Considerando la quantità di tecnologia sviluppata per migliorare la comunicazione, la collaborazione interfunzionale dovrebbe essere più facile che mai.
- Contatta i tuoi colleghi su Slack
- Condivisione di file e documenti tramite Google Drive
- Assegnare attività in uno strumento di project management
Ma come potete vedere, tutti questi strumenti sono scollegati tra loro.
I vostri project manager stanno cercando affannosamente di dare un senso alle conversazioni che avvengono su più strumenti. Nessuno ha una visione d'insieme di ciò che è stato deciso.
E se esistesse un modo per riunire riunioni, decisioni e elementi da intraprendere in un unico luogo con connessione, proprio dove si svolge il lavoro? Ecco a voi: ClickUp SyncUps, il vostro alleato per risparmiare tempo.
Di seguito vi mostriamo come i project manager possono utilizzare ClickUp SyncUp per la sincronizzazione di progetti interfunzionali.
Che cos'è ClickUp SyncUp e quali vantaggi offre ai PM?
ClickUp SyncUp è una funzionalità di riunione video e audio integrata direttamente nell'area di lavoro di ClickUp. Ti consente di effettuare chiamate individuali o di gruppo con il tuo team e di collegare le discussioni alle attività effettive e ai documenti senza perdere il contesto.
SyncUps fa parte di ClickUp Chat e offre una suite completa di funzionalità, tra cui la condivisione dello schermo e la registrazione delle chiamate, oltre a riassunti generati dall'IA dopo ogni chiamata registrata.
Per i PM alla ricerca del software di project management giusto per eseguire sincronizzazioni interfunzionali allineate e tracciabili, SyncUp diventa il ponte tra comunicazione ed esecuzione.
Funzionalità chiave di ClickUp Sync Up che i PM apprezzeranno
Cosa rende SyncUps diverso dalle app di videoconferenza e comunicazione di gruppo come Zoom o Microsoft Teams? Perché l'integrazione diretta nell'area di lavoro è un vantaggio per i project manager? Scopriamolo insieme.
Possibilità di fare riferimento e collegarsi alle attività durante SyncUps
I PM possono collegare le discussioni di SyncUp alle attività di ClickUp in tempo reale, rendendo più facile il monitoraggio dei progressi e l'organizzazione delle attività.
Ogni discussione rimane attuabile e i membri del team hanno una comprensione più chiara di ciò che deve essere fatto. Chiunque abbia accesso al Canale o alla Chat ClickUp (dove si è tenuto il SyncUp) può vedere tutte queste attività collegate passando con il mouse sul messaggio SyncUp.
❌ Quando le riunioni e il lavoro si svolgono su piattaforme di chat separate, alcuni elementi specifici e i relativi follow-up potrebbero andare persi o subire ritardi.
✅ Con SyncUp, il lavoro e le riunioni si svolgono nello stesso posto. Le decisioni si trasformano immediatamente in attività per una gestione fluida del progetto.
🎥 Guarda questo video per scoprire come automatizzare gli appunti delle riunioni e le attività con ClickUp.
📮 ClickUp Insight: Circa il 41% dei professionisti preferisce la messaggistica istantanea per la comunicazione all'interno del team. Sebbene offra scambi rapidi ed efficienti, i messaggi sono spesso distribuiti su più canali, thread o messaggi diretti, rendendo più difficile recuperare le informazioni in un secondo momento.
Con una soluzione integrata come ClickUp Chat, le tue conversazioni in chat vengono mappate su progetti e attività specifici, mantenendo le tue conversazioni contestualizzate e prontamente disponibili.
Registrazione e trascrizione integrate
Le registrazioni SyncUps vengono archiviate in Hub clip ed è possibile condividere il link della registrazione con chiunque per una rapida panoramica.
Riassunti IA e elementi da intraprendere
Ottieni un riassunto completo generato dall'IA che puoi aggiungere a un documento con un solo clic.
Condividi il documento con chiunque non abbia potuto partecipare alla riunione, in modo che possa avere una rapida panoramica degli elementi chiave senza dover guardare l'intero SyncUp.
Se avete un team multilingue o distribuito in tutto il mondo, utilizzando ClickUp Brain chiunque può tradurre le note delle riunioni in una lingua che capisce senza dover dipendere da qualcun altro.
ClickUp Brain può anche convertire gli elementi identificati durante la riunione in attività tracciabili.
Cioè, se a Tom venisse chiesto di finire la documentazione API entro giovedì, ClickUp Brain può creare un'attività con quella scadenza e assegnarla automaticamente a Tom.
Ciò è particolarmente utile per la gestione delle attività quando si passa da una riunione all'altra e non è realisticamente possibile documentare accuratamente ciascuna di esse.
📚 Per saperne di più: Come utilizzare l'IA per gli appunti delle riunioni? (Casi d'uso e strumenti)
Condivisione dello schermo e collaborazione sui documenti
Immaginate questa situazione: state ospitando un SyncUp interfunzionale. Aprite la vostra roadmap di lancio, effettuate la condivisione dello schermo e aprite il documento per la modifica collaborativa.
Ogni team coinvolto nel SyncUp può intervenire immediatamente. Il marketing perfeziona le note di messaggistica, l'ingegneria evidenzia gli ostacoli direttamente nel documento e il design aggiorna le attività cardine delle risorse in tempo reale.
Dopo la riunione, non è necessario raccogliere feedback da diversi canali o teams. Si esce con un piano allineato.
📚 Per saperne di più: Il miglior software di condivisione dello schermo per riunioni remote
Integrazione con i flussi di lavoro ClickUp
SyncUp è completamente integrato con il flusso di lavoro di ClickUp. Gli elementi attuabili discussi durante queste riunioni vengono convertiti in attività con scadenze (il che migliora il monitoraggio delle prestazioni). È quindi possibile impostare automazioni ClickUp basate su trigger per inviare promemoria quando le scadenze si avvicinano o pubblicare commenti nelle attività di ClickUp quando lo stato cambia.
Ad esempio, quando arriva la data di scadenza → lascia un commento per l'assegnatario.
💡 Suggerimento professionale: utilizza ClickUp Super Agents per automatizzare le attività di routine relative al project management, come la generazione di report giornalieri, la raccolta degli aggiornamenti del team e la risposta immediata alle domande frequenti nei canali di chat.
A tal proposito, ecco i migliori agenti IA per le riunioni che vale la pena prendere in considerazione 👇
👀 Lo sapevate? Secondo una ricerca di ClickUp, il 40% dei professionisti desidera dare seguito agli elementi da fare immediatamente dopo ogni riunione. Tuttavia, con i canali di comunicazione suddivisi tra email (42%) e messaggistica istantanea (41%), questi elementi da fare sono spesso dispersi in tutto l'ambiente di lavoro.
Come i PM possono utilizzare SyncUp per le riunioni interfunzionali?
La collaborazione interfunzionale non è priva di sfide. Se siete pronti ad affrontarle, abbiamo una soluzione per voi.
Utilizza la piattaforma di project management ClickUp per gestire e organizzare comunicazioni, dati di progetto, documentazione, attività e risultati in un unico posto, per un'esecuzione dei progetti senza intoppi.
Organizza riunioni, collega le discussioni al lavoro effettivo e converti le decisioni in attività tracciabili. Tutto questo da un'area di lavoro.
SyncUp si trova all'interno di questa area di lavoro integrata, quindi ogni conversazione interfunzionale rimane collegata al progetto che deve portare avanti.
Ecco come i project manager possono utilizzare ClickUp SyncUp per la sincronizzazione dei progetti interfunzionali e la gestione delle attività.
1. Stabilire un obiettivo chiaro per la riunione
Prima di programmare una riunione interfunzionale, definisci ciò che ti aspetti dalla riunione. Potrebbe essere:
- Allineamento sulle priorità dello sprint
- Finalizzazione di un rapporto sullo stato di avanzamento del progetto
- Revisione della roadmap di un prodotto
- Risolvere un collo di bottiglia tra ingegneria e progettazione
- Finalizzazione delle attività cardine del progetto
Qualunque sia il programma, assicurati di inviarlo prima della riunione.
Un consiglio bonus: dai ai membri del tuo team la possibilità di rinunciarvi se non è correlato al loro lavoro.
Utilizza ClickUp Docs per scrivere l'ordine del giorno della riunione. Includi i punti di discussione e i risultati attesi. I membri del tuo team potranno preparare in anticipo le loro domande e richieste.
Se avete poco tempo a disposizione, combinate Docs + ClickUp Brain per generare istantaneamente un programma strutturato per la riunione. ClickUp Brain può delineare gli argomenti, proporre domande e aiutare a perfezionare gli obiettivi, in modo da arrivare alla riunione preparati.
Poiché i documenti sono completamente modificabili, è possibile incorporare tabelle, fogli di calcolo, dashboard o link di riferimento per aggiungere contesto. Ciò fornisce ai partecipanti un chiaro punto di partenza prima dell'inizio del SyncUp.
⚡ Archivio modelli: modelli gratis per il project management di tutti i tipi di progetti
2. Configurare un canale di chat dedicato
ClickUp elimina la necessità di utilizzare più strumenti di comunicazione grazie a ClickUp Chat. Si tratta di una piattaforma unificata che centralizza tutte le comunicazioni del team in thread, canali e messaggi diretti.
Nota: SyncUp fa parte di ClickUp Chat e può essere utilizzato solo dopo aver attivato Chat.
Quindi, crea un canale specifico in ClickUp Chat per il tuo progetto interfunzionale. Questo canale fungerà da hub centrale per la collaborazione del team, mantenendo tutti i membri del team informati e allineati con le discussioni relative al progetto, le attività, i file, i documenti, le tempistiche del progetto e le chiamate SyncUp.
Qual è il vantaggio? Si evita il cambio di contesto durante la riunione.
È anche possibile invitare stakeholder esterni a partecipare a un SyncUp. Basta assicurarsi che abbiano accesso al canale di chat.
👀 Lo sapevate? Quasi l'84% dei responsabili marketing sperimenta difficoltà nella collaborazione: troppe riunioni, decisioni poco chiare e richieste di progetto ritardate che danneggiano lo stato di salute del progetto.
Sebbene ci siano molte ragioni alla base di questo attrito, centralizzare la collaborazione e il lavoro del team in un unico posto potrebbe ridurre significativamente i costi di coordinamento e consentire ai team di andare avanti senza continui riallineamenti.
3. Avvia una sincronizzazione istantanea
Clicca sull'icona del telefono nell'angolo in alto a destra del tuo canale Chat per avviare un SyncUp. Non appena avvii un SyncUp, verrà pubblicato un messaggio nel canale che consentirà agli altri di partecipare. Attiva/disattiva le impostazioni del microfono e della videocamera per prepararti alla riunione.
È anche possibile registrare i contenuti audio e video per riferimento futuro.
📮 ClickUp Insight: Più della metà degli intervistati utilizza quotidianamente tre o più strumenti, combattendo contro la " proliferazione delle app " e i flussi di lavoro frammentati.
Sebbene possa sembrare produttivo e impegnativo, il contesto si perde semplicemente tra le varie app, per non parlare del dispendio di energia richiesto dalla digitazione. ClickUpBrainGPT riunisce tutto: basta parlare una volta sola e gli aggiornamenti, le attività e le note vengono inseriti esattamente dove devono essere in ClickUp. Niente più attivazioni/disattivazioni di app, niente più caos: solo produttività centralizzata e senza interruzioni.
4. Utilizza la condivisione dello schermo per le revisioni collaborative
Condividi il tuo schermo (scheda, finestra o schermo intero) durante il SyncUp per rivedere la documentazione del progetto o mostrare un flusso di lavoro specifico.
La condivisione dello schermo consente al tuo team di collaborare in tempo reale. Diventa più facile colmare le lacune di conoscenza e infondere chiarezza, che altrimenti sarebbero difficili da trasmettere.
Questo strumento facilita la collaborazione sul posto di lavoro fornendo un riferimento visivo condiviso per tutti i membri del team. I tuoi colleghi te ne saranno grati: tutti saranno allineati, con azioni e attività assegnate.
5. Lavora con un'IA che capisce te e il tuo lavoro
ClickUp Brain funziona come uno spazio di lavoro AI dedicato. Estrae il contesto dalle tue attività, dai documenti, dagli spazi, dalla knowledge base e dalle app collegate.
Non stai utilizzando uno strumento di IA isolato. Stai lavorando con un'intelligenza contestuale che comprende i tuoi progetti, il tuo team e la tua storia.
Puoi anche scegliere l'intelligenza che meglio si adatta al momento. Ad esempio, tra i diversi modelli di IA, utilizza:
- Claude: Per narrazioni strategiche e ragionamenti di ampio respiro
- ChatGPT: per perfezionare la scrittura e la comunicazione con i clienti
- Gemini: per ricerche, analisi con grandi quantità di dati e guasti tecnici
Grazie alla ricerca avanzata Enterprise Search, è possibile estrarre istantaneamente informazioni da qualsiasi punto dell'area di lavoro: attività, documenti, file, commenti, SyncUp registrati e persino fonti esterne come Google Drive, GitHub, SharePoint e il web in generale.
Hai bisogno di un aggiornamento sulle dipendenze dall'ultimo sprint? Di un file di progettazione a cui si faceva riferimento due settimane fa? Di un rischio segnalato in una conversazione? ClickUp Brain lo trova in pochi secondi.
Il livello di ricerca web integrato consente di raccogliere dati di mercato, confrontare le best practice, ricercare le tendenze emergenti o convalidare le ipotesi.
Invece di lottare con la proliferazione dell'IA, ClickUp Brain diventa l'unico livello di IA nell'intero flusso di lavoro del progetto.
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Limiti comuni e soluzioni alternative
La natura istantanea di ClickUp SyncUp migliora la comunicazione collaborativa. Detto questo, presenta alcuni limiti di cui dovresti essere consapevole. Tra questi vi sono:
Capacità di partecipazione limitata
Sfida: ClickUp SyncUps offrono il supporto per la collaborazione interfunzionale per un massimo di 200 partecipanti in una singola chiamata, con 24 persone che parlano contemporaneamente.
Esistono restrizioni basate sui ruoli relative a chi può avviare un SyncUp in un canale. La durata massima di un SyncUp è di 10 ore, il che non dovrebbe rappresentare un limite; se lo fosse, è sempre possibile avviare immediatamente un nuovo SyncUp.
✅ Soluzione alternativa: per riunioni interfunzionali con più di 200 persone, esegui SyncUps paralleli per i diversi reparti e effettua la condivisione delle registrazioni in un secondo momento.
Limitazioni delle notifiche
Sfida: a volte gli utenti non ricevono notifiche immediate per le chiamate SyncUp in arrivo, con conseguente mancata partecipazione alle riunioni.
✅ Soluzione alternativa: chiedi ai membri del team di abilitare le notifiche desktop e mobili per i canali ClickUp Chat in cui sono ospitati importanti SyncUp. Pubblica un breve promemoria nel canale pochi minuti prima dell'inizio.
💡 Suggerimento: per i membri del team che utilizzano dispositivi mobili, assicurati che l'app ClickUp abbia le autorizzazioni per le notifiche, il microfono e la fotocamera abilitate. Mobile SyncUps consente agli utenti di partecipare alle chiamate e seguire le discussioni mentre sono in movimento.
Nessuna sala riunioni
Sfida: alcuni strumenti per riunioni online, come Zoho Meetings, consentono di creare sale separate per discutere argomenti specifici prima di riunirsi nuovamente.
✅ Soluzione alternativa: avvia SyncUp separati in diversi canali di chat per le discussioni dei sottogruppi.
Ad esempio, se la riunione per il lancio del prodotto richiede che i reparti di ingegneria e progettazione discutano separatamente i dettagli tecnici, questi possono passare al canale del proprio reparto per una rapida sincronizzazione, quindi tornare al canale principale del progetto.
Un'altra opzione è quella di programmare queste discussioni secondarie come SyncUp distinti prima o dopo la riunione interfunzionale principale.
📚 Per saperne di più: Esempi e modelli di dashboard per il project management
Requisiti di registrazione per la trascrizione
Sfida: solo i SyncUp registrati vengono archiviati in Hub clip e possono essere trascritti o riepilogati da ClickUp Brain. Ricordati di premere il pulsante di registrazione all'inizio di ogni riunione.
✅ Soluzione alternativa: rendi la registrazione un'abitudine predefinita per tutte le riunioni interfunzionali importanti. Assegna a qualcuno (o a te stesso) il compito di avviare la registrazione all'inizio di ogni SyncUp.
Limiti di spazio di archiviazione delle registrazioni
Sfida: gli utenti del piano Free hanno a disposizione uno spazio di archiviazione limitato per le registrazioni SyncUp, che può esaurirsi rapidamente se si organizzano frequenti riunioni interfunzionali.
✅ Soluzione alternativa: Eseguire l'aggiornamento. In caso contrario, stabilire quali riunioni devono essere registrate e eliminare le registrazioni più vecchie che non sono più rilevanti. È anche possibile scaricare le registrazioni importanti su uno spazio di archiviazione esterno e rimuoverle da ClickUp per liberare spazio.
👀 Lo sapevate? Quasi l'83% delle aziende digitalmente avanzate sfrutta la potenza dei team interfunzionali per rimanere "agili" e "mantenere un vantaggio competitivo". Ma la maggior parte di queste aziende fatica a sfruttare le risorse giuste per raggiungere questo obiettivo.
Suggerimenti per ottimizzare SyncUp nei progetti interfunzionali
Ecco alcuni consigli pratici che possono aiutare i project manager a sfruttare al meglio SyncUps invece di trasformarlo in un'altra piattaforma di chat:
- Utilizza aggiornamenti asincroni: usa SyncUps con parsimonia per discussioni che richiedono realmente un contributo in tempo reale da più reparti. Ricorda, non è necessario organizzare una riunione (che fa perdere tempo al tuo team) per comunicare ciò che potrebbe essere facilmente detto in un messaggio o registrato come ClickUp Clip.
- Crea modelli di programma riutilizzabili: standardizza la struttura delle tue riunioni per coprire gli ostacoli, le decisioni necessarie, gli aggiornamenti sullo stato dei progressi e i passaggi successivi, mantenendo le discussioni concentrate. Il giusto strumento di project management, come ClickUp, ti offre modelli riutilizzabili per standardizzare la raccolta delle informazioni.
- Sfrutta Brain per prepararti prima della riunione: chiedi a ClickUp Brain di riepilogare le attività recenti o di elencare gli elementi in sospeso prima del SyncUp. In questo modo avrai una rapida panoramica della situazione.
- Tagga i reparti nelle attività collegate: utilizza i campi personalizzati o i tag relativi ai reparti (quando colleghi le attività) per effettuare il monitoraggio delle dipendenze delle attività interfunzionali, ottenendo risultati migliori per i progetti.
- Utilizza i clip per le demo asincrone: se devi mostrare come funziona qualcosa o illustrare un processo, registra un Clip e condividilo nel canale. I membri del team possono guardarlo quando preferiscono e lasciare commenti con domande contrassegnati da data e ora.
Semplifica la sincronizzazione dei progetti interfunzionali con ClickUp SyncUp
I progetti interfunzionali richiedono un ambiente collaborativo in cui i team non debbano rincorrere gli aggiornamenti e lottare per trovare un terreno comune.
Con così tante parti in movimento tra i vari reparti, è difficile per i project manager tenere traccia dello stato dei progetti e degli ostacoli.
La comunicazione collaborativa attraverso SyncUps riunisce le parti interessate senza le formalità di programmare riunioni o attendere conferme.
Poiché sono integrati direttamente nel tuo software di project management, puoi trasformare ogni riunione in un elemento concreto e effettuare il monitoraggio minuto per minuto.
Sei pronto per iniziare con SyncUps? Registrati gratis su ClickUp.
Domande frequenti
No, ClickUp SyncUp è stato creato appositamente per condurre riunioni audio e video istantanee all'interno dell'area di lavoro di ClickUp. Mantenendo le riunioni collegate alle attività, ai documenti e al tuo lavoro, elimini la dispersione di contesto che altrimenti si verificherebbe.
Fino a 200 persone possono partecipare a una riunione SyncUp e 24 persone possono parlare contemporaneamente.
Sì, gli stakeholder esterni che hanno accesso ai canali possono partecipare a SyncUp tramite un link di invito.
Non del tutto. SyncUp funziona al meglio per le discussioni che richiedono collaborazione e processi decisionali in tempo reale. Per gli aggiornamenti di routine sullo stato di avanzamento e i rapporti generali sui progressi del progetto, le email o (ancora meglio) ClickUp Chat e i commenti alle attività sono più efficienti.
ClickUp Brain può generare riassunti delle riunioni dalle registrazioni SyncUp e trasformare le azioni da intraprendere in attività tracciabili. L'IA può assegnare le attività alle persone giuste e fissare le scadenze come discusso durante la riunione.