Quasi il 60% dei lavoratori risponde ai messaggi istantanei entro 10 minuti. Sebbene queste risposte rapide e la comunicazione in tempo reale siano spesso equiparate all'efficienza, esse distraggono l'attenzione e ostacolano il lavoro approfondito.
Se vogliamo una vera produttività del team, la comunicazione ha bisogno di un reset.
La comunicazione asincrona migliora la collaborazione. È un'alternativa di produttività per gestire i team, ridurre le ore sprecate e mantenere un equilibrio tra vita lavorativa e vita privata.
Questo post del blog spiegherà cos'è, perché lavora e come può esserti utile. E se continuerai a seguirci, ti condivideremo anche come ClickUp sia l'unico strumento di cui hai bisogno per adottare senza problemi la comunicazione asincrona!
Che cos'è la comunicazione asincrona?
La comunicazione asincrona è un tipo di comunicazione in cui le persone condiviso informazioni senza aspettarsi una risposta immediata. Invece di interagire in tempo reale o faccia a faccia, come nelle riunioni o nelle telefonate, le conversazioni si svolgono nel tempo attraverso strumenti come email, app di messaggistica o video registrati.
Ognuno può rispondere quando gli va meglio, senza bisogno di essere online contemporaneamente.
👀 Lo sapevi? Il 51% dei lavoratori soffre di stress a causa di una comunicazione inadeguata. La comunicazione asincrona può ridurre significativamente lo stress sul posto di lavoro, specialmente nei team digitali o che lavorano principalmente da remoto, offrendo alle persone maggiore controllo, chiarezza e spazio per le loro interazioni.
Perché la comunicazione asincrona è importante?
La comunicazione asincrona offre ai team lo spazio necessario per concentrarsi, pensare con chiarezza ed evitare il burnout. Senza la pressione di dover rispondere immediatamente, le persone possono dedicarsi al lavoro in modo approfondito ed evitare continue interruzioni.
È particolarmente utile per i team globali o remoti che devono destreggiarsi tra fusi orari diversi. Inoltre, migliora naturalmente la qualità delle conversazioni: le persone hanno il tempo di elaborare e rispondere in modo ponderato.
Gli strumenti asincroni lasciano anche una traccia scritta o registrata, rendendo più facile fare riferimento alle decisioni ed evitare comunicazioni errate. In breve, promettono maggiore flessibilità, migliore concentrazione e comunicazione efficace.
📮ClickUp Insight: I dati del nostro sondaggio sull'efficacia delle riunioni mostrano che il 25% delle riunioni coinvolge in media 8 o più partecipanti. Abbiamo anche scoperto che una riunione dura in media circa 51 minuti. Queste riunioni di grandi dimensioni possono dare come risultato almeno 6-8 ore di tempo collettivo dedicato alle riunioni a livello organizzativo ogni settimana.
E se potessi ridurla? ClickUp trasforma il modo in cui i team comunicano! Invece di lunghe riunioni, collabora direttamente all'interno delle attività utilizzando commenti, allegati, note vocali, video e altro ancora, tutto in un unico posto.
💫 Risultati reali: i team globali di STANLEY Security hanno già risparmiato più di 8 ore alla settimana in riunioni e aggiornamenti grazie alla nostra app per il lavoro!
Come funziona la comunicazione asincrona
Una mentalità asincrona si basa su un'idea semplice: condivisione delle informazioni ora, rispondi quando ti consente di lavorare.
📌 Esempi di comunicazione asincrona includono uno scrittore e un editor che effettuano la modifica insieme (ma non in tempo reale) su un caso di studio su ClickUp Documenti condivisi, raccogliendo informazioni dal contesto dai thread di discussione del progetto su un canale ClickUp Chat, pubblicando aggiornamenti sul stato come commenti attività di ClickUp e effettuando la condivisione delle registrazioni dello schermo per le presentazioni dei prodotti tramite ClickUp Clip.
Questi sono solo alcuni dei tanti strumenti che ti consentono di organizzare i tuoi aggiornamenti e di accedervi ogni volta che ne hai bisogno. (Nel post del blog spieghiamo come utilizzarli tutti 🔜, quindi resta sintonizzato!)
Ecco cosa la rende così efficace:
- Accedi in qualsiasi momento a informazioni quali commenti, documenti o messaggi archiviati e in condivisione nei canali di comunicazione.
- Ritarda le risposte senza sentirti in colpa, consentendo ai membri del team la libertà di rispondere con calma, senza fretta.
- Fai il lavoro in modo indipendente e al tuo ritmo, senza che tutti debbano essere presenti contemporaneamente.
🧠 Curiosità: dopo la pandemia, la presenza in ufficio è rimasta inferiore del 30% a causa dell'aumento delle configurazioni di lavoro ibride.
Come implementare la comunicazione asincrona sul posto di lavoro
Non è possibile implementare metodi di collaborazione asincrona in un ambiente di lavoro moderno semplicemente organizzando o partecipando a meno riunioni. È necessario impostare i sistemi, le abitudini e le aspettative giuste attraverso un piano avanzato per costruire la cultura e la produttività del team senza sacrificare la chiarezza.
Ecco come puoi mettere in pratica questo processo:
Passaggio 1: Identifica quali attività dovrebbero essere asincrone
Inizia individuando quali flussi di lavoro e messaggi puoi gestire in modo asincrono.
- Aggiornamenti sulle attività? Sì
- Brainstorming su una risposta alla crisi? Probabilmente no, con una probabilità bassa.
Questa distinzione garantisce che l'asincronia non rallenti le questioni urgenti.
Ecco una guida pratica per quando ti senti confuso:
| Tipo di comunicazione | Ideale per | Esempi |
| ✅ Asincrona | Attività chiare e non urgenti | Pianificazione dei progetti, proposte di funzionalità/funzione e collaborazione interfunzionale |
| 🔄 Ibrido | Argomenti leggermente complessi che potrebbero richiedere chiarimenti | Pianificazione dei progetti, proposte di funzionalità/funzione, collaborazione interfunzionale |
| 🗣️ Sincrona | Questioni urgenti, emotive o di grande importanza | Risoluzione dei conflitti, risposta alle crisi, brainstorming in tempo reale e approvazioni con scadenze strette. |
Passaggio 2: Designa un luogo specifico per il lavoro asincrono
La comunicazione asincrona può diventare rapidamente disordinata quando è dispersa tra email, app di messaggistica istantanea e unità di condivisione. Scegli uno spazio centrale che garantisca la connessione tra le conversazioni alle attività, alla documentazione, agli aggiornamenti e alla titolarità.
Il nostro suggerimento: ClickUp!
ClickUp, l'app completa per il lavoro, è il tuo hub di lavoro asincrono, creato per mantenere i team allineati senza riunioni o ping costanti. Riunisce le tue attività, i tuoi documenti e il tuo chattennare in un'unica potente piattaforma supportata dall'IA, in modo che nulla vada perso nei thread email o nei messaggi Slack.
Hai bisogno di un aggiornamento sul progetto? Utilizza Team StandUp Autopilot Agent o ClickUp Brain per riepilogare/riassumere lo stato utilizzando l'intelligenza artificiale, senza chiedere ai membri del tuo team. Vuoi fornire un feedback? Lascia un commento su un documento e assegnalo al membro del team interessato.
Dalle automazioni basate sull'intelligenza artificiale alle notifiche in tempo reale e ai flussi di lavoro personalizzabili, ClickUp centralizza le conoscenze e la comunicazione del team in modo che il lavoro proceda anche quando sei offline. Con tutto in un unico posto, il tuo team ottiene la chiarezza, la responsabilità e lo spazio necessario per dare il meglio di sé, secondo i propri tempi.
Conversate con il contesto in ClickUp Chattare e nei commenti
La comunicazione asincrona è efficace solo quando tutti hanno una visione completa della situazione, ed è proprio questo che offre ClickUp Chat. Invece di destreggiarsi tra thread di Slack e messaggi sparsi, il tuo team può avere conversazioni mirate direttamente all'interno degli elenchi di attività e degli spazi di progetto per mantenere il contesto.
Il tuo team può rispondere, inserire link a attività rilevanti o persino trasformare un messaggio di chat in un'attività da fare, se necessario. Le conversazioni rimangono collegate al lavoro, esattamente dove devono essere.
Puoi anche utilizzare @mentions nei commenti di ClickUp per attirare l'attenzione di qualcuno su un'attività o un documento particolare.
Ecco come:
- Digita "@" per tagga una persona o un team: nelle descrizioni delle attività, nei commenti, nei documenti e persino nella chat, una semplice @menzione attira l'attenzione.
- Aggiungi automaticamente gli osservatori: una menzione a qualcuno in un commento relativo a un'attività lo rende immediatamente un osservatore e lo tiene aggiornato.
- Trigger notifiche: le persone @menzionate ricevono notifiche immediate, rafforzando la responsabilità.
Automatizza gli aggiornamenti asincroni con ClickUp Brain e Autopilot Agents.
L'ecosistema ClickUp è potenziato dall'IA per gestire il tuo carico di lavoro e la comunicazione.
ClickUp Brain, esempio, fornisce rapidi riepiloghi/riassunti di attività, documenti e comunicazioni utilizzando semplici prompt.
Per un'assistenza che completa e che è contestualizzata, analizza le tue attività, i tuoi documenti e le interazioni del team per fornire informazioni e risposte pertinenti, riducendo la necessità di chiamate sincrone.
Il lavoro asincrono funziona solo quando i tuoi strumenti rendono le informazioni facilmente accessibili, interpretabili e utilizzabili, senza bisogno di risposte in tempo reale. Gli Autopilot Agents di ClickUp fanno proprio questo.
🎯 Ad esempio, l'agente di risposte automatiche predefinito può rispondere a domande in linguaggio naturale come "Qual è lo stato del lancio di marketing?" o "Dove posso trovare la lista di controllo di onboarding?" utilizzando i dati in tempo reale dal tuo spazio di lavoro. Ciò significa che le persone non devono aspettare ore per ricevere una risposta da qualcuno in un altro fuso orario, ma possono ottenere le risposte da sole, in qualsiasi momento.
💡 Suggerimento professionale: gli agenti Autopilot personalizzati in ClickUp possono essere addestrati per gestire specifici flussi di lavoro asincroni. Ad esempio, puoi creare un agente di comunicazione con i client che monitora le cartelle di progetto e fornisce riepiloghi aggiornati agli stakeholder esterni.
Sei tu a definire lo scopo, il tono e le origini dati dell'agente, in modo che possa agire come un collega asincrono che svolge il lavoro 24 ore su 24.
Delega le attività ripetitive e impegnative alle automazioni di ClickUp.
Puoi anche automatizzare il tuo flusso di lavoro per ridurre al minimo il lavoro manuale ed evitare l'affaticamento da messaggi. ClickUp Automazioni consente ai team di impostare trigger basati su regole in modo che le attività vengano eseguite automaticamente, portando avanti il lavoro e informando le parti interessate senza continui scambi di comunicazioni.
📌 Esempio, invece di fare da arbitro tra il copywriter e il designer, puoi creare un'automazione personalizzata che assegna automaticamente l'attività della campagna sui social media al designer una volta completata e contrassegnata come pronta per la progettazione.
Queste regole basate su trigger mantengono tutti aggiornati su tutte le attività di ClickUp, anche se le persone non sono online contemporaneamente.
Passaggio 3: Definire le norme relative ai tempi di risposta
La comunicazione asincrona perderà la sua efficacia non appena i membri del tuo team inizieranno a prenderla alla leggera. Pertanto, imposta finestre di risposta esplicite in base all'urgenza e al ruolo.
👉🏼 Per esempio:
→ Fornisci un feedback sui risultati entro 24 ore
→ Gestisci le revisioni degli aggiornamenti dei progetti entro un giorno lavorativo
→ Effettua controlli informali ogni due/tre giorni
📌 Documenta questi aspetti nel manuale del tuo team o nella wiki interna, in modo che tutti siano sulla stessa pagina. Oppure utilizza un modello di riunione giornaliera.
Il modello di piano di comunicazione ClickUp, ad esempio, aiuta i team remoti a impostare e mantenere rapidamente processi di comunicazione chiari e strutturati. È perfetto per delineare le aspettative sui tempi di risposta, organizzare gli obiettivi di collaborazione e mappare i canali di comunicazione.
Avere questi standard scritti e con visibilità aiuta i lavoratori ibridi e remoti a comunicare in una configurazione in cui l'asincronia è il modo predefinito per terminare le attività.
Con questo modello puoi:
- Organizza gli obiettivi di comunicazione, le sequenze, gli stakeholder e i risultati finali in un unico posto.
- Imposta stati e campi personalizzati in ClickUp per il monitoraggio di ogni aspetto della tua strategia di comunicazione.
- Definisci i metodi di comunicazione per diversi tipi di lavoro asincrono (ad esempio, feedback, aggiornamenti sulla collaborazione ai progetti, controlli informali).
- Assegna le responsabilità e fai in modo che l'automazione dei promemoria lasci nessuno in sospeso.
- Misurate il successo fissando attività cardine e sottoponendo lo stato di avanzamento delle attività all'interno del team a monitoraggio.
Passaggio 4: incoraggiare la documentazione piuttosto che la conversazione
Implementa un cambiamento di mentalità da "facciamo una telefonata" a "lasciami documentare questo".
Ecco come potrebbe presentarsi:
- Sostituire gli aggiornamenti verbali con note di progetto strutturate o video riassuntivi
- Incoraggiare l'abitudine di riepilogare/riassumere per iscritto i passaggi successivi o le decisioni subito dopo le discussioni
Puoi utilizzare il modello di strategia di comunicazione interna e piano d'azione di ClickUp per rendere ancora più facile questo passaggio dalla conversazione alla documentazione. Invece di affidarti a chat casuali e chiamate dimenticate, ti aiuta a creare un piano strutturato e dinamico per la comunicazione interna.
Ecco come puoi utilizzare questo modello:
- Valuta i tuoi attuali metodi di comunicazione per individuare lacune e colli di bottiglia.
- Fissa obiettivi chiari per ciò che le tue comunicazioni interne dovrebbero raggiungere (spoiler: uno di questi è ridurre il numero di riunioni).
- Stabilisci canali formali (email, chat interna, messaggi video rapidi) e fissali.
- Crea passaggi concreti suddividendo il piano in attività assegnabili e tracciabili.
💡 Suggerimento professionale: puoi anche utilizzare ClickUp AI Notetaker per trascrivere le discussioni e acquisire informazioni importanti dalle riunioni. Registra le tue riunioni e riepiloga/riassume i punti chiave, risparmiando tempo e rendendo il contesto più accessibile a tutti.
Infatti, ClickUp Meetings ti consente di monitorare e assegnare elementi direttamente all'interno della nota della riunione.
Ad esempio, se un membro del team presenta un aggiornamento su un nuovo progetto e si presenta un'attività di follow-up, puoi utilizzare i commenti assegnati in ClickUp e delegare l'attività alla persona interessata direttamente all'interno della documentazione della riunione.
In altre parole, invece di inviare cinque volte a qualcuno un messaggio del tipo "Ehi, hai visto questo?" in luoghi diversi, basta lasciare un commento chiaro direttamente sull'attività o sul documento e assegnarlo alla persona interessata. È come un leggero sollecito, con una responsabilità integrata. La persona interessata può prenderne visione quando è pronta.
Passaggio 5: Dai l'esempio
Il flusso della cultura fluisce dall'alto verso il basso. Se i leader continuano a optare per le riunioni dal vivo o si aspettano risposte immediate, la comunicazione asincrona non potrà mai attecchire.
Devono mettere in pratica ciò che predicano: utilizzare strumenti asincroni, evitare di inviare messaggi fuori dall'orario di lavoro e registrare aggiornamenti video condivisibili invece di programmare teleconferenze. Questo dà il tono e elimina il senso di colpa dei dipendenti per non aver risposto immediatamente.
Se sei un titolare e desideri rendere più facile per gli altri seguire il tuo esempio, dai un'occhiata a ClickUp Clips. Ti aiuterà a integrare il comportamento asincrono nel tuo flusso di lavoro quotidiano.
Invece di riunire il tuo team per l'ennesima "breve" riunione giornaliera che in qualche modo richiede 45 minuti, potresti semplicemente registrare un breve video, una breve registrazione dello schermo in cui illustri gli aggiornamenti di un progetto, dai un feedback o spieghi un processo complesso.
Le persone possono guardare questo messaggio di comunicazione video asincrona senza conflitti di programmazione o problemi di fuso orario, riprodurlo se necessario e comprendere meglio le informazioni. Questo modello rappresenta un ritmo più sano e dimostra che prendi sul serio il rispetto del tempo dedicato alla concentrazione del tuo team.
Passaggio 6: Monitorare, misurare e adeguare
Una volta implementati i sistemi asincroni, valuta regolarmente cosa funziona e cosa no.
Ponete queste domande:
- Le scadenze vengono rispettate?
- Alcuni strumenti sono sottoutilizzati?
- Alcune persone sono ancora sopraffatte dalle videochiamate?
- Le conversazioni importanti si perdono in lunghi thread?
Raccogli feedback, aggiorna la tua documentazione e rivedi i tuoi processi ogni trimestre. Oppure puoi monitorare i tuoi flussi di lavoro con i dashboard e la vista Carico di lavoro di ClickUp.
I dashboard di ClickUp convertono i dati dell'area di lavoro in grafici e tabelle visivi, fornendo una panoramica dell'impatto del tuo team. Puoi vedere e misurare rapidamente i progressi personali, il tempo monitorato e le prestazioni del progetto.
Consentono inoltre di creare report personalizzati per tutto, eliminando la necessità di un monitoraggio manuale e riducendo il rischio che conversazioni importanti vadano perse in lunghi thread.
Mentre i dashboard di ClickUp svolgono un monitoraggio delle prestazioni complessive del tuo team, la vista Carico di lavoro di ClickUp visualizza il lavoro assegnato a ciascun membro del team durante un periodo specifico.
Questa suite ClickUp Lavoro da remoto offre funzionalità aggiuntive che ti aiutano a capire chi è sovraccarico di lavoro e chi ha ancora capacità disponibili, consentendoti di riassegnare le attività di conseguenza.
📖 Leggi anche: Che cos'è una riunione asincrona e come organizzarla?
Vantaggi della comunicazione asincrona
👀 Lo sapevi? Il 71% dei professionisti ritiene importante stabilire dei confini sul posto di lavoro, ma chi lavora da remoto spesso fatica a mantenerli. ClickUp ha scoperto che il 30% dei lavoratori trova mentalmente difficile staccarsi dal lavoro e solo l'8% stabilisce confini rigidi con notifiche e messaggi di lavoro.
Ecco cosa ottieni quando abbracci pienamente la mentalità asincrona:
- Offri ai team maggiore flessibilità nella gestione dei propri programmi e dei picchi di energia.
- Evita le riunioni multiple trasferendo aggiornamenti, domande e feedback alla comunicazione scritta o a formattare registrati.
- Incoraggia il pensiero profondo con più tempo a disposizione per elaborare risposte ponderate invece di reazioni istintive.
- Migliora la documentazione in modo naturale grazie al passaggio dalla comunicazione verbale agli aggiornamenti scritti.
- Riduci al minimo lo stress e migliora la salute mentale eliminando l'aspettativa di messaggistica istantanea o disponibilità 24 ore su 24, 7 giorni su 7.
📮 ClickUp Insight: il 48% dei dipendenti afferma che il lavoro ibrido è la soluzione migliore per conciliare vita professionale e vita privata. Tuttavia, con il 50% che lavora ancora principalmente in ufficio, rimanere allineati tra le diverse posizioni può essere una sfida. Ma ClickUp è progettato per tutti i tipi di team: remoti, ibridi, asincroni e tutto ciò che sta in mezzo.
Con ClickUp Chat & Assigned Comments, i team possono effettuare rapidamente la condivisione di aggiornamenti, fornire feedback e trasformare le discussioni in azioni concrete, senza riunioni infinite. Collaborate in tempo reale tramite ClickUp Documenti e ClickUp Lavagne Online, assegnate attività direttamente dai commenti e mantenete tutti sulla stessa pagina, indipendentemente dal luogo in cui lavorano!
💫 Risultati reali: STANLEY Security ha registrato un aumento dell'80% nella soddisfazione del lavoro di squadra grazie agli strumenti di collaborazione integrati di ClickUp.
Le sfide della comunicazione asincrona
👀 Lo sapevate? Mentre il 38% dei dipendenti lavora in aziende con una politica async-first, il 34% non è sicuro di volerla.
La comunicazione asincrona sembra conveniente. Ma nulla è privo di limiti. Ecco cosa può andare storto:
- Risposte ritardate: senza aspettative definite, l'asincronia può sembrare un buco nero (ecco perché dovresti stabilire delle linee guida sui tempi di risposta).
- Comunicazione eccessiva o comunicazione errata: troppi dettagli possono sopraffare, mentre la loro mancanza può creare confusione (ricordate di trovare il giusto equilibrio).
- Sovraccarico di strumenti: il lavoro asincrono su più piattaforme può causare attriti e dispersione delle informazioni (centralizza tutto con ClickUp).
- Mancanza di connessione umana: la comunicazione asincrona può creare isolamento se non è accompagnata da occasionali chiamate sincrone (non abbandonare i controlli faccia a faccia).
- Problemi di disallineamento: la mancanza di comunicazione in tempo reale può causare una perdita di concentrazione (mantieni a portata di mano strumenti di visibilità del progetto, dashboard e comunicazioni scritte).
Best practice per la comunicazione asincrona
Terminato correttamente, la comunicazione asincrona può eliminare le videochiamate, ridurre i colli di bottiglia e aumentare la produttività senza stressare i dipendenti.
Segui queste best practice per ottenere il massimo dai tuoi sforzi:
1. Rendi i messaggi attuabili
Richieste chiare con scadenze precise consentono di risparmiare tempo ed evitare confusione.
Esprimiti chiaramente: cosa sta succedendo? Di cosa hai bisogno? Entro quando?
📌 Esempio: "Si prega di esaminare la proposta dell'allegato e inviare eventuali commenti entro venerdì alle ore 15:00."
2. Fornisci subito un contesto completo
Fornire il contesto in anticipo riduce i passaggi avanti e indietro e migliora il processo decisionale.
- Aggiungi un riepilogo/riassunto di 2-3 frasi prima di inserire link o file.
- Specifica l'attività, la decisione necessaria e le scadenze
📌 Esempio: "Il rinnovo del contratto richiede l'approvazione legale delle sezioni 4. 2 e 7. 1 entro giovedì a fine giornata."
3. Evidenzia i punti chiave
Mantieni le cose chiare e concise per evitare confusione e ritardi.
- Se il messaggio è più lungo di cinque righe, inizia con il riassunto ("TL;DR").
- Usa elenchi puntati, metti in grassetto le informazioni importanti e collega direttamente le risorse.
4. Documenta le decisioni pubblicamente
Tieni traccia delle decisioni prese per eliminare ogni confusione e garantire la responsabilità.
- Registra i risultati in strumenti di condivisione (ClickUp, documenti condivisi, elenchi di attività)
- Assegna immediatamente la titolarità
📌 Esempio: "John consegnerà la bozza entro il 10 maggio"
5. Formare i team sulle regole di comportamento nel lavoro asincrono
Anche se 9 dipendenti su 10 sanno come utilizzare gli strumenti di comunicazione asincrona, questi non funzioneranno perché uno dei tuoi dipendenti continuerà a mescolare diversi metodi di comunicazione. Quindi, lavora per migliorare le capacità di collaborazione del tuo team.
💡 Suggerimento professionale: risparmia tempo e forma i tuoi dipendenti utilizzando ClickUp University. Lavoro all'interno dell'ecosistema ClickUp consente al tuo team di accedere a guide pratiche coinvolgenti e di padroneggiare gli strumenti essenziali per la collaborazione asincrona.
Strumenti per facilitare la comunicazione asincrona
Ora che sai come gestire una comunicazione asincrona efficace, ecco alcuni suggerimenti su strumenti aggiuntivi che possono semplificarti la vita e le conversazioni, se preferisci non centralizzarle tutte in ClickUp, ovviamente! 🤷🏻♀️🤷🏼♂️
1. Loom
Loom è uno strumento di messaggistica video che consente di registrare e condividere messaggi video, rendendolo ideale per la comunicazione asincrona. È possibile trasmettere informazioni in modo chiaro senza bisogno di riunioni in tempo reale e migliorare il lavoro di squadra a distanza.
2. Slack
I canali Slack organizzano le conversazioni per argomento, progetto o team. Puoi pubblicare aggiornamenti, effettuare condivisione di file e collaborare senza bisogno di risposte immediate, riducendo la tua dipendenza dalle videoconferenze.
3. Microsoft Teams
Teams offre chat, riunioni video e spazio di archiviazione di file. Supporta la messaggistica asincrona attraverso conversazioni in thread, documenti in condivisione e strumenti di collaborazione, consentendoti di lavorare con membri del team in fusi orari diversi.
📮ClickUp Insight: I team con prestazioni inferiori sono 4 volte più propensi a utilizzare più di 15 strumenti, mentre i team con prestazioni elevate mantengono l'efficienza limitando il loro kit di strumenti a 9 o meno piattaforme. Ma che ne dici di utilizzare una sola piattaforma?
Come app completa per il lavoro, ClickUp riunisce attività, progetti, documenti, wiki, chat e chiamate in un'unica piattaforma, completa di flussi di lavoro basati sull'IA. Pronto a lavorare in modo più intelligente? ClickUp funziona per ogni team, rende il lavoro visibile e ti consente di concentrarti su ciò che conta, mentre l'IA si occupa del resto.
Quando utilizzare la comunicazione asincrona rispetto alla comunicazione sincrona
Impariamo come scegliere tra comunicazione sincrona e asincrona in base alle esigenze della situazione.
Utilizza la comunicazione asincrona quando:
1. Desideri risposte ponderate e dettagliate
Stai lavorando a una proposta di progetto che richiede il contributo di team distribuiti.
Invece di fissare una riunione, pubblica un documento ClickUp con una bozza e assegna commenti a ciascun revisore. Potranno prendersi il tempo necessario e aggiungere risposte ben ponderate.
2. Hai a che fare con fusi orari diversi
Il tuo responsabile marketing è a New York, ma il tuo designer è a Berlino. Una chiamata Zoom alle 6 del mattino/alle 10 di sera sembra un incubo, vero?
Quindi, registra un video con ClickUp Clips spiegando gli aggiornamenti di progettazione e tagga il progettista con gli elementi da intraprendere all'interno della stessa piattaforma. La collaborazione interfunzionale consente loro di rispondere durante la giornata lavorativa, risparmiandoti un'altra riunione.
3. L'aggiornamento non è urgente né emotivo
Hai completato uno sprint e devi condividere un aggiornamento sullo stato, ma non hai bisogno di risposte immediate.
In questo caso, pubblica un aggiornamento sul progetto nella chat di ClickUp e tagga i principali stakeholder o i membri del team interessati.
4. Desideri una traccia documentata e ricercabile
Stai completando le procedure di assunzione dei nuovi membri del team. Registra un ClickUp Clip che illustra i passaggi e collegalo nel tuo documento di processo ClickUp.
Questo non solo rende più uniforme il processo di inserimento, ma ti aiuta anche a fornire ai nuovi assunti un manuale che possono consultare in qualsiasi momento.
Utilizza la comunicazione sincrona quando:
Hai bisogno di prendere decisioni rapide o di organizzare una sessione di brainstorming
Stai cercando di decidere il nome di un prodotto.
Un thread di commenti su ClickUp richiederebbe giorni di "Che ne pensi di questo?","Eh... forse, "o questo. " Sarebbe più veloce organizzare una rapida videochiamata.
La parte migliore è che le integrazioni di ClickUp offrono una connessione perfetta con Zoom e Microsoft Teams. Puoi pianificare riunioni direttamente dal tuo calendario ClickUp senza uscire dalla piattaforma.
2. Stai affrontando argomenti delicati o emotivi
Devi fornire un feedback immediato sulle scadenze non rispettate, dimostrando al contempo sensibilità verso un problema particolare.
In questo caso, una videochiamata individuale ti consente di mostrare empatia, leggere il linguaggio del corpo ed evitare fraintendimenti che possono verificarsi in un messaggio di testo.
3. Stai risolvendo un problema complesso
C'è uno strano bug nell'app che nessuno riesce a riprodurre. Invece di inviare decine di messaggi di testo, una telefonata con gli sviluppatori e una condivisione dello schermo tramite videoconferenza per vedere il problema dal vivo risolverà la questione più rapidamente.
💡 Suggerimento professionale: avvia una rapida videochiamata audio direttamente dall'interno di ClickUp Chat. SyncUps di ClickUp ti consentono di stabilire una connessione con i tuoi colleghi e client e risolvere problemi complessi più rapidamente grazie alla condivisione dello schermo integrata.
4. Stai costruendo fiducia e relazioni
Hai bisogno di mettere a proprio agio i nuovi membri del team? Le conversazioni faccia a faccia, insieme ad alcuni rompighiaccio, sono ottimi strumenti per creare affiatamento nel team. Creano una chimica che la comunicazione asincrona impiegherebbe mesi a sviluppare.
Chi trae i maggiori vantaggi dalla comunicazione asincrona?
Il lavoro asincrono amplifica attivamente il lavoro di alcune persone e team. Ecco chi ne trarrà i maggiori vantaggi:
| Tipi di persone/team | Come la comunicazione asincrona li aiuta |
| Team remoti e distribuiti | Lavora in diversi fusi orari senza ritardi o nottate in bianco |
| Professionisti che dedicano molto tempo al lavoro approfondito | Proteggi lunghe ore di concentrazione ininterrotta per ottenere risultati di alta qualità. |
| Aziende globali | Consenti una collaborazione senza soluzione di continuità senza bisogno di sovrapporre gli orari di lavoro. |
| Introversi e pensatori riflessivi | Concedi il tempo necessario per elaborare e formulare risposte ponderate e ben strutturate. |
| Organizzazioni che danno priorità all'equilibrio tra vita lavorativa e vita privata | Rispetta il tempo personale, riduci il burnout e offri supporto a confini di lavoro più sani. |
📖 Leggi anche: Come lavorare da casa: consigli e best practice
Rimani in sincronizzazione, anche quando sei asincrono, solo con ClickUp.
La comunicazione asincrona favorisce la concentrazione, migliora la produttività e riduce la necessità di riunioni inutili. Questi fattori, insieme, migliorano anche il benessere dei dipendenti.
Ma per rendere l'asincronia davvero efficace, non bastano le buone intenzioni: occorre il sistema giusto.
ClickUp non è solo un altro strumento di comunicazione. È il tuo hub di lavoro asincrono all-in-one, dove attività, documenti, commenti, chat e agenti basati sull'intelligenza artificiale si uniscono per mantenere tutti allineati, informati e proiettati verso il futuro, indipendentemente da quando e dove lavorano.
Pertanto, ClickUp e la sua funzione/funzione sono perfette per questo scopo. Questo software va oltre la semplice gestione della comunicazione. Comprende il tuo flusso di lavoro e diventa la soluzione ideale per ogni attività lavorativa, offrendo anche diversi strumenti di comunicazione asincrona.
Perché destreggiarsi tra cinque strumenti diversi quando ClickUp fa tutto in uno? Prova ClickUp gratis e scopri come l'asincrono è meant to work.