Al mattino accendi il tuo laptop o computer di lavoro e vieni immediatamente sommerso da messaggi e attività, ognuno dei quali richiede di essere risolto per primo.
Se questo scenario ti rende ansioso o ti sembra fin troppo familiare, non sei il solo.
Il 71% dei leader aziendali dichiara di sentire una pressione costante da parte dei dirigenti per aumentare la produttività.
Ecco perché devi assegnarti delle azioni da intraprendere. Non si tratta solo di cose da fare, ma di passaggi chiaramente definiti e progettati per portare avanti i tuoi progetti. Suddividendo gli obiettivi in un elenco strutturato di priorità, potrai rimanere concentrato e portare a termine le cose.
Abbiamo raccolto 11 modelli gratuiti di azioni da intraprendere per aiutare te e il tuo team a stabilire le priorità delle attività e aumentare la produttività.
Cosa sono i modelli di azioni da intraprendere?
I modelli di azioni da intraprendere sono formati predefiniti per documentare, assegnare e effettuare il monitoraggio delle attività o dei passaggi operativi in modo coerente e organizzato.
Possono essere utilizzati per vari scopi, dalla creazione di un semplice elenco di cose da fare a un complesso piano di progetto. Questi modelli includono in genere campi quali descrizione dell'attività, assegnatario, priorità, data di scadenza, stato ed eventuali note o contesti rilevanti.
Con questi modelli, puoi semplificare la gestione delle attività fornendo una struttura standardizzata, facilitando la delega delle responsabilità, monitorando lo stato delle attività e garantendo la responsabilità.
Sono disponibili in vari formati, come ad esempio un'app per elenchi di cose da fare collegata a un software di project management.
Cosa rende efficace un modello di azione?
Un buon modello di attività dovrebbe fare molto di più che organizzare le attività. Puoi utilizzarlo per rendere il tuo flusso di lavoro più fluido ed efficiente.
Ecco cinque funzionalità fondamentali da ricercare in un modello gratis di azioni da intraprendere che ti consentano di rimanere in linea con i tuoi obiettivi e raggiungerli:
- Chiara suddivisione delle attività: un modello di qualità offre lo spazio necessario per suddividere le attività in passaggi specifici e attuabili. Le attività vaghe come "Lavorare sul rapporto" vengono sostituite da azioni concrete come "Compilare i dati per il rapporto sulle vendite del quarto trimestre".
- Sezioni di priorità: non tutte le attività hanno lo stesso peso, e i modelli di elenchi di attività da fare ben fatti lo riflettono. Con sezioni designate per il livello di priorità, puoi facilmente identificare quali attività richiedono attenzione immediata rispetto a quelle che possono aspettare.
- Monitoraggio delle scadenze: le scadenze sono fondamentali per la responsabilità e i modelli di gestione delle attività con campi di data di scadenza integrati ti aiutano a gestire le tempistiche senza sforzo.
- Monitoraggio dei progressi: i modelli che includono indicatori di stato facilitano il monitoraggio dei tuoi progressi, mantenendoti motivato con una chiara panoramica di ciò che è stato realizzato.
- Campi di collaborazione del team: per i progetti di gruppo, cerca modelli con campi per assegnare attività, aggiungere commenti o effettuare il monitoraggio dei collaboratori. In questo modo nessuno rimarrà all'oscuro.
Tuttavia, conoscere gli elementi che compongono un buon modello di azione non è sufficiente. Una rapida ricerca su Google ti fornirà numerose opzioni, quindi come scegliere quella più adatta alle tue esigenze?
È semplice: basta consultare l'elenco qui sotto, dove abbiamo selezionato 11 dei migliori modelli per diverse esigenze.
Leggi anche: Come stabilire le priorità delle attività lavorative (con 8 passaggi per migliorare il tuo flusso di lavoro)
11 modelli di elementi da intraprendere
Non sarebbe fantastico avere un'unica piattaforma che riunisce tutto ciò di cui hai bisogno per il lavoro in un unico posto: documenti, attività, chat, integrazioni e persino modelli predefiniti? Questo è esattamente ciò che offre ClickUp.
Con oltre 1000 modelli per qualsiasi caso d'uso e settore, non dovrai partire da zero, eliminando le incertezze dall'organizzazione delle tue attività.
Brandon Fitch, soddisfatto utente di ClickUp e direttore dello sviluppo prodotti presso Flyin' Miata, spiega l'utilità di ClickUp così com'è:
Utilizziamo ClickUp fondamentalmente come un elenco avanzato di attività da fare. È particolarmente utile per i processi in più passaggi che ripetiamo spesso e che coinvolgono più persone diverse. Creiamo un modello per quel processo, che ci aiuta a non tralasciare nulla e facilita la comunicazione (automatica) tra le persone quando sono in grado di svolgere le loro attività.
Utilizziamo ClickUp fondamentalmente come un elenco avanzato di cose da fare. È particolarmente utile per i processi in più passaggi che ripetiamo spesso e che coinvolgono più persone diverse. Creiamo un modello per quel processo, che ci aiuta a non tralasciare nulla e facilita la comunicazione (automatica) tra le persone quando sono in grado di svolgere le loro attività.
Esaminiamo uno per uno i nostri 11 modelli di elementi da intraprendere preferiti.
1. Modello di piano d'azione ClickUp
Il modello di piano d'azione ClickUp ottimizza il flusso di lavoro e rende più facile il raggiungimento degli obiettivi. Si tratta di uno strumento personalizzabile che aiuta gli utenti a organizzare le attività, fissare obiettivi chiari e effettuare il monitoraggio dei progressi verso il raggiungimento degli stessi.
Fornendo un quadro strutturato, questo modello facilita una gestione efficiente delle attività, garantendo che tutti i passaggi siano presi in considerazione e che le scadenze siano rispettate.
L'utilità di questo modello è massimizzata quando lo si utilizza per:
- Semplifica le tue attività trasformandole in azioni gestibili
- Aggiungi note adesive tra le fasi per annotare idee, appunti o piani. Queste note possono essere convertite facilmente in attività di ClickUp eseguibili.
- Incorpora i documenti ClickUp in ClickUp Lavagne online e viceversa per consentire la collaborazione in tempo reale, gli aggiornamenti e un facile accesso ai dettagli del progetto.
Ideale per: manager che desiderano creare un piano d'azione per ogni trimestre.
💡 Suggerimento professionale: dedica 10-15 minuti al giorno alla revisione e all'aggiornamento dei tuoi elementi, assicurandoti che siano in linea con le priorità o le scadenze in evoluzione.
2. Il modello ClickUp per la pianificazione di un progetto
Pianificare un progetto può essere complicato, ma il modello ClickUp per la pianificazione di un progetto semplifica il processo per i project manager e i team.
La struttura del modello facilita l'impostazione efficiente delle azioni da intraprendere, consentendo agli utenti di suddividere i progetti in attività gestibili, assegnare responsabilità, fissare scadenze e monitorare lo stato dei progressi.
Ti stai chiedendo come questo potente modello possa aiutarti a migliorare il tuo flusso di lavoro? Ecco alcuni modi:
- Ottieni una panoramica visiva dello stato di avanzamento del tuo progetto con una scheda di stato intuitiva.
- Tieni traccia di tutte le attività e del loro stato in un unico elenco organizzato.
- Organizza le attività in quattro stati personalizzabili (Completato, Bloccato, Da fare, In corso) per mantenere una chiara visibilità dello stato di avanzamento del progetto.
Ideale per: project manager che desiderano effettuare il monitoraggio dello stato di avanzamento dei progetti in un unico posto.
3. Modello di elenco delle cose da fare ClickUp Basic
Il modello di elenco delle attività da fare ClickUp Basic è lo strumento ideale per organizzare e effettuare il monitoraggio delle attività quotidiane in un unico posto comodo.
Che tu stia gestendo commissioni personali o responsabilità professionali, questo modello ti aiuta a tenere sotto controllo le tue priorità. Ecco come:
- Visualizza e gestisci senza sforzo le tue attività quotidiane per una maggiore produttività.
- Utilizza tre visualizzazioni intuitive (vista Documento, vista Bacheca e vista Elenco) per visualizzare le tue azioni in qualsiasi formato sia più adatto alle tue esigenze.
- Accedi a due stati personalizzati contrassegnati da colori diversi, Da fare e Completato, per monitorare lo stato di avanzamento delle tue azioni mentre le porti a termine.
Ideale per: team leader che desiderano effettuare il monitoraggio delle attività relative ai progetti con strumenti di collaborazione.
4. Modello di elenco delle cose da fare quotidiana ClickUp
Quando devi svolgere le stesse attività giorno dopo giorno, il modello di elenco delle cose da fare quotidiana di ClickUp è il tuo migliore alleato. È perfetto per gestire le tue routine quotidiane, creare abitudini e rimanere in linea con i tuoi obiettivi.
La parte migliore? Puoi utilizzare questo modello sia nella tua vita professionale che in quella personale. Che si tratti di esercitarti quotidianamente per apprendere una nuova competenza o di impostare un promemoria per l'aggiornamento giornaliero al tuo responsabile, il modello di elenco delle cose da fare quotidiana di ClickUp fa al caso tuo.
Utilizza questo modello per:
- Crea attività per ogni obiettivo che desideri raggiungere in una giornata.
- Assegna scadenze e stabilisci sequenze per ogni attività per rimanere concentrato e con una alta produttività.
- Evidenzia e concentrati prima sulle attività più importanti per garantire l'efficienza.
Ideale per: professionisti che desiderano gestire elenchi di cose da fare e promemoria personali senza cambiare piattaforma.
5. Modello di elenco delle cose da fare del Calendario ClickUp
Progettato per professionisti e team, il modello di elenco delle cose da fare del calendario ClickUp fornisce una panoramica chiara del tuo programma settimanale, bisettimanale o mensile, aiutandoti a rimanere organizzato e concentrato su ciò che conta di più.
Con questo modello, effettua il monitoraggio delle tue ore di lavoro e assicurati di essere sulla strada giusta per raggiungere i tuoi obiettivi a breve, medio e lungo termine.
Utilizza questo modello per definire le tue priorità, oltre a:
- Effettua il monitoraggio delle riunioni imminenti e assicurati che le attività pre-riunione siano completate in tempo.
- Organizza le attività per membro del team per promuovere la responsabilità e la chiarezza.
- Accedi alle istruzioni di avvio rapido per sfruttare al meglio il modello fin da subito.
Ideale per: manager che desiderano visualizzare le attività del team per giorni, settimane e mesi in una vista calendario.
🧠 Curiosità: il concetto di "lista delle cose da fare" risale all'antico Egitto, dove i lavoratori utilizzavano elenchi geroglifici per effettuare il monitoraggio delle responsabilità quotidiane.
6. Modello di elenco delle attività da fare ClickUp Work
Hai bisogno di un modo semplice ed efficace per organizzare le tue attività settimanali? Il modello di elenco delle cose da fare di ClickUp è quello che fa per te!
Con questo modello, non dovrai più preoccuparti di perdere gli aggiornamenti settimanali con i membri del team o di dimenticare di fornire aggiornamenti settimanali agli stakeholder.
Sviluppatori di software, esperti di marketing, responsabili delle risorse umane, venditori: tutti possono trovare un utilizzo per questo modello, che consente di:
- Pianifica visivamente le tue attività per la settimana, assicurandoti che nulla sfugga al tuo controllo.
- Ottieni una visione d'insieme del tuo carico di lavoro mensile, che ti aiuterà a rimanere in linea con i tuoi obiettivi.
- Assegna le priorità e effettua il monitoraggio dello stato di avanzamento di tutte le tue attività in un unico posto comodo.
Ideale per: dirigenti di team che desiderano pianificare attività settimanali e mensili e collaborare con i membri del team condividendo la stessa prospettiva.
Leggi anche: 10 modelli ed esempi gratuiti di piani di lavoro
7. Modello di elenco attività ClickUp
Un elenco di attività è la colonna portante del project management efficace. Descrive tutte le attività necessarie per completare un progetto e funge da base per la pianificazione, la programmazione e il monitoraggio dei progressi.
Il modello di elenco attività di ClickUp offre un modo semplice per creare un elenco attività, raccogliendo tutte le informazioni che devi utilizzare per il monitoraggio in un unico posto senza alcuno sforzo. Con questo modello puoi:
- Categorizza le attività in gruppi logici per migliorare la visibilità.
- Imposta le notifiche per ricevere aggiornamenti sullo stato di avanzamento delle attività.
- Organizza riunioni regolari per discutere lo stato, affrontare i problemi e prendere decisioni informate.
Ideale per: project manager che desiderano effettuare il monitoraggio dei propri carichi di lavoro giornalieri.
8. Il modello di gestione delle attività di ClickUp
Una gestione efficiente delle attività è la base per avere team produttivi, e il modello di gestione delle attività di ClickUp ti aiuta proprio in questo.
Su misura per tutti i membri del team, i progetti e i flussi di lavoro, questo modello versatile ti aiuta a mantenere chiare le tue priorità e a portare avanti il tuo lavoro. Nessuna azione o attività è troppo difficile da monitorare e puoi persino:
- Utilizza la vista Elenco per suddividere le attività in elenchi dettagliati e personalizzati per un'organizzazione precisa.
- Pianifica e stabilisci le priorità in modo visivo con la vista Bacheca, sfruttando la classica configurazione della scheda Kanban.
- Gestisci in modo efficace il carico di lavoro del team utilizzando la vista Riquadro per garantire un'assegnazione intelligente delle attività.
- Pianifica le attività in modo dinamico con la vista Calendario, dotata di funzionalità drag-and-drop per facili modifiche.
Ideale per: project manager che desiderano effettuare il monitoraggio dei propri carichi di lavoro giornalieri.
9. Il modello ClickUp Getting Things Done
La metodologia Getting Things Done (GTD) è un framework affidabile per migliorare la produttività organizzando le attività in azioni gestibili.
Il modello ClickUp Getting Things Done dà vita a questo processo, incoraggiandoti a integrarlo nel tuo flusso di lavoro quotidiano.
Utilizza questo modello per strutturare meglio i tuoi risultati giornalieri. Identifica gli elementi da intraprendere in base alle priorità, assegna le responsabilità o delega ove necessario, stabilisci scadenze chiare e porta a termine il lavoro!
Inoltre, utilizza questo modello per:
- Ottieni una chiara panoramica di tutte le attività in un elenco, ordinate per contesto, data di scadenza o livello di lavoro richiesto.
- Gestisci i flussi di lavoro in modo visivo con un layout in stile Kanban, in cui le attività sono raggruppate per stato, priorità o scadenza.
- Collabora senza sforzo aggiungendo documenti GTD predefiniti per creare procedure operative standard, registrare note delle riunioni o effettuare la condivisione di idee.
Ideale per: manager aziendali che desiderano terminare le attività in modo organizzato.
💡 Suggerimento professionale: quando utilizzi i modelli di attività, assegna una durata realistica a ciascuna attività. Sopravvalutare o sottovalutare i tempi può compromettere il tuo flusso di lavoro.
10. Modello di agenda giornaliera ClickUp
Il modello di agenda giornaliera ClickUp funziona come un'agenda virtuale, aiutandoti a organizzarti, a sviluppare abitudini e a dedicare più tempo alle cose che contano davvero.
Chi ha bisogno di un'agenda cartacea o di lunghi e complicati elenchi di attività quando si dispone di questo modello facile da usare? Utilizza le incredibili funzionalità di questo modello per:
- Imposta attività ricorrenti per creare abitudini durature e assegna date di scadenza specifiche per una migliore pianificazione.
- Utilizza diverse visualizzazioni (vista Tabella, vista Elenco e visualizzazione guida introduttiva) per ottenere una panoramica personalizzata delle tue abitudini e dei tuoi obiettivi.
- Organizza le tue attività con due semplici stati, Aperto e Completato, per monitorare i progressi a colpo d'occhio.
Ideale per: professionisti che desiderano pianificare le attività quotidiane in un semplice planner virtuale.
11. Modello di lavagna online ClickUp Action Priority Matrix
Il modello di lavagna online ClickUp Action Priority Matrix aiuta i team a valutare le decisioni, stabilire le priorità delle attività e allineare il lavoro richiesto per un esito positivo.
Questo modello offre un modo chiaro e visivo per determinare quali azioni sono più importanti per te in base ai risultati desiderati. Puoi utilizzare questo modello per:
- Valuta le priorità in base all'impatto elevato o ridotto e al lavoro richiesto elevato o ridotto.
- Usa i post-it per organizzare le attività in quattro categorie: risultati immediati (impatto elevato, lavoro richiesto minimo), grandi progetti (impatto elevato, lavoro richiesto elevato), attività di riempimento (impatto minimo, lavoro richiesto minimo) e attività ingrati (impatto minimo, lavoro richiesto elevato).
- Converti le note in attività concrete e assegnale ai membri del team direttamente dalla lavagna online.
- Dai vita alle tue idee con un'interfaccia touch che ti consente di abbozzare, disegnare e visualizzare concetti con gesti intuitivi.
Ideale per: professionisti che desiderano visualizzare le priorità dei progetti e delegare le attività in base all'impatto e al lavoro richiesto.
Gestisci le attività senza sforzo con ClickUp
I modelli di azioni da intraprendere sono una vera rivoluzione per chiunque desideri semplificare il proprio flusso di lavoro e tenere sotto controllo le proprie attività. Gli 11 modelli ClickUp che abbiamo presentato semplificano la pianificazione fornendo tutto il necessario per organizzare eventi, appuntamenti e attività in un unico posto.
Calendari visivi, elenchi di cose da fare e attività ricorrenti ti assicurano di non perdere nemmeno un risultato. Le notifiche automatiche ti tengono costantemente aggiornato, così sarai sempre un passo avanti.
La parte migliore? Questi modelli sono gratis e completamente integrati con ClickUp, un software di gestione delle attività che combina documenti, attività, conversazioni, strumenti di collaborazione e app preferite in un'unica piattaforma perfettamente integrata.
Questa piattaforma unica è gratis e ti libera dall'attenzione e dal tempo necessari per utilizzare più strumenti o piattaforme, così puoi concentrarti su ciò che conta davvero. Iscriviti a ClickUp e prova tu stesso la differenza ogni giorno!