazioni.
Per risolvere questo problema:
Centralizza i tuoi documenti in ClickUp Docs
Inizia con ClickUp Docs come spazio di lavoro centralizzato per la conoscenza del tuo team. Repository, procedura operativa standard, proposte, ordini del giorno delle riunioni, wiki e altro ancora sono tutti disponibili qui e sono collegati al lavoro che ne deriva.
Da un documento puoi:
- Tagga i colleghi per ricevere feedback
- Trasforma il testo in attività assegnabili
- Incorpora stati delle attività e widget
- Aggiorna lo stato di avanzamento del progetto senza allontanarti dalla tua superficie di scrittura
I documenti non sono pagine isolate. Sono collegati al tuo lavoro!
Ora aggiungi ClickUp Brain: un'intelligenza artificiale che comprende realmente il contesto del tuo spazio di lavoro. Invece di generare testi generici, Brain scrive e perfeziona i contenuti sulla base delle tue attività esistenti, delle priorità e della cronologia di lavoro. Redigi una procedura operativa standard, crea un programma per una riunione o perfeziona un rapporto, il tutto in un unico ambiente connesso.
Questo da solo riduce l'attrito. Ma il vero moltiplicatore è il modo in cui trovi le informazioni.
💡 Suggerimento professionale: Ti piace l'idea di centralizzare le conoscenze ma detesti creare documentazione?
Le barriere di scrittura rallentano il pensiero. Invece di fermarti a digitare, cosa ne diresti di poter dettare i tuoi documenti ad alta voce e lasciare che l'IA rifinisca, strutturi e inserisca il testo al posto giusto? Con ClickUp Talk to Text che trascrive il tuo discorso, tu e il tuo team potrete redigere documenti completi 4 volte più velocemente di quanto avete mai fatto manualmente!
Rendi le tue conoscenze ricercabili
Immagina di chiedere a un motore di ricerca IA informazioni sulla tua azienda e che questo conosca davvero la tua attività. Questo è Enterprise Search di ClickUp. È collegato al tuo spazio di lavoro e alle app collegate. Invece di digitare parole chiave in una barra di ricerca isolata e scorrere decine di risultati non pertinenti, puoi ottenere risposte altamente pertinenti da:
- Documentazione
- Attività
- Commenti
- File allegati
- File da app collegate come Google Drive, OneDrive, Slack, Confluence o GitHub
La ricerca aziendale funziona come Google, ma con la differenza che comprende il contesto e la rilevanza della tua attività, restringendo le risposte in pochi secondi. Ciò evita ai team di perdere ore alla ricerca del contesto e aiuta i nuovi assunti a integrarsi più rapidamente, poiché le risposte sono veramente self-service.
💡 Suggerimento professionale: vuoi cercare contemporaneamente sul web e nella conoscenza della tua azienda? Prova ClickUp Brain MAX, la tua super app di IA per desktop. Effettua ricerche in tutti i tuoi strumenti e app collegati con un'unica query. Chiedi qualsiasi cosa alla tua IA, da "Cosa c'è nell'ultimo documento di bilancio?" a "Estrai le metriche chiave dai piani di questo trimestre. "
📚 Leggi anche: Strategie di gestione della conoscenza
Comunicazione tra i membri del team e riepilogo delle riunioni
Le riunioni dovrebbero servire a creare allineamento. In realtà, spesso creano più lavoro. Qualcuno si affretta a prendere appunti, gli elementi da intraprendere vengono sepolti nei thread di chat e chiunque abbia perso la chiamata è costretto a indovinare cosa fosse davvero importante.
Interrompi questo ciclo con ClickUp AI Notetaker. Può partecipare automaticamente alle tue riunioni virtuali, registrare e trascrivere la conversazione, quindi generare riassunti concise delle riunioni. Identifica persino gli elementi da intraprendere che puoi trasformare in attività di ClickUp con un solo clic. Invece di riscrivere gli appunti dopo la chiamata, esci dalla riunione con le attività già create nello stesso posto in cui il tuo team gestisce il lavoro.
Quando le note delle riunioni sono associate ai progetti e alle attività a cui si riferiscono, il contesto non va perso e la responsabilità rimane chiara.
Strumenti di IA senza codice che possono essere utilizzati da team non tecnici
Il mercato è invaso da strumenti di IA. E se hai difficoltà a capire la differenza tra un assistente di scrittura, una piattaforma di automazione e una soluzione all-in-one, non sei il solo.
A causa di questa confusione, molte PMI adottano una dozzina di strumenti autonomi diversi che non comunicano tra loro, creando un incubo di proliferazione dell'IA. Il tuo team finisce per copiare e incollare informazioni tra le app, vanificando completamente lo scopo dell'utilizzo dell'IA per migliorare l'efficienza, soprattutto quando già si utilizzano in media 11 app al giorno.
Ecco una panoramica della situazione:
- Piattaforme di lavoro all-in-one con IA integrata: questi strumenti, come ClickUp, combinano la project management, i documenti e la comunicazione con funzionalità IA native. Questo è il modello più efficiente.
- Assistenti di scrittura IA autonomi: sono ottimi per generare contenuti, ma sono scollegati dal tuo lavoro e richiedono di incollare manualmente.
- Strumenti di IA per riunioni: forniscono trascrizioni e riassunti, ma hanno dei limiti se non hanno una connessione diretta con il tuo sistema di gestione delle attività.
- Piattaforme di automazione: possono collegare diverse app, ma richiedono una configurazione tecnica e non forniscono l'assistenza intelligente e sensibile al contesto dell'IA integrata.
Sebbene gli strumenti autonomi possano sembrare interessanti per un singolo scopo, a lungo termine aggiungono complessità e costi. Un'intelligenza artificiale integrata in una piattaforma unificata riduce il numero di strumenti necessari, aumentandone al contempo la potenza. Questo è il valore di una zona di lavoro AI convergente: un'intelligenza artificiale che funziona in tutti i tuoi progetti, documenti e riunioni con un contesto completo, rendendola più intelligente e utile.
📮 ClickUp Insight: Il tuo assistente AI o Copilot è in grado di segnalare in modo proattivo i problemi? Solo il 9% dei partecipanti al nostro sondaggio sulla maturità dell'IA afferma che la propria IA è in grado di anticipare e risolvere i problemi in modo indipendente. Questo perché la maggior parte degli strumenti di IA opera all'interno di app scollegate e non ha alcuna visibilità sulle dipendenze o sui blocchi.
Quando un sistema di IA non è in grado di visualizzare le connessioni tra i flussi di lavoro, non può individuare i rischi in anticipo né aiutare i team a stare al passo con i tempi.
ClickUp Brain opera all'interno di uno spazio di lavoro IA convergente in cui dipendenze, scadenze e stato dei progetti sono tutti collegati. Può informarti su ciò che è stato discusso nella riunione della settimana scorsa, quali attività sono ora in ritardo e persino aiutarti a riadattare il tuo programma settimanale in base alle priorità definite.
Come iniziare a utilizzare l'IA nella tua azienda aziendale
Hai visto le possibilità. Ora, ecco una guida pratica in quattro passaggi per iniziare senza un team tecnico.
Passaggio 1: Identifica le attività ripetitive che richiedono molto tempo al tuo team
Rivedi l'audit che hai eseguito in precedenza. Chiedi a ciascun membro del team di elencare le tre attività che hanno richiesto più tempo nella settimana precedente. Cerca di individuare eventuali schemi ricorrenti. Alcuni membri del team potrebbero dedicare molto tempo alle riunioni di aggiornamento sullo stato di avanzamento dei lavori, alla creazione di report manuali, alla formattazione di documenti o alla ricerca di informazioni.
Crea un elenco di opportunità di IA acquisendo queste attività in un semplice elenco ClickUp. Ricorda, i candidati migliori per l'IA sono spesso le attività più noiose e tediosi, non quelle più complesse.
Passaggio 2: Scegli un caso d'uso ad alto impatto da testare
Resisti alla tentazione di trasformare l'intera azienda in una sola volta. Questo è il motivo principale per cui le iniziative di adozione dell'IA falliscono. Scegli invece un piccolo progetto pilota.
Il tuo progetto pilota dovrebbe riguardare un flusso di lavoro che sia:
- Frequente: un'attività che si svolge quotidianamente o settimanalmente.
- Dispendioso in termini di tempo: qualcosa che attualmente richiede un notevole lavoro richiesto.
- Misurabile: un processo con metriche di esito positivo chiare, come il tempo risparmiato o la riduzione degli errori.
- Supportato: un flusso di lavoro che coinvolge un membro del team entusiasta di promuovere il nuovo strumento.
Ottimi esempi sono la generazione di report settimanali sullo stato di avanzamento dei lavori, il riassunto delle note delle riunioni o la creazione di bozze preliminari di contenuti di marketing.
Passaggio 3: scegli uno strumento che si integri con il tuo flusso di lavoro esistente
Il miglior strumento di IA è quello che il tuo team utilizzerà effettivamente... perché si integra perfettamente nel processo attuale. Aggiungere un'altra app autonoma significa più cambi di contesto. Questa è una ricetta per un'adozione fallimentare.
Dovrebbe richiedere una configurazione minima e fornire un'intelligenza artificiale in grado di comprendere il tuo specifico contesto lavorativo. Ecco perché un Converged AI Workspace è la soluzione ideale: l'intelligenza artificiale è integrata direttamente nella project management, nei documenti e nella comunicazione, non aggiunta come un ripensamento.
💡 Suggerimento professionale: se stai integrando nuovi strumenti nei tuoi flussi di lavoro esistenti, valuta l'utilizzo di un modello di integrazione software per gestire il processo in modo sistematico.
Passaggio 4: Misurate i risultati e partite da lì per espandervi
Prima di avviare il tuo progetto pilota, definisci cosa intendi per esito positivo. Potrebbe trattarsi di
- Tempo risparmiato per ogni attività
- Più progetti completati ogni settimana, oppure
- Riduzione degli errori
Esegui il progetto pilota per due o quattro settimane per dare al team il tempo di acquisire nuove abitudini.
Tieni traccia di queste metriche di produttività in tempo reale con i dashboard di ClickUp. I dashboard creano una rappresentazione visiva di alto livello del lavoro del tuo team. Convertono i dati delle tue attività in grafici di facile comprensione e riepiloghi AI. Ciò ti consente di vedere l'impatto dell'adozione dell'IA e di costruire un caso per espanderne l'uso ad altre aree dell'azienda.
Formazione del team per l'adozione dell'IA (è più semplice di quanto pensi)
È naturale esitare prima di introdurre un altro strumento. Il team lo utilizzerà davvero? Ciò comporterà settimane di formazione che non hai tempo di svolgere? Per molti leader, la paura non è l'IA in sé, ma la gestione del cambiamento che ne deriva.
La realtà è molto più semplice. Se il tuo team sa come cercare, cliccare e scrivere, possiede già le competenze necessarie per utilizzare l'IA in modo efficace.
Ecco un semplice approccio formativo per le PMI:
- Concentrati su un caso d'uso: non cercare di insegnare tutto in una volta. Inizia mostrando al team come l'IA può risolvere un problema specifico e fastidioso.
- Mostra, non raccontare: dimostra l'IA in azione. Una demo di cinque minuti è più efficace di un manuale di 50 pagine e ClickUp Clips può aiutarti a registrare una guida passo passo con condivisione dello schermo in pochissimo tempo!
- Incoraggia la sperimentazione: l'IA migliora con la pratica. Incoraggia il tuo team a perfezionare i propri prompt e a effettuare la condivisione di ciò che funziona.
- Crea una libreria di prompt: archivia esempi di prompt efficaci che tutto il team può utilizzare e a cui può contribuire in un documento ClickUp condiviso.
Alcuni membri del team potrebbero essere scettici. Affiancateli a un early adopter, concentratevi sui vantaggi in termini di risparmio di tempo e lasciate che siano i risultati a parlare. La maggior parte dei team diventa produttiva con l'IA integrata nel giro di un giorno e competente nel giro di una settimana.
📮ClickUp Insight: La metà dei nostri intervistati ha difficoltà con l'adozione dell'IA; il 23% non sa da dove iniziare, mentre il 27% ha bisogno di più formazione per fare qualcosa di avanzato. ClickUp risolve questo problema con un'interfaccia di chat familiare che sembra proprio come chattare. I team possono iniziare subito con domande e richieste semplici, per poi scoprire naturalmente funzionalità di automazione e flussi di lavoro più potenti man mano che procedono, senza la curva di apprendimento intimidatoria che frena così tante persone.
Errori comuni da evitare nell'adozione dell'IA (pensare troppo, sottoutilizzare)
Per garantire un esito positivo dell'adozione dell'IA, impara dagli errori comuni commessi dalle PMI.
- Errore: aspettare il caso d'uso perfetto Il problema: i team ritardano indefinitamente, alla ricerca dell'applicazione IA ideale La soluzione: iniziare con qualsiasi attività ripetitiva. Imparerai di più facendo che discutendo
- Il problema: i team ritardano indefinitamente, alla ricerca dell'applicazione IA ideale.
- La soluzione: inizia con qualsiasi attività ripetitiva. Imparerai ulteriori informazioni facendo che discutendo.
- Errore: adottare troppi strumenti di IA contemporaneamente Il problema: questo crea una proliferazione di IA, ovvero un insieme disordinato di strumenti scollegati tra loro che funzionano in modo isolato La soluzione: scegliere una piattaforma unificata con IA integrata piuttosto che cercare di assemblare una serie di soluzioni puntuali
- Il problema: questo crea una proliferazione di strumenti di IA, ovvero un insieme disordinato di strumenti scollegati tra loro che funzionano in modo isolato.
- La soluzione: scegli una piattaforma unificata con IA integrata invece di cercare di assemblare una serie di soluzioni puntuali.
- Errore: aspettarsi che l'IA funzioni senza contesto Il problema: gli strumenti di IA generici non conoscono la tua attività, i tuoi progetti o la terminologia del tuo team La soluzione: utilizza un'IA contestuale con una connessione ai tuoi dati di lavoro effettivi, in modo che possa fornire un'assistenza pertinente e utile
- Il problema: gli strumenti di IA generici non conoscono la tua attività, i tuoi progetti o la terminologia del tuo team.
- La soluzione: utilizza un'IA contestuale con connessione ai tuoi dati di lavoro effettivi, in modo che possa fornire un'assistenza pertinente e utile.
- Errore: non ripetere i prompt Il problema: il primo tentativo raramente produce un risultato perfetto e i team si arrendono troppo rapidamente La soluzione: trattare l'IA come un nuovo membro del team. Fornire feedback e perfezionare le istruzioni nel tempo
- Il problema: il primo tentativo raramente produce un risultato perfetto e i team rinunciano troppo rapidamente.
- La soluzione: considera l'IA come un nuovo membro del team. Fornisci feedback e perfeziona le tue istruzioni nel tempo.
- Errore: saltare il passaggio di misurazione Il problema: senza metriche, non è possibile dimostrare il valore dello strumento o giustificarne l'espansione dell'uso La soluzione: definire in anticipo i criteri di esito positivo e effettuare il monitoraggio costantemente
- Il problema: senza metriche, non è possibile dimostrare il valore dello strumento né giustificarne l'espansione dell'uso.
- La soluzione: definisci in anticipo i tuoi criteri di esito positivo e effettua il monitoraggio costantemente.
- Il problema: i team ritardano indefinitamente, alla ricerca dell'applicazione IA ideale.
- La soluzione: inizia con qualsiasi attività ripetitiva. Imparerai ulteriori informazioni facendo che discutendo.
- Il problema: questo crea una proliferazione di strumenti IA, ovvero un insieme disordinato di strumenti scollegati tra loro che funzionano in modo isolato.
- La soluzione: scegli una piattaforma unificata con IA integrata invece di cercare di assemblare una serie di soluzioni puntuali.
- Il problema: gli strumenti di IA generici non conoscono la tua attività aziendale, i tuoi progetti o la terminologia del tuo team.
- La soluzione: utilizza un'IA contestuale con una connessione ai tuoi dati di lavoro effettivi, in modo che possa fornire un'assistenza pertinente e utile.
- Il problema: il primo tentativo raramente produce un risultato perfetto e i team rinunciano troppo rapidamente.
- La soluzione: considera l'IA come un nuovo membro del team. Fornisci feedback e perfeziona le tue istruzioni nel tempo.
- Il problema: senza metriche, non è possibile dimostrare il valore dello strumento né giustificarne l'espansione dell'uso.
- La soluzione: definisci in anticipo i tuoi criteri di successo e effettua il monitoraggio costantemente.
Come ClickUp semplifica l'adozione dell'IA per ogni team
Le PMI hanno bisogno di un'IA che funzioni senza un team tecnico, si adatti naturalmente ai flussi di lavoro esistenti e non aumenti la proliferazione di strumenti. La vera sfida è trovare qualcosa che sia allo stesso tempo potente e facile da usare. Senza la piattaforma giusta, i team spesso finiscono per destreggiarsi tra strumenti scollegati, lavorare con un'IA priva di contesto e lasciare sul tavolo un grande potenziale.
ClickUp affronta questo problema con un spazio di lavoro AI convergente. Riunisce la project management, i documenti e la comunicazione del team in un'unica piattaforma con funzionalità AI native integrate.
Con ClickUp Brain, puoi porre domande in linguaggio naturale e ottenere risposte da tutto il tuo spazio di lavoro, inclusi progetti, documenti, commenti e chat. Ti aiuta a generare contenuti, riepilogare il lavoro e individuare le azioni da intraprendere senza costringerti a cambiare strumento. Per una maggiore flessibilità, Brain MAX ti dà accesso a diversi modelli di IA leader, così puoi scegliere quello giusto per ogni attività.
Poiché tutto è riunito in un unico posto, l'IA ha una visione completa del tuo lavoro e il tuo team deve imparare a utilizzare un solo strumento. I team che adottano un approccio unificato possono ora muoversi più rapidamente e ottenere risultati migliori, mentre gli altri rimangono bloccati in flussi di lavoro manuali. 🤩
Sei pronto a scoprire come l'IA può aiutare il tuo team senza alcuna configurazione tecnica? Prova ClickUp oggi stesso!
Domande frequenti (FAQ)
L'IA no-code consente al tuo team di utilizzare l'IA attraverso semplici interfacce, come digitare domande in inglese semplice o fare clic su pulsanti, senza bisogno di competenze di codice.
Sì, molti strumenti di IA moderni offrono integrazioni, ma l'esperienza più fluida deriva da una piattaforma con IA integrata, in cui l'IA ha già accesso al tuo lavoro senza bisogno di configurazioni aggiuntive.
La maggior parte dei team riscontra un risparmio di tempo già nella prima settimana di utilizzo dell'IA integrata per attività come la scrittura o il riassunto, con aumenti di produttività più significativi che si manifestano in genere entro il primo mese.
L'IA integrata ha accesso diretto ai tuoi progetti e documenti per fornire un aiuto contestualizzato, mentre gli strumenti di IA autonomi richiedono di copiare e incollare le informazioni, creando lavoro extra e perdendo preziosi contesti.