Le pubbliche relazioni si muovono velocemente. Un momento stai presentando il lancio di un prodotto pianificato, quello dopo stai correndo per rispondere a una notizia dell'ultima ora.
Tuttavia, se continui ad affidarti a documenti sparsi e piani dell'ultimo minuto, rischi di perdere date chiave e opportunità mediatiche che avresti dovuto programmare settimane fa.
È qui che entra in gioco un calendario delle PR.
Lancio di prodotti, notizie sui finanziamenti, giornate di sensibilizzazione, campagne stagionali, acquisizione di nuovi clienti: tutti questi eventi competono per lo spazio. Senza un calendario centrale, potresti dimenticare l'impegno del tuo CEO o perdere l'occasione perfetta per presentare le tendenze dell'IA.
Questa guida ti aiuterà a risolvere il problema. Ti spiegheremo come pianificare un calendario delle pubbliche relazioni che ti aiuti a organizzarti, rispettare le date chiave e mantenere costante la copertura mediatica.
Iniziamo! 🚀
Che cos'è un calendario delle pubbliche relazioni?
Un calendario PR (calendario delle pubbliche relazioni) è un calendario di pianificazione che mappa le attività chiave di PR, le campagne, gli eventi e le opportunità mediatiche in un determinato periodo di tempo, solitamente mensile, trimestrale o annuale.
Ad esempio, se a luglio è in programma un'importante fiera di settore, aggiungila al tuo calendario PR e pianifica in anticipo i comunicati stampa, le attività di sensibilizzazione dei media o i post sui social media.
L'obiettivo è quello di mantenere il lavoro richiesto dalle PR coerente e intenzionale, in modo da non dovervi affrettare a rilasciare qualcosa dopo settimane di silenzio da parte dei media.
Vantaggi dell'utilizzo di un calendario delle pubbliche relazioni
Ecco come un calendario delle pubbliche relazioni aggiunge valore al lavoro richiesto dalle pubbliche relazioni:
- Individua gli spazi vuoti nei media: un calendario delle PR aiuta a identificare i mesi più tranquilli nel ciclo dei media, in modo da poter proporre le storie quando l'attenzione è alta e la concorrenza è bassa
- Estendi l'impatto della campagna: ti consente di riutilizzare i momenti di PR nei contenuti del blog, negli aggiornamenti via email, nei post sui social e nell'abilitazione interna, massimizzando il ROI su tutti i canali
- Assicurati subito l'accesso dei dirigenti: grazie alla visibilità sulle campagne imminenti, è più facile bloccare in anticipo il tempo da dedicare alle parti interessate per citazioni, interviste e approvazioni
- Siate sempre pronti per gli argomenti di tendenza: grazie al monitoraggio degli eventi stagionali e dei temi editoriali, il vostro team può preparare approfondimenti, dati o punti di vista per intervenire sulle notizie rilevanti non appena vengono pubblicate
- Rispetta le scadenze dei media con lunghi lead time: testate come riviste e pubblicazioni di settore spesso chiudono i calendari editoriali con mesi di anticipo. Un obiettivo di PR chiaro ti assicura di presentare il tuo progetto in tempo
- Bilanciare i carichi di lavoro interni: mappare le campagne in anticipo consente una migliore pianificazione tra i team di PR, contenuti e design, evitando colli di bottiglia nella produzione dell'ultimo minuto
💡 Suggerimento per i professionisti: trasforma le grandi idee di PR in attività concrete. Utilizza le attività di ClickUp e le attività secondarie annidate per pianificare ogni passaggio di una campagna (bozza, revisione, approvazione del preventivo, contatti con i media) e assegna a ciascuna di esse un titolare e una data di scadenza.
Componenti chiave di un calendario PR
Come un calendario editoriale o di marketing, un calendario delle pubbliche relazioni è efficace solo nella misura in cui lo rendi tale. Ecco gli elementi chiave che lo rendono efficace:
- Obiettivi e finalità: ogni elemento del calendario delle pubbliche relazioni dovrebbe essere collegato a un obiettivo chiaro, come aumentare la consapevolezza del marchio, costruire una leadership di pensiero o annunciare importanti novità aziendali
- Messaggi chiave o temi: Indica il messaggio principale che ogni attività dovrebbe trasmettere. Per il lancio di un prodotto, potrebbe essere "Il prodotto X risolve il problema Y". Per una campagna di sensibilizzazione, potrebbe essere "Il nostro impegno per la sicurezza dei dati"
- Destinatari e canali: sappi a chi ti rivolgi e dove ti ascolteranno, in modo che il tuo messaggio arrivi dove conta. È destinato a giornalisti tecnologici, clienti o al tuo team interno? Verrà diffuso tramite un comunicato stampa, un post su LinkedIn o una presentazione ai media?
- Descrizione del contenuto o dell'attività: Mostra esattamente cosa è stato fatto e come. Ad esempio: "Comunicato stampa: Lancio del progetto Atlas tramite PR Newswire, presentato ai 10 principali media tecnologici"
- Date e scadenze: includono la data principale di lancio o dell'evento, insieme alle scadenze chiave come le date di scadenza delle bozze, i cicli di revisione o le riunioni preparatorie
- Titolare/team responsabile: Chi è incaricato di portare a termine l'attività? Potrebbe trattarsi di una sola persona, di alcuni membri del team con ruoli ben definiti o anche di un partner esterno
Creare un calendario completo per le pubbliche relazioni
Creare un calendario delle pubbliche relazioni può sembrare un'attività complessa, ma possiamo suddividerla in passaggi semplici.
Passaggio 1: brainstorming, ricerca e raccolta di idee per i contenuti
Questo è il punto di partenza, dove capisci cosa dire, perché è importante e quando dirlo. L'obiettivo? Una solida riserva di idee interessanti e tempestive che si collegano ai tuoi obiettivi aziendali e catturano l'attenzione del tuo pubblico.
🧠 Brainstorming
Questo è il luogo creativo gratuito in cui tu e il tuo team potete mettere sulla tabella tutte le idee e le date possibili.
🛠️ Cosa discutere?
- Attività cardine dell'azienda: lancio di prodotti, aggiornamenti delle funzionalità/funzioni, notizie sui finanziamenti, rebranding, apertura di negozi, annunci di assunzioni, anniversari, ecc
- Eventi e stagionalità del settore: fiere, conferenze, relazioni trimestrali, opportunità di marketing stagionali (ad es. Black Friday, stagione dei bilanci, SaaStr), mesi di sensibilizzazione (come il mese della sicurezza informatica, la Giornata mondiale dell'ambiente, la Giornata mondiale degli oceani o la Giornata mondiale del donatore di sangue)
- Festività e ricorrenze: festività estive, festività tradizionali (vigilia di Natale o Ringraziamento) e "giornate nazionali o internazionali" come la Giornata mondiale dell'emoji, la Giornata nazionale della pizza, la Giornata internazionale dell'uomo, la Giornata mondiale del cioccolato o la Giornata mondiale del vegetarianismo
- Campagne ricorrenti: se pubblichi rapporti annuali, iniziative di CSR o previsioni sulle tendenze, inseriscile nell'elenco in anticipo per fissare le sequenze temporali
💡 Suggerimento professionale: utilizza i moduli ClickUp per raccogliere idee sui contenuti PR dai membri del team o dai partner esterni in un unico posto organizzato, senza più email avanti e indietro o fogli di calcolo disordinati
🔍 Ricerca
Una volta che hai un elenco approssimativo di idee, convalidale e arricchisci con ricerche strategiche.
🛠️ Aree di ricerca chiave:
- Verifica degli eventi: conferma le date delle principali conferenze, settimane di sensibilizzazione, festività e pubblicazioni di rapporti
- Analisi della concorrenza: quali campagne hanno lanciato i concorrenti lo scorso anno? Quali media le hanno riportate? Come puoi differenziare o programmare meglio le tue storie?
- Approfondimenti sul pubblico: utilizza strumenti come SparkToro o Reddit per scoprire di cosa parla il tuo pubblico. Osserva il tipo di contenuti che lo coinvolge: casi di studio, statistiche, punti di vista dei leader, ecc
- Rilevanza mediatica: esamina le notizie recenti nelle pubblicazioni di tuo traguardo. Quali tipi di comunicati stampa, articoli o commenti stanno selezionando?
💡 Suggerimento professionale: Crea un database multimediale in ClickUp utilizzando campi personalizzati per il nome dell'outlet, il contatto, la data dell'ultima presentazione e lo stato della risposta, senza bisogno di un CRM separato
📋 Raccogli idee per i contenuti
Ora hai più idee di quante tu possa realisticamente utilizzare. È quindi giunto il momento di raggrupparle, taggarle e strutturarle.
🛠️ Suggerimenti per organizzarti:
- Ordina per trimestre: quando ha più senso realizzare ciascuna campagna? Tagga le idee come Q1–Q4
- Assegna temi: raggruppa le idee in categorie come Prodotto, Cultura, Leadership, Stagionalità o Storie dei clienti
- Contento di backup: identifica alcune idee sempre valide che puoi implementare se un'iniziativa importante viene ritardata o annullata
- Aggiungi contesto: annota da dove proviene ogni idea (ad esempio, team leader, ispirazione della concorrenza, storia di un cliente) e in che modo potrebbe essere formattata (comunicato stampa, presentazione, firma, evento, ecc. ).
Per saperne di più: Modelli gratuiti di calendario dei contenuti per i social media in Excel e Fogli
Passaggio 2: contatta gli stakeholder per ottenere contenuti diversificati
Le PR non funzionano in isolamento. Alcune delle tue idee migliori per le storie arriveranno da altri team. Quindi coinvolgi gli stakeholder chiave all'interno dell'azienda (e talvolta anche al di fuori di essa): è una mossa semplice ma potente per la gestione degli stakeholder.
Ecco gli stakeholder con cui dovresti entrare in connessione:
| Stakeholder | Perché sono importanti | Esempi di opportunità di PR |
| Team marketing | Lanciano campagne che le PR possono supportare o amplificare | Webinar, ebook, rapporti di ricerca, campagne di influencer, lanci pubblicitari |
| Team di prodotto / R&S | Sanno quali prodotti o funzionalità/funzioni vengono lanciati e quando | Rilasci di prodotti/funzionalità, aggiornamenti sulle innovazioni, annunci di programmi beta |
| Commerciale / Esito positivo | Sono disponibili storie dei clienti e approfondimenti sul settore | Casi di studio dei clienti, principali successi dei client, partnership, premi, fiere |
| Dirigenti / Leadership | Sono uno strumento fondamentale per promuovere la leadership di pensiero e gli annunci a livello aziendale | Conferenze, articoli di leadership di pensiero, raccolta fondi, iniziative di CSR, comunicazioni agli investitori |
| Risorse umane / Comunicazione interna | Si occupano di eventi interni e aggiornamenti sulle assunzioni che hanno un impatto sul marchio del datore di lavoro | Premi Best Places to Work, storie di cultura, iniziative DEI, assunzioni importanti |
| Partner esterni | Offrono opportunità di co-marketing e PR congiunte | Annunci congiunti, report di settore, eventi condivisi, outreach mediatico tramite input dell'agenzia |
💡 Suggerimento professionale: condividi i documenti ClickUp esternamente con autorizzazioni di visualizzazione/modifica per ottenere il contributo degli stakeholder o dell'agenzia sui comunicati stampa. Utilizza Approvazioni per finalizzare i messaggi con un solo clic.
Passaggio 3: Decidi la frequenza, il programma e lo stile dei tuoi contenuti
Ora è il momento di organizzare le tue idee in una sequenza realizzabile per l'anno a venire. Ecco cosa devi decidere:
Frequenza dei contenuti
Prima di assegnare le date, decidi con quale frequenza desideri che il tuo marchio sia sotto i riflettori. La frequenza dovrebbe essere determinata da:
- Obiettivi: se stai cercando di costruire autorità, hai bisogno di una leadership di pensiero coerente. Se si tratta di consapevolezza del prodotto, il tuo calendario potrebbe concentrarsi sui lanci
- Risorse: Sii realistico riguardo alla capacità del tuo team. È meglio pubblicare una storia eccellente al mese piuttosto che cinque scritte in fretta
- Canali: la frequenza di pubblicazione varia a seconda del mezzo di comunicazione: i comunicati stampa possono essere pubblicati più spesso rispetto ai post sui blog o alle interviste ai dirigenti
🛠️ Alcuni consigli rapidi:
- Inizia in piccolo. Pianifica 1-2 articoli importanti al mese, poi aumenta gradualmente
- Utilizza un tema di contenuto mensile o trimestrale per orientare le idee (ad esempio, "Innovazione nel primo trimestre", "Clienti acquisiti nel secondo trimestre")
- Alterna i lavori che richiedono molto lavoro (come i comunicati stampa) con quelli più leggeri (come i riassunti dei social media o le citazioni)
Pianifica (prima le cose più importanti, poi riempi gli spazi vuoti)
Quindi, trascina e rilascia le idee nel tuo calendario. La pianificazione ti aiuta a evitare annunci con doppia prenotazione e cicli mediatici persi.
🛠️ Suggerimenti per pianificare al meglio le attività di PR:
- Inizia con i momenti chiave: pianifica prima il lancio dei prodotti, gli eventi del settore, le campagne stagionali e le giornate di sensibilizzazione
- Colmate le lacune: sfruttate le settimane più tranquille per storie sempreverdi, successi dei clienti o campagne leggere come rapidi successi di PR o frammenti di leadership di pensiero
- Lascia delle settimane di margine: inserisci dei periodi di riserva ogni trimestre per gestire annunci dell'ultimo minuto, PR reattive o opportunità mediatiche improvvise
- Assegna le date: non tutte le idee richiedono una data precisa, ma "da definire" è il punto in cui i piani migliori falliscono. Anche un'indicazione approssimativa come "prima settimana di aprile" offre al tuo team un punto di riferimento per pianificare il lavoro
- Bilancia il carico: non concentrare tutto in un solo mese. Distribuisci i contenuti nel calendario per evitare il burnout
Stile dei contenuti e canale
Infine, assegna a ogni voce del calendario un contesto reale, perché un "comunicato stampa a marzo" non è sufficiente per portare avanti le cose.
Per ogni elemento, chiediti:
- Come va formattato? Si tratta di un comunicato stampa, un post sul blog, un episodio di podcast, una presentazione ai media o una copertura sui social media?
- Qual è il tono più adatto? Il messaggio è formale e basato sui dati? Oppure è informale e narrativo?
- Dove verrà pubblicato o promosso? Verrà pubblicato sul tuo blog? Verrà inviato come presentazione ai media tecnologici? Verrà promosso su LinkedIn o tramite email?
Questo aiuta scrittori, designer e stakeholder ad allinearsi fin dall'inizio, senza discussioni sul tono o canali di distribuzione mancanti.
Una volta compilato il calendario, fai un passo indietro e rivedi: supporta i tuoi obiettivi aziendali chiave? C'è un buon mix di formati? Le sequenze sono realistiche? Quindi, condividi la bozza con il tuo team e le parti interessate.
Per saperne di più: Strategie creative di gestione del marchio per massimizzare il potenziale del tuo marchio
Strumento per pianificare il calendario delle PR
Utilizzare un foglio di calcolo per il tuo calendario delle pubbliche relazioni funziona (all'inizio).
Ma con la crescita delle tue campagne, crescono anche le parti in movimento. Devi monitorare le scadenze, coordinarti con diversi reparti e gestire i contenuti su più canali. Gli aggiornamenti vanno persi e, improvvisamente, non sei più sicuro di chi sta facendo cosa e quando.
È qui che uno strumento dedicato alla gestione delle campagne di PR può semplificare tutto, dalla pianificazione alla collaborazione, fino al monitoraggio dei risultati.
A questo punto, hai bisogno di ClickUp per i team di marketing. Riunisce l'intero calendario delle PR, le campagne e il lavoro richiesto al team in un unico spazio connesso e facile da gestire.
Ecco come questo software di gestione delle attività di PR può aiutarti:
1. Pianifica sul Calendario ClickUp
Il Calendario ClickUp ti offre una vista centralizzata dell'intero programma di PR per settimane, mesi o per l'intero anno. Con la semplicità del drag-and-drop, puoi mappare visivamente il lancio di prodotti, i comunicati stampa, la copertura mediatica e le campagne di eventi.
Cosa lo rende ancora migliore? Questo strumento basato sull'IA porta la pianificazione a un livello superiore grazie a:
- Blocco automatico del tempo di concentrazione per attività come la scrittura, le revisioni o la preparazione dei media. Ad esempio, se hai un comunicato da pubblicare venerdì, puoi creare blocchi di 2 ore per la scrittura martedì e mercoledì
- Riprogrammazione delle scadenze quando cambiano le priorità. Quindi, se il team di prodotto ritarda di una settimana il lancio di una funzionalità/funzione, tutte le attività di PR correlate (come la revisione del comunicato stampa, la diffusione ai media e la pianificazione sui social) vengono automaticamente spostate senza che sia necessario trascinare manualmente le sequenze
- *trasforma i punti di discussione delle riunioni, come "finalizzare l'elenco stampa dell'evento entro il 5 marzo" o "presentare il rapporto del secondo trimestre agli uffici finanziari", in attività pianificate, mantenendo il tuo calendario (e il tuo team) sincronizzati
- *gestisci con facilità le attività ricorrenti di PR come "Report mensile sui media", "Analisi settimanale della copertura mediatica" o "Follow-up bisettimanali".
- Sovrapponi i calendari sovrapponendo diversi programmi (ad esempio, calendario di lancio dei prodotti, calendario delle campagne di marketing, calendario delle PR) per individuare eventuali conflitti o opportunità sinergiche.
La parte migliore? Il Calendario ClickUp funziona con ClickUp Brain per farti risparmiare tempo. Ciò significa che non dovrai più rovistare tra attività, chat o documenti per trovare ciò che devi fare dopo. Basta chiedere: "Qual è la mia priorità principale oggi?" o "Quando è la riunione per la revisione del comunicato stampa?" e otterrai immediatamente la risposta.
📮Approfondimento ClickUp: Il 18% dei partecipanti al nostro sondaggio desidera utilizzare l'IA per organizzare la propria vita attraverso calendari, attività e promemoria. Un altro 15% desidera che l'IA gestisca le attività di routine e il lavoro amministrativo.
Per fare ciò, un'IA deve essere in grado di: comprendere i livelli di priorità di ciascuna attività in un flusso di lavoro, eseguire i passaggi necessari per creare o modificare attività e impostare flussi di lavoro automatizzati.
La maggior parte degli strumenti ha uno o due di questi passaggi già risolti. Tuttavia, ClickUp ha aiutato gli utenti a consolidare fino a 5+ app utilizzando la nostra piattaforma! Prova la pianificazione basata sull'IA, dove le attività e le riunioni possono essere facilmente assegnate agli slot disponibili nel tuo calendario in base ai livelli di priorità. Puoi anche impostare regole di automazione personalizzate tramite ClickUp Brain per gestire le attività di routine. Dì addio al lavoro frenetico!
Per saperne di più: Le migliori app per calendari (gratis e a pagamento)
2. Fai brainstorming con le lavagne online
Le lavagne online ClickUp offrono uno spazio visivo in cui il tuo team può mappare idee per campagne, giornate di sensibilizzazione, annunci di prodotti e opportunità mediatiche, tutto in un unico posto.
Puoi organizzare i blocchi di contenuti per mese, canale (media, blog, social) o tipo (evento, prodotto, leadership di pensiero). Ancora meglio, puoi utilizzare forme, etichette o codici colore per dare priorità ai momenti di maggiore impatto.
- Raggruppa le campagne per tema, ad esempio incentrate sul prodotto, sulla visibilità dei dirigenti o sulla costruzione del marchio, per identificare le lacune nella comunicazione
- Trascina e rilascia i blocchi di contenuti nelle sequenze per visualizzare la stagionalità ed evitare di affollare più campagne nella stessa finestra
- Collega attività o documenti direttamente dalla lavagna online in modo che il tuo team possa passare dal brainstorming all'esecuzione senza cambiare strumento
- Invita collaboratori interfunzionali (marketing, dirigenti, prodotto) a dare il loro contributo sin dall'inizio e ad allinearsi sulle priorità prima che le sequenze siano definite
- Sviluppa mappe di presentazione ai media: definisci visivamente diverse angolazioni della storia e individua i giornalisti o i media a cui rivolgerti per ciascuna di esse.
- Delinea piani di comunicazione di crisi: utilizza lo spazio flessibile per raccogliere idee su potenziali scenari di crisi e mappare i flussi di risposta e le responsabilità.
- Crea mappe degli stakeholder: visualizza gli stakeholder interni ed esterni chiave per una campagna e pianifica strategie di comunicazione su misura.
Cattura immediatamente le informazioni sui media
Lascia che ClickUp AI Notetaker catturi ogni dettaglio durante le interviste con i media e le riunioni del team PR. Trascrive automaticamente le conversazioni, evidenzia gli elementi chiave e crea attività di follow-up direttamente dalle tue discussioni.
Quando quel giornalista menziona un punto di vista specifico che lo interessa o il tuo team trova un'idea interessante, non perderai mai più quelle informazioni: saranno tutte salvate, organizzate e pronte per essere inserite nel tuo calendario delle PR.
Per saperne di più: Creare una strategia di comunicazione di marketing vincente
3. Archivia ricerche e idee per i contenuti in documenti
Una volta visualizzate le idee per la tua campagna, il passaggio successivo è trasformare il caos in ordine. E quale modo migliore per farlo se non con ClickUp Docs?
Crea un documento per ogni mese, campagna o tema, come "Lancio prodotto Q2" o "Campagna di sensibilizzazione ottobre". Al suo interno puoi archiviare bozze di messaggi, schemi di comunicati stampa, articoli di giornale pertinenti, traguardi mediatici, spunti stagionali e risultati delle campagne passate.
Crea un playbook centrale per le PR: utilizza Docs per creare e mantenere un repository dinamico per i messaggi del brand, i punti chiave di discussione, i testi standard e i protocolli di comunicazione di crisi, garantendo la coerenza a livello di team.
Sviluppa report di analisi post-campagna: struttura report dettagliati delle campagne all'interno di Doc, incorporando grafici, collegandoli a dashboard o allegando dati sulle prestazioni per condividere efficacemente i risultati delle PR.
Approfitta della cronologia delle versioni: Tieni traccia di tutte le modifiche apportate ai comunicati stampa, ai documenti di messaggistica o ai documenti strategici, consentendoti di ripristinare le versioni precedenti, se necessario.
Utilizza i collegamenti relazionali: collega i documenti direttamente ad attività, campagne, elenchi o eventi del calendario specifici. Ad esempio, collega il documento "Comunicato stampa evento Q3" all'attività della campagna "Evento di settore Q3" per un accesso contestuale immediato.
💡 Suggerimento professionale: Usa ClickUp Brain per trasformare le note abbozzate in contenuti PR raffinati.
Puoi chiedergli di scrivere una rapida panoramica della campagna per il lancio del tuo prodotto nel secondo trimestre sulla base delle note e dei messaggi memorizzati nel tuo documento. Oppure, incolla un articolo o un rapporto sulle tendenze e chiedi a Brain di suggerirti spunti o idee per titoli su misura per il tuo marchio.
4. Fissa e raggiungi i tuoi obiettivi di PR con ClickUp Obiettivi
Dimostra il vero impatto del lavoro richiesto dalle tue attività di PR. Con ClickUp Obiettivi, puoi:
- Definisci obiettivi chiari: imposta traguardi specifici e misurabili per le tue campagne, come "Ottenere più di 20 inserimenti sui media per il lancio del terzo trimestre" o "Aumentare le menzioni positive del marchio del 15%"
- Suddividi gli obiettivi in traguardi: suddividi i tuoi obiettivi principali in "traguardi" più piccoli e gestibili, che possono essere numerici, monetari o anche basati su attività (ad esempio, "Ottenere 5 interviste", "Pubblicare 3 articoli firmati")
- Monitorate lo stato in modo visivo: monitorate in tempo reale il contributo del lavoro richiesto agli obiettivi generali, semplificando la reportistica sul ROI delle PR e mantenendo motivato il team
- Collegamento al lavoro: collega obiettivi e traguardi direttamente alle attività e agli elenchi in cui si svolge il lavoro, garantendo l'allineamento tra le attività quotidiane e i risultati strategici
5. Semplifica i flussi di lavoro con le automazioni di ClickUp
Con le automazioni di ClickUp, puoi connettere ogni passaggio del tuo flusso di lavoro PR. Ecco alcuni esempi di come automatizzare il tuo calendario PR per ottenere i migliori risultati dalla tua campagna:
| Trigger | Azione di automazione |
| Viene creata una nuova attività per la campagna (ad es. "Lancio del prodotto") | Assegna automaticamente le attività ai reparti e ai team competenti |
| Lo stato dell'attività passa a "Approvato" | Crea un'attività di follow-up denominata "Distribuisci ai media" e assegnala al responsabile delle pubbliche relazioni |
| La data di scadenza dell'attività viene aggiornata | Modifica automaticamente le date di scadenza di tutte le attività secondarie correlate |
| Un'attività secondaria (ad es. "Bozza post blog") è contrassegnata come completata | Pubblica un commento come "Contenuto pronto: passare alla progettazione visiva" |
| Viene creata un'attività ricorrente (ad es. Riepilogo mensile delle attività di PR) | Assegna automaticamente i compiti al responsabile delle PR e imposta attività secondarie con scadenze per la scrittura, la modifica e la revisione |
6. Connetti il tuo ecosistema con le integrazioni ClickUp
Sebbene ClickUp consolidi molti strumenti, funziona bene anche con altri. Migliora le tue operazioni di PR integrando ClickUp con:
- Strumenti di monitoraggio dei media (ad es. Meltwater, Brandwatch tramite Zapier/API): Automatizza la creazione di attività in ClickUp quando vengono identificate nuove menzioni o avvisi rilevanti sui media
- Servizi di richiesta di fonti (ad es. HARO, Qwoted, SourceBottle): Semplifica la ricerca di opportunità mediatiche. Inoltrando i riassunti giornalieri di servizi come HARO a un indirizzo email dedicato di ClickUp (utilizzando Email in ClickUp o uno strumento come Zapier), puoi creare automaticamente attività per ogni query. Per affinare ulteriormente il processo, utilizza strumenti di automazione per analizzare le email alla ricerca di parole chiave rilevanti per i tuoi clienti o il tuo settore, quindi assegnale al membro del team più adatto per la presentazione
- Strumenti di gestione dei social media (ad es. Hootsuite, Buffer): coordina l'amplificazione sui social media degli esiti positivi delle attività di PR collegando le attività e condividendo gli aggiornamenti
- Archiviazione cloud (Google Drive, Dropbox, OneDrive): allega e accedi facilmente a media kit, immagini, video e altre risorse essenziali per le PR archiviate nella tua soluzione cloud preferita
L'unica fonte di verità per il tuo team PR!
Unifica le linee guida del marchio, i piani di crisi, le strategie delle campagne e le informazioni sui media. Trova immediatamente, applica in modo coerente e sviluppa strategicamente le narrazioni utilizzando ClickUp Knowledge Management.
Potenzia le tue PR: tutte le conoscenze, organizzate in modo brillante, in un unico spazio.
7. Risparmia tempo con i modelli di calendario PR
Se tutto questo ti sembra interessante ma non sai da dove iniziare a pianificare le tue attività di PR, ClickUp offre modelli di comunicati stampa predefiniti che ti forniscono una struttura pronta all'uso per pianificare, redigere e distribuire annunci con facilità. Puoi anche utilizzare modelli di pianificazione delle attività di PR per mappare campagne, scadenze e attività di sensibilizzazione dei media, il tutto in un'unica sequenza organizzata.
Il modello di campagna PR di ClickUp è progettato per supportare la natura frenetica e interfunzionale del lavoro di pubbliche relazioni. Ti aiuta a passare dalla pianificazione della campagna al lancio fino al monitoraggio delle prestazioni, il tutto all'interno di un'area di lavoro personalizzabile.
Il modello offre:
- Stati personalizzati come "Bozza", "Pronto per la revisione" e "Pubblicato" per monitorare le fasi della campagna di PR
- Viste personalizzate in base alle esigenze delle PR, come la vista Elenco per gestire i flussi di lavoro dei contenuti, la vista Bacheca per il brainstorming e la vista Calendario o Gantt per mappare le sequenze ed evitare sovrapposizioni delle campagne
- Campi personalizzati per organizzare le campagne in base a criteri chiave di PR, come il canale di distribuzione (comunicato stampa, social, newsletter), il tipo di elenco dei media (tecnologia, lifestyle, regionale) o la priorità della campagna (alta visibilità vs consapevolezza del marchio)
💡 Suggerimento professionale: crea dashboard personalizzati per le PR che mostrano a colpo d'occhio le metriche delle campagne, i posizionamenti sui media e le scadenze imminenti. Monitora i KPI, traccia il coinvolgimento dei giornalisti e condividi lo stato di avanzamento con le parti interessate attraverso visualizzazioni mirate e basate sui dati che eliminano il lavoro di reportistica.
Ma se gestisci più campagne contemporaneamente e hai bisogno di una visione più ampia per organizzare tutto dall'inizio alla fine, passa a un modello di pianificazione delle pubbliche relazioni.
Il modello di pianificazione delle pubbliche relazioni di ClickUp è il tuo centro di comando all-in-one per gestire campagne di PR intelligenti e ottimizzate. Con questo modello, puoi impostare obiettivi chiari per ogni campagna, organizzare attività e sequenze e collaborare con i colleghi e le parti interessate senza alcuna confusione.
Inoltre, ti offre 14 diverse visualizzazioni per vedere il tuo piano di PR da ogni angolazione possibile:
- Nuova vista Elenco: visualizza tutte le attività di PR nuove e non assegnate per iniziare a pianificare la tua campagna
- Elenco dei lavori in corso (WIP): controlla rapidamente su cosa si sta lavorando e chi è responsabile
- Per la vista Elenco: monitora le attività pronte o quasi pronte per essere pubblicate
- Vista Bacheca: sposta visivamente le attività tra le diverse fasi, ad esempio da "Bozza" a "Pubblicato"
- Vista chat: discuti attività e aggiornamenti o fai brainstorming direttamente con il tuo team
Per saperne di più: Modelli gratuiti di piani di marketing per costruire una strategia di marketing
Superare le sfide nella gestione del calendario delle PR
Anche il miglior calendario delle pubbliche relazioni può andare fuori strada. Ecco una guida rapida alle insidie più comuni e a come evitarle.
1. Sovraccaricare il calendario (e il team)
È facile lasciarsi prendere dall'entusiasmo e riempire il calendario con una serie ambiziosa di attività di PR. Tuttavia, un calendario troppo fitto può portare al burnout e a un'esecuzione approssimativa.
Per evitare che ciò accada:
✅ Sii realistico riguardo a quanto il tuo team può gestire senza esaurirsi. Inoltre, fai attenzione ai segnali di allarme come frequenti straordinari o sessioni di pianificazione saltate
✅ Stabilisci le priorità senza esitazione. Concentrati sulle campagne vincenti e rimanda o abbandona quelle a basso impatto
✅ Adatta il tuo calendario in base alla disponibilità del team e ai cambiamenti in tempo reale
💡 Suggerimento per gli esperti: la vista Carico di lavoro di ClickUp ti aiuta a vedere chi è sovraccarico e chi ha capacità disponibili, così puoi assegnare la titolarità dei comunicati stampa o la preparazione degli eventi in modo equo senza sovraccaricare il team.
2. Non abbastanza flessibile
Considerare il calendario come qualcosa di immutabile può ritorcersi contro di te. Nel mondo delle PR, le notizie inaspettate possono rendere irrilevanti i tuoi contenuti se non ti adatti rapidamente.
Per evitare che ciò accada:
✅ Lascia un margine di tempo per opportunità impreviste o notizie dell'ultima ora
✅ Tieni pronto un contenuto di backup nel caso in cui qualcosa vada storto (ad esempio, un post sul blog se un evento viene cancellato)
✅ Rivedi regolarmente il tuo calendario: controlli settimanali sono utili per apportare modifiche in base ai nuovi sviluppi
3. Mantieni aggiornato il calendario
Alcuni team creano un ottimo calendario annuale delle PR, ma non lo aggiornano. Check-in mancati e informazioni obsolete lo rendono inaffidabile e, in breve tempo, nessuno lo utilizza più.
Per evitare che ciò accada:
✅ Assegna un titolare del calendario (di solito il responsabile delle PR) per mantenerlo aggiornato e raccogliere i contributi del team
✅ Imposta una routine settimanale per rivedere gli elementi in arrivo, contrassegnare le attività completate e riprogrammare se necessario
✅ Istruisci tutti ad aggiornare le proprie attività, i cambiamenti di stato, le modifiche alle date, ecc.
💡 Suggerimento Pro: automatizza le attività ripetitive di PR come l'invio di promemoria di follow-up, l'aggiornamento dello stato delle campagne o la notifica ai membri del team quando un comunicato stampa è pronto per la revisione.
Crea un calendario PR che funzioni davvero con ClickUp
Creare e gestire un calendario delle PR può sembrare un lavoro impegnativo all'inizio, ma i vantaggi sono enormi. Con una tabella di marcia chiara, il tuo team rimane allineato, le scadenze vengono rispettate e le tue storie raggiungono sempre il pubblico giusto.
E con ClickUp, l'intero processo diventa più semplice, veloce e collaborativo. Dal brainstorming visivo con le lavagne online all'organizzazione delle idee di contenuto nei documenti, dalla pianificazione delle campagne con il calendario basato sull'IA all'automazione delle attività ripetitive, ClickUp riunisce ogni parte del tuo flusso di lavoro di PR in un'unica potente piattaforma.
Sei pronto a semplificare il tuo calendario delle pubbliche relazioni?