Tyler Gillespie è un fondatore con due exit che ama costruire e scalare aziende di servizi. Nato e cresciuto in Colorado, Tyler può essere trovato in viaggio, con basi in Colombia e Colorado. Ama la cultura latina, lo spagnolo e il ballo della salsa. Attualmente, Tyler condivide i suoi pensieri_ qui .
Se c'è una cosa di cui i titolari di agenzia sono stanchi è questa: le riunioni
Si continua a parlare di quanto siano inutili le riunioni e di come le infinite notifiche di Slack non servano ad altro che ad aumentare i livelli di stress. Le riunioni sono state addirittura definite "un'occasione di lavoro" killer della produttività ."
Il consulente manageriale Peter Drucker arriva a dire: "Le riunioni sono un sintomo di cattiva organizzazione. Meno riunioni ci sono, meglio è"
Non c'è altro modo per dirlo: la maggior parte delle riunioni succhia tempo produttivo.
Non mi credete? Basta dare un'occhiata ad alcuni dati.
" Rapporto sullo stato delle riunioni 2019 " di Doodle, uno strumento di gestione del tempo online, ha esaminato i dati di 19 milioni di riunioni e ha commissionato interviste (a oltre 6.500 professionisti) negli Stati Uniti, nel Regno Unito, in Germania e in Svizzera. La reportistica ha scoperto che i professionisti trascorrono oltre due ore (a settimana!) in riunioni inutili.
Lo stesso rapporto ha anche rilevato che oltre un terzo dei professionisti ritiene che le riunioni inutili siano il costo maggiore per la loro organizzazione.
Il rapporto rivela anche che le riunioni aziendali improduttive costano alle aziende ben 541 miliardi di dollari in termini di produttività e tempo perso dai dipendenti.
E non dimentichiamo il movimento WFH, accelerato dalla pandemia. Sebbene il cambiamento delle circostanze avrebbe dovuto essere una ragione sufficiente per le aziende per analizzare le tendenze e trovare nuovi modi di lavorare, esse hanno semplicemente tradotto gli stessi processi (e problemi) nello spazio digitale.
👉 Pro Tip: ECCO 25+ STRUMENTI PER IL LAVORO DA REMOTO PER RENDERE LA WFH UN GIOCO DA RAGAZZI Secondo un'indagine di documento di lavoro dell'HBS e della Stern School of Business della New York University, che ha analizzato i metadati di tre milioni di utenti provenienti da Nord America, Europa e Medio Oriente, la durata media delle riunioni è diminuita del 20% a causa della pandemia. Il numero di riunioni, invece, è aumentato del 13%. A ciò si aggiunga che " Stanchezza da Zoom " e la vostra salute mentale ne risentirà.
Non è forse strano, in mancanza di una parola migliore, che la fastidiosa farsa delle riunioni in ufficio sia rimasta in piedi anche nell'anno 2021? Da anni ormai le persone sono ossessionate dall'aumento della produttività; i Millennial sembrano nutrire un disprezzo molto maggiore per la pretesa di quanto non facesse la Gen X. Il lavoro sta diventando sempre più remoto eppure... le riunioni continuano a prevalere, rimanendo una parte "integrante" del lavoro.
Perché le riunioni sono così improduttive quando si tratta di far crescere la propria agenzia e di gestire un team a distanza? Sebbene questa domanda richieda una risposta più lunga, in poche parole possiamo attribuire la colpa ai seguenti fattori:
- Mancanza di un programma chiaro prima dell'inizio della riunione
- Mancanza di preparazione da parte di leader e dipendenti prima della riunione
- Presenza di troppe persone nelle riunioni (Da fare, c'è davvero bisogno di Rachel delle Risorse Umane in ogni riunione?)
- Andare fuori tema
- Ritardatari che spesso interrompono il flusso della riunione in corso e che si arrabattano senza sapere nulla per una parte del tempo in cui Da fare partecipano alla riunione
- Distrazioni digitali
Non vi viene da chiedervi se non esista un modo migliore, più produttivo e meno stressante per condurre le attività aziendali e gestire i flussi di lavoro ? Un modo in cui tutti sfruttano al meglio la propria giornata lavorativa? Un modo in cui i lavoratori remoti che vivono in fusi orari diversi possano riunirsi per collaborare in modo efficiente e raggiungere gli obiettivi senza dover fare le ore piccole?
Un modo in cui possiamo dire addio alla fatica dello Zoom per sempre?
Enter Asynchronous Communication. 👋
Sono passato a lavorando in modo asincrono qualche anno fa. Prendiamo l'esempio del mio programma di mentorship. Investo, compro e faccio da consulente per le aziende di servizi del mio Programma Mentore Produttivo che è un programma mensile 1:1 gestito in modo completamente asincrono. Sono stato in grado di aiutare interessanti aziende di tutto il mondo a raggiungere cifre a sei zeri al mese grazie al lavoro asincrono.
Quello che ho capito è che il metodo asincrono funziona benissimo per la maggior parte delle agenzie e delle strutture aziendali; aumenta la produttività e dà alle persone il tempo di lavorare secondo i propri tempi. Inoltre, è possibile pensare, preparare e creare risposte più approfondite per X problemi, ecc.
Che cos'è la comunicazione asincrona?
tramite Produttività.Servizi Non si tratta di nulla di tecnico. Semmai, la comunicazione asincrona è una manna dal cielo per le agenzie che lavorano da remoto in tutto il mondo.
Secondo un'indagine di blog dalla piattaforma HR A distanza che aiuta a reclutare talenti da tutto il mondo, "Il lavoro asincrono è un concetto semplice: Da fare il più possibile con quello che si ha a disposizione, documentare tutto, trasferire la titolarità del progetto alla persona successiva, quindi iniziare a lavorare su qualcos'altro"
In parole povere, la comunicazione asincrona è una comunicazione in cui non c'è un requisito temporale per la trasmissione. Ogni individuo del team comunica nel proprio tempo. Le persone comunicano in un modo che non richiede la presenza dell'altra persona.
Se ricevo un messaggio da un collega, non devo rispondere immediatamente. E non devo nemmeno dire al mio compagno di squadra di mettersi in contatto con me (cioè non è necessario che entrambe o tutte le parti coinvolte siano presenti).
Posso semplicemente rispondere al messaggio nel mio tempo libero. Questo non significa che la comunicazione asincrona non comporti sequenze e scadenze che rientrano nell'ambito del project management. Significa solo che ogni persona del team è consapevole delle scadenze e le rispetta. In questo modo, i team di tutto il mondo hanno notato che i livelli di produttività aumentano, poiché il tempo trascorso in riunioni inutili diminuisce drasticamente.
La comunicazione sincrona, invece, è una comunicazione in cui entrambe (o tutte) le parti devono essere presenti nello stesso momento. Le normali riunioni in ufficio, le riunioni su Zoom o anche i colleghi che si aspettano una risposta immediata su Slack sono esempi di comunicazione sincrona.
Questo può riassumere l'esperienza che la maggior parte delle persone ha con le organizzazioni tipiche:
via Twitter Alcuni degli strumenti che utilizzate attualmente sono esempi di strumenti che possono essere usati per comunicare in modo asincrono, come l'email, WhatsApp (Adoro le note vocali!), Loom , Jumpshare e anche Zoom (funzionalità/funzione di registrazione automatica). La comunicazione sincrona, invece, significa partecipare a riunioni faccia a faccia (!), riunioni virtuali, risposte su Slack o semplici telefonate.
La comunicazione asincrona offre diversi vantaggi rispetto a quella sincrona, dalla produttività al rispetto dei tempi dei compagni di squadra.
5 modi per riformulare la conversazione
1. La comunicazione asincrona comporta una maggiore flessibilità negli orari di lavoro
via Produttività.Servizi Quando si comunica in modo asincrono, si comunica nel proprio tempo. Ciò significa che se si è occupati (o semplicemente si ha una brutta giornata), non è necessario rispondere immediatamente.
Comunicare in modo asincrono significa rispettare il "fattore umano" del lavoro. Gli esseri umani non sono macchine. Abbiamo giorni buoni e giorni cattivi, abbiamo giorni produttivi e giorni meno produttivi. Comunicare in modo asincrono significa comprenderlo e dare agli esseri umani nei team un po' di margine di manovra.
Ad esempio, io sono un nottambulo e produco il mio lavoro migliore tra l'una e le cinque del mattino. Grazie alla comunicazione asincrona, posso alzarmi a mezzogiorno e terminare il mio lavoro con una qualità forse migliore di quella che avrei ottenuto se fossi stato costretto a partecipare alle 9 del mattino.
2. La comunicazione asincrona porta a un numero maggiore di ore di lavoro indisturbate e a una maggiore produttività
via Produttività.Servizi Immaginate di essere in uno stato di flusso. Il sole splende, state terminando il vostro lavoro e la vostra mente è chiara e concentrata. Poi boom. Ricevete una chiamata. Dovete rispondere. Peggio ancora, sentite il temuto suono di una chiamata Skype in arrivo. "Mi stai prendendo in giro?", pensate tra voi prima di sfoderare un sorriso, sistemare gli occhiali e salutare il vostro client o un compagno di squadra. Un'altra di quelle riunioni del tipo "Ehi, ho fatto una telefonata per controllare!". Seguono chiacchiere, un po' di lavoro e dieci minuti dopo siete di nuovo nel vostro paradisiaco stato di flusso.
oh, come vorremmo che funzionasse così!
Secondo ricerca condotta da Gloria Mark dell'UC Irvine, la maggior parte del lavoro interrotto riprende, in media, in 23 minuti e 15 secondi. Questo è il costo temporale del cambio di attività. Ma non solo. Non basta tornare a fare esattamente quello che si stava facendo; bisogna riordinare e riorganizzare i pensieri nella mente e magari completare un'attività o due prima di tornare allo stesso stato in cui ci si trovava prima dell'interruzione.
La comunicazione asincrona elimina questa possibilità e consente di scegliere il proprio tempo di lavoro. Inoltre, se lo desiderate, potete disconnettervi dal mondo (spegnendo il telefono, magari?) mentre lavorate e concentrarvi completamente sull'attività da svolgere.
3. È nella natura della comunicazione asincrona lasciare una traccia cartacea, ossia una migliore organizzazione dei dati e dei fatti
via Produttività.Servizi La comunicazione sincrona di solito significa che una parte di ciò che è stato discusso nelle riunioni potrebbe andare persa, a meno che qualcuno non prenda esplicitamente nota della conversazione. Naturalmente, sono sempre disponibili strumenti come la registrazione video di Zoom.
Tuttavia, ciò significa che è necessario esaminare l'intera riunione per trovare ciò che si sta cercando. E se siete come me e guardate i video a una velocità 2 volte superiore o saltate parti importanti, potreste perdervi qualcosa di importante. Anche se non lo fate, sapete che l'attività di guardare l'intero video è noiosa e poco piacevole, con una notevole perdita di tempo.
D'altra parte, la comunicazione asincrona lascia dietro di sé una traccia cartacea, dopo tutto è proprio così che funziona! La traccia cartacea è particolarmente utile nel caso di progetti complessi.
La conservazione di un registro delle comunicazioni con i compagni di squadra ha diversi vantaggi. Riduce le possibilità di confusione o di comunicazione errata. In caso di confusione, si può sempre tornare indietro e rivedere la conversazione. Se ritenete che qualcosa non sia stato chiarito o richieda maggiore chiarezza, sapete esattamente cosa chiedere ai vostri colleghi o al vostro client.
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Non cercate altro che il fidato Google Drive quando si tratta di creare e condividere documenti. Il bello dei prodotti Google (Documenti, Fogli, Slides, ecc.) è che si integrano perfettamente con la maggior parte degli altri SaaS utilizzati dalle aziende remote. Inoltre, sono stati creati per mantenere la collaborazione al centro. Si potrebbe arrivare a dire che sono indispensabili quando si tratta di lavorare in team remoti e di comunicare in modo asincrono.
Cose a cui fare attenzione quando si comunica in modo asincrono
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via Produttività.Servizi Finora abbiamo appreso gli enormi vantaggi della comunicazione asincrona. Sfruttare la comunicazione asincrona, lo sappiamo, significa avere un team più produttivo e forse anche più felice. La comunicazione asincrona viene in soccorso laddove la comunicazione sincrona fallisce.
Detto questo, come accade praticamente per ogni cosa, è indispensabile conoscere anche gli svantaggi della comunicazione asincrona. Anche se non sono molti, è importante tenere conto di quelli che esistono.
1. La comunicazione asincrona potrebbe non essere il modulo migliore quando l'obiettivo è la creazione di relazioni
Gli esseri umani sono animali sociali. Ci piace sentirci in connessione. Soprattutto nel mondo aziendale, creare e coltivare relazioni è fondamentale. La comunicazione asincrona è talmente ossessionata dalla produttività e dalla semplificazione, che potremmo non riuscire a entrare in contatto con gli altri a livello umano. Soprattutto la pandemia ci ha insegnato quanto sia importante la connessione umana.
2. La comunicazione asincrona non è ideale per le attività urgenti o immediate
Quando si ha bisogno di qualcosa da fare immediatamente, la speranza migliore potrebbe essere quella di "fare una telefonata veloce" Per questo motivo molti project manager, anche se sono fan della comunicazione asincrona, consigliano di capire quali attività possono essere eseguite in modo asincrono e quali potrebbero essere più adatte alla comunicazione sincrona. Potrebbe anche essere utile creare un elenco di motivi per cui sarebbe meglio comunicare in modo sincrono. Anche in questo caso, ciò potrebbe non funzionare se il team è composto principalmente da lavoratori a contratto.
3. Potrebbe anche far emergere una conversazione
A volte, ancora una volta, potrebbe essere di interesse per tutti alzare il telefono e fare una telefonata. Oppure Da fare una chiamata Zoom, condividere lo schermo e spiegare l'attività. La comunicazione asincrona non consente questa possibilità.
Tutto si riduce a una buona comunicazione. Se qualcosa si sta protraendo inutilmente, la cosa migliore per un membro del team è inviare un messaggio e richiedere una riunione rapida. Consigliamo anche di rendere chiaro il programma della riunione e di dichiararlo in anticipo. Dopo tutto, lo scopo della comunicazione asincrona è rispettare il tempo degli altri e garantire livelli di produttività elevati.
Ora è tutto pronto!
La comunicazione asincrona testimonia che i dipendenti e i membri del team sono adulti e non hanno bisogno di essere costantemente monitorati o gestiti. Ci si può aspettare che facciano il loro lavoro con i loro tempi e che lo facciano bene. Dopotutto, oggi le persone di tutto il mondo stanno cercando di diventare lavoratori più consapevoli e produttivi. Questo, unitamente al fatto che il lavoro da remoto è in aumento (una tendenza che non si fermerà tanto presto), significa che l'async è il modulo di comunicazione del futuro.
Se volete saperne di più su come sfruttare la potenza della comunicazione asincrona, insieme ad altri modi praticabili per far crescere la vostra azienda di servizi, vi suggerisco di dare un'occhiata a questo playbook su 12 strategie molto efficaci Che ho scritto (dopo un'intensa ricerca, se posso aggiungere) qualche mese fa. È gratis e si rivelerà molto utile per la vostra azienda.
Quindi... cosa state aspettando? Sfruttatelo, risparmiate tempo e tuffatevi nelle splendide acque limpide della produttività del lavoro. 🙌