Il vostro team potrebbe essersi riunito intorno alla tabella delle conferenze, facendo brainstorming e pianificando un progetto. Ma nonostante i migliori lavori richiesti da tutti:
- I tempi finali non sono rispettati,
- Le risorse sono limitate e
- Le scadenze? Irrealistiche
Questi sono problemi fin troppo comuni che si verificano quando i team non valutano pienamente il livello di lavoro richiesto (LOE) per le attività. Il livello di lavoro richiesto è un passaggio fondamentale per garantire l'esito positivo del progetto.
Per ottenere il LOE giusto non basta buttare giù le stime della durata stimata. Infatti, richiede un'analisi approfondita del lavoro effettivamente svolto.
Vediamo alcuni metodi chiave, suggerimenti e best practice per determinare il livello di lavoro richiesto nel project management.
Che cos'è il livello di sforzo nel project management?
Il Livello di Sforzo (LOE), nel termine project management, è la stima della durata stimata del tempo e delle risorse necessarie per completare attività specifiche all'interno di un progetto
A differenza dei lavori tradizionali basati su attività con un inizio e una fine ben definiti, le attività LOE sono comunemente di natura continuativa o di supporto. Alcuni esempi sono la supervisione, la manutenzione o il lavoro amministrativo.
Il LOE riflette il lavoro totale e il tempo richiesto per portare a termine un'attività. Questo include le attività di supporto al progetto come riunioni, documentazione, account del budget del progetto, comunicazione e rilavorazione.
In genere si usa per stimare il livello di lavoro richiesto per attività che non producono direttamente risultati, ma che sono essenziali per far progredire il progetto.
Come si differenzia il LOE dalle altre tecniche di stima
Il LOE si distingue dalle tecniche più comuni
tecniche di stima dei progetti
come la stima top-down o bottom-up.
Mentre questi metodi enfatizzano la suddivisione delle attività in unità misurabili con risultati predefiniti, il LOE è di natura più continua. Si concentra su attività continue che possono ripetersi o estendersi per tutta la durata del progetto.
Ad esempio, nella stima bottom-up si può calcolare il tempo necessario per progettare un prodotto. Al contrario, la stima del livello di lavoro richiesto misurerebbe il tempo continuo necessario per gestire il processo di progettazione del prodotto, come gli aggiornamenti di stato, il coordinamento del team o le iterazioni di progettazione
Ecco tre componenti comuni inclusi nelle stime del livello di lavoro richiesto:
- Tempo: Le ore o i giorni stimati necessari per svolgere l'attività in corso (come la reportistica, la gestione o il monitoraggio)
- Risorse: Le persone, le tecnologie o le apparecchiature necessarie per attività in tutto il mondo sequenza del progetto
- Dipendenza dalle attività: Come queste attività in corso supportano o hanno un impatto sulle altre attività per un flusso più fluido del progetto
Perché i project manager dovrebbero concentrarsi sul LOE
Concentrarsi sul LOE aiuta a ottenere un quadro più chiaro e completo della pipeline di pianificazione del progetto. L'account dei compiti in corso, come la supervisione e la comunicazione, migliora l'allocazione delle risorse e verifica che ogni aspetto del ciclo di vita del progetto sia adeguatamente supportato.
Ciò consente anche di stabilire sequenze realistiche, poiché si tiene conto del tempo e del lavoro richiesto per attività essenziali ma non realizzabili.
Inoltre, facilita la comunicazione con gli stakeholder, fornendo loro una chiara comprensione di ciò che il progetto comporta realmente e impostando aspettative più realistiche.
Se si trascura il LOE, si rischia di sovraccaricare le risorse o di accumulare ritardi. Peggio ancora, potreste sottovalutare le esigenze del progetto, causando inefficienze o ritardi che avrebbero potuto essere evitati.
Lo sapevate? Il lavoro richiesto è un'attività misurabile con un inizio e una fine ben definiti, come la stesura di una relazione. Al contrario, il LOE riguarda attività continue, come la programmazione di riunioni e la creazione di documenti, che non sono facilmente monitorabili ma che fanno muovere le cose!
Metodi per stimare il LOE
In dipendenza della complessità dell'attività e dei dati disponibili, è possibile utilizzare diversi metodi per stimare il LOE per l'esito positivo del progetto.
Ecco quattro metodi chiave con i loro punti di forza e limiti.
1. Giudizio di un esperto
Questa tecnica di stima del lavoro richiesto è utile per gestire attività non quantificabili, come l'aiuto amministrativo o la supervisione. Gli esperti della nicchia trarranno spunto dalle esperienze passate per offrire una stima realistica di situazioni simili.
👍Pro: Rapida, si basa su competenze giustificate ed è efficace per attività uniche o complesse
👎Cons: Soggettiva e può fornire stime imprecise quando gli esperti sono di parte o mancano di dettagli chiave
🤔Quando usarlo: Con membri del team di sviluppo o gestori del team esperti che hanno gestito attività simili in passato
2. Stima analoga
Dipende dai dati storici di progetti simili per prevedere il LOE del progetto attuale. Confrontando le attività di progetti passati con scopi simili, è possibile fare stime informate sulla durata e sulle risorse necessarie per il nuovo progetto.
👍Pro: Veloce, non richiede dati dettagliati ed è adatto alla pianificazione nelle prime fasi
👎Cons: Meno preciso, poiché dipende dall'accuratezza e dalla pertinenza dei dati passati
🤔Quando usarlo: In situazioni in cui non sono disponibili informazioni dettagliate sull'attività, ma si ha accesso a dati abbastanza simili provenienti da progetti passati
3. Stima parametrica
Questo metodo di stima del lavoro richiesto calcola il LOE applicando dati statistici ai parametri raccolti
Ad esempio, se mantenere 10 server richiede 10 ore/settimana, Da fare lo stesso per 20 server richiederà probabilmente 20 ore/settimana. È perfettamente adatto ad attività con input e output cancellati e misurabili.
👍Pro: Orientato ai dati, più preciso per le attività ripetitive e scalabile
👎Cons: Richiede dati dettagliati e affidabili e non funziona bene con attività altamente variabili
🤔Quando usarlo: Nei casi in cui le attività sono quantificabili e sono disponibili metriche di dati storici
4. Stima a tre punti
Chiamata anche PERT (Program Evaluation Review Technique), la tecnica di stima LOE a tre punti utilizza tre stime diverse - ottimistica, pessimistica e più probabile - per calcolare una stima media. Questo aiuta ad affrontare eventuali incertezze e variabilità nella durata delle attività.
👍Pro: tiene conto dell'incertezza e offre stime più equilibrate
👎Cons: Richiede un lavoro più impegnativo e comporta la considerazione di più scenari
🤔Quando usarlo: Quando si ha a che fare con una grande incertezza o quando le attività hanno diversi possibili esiti
L'applicazione di questi metodi di stima del LOE diventa molto più semplice con gli strumenti di project management che possono raccogliere e analizzare rapidamente i dati. Inoltre, tali strumenti possono anche:
- Visualizzare i dati relativi a progetti precedenti
- Organizzare i contributi degli esperti
- Semplificare l'approccio alla stima del LOE
- Migliorare l'accuratezza delle previsioni di LOE
Leggi anche:
Come calcolare la durata del ciclo per consegnare i prodotti in tempo
Come calcolare il livello di Effort
Il calcolo del LOE è più semplice di quanto si possa pensare.
Vi guideremo attraverso i passaggi chiave e vi spiegheremo come
Il software per il project management di ClickUp
può aiutare a rendere il processo più fluido e accurato. Inoltre, per una migliore comprensione, offriamo alcuni esempi di lavoro richiesto LOE.
Passo 1: Definire l'ambito di lavoro
Iniziate definendo chiaramente l'ambito di lavoro e l'intenzione del progetto. Poi, nella fase di pianificazione, si deve avere un'idea precisa delle attività e dei compiti da completare.
La suddivisione delle attività più grandi in componenti più piccole e gestibili può aiutare a stimare meglio le risorse necessarie.
Strutture di ripartizione del lavoro
(WBS) o elenchi di attività possono essere particolarmente utili a questo scopo.
ClickUp può aiutarvi fornendo strumenti per definire e gestire efficacemente l'ambito del progetto.
Con
Spazi ClickUp
è possibile organizzare il progetto in diversi reparti o team, creando una struttura chiara per il lavoro.
Impostare nuovi spazi ClickUp per definire e organizzare l'ambito del progetto
Cartelle ed Elenchi all'interno di ogni spazio consentono di dettagliare ogni aspetto del progetto in modo da tenere conto di tutte le attività.
Una volta definito l'ambito del progetto,
Attività di ClickUp
entra in gioco. Il programma suddivide le attività più grandi in sottoattività, rendendo più facile la gestione e la stima della durata e delle risorse necessarie per ogni sottoattività o componente.
Esplora vari tipi di attività di ClickUp da aggiungere alla tua area di lavoro
Inoltre,
Elenchi di controllo delle attività di ClickUp
sono molto utili in questo caso.
Permettono di suddividere un'attività in una serie di passaggi o attività secondarie direttamente eseguibili. In questo modo si delineano chiaramente tutte le azioni necessarie e ci si assicura che nulla venga trascurato.
Ogni elemento della lista di controllo può essere monitorato per verificarne lo stato, rendendo più facile la gestione di attività complesse.
Dettagliate e tracciate tutti i passaggi necessari all'interno di un'attività utilizzando le liste di controllo di ClickUp
Passo 2: stimare la durata stimata per ogni attività
Una volta definito l'ambito, sarà necessario calcolare il
la durata stimata di completamento
per ogni attività. **Si tratta di valutare il tempo necessario per ogni attività, comprese le dipendenze o i potenziali ritardi
Considerate la possibilità di utilizzare il giudizio di un esperto o una stima parametrica in base alla natura delle attività.
Stime della durata stimata di ClickUp
semplifica questo processo.
È possibile impostare stime per le singole attività, il che aiuta a capire quanto tempo si prevede di impiegare per ogni specifica attività e a prendere decisioni informate sulla pianificazione del progetto.
Calcolate il tempo esatto impiegato per le attività più comuni con le stime dei tempi di ClickUp per migliorare l'efficienza del vostro team
Per le attività con più assegnatari, è possibile assegnare a ciascuna persona una durata stimata diversa. Questo approccio fornisce una reportistica più accurata del carico di lavoro e della capacità, invece di assegnare l'intera stima a ogni persona.
Inoltre, ClickUp aggrega le stime per le attività secondarie e per l'attività principale, in modo da poter vedere rapidamente la durata stimata totale per le attività di grandi dimensioni con numerose sottoattività.
Leggi anche:
Come calcolare le ore di lavoro in modo efficiente con gli strumenti moderni
Passaggio 3: applicare le risorse
Successivamente, si inizia con la stima e l'assegnazione delle risorse giuste, come i membri del team, gli strumenti e le attrezzature.
Non dimenticate di verificare se ciascun membro del team è disponibile in base alle stime di durata stimate in precedenza. Un'allocazione mirata delle risorse assicura che la durata stimata sia in linea con la capacità effettiva del team.
Ad esempio, dovrete apportare delle modifiche se un'attività richiede 10 ore, ma il vostro team ha a disposizione solo 5 ore durante la settimana.
Ecco dove
[Vista Carico di lavoro di ClickUp](https://help.clickup.com/hc/en-us/sections/17044398194199-Carico di lavoro-view)
diventa utile. Fornisce un quadro chiaro della capacità e del carico di lavoro del team in un'unica posizione, in modo da poter individuare facilmente eventuali membri del team in overbooking o carenze di risorse.
In questo modo è possibile vedere chi è disponibile e chi è sovraccarico per regolare di conseguenza l'assegnazione delle attività.
Visualizzate la capacità del vostro team in base alla stima dei tempi con ClickUp Carico di lavoro
Passo 4: Monitoraggio del tempo effettivo trascorso
Una volta che il progetto è in corso, vedrete se i calcoli del LOE sono accurati.
Tenete d'occhio il tempo effettivo impiegato per ogni attività rispetto alla durata stimata. In questo modo è possibile confrontare le stime con il tempo effettivamente impiegato e identificare le aree che necessitano di modifiche per il piano futuro.
ClickUp Monitoraggio del tempo
è perfetto per questo scopo.
Consente di monitorare la durata effettiva delle attività e di confrontarla con le stime iniziali. Tenendo d'occhio questi dettagli, si possono facilmente individuare i punti in cui le stime sono state sbagliate e apportare le modifiche necessarie.
Tracciare il tempo impiegato nelle attività di ClickUp Time Tracking per verificare la corrispondenza delle stime
Il monitoraggio del tempo fornisce anche un quadro più chiaro delle vostre
project management del vostro progetto
e affina l'approccio per ottenere stime più accurate.
Leggi anche:
10 consigli per migliorare le capacità di gestione del tempo nel mio lavoro
Passaggio 5: utilizzare la matrice sforzo-impatto
In realtà, non tutte le attività hanno la stessa importanza o richiedono lo stesso livello di comfort. È possibile identificare la priorità di ogni attività attraverso **una matrice di lavoro richiesto che categorizza le attività in base al loro impatto potenziale e alle risorse da spendere
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https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/06/83f77a-1000.png
Il modello di matrice Effort Impact di ClickUp è stato progettato per aiutarvi a stabilire le priorità e a gestire le attività in base al lavoro richiesto e all'impatto.
https://app.clickup.com/signup?template=t-205447678&department=pmo&\_gl=1\*81bs4i\*\_gcl_au\*ODEyMzcxNDU1LjE3MjIzMjAyMzYuMTA2ODYzMzQ3OS4xNzI2NTcyNDMyLjE3MjY1NzI0NjA.
Scarica questo modello
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È possibile utilizzare il modello
Modello di matrice di sforzo-impatto di ClickUp
per classificare i progetti in base al carico di lavoro previsto. Questo modello è ideale per valutare e visualizzare i lavori richiesti che determineranno l'esito positivo di un progetto.
Oltre a migliorare la capacità di stabilire le priorità, questo modello:
- Fornisce indicazioni preziose sulle potenziali sfide e sugli aumenti di costo previsti
- Crea una matrice di facile decodifica per mappare i benefici dei diversi tipi di attività
- Offre cinque attributi personalizzati per raggruppare le attività in base alla loro natura
Passaggio 6: Adeguarsi ai cambiamenti in corso
I progetti si evolveranno spesso. Pertanto, i calcoli del LOE devono essere sufficientemente flessibili da adattarsi alle modifiche dell'ambito, alla disponibilità del team o ai cambiamenti del progetto fluttuante
. È probabile che dobbiate rivalutare la durata stimata o riallocare le risorse quando il progetto necessita di un cambiamento.
ClickUp dashboard
sono incredibilmente utili per gestire questi cambiamenti. Forniscono una panoramica personalizzabile dello stato del progetto per monitorare in tempo reale lo stato di avanzamento e adeguare i piani in base alle necessità.
**Con i dashboard è possibile visualizzare le metriche chiave, come il tempo impiegato rispetto a quello stimato, l'allocazione delle risorse e lo stato di avanzamento delle attività
Implementare i dashboard di ClickUp per adattare i calcoli del LOE all'evoluzione delle esigenze del progetto
Inoltre, ClickUp Dashboard consente di visualizzare i dati del progetto in un arco di tempo specifico. Questo vi aiuta a vedere come i cambiamenti recenti influiscono sul progetto e ad apportare modifiche tempestive ai calcoli del LOE e ai piani delle risorse.
Passo 7: Monitorare e ottimizzare lo stato di avanzamento
Mantenere la rotta è difficile se non si monitora regolarmente lo stato delle attività e non si monitora il lavoro effettivamente richiesto.
In effetti, la monitoristica vi permette di condividere con gli stakeholder report sensibili al tempo sullo stato del progetto o sulle risposte del pubblico
Sfruttate il
Modello di analisi dei tempi di ClickUp
per analizzare il modo in cui il team utilizza le ore di lavoro.
Consigli e best practice per un calcolo Effettivo del LOE
Il calcolo corretto del LOE può far saltare la Sequenza del progetto. Ma Da fare per essere sicuri di centrare l'obiettivo senza complicare troppo le cose?
Scopriamo alcuni semplici consigli e best practice che faciliteranno il processo e manterranno tutto sotto controllo. ✅
🎯 Coinvolgere il team in anticipo e spesso
Un errore che molti project manager commettono è cercare di calcolare il livello di lavoro richiesto in modo isolato. Il segreto per una stima precisa del lavoro richiesto è il crowdsourcing. Nessuno sa quanto tempo richiede un'attività meglio delle persone che ne sono responsabili.
Coinvolgendo il team, dagli sviluppatori ai progettisti, si ottengono informazioni preziose che potrebbero essere trascurate.
Ad esempio, potreste pensare che scrivere un report accurato sul budget richieda due ore, ma il vostro team di account potrebbe promemoria che l'estrazione dei dati richiede un'ora in più.
Mantenete aperte linee di comunicazione come queste per tutta la durata del progetto, in modo da potervi adattare rapidamente a ritardi o colli di bottiglia imprevisti.
🎯 Piano per la legge di Parkinson
La legge di Parkinson dice che "Il lavoro si espande per riempire il tempo disponibile per completarlo"
Anche se può sembrare pessimistica, è un punto importante da considerare quando si calcola il LOE.
Se si concedono a un team due settimane per completare un'attività che in realtà ne richiede una, indovinate un po': ci vorranno sicuramente due settimane!
Per mitigare la legge di Parkinson, date al team una scadenza leggermente più ravvicinata rispetto alla loro zona di comfort, ma includete nel piano del progetto un buffer che tenga conto di potenziali ritardi.
L'idea è di spingerli verso l'efficienza senza stressarli. È un gioco di equilibri, ma questa strategia proattiva evita che le attività si trascinino.
🎯 Non dimenticate di tenere conto del "lavoro invisibile "
Il lavoro invisibile comprende tutte quelle piccole attività ricorrenti che fanno avanzare il progetto ma che non hanno necessariamente un risultato definito, come le riunioni, le risposte alle email o il passaggio da un'attività all'altra. Queste attività possono sembrare secondarie, ma possono consumare molto tempo se non vengono tenute in considerazione.
Per essere sicuri di coprire tutte le basi, tenete conto del lavoro invisibile nel vostro LOE, aumentando la durata stimata. Anche se i membri del team trascorrono solo un'ora al giorno in riunioni o telefonate, si tratta di cinque ore di lavoro alla settimana che devono essere considerate.
Utilizzate le funzionalità di monitoraggio del tempo, come quelle offerte da ClickUp, per identificare quanto tempo viene speso in queste attività minori e ottenere un quadro più accurato del carico di lavoro complessivo.
🎯 Utilizzate i dati storici, ma non diventatene schiavi
Certo, i dati storici sono amici nella stima del LOE: i progetti passati possono fornire una cifra approssimativa sulla durata di attività simili.
Ma c'è un problema: non diventate troppo dipendenti da questi dati.
Solo perché l'attività A ha richiesto 10 ore l'ultima volta, non significa che lo farà di nuovo. Le variabili cambiano: le persone diventano più brave in quello che fanno, la tecnologia migliora e a volte sorgono nuovi ostacoli.
L'approccio migliore? Utilizzare i dati storici come base di riferimento, ma prevedere sempre un margine di aggiustamento in base alle specificità del progetto in corso.
Analizzate le condizioni attuali per affinare le vostre stime. sono coinvolti nuovi membri del team del progetto? L'ambito del progetto è più ampio dell'ultima volta?
Applicazioni pratiche della stima del livello di Effort
Volete che la stima del LOE non sia solo una teoria?
Esplorate queste applicazioni pratiche per sfruttare il LOE per migliorare il piano e l'esecuzione dei progetti. 🗂️
1. Sprints per lo sviluppo del software
Nello sviluppo agile del software, i team lavorano in cicli brevi e iterativi noti come Sprints.
La stima del LOE è fondamentale per determinare la durata e il lavoro richiesto a sviluppatori, progettisti e tester per completare le funzionalità/funzioni previste per lo sprint.
Supponiamo che un team sia incaricato di sviluppare una nuova funzionalità/funzione. In questo caso, il LOE stima il lavoro richiesto per i test, le revisioni del codice, il debugging e i test di qualità, attività che potrebbero non avere una fine fissa ma che sono essenziali per un ciclo di sviluppo regolare.
Calcolando il LOE, i project manager possono assicurarsi che le risorse siano allocate correttamente e che lo sprint rimanga sulla buona strada.
👀 Bonus: Immergersi in aggiuntivo
per un project management più intelligente.
2. Piano delle campagne di marketing
Quando si pianifica una campagna di marketing, LOE stima le attività in corso come il monitoraggio dei social media, l'ottimizzazione delle prestazioni dei progetti pubblicitari o il coordinamento con gli influencer.
Ad istanza, un project manager di una campagna potrebbe usare il LOE per determinare il lavoro settimanale richiesto per regolare la spesa pubblicitaria, rispondere alle richieste dei clienti e coinvolgere il pubblico su diverse piattaforme.
Mentre i risultati del progetto possono includere la creazione di contenuti o lo sviluppo di annunci, il LOE assicura che vengano tenute in considerazione attività essenziali ma continue, come il monitoraggio delle prestazioni. Questo garantisce l'esito positivo della campagna nel tempo.
3. Progetto management SAAS
Nei prodotti SAAS, la stima del LOE aiuta i project manager a determinare il tempo e le risorse necessarie per attività continue come il test del prodotto, la manutenzione dei server e la verifica dei dati.
Ad esempio, mentre lo sviluppo di una funzionalità/funzione del prodotto può avere una chiara Sequenza, il lavoro richiesto per attività continue come il monitoraggio dei dati o la gestione delle query dei clienti deve essere calcolato separatamente.
Il LOE assicura che a queste attività siano assegnati tempo e risorse sufficienti, evitando ritardi o problemi di conformità.
4. Iniziative di ricerca e sviluppo
Nei progetti di ricerca e sviluppo (R&S), il LOE viene applicato per stimare il lavoro continuo richiesto per la sperimentazione, l'analisi dei dati e la reportistica.
Diciamo che un team che lavora su una nuova ricerca potrebbe non avere una Sequenza fissa per quando avverrà la scoperta.
Tuttavia, deve stimare il lavoro continuo richiesto per eseguire test quantitativi e qualitativi, analizzare i dati e documentare i risultati. Il LOE conferma che queste attività continue sono ben supportate, anche se i risultati sono incerti o la Sequenza è flessibile.
Migliorare la stima del LOE con ClickUp per un migliore project management
Le stime del LOE sono fondamentali in una moltitudine di settori. Esse tengono traccia delle attività in corso, spesso trascurate, che sono essenziali per mantenere i progetti in carreggiata. In questo modo è possibile garantire che il lavoro richiesto sia sempre presente.
L'integrazione del LOE nella fase di pianificazione del progetto rende molto più semplice l'allocazione delle risorse e la gestione della Sequenza.
Considerate l'utilizzo di ClickUp per tenere sotto controllo tutto il tempo dedicato a piccoli e grandi compiti. ClickUp genera inoltre automaticamente reportistica in base alle metriche inserite e che si desidera analizzare. Cosa state aspettando?
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