Prepariamo la scena. 🎥
Siete il project manager di un'azienda che sta per lanciare un nuovo prodotto: entusiasmante!
Avete trascorso ore a curare il la roadmap perfetta del progetto e mesi a cercare di mettere in pratica le idee del team.
Avete fissato obiettivi SMART, creato una tabella di marcia perfetta per il vostro progetto piani di emergenza e di prevedere un po' di tempo cuscinetto nel caso in cui si presentassero problemi imprevisti. Eppure, il progetto è ancora in ritardo. 🤯
Da fare? Dare di matto? Ribaltate la tabella? Chiamate il vostro life coach?
no!
Fate un respiro profondo e iniziate a lavorare su come recuperare strategicamente il tempo perso. 🤓
Venite con noi in questo viaggio, mentre esploriamo uno dei più popolari strumenti di piano per recuperare il ritardo nel project management, quando usarli e come metterli in pratica con successo!
Netflix/ GIPHY
Salve, il mio nome è \o_____\code(0144)_ e il mio progetto è in ritardo sulla tabella di marcia
Rimanere indietro con un progetto è estremamente comune e prima o poi capita a tutti! E a volte è totalmente fuori dal vostro controllo.
Mancanza di materiali, scarsa comunicazione, burnout e obiettivi non definiti possono sommarsi e farvi perdere tempo più velocemente di quanto possiate pensare, ma ci sono strumenti che potete utilizzare come project manager per recuperare il ritardo nella Sequenza per rispettare la scadenza finale.
È qui che entrano in gioco le tecniche di compressione del programma. Si tratta di metodi che vi aiutano a rimanere in linea con le scadenze completare il progetto entro la data prevista . 🙌🏼
Inoltre, queste tecniche sono estremamente versatili e possono essere applicate a tutti i tipi di progetti.
Gli ingegneri di prodotto, gli sviluppatori, i progettisti e i manager più esperti possono già trovare queste tecniche abbastanza comuni, ma anche i professionisti del settore edile, medico e immobiliare hanno riscontrato un esito positivo nell'applicazione di questi strumenti nei loro settori! In particolare, la tecnica del monitoraggio rapido.
Il fast tracking nel project management è uno dei più comuni strumenti di compressione dei tempi e, sebbene non si voglia necessariamente prendere l'abitudine di usarlo, il fast tracking non è affatto il bacio della morte per i vostri progetti sequenza del progetto .
Bonus:_
Modelli di piani di emergenza_
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**Che cos'è il monitoraggio rapido nel project management?
Siamo lieti che ce lo abbia chiesto.
Il monitoraggio rapido nel project management è il caso in cui attività originariamente pianificate per essere svolte una dopo l'altra vengono eseguite in parallelo o parzialmente sovrapposte ad altre.
Ovvero, si eseguono più attività alla volta per un singolo progetto, senza che ciò influisca sull'ambito del progetto stesso! In questo modo riuscirete comunque a rispettare la scadenza finale. 😎
Il monitoraggio rapido è possibile solo se le attività che si sovrappongono non dipendono l'una dall'altra e rientrano nell'ambito del progetto percorso critico -noto anche come la serie di attività principali del progetto che determina la data di consegna finale.
Pensate: Attività cardine o Sprints in ClickUp !
PeacockTV/ GIPHY Un punto di partenza utile è quello di esaminare la roadmap del progetto e identificare le attività che indicano il passaggio alla fase successiva. In genere, le prime o le ultime attività di quelle fasi sono buoni indicatori! Questo vi darà un'idea di quali attività possono causare potenziali blocchi se tentate in tandem.
È possibile accelerare solo le attività sul percorso critico, perché sono quelle che fanno effettivamente progredire il progetto e non dipendono da altre attività che potrebbero impedirne il terminato svolgimento.
per saperne di più sul percorso critico qui .
**Ma ClickUp, ci sono altri strumenti per la compressione dei programmi?
Sì, ci sono.
Crashing è un altro comune strumento di compressione dei tempi che molti produttività possono prendere in considerazione nel momento in cui decidono se effettuare un monitoraggio rapido.
Il crash del progetto consiste nel destinare risorse aggiuntive a un'attività o a un compito, anziché modificare la roadmap originale o le date di inizio. Come il monitoraggio rapido, il crash non influisce sulla data di consegna finale quando viene eseguito con successo e può essere applicato solo alle attività sul percorso critico.
Tra le numerose tecniche di compressione della schedulazione disponibili, una buona regola è quella di provare prima il fast tracking, perché non comporta costi incrementali e può essere utilizzato contemporaneamente alle altre tecniche di monitoraggio.
Un corso accelerato sul crash del progetto
Se sapete di avere i mezzi per allocare materiali e risorse esterne al progetto, il crash potrebbe sembrare una soluzione più rapida del monitoraggio rapido, ma il costo non è l'unica sfida da considerare.
Applicando risorse aggiuntive alle attività esistenti, si delega più lavoro a più persone, il che può trasformarsi in una situazione di "troppi cuochi in cucina" più velocemente di quanto si possa dire del quidditch.
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Ron alla sua prima lezione di volo a Hogwarts che viene colpito dalla scopa quando comanda "su!"
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Warner Bros/ GIPHY Anche i progetti in corso possono risentire dell'allontanamento di altri membri del team da altre attività per lavorare su un altro progetto in corso (WIP). Pertanto, il vostro piano di crash richiede altrettanta strategia e intenzione di un piano di monitoraggio rapido, perché non è che uno strumento sia più efficace dell'altro, ma dovete sapere quale funzionerà meglio per la vostra situazione.
Tuttavia, se eseguita con successo, l'interruzione ha moltissimi vantaggi, tra cui una sequenza invariata!
Valutate in modo realistico e oggettivo quali saranno i costi aggiuntivi per le risorse esterne e rispettateli. Questo include il personale e i materiali.
Tenete presente che il crash funziona solo per le attività il cui supporto aggiuntivo riduce effettivamente la durata dell'attività. Quindi, quando delegate attività a membri del team esterni, assicuratevi che tutti i partecipanti sappiano esattamente cosa stanno facendo per evitare duplicazioni di lavoro, errori e altre insidie per la produttività.
Il crash può essere usato contemporaneamente al monitoraggio rapido, ma può essere rischioso e costoso. Si consiglia quindi di procedere con cautela. 🚧
L'aspetto negativo dell'uso contemporaneo di queste due tecniche è l'aumento del budget e il burn out, poiché più persone lavorano, sono multitasking e aggiungono attività da progetti nuovi per loro.
Inoltre, nell'evento in cui il monitoraggio rapido fallisce, molti project manager ricorrono comunque al crash! Quindi, se il vostro progetto è in ritardo sulla tabella di marcia e siete alle prime armi con le tecniche di compressione della schedulazione, prendete uno strumento alla volta. 🙂
Il momento perfetto per il monitoraggio del tempo ⏰
Sebbene il ricorso al monitoraggio rapido dei progetti possa sembrare un segnale di allarme, in realtà è più comune di quanto si pensi.
Siate prudenti quando decidete quanto spesso usare questa tecnica, ma ci sono altre ragioni per usarla oltre al semplice ritardo su un progetto, quindi non c'è motivo di sentirsi in imbarazzo!
Si può ricorrere al monitoraggio rapido nel project management quando si vuole concludere un progetto per avere un vantaggio su una nuova opportunità, quando viene richiesto da un client o quando si subiscono pressioni per terminare il progetto da parte di un concorrente, ma bisogna essere consapevoli dei rischi!
Ogni tipo di tecnica di compressione dei tempi comporta una serie di rischi e sfide, compreso il monitoraggio rapido. E richiede un project manager che sappia davvero il fatto suo. 🧐
I rischi e i vantaggi del monitoraggio rapido
Fortunatamente, per il monitoraggio rapido della roadmap del progetto si utilizzano solo le risorse già preventivate, quindi i costi aggiuntivi per rimanere in linea sono minimi o nulli.
Tuttavia, il monitoraggio rapido nel project management può essere rischioso.
Il monitoraggio rapido è fondamentalmente un multitasking pianificato con cura, ma con una posta in gioco più alta. Come qualsiasi altro lavoro richiesto, è facile che le cose vadano fuori controllo mentre ci si destreggia tra più scadenze contemporaneamente.
Con più scadenze elementi di azione che si verificano contemporaneamente, c'è una maggiore probabilità di dover rivedere le attività completate in precedenza e potenzialmente di doverle rielaborare completamente.
Questa ulteriore complessità può anche ostacolare la qualità e l'efficienza del progetto, il che può rallentare la Sequenza che il piano di monitoraggio rapido dovrebbe accelerare.
E se da un lato si possono evitare costi aggiuntivi non utilizzando risorse supplementari, dall'altro si deve fare attenzione al burnout!
PeacockTV/ GIPHY Il risparmio di denaro può sembrare bello sulla carta, ma mantenere i collaboratori felici e in un sano equilibrio tra vita privata e lavoro non ha prezzo. ✨
Ma non lasciate che questi rischi vi scoraggino del tutto dal fast tracking del project management! Ci sono modi per evitarli e solo con la pratica e il piano riuscirete a migliorare con questo strumento! Come diciamo sempre qui a ClickUp, lo stato di avanzamento verso la perfezione . 😎
Il nostro suggerimento: comunicare, comunicare e poi ancora comunicare.
Sembra così semplice, ma funziona... ed è un po' più difficile di quanto sembri.
Un gestore del team che conosca la Sequenza come il palmo della mano e che sia in grado di aggiornare rapidamente il team su qualsiasi cambiamento, fino ai più piccoli dettagli, può attenuare qualsiasi problema di monitoraggio rapido.
Soprattutto quando il team sta aumentando il carico di lavoro, dovrete assicurarvi che tutti sappiano cosa sta accadendo, quando entrerà in vigore, perché il progetto viene accelerato e che impatto avrà sul loro lavoro.
Anche se il monitoraggio rapido non dovrebbe influire sulla portata del progetto, ci saranno comunque diverse nuove scadenze per ogni attività lungo il percorso, e prima riuscirete a mettere il team sulla stessa pagina con questi cambiamenti, meglio sarà!
Inoltre, non sarebbe male condividere i suddetti rischi legati al monitoraggio rapido, in modo che voi (o il vostro project manager) non siate gli unici a cercare ostacoli specifici prima della data di consegna.
Ok, potrebbe essere sembrato un po' troppo. Ma è solo perché vogliamo assicurarci che siate preparati e pronti a eseguire il miglior piano di monitoraggio del tempo!
Ecco un modo per Da fare.
Come velocizzare il monitoraggio del progetto
Non è detto che il monitoraggio rapido sia migliore di tutti gli altri strumenti di compressione dei tempi, ma si tratta di sapere quali sono gli strumenti giusti per voi! E come metterli in moto.
Prima di lanciarsi in qualsiasi tentativo di accelerare la Sequenza di un progetto in ritardo, assicuratevi di essere preparati con una software di project management per aiutarvi a gestire tutte le parti in movimento in un unico luogo.
Come ClickUp !
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scaricate ClickUp e accedete ad esso su qualsiasi dispositivo, in qualsiasi momento
ClickUp è una potente soluzione per la gestione del lavoro con centinaia di strumenti per snellire i processi di project management consolidando i vostri attività , documenti comunicazione e stato in un'unica piattaforma.
Offre collaborazione e personalizzazione al centro di ogni funzionalità/funzione, per mantenere l'intero team di progetto al corrente e mantenere la trasparenza in ogni fase del progetto.
Inoltre, si integra con oltre 1.000 altri strumenti per allinearsi perfettamente con il vostro attuale stack tecnologico e assicurarvi di non perdere tempo quando si tratta di risparmiare tempo sui vostri progetti! Anche quelli che sono un po' indietro. 🙌🏼 Sprint in ClickUp può aiutare a pianificare la durata del progetto e le attività in modo efficiente in qualsiasi Sequenza e a visualizzare il carico di lavoro con 15+ visualizzazioni incluso Gantt , Bacheca e Mappe mentali -Una "vittoria" importante per i project manager su team interfunzionali .
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Disegnare relazioni tra attività e attività cardine nella vista Gantt in ClickUp
Sebbene ClickUp sia in grado di gestire e organizzare le risorse come un professionista, il monitoraggio rapido non avviene da solo. Ci vuole un piano accurato come la roadmap del progetto originale, e noi abbiamo i suggerimenti per iniziare in cinque semplici passaggi. 🖐🏼
5 passaggi per il monitoraggio rapido
Anche se le esigenze di un progetto sono tutte diverse, qualsiasi tentativo di rielaborare la tabella di marcia attuale richiede un po' di tempo e di efficienza per coinvolgere l'intero team.
Il piano di monitoraggio rapido creato può essere influenzato dal numero di attività in ritardo, dalle dipendenze, dal monitoraggio del tempo e dal motivo per cui il progetto è in ritardo, ma questi cinque passaggi vi aiuteranno a decidere se questo strumento fa al caso vostro e come far ripartire il progetto.
**1. Identificare i problemi per identificare gli obiettivi
Date un'occhiata ai requisiti del progetto, agli obiettivi originali, agli oggetti, alle priorità e al piano di lavoro attività cardine . Identificate i luoghi e le ragioni che hanno portato il progetto a questo punto e chiedetevi se il monitoraggio rapido potrebbe risolvere il problema o potenzialmente causare ancora più problemi.
In ClickUp Dashboard il sistema di gestione delle risorse umane consente di determinare facilmente la "salute" complessiva del progetto con una panoramica di alto livello dello stato di avanzamento del progetto stesso. È possibile visualizzare il numero di attività cardine del progetto, il carico di lavoro attuale del team, le prestazioni e il livello di qualità del progetto Sprint in pochi secondi.
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Ottenere una panoramica di alto livello dello stato di avanzamento del progetto in Dashboard in ClickUp
2. **Esaminare il programma del progetto attuale
Chiedetevi:
- Da fare, quanto tempo avete per recuperare?
- Quali attività sono sul percorso critico?
- Quali attività dipendono da altre?
- Quale impatto avranno questi cambiamenti sul carico di lavoro di ciascuno?
Prima di modificare il vostro programma attuale, assicuratevi di poter rispondere a ciascuna di queste domande per evitare ulteriori problemi e rischi di monitoraggio rapido in futuro!
3. **Cercate le opportunità di monitoraggio rapido
Ricordate che potete monitorare rapidamente solo le attività sul percorso critico. Sovrapponete le attività che non dipendono l'una dall'altra e, se non l'avete già fatto, trasformatele in attività cardine in ClickUp!
Le attività trasformate in pietre miliari si distinguono dalle altre con una forma a diamante sul vostro computer sequenza del progetto . L'apertura delle Attività cardine mostrerà immediatamente le relazioni e le dipendenze tra le attività da tenere a mente.
Un altro consiglio? Visualizzate la vostra timeline del progetto come un grafico di Gantt o una Mappa mentale per avere una rappresentazione più visiva di come sarà il vostro programma compresso.
Da fare: ClickUp offre entrambe queste visualizzazioni e oltre a 13 altre ? 👀
4. **Guarda le tue risorse. Il vostro piano di accelerazione è realistico?
Esaminate il carico di lavoro del vostro team per il monitoraggio rapido e creare degli sprint per suddividere le attività rimanenti in tempi praticabili.
Questo può aiutarvi a rispettare le nuove scadenze e a monitorare facilmente quale gruppo di attività verrà eseguito in quale momento.
Create, gestite e personalizzate le vostre attività Sprint in ClickUp o controlla il file Centro modelli a automatizzare il processo di project management eliminando i lavori ripetitivi!
5. Monitora il tuo stato
Il monitoraggio rapido richiede più di un piano solido o di un solido project manager: è necessaria una piattaforma potente per tenere sotto controllo il lavoro da fare.
Comunicate spesso e direttamente con il vostro team in un luogo accessibile. Un sistema di project management all-in-one come ClickUp può aiutare a snellire i processi del progetto, eliminando la necessità di controllare varie schede e programmi per inviare messaggi veloci.
Controllate spesso lo stato delle vostre attività in corso e anche del team! Assicuratevi che i vostri colleghi si stiano adattando bene ai nuovi cambiamenti e siate pronti a fornire supporto e a cambiare rotta se necessario. Ci siamo. 💪🏼
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Ross di amici che dicono "PIVOT!"
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Dare il via alle cose in grande stile
Ripetete dopo di noi: rimanere indietro è normale e capita a tutti prima o poi_.
Cercate solo di non farne un'abitudine 😉
Gli strumenti di compressione del calendario, come il monitoraggio rapido, sono qui per aiutarvi a far girare il vostro lavoro piani di progetto da fare in tempo, anche se la tabella di marcia prende qualche piega inaspettata lungo il percorso.
Quindi, fate qualche respiro profondo, condividete il vostro piano di monitoraggio rapido con il team e rivolgetevi a soluzioni di gestione del lavoro come ClickUp per regolare e gestire facilmente le scadenze secondo le necessità!